Εάν η ομάδα σας χρησιμοποιεί λίστες διανομής, κοινή χρήση αρχείων και συνεργατική λήψη σημειώσεων για να κάνει πράγματα, τότε θα σας αρέσει Ομάδες του Microsoft 365 στο Outlook. Ομάδες του Microsoft 365 είναι μια ισχυρή και παραγωγική πλατφόρμα που συγκεντρώνει συνομιλίες και ημερολόγια από το Outlook, αρχεία από το SharePoint, εργασίες από το Planner και ένα κοινόχρηστο σημειωματάριο OneNote σε έναν ενιαίο χώρο συνεργασίας για την ομάδα σας.
Όταν παρακολουθείτε μια ομάδα, όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και οι προσκλήσεις σε σύσκεψη αποστέλλονται απευθείας στα Εισερχόμενά σας. Ωστόσο, αποθηκεύονται επίσης στο φάκελο της ομάδας σας. Επομένως, μην ανησυχείτε μήπως διαγράψετε κατά λάθος κάτι ή δημιουργήσετε έναν κανόνα για να μετακινήσετε την αλληλογραφία από τα Εισερχόμενά σας σε έναν ιδιωτικό φάκελο. Διαγράψτε το από τα Εισερχόμενά σας μετά την ανάγνωση και να γνωρίζετε ότι εξακολουθεί να υπάρχει ένα αντίγραφο που είναι αποθηκευμένο με ασφάλεια στο φάκελο της ομάδας με δυνατότητα αναζήτησης. Στην πραγματικότητα, όλα τα μηνύματα από την αρχή της ομάδας αποθηκεύονται στο φάκελο ομάδας. Ακόμα και αν δεν ήσασταν μέλος στην αρχή, θα δείτε το πλήρες ιστορικό μόλις συμμετάσχετε.
Συμβουλή: Εάν δεν έχετε ξεκινήσει με το Ομάδες του Microsoft 365 ακόμα, ίσως θέλετε να διαβάσετε πρώτα γρήγορα Microsoft 365 "Γρήγορα αποτελέσματα με Outlook ομάδες".
Συμβουλές για να μπορείτε να Ομάδες του Microsoft 365 στο Outlook
-
Χρήση ομάδων όπως ακριβώς και λιστών διανομής Τα νέα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και οι προσκλήσεις σε σύσκεψη θα παραδίδονται στα Εισερχόμενά σας και ό,τι στέλνετε στην ομάδα θα παραδίδεται σε όλους τους μέλη της ομάδας, όπως ακριβώς και με μια λίστα διανομής. Οποιαδήποτε έκδοση του Outlook ή Outlook στο web θα λειτουργήσει. Απλώς πληκτρολογήστε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της ομάδας στη γραμμή TO του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας για να ξεκινήσετε την επικοινωνία.
Σημείωση: Όταν δημιουργείτε μια ομάδα,επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου "Αποστολή όλων των συνομιλιών ομάδας", έτσι ώστε όλα τα μέλη να λαμβάνουν αντίγραφα των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της ομάδας στα εισερχόμενά τους.
-
"Αγαπημένο" της ομάδας σας για γρήγορη πρόσβαση Στην Outlook, οι ομάδες στις οποίες είστε κάτοχος ή/και είστε μέλος παρατίθενται στο κάτω μέρος του παραθύρου περιήγησης. Κάντε δεξί κλικ σε μια ομάδα και επιλέξτε "Προσθήκη στα Αγαπημένα" για να τη μετακινήσετε στο επάνω μέρος του παραθύρου περιήγησης για εύκολη πρόσβαση.
Η προσθήκη στα Αγαπημένα σάς επιτρέπει επίσης να αποκτήσετε πρόσβαση στο περιεχόμενο όταν είστε εκτός σύνδεσης.
-
Δεν χρειάζεται να μετακινήσετε μηνύματα σε έναν ιδιωτικό φάκελο Όταν παρακολουθείτε μια ομάδα, όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και οι προσκλήσεις σε σύσκεψη αποστέλλονται απευθείας στα Εισερχόμενά σας. Ωστόσο, αποθηκεύονται επίσης στο φάκελο της ομάδας σας. Επομένως, μην ανησυχείτε μήπως διαγράψετε κατά λάθος κάτι ή δημιουργήσετε έναν κανόνα για να μετακινήσετε την αλληλογραφία από τα Εισερχόμενά σας σε έναν ιδιωτικό φάκελο. Διαγράψτε το από τα Εισερχόμενά σας μετά την ανάγνωση και να γνωρίζετε ότι εξακολουθεί να υπάρχει ένα αντίγραφο που είναι αποθηκευμένο με ασφάλεια στο φάκελο της ομάδας με δυνατότητα αναζήτησης. Στην πραγματικότητα, όλα τα μηνύματα από την αρχή της ομάδας αποθηκεύονται στο φάκελο ομάδας. Επομένως, ακόμα και αν δεν ήσασταν μέλος στην αρχή, θα δείτε το πλήρες ιστορικό μόλις συμμετάσχετε.
Εάν δεν θέλετε η αλληλογραφία να έρχεται στα Εισερχόμενά σας, απλώς σταματήστε να παρακολουθείτε από την ομάδα (αλλά παραμείνετε συνδεδεμένοι). Η αλληλογραφία θα συνεχίσει να παραδίδεται στο φάκελο της ομάδας σας, αλλά όχι στα Εισερχόμενά σας.
-
Εύκολος προγραμματισμός συσκέψεων ομάδας Κάθε φορά που επιλέγετε μία από τις ομάδες σας στο παράθυρο περιήγησης, θα βλέπετε μια κορδέλα ειδικών ομάδων στο επάνω μέρος της οθόνης. Ανοίξτε το ημερολόγιο για να δείτε όλες τις συσκέψεις ομάδας που έχουν προγραμματιστεί για το μήνα. Για να ανοίξετε το ημερολόγιο της ομάδας σας σε:
-
Outlook, επιλέξτε "Κεντρική >Ημερολόγιο".
Για να προγραμματίσετε μια νέα σύσκεψη από εδώ, ανατρέξτε στο θέμα: Προγραμματισμός σύσκεψης σε ημερολόγιο ομάδας.
-
Outlook στο web, επιλέξτε "Ημερολόγιο".
Για να προγραμματίσετε μια νέα σύσκεψη από εδώ, ανατρέξτε στο θέμα: Προγραμματισμός σύσκεψης σε ημερολόγιο ομάδας.
-
-
Εύκολη κοινή χρήση αρχείων με όλα τα μέλη της ομάδας Μπορείτε εύκολα να αποστείλετε κοινόχρηστα αρχεία ή να επισυνάψετε αρχεία από τη βιβλιοθήκη στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Επειδή τα σωστά δικαιώματα έχουν ήδη οριστεί και εφαρμοστεί σε όλα τα μέλη της ομάδας, δεν χρειάζεται να διαχειρίζεστε δικαιώματα στα κοινόχρηστα αρχεία. Για να ανοίξετε το χώρο αρχείων της ομάδας σας στην κορδέλα ομάδων σε:
-
Outlook, επιλέξτε "Κεντρική" > "Αρχεία". Ανατρέξτε στο θέμα Κοινή χρήση αρχείων ομάδας.
-
Outlook στο web, επιλέξτε "Αρχεία". Ανατρέξτε στο θέμα Κοινή χρήση αρχείων ομάδας.
-
-
Γρήγορη πρόσβαση στο σημειωματάριο ομάδας Χρησιμοποιήστε το για να καταγράψετε σημειώσεις για τις συζητήσεις, τις συσκέψεις, τα σχέδια και τις δραστηριότητες της ομάδας σας. Για να ανοίξετε το σημειωματάριο της ομάδας σας στην κορδέλα ομάδων σε:
-
Outlook, επιλέξτε "Κεντρική >Σημειωματάριο".
-
Outlook στο web, επιλέξτε "Σημειωματάριο".
-
-
Βρείτε αυτό που αναζητάτε Αναζητάτε όλες τις συσκέψεις για ένα συγκεκριμένο θέμα; Θέλετε να βρείτε τις σημειώσεις από την καφέ τσάντα της προηγούμενης εβδομάδας; Οι ομαδικές συνομιλίες, το ημερολόγιο, τα αρχεία και το σημειωματάριο έχουν δυνατότητα αναζήτησης και τα δικαιώματα ορίζονται αυτόματα, ώστε όλα τα μέλη της ομάδας να μπορούν να κάνουν αναζήτηση για ό,τι αναζητούν.
-
Αποκτήστε κοινωνικά κοινωνικά δίκτυα με like και @mentions Σας αρέσει η ιδέα ενός μέλους της ομάδας; Πείτε το. Είναι γρήγορο και εύκολο (και μπορείτε να πείτε αντίο στο παλιό "+1"). Θέλετε να δίνεται προσοχή σε κάποιον; Χρησιμοποιήστε ένα @mention σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και αυτό το μήνυμα θα μεταβεί στα Εισερχόμενα του μέλους της ομάδας, ώστε να μπορεί να παρακολουθεί.
