Διαχειριστείτε συναντήσεις, σχέδια, προϋπολογισμούς — είναι εύκολο με τη Microsoft 365.

Αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μια ροή εργασιών

Αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μια ροή εργασιών

Η αποστολή ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όταν προστέθηκε ένα στοιχείο λίστας σε ορισμένες εκδόσεις του SharePoint απαιτεί πολλά βήματα, των οποίων οι λεπτομέρειες ακολουθούν. Ωστόσο, εάν χρησιμοποιείτε την πιο πρόσφατη έκδοση του SharePoint, μπορείτε να προσθέσετε μια ροή απευθείας από τη λίστα σας. Ένα πρότυπο ροής για την Αποστολή ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όταν προστίθεται ένα στοιχείο λίστας περιλαμβάνει τα βασικά βήματα που απαιτούνται για να ξεκινήσετε γρήγορα.

Σημείωση: Οι ροές εργασίας του SharePoint 2010 έχουν αποσυρθεί από την 1η Αυγούστου 2020 για νέους μισθωτές και καταργούνται από τους υπάρχοντες μισθωτές την 1η Νοεμβρίου 2020.  Εάν χρησιμοποιείτε τις ροές εργασίας του SharePoint 2010, συνιστούμε να κάνετε μετεγκατάσταση στο Power Αυτοματοποιήστε ή σε άλλες υποστηριζόμενες λύσεις. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα συνταξιοδότηση ροής εργασίας του SharePoint 2010.

Αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από ροή εργασίας

Αποστολή ενός βασικού μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από μια ροή εργασίας

Δυναμική επιλογή χρηστών ή ομάδων, για τη λήψη του μηνύματος

Συμπερίληψη πληροφοριών σχετικά με το τρέχον στοιχείο

Συμπερίληψη στατικής υπερ-σύνδεσης

Συμπερίληψη υπερ-σύνδεσης στο τρέχον στοιχείο

Συμπερίληψη εικόνας

Προσδιορισμός επιλογών που δεν υποστηρίζονται

Αποστολή ενός βασικού μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από μια ροή εργασίας

Νέο στοιχείο που αποτελεί έναυσμα για τη ροή εργασίας ώστε να στείλει μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Χρησιμοποιώντας την ενέργεια Αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο πρόγραμμα σχεδίασης ροής εργασίας, μπορείτε να ρυθμίσετε την προσαρμοσμένη ροή εργασίας για να στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε εσάς ή σε οποιονδήποτε άλλο συγκεκριμένο χρήστη ή ομάδα. Τα διαθέσιμα πεδία για ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι "Κοιν.", " θέμα" και " σώμα". Αυτά τα πεδία μπορεί να περιέχουν στατικό κείμενο και κείμενο το οποίο δημιουργείται δυναμικά από αναζητήσεις ροής εργασίας.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την ενέργεια Αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να δημιουργήσετε πολλά είδη μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συμπεριλαμβανομένων των ειδοποιήσεων όταν η ροή εργασίας φθάσει σε συγκεκριμένα στάδια ή εκτελεί καθορισμένες ενέργειες (συμπεριλαμβανομένης της συνολικής έναρξης και διακοπής της ροής εργασίας) και των υπενθυμίσεων σχετικά με τις εργασίες που δεν έχουν ολοκληρωθεί μέχρι την προθεσμία τους.

Σημείωση: Οι ρυθμίσεις εξερχόμενης αλληλογραφίας πρέπει να ρυθμιστούν στο διακομιστή για να μπορέσει η ροή εργασίας σας να στείλει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν δεν είστε βέβαιοι σχετικά με τις τρέχουσες ρυθμίσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του διακομιστή, επικοινωνήστε με το διαχειριστή του διακομιστή σας. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις ρυθμίσεις εξερχόμενων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ανατρέξτε στην ενότητα Δείτε επίσης .

Σε αυτό το παράδειγμα, θα ρυθμίσετε τη ροή εργασίας σας για να σας στέλνει μια ειδοποίηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάθε φορά που αρχίζει να εκτελείται σε ένα νέο στοιχείο. Χρησιμοποιήστε την έκδοση του SharePoint Designer που ταιριάζει με την έκδοση του SharePoint Server που έχετε. Για παράδειγμα, για το SharePoint Server 2010, χρησιμοποιήστε το SharePoint Designer 2010. Και, για όλες τις εκδόσεις μετά το SharePoint Server 2010, συμπεριλαμβανομένων των SharePoint Server 2016 και SharePoint στο Microsoft 365, χρησιμοποιήστε το SharePoint Designer 2013. Κάντε λήψη SharePoint Designer 2013 από το κέντρο λήψης αρχείων της Microsoft.Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Δείτε επίσης.

Ανοίξτε το SharePoint Designer 2013 και να συνδεθείτε με μια τοποθεσία SharePoint

Το SharePoint Designer 2013 εγκαθιστά ως εφαρμογή του Office 2013. Για να ανοίξετε το SharePoint Designer 2013 και να συνδεθείτε με μια τοποθεσία του SharePoint, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

  1. Για να ανοίξετε το SharePoint Designer 2013, επιλέξτε το στο μενού " Έναρξη ". Επιλέξτε Έναρξη εικονιδίου>όλα τα προγράμματα>Microsoft Office 2013>SharePoint Designer 2013.

  2. Στη σελίδα έναρξης του SharePoint Designer 2013, επιλέξτε Άνοιγμα τοποθεσίας.

  3. Εισαγάγετε την τοποθεσία του SharePoint στην οποία θέλετε να συνδεθείτε, για παράδειγμα, http://www.contoso.com/sites/a-sharepoint-site.

  4. Για να ανοίξετε την τοποθεσία, επιλέξτε Άνοιγμα.

  5. Εάν σας ζητηθεί, εισαγάγετε τα διαπιστευτήριά σας. (Εάν η ασφάλεια δεν είναι ενοποιημένη με τον υπολογιστή που έχετε εισέλθει, θα σας ζητηθεί να καταχωρήσετε τα διαπιστευτήριά σας.) Φροντίστε να χρησιμοποιήσετε διαπιστευτήρια που έχουν πρόσβαση στην τοποθεσία του SharePoint.

Δημιουργία μιας ροή εργασίας λίστας με βάση την πλατφόρμα ροής εργασιών του SharePoint

  1. Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε κλικ στην επιλογή κόμβος ροών εργασίας.

  2. Στη Νέα ενότητα της καρτέλας ροές εργασίας , επιλέξτε το αναπτυσσόμενο μενού ροή εργασίας λίστας . εναλλακτικό κείμενο

  3. Επιλέξτε τη λίστα που θέλετε να συσχετίσετε με τη νέα ροή εργασιών.

  4. Στο παράθυρο διαλόγου Δημιουργία λίστας ροής εργασίας , πληκτρολογήστε ένα όνομα και μια περιγραφή για τη ροή εργασίας και, στη συνέχεια, φροντίστε να ορίσετε τον τύπο πλατφόρμας στη ροή εργασίας του SharePoint 2013. εναλλακτικό κείμενο

  5. Για να δημιουργήσετε τη ροή εργασίας, επιλέξτε OK.

Τώρα που δημιουργήθηκε η ροή εργασίας, μπορείτε να προσθέσετε Ενέργειες, Συνθήκες, Στάδια, Βήματα και Βρόχους για να δημιουργήσετε τη ροή εργασία σας. Αυτά τα στοιχεία ροής εργασίας είναι διαθέσιμα στην κορδέλα του SharePoint Designer 2013.

εναλλακτικό κείμενο

Σημείωση: Εάν δεν βλέπετε τη ροή εργασίας του sharepoint 2013 ως διαθέσιμο τύπο πλατφόρμας, η διαχείριση ροής εργασίας δεν έχει ρυθμιστεί ώστε να λειτουργεί με το σύμπλεγμα του SharePoint. Για να επιλύσετε αυτό το θέμα, ανατρέξτε στο θέμα Ρύθμιση παραμέτρων φάτνη ροής εργασίας με το σύμπλεγμα του SharePoint Server 2013.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη διαθέσιμη λίστα ενεργειών ροής εργασιών, ανατρέξτε στο θέμα Δείτε επίσης.

Δημιουργία της ενέργειας για την αποστολή ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου 

  1. Επιλέξτε ενέργειεςκαι, στη συνέχεια, επιλέξτε Αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

  2. Στην ενέργεια, επιλέξτε αυτούς τους χρήστες. εναλλακτικό κείμενο

  3. Στο παράθυρο διαλόγου Ορισμός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου , επιλέξτε χρήστες από τους υπάρχοντες χρήστες και ομάδες ή πληκτρολογήστε τη δική σας διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο πεδίο προς .

    Σημειώσεις: 

    • Για να στείλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μια εξωτερική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Πρέπει να έχετε τη δυνατότητα να ανακτήσετε πληροφορίες από τον αντίστοιχο διακομιστή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

    • Η διεύθυνση διεύθυνσης ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να είναι μια συγκεκριμένη, στατική διεύθυνση ( για παράδειγμα, NORTHWINDTRADERS\junmin ή junmin@northwindtraders.com) ή μια αναζήτηση ροής εργασίας σε μεταβλητές πληροφορίες. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση των αναζητήσεων ροής εργασίας για τη δυναμική διεύθυνση των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλονται από τη ροή εργασίας αντί για τη χρήση στατικών διευθύνσεων, ανατρέξτε στο θέμα δυναμική επιλογή χρηστών ή ομάδων για τη λήψη του μηνύματος.

    • Η διεύθυνση αποστολέα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποδίδεται θα είναι πάντα η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του διαχειριστή του διακομιστή, εκτός εάν ο διαχειριστής του διακομιστή αλλάξει τη διεύθυνση αποστολέα για την τρέχουσα εφαρμογή Web ή για όλες τις εφαρμογές Web. Για να μάθετε περισσότερα, διαβάστε την ενότητα Ρύθμιση παραμέτρων εξερχόμενων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για μια συγκεκριμένη εφαρμογή web.

  4. Στο πεδίο θέμα , εισαγάγετε ένα θέμα για το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή για να ορίσετε μια αναζήτηση ροής εργασίας στο κείμενο που θέλετε εδώ, επιλέξτε εμφάνιση σύνδεσης δεδομένων Εικόνα κουμπιού .

    Σημείωση: Για να μεταγλωττιστεί σωστά η ροή εργασίας, πρέπει να κάνετε κάποια καταχώρηση στο πεδίο " θέμα ".

  5. Στο μεγάλο πλαίσιο κάτω από το πεδίο " θέμα ", πληκτρολογήστε ή επικολλήστε το σώμα κειμένου του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

    εναλλακτικό κείμενο

  6. Επιλέξτε OK.

  7. Επιλέξτε ενέργεια>Μεταβείτε σε ένα στάδιο.

  8. Επιλέξτε Λήξη ροής εργασίας. εναλλακτικό κείμενο

  9. Επιλέξτε Δημοσίευση. εναλλακτικό κείμενο

Για περισσότερες επιλογές για προχωρημένους για να τροποποιήσετε τα περιεχόμενα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ανατρέξτε στις παρακάτω ενότητες.

Αρχή της σελίδας

Δυναμική επιλογή χρηστών ή ομάδων, για τη λήψη του μηνύματος

Εάν παρέχετε στατικές διευθύνσεις στα πεδία " προς " και " Κοιν ." του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, τότε κάθε φορά που πρέπει να αλλάξετε τους παραλήπτες, πρέπει να ανοίξετε τη ροή εργασίας στο πρόγραμμα σχεδίασης ροής εργασίας και να κάνετε τις αλλαγές με μη αυτόματο τρόπο. Εάν οι διευθύνσεις πρόκειται να αλλάζουν συχνά, μια καλύτερη πρακτική είναι να χρησιμοποιείτε αναζητήσεις ροής εργασιών στα πεδία Προς και "Κοιν.". Οι αναζητήσεις μπορούν να αναφέρουν διευθύνσεις από ένα πεδίο στο τρέχον στοιχείο, από ένα πεδίο σε ένα στοιχείο μιας άλλης λίστας ή βιβλιοθήκης ή από μεταβλητές ροής εργασίας.

Χρήση προσαρμοσμένης λίστας για την αποθήκευση διευθύνσεων παραληπτών

Εάν οι παραλήπτες αλλάζουν περιοδικά, αλλά όχι αρκετά συχνά, ώστε να πρέπει να καθορίζονται σε μια φόρμα έναρξης κάθε φορά που ξεκινά η ροή εργασίας, μπορείτε να δημιουργήσετε μια λίστα προσαρμοσμένων παραληπτών που περιέχει ένα στοιχείο λίστας για κάθε ροή εργασίας που την αναφέρει και, στη συνέχεια, να δημιουργήσετε στήλες στις οποίες μπορείτε να αποθηκεύσετε τις διευθύνσεις στις οποίες θα αποστέλλονται όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από κάθε ροή εργασίας. Όταν αλλάζουν οι παραλήπτες για οποιοδήποτε μήνυμα ροής εργασίας, το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να αλλάξετε τις διευθύνσεις στο κατάλληλο πεδίο του στοιχείου λίστας παραληπτών για αυτήν τη ροή εργασίας.

Σημαντικό: Οι στήλες στις οποίες αποθηκεύετε διευθύνσεις για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ροής εργασίας μπορούν να είναι είτε μία γραμμή κειμένου, πολλές γραμμές κειμένου ή στήλες τύπου "άτομο" ή "ομάδα". Εάν χρησιμοποιείτε ένα άτομο ή μια στήλη ομάδας, μπορεί να γίνει μόνο μία καταχώρηση σε κάθε πεδίο που θα αναφέρεται στη ροή εργασίας για τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Κατά τη δημιουργία της στήλης, φροντίστε να επιλέξετε Όχι στην περιοχή Να επιτρέπονται πολλαπλές επιλογές. Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε αυτόν τον τύπο στήλης για να καθορίσετε πολλούς παραλήπτες, μπορείτε να δημιουργήσετε μια ομάδα του SharePoint που θα περιλαμβάνει τα άτομα στα οποία θέλετε να αντιμετωπίσει η ροή εργασίας το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και, στη συνέχεια, να καθορίσετε την ομάδα στο πεδίο. Κατά τη δημιουργία της στήλης, φροντίστε να επιλέξετε Άτομα και ομάδες στην περιοχή Να επιτρέπεται η επιλογή. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη δημιουργία λιστών και την προσθήκη στηλών, ανατρέξτε στο θέμα Δείτε επίσης.

Σημείωση: Κατά τη δημιουργία ομάδων του SharePoint, βεβαιωθείτε ότι κάθε ομάδα έχει τουλάχιστον δικαιώματα ανάγνωσης για την τοποθεσία και ότι στην περιοχή " Ρυθμίσεις ομάδας " της σελίδας " νέα ομάδα ", στην περιοχή ποιος μπορεί να προβάλει τη συμμετοχή της ομάδας, επιλέγετε Όλοι.

Για να χρησιμοποιήσετε μια αναζήτηση ροής εργασιών σε μια προσαρμοσμένη λίστα παραληπτών:

  1. Στο πρόγραμμα περιήγησης, δημιουργήστε μια προσαρμοσμένη λίστα με το όνομα Παραλήπτες με τις παρακάτω τρεις στήλες:

    • Αλλάξτε το όνομα της προεπιλεγμένης στήλης Τίτλος σε Όνομα ροής εργασίας. Αφήστε όλες τις άλλες επιλογές όπως είναι. Για περισσότερες πληροφορίες πληροφορίες για την αλλαγή στήλης σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη, ανατρέξτε στο θέμα Δείτε επίσης.

    • Προσθέστε μια στήλη Άτομο ή Ομάδα με το όνομα Προς. Σε αυτή τη στήλη, επιτρέψτε την επιλογή ατόμων και ομάδων, αλλά να μην επιτρέπετε πολλαπλές επιλογές. Αφήστε όλες τις άλλες επιλογές όπως είναι. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη δημιουργία στήλης σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη, ανατρέξτε στο θέμα Δείτε επίσης.

    • Προσθέστε μια στήλη με μία γραμμή κειμένου με το όνομα "Κοιν.". Αφήστε όλες τις άλλες επιλογές όπως είναι.

  2. Στη λίστα παραλήπτες, δημιουργήστε ένα νέο στοιχείο και, στη συνέχεια, κάντε τα εξής:

    • Στο πεδίο όνομα ροής εργασίας , πληκτρολογήστε αναθεώρηση εγγράφου που είναι το όνομα του παραδείγματος ροής εργασίας που χρησιμοποιείται εδώ.

    • Στο πεδίο προς , επιλέξτε Εικόνα κουμπιού βιβλίου διευθύνσεων και, στη συνέχεια, στο παράθυρο διαλόγου επιλογή ατόμων και ομάδων , επιλέξτε ένα μεμονωμένο άτομο ή ομάδα για να απευθυνθείτε σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

    • Στο πεδίο " Κοιν .", εισαγάγετε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των παραληπτών στους οποίους πρέπει να απευθύνετε αντίγραφα, διαχωρίζοντας πολλές διευθύνσεις με ερωτηματικά.

  3. Δημιουργία νέας ροής εργασίας.

  4. Επιλέξτε ενέργειεςκαι, στη συνέχεια, επιλέξτε Αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

  5. Στην ενέργεια, επιλέξτε αυτούς τους χρήστες.

  6. Στο παράθυρο διαλόγου Ορισμός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου , στο άκρο του πλαισίου προς , κάντε κλικ στην επιλογή Εικόνα κουμπιού βιβλίου διευθύνσεων .

  7. Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογή χρηστών , στη λίστα ή επιλέξτε από τους υπάρχοντες χρήστες και ομάδες , επιλέξτε Αναζήτηση ροής εργασίας για ένα χρήστηκαι, στη συνέχεια, επιλέξτε Προσθήκη.

  8. Στο παράθυρο διαλόγου Αναζήτηση για άτομο ή ομάδα , επιλέξτε τις ακόλουθες επιλογές:

    • Προέλευση δεδομένων: Παραλήπτες ή το όνομα του της προσαρμοσμένης λίστας σας.

    • Πεδίο από προέλευση: προςή το πεδίο που περιέχει τη διεύθυνση που θέλετε στη γραμμή προς.

    • Πεδίο "επιστροφή ως: όνομα σύνδεσης". Αυτό αποφασίζει τη μορφή πεδίου "προς" στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

    • Πεδίο: Παραλήπτες: Όνομα ροής εργασίας

    • Τιμή: Εισαγάγετε την αναθεώρηση εγγράφουή το όνομα της τρέχουσας ροής εργασίας.

      εναλλακτικό κείμενο

      Αυτή η αναζήτηση αναφέρει "από τη λίστα" παραλήπτες ", επιλέξτε την τιμή του πεδίου" προς "όπου το όνομα της ροής εργασίας ισούται με την αναθεώρηση εγγράφου."

      Το επάνω μισό του παραθύρου διαλόγου καθορίζει τη λίστα και τη στήλη. το κάτω μισό του παραθύρου διαλόγου καθορίζει τη γραμμή.

  9. Στο παράθυρο διαλόγου Αναζήτηση για άτομο ή ομάδα , επιλέξτε OK.

  10. Στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σχετικά με τη διασφάλιση μοναδικών αναζητήσεων, επιλέξτε OK.

  11. Για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου Επιλογή χρηστών , κάντε ξανά κλικ στο κουμπί OK .

  12. Στο παράθυρο διαλόγου Ορισμός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου , στο άκρο του πεδίου Κοιν ., επιλέξτε Εικόνα κουμπιού βιβλίου διευθύνσεων .

  13. Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογή χρηστών , στη λίστα ή επιλέξτε από τους υπάρχοντες χρήστες και ομάδες , επιλέξτε Αναζήτηση ροής εργασίας για ένα χρήστηκαι, στη συνέχεια, επιλέξτε Προσθήκη.

  14. Στο παράθυρο διαλόγου Ορισμός αναζήτησης ροής εργασίας , επιλέξτε τις ακόλουθες επιλογές:

    • Προέλευση δεδομένων: Παραλήπτες ή το όνομα του της προσαρμοσμένης λίστας σας.

    • Πεδίο από προέλευση: CCή το πεδίο που περιέχει τη διεύθυνση που θέλετε στη γραμμή CC.

    • Πεδίο "επιστροφή ως: όνομα σύνδεσης". Αυτό αποφασίζει τη μορφή πεδίου "προς" στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

    • Πεδίο: Παραλήπτες: Όνομα ροής εργασίας

    • Τιμή: Εισαγάγετε την αναθεώρηση εγγράφουή το όνομα της τρέχουσας ροής εργασίας.

      εναλλακτικό κείμενο

      Αυτή η αναζήτηση αναφέρει "από τη λίστα" παραλήπτες ", επιλέξτε την τιμή του πεδίου" Κοιν. "όπου το όνομα της ροής εργασίας ισούται με την αναθεώρηση εγγράφου."

  15. Επιλέξτε OKκαι, στο προειδοποιητικό μήνυμα, κάντε ξανά κλικ στο κουμπί OK .

  16. Για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου Επιλογή χρηστών , επιλέξτε OK.

Τώρα, όταν η ροή εργασίας στέλνει αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το αποστέλλει στις διευθύνσεις που παρατίθενται στα πεδία "προς" και "Κοιν." του στοιχείου αναθεώρησης εγγράφου στη λίστα προσαρμοσμένων παραληπτών. Για να αλλάξετε τους παραλήπτες, απλά κάντε τις αλλαγές που θέλετε στο στοιχείο λίστας.

Μια μεμονωμένη ροή εργασίας μπορεί να στέλνει πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να μην αποστέλλονται όλα στους ίδιους παραλήπτες. Για να αποθηκεύσετε άλλες διευθύνσεις για πρόσθετα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλονται από αυτήν τη ροή εργασίας, μπορείτε να προσθέσετε στήλες στη λίστα για να αποθηκεύσετε τις άλλες διευθύνσεις. Σε αυτή την περίπτωση, μπορεί να θέλετε να ονομάσετε τις στήλες "Πρώτο μήνυμα Προς, "Δεύτερο μήνυμα Προς" και ούτω καθεξής.

Εναλλακτικά, μπορείτε να σχεδιάσετε τη λίστα, ώστε να δημιουργήσετε ένα στοιχείο για κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλει η ροή εργασίας, αντί για ένα στοιχείο για κάθε ροή εργασίας. Σε αυτήν την περίπτωση, βεβαιωθείτε ότι το όνομα που χρησιμοποιείται για τον προσδιορισμό κάθε μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι μοναδικό, έτσι ώστε οι αναζητήσεις που ανακτούν τις διευθύνσεις να επιστρέφουν τη μοναδική τιμή που θέλετε.

Χρησιμοποιήστε τη φόρμα προετοιμασίας ροής εργασίας για να καθορίσετε παραλήπτες

Αν θέλετε οι παραλήπτες να καθορίζονται κάθε φορά που ξεκινάει μια ροή εργασίας με μη αυτόματο τρόπο, μπορείτε να προσαρμόσετε τη φόρμα προετοιμασίας ροής εργασίας έτσι ώστε να συλλέγει τις διευθύνσεις από το άτομο που ξεκινά τη ροή εργασίας. Στη συνέχεια, η ροή εργασίας μπορεί απλά να χρησιμοποιήσει τις διευθύνσεις που έχουν εισαχθεί απευθείας ή να τις αντιγράψει σε πεδία του τρέχοντος στοιχείου — όπου θα είναι ακόμα διαθέσιμες για αναφορά, αφού η ροή εργασίας ολοκληρώσει την τρέχουσα περίοδο λειτουργίας της. Εάν η ροή εργασίας έχει ρυθμιστεί ώστε να ξεκινά επίσης αυτόματα, μπορείτε να καθορίσετε προεπιλεγμένες διευθύνσεις στη φόρμα προετοιμασίας για κάθε φορά που εκτελείται αυτόματη εκκίνηση.

Αρχή της σελίδας

Συμπερίληψη πληροφοριών σχετικά με το τρέχον στοιχείο

Μέχρι στιγμής, το σώμα κειμένου στο παράδειγμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι στατικό: κάθε φορά που η ροή εργασίας δημιουργεί μια παρουσία του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το κείμενο θα είναι ακριβώς το ίδιο.

Ωστόσο, αυτό να είναι χρήσιμο όταν θέλετε να συμπεριλάβετε κείμενο το οποίο αλλάζει σε σχέση με το στοιχείο στο οποίο εκτελείται η ροή εργασίας αυτή τη στιγμή. Για παράδειγμα, μπορεί να είναι χρήσιμο να συμπεριλάβετε τον τίτλο του εγγράφου που χρειάζεται αναθεώρηση στο σώμα του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Για να συμπεριλάβετε αυτό το είδος δυναμικών πληροφοριών, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια αναζήτηση ροής εργασίας. Οι αναζητήσεις ανακτούν δεδομένα από διαφορετικές προελεύσεις δεδομένων όπως λίστες, βιβλιοθήκες και δεδομένα ροής εργασίας.

Για να προσθέσετε τον τίτλο του εγγράφου στο κείμενο του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου:

  1. Πληκτρολογήστε ή επικολλήστε το στατικό κείμενο μέσα στο οποίο θέλετε να εμφανίζονται οι πληροφορίες αναζήτησης.

    εναλλακτικό κείμενο

  2. Τοποθετήστε το σημείο εισαγωγής στο σημείο όπου θέλετε να βρίσκεται η αναζήτηση.

    Συμβουλή: Αφού εισαγάγετε μια αναζήτηση, δεν μπορείτε να την σύρετε σε μια νέα θέση. (Είναι δυνατόν, ωστόσο, να "αλλάξετε τη θέση" μιας αναζήτησης με μεταφορά άλλου κειμένου γύρω από αυτήν.) Παρομοίως, δεν μπορείτε να αποκόψετε, να αντιγράψετε ή να επικολλήσετε μια αναζήτηση ή το κείμενο που περιλαμβάνει μια αναζήτηση.

  3. Επιλέξτε Προσθήκη ή αλλαγή αναζήτησης.

  4. Στο παράθυρο διαλόγου Αναζήτησηγια συμβολοσειρά , στο πεδίο προέλευση δεδομένων , επιλέξτε τρέχον στοιχείοκαι, στο πεδίο από το πεδίο προέλευση , επιλέξτε όνομα.

    εναλλακτικό κείμενο

  5. Επιλέξτε OK.

  6. Η αναζήτηση που έχει εισαχθεί εμφανίζεται στο σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. εναλλακτικό κείμενο

  7. Για να δημοσιεύσετε τη ροή εργασίας, επιλέξτε Δημοσίευση.

Όταν η ροή εργασίας εκτελείται και δημιουργείται το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η αναζήτηση αντικαθίσταται από τον τίτλο του εγγράφου.

Εισαγωγή τίτλου 5

Η συμπερίληψη του τίτλου του εγγράφου είναι χρήσιμη, αλλά ίσως είναι ακόμη πιο χρήσιμο να συμπεριλάβετε μια υπερ-σύνδεση που θα σας μεταφέρει απευθείας στο ίδιο το έγγραφο. Για να το κάνετε αυτό, μπορείτε να συμπεριλάβετε μια αναζήτηση στην υπερ-σύνδεση.

Αρχή της σελίδας

Συμπερίληψη στατικής υπερ-σύνδεσης

Για να συμπεριλάβετε μια στατική υπερ-σύνδεση — αυτή που πάντα συνδέεται με την ίδια διεύθυνση ή θέση — στο σώμα του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της ροής εργασίας σας, στην επάνω δεξιά γωνία του πίνακα εργαλείων μορφοποίησης στο παράθυρο διαλόγου " Ορισμός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ", επιλέξτε το κουμπί " Επεξεργασία υπερ-σύνδεσης ".

  1. Πληκτρολογήστε ή επικολλήστε το στατικό κείμενο μέσα στο οποίο θέλετε να εμφανίζεται η σύνδεση.

  2. Επιλέξτε το κείμενο και, στη συνέχεια, επιλέξτε Επεξεργασία υπερ-σύνδεσης.

    εναλλακτικό κείμενο
  3. Στο παράθυρο διαλόγου Επεξεργασία υπερ-σύνδεσης , πληκτρολογήστε τη διεύθυνση της τοποθεσίας Web. εναλλακτικό κείμενο

  4. Επιλέξτε OK.

    Η υπερ-σύνδεση που έχει εισαχθεί εμφανίζεται στο σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. εναλλακτικό κείμενο

Σημείωση: Τα προγράμματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που βασίζονται σε κείμενο δεν αποδίδουν την υπερ-σύνδεση.

Για να μάθετε πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια αναζήτηση ροής εργασίας για να δημιουργήσετε μια δυναμική υπερ-σύνδεση που οδηγεί σε ποικίλες διευθύνσεις, ανάλογα με το στοιχείο στο οποίο εκτελείται αυτή τη στιγμή η ροή εργασίας, ανατρέξτε στο θέμα Συμπερίληψη υπερ-σύνδεσης προς το τρέχον στοιχείο.

Αρχή της σελίδας

Συμπερίληψη υπερ-σύνδεσης στο τρέχον στοιχείο

Στην προηγούμενη ενότητα, συμπεριλάβετε μια στατική υπερ-σύνδεση, η διεύθυνση στο παράδειγμα υπερ-σύνδεσης δεν περιλαμβάνει μεταβλητές πληροφορίες: κάθε φορά που η ροή εργασίας στέλνει το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η υπερ-σύνδεση οδηγεί στην ίδια σελίδα.

Με τη χρήση μιας αναζήτησης ροής εργασίας, ωστόσο, μπορείτε να δημιουργήσετε μια δυναμική σύνδεση με πληροφορίες σχετικά με το τρέχον στοιχείο, για να αποφασίσετε ποια διεύθυνση URL θα παραπέμπει σε αυτό.

Εάν το τρέχον στοιχείο είναι ένα έγγραφο σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων

Στο παράδειγμα ειδοποίησης κατά την εκκίνηση ροής εργασιών, μπορεί να θέλετε να δώσετε μια σύνδεση για το ίδιο το νέο έγγραφο:

  1. Πληκτρολογήστε ή επικολλήστε το στατικό κείμενο μέσα στο οποίο θέλετε να εμφανίζεται η σύνδεση.

  2. Επιλέξτε το κείμενο και, στη συνέχεια, επιλέξτε Επεξεργασία υπερ-σύνδεσης.

  3. Στο παράθυρο διαλόγου Επεξεργασία υπερ-σύνδεσης , επιλέξτε συνάρτηση (FX).

    Συμβουλή: Αφού εισαγάγετε μια αναζήτηση, δεν μπορείτε να την σύρετε σε μια νέα θέση. (Είναι δυνατόν, ωστόσο, να "αλλάξετε τη θέση" μιας αναζήτησης με μεταφορά άλλου κειμένου γύρω από αυτήν.) Παρομοίως, δεν μπορείτε να αποκόψετε, να αντιγράψετε ή να επικολλήσετε μια αναζήτηση ή το κείμενο που περιλαμβάνει μια αναζήτηση.

  4. Στο παράθυρο διαλόγου Αναζήτηση για συμβολοσειρά , στο πεδίο Dataπροέλευση δεδομένων, επιλέξτε τρέχον στοιχείο.

  5. Στο πεδίο από το πεδίο προέλευση, επιλέξτε κωδικοποιημένη απόλυτη διεύθυνση URLκαι, στη συνέχεια, επιλέξτε OK.

    Εισαγωγή υπερ-σύνδεσης για το τρέχον στοιχείο 1 Εισαγωγή υπερ-σύνδεσης για το τρέχον στοιχείο 2 Εισαγωγή υπερ-σύνδεσης για το τρέχον στοιχείο 3

Όταν ο παραλήπτης του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επιλέξει τη σύνδεση, το έγγραφο ανοίγει για προβολή ή επεξεργασία.

Εάν το τρέχον στοιχείο είναι ένα στοιχείο λίστας

Όταν δημιουργείτε μια σύνδεση προς ένα στοιχείο λίστας — για παράδειγμα, μια ανακοίνωση ή ένα συμβάν ημερολογίου — μπορείτε να επιλέξετε να ανοίγει η σύνδεση είτε τη φόρμα εμφάνισης (DispForm. aspx) είτε τη φόρμα επεξεργασίας (EditForm. aspx) του στοιχείου λίστας.

Για να δημιουργήσετε μια σύνδεση που ανοίγει το στοιχείο της λίστας:

  1. Στο πρόγραμμα περιήγησης, μεταβείτε στη λίστα στην οποία θέλετε να δημιουργήσετε αυτήν τη ροή εργασίας.

  2. Ανοίξτε το στοιχείο λίστας για οποιοδήποτε υπάρχον έγγραφο στη βιβλιοθήκη, χρησιμοποιώντας το στοιχείο Προβολή εάν θέλετε η σύνδεσή σας να ανοίξει τη φόρμα εμφάνισης ή να επεξεργαστεί το στοιχείο , εάν θέλετε η σύνδεσή σας να ανοίξει τη φόρμα επεξεργασίας.

  3. Αντιγράψτε τη διεύθυνση στη γραμμή διευθύνσεων από την αρχή http: ή https: με το πρώτο σύμβολο ίσον (=).

    Εισαγωγή υπερ-σύνδεσης για το στοιχείο λίστας 1

  4. Το κείμενο?ID= είναι μια παράμετρος ερωτήματος που δίνει εντολή στη σελίδα να εμφανίσει τη φόρμα για οποιοδήποτε στοιχείο στην τρέχουσα λίστα ή βιβλιοθήκη που περιέχει το Αναγνωριστικό λίστας που ακολουθεί το σύμβολο ίσον (=), το οποίο, σε αυτό το παράδειγμα θα είναι το Αναγνωριστικό λίστας του τρέχοντος στοιχείου, όπως προσδιορίζεται από την αναζήτηση ροής εργασίας.

    Σημείωση: Εάν το τρέχον στοιχείο είναι μια εργασία που έχει δημιουργηθεί από μία από τις τρεις ενέργειες εργασιών της ροής εργασίας και εάν θέλετε η σύνδεση να ανοίγει την προσαρμοσμένη φόρμα εργασίας (και όχι την προεπιλεγμένη φόρμα εμφάνισης ή επεξεργασίας για τη λίστα εργασιών), ανατρέξτε στο θέμα εάν το τρέχον στοιχείο είναι μια προσαρμοσμένη φόρμα εργασίας. Για τις εργασίες που δεν έχουν δημιουργηθεί από μια ενέργεια ροής εργασίας και τις φόρμες εμφάνισης ακόμη και εκείνων των εργασιών που δημιουργήθηκαν από μία από τις ενέργειες εργασίας ροής εργασιών, η τρέχουσα διαδικασία είναι ό,τι χρειάζεστε.

  5. Στο παράθυρο διαλόγου Ορισμός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου , πληκτρολογήστε ή επικολλήστε το στατικό κείμενο μέσα στο οποίο θέλετε να εμφανίζεται η σύνδεση, για παράδειγμα-για να προβάλετε το στοιχείο λίστας, κάντε κλικ εδώ.

  6. Επιλέξτε το κείμενο και, στη συνέχεια, επιλέξτε Επεξεργασία υπερ-σύνδεσης.

  7. Στο πλαίσιο " Επεξεργασία υπερ-σύνδεσης ", για το πεδίο " διεύθυνση ", επιλέξτε " Δόμηση συμβολοσειράς".

  8. Στο παράθυρο διαλόγου Δόμηση συμβολοσειρών , επικολλήστε τη διεύθυνση.

  9. Τοποθετήστε το σημείο εισαγωγής αμέσως μετά το σύμβολο ίσον (=) και, στη συνέχεια, επιλέξτε Προσθήκη ή αλλαγή αναζήτησης.

  10. Στο παράθυρο διαλόγου Αναζήτηση για συμβολοσειρά , στο πεδίο προέλευση , επιλέξτε τρέχον στοιχείο και, στο πεδίο από το πεδίοπροέλευση , επιλέξτε Αναγνωριστικό.

    Εισαγωγή υπερ-σύνδεσης για το στοιχείο λίστας 3

  11. Επιλέξτε OK.

    Η τελική συμβολοσειρά στη Δόμηση συμβολοσειρών πρέπει να ξεκινά με http:// ή https:// και να τελειώνει με [%Current Item:ID%]. Εισαγωγή υπερ-σύνδεσης για το στοιχείο λίστας 4

    Σημαντικό: Ενώ η αναζήτηση ΑΝΑΓΝΩΡΙΣΤΙΚού τρέχοντος στοιχείου είναι χρήσιμη για τη δημιουργία συνδέσεων με το τρέχον στοιχείο λίστας, οι ακόλουθες αναζητήσεις μπορούν να παρουσιάσουν σφάλματα στη διαδρομή απόδοσης και δεν τα συνιστούμε για συμπερίληψη σε συνδέσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: διαδρομή, σχετική διεύθυνση URL διακομιστή, διεύθυνση URL προέλευσης και διαδρομή διεύθυνσης URL.

  12. Επιλέξτε OK δύο φορές.

Οι συνδέσεις σας θα εμφανίζονται σε μπλε κείμενο με μια υπογράμμιση στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Εισαγωγή υπερ-σύνδεσης για το στοιχείο λίστας 5

Εάν σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε τη σύνδεση περισσότερες από μία φορές, συνεχίστε στην επόμενη ενότητα.

Αποθήκευση μιας διεύθυνσης στοιχείου λίστας ως μεταβλητής ροής εργασίας

Μπορείτε να αποθηκεύσετε τη διεύθυνση URL της φόρμας εμφάνισης ή της φόρμας επεξεργασίας από ένα στοιχείο σε μια μεταβλητή ροής εργασίας, ώστε να μπορείτε να την χρησιμοποιήσετε σε πολλές θέσεις στην ίδια ροή εργασίας.

  1. Στο παράθυρο "Σχεδίαση ροής εργασίας", επιλέξτε " ενέργειες" και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Εξαγωγή δευτερεύουσας συμβολοσειράς" από το ευρετήριο συμβολοσειράς.

    Μεταβλητή 1

  2. Στο στάδιο, επιλέξτε συμβολοσειρά και επιλέξτε το κουμπί "ελλείψεις" [...].

  3. Στο παράθυρο διαλόγου Δόμηση συμβολοσειρών , επικολλήστε το τμήμα στατικού κειμένου της διεύθυνσης URL (αλλά όχι την αναζήτηση για το Αναγνωριστικό τρέχοντος στοιχείου).

    Μεταβλητή 2

  4. Τοποθετήστε το σημείο εισαγωγής μετά το σύμβολο ίσον (=) και, στη συνέχεια, επιλέξτε Προσθήκη ή αλλαγή αναζήτησης.

  5. Στο παράθυρο διαλόγου Αναζήτηση για συμβολοσειρά , στο πεδίο Dataπροέλευση δεδομένων, επιλέξτε τρέχον στοιχείο και, στο πεδίο από το πεδίο προέλευση , επιλέξτε αναγνωριστικό.

    Μεταβλητή 3

  6. Επιλέξτε OK.

    Η αναζήτηση προστίθεται στο κείμενο στο παράθυρο διαλόγου.

    Μεταβλητή 4

  7. Για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου Δόμηση συμβολοσειρών , επιλέξτε OK.

  8. Επιλέξτε 0 για να ξεκινήσετε από το 0 και αντικαταστήστε το με το 1.

    Σημείωση: Κατά την εκκίνηση του έχει μια τιμή μεγαλύτερη από 1, η τελική συμβολοσειρά καταργεί χαρακτήρες.

  9. Επιλέξτε μεταβλητή: δευτερεύουσα συμβολοσειρά ή μεταβλητή: Substring1 στην επιλογή Έξοδος σε μεταβλητή: δευτερεύουσα συμβολοσειρά.

  10. Στη λίστα, επιλέξτε Δημιουργία νέας μεταβλητής και, στη συνέχεια, στο παράθυρο διαλόγου Επεξεργασία μεταβλητής , πληκτρολογήστε ένα όνομα για τη νέα μεταβλητή.

  11. Βεβαιωθείτε ότι ο τύπος έχει την τιμή συμβολοσειράκαι, στη συνέχεια, επιλέξτε OK. Μεταβλητή 5

  12. Επιλέξτε κάτω από την ενέργεια που μόλις δημιουργήσατε και προσθέστε την ενέργεια Αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στις ενέργειες και, στη συνέχεια, επιλέξτε αυτούς τους χρήστες στην ενέργεια. Μεταβλητή 6

  13. Για να χρησιμοποιήσετε τη νέα μεταβλητή στο παράθυρο διαλόγου Ορισμός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου , πληκτρολογήστε ή επικολλήστε το κείμενο μέσα στο οποίο θέλετε να εμφανίζεται η σύνδεση στο σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Επιλέξτε το κείμενο και από το μενού Μορφοποίηση, επιλέξτε Επεξεργασία υπερ-σύνδεσης. Επιλέξτε [FX] κουμπί ή επιλέξτε το κουμπί "ελλείψεις" [...] και, στη συνέχεια, επιλέξτε Προσθήκη ή αλλαγή αναζήτησης.

  14. Στο παράθυρο διαλόγου Αναζήτηση για συμβολοσειρά , στη λίστα πλαίσιο προέλευσηδεδομένων , επιλέξτε μεταβλητές και παράμετροι ροής εργασίας.

  15. Στο πεδίοαπό τη λίστα προέλευση, επιλέξτε μεταβλητή: όνομα μεταβλητήςκαι, στη συνέχεια, επιλέξτε OK και επιλέξτε OK in στο επόμενο πλαίσιο.

    Μεταβλητή 7 Ορισμός οθόνης μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μετά την εισαγωγή μεταβλητής

Τώρα, μπορείτε να εισαγάγετε αυτή η μεταβλητή σε οποιοδήποτε σημείο που το θέλετε της τρέχουσας ροής εργασίας.

Αρχή της σελίδας

Συμπερίληψη εικόνας

Μπορείτε να συμπεριλάβετε ένα γραφικό στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας, δημιουργώντας μια μεταβλητή και χρησιμοποιώντας την ετικέτα εικόνας HTML <img/> για να συνδεθείτε με μια εικόνα που είναι αποθηκευμένη ως αρχείο JPEG (. jpg) και να αποσταλεί σε μια βιβλιοθήκη εικόνων στην τοποθεσία σας.

  1. Στο παράθυρο "Σχεδίαση ροής εργασίας", επιλέξτε " ενέργειες" και, στη συνέχεια, επιλέξτε " ρύθμιση μεταβλητής ροής εργασίας".

  2. Επιλέξτε μεταβλητή ροής εργασίας και, στη συνέχεια, επιλέξτε Δημιουργία νέας μεταβλητής.

  3. Στο παράθυρο διαλόγου Επεξεργασία μεταβλητής , πληκτρολογήστε ένα όνομα για τη νέα μεταβλητή και βεβαιωθείτε ότι ο τύπος έχει την τιμή συμβολοσειράκαι, στη συνέχεια, επιλέξτε OK.

  4. Επιλέξτε Τιμή και, στη συνέχεια, επιλέξτε το κουμπί ελλείψεις [...]. Στο παράθυρο " Δόμηση συμβολοσειρών" , πληκτρολογήστε ή επικολλήστε τη διεύθυνση URL για το αρχείο εικόνας JPEG σε μορφή ετικέτας HTML- <img src ="URL"/> Δόμηση συμβολοσειράς για εικόνα

  5. Επιλέξτε OK.

  6. Η ενέργεια που έχει εισαχθεί εμφανίζεται ως εξής. Ορισμός μεταβλητής για την εισαγωγή μιας εικόνας

  7. Επιλέξτε κάτω από την ενέργεια που μόλις δημιουργήσατε και προσθέστε την ενέργεια Αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην ενέργεια και, στη συνέχεια, επιλέξτε these χρήστες στην ενέργεια. Εισαγωγή μιας ενέργειας αποστολής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

  8. Στο παράθυρο διαλόγου Ορισμός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου , επιλέξτε Προσθήκη ή αλλαγή αναζήτησης.

  9. Στο παράθυρο διαλόγου Αναζήτηση για συμβολοσειρές , στη λίστα προέλευση δεδομένων , επιλέξτε μεταβλητές και παράμετροι ροής εργασίας.

  10. Στο πεδίο από τη λίστα προέλευση, επιλέξτε μεταβλητή: όνομα μεταβλητής και, στη συνέχεια, επιλέξτε OK. Συμβολοσειρά ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ροή εργασιών εικόνας Σώμα μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ροής εργασιών με εικόνα

  11. Για να κλείσετε το παράθυρο " Ορισμός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου " και να δημοσιεύσετε τη ροή εργασίας, επιλέξτε ξανά OK .

 Όταν αποστέλλεται το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εμφανίζεται η εικόνα από το αρχείο JPEG αντί για την ετικέτα σύνδεσης.

Αρχή της σελίδας

Προσδιορισμός επιλογών που δεν υποστηρίζονται

Δεν υποστηρίζουμε τις ακόλουθες επιλογές από την τρέχουσα έκδοση της ενέργειας Αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου :

  • Καθορισμός μιας διεύθυνσης στη γραμμή Από. (Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλονται από τη ροή εργασίας εμφανίζουν πάντα τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που καθορίζεται από το διαχειριστή του διακομιστή στη γραμμή από . Μόνο ο διαχειριστής του διακομιστή μπορεί να το αλλάξει αυτό και μπορεί να αλλάξει μόνο για όλες τις ειδοποιήσεις στην τρέχουσα εφαρμογή Web, όχι ανά ροή εργασίας.)

  • Χρήση ενός ενσωματωμένου επικαλυπτόμενου φύλλου στυλ (CSS) για τη μορφοποίηση περιεχομένου μηνύματος. Το κείμενο μπορεί να μορφοποιηθεί με τη χρήση του χαρακτηριστικού στυλ , αλλά δεν υποστηρίζουμε τις κλάσεις ετικετών <style> και CSS.

  • Χρήση μιας αναζήτησης ροής εργασίας στο πλαίσιο Προς ή "Κοιν." που αναφέρει μια στήλη τύπου" Άτομο" ή "Ομάδα" που περιέχει πολλές τιμές.

  • Καθορισμός παραλήπτη ιδιαίτερης κοινοποίησης για ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

  • Συμπερίληψη ενός άλλου αρχείου με ένα μήνυμα ως συνημμένο.

  • Ενσωμάτωση αρχείων εικόνας ή γραφικών σε ένα μήνυμα. Αντί για αυτό, Συμπερίληψη εικόνας.

Αρχή της σελίδας

Δείτε επίσης

SharePoint 2013, βήμα προς βήμα: Ρύθμιση εξερχόμενου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Εισαγωγή του SharePoint Designer

Ρύθμιση παραμέτρων εξερχόμενων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για μια συγκεκριμένη εφαρμογή web

Ρύθμιση παραμέτρων διαχείρισης ροής εργασιών για εργασία με τη συστοιχία SharePoint Server 2013

Γρήγορη αναφορά για ενέργειες ροής εργασιών

Δημιουργία λίστας στο SharePoint

Δημιουργία στήλης σε λίστα ή βιβλιοθήκη του SharePoint

Τροποποίηση στήλης σε λίστα ή βιβλιοθήκη

Δημιουργία ειδοποίησης ή εγγραφή σε μια τροφοδοσία RSS στο SharePoint Online, το SharePoint 2016 και το SharePoint 2013

Δημιουργία ειδοποίησης ή εγγραφή σε μια τροφοδοσία RSS στο SharePoint 2010

Βασικές συμβουλές αντιμετώπισης προβλημάτων 

Η παρακάτω λίστα ερωτήσεων μπορεί να σας βοηθήσει να προσδιορίσετε την αιτία ενός προβλήματος, δημιουργώντας μια ροή εργασιών:

  1. Μπορείτε να δημιουργήσετε οποιοδήποτε άλλο είδος ροής εργασίας στην ίδια λίστα; Για παράδειγμα, προσπαθήστε να δημιουργήσετε μια ροή εργασίας έγκρισης.

  2. Μπορείτε να δημιουργήσετε την ίδια ροή εργασίας:

    • σε μια διαφορετική λίστα στην ίδια τοποθεσία;

    • σε μια διαφορετική τοποθεσία στην ίδια συλλογή τοποθεσιών;

    • σε μια διαφορετική συλλογή τοποθεσιών στην ίδια εφαρμογή Web;

    • σε μια διαφορετική εφαρμογή Web;

    • κάνοντας είσοδο με διαφορετικό λογαριασμό;

    • χρησιμοποιώντας διαφορετικό υπολογιστή;

 Συμβουλές αντιμετώπισης προβλημάτων για προχωρημένους

Εάν καμία από τις βασικές συμβουλές αντιμετώπισης προβλημάτων δεν σας βοηθά να προσδιορίσετε την αιτία ενός ζητήματος ροής εργασίας, χρησιμοποιήστε αυτά τα βήματα:

  1. Βεβαιωθείτε ότι διαθέτετε τα απαραίτητα δικαιώματα σε επίπεδο τοποθεσίας και ροής εργασίας. Μεταβείτε στις Ρυθμίσεις τοποθεσίας>δικαιώματα τοποθεσίας>Έλεγχος δικαιωμάτων/ρυθμίσεων λίστας>δικαιωμάτων για αυτήν τη λίστα και επαληθεύστε ότι τα αποτελέσματα των δικαιωμάτων ελέγχου συμφωνούν με τα εξής:

    1. Ελάχιστα δικαιώματα για τη σχεδίαση μιας ροής εργασίας (αποθήκευση και δημοσίευση):

      1. Στην τοποθεσία SharePoint: Σχεδίαση

      2. στη λίστα SharePoint: Επεξεργασία

    2. Ελάχιστα δικαιώματα για την εκκίνηση μιας ροής εργασίας:

      1. Στην τοποθεσία SharePoint: Μόνο προβολή/Ανάγνωση

      2. στη λίστα SharePoint: Συμβολή

  2. Βεβαιωθείτε ότι οι ρυθμίσεις εξερχόμενων μηνυμάτων έχουν ρυθμιστεί στο σωστό διακομιστή Exchange.

    1. Ανοίξτε μια Γραμμή εντολών ως διαχειριστής

    2. Εκτελέστε την εντολή nslookup <Exchange server address>. Για παράδειγμα: nslookup exch.contoso.com

    3. Στο αποτέλεσμα θα πρέπει να δείτε τη διεύθυνση IP που έχει επιλυθεί για τον διακομιστή Exchange. Σε αντίθετη περίπτωση, επικοινωνήστε με τον διαχειριστή του Exchange και ζητήστε του το σωστό πλήρως προσδιορισμένο όνομα τομέα (FDQN) του Exchange.

  3. Στείλτε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο ίδιο άτομο χρησιμοποιώντας τη συνάρτηση SendEmail της κλάσης SPUtility με το κέλυφος διαχείρισης SharePoint ακολουθώντας τα παρακάτω βήματα.

    1. Ανοίξτε το SharePoint WindowsPowerShell ως διαχειριστής. (Κάντε δεξί κλικ στο SharePoint Διαχείριση σελl>Εκτέλεση ως διαχειριστής)

    2. Εκτελέστε την εξής δέσμη ενεργειών. Εάν η δέσμη ενεργειών ανταποκρίνεται με Trueκαι ο χρήστης λάβει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το SharePoint, το SMTP έχει ρυθμιστεί σωστά στο SharePoint.

    $Site = "Your Site Name"
    $Email = "User to whom you are sending an email through the workflow"
    $Subject = "Subject Line with the email"
    $Body = "Test Email Body"
    $web = Get-SPWeb $Site
    [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)
    
    # Below is the same script with sample data              
    $Site = "http://sp/"
    $Email = "User1@contoso.com"
    $Subject = "Test Email from SharePoint"
    $Body = "This is a Test Email"
    $web = Get-SPWeb $Site
    [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)
  4. Χρησιμοποιώντας τη λειτουργία SMTP, Στείλτε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον ίδιο χρήστη από το διακομιστή SharePoint. Ακολουθήστε τα βήματα που περιγράφονται στην ενότητα Χρήση του Telnet για τον έλεγχο της επικοινωνίας SMTP.

Σημείωση: Από προεπιλογή, το SharePoint δεν δημιουργεί καταχωρήσεις καταγραφής για τα εξερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Το SharePoint δεν στέλνει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου απευθείας. Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μεταδίδονται μέσω του διακομιστή SMTP (Exchange ) που έχει ρυθμιστεί στο Κεντρική διαχείριση. Για την αντιμετώπιση προβλημάτων αυτού του τύπου ροής εργασίας, ακολουθήστε τα προηγούμενα βήματα.

Χρειάζεστε περισσότερη βοήθεια;

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×