Διαχείριση δεδομένων με ερωτήματα

Δημιουργία ερωτημάτων με εξωτερικούς συνδέσμους

Φωτογραφία συσκευής Surface Book

Δοκιμάστε το!

Ορισμένες φορές, στα ερωτήματά σας, θέλετε να βλέπετε όλες τις εγγραφές από έναν πίνακα, μαζί με τις εγγραφές που ταιριάζουν από έναν άλλο πίνακα. Για να το κάνετε αυτό, δημιουργήστε εξωτερικούς συνδέσμους.

Οι εσωτερικοί σύνδεσμοι εμφανίζουν δεδομένα μόνο όταν υπάρχει ένα αντίστοιχο αναγνωριστικό και στις δύο συνδεδεμένες προελεύσεις δεδομένων. Για παράδειγμα, εάν θέλετε να εμφανίσετε τα προϊόντα και τις ποσότητες που πωλούνται, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν εσωτερικό σύνδεσμο ανάμεσα στα προϊόντα και τους πίνακες λεπτομερειών παραγγελιών. Όταν εκτελείτε το ερώτημα, επιστρέφονται μόνο τα προϊόντα που εμφανίζονται σε παραγγελίες και, επομένως, εμφανίζονται και στους δύο πίνακες.

Αντίθετα, οι Εξωτερικοί σύνδεσμοι επιστρέφουν όλα τα δεδομένα από μια προέλευση δεδομένων και ορισμένα από τα δεδομένα από έναν άλλο πίνακα ή προέλευση δεδομένων.

Για παράδειγμα, εάν θέλετε να δείτε ποια προϊόντα δεν έχουν πωληθεί, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ερώτημα που εμφανίζει το αναγνωριστικό προϊόντος από τον πίνακα "προϊόντα" και τα αναγνωριστικά σειράς που ταιριάζουν από τον πίνακα "Λεπτομέρειες παραγγελίας". Τα προϊόντα που δεν έχουν αντίστοιχες εγγραφές στον πίνακα "Λεπτομέρειες παραγγελίας" επιστρέφουν το όνομα του προϊόντος χωρίς τιμή για το πεδίο "Αναγνωριστικό παραγγελίας".

Αριστεροί Εξωτερικοί σύνδεσμοι και δεξιοί εξωτερικοί σύνδεσμοι

Σε έναν εξωτερικό σύνδεσμο, ο πίνακας που εμφανίζει όλες τις εγγραφές του ονομάζεται βασικός πίνακας. Ο πίνακας που εμφανίζει μόνο ορισμένες (αντιστοιχισμένες) εγγραφές ονομάζεται δευτερεύων πίνακας.

Το παράθυρο διαλόγου " Ιδιότητες συνδέσμου " περιγράφει αυτό που βλέπετε με διαφορετικούς τύπους συνδέσμων:

Στιγμιότυπο οθόνης τριών πινάκων και των ιδιοτήτων συμμετοχής τους

Ας υποθέσουμε ότι έχετε δημιουργήσει ένα ερώτημα για να εμφανίσετε τα προϊόντα που αγόρασαν οι πελάτες σας. Τα πεδία εξόδου είναι όνομα προϊόντος, Αναγνωριστικό παραγγελίας και ποσότητα.

  1. Εσωτερικός σύνδεσμος. Συμπεριλάβετε μόνο γραμμές (εγγραφές) στις οποίες τα συνδεδεμένα πεδία και από τους δύο πίνακες είναι ίσα, για παράδειγμα, μόνο τα προϊόντα που διαθέτουν παραγγελίες που σχετίζονται με αυτά.

  2. Αριστερός εξωτερικός σύνδεσμος. Συμπεριλάβετε όλες τις εγγραφές από τον πίνακα στην περιοχή όνομα αριστερού πίνακα και μόνο τις εγγραφές από τον πίνακα κάτω από το δεξιό όνομα πίνακα στον οποίο τα συνδεδεμένα πεδία είναι ίσα, για παράδειγμα, όλες οι παραγγελίες, αλλά μόνο οι ποσότητες και τα αναγνωριστικά προϊόντων για αυτές τις παραγγελίες που έχουν προϊόντα που σχετίζονται με αυτά.

  3. Δεξιός εξωτερικός σύνδεσμος. Συμπεριλάβετε όλες τις εγγραφές από τον πίνακα κάτω από το όνομα του δεξιού πίνακα και μόνο αυτές τις εγγραφές από τον πίνακα κάτω από το αριστερό όνομα πίνακα στον οποίο τα συνδεδεμένα πεδία είναι ίσα, για παράδειγμα, όλα τα προϊόντα, ακόμα και όταν δεν υπάρχουν παραγγελίες για αυτά, οπότε οι κενές ΤΙΜΈς εμφανίζονται στα πεδία Αναγνωριστικό παραγγελίας και ποσότητα.

Όπως μπορείτε να πείτε από αυτά τα παραδείγματα, είναι σημαντικό να γνωρίζετε ποιος πίνακας είναι στα αριστερά και ποιος είναι στα δεξιά, ο οποίος μπορεί να είναι διαφορετικός από τον τρόπο με τον οποίο οι πίνακες είναι διατεταγμένοι στο παράθυρο του ερωτήματος. Για να κατανοήσετε ποια δεδομένα θα λάβετε από το ερώτημά σας, διαβάστε προσεκτικά το κείμενο στο παράθυρο διαλόγου Ιδιότητες συνδέσμου.

1. Προσθήκη προελεύσεων δεδομένων

  • Επιλέξτε δημιουργία > σχεδίασης ερωτήματος.

Προσθέστε όλους τους πίνακες και τα ερωτήματα που χρειάζεστε ως προελεύσεις δεδομένων. (Μην ανησυχείτε. Εάν ξεχάσετε μία, εξακολουθείτε να έχετε την ευκαιρία να προσθέσετε περισσότερες προελεύσεις δεδομένων αργότερα.)

Εάν τα εντοπίσει ή τα συμπεράνει, η Access μπορεί να εμφανίσει σχέσεις για τις προελεύσεις δεδομένων.

2. Προσθήκη συνδέσμου

  • Εάν δεν βλέπετε μια σχέση μεταξύ των προελεύσεων, προσθέστε έναν σύνδεσμο. Σύρετε από το πεδίο που θέλετε σε μία προέλευση δεδομένων στο αντίστοιχο πεδίο σε μια άλλη προέλευση δεδομένων. Ο πίνακας από τον οποίο σύρετε είναι ο πίνακας που θα εμφανίζεται στα αριστερά, στο παράθυρο διαλόγου Ιδιότητες συνδέσμου. Από προεπιλογή, η Access δημιουργεί έναν εσωτερικό σύνδεσμο. Εάν χρειάζεστε έναν εξωτερικό σύνδεσμο, αλλάξτε τον τύπο του.

    στιγμιότυπο οθόνης του συνδέσμου μεταξύ δύο πινάκων

3. Αλλαγή συνδέσμου

  1. Κάντε διπλό κλικ στη γραμμή που αναπαριστά τον σύνδεσμο που θέλετε να αλλάξετε.

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Ιδιότητες συνδέσμου , για να δημιουργήσετε έναν εξωτερικό σύνδεσμο, επιλέξτε τη δεύτερη ή την τρίτη επιλογή. Στη συνέχεια, επιλέξτε OK.

    Μην ξεχνάτε να δίνετε προσοχή σε ποιον πίνακα είναι ο βασικός πίνακας — αυτός από τον οποίο εμφανίζονται όλες οι εγγραφές.

    Στιγμιότυπο οθόνης των ιδιοτήτων συνδέσμου που επισημαίνουν το όνομα του αριστερού πίνακα

4. Ολοκληρώστε το ερώτημα

Ακολουθήστε τα συνηθισμένα βήματα για τη δημιουργία ενός ερωτήματος: Προσθέστε πεδία εξόδου, προσθέστε οποιαδήποτε κριτήρια και εκτελέστε ή αποθηκεύστε το ερώτημά σας. Για να μάθετε πώς, ανατρέξτε στο θέμα δημιουργία βασικών ερωτημάτων.

Θέλετε να μάθετε περισσότερα;

Δημιουργία βασικών ερωτημάτων

Εκπαίδευση στο Excel

Εκπαίδευση στο Outlook

Σημείωση:  Αυτή η σελίδα έχει μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας πείτε εάν σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά για να το συμβουλεύεστε.

Χρειάζεστε περισσότερη βοήθεια;

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×