Εισαγωγή στην Access

Εξοικείωση με τα αντικείμενα βάσεων δεδομένων

Φωτογραφία συσκευής Surface Book

Δοκιμάστε το!

Η Access παρέχει έξι αντικείμενα βάσης δεδομένων τα οποία, όταν συνδυαστούν, σας βοηθούν να εκμεταλλευτείτε πλήρως τα δεδομένα σας. Μάθετε το ρόλο που διαδραματίζει κάθε αντικείμενο.

Πίνακες

Η Access οργανώνει τις πληροφορίες σας σε πίνακες: λίστες γραμμών και στηλών που θυμίζουν το πληκτρολόγιο ενός λογιστή ή ένα υπολογιστικό φύλλο. Κάθε πίνακας αποθηκεύει πληροφορίες σχετικά με ένα συγκεκριμένο θέμα, έτσι ώστε οι περισσότερες βάσεις δεδομένων να περιλαμβάνουν περισσότερους από έναν πίνακες.

Αποσπάσματα από πίνακες "προϊόντα", "πελάτες" και "Παραγγελίες"

Κάθε γραμμή στον πίνακα ονομάζεται εγγραφήκαι κάθε στήλη ονομάζεται πεδίο. Μια εγγραφή περιέχει όλες τις συγκεκριμένες πληροφορίες για μια συγκεκριμένη οντότητα, όπως έναν πελάτη ή μια παραγγελία. Ένα πεδίο είναι ένα μοναδικό στοιχείο πληροφοριών σχετικά με αυτήν την οντότητα. Στον πίνακα "προϊόντα", για παράδειγμα, κάθε γραμμή ή εγγραφή θα περιέχει πληροφορίες σχετικά με ένα προϊόν. Κάθε στήλη ή πεδίο περιέχει ορισμένους τύπους πληροφοριών σχετικά με αυτό το προϊόν, όπως το όνομα ή την τιμή του. Εάν δεν είστε ήδη εξοικειωμένοι με αυτά, Μάθετε τα βασικά στοιχεία των βάσεων δεδομένων.

Ερωτήματα

Σε μια σωστά σχεδιασμένη βάση δεδομένων, τα δεδομένα που θέλετε να παρουσιάσετε μέσω μιας φόρμας ή έκθεσης βρίσκονται συνήθως σε πολλούς πίνακες. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα ερώτημα για να τραβήξετε αυτές τις πληροφορίες από διάφορους πίνακες και να τις συγκεντρώσετε για να τις εμφανίσετε σε μια φόρμα ή έκθεση.

Ένα ερώτημα μπορεί να είναι μια αίτηση για αποτελέσματα δεδομένων από τη βάση δεδομένων σας ή μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την εκτέλεση μιας ενέργειας στα δεδομένα ή μπορεί να είναι και τα δύο. Χρησιμοποιήστε ερωτήματα για να λάβετε απαντήσεις σε απλές ερωτήσεις, να κάνετε υπολογισμούς χρησιμοποιώντας δεδομένα, να συνδυάσετε δεδομένα από διαφορετικούς πίνακες και να προσθέσετε, να αλλάξετε ή να διαγράψετε δεδομένα από μια βάση δεδομένων.

Υπάρχουν πολλοί τύποι ερωτημάτων, αλλά οι δύο βασικοί τύποι είναι οι εξής:

Κύριοι τύποι ερωτημάτων

Χρήση

Επιλογή

Για να ανακτήσετε δεδομένα από ένα πίνακα ή να εκτελέσετε υπολογισμούς.

Ενέργεια

Για να προσθέσετε, να αλλάξετε ή να διαγράψετε δεδομένα. Κάθε εργασία έχει ένα συγκεκριμένο τύπο ερωτήματος ενέργειας. Τα ερωτήματα ενέργειας δεν είναι διαθέσιμα στις εφαρμογές Web της Access.

Φόρμες

Οι φόρμες είναι όπως οι περιπτώσεις εμφάνισης στα καταστήματα — διευκολύνουν την προβολή ή τη λήψη των στοιχείων βάσης δεδομένων που θέλετε. Παρόμοια με τις φόρμες χαρτιού, οι φόρμες της Access είναι αντικείμενα με τα οποία εσείς ή άλλοι χρήστες μπορείτε να προσθέσετε, να επεξεργαστείτε ή να εμφανίσετε τα δεδομένα που είναι αποθηκευμένα στη βάση δεδομένων υπολογιστή της Access. Είναι σημαντικό να σχεδιάσετε τη φόρμα σας με χρήση στο νου. Για παράδειγμα, εάν είναι για πολλούς χρήστες, μια καλά σχεδιασμένη φόρμα σάς βοηθά να κάνετε την καταχώρηση δεδομένων ακριβή, γρήγορη και αποτελεσματική.

Αναφορές

Οι αναφορές προσφέρουν έναν τρόπο για να προβάλετε, να μορφοποιήσετε και να συνοψίσετε πληροφορίες από τη βάση δεδομένων της Access. Για παράδειγμα, δημιουργήστε μια απλή αναφορά αριθμών τηλεφώνου για όλες τις επαφές σας ή μια συνοπτική αναφορά για το σύνολο των πωλήσεων σε διαφορετικές περιοχές και χρονικά διαστήματα.

Οι αναφορές είναι χρήσιμες όταν θέλετε να παρουσιάσετε τις πληροφορίες στη βάση δεδομένων σας για:

  • Εμφάνιση ή διανομή μιας σύνοψης δεδομένων.

  • Αρχειοθέτηση στιγμιότυπων των δεδομένων.

  • Παροχή λεπτομερειών σχετικά με μεμονωμένες εγγραφές.

  • Δημιουργία ετικετών.

Μακροεντολές

Μια μακροεντολή είναι ένα εργαλείο που σας επιτρέπει να αυτοματοποιήσετε εργασίες και να προσθέσετε λειτουργίες στις φόρμες, τις αναφορές και τα στοιχεία ελέγχου σας. Για παράδειγμα, εάν προσθέσετε ένα κουμπί εντολής σε μια φόρμα και συσχετίσετε το συμβάν με το κλικ του κουμπιού σε μια μακροεντολή, τότε εκτελεί μια εντολή κάθε φορά που κάνετε κλικ στο κουμπί.

Η Access παρέχει ένα περιβάλλον σχεδίασης για να σας βοηθήσει να δημιουργήσετε μακροεντολές. Ουσιαστικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια απλοποιημένη γλώσσα προγραμματισμού για να δημιουργήσετε μια λίστα με τις ενέργειες που θα εκτελεστούν. Ορισμένες ενέργειες απαιτούν πρόσθετες πληροφορίες, όπως το πεδίο για να εμφανίσετε το στοιχείο Συμπλήρωση. Το περιβάλλον σχεδίασης διευκολύνει τη δημιουργία μακροεντολών, καθώς επιλέγετε από λίστες ενεργειών και συμπληρώνετε πληροφορίες.

Οι μακροεντολές χρησιμοποιούνται για την αυτοματοποίηση μιας σειράς ενεργειών, την πραγματοποίηση αλλαγών σε δεδομένα σε μια βάση δεδομένων και πολλά άλλα. Μέσα από την προβολή σχεδίασης, οι μακροεντολές παρέχουν ένα υποσύνολο των εντολών που είναι διαθέσιμες στη Visual Basic for Applications (VBA). Οι περισσότεροι χρήστες βρίσκουν ευκολότερη τη δημιουργία μιας μακροεντολής για την προσθήκη λειτουργιών σε φόρμες, αναφορές και στοιχεία ελέγχου από τη σύνταξη κώδικα VBA, αλλά μπορείτε πάντα να μετατρέψετε τις μακροεντολές σε VBA μέσα από την προβολή σχεδίασης.

Ας υποθέσουμε ότι θέλετε να ανοίξετε μια αναφορά απευθείας από μία από τις φόρμες καταχώρησης δεδομένων. Προσθέστε ένα κουμπί στη φόρμα σας και, στη συνέχεια, δημιουργήστε μια μακροεντολή που ανοίγει την αναφορά. Η μακροεντολή μπορεί να είναι είτε μια αυτόνομη μακροεντολή (ένα ξεχωριστό αντικείμενο στη βάση δεδομένων), το οποίο, στη συνέχεια, συνδέεται με το συμβάν OnClick του κουμπιού, είτε η μακροεντολή μπορεί να ενσωματωθεί απευθείας στο συμβάν OnClick του ίδιου του κουμπιού. Σε κάθε περίπτωση, όταν κάνετε κλικ στο κουμπί, εκτελείται η μακροεντολή και ανοίγει την έκθεση.

Λειτουργικές μονάδες

Οι λειτουργικές μονάδες είναι κώδικας VBA τον οποίο γράφετε για την αυτοματοποίηση εργασιών στην εφαρμογή σας και για την εκτέλεση υψηλότερων συναρτήσεων τέλους. Συντάσσετε λειτουργικές μονάδες στη γλώσσα προγραμματισμού VBA. Μια λειτουργική μονάδα είναι μια συλλογή δηλώσεων, δηλώσεων και διαδικασιών που αποθηκεύονται μαζί ως μονάδα.

Σημείωση:  Αυτή η σελίδα έχει μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας πείτε εάν σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά για να το συμβουλεύεστε.

Μια συνδρομή για να αξιοποιήσετε πλήρως τον χρόνο σας

Χρειάζεστε περισσότερη βοήθεια;

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×