Βασικές εργασίες για βάση δεδομένων υπολογιστή της Access

Βασικές εργασίες για βάση δεδομένων υπολογιστή της Access

Οι βάσεις δεδομένων υπολογιστή της Access μπορούν να σας βοηθήσουν με την αποθήκευση και την παρακολούθηση οποιουδήποτε είδους πληροφοριών, όπως το απόθεμα, οι επαφές ή οι επιχειρηματικές διαδικασίες. Ας δούμε τις διαδρομές που μπορείτε να κάνετε για να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων υπολογιστή της Access, να προσθέσετε δεδομένα σε αυτήν και, στη συνέχεια, να μάθουμε σχετικά με τα επόμενα βήματα προς την προσαρμογή και τη χρήση της νέας βάσης δεδομένων.

Σε αυτό το άρθρο

Επιλογή προτύπου

Τα πρότυπα της Access έχουν ενσωματωμένους πίνακες, ερωτήματα, φόρμες και αναφορές που είναι έτοιμα για χρήση. Η επιλογή των προτύπων είναι το πρώτο πράγμα που θα παρατηρήσετε κατά την εκκίνηση της Access και μπορείτε να κάνετε αναζήτηση στο Internet για περισσότερα πρότυπα.

Προβολή προτύπων στην οθόνη εκκίνησης στην Access

  1. Στην Access, κάντε κλικ στην επιλογή "> "Δημιουργία".

  2. Επιλέξτε ένα πρότυπο βάσης δεδομένων υπολογιστή και πληκτρολογήστε ένα όνομα για τη βάση δεδομένων σας στην περιοχή "Όνομα αρχείου".(Εάν δεν βλέπετε ένα πρότυπο που θα σας ήταν πολύκαλό, χρησιμοποιήστετο πλαίσιο "Αναζήτηση προτύπων στοInternet".)

  3. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την προεπιλεγμένη θέση που εμφανίζεται η Access κάτω από το πλαίσιο "Όνομα αρχείου" ή να κάνετε κλικ στο εικονίδιο φακέλου για να επιλέξετε ένα.

  4. Κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία.

Δημιουργία βάσης δεδομένων υπολογιστή της Access από πρότυπο

Ανάλογα με το πρότυπο, ίσως χρειαστεί να κάνετε τα εξής για να ξεκινήσετε:

  • Εάν η Access εμφανίζει ένα παράθυρο διαλόγου "Σύνδεση" με μια κενή λίστα χρηστών:

    1. Κάντε κλικ στην επιλογή "Νέος χρήστης".

    2. Συμπληρώστε τη φόρμα "Λεπτομέρειες χρήστη".

    3. Κάντε κλικ στην επιλογή "& Κλείσιμο".

    4. Επιλέξτε το όνομα χρήστη που μόλις εισαγάγατε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Σύνδεση".

  • Εάν η Access εμφανίσει ένα μήνυμα προειδοποίησης ασφαλείας στη γραμμή μηνυμάτων και εμπιστεύεστε την προέλευση του προτύπου, κάντε κλικ στην επιλογή "Ενεργοποίηση περιεχομένου". Εάν η βάση δεδομένων απαιτεί σύνδεση, συνδεθείτε ξανά.

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα δημιουργία βάσης δεδομένων υπολογιστή της Access από ένα πρότυπο.

Δημιουργία βάσης δεδομένων από την αρχή

Εάν κανένα από τα πρότυπα δεν ταιριάζει στις ανάγκες σας, μπορείτε να ξεκινήσετε με μια κενή βάση δεδομένων υπολογιστή.

  1. Από την Access, κάντε κλικ στην επιλογή ">","Κενή βάση δεδομένων υπολογιστή".

  2. Πληκτρολογήστε ένα όνομα για τη βάση δεδομένων στο πλαίσιο "Όνομα αρχείου".

  3. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την προεπιλεγμένη θέση που εμφανίζεται η Access κάτω από το πλαίσιο "Όνομα αρχείου" ή να κάνετε κλικ στο εικονίδιο φακέλου για να επιλέξετε ένα.

  4. Κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία.

Προσθήκη πίνακα

Σε μια βάση δεδομένων, οι πληροφορίες σας αποθηκεύονται σε πολλούς σχετικούς πίνακες. Για να δημιουργήσετε έναν πίνακα:

  1. Όταν ανοίξετε τη βάση δεδομένων για πρώτη φορά, θα δείτε έναν κενό πίνακα σε προβολή φύλλου δεδομένων όπου μπορείτε να προσθέσετε δεδομένα. Για να προσθέσετε έναν άλλο πίνακα, κάντε κλικ στην καρτέλα "Δημιουργία" > πίνακα. Μπορείτε να ξεκινήσετε την εισαγωγή δεδομένων στο κενό πεδίο (κελί) ή να επικολλήσετε δεδομένα από μια άλλη προέλευση, όπως ένα βιβλίο εργασίας του Excel.

  2. Για να μετονομάσετε μια στήλη (πεδίο), κάντε διπλό κλικ στην επικεφαλίδα της στήλης και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε το νέο όνομα.

Συμβουλή:  Τα χαρακτηριστικά ονόματα σας βοηθούν να γνωρίζετε τι περιέχει κάθε πεδίο, χωρίς να βλέπετε τα περιεχόμενά του.

  1. Κάντε κλικ στα στοιχεία Αρχείο > Αποθήκευση.

  • Για να προσθέσετε περισσότερα πεδία, πληκτρολογήστε τη στήλη "Κάντε κλικ για προσθήκη".

  • Για να μετακινήσετε μια στήλη, επιλέξτε την κάνοντας κλικ στην επικεφαλίδα της στήλης και, στη συνέχεια, σύρετέ τη στο σημείο που θέλετε. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε συνεχόμενες στήλες και να τις σύρετε όλες σε μια νέα θέση.

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα "Εισαγωγή στους πίνακες".

Αντιγραφή και επικόλληση δεδομένων

Μπορείτε να αντιγράψετε και να επικολλήσετε δεδομένα από ένα άλλο πρόγραμμα, όπως το Excel ή το Word, σε έναν πίνακα της Access. Αυτό έχει καλύτερα αποτελέσματα εάν τα δεδομένα διαχωρίζονται σε στήλες. Εάν τα δεδομένα είναι σε ένα πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου, όπως το Word, χρησιμοποιήστε ετικέτες για να διαχωρίσετε τις στήλες ή μετατρέψτε τις σε μορφή πίνακα πριν από την αντιγραφή.

  1. Εάν τα δεδομένα χρειάζονται επεξεργασία, όπως ο διαχωρισμός ονοματεπώνυμων σε ονόματα και επώνυμα, κάντε το πρώτο στο πρόγραμμα προέλευσης.

  2. Ανοίξτε την προέλευση και αντιγράψτε (Ctrl + C) τα δεδομένα.

  3. Ανοίξτε τον πίνακα της Access όπου θέλετε να προσθέσετε τα δεδομένα σε προβολή φύλλου δεδομένων και επικολλήστε τα (Ctrl + V).

  4. Κάντε διπλό κλικ σε κάθε επικεφαλίδα στήλης και πληκτρολογήστε ένα χαρακτηριστικό όνομα.

  5. Κάντε κλικ στην επιλογή > "Αποθήκευση" και δώστε ένα όνομα στον νέο πίνακα.

    Σημείωση:  Η Access ορίζει τον τύπο δεδομένων κάθε πεδίου με βάση τις πληροφορίες που επικολλάτε στην πρώτη γραμμή κάθε στήλης, επομένως βεβαιωθείτε ότι οι πληροφορίες στις ακόλουθες γραμμές ταιριάζουν με την πρώτη γραμμή.

Εισαγωγή ή σύνδεση δεδομένων

Μπορείτε είτε να εισαγάγετε δεδομένα από άλλες προελεύσεις είτε να συνδεθείτε στα δεδομένα από την Access χωρίς να μετακινήσετε τις πληροφορίες από τη θέση όπου είναι αποθηκευμένες. Η σύνδεση μπορεί να είναι μια καλή επιλογή εάν υπάρχουν πολλοί χρήστες που ενημερώνονται τα δεδομένα και θέλετε να βεβαιωθείτε ότι βλέπετε την πιο πρόσφατη έκδοση ή εάν θέλετε να εξοικονομήσετε χώρο αποθήκευσης. Μπορείτε να επιλέξετε εάν θέλετε να συνδεθείτε ή να εισαγάγετε δεδομένα για τις περισσότερες μορφές. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα "Εισαγωγή ή σύνδεση με δεδομένα σε μια άλλη βάση δεδομένων της Access".

Επιλογές καρτέλα "Εξωτερικά δεδομένα" στην Access

Η διαδικασία διαφέρει λίγο ανάλογα με την προέλευση δεδομένων, αλλά με αυτές τις οδηγίες θα ξεκινήσετε:

  1. Στην καρτέλα "Εξωτερικά δεδομένα", κάντε κλικ στη μορφή δεδομένων από την οποία θα γίνει η εισαγωγή ή η σύνδεση. Εάν δεν βλέπετε τη σωστή μορφή, κάντε κλικ στην επιλογή "Περισσότερα".

Σημείωση:  Εάν εξακολουθείτε να μην μπορείτε να βρείτε τη σωστή μορφή, ίσως χρειαστεί να εξαγάγετε τα δεδομένα πρώτα σε μια μορφή αρχείου που υποστηρίζει η Access (όπως σε οριοθετημένο αρχείο κειμένου ).

  1. Ακολουθήστε τις οδηγίες στο παράθυρο διαλόγου "Λήψη εξωτερικών δεδομένων".

Κατά τη σύνδεση, ορισμένες μορφές είναι διαθέσιμες μόνο για ανάγνωση. Εδώ θα βρείτε τις εξωτερικές προελεύσεις από τις οποία μπορείτε να εισαγάγετε δεδομένα ή να συνδεθείτε:

Εισαγωγή

Σύνδεση

Microsoft Excel

Ναι

Ναι
(μόνο για ανάγνωση)

Microsoft Access

Ναι

Ναι

Βάσεις δεδομένων ODBC, όπως ο SQL Server

Ναι

Ναι

Αρχεία κειμένου ή τιμών διαχωρισμένων με κόμματα (CSV)

Ναι

Ναι
(προσθήκη μόνο νέων εγγραφών)

Λίστα του SharePoint

Ναι

Ναι

XML

Ναι

Υπηρεσίες δεδομένων

Ναι
(μόνο για ανάγνωση)

Έγγραφο HTML

Ναι

Ναι

Φάκελος του Outlook

Ναι

Ναι

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα "Εισαγωγή ή σύνδεση με δεδομένα σε μια άλλη βάση δεδομένων της Access".

Οργάνωση δεδομένων με την "Ανάλυση πινάκων"

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον "Οδηγό ανάλυσης πινάκων" για να εντοπίσετε γρήγορα περιττά δεδομένα. Στη συνέχεια, ο οδηγός παρέχει έναν απλό τρόπο για να οργανώσετε τα δεδομένα σε ξεχωριστούς πίνακες. Η Access διατηρεί τον αρχικό πίνακα ως αντίγραφο ασφαλείας.

  1. Ανοίξτε τη βάση δεδομένων της Access που περιέχει τον πίνακα που θέλετε να αναλύσετε.

  2. Κάντε κλικ στην επιλογή "Εργαλεία > "Ανάλυση πίνακα".

    Οι πρώτες δύο σελίδες του οδηγού περιέχουν ένα σύντομο πρόγραμμα εκμάθησης με παραδείγματα. Εάν δείτε ένα πλαίσιο ελέγχου με την ετικέτα "Εμφάνιση εισαγωγικών σελίδων;", επιλέξτε το πλαίσιο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "Πίσω" δύο φορές για να δείτε την εισαγωγή. Εάν δεν θέλετε να δείτε ξανά τις εισαγωγικές σελίδες, καταργήστε την επιλογή "Εμφάνιση εισαγωγικών σελίδων";

Αρχή της σελίδας

Επόμενα βήματα

Η υπόλοιπη διαδικασία σχεδίασης ποικίλλει ανάλογα με το τι θέλετε να κάνετε, αλλά πιθανότατα θέλετε να δημιουργήσετε ερωτήματα, φόρμες, αναφορές και μακροεντολές. Αυτά τα άρθρα μπορούν να σας βοηθήσουν:

Αρχή της σελίδας

Χρειάζεστε περισσότερη βοήθεια;

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×