Δημιουργία οργανογράμματος στο Visio

Ένα οργανόγραμμα (οργανόγραμμα) είναι ένα διάγραμμα μιας ιεραρχίας αναφορών που χρησιμοποιείται συνήθως για την εμφάνιση σχέσεων μεταξύ υπαλλήλων, τίτλων και ομάδων.

Τα οργανογράμματα μπορούν να κυμαίνονται από απλά διαγράμματα, όπως στην παρακάτω εικόνα, έως μεγάλα και σύνθετα διαγράμματα που βασίζονται σε πληροφορίες από μια εξωτερική προέλευση δεδομένων. Τα σχήματα στο οργανόγραμμα μπορούν να εμφανίσουν βασικές πληροφορίες, όπως όνομα και τίτλο, ή λεπτομέρειες, όπως το τμήμα και το κέντρο κόστους. Μπορείτε ακόμη και να προσθέσετε εικόνες στα σχήματα οργανογράμματος.

Οργανόγραμμα

Δημιουργία απλού οργανογράμματος

Όταν θέλετε να δημιουργήσετε ένα μικρό οργανόγραμμα με προεπιλεγμένα πεδία πληροφοριών, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

  1. Στην καρτέλα "Αρχείο", τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στην επιλογή "Δημιουργία",κάντε κλικ στην επιλογή "Οργανόγραμμα", επιλέξτε "Μονάδες μέτρησης" ή "Μονάδες Η.Π.Α." και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Δημιουργία".

  2. Κάντε κλικ στο κουμπί "Άκυρο" όταν δείτε το παράθυρο διαλόγου "Οδηγός οργανογράμματος", εάν θέλετε να δημιουργήσετε μόνο ένα απλό οργανόγραμμα μόνοι σας με προεπιλεγμένα πεδία πληροφοριών.

  3. Οι επιλογές στην καρτέλα Οργανόγραμμα εμφανίζουν διάφορους τύπους σχημάτων, τους οποίους μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για τα μέλη της εταιρείας σας με βάση τις θέσεις τους.

    Σημείωση: Για πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο προσθήκης περισσότερων δεδομένων στα σχήματα, ανατρέξτε στο θέμα "Προσθήκη δεδομένων σε σχήματα".

  4. Για να συνδέσετε αυτόματα τα σχήματα, σύρετε τα δευτερεύοντα σχήματα σε ανώτερα σχήματα σύμφωνα με την ιεραρχία του οργανισμού σας ή μπορείτε να επιλέξετε να συνδεθείτε με μη αυτόματο τρόπο χρησιμοποιώντας τα σχήματα γραμμής σύνδεσης. Πληκτρολογήστε ένα όνομα και έναν τίτλο για κάθε ένα και προσθέστε επίσης μια εικόνα των μελών, εάν θέλετε.

  5. Μπορείτε να τακτοποιήσετε τη διάταξη του οργανογράμματος, το διάστημα μεταξύ των σχημάτων, το ύψος και το πλάτος των σχημάτων, χρησιμοποιώντας τις διάφορες εντολές και επιλογές στην καρτέλα Οργανόγραμμα.

Αυτόματη δημιουργία οργανογράμματος από νέο πίνακα δεδομένων

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη μέθοδο εάν θέλετε να αλλάξετε ή να προσθέσετε περισσότερες πληροφορίες, στη συνέχεια, προεπιλεγμένα πεδία πληροφοριών και δεν έχετε ήδη τα δεδομένα σας σε διαφορετικό αρχείο προγράμματος.

  1. Στην καρτέλα "Αρχείο", τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στην επιλογή "Δημιουργία",κάντε κλικ στην επιλογή "Οργανόγραμμα", επιλέξτε "Μονάδες μέτρησης" ή "Μονάδες Η.Π.Α." και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Δημιουργία".

  2. Στην πρώτη σελίδα του Οδηγού οργανογράμματος,επιλέξτε Πληροφορίες που καταχωρώ χρησιμοποιώντας τον οδηγό και, στη συνέχεια,κάντε κλικ στο κουμπί "Επόμενο".

  3. Επιλέξτε Excel ή Οριοθετημένο κείμενο, πληκτρολογήστε ένα όνομα για το νέο αρχείο και, στη συνέχεια, επιλέξτε Επόμενο.

    Σημείωση: Εάν επιλέξετε το Excel,ανοίγει ένα φύλλο εργασίας του Microsoft Office Excel με δείγμα κειμένου. Εάν επιλέξετε οριοθετημένο κείμενο, ανοίγειμια σελίδα σημειωματάριου της Microsoft με δείγμα κειμένου.

  4. Όταν ανοίξει το Excel ή το Σημειωματάριο, χρησιμοποιήστε το δείγμα κειμένου ως παράδειγμα του τύπου πληροφοριών που περιλαμβάνονται και πληκτρολογήσετε πληροφορίες για το τι υπάρχει εκεί.

    Σημαντικό: Μην διαγράφετε στήλες "Όνομα"Reports_to" αλλά μπορείτε να αλλάξετε, να διαγράψετε ή να προσθέσετε άλλες στήλες που μπορεί να χρειαστείτε για το οργανόγραμμα.

  5. Κλείστε το αρχείο του Excel ή του Σημειωματάριου μετά την προσθήκη των πληροφοριών σας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "Επόμενο" για να συνεχίσετε.

  6. Για να συμπεριλάβετε εικόνες στο οργανόγραμμα, επιλέξτε Να μην συμπεριληφθούν εικόνες στο οργανόγραμμα, διαφορετικά επιλέξτε "Εντοπισμός του φακέλου που περιέχει τις εικόνες της εταιρείας σας". Ακολουθήστε τις υπόλοιπες οδηγίες σε αυτήν τη σελίδα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "Επόμενο" για να συνεχίσετε.

  7. Στην τελευταία σελίδα του οδηγού, μπορείτε να καθορίσετε το μέγεθος του οργανισμού σας που θα εμφανίζεται σε κάθε σελίδα. Μπορείτε να επιλέξετε "Θέλω να καθορίσω το μέγεθος της εταιρείας μου που θα εμφανίζεται σε κάθε σελίδα" ή μπορείτε να επιτρέψετε στον οδηγό να ορίζει αυτόματα κάθε σελίδα, επιλέγοντας ότι θέλω ο οδηγός να αλλάζει αυτόματα το οργανόγραμμα στις σελίδες.

  8. Εάν θέλετε να πραγματοποιήσετε υπερ-σύνδεση και να συγχρονίσετε το σχήμα υπαλλήλου στις σελίδες, ενεργοποιήστε τις επιλογές "Υπερ-σύνδεση" για το σχήμα υπαλλήλου στις σελίδες και Συγχρονίστε το σχήμα υπαλλήλου στις σελίδες.

  9. Αφού κάνετε όλες τις επιλογές σας, κάντε κλικ στο κουμπί "Τέλος".

    Σημείωση: Η συγκεκριμένη βοήθεια είναι διαθέσιμη για τις περισσότερες σελίδες του οδηγού. Για να αποκτήσετε πρόσβαση στη Βοήθεια, πατήστε το πλήκτρο F1 ή κάντε κλικ στο κουμπί "Βοήθεια".

Αυτόματη δημιουργία οργανογράμματος με χρήση μιας υπάρχουσας προέλευσης δεδομένων

Αυτή η μέθοδος είναι καλύτερη εάν οι πληροφορίες που θέλετε να συμπεριλάβετε στο οργανόγραμμα βρίσκονται ήδη σε ένα έγγραφο όπως ένα φύλλο εργασίας του Microsoft Office Excel, ένας κατάλογος του Microsoft Exchange Server, μια προέλευση δεδομένων συμβατή με ODBC ή ένα αρχείο κειμένου Org Plus.

  1. Βεβαιωθείτε ότι ο πίνακας ή το φύλλο εργασίας σας περιέχει στήλες για ονόματα υπαλλήλων, μοναδικά αναγνωριστικά και ποιος αναφέρει σε ποιον.

    Σημείωση: Μπορείτε να ονομάσετε τις στήλες όπως θέλετε. Όταν εκτελείτε τον Οδηγό οργανογράμματος, μπορείτε να προσδιορίσετε ποιες στήλες (ή ονόματα πεδίων) περιέχουν το όνομα, το αναγνωριστικό και την αναφορά.

    • Όνομα υπαλλήλου    Ο τρόπος εμφάνισης των ονομάτων των υπαλλήλων σε αυτό το πεδίο είναι ο τρόπος που εμφανίζονται στα σχήματα του οργανογράμματος.

    • Μοναδικό αναγνωριστικό    Εάν κάθε όνομα δεν είναι μοναδικό, συμπεριλάβετε μια στήλη με ένα μοναδικό αναγνωριστικό, όπως έναν αριθμό αναγνωριστικού υπαλλήλου, για κάθε υπάλληλο.

    • Άτομα στα οποία αναφέρεται ο υπάλληλος    Αυτό το πεδίο πρέπει να περιέχει το μοναδικό αναγνωριστικό κάθε προϊστάμενου, αν το συγκεκριμένο αναγνωριστικό είναι ένα όνομα ή ένας αριθμός αναγνωριστικού. Για τον υπάλληλο που βρίσκεται στην κορυφή του οργανογράμματος, αφήστε αυτό το πεδίο κενό.

  2. Στην καρτέλα "Αρχείο", τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στην επιλογή "Δημιουργία",κάντε κλικ στην επιλογή "Οργανόγραμμα", επιλέξτε "Μονάδες μέτρησης" ή "Μονάδες Η.Π.Α." και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Δημιουργία".

  3. Στην πρώτη σελίδα του οδηγού, επιλέξτε "Πληροφορίες που είναι ήδη αποθηκευμένες σε ένα αρχείο ή βάση δεδομένων" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "Επόμενο" για να συνεχίσετε.

  4. Επιλέξτε τον τύπο αρχείου όπου είναι αποθηκευμένες οι πληροφορίες του οργανισμού σας, κάνοντας κλικ στην επιλογή "Αναζήτηση" και,στη συνέχεια, μεταβείτε στη θέση αυτού του αρχείου. Επιλέξτε τη γλώσσα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε στον οδηγό γραφημάτων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "Επόμενο" για να συνεχίσετε.

  5. Στην επόμενη σελίδα του οδηγού, επιλέξτε τη στήλη (πεδία) στο αρχείο δεδομένων σας που περιέχει τις πληροφορίες που καθορίζουν τον οργανισμό σας, όπως "Όνομα", "Αναφορές προς" και "Όνομα". Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο για να συνεχίσετε.

  6. Στην επόμενη σελίδα του οδηγού, μπορείτε να ορίσετε ποια συγκεκριμένα πεδία θέλετε να εμφανίζονται, χρησιμοποιώντας τα κουμπιά "Προσθήκη" και "Κατάργηση" και τη σειρά εμφάνισης των πεδίων, χρησιμοποιώντας τα κουμπιά "Επάνω" και "Κάτω". Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο για να συνεχίσετε.

  7. Στην επόμενη σελίδα του οδηγού, μπορείτε να επιλέξετε τα πεδία από το αρχείο δεδομένων που θέλετε να προσθέσετε σε σχήματα οργανογράμματος ως πεδία δεδομένων σχήματος. Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο για να συνεχίσετε.

  8. Για να συμπεριλάβετε εικόνες στο οργανόγραμμα, επιλέξτε Να μην συμπεριληφθούν εικόνες στο οργανόγραμμα, διαφορετικά επιλέξτε "Εντοπισμός του φακέλου που περιέχει τις εικόνες της εταιρείας σας". Ακολουθήστε τις υπόλοιπες οδηγίες σε αυτήν τη σελίδα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "Επόμενο" για να συνεχίσετε.

  9. Στην τελευταία σελίδα του οδηγού, μπορείτε να καθορίσετε το μέγεθος του οργανισμού σας που θα εμφανίζεται σε κάθε σελίδα. Μπορείτε να επιλέξετε "Θέλω να καθορίσω το μέγεθος της εταιρείας μου που θα εμφανίζεται σε κάθε σελίδα" ή μπορείτε να επιτρέψετε στον οδηγό να ορίζει αυτόματα κάθε σελίδα, επιλέγοντας ότι θέλω ο οδηγός να αλλάζει αυτόματα το οργανόγραμμα στις σελίδες.

  10. Εάν θέλετε να πραγματοποιήσετε υπερ-σύνδεση και να συγχρονίσετε το σχήμα υπαλλήλου στις σελίδες, ενεργοποιήστε τις επιλογές "Υπερ-σύνδεση" για το σχήμα υπαλλήλου στις σελίδες και Συγχρονίστε το σχήμα υπαλλήλου στις σελίδες.

  11. Αφού κάνετε όλες τις επιλογές σας, κάντε κλικ στο κουμπί "Τέλος".

    Σημείωση: Η συγκεκριμένη βοήθεια είναι διαθέσιμη για τις περισσότερες σελίδες του οδηγού. Για να αποκτήσετε πρόσβαση στη Βοήθεια, πατήστε το πλήκτρο F1 ή κάντε κλικ στο κουμπί "Βοήθεια". 

Εμφάνιση ομάδων χρησιμοποιώντας πλαίσιο ομάδας ή διάστικτες γραμμές

Μετά τη δημιουργία ενός οργανογράμματος, μπορείτε να αλλάξετε τη διάταξη των πληροφοριών, ώστε να απεικονίζουν τις σχέσεις εικονικών ομάδων. Μετακινήστε τα σχετικά σχήματα το ένα κοντά στο άλλο και, στη συνέχεια, προσθέστε διάστικτες γραμμές σύνδεσης για να δείξετε τις δευτερεύουσες δομές αναφοράς ή χρησιμοποιήστε το σχήμα Πλαίσιο ομάδας για να επισημάνετε μια εικονική ομάδα. Η αναφορά με τη διάστικτη γραμμή συμπεριφέρεται όπως μια συνηθισμένη γραμμή σύνδεσης. Το πλαίσιο ομάδας είναι ουσιαστικά ένα τροποποιημένο σχήμα ορθογωνίου που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να ομαδοποιήτε οπτικά και να ονομάσετε ομάδες.

Οργανόγραμμα με Πλαίσιο ομάδας και σχέση διάστικτης γραμμής

Ενημέρωση οργανογραμμάτων που δημιουργούνται

Για να απεικονίσετε τις αλλαγές στη δομή μιας εταιρείας, πρέπει να ενημερώσετε το οργανόγραμμα με μη αυτόματο τρόπο ή να δημιουργήσετε ένα νέο γράφημα. Εάν δημιουργήσετε ένα νέο γράφημα, δεν περιλαμβάνονται προσαρμογές στο προηγούμενο γράφημα στο νέο γράφημα. Εάν έχουν προστεθεί θέματα ή φωτογραφίες σε σχήματα, πρέπει να προστεθούν ξανά για να μοιάζουν τα γραφήματα.

Εάν τα σχήματα είναι συνδεδεμένα με δεδομένα, τα δεδομένα ενημερώνονται κανονικά κατά την εκτέλεση της ανανέωσης δεδομένων,αλλά μόνο μέσα σε υπάρχοντα σχήματα. Η ανανέωση των δεδομένων δεν προσθέτει ή καταργεί σχήματα.

Δημιουργία απλού οργανογράμματος

Αυτή η μέθοδος είναι καλύτερη για τη δημιουργία ενός μικρού οργανογράμματος με προεπιλεγμένα πεδία πληροφοριών. Τα προεπιλεγμένα πεδία είναι:

  • Τμήμα

  • Τηλέφωνο

  • Όνομα

  • Τίτλος

  • Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο

  • Στην καρτέλα "Αρχείο", τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στην επιλογή "Δημιουργία",τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στην επιλογή "Επιχειρήσεις"και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Οργανόγραμμα.

  • Από το στάμπο "Σχήματα οργανογράμματος" στο παράθυρο "Σχήματα", σύρετε το σχήμα ανώτατου επιπέδου για τον οργανισμό σας,όπως "Στέλεχος", στη σελίδα.

  • Με επιλεγμένο το σχήμα, πληκτρολογήστε ένα όνομα και έναν τίτλο για το σχήμα. Για παράδειγμα, μπορεί να έχετε ένα στέλεχος με το όνομα Αλέξανδρος Κινήνης, ο οποίος να έχει τον τίτλο του Προέδρου.

    Σημείωση: Για πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο προσθήκης περισσότερων δεδομένων στα σχήματα, ανατρέξτε στο θέμα "Προσθήκη δεδομένων σε σχήματα".

  • Από το στάμπο "Σχήματα οργανογράμματος" στο παράθυρο "Σχήματα", σύρετε ένα σχήμα για το πρώτο δευτερεύον άτομο στο ανώτερο σχήμα. Με τον τρόπο αυτό γίνεται αυτόματη σύνδεση των δύο σε μια ιεραρχία.

    Συμβουλή: Για να δημιουργήσετε τις συνδέσεις, πρέπει να αποθέσετε το δευτερεύον σχήμα στο κέντρο του ανώτερου σχήματος.

  • Για να ολοκληρώσετε το οργανόγραμμά σας, συνεχίστε να σύρετε τα σχήματα υφισταμένου επάνω στα σχήματα προϊσταμένου και πληκτρολογήστε όνομα και τίτλο για κάθε ένα από αυτά.

Αυτόματη δημιουργία οργανογράμματος από νέο πίνακα δεδομένων

Αυτή η μέθοδος είναι καλύτερη εάν τα προεπιλεγμένα πεδία πληροφοριών δεν ταιριάζουν με αυτά που χρειάζεστε και δεν έχετε ήδη τα δεδομένα σας σε διαφορετικό πρόγραμμα.

  1. Στην καρτέλα "Αρχείο", τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στην επιλογή "Δημιουργία",τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στην επιλογή "Επιχειρήσεις"και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Οδηγός οργανογράμματος".

  2. Στην πρώτη σελίδα του οδηγού, επιλέξτε Πληροφορίες που εισάγω, χρησιμοποιώντας τον οδηγό και, στη συνέχεια, επιλέξτε Επόμενο.

  3. Επιλέξτε Excel ή Οριοθετημένο κείμενο, πληκτρολογήστε ένα όνομα για το νέο αρχείο και, στη συνέχεια, επιλέξτε Επόμενο.

    Σημείωση: Εάν επιλέξετε το Excel,ανοίγει ένα φύλλο εργασίας του Microsoft Office Excel με δείγμα κειμένου. Εάν επιλέξετε οριοθετημένο κείμενο, ανοίγειμια σελίδα σημειωματάριου της Microsoft με δείγμα κειμένου.

  4. Όταν ανοίξει το Excel ή το Σημειωματάριο, χρησιμοποιήστε το δείγμα κειμένου ως παράδειγμα του τύπου πληροφοριών που περιλαμβάνονται και πληκτρολογήσετε πληροφορίες για το τι υπάρχει εκεί.

    Σημαντικό: Πρέπει να διατηρήσετε τις στήλες "Όνομα"και "Αναφορές", αλλά μπορείτε να αλλάξετε, να διαγράψετε ή να προσθέσετε άλλες στήλες.

  5. Τερματίστε το Excel ή το Σημειωματάριο και, στη συνέχεια, ολοκληρώστε τον οδηγό.

    Σημείωση: Η συγκεκριμένη βοήθεια είναι διαθέσιμη για τις περισσότερες σελίδες του οδηγού. Για να αποκτήσετε πρόσβαση στη Βοήθεια, πατήστε το πλήκτρο F1 ή κάντε κλικ στο κουμπί "Βοήθεια".

Αυτόματη δημιουργία οργανογράμματος με χρήση μιας υπάρχουσας προέλευσης δεδομένων

Αυτή η μέθοδος είναι καλύτερη εάν οι πληροφορίες που θέλετε να συμπεριλάβετε στο οργανόγραμμα βρίσκονται ήδη σε ένα έγγραφο, όπως ένα φύλλο εργασίας του Microsoft Office Excel ή έναν κατάλογο του Microsoft Exchange Server.

  1. Βεβαιωθείτε ότι ο πίνακας ή το φύλλο εργασίας σας περιέχει στήλες για ονόματα υπαλλήλων, μοναδικά αναγνωριστικά και ποιος αναφέρει σε ποιον.

    Σημείωση: Μπορείτε να ονομάσετε τις στήλες όπως θέλετε. Όταν εκτελείτε τον Οδηγό οργανογράμματος, μπορείτε να προσδιορίσετε ποιες στήλες (ή ονόματα πεδίων) περιέχουν το όνομα, το αναγνωριστικό και την αναφορά.

    • Όνομα υπαλλήλου    Ο τρόπος εμφάνισης των ονομάτων των υπαλλήλων σε αυτό το πεδίο είναι ο τρόπος που εμφανίζονται στα σχήματα του οργανογράμματος.

    • Μοναδικό αναγνωριστικό    Εάν κάθε όνομα δεν είναι μοναδικό, συμπεριλάβετε μια στήλη με ένα μοναδικό αναγνωριστικό, όπως έναν αριθμό αναγνωριστικού υπαλλήλου, για κάθε υπάλληλο.

    • Άτομα στα οποία αναφέρεται ο υπάλληλος    Αυτό το πεδίο πρέπει να περιέχει το μοναδικό αναγνωριστικό κάθε προϊστάμενου, αν το συγκεκριμένο αναγνωριστικό είναι ένα όνομα ή ένας αριθμός αναγνωριστικού. Για τον υπάλληλο που βρίσκεται στην κορυφή του οργανογράμματος, αφήστε αυτό το πεδίο κενό.

  2. Στην καρτέλα "Αρχείο", τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στην επιλογή "Δημιουργία",τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στην επιλογή "Επιχειρήσεις"και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Οδηγός οργανογράμματος".

  3. Στην πρώτη σελίδα του οδηγού, επιλέξτε "Πληροφορίες που είναι ήδη αποθηκευμένες σε ένα αρχείο ή βάση δεδομένων".

  4. Κάντε κλικ στοκουμπί "Επόμενο" και ακολουθήστε τα υπόλοιπα βήματα του οδηγού.

    Σημείωση: Η συγκεκριμένη βοήθεια είναι διαθέσιμη για τις περισσότερες σελίδες του οδηγού. Για να αποκτήσετε πρόσβαση στη Βοήθεια, πατήστε το πλήκτρο F1 ή κάντε κλικ στο κουμπί "Βοήθεια".

Εμφάνιση ομάδων χρησιμοποιώντας πλαίσιο ομάδας ή διάστικτες γραμμές

Μετά τη δημιουργία ενός οργανογράμματος, μπορείτε να αλλάξετε τη διάταξη των πληροφοριών, ώστε να απεικονίζουν τις σχέσεις εικονικών ομάδων. Μετακινήστε τα σχετικά σχήματα το ένα κοντά στο άλλο και, στη συνέχεια, προσθέστε διάστικτες γραμμές σύνδεσης για να δείξετε τις δευτερεύουσες δομές αναφοράς ή χρησιμοποιήστε το σχήμα Πλαίσιο ομάδας για να επισημάνετε μια εικονική ομάδα. Η αναφορά με τη διάστικτη γραμμή συμπεριφέρεται όπως μια συνηθισμένη γραμμή σύνδεσης. Το πλαίσιο ομάδας είναι ουσιαστικά ένα τροποποιημένο σχήμα ορθογωνίου που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να ομαδοποιήτε οπτικά και να ονομάσετε ομάδες.

Οργανόγραμμα με Πλαίσιο ομάδας και σχέση διάστικτης γραμμής

Ενημέρωση οργανογραμμάτων που δημιουργούνται

Για να απεικονίσετε τις αλλαγές στη δομή μιας εταιρείας, πρέπει να ενημερώσετε το οργανόγραμμα με μη αυτόματο τρόπο ή να δημιουργήσετε ένα νέο γράφημα. Εάν δημιουργήσετε ένα νέο γράφημα, δεν περιλαμβάνονται προσαρμογές στο προηγούμενο γράφημα στο νέο γράφημα. Εάν έχουν προστεθεί θέματα ή φωτογραφίες σε σχήματα, πρέπει να προστεθούν ξανά για να μοιάζουν τα γραφήματα.

Εάν τα σχήματα είναι συνδεδεμένα με δεδομένα, τα δεδομένα ενημερώνονται κανονικά κατά την εκτέλεση της ανανέωσης δεδομένων,αλλά μόνο μέσα σε υπάρχοντα σχήματα. Η ανανέωση των δεδομένων δεν προσθέτει ή καταργεί σχήματα.

Δημιουργία απλού οργανογράμματος

Αυτή η μέθοδος είναι καλύτερη για τη δημιουργία ενός μικρού οργανογράμματος με προεπιλεγμένα πεδία πληροφοριών. Τα προεπιλεγμένα πεδία είναι:

  • Τμήμα

  • Τηλέφωνο

  • Όνομα

  • Τίτλος

  • Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο

  • Στο μενού "Αρχείο", τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στην επιλογή "Δημιουργία",τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στην επιλογή "Επιχειρήσεις"και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Οργανόγραμμα.

  • Από το στάμπο "Σχήματα οργανογράμματος" στο παράθυρο "Σχήματα", σύρετε το σχήμα ανώτατου επιπέδου για τον οργανισμό σας,όπως "Στέλεχος", στη σελίδα.

  • Με επιλεγμένο το σχήμα, πληκτρολογήστε ένα όνομα και έναν τίτλο για το σχήμα. Για παράδειγμα, μπορεί να έχετε ένα στέλεχος με το όνομα Αλέξανδρος Κινήνης, ο οποίος να έχει τον τίτλο του Προέδρου.

  • Από το στάμπο "Σχήματα οργανογράμματος" στο παράθυρο "Σχήματα", σύρετε ένα σχήμα για το πρώτο δευτερεύον άτομο στο ανώτερο σχήμα. Με τον τρόπο αυτό γίνεται αυτόματη σύνδεση των δύο σε μια ιεραρχία.

    Συμβουλή: Για να δημιουργήσετε τις συνδέσεις, πρέπει να αποθέσετε το δευτερεύον σχήμα στο κέντρο του ανώτερου σχήματος.

  • Για να ολοκληρώσετε το οργανόγραμμά σας, συνεχίστε να σύρετε τα σχήματα υφισταμένου επάνω στα σχήματα προϊσταμένου και πληκτρολογήστε όνομα και τίτλο για κάθε ένα από αυτά.

Αυτόματη δημιουργία οργανογράμματος από νέο πίνακα δεδομένων

Αυτή η μέθοδος είναι καλύτερη εάν τα προεπιλεγμένα πεδία πληροφοριών δεν ταιριάζουν με αυτά που χρειάζεστε και δεν έχετε ήδη τα δεδομένα σας σε διαφορετικό πρόγραμμα.

  1. Στο μενού "Αρχείο", τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στην επιλογή "Δημιουργία", τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στην επιλογή "Επιχειρήσεις" και,στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Οδηγός οργανογράμματος".

  2. Στην πρώτη σελίδα του οδηγού, επιλέξτε Πληροφορίες που εισάγω, χρησιμοποιώντας τον οδηγό και, στη συνέχεια, επιλέξτε Επόμενο.

  3. Επιλέξτε Excel ή Οριοθετημένο κείμενο, πληκτρολογήστε ένα όνομα για το νέο αρχείο και, στη συνέχεια, επιλέξτε Επόμενο.

    Σημείωση: Εάν επιλέξετε το Excel,ανοίγει ένα φύλλο εργασίας του Microsoft Office Excel με δείγμα κειμένου. Εάν επιλέξετε οριοθετημένο κείμενο, ανοίγειμια σελίδα σημειωματάριου της Microsoft με δείγμα κειμένου.

  4. Όταν ανοίξει το Excel ή το Σημειωματάριο, χρησιμοποιήστε το δείγμα κειμένου ως παράδειγμα του τύπου πληροφοριών που περιλαμβάνονται και πληκτρολογήσετε πληροφορίες για το τι υπάρχει εκεί.

    Σημαντικό: Πρέπει να διατηρήσετε τις στήλες "Όνομα"και "Αναφορές", αλλά μπορείτε να αλλάξετε, να διαγράψετε ή να προσθέσετε άλλες στήλες.

  5. Τερματίστε το Excel ή το Σημειωματάριο και, στη συνέχεια, ολοκληρώστε τον οδηγό.

    Σημείωση: Η συγκεκριμένη βοήθεια είναι διαθέσιμη για τις περισσότερες σελίδες του οδηγού. Για να αποκτήσετε πρόσβαση στη Βοήθεια, πατήστε το πλήκτρο F1 ή κάντε κλικ στο κουμπί "Βοήθεια".

Αυτόματη δημιουργία οργανογράμματος με χρήση μιας υπάρχουσας προέλευσης δεδομένων

Αυτή η μέθοδος είναι καλύτερη εάν οι πληροφορίες που θέλετε να συμπεριλάβετε στο οργανόγραμμα βρίσκονται ήδη σε ένα έγγραφο, όπως ένα φύλλο εργασίας του Microsoft Office Excel ή έναν κατάλογο του Microsoft Exchange Server.

  1. Βεβαιωθείτε ότι ο πίνακας ή το φύλλο εργασίας σας περιέχει στήλες για ονόματα υπαλλήλων, μοναδικά αναγνωριστικά και ποιος αναφέρει σε ποιον.

    Σημείωση: Μπορείτε να ονομάσετε τις στήλες όπως θέλετε. Όταν εκτελείτε τον Οδηγό οργανογράμματος, μπορείτε να προσδιορίσετε ποιες στήλες (ή ονόματα πεδίων) περιέχουν το όνομα, το αναγνωριστικό και την αναφορά.

    • Όνομα υπαλλήλου    Ο τρόπος εμφάνισης των ονομάτων των υπαλλήλων σε αυτό το πεδίο είναι ο τρόπος που εμφανίζονται στα σχήματα του οργανογράμματος.

    • Μοναδικό αναγνωριστικό    Εάν κάθε όνομα δεν είναι μοναδικό, συμπεριλάβετε μια στήλη με ένα μοναδικό αναγνωριστικό, όπως έναν αριθμό αναγνωριστικού υπαλλήλου, για κάθε υπάλληλο.

    • Άτομα στα οποία αναφέρεται ο υπάλληλος    Αυτό το πεδίο πρέπει να περιέχει το μοναδικό αναγνωριστικό κάθε προϊστάμενου, αν το συγκεκριμένο αναγνωριστικό είναι ένα όνομα ή ένας αριθμός αναγνωριστικού. Για τον υπάλληλο που βρίσκεται στην κορυφή του οργανογράμματος, αφήστε αυτό το πεδίο κενό.

  2. Στο μενού "Αρχείο", τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στην επιλογή "Δημιουργία", τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στην επιλογή "Επιχειρήσεις" και,στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Οδηγός οργανογράμματος".

  3. Στην πρώτη σελίδα του οδηγού, επιλέξτε "Πληροφορίες που είναι ήδη αποθηκευμένες σε ένα αρχείο ή βάση δεδομένων".

  4. Κάντε κλικ στοκουμπί "Επόμενο" και ακολουθήστε τα υπόλοιπα βήματα του οδηγού.

    Σημείωση: Η συγκεκριμένη βοήθεια είναι διαθέσιμη για τις περισσότερες σελίδες του οδηγού. Για να αποκτήσετε πρόσβαση στη Βοήθεια, πατήστε το πλήκτρο F1 ή κάντε κλικ στο κουμπί "Βοήθεια".

Αρχή της σελίδας

Εμφάνιση ομάδων χρησιμοποιώντας πλαίσιο ομάδας ή διάστικτες γραμμές

Μετά τη δημιουργία ενός οργανογράμματος, μπορείτε να αλλάξετε τη διάταξη των πληροφοριών, ώστε να απεικονίζουν τις σχέσεις εικονικών ομάδων. Μετακινήστε τα σχετικά σχήματα το ένα κοντά στο άλλο και, στη συνέχεια, προσθέστε διάστικτες γραμμές σύνδεσης για να δείξετε τις δευτερεύουσες δομές αναφοράς ή χρησιμοποιήστε το σχήμα Πλαίσιο ομάδας για να επισημάνετε μια εικονική ομάδα. Η αναφορά με τη διάστικτη γραμμή συμπεριφέρεται όπως μια συνηθισμένη γραμμή σύνδεσης. Το πλαίσιο ομάδας είναι ουσιαστικά ένα τροποποιημένο σχήμα ορθογωνίου που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να ομαδοποιήτε οπτικά και να ονομάσετε ομάδες.

Οργανόγραμμα με Πλαίσιο ομάδας και σχέση διάστικτης γραμμής

Ενημέρωση οργανογραμμάτων που δημιουργούνται

Για να απεικονίσετε τις αλλαγές στη δομή μιας εταιρείας, πρέπει να ενημερώσετε το οργανόγραμμα με μη αυτόματο τρόπο ή να δημιουργήσετε ένα νέο γράφημα. Εάν δημιουργήσετε ένα νέο γράφημα, δεν περιλαμβάνονται προσαρμογές στο προηγούμενο γράφημα στο νέο γράφημα. Εάν έχουν προστεθεί θέματα ή φωτογραφίες σε σχήματα, πρέπει να προστεθούν ξανά για να μοιάζουν τα γραφήματα.

Εάν τα σχήματα είναι συνδεδεμένα με δεδομένα, τα δεδομένα ενημερώνονται κανονικά κατά την εκτέλεση της ανανέωσης δεδομένων,αλλά μόνο μέσα σε υπάρχοντα σχήματα. Η ανανέωση των δεδομένων δεν προσθέτει ή καταργεί σχήματα.

Δείτε επίσης

Βίντεο: Δημιουργία οργανογράμματος

Αυτόματη δημιουργία οργανογράμματος από δεδομένα υπαλλήλων

Δημιουργία οργανογράμματος χωρίς εξωτερικά δεδομένα

Δημιουργία οργανογράμματος με χρήση του Visio για το web

Εμφάνιση ή απόκρυψη πληροφοριών σε οργανόγραμμα του Visio

Διάταξη των σχημάτων στο οργανόγραμμα

Πληροφορίες για την παραβίαση του οργανογράμματος σε πολλές σελίδες

Εύρεση δείγματος οργανογράμματος προτύπων και διαγραμμάτων του Visio 

Δημιουργήστε διαγράμματα του Visio με οθόνη αφής

Χρειάζεστε περισσότερη βοήθεια;

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×