Δημιουργία χώρου συνεργασίας έργου στο SharePoint

Το SharePoint επιτρέπει στις εταιρείες να βρίσκουν λύσεις σε συνηθισμένα προβλήματα των επιχειρήσεων, χρησιμοποιώντας έτοιμα τμήματα Web και εφαρμογές. Τα μοναδικά επιχειρηματικά σενάρια θα καθορίζουν τον τύπο της τοποθεσίας και των τμημάτων Web που θα χρησιμοποιηθούν. Χρησιμοποιήστε την παρακάτω ιστορία για να δείτε τον τρόπο με τον οποίο οι διαφορετικοί τύποι ρόλων και τμημάτων σε οποιαδήποτε εταιρεία μπορούν να συνεργαστούν για να καλύψουν τις ανάγκες των χρηστών και των επιχειρηματικών τους στόχων. 

Ρίξτε μια ματιά σε άλλους εμπνευσμένους πόρους:

Σενάριο: μια ομάδα προϊόντων πρέπει να δημιουργήσει έναν κοινόχρηστο και ασφαλή χώρο για την αποθήκευση εγγράφων, την κοινή χρήση ενημερώσεων κατάστασης και την επικοινωνία 

Η Megan είναι ένας διαχειριστής έργου ο οποίος είναι υπεύθυνος για την καθοδήγηση μιας ομάδας που εργάζεται για την αποδέσμευση ενός νέου προϊόντος στους επόμενους 6 μήνες. Γνωρίζει ότι χρειάζεται μια θέση για την αποθήκευση εγγράφων ομάδας, τη συνεργασία σε περιεχόμενο, την κοινή χρήση ενημερώσεων για τα νέα του Project και την επικοινωνία με την ομάδα. Προς το παρόν, η ομάδα της Megan χρησιμοποιεί το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ως την κύρια μορφή επικοινωνίας και ορισμένα έγγραφα του έργου αποθηκεύονται σε μια κοινόχρηστη θέση, αλλά δεν είναι δυνατή η ασφαλής πρόσβαση εκτός του Office ή σε κινητή συσκευή.

Στόχοι σεναρίου:

  • Δημιουργία μίας ενοποιημένης θέσης για τις ειδήσεις του Project, τη συνεργασία ομάδας και την επικοινωνία με το Project

  • Ενεργοποίηση πιο αποτελεσματικών τρόπων επικοινωνίας με τη χρήση συνομιλίας σε πραγματικό χρόνο και τη διάσκεψη με βίντεο

  • Ενοποίηση πόρων ομάδας, όπως ένα ημερολόγιο ομάδας, μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το OneNoteκαι το εργαλείο διαχείρισης εργασιών

  • Αποθηκεύστε με ασφάλεια αρχεία και φακέλους σε ένα σημείο στο οποίο μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση απομακρυσμένα σε οποιαδήποτε συσκευή

Βήματα για τη δημιουργία της τοποθεσίας:

Προγραμματισμός της τοποθεσίας-ημέρα 1/2

Η Μέγκαν ξεκινά με την ανταλλαγή ιδεών με έναν άλλο διαχειριστή έργου ο οποίος έχει δημιουργήσει μια παρόμοια τοποθεσία στο παρελθόν. Μαθαίνει ότι ο καλύτερος τρόπος για να ξεκινήσετε την τοποθεσία του έργου είναι να ζητήσετε από την ομάδα της σχόλια σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο προτιμούν να επικοινωνούν, να συνεργάζονται και τους τύπους των δυνατοτήτων που θα είναι οι πιο πολύτιμες για τη νέα τοποθεσία έργου. Η Μέγκαν προσδιορίζει τις κορυφαίες προτεραιότητες των ομάδων της και αρχίζει να συλλέγει έγγραφα, εικόνες και άλλο περιεχόμενο.

Η Μέγκαν καθορίζει ότι μια τοποθεσία ομάδας του SharePoint θα ανταποκρίνεται καλύτερα στις ανάγκες της ομάδας και του έργου της. Ωστόσο, μια τοποθεσία ομάδας του SharePoint δεν επιτρέπει τη συνομιλία σε πραγματικό χρόνο, εκτός εάν ενσωματώσετε το Microsoft teams. Η Megan λειτουργεί παράλληλα με το διαχειριστή μισθωτών του SharePoint για να εξασφαλίσει ότι το Microsoft teams είναι διαθέσιμο. Μαθαίνει ότι η εταιρεία της έχει ήδη δικαίωμα να χρησιμοποιεί το Microsoft teams και το μόνο που χρειάζεται είναι να βεβαιωθεί ότι η τοποθεσία της ομάδας της είναι συνδεδεμένη με μια ομάδα του Office 365.  

Τώρα, η Μέγκαν είναι έτοιμη να ξεκινήσει τη δημιουργία του χώρου εργασίας και της τοποθεσίας ομάδαςτου Office 365 που έχει συνδεθεί.

Δημιουργία της τοποθεσίας-1/2 Day

Η Megan δημιουργεί μια τοποθεσία ομάδας του SharePoint, συνδέει την τοποθεσία με μια ομάδα του Office 365 και δημιουργεί μια συνδεδεμένη ομάδα της Microsoft. Με τη σύνδεση με την ομάδα, δίνει αυτόματα στην ομάδα της πρόσβαση σε κοινόχρηστους πόρους, όπως ένα ημερολόγιο ομάδας, το OneNote, το Planner και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Διαχείριση της τοποθεσίας-σε εξέλιξη

  • Εβδομαδιαία, η Megan δημοσιεύει ενημερώσεις κατάστασης έργου με τη μορφή δημοσιεύσεων ειδήσεων που μπορούν να αναζητηθούν, να εμφανίζονται στο τμήμα Web ειδήσεων και να καταχωρούνται αυτόματα στο κανάλι teams

  • Η Μέγκαν αναζητάει την τοποθεσία ομάδας ημι-μηνιαία για να εξασφαλίσει ότι οι προθεσμίες και τα νέα του έργου είναι ενημερωμένα

  • Όταν ξεκινήσει το έργο, η Megan σχεδιάζει να αναθεωρήσει τμήματα του περιεχομένου και των τμημάτων Web της τοποθεσίας, ώστε να προσαρμοστεί στο νέο ρυθμό επιχειρηματικής υποστήριξης του προϊόντος

  • Σε μηνιαία βάση, η Μέγκαν φιλοξενεί τα Live Q&τις περιόδους λειτουργίας που φιλοξενούνται από τη Microsoft Streamκαι συγχρονίζονται αυτόματα με την καρτέλα "ροή" στο κανάλι "ομάδες" 

Αποτελέσματα

  • Εξουσιοδοτεί τα μέλη της ομάδας να παραμένουν συνδεδεμένα σε βασικές ενημερώσεις και να επεκτείνουν τις συνομιλίες μέσω διαρκούς συνομιλίας και διάσκεψης με βίντεο

  • Αύξησε την παραγωγικότητα της ομάδας, επιτρέποντας στα μέλη της ομάδας να συνεργάζονται για το περιεχόμενο των ομάδων ή του SharePoint όπου μπορεί να εργάζονται

  • Μείωσε τον όγκο των συσκέψεων και του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πριν από την έναρξη της τοποθεσίας ομάδας αυξάνοντας την ενημέρωση των πληροφοριών

  • Ενεργοποίηση των απομακρυσμένων μελών της ομάδας για αποτελεσματικότερη λειτουργία

Νέα τοποθεσία ομάδας:

Εικόνα μιας τοποθεσίας ομάδας με χρονόμετρο αντίστροφης μέτρησης, άρθρο ειδήσεων και Planner

Περισσότερη έμπνευση για τη δημιουργία τοποθεσίας:

βιβλίου "Εμφάνιση του SharePoint

Καθοδηγούμενη αναλυτικές παρουσιάσεις: δημιουργία τοποθεσιών

Βιβλιοθήκη παραγωγικότητας του Microsoft 365

Εκπαίδευση για τον σύγχρονο χώρο εργασίας 

Microsoft Tech Community-οδηγός υιοθέτησης

Σχεδιασμός της τοποθεσίας σας SharePoint

Βίντεο: Δημιουργία τοποθεσίας επικοινωνίας ή ομάδας

Σημείωση:  Αυτή η σελίδα έχει μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας πείτε εάν σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά για να το συμβουλεύεστε.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×