Εισαγωγή στα διαχειριζόμενα μετα-δεδομένα στο SharePoint

Αυτό το άρθρο παρέχει μια επισκόπηση ορισμένων από τις βασικές έννοιες που σχετίζονται με την εργασία με τις νέες δυνατότητες διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων στο SharePoint Server. Περιγράφει τον τρόπο με τον οποίο οι νέες δυνατότητες διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων παρέχουν υποστήριξη για την εφαρμογή επίσημων ταξινομήσεων μέσω διαχειριζόμενων όρων. Εξηγεί επίσης τον τρόπο με τον οποίο λειτουργούν οι κοινωνικές ετικέτες και τον τρόπο που σχετίζονται με τις δυνατότητες διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων, όπως οι διαχειριζόμενοι όροι και οι λέξεις-κλειδιά για επιχειρήσεις.

Σε αυτό το άρθρο

Δυνατότητες διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων

Βασικοί όροι και έννοιες

Ταξινόμηση

Folksonomy

Συνόλου όρων

Όρος

Διαχειριζόμενοι όροι

Εταιρικές λέξεις-κλειδιά

Ομαδοποίηση

Εργαλείο διαχείρισης χώρου αποθήκευσης όρων

Στήλη διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων

Στήλη εταιρικών λέξεων-κλειδιών

Ετικέτες κοινού

Ετικετών

Σενάρια μετα-δεδομένων: από ταξινομήσεις έως folksonomies

Πλεονεκτήματα διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων

Διαχείριση μεταδεδομένων

Σχεδιασμός και ρύθμιση παραμέτρων διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων

Δημιουργία και διαχείριση συνόλων όρων

Εφαρμογή μετα-δεδομένων

Προσθήκη ετικετών σε περιεχόμενο με διαχειριζόμενους όρους

Προσθήκη ετικετών σε περιεχόμενο με εταιρικές λέξεις-κλειδιά

Προσθήκη ετικετών σε περιεχόμενο με ετικέτες κοινωνικής δικτύωσης

Δυνατότητες διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων

Οι νέες δυνατότητες διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων στο SharePoint Server ενεργοποιούνται από μια νέα εφαρμογή υπηρεσίας διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων που παρέχει υποστήριξη για δύο βασικά στοιχεία:

  • Δημοσίευση τύπου περιεχομένου    Η κοινή χρήση τύπων περιεχομένου σε συλλογές τοποθεσιών και εφαρμογές Web. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη δημοσίευση τύπου περιεχομένου, ανατρέξτε στο θέμα Εισαγωγή στους τύπους περιεχομένου και τη δημοσίευση τύπου περιεχομένου.

  • Ταξινομήσεις    Τη δημιουργία και τη διαχείριση ιεραρχικών συλλογών κεντρικών διαχειριζόμενων όρων (που ονομάζονται σύνολα όρων) που μπορούν να χρησιμοποιηθούν ως χαρακτηριστικά για στοιχεία σε τοποθεσίες του SharePoint. Αυτά τα σύνολα όρων μπορούν να κοινοποιηθούν σε συλλογές τοποθεσιών και εφαρμογές Web. Τα σύνολα όρων μπορούν να δημιουργηθούν και να ρυθμιστούν μέσω μιας δυνατότητας που ονομάζεται εργαλείο διαχείρισης χώρου αποθήκευσης όρων.

Αρχή της σελίδας

Βασικοί όροι και έννοιες

Υπάρχουν αρκετοί βασικοί όροι και έννοιες που είναι χρήσιμο να κατανοήσετε κατά την εργασία με τις διάφορες δυνατότητες μετα-δεδομένων στο SharePoint Server. Η κατανόηση αυτών των εννοιών θα σας βοηθήσει να κατανοήσετε τις εννοιολογικές πληροφορίες που εξηγούνται παρακάτω σε αυτό το άρθρο και σε άλλα άρθρα σχετικά με τις δυνατότητες διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων.

Ταξινόμηση

Μια ταξινόμηση είναι μια ιεραρχική ταξινόμηση των λέξεων, των ετικετών ή των όρων που είναι οργανωμένοι σε ομάδες με βάση τις ομοιότητες. Μια ταξινόμηση μπορεί να οριστεί και να διαχειρίζεται κεντρικά από ένα ή περισσότερα άτομα. Το διεθνές πρότυπο βιομηχανικής ταξινόμησης (ISIC), το οποίο αναπτύχθηκε από τα Ηνωμένα Έθνη, είναι ένα διάσημο παράδειγμα μιας βιομηχανικής ταξινόμησης που χρησιμοποιείται για την ταξινόμηση των οικονομικών δεδομένων. Οι ταξινομήσεις είναι χρήσιμες, επειδή παρέχουν μια λογική, ιεραρχική δομή των μετα-δεδομένων που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την ταξινόμηση των πληροφοριών με συνέπεια.

Αρχή της σελίδας

Folksonomy

Το Folksonomy είναι η ταξινόμηση που προκύπτει όταν οι χρήστες της τοποθεσίας Web εφαρμόζουν συνεργατικές λέξεις, ετικέτες ή όρους σε περιεχόμενο σε μια τοποθεσία. Εάν έχετε δει ποτέ ένα σύννεφο ετικετών σε μια τοποθεσία Web, τότε έχετε δει μια απεικόνιση ενός Folksonomy. Η παρακάτω εικόνα εμφανίζει ένα τμήμα Web σύννεφο ετικετών σε μια τοποθεσία του SharePoint. Μια προσέγγιση που βασίζεται σε Folksonomy για τα μετα-δεδομένα μπορεί να είναι χρήσιμη, επειδή ενεργοποιεί τη γνώση και την εμπειρογνωμοσύνη των χρηστών της τοποθεσίας και των δημιουργών περιεχομένου και επιτρέπει την ταξινόμηση περιεχομένου ώστε να εξελίσσεται με τις μεταβαλλόμενες επιχειρηματικές ανάγκες και τα ενδιαφέροντά των χρηστών.

Σύννεφο ετικετών

Αρχή της σελίδας

Συνόλου όρων

Ένα σύνολο όρων είναι μια ομάδα σχετικών όρων.

Ανάλογα με τη θέση δημιουργίας ενός συνόλου όρων, η εμβέλειά του μπορεί να είναι τοπική ή καθολική:

  • Τα σύνολα τοπικών όρων δημιουργούνται μέσα στο περιβάλλον μιας συλλογής τοποθεσιών και είναι διαθέσιμα για χρήση (και ορατά) μόνο για τους χρήστες αυτής της συλλογής τοποθεσιών. Για παράδειγμα, εάν προσθέσετε μια στήλη διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη και δημιουργήσετε ένα νέο σύνολο όρων για αυτήν τη στήλη, τότε το σύνολο όρων είναι τοπικό στη συλλογή τοποθεσιών που περιέχει αυτήν τη λίστα ή βιβλιοθήκη.

  • Τα σύνολα καθολικού όρου είναι διαθέσιμα για χρήση σε όλες τις τοποθεσίες που έχουν εγγραφεί σε μια συγκεκριμένη εφαρμογή υπηρεσίας διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων.

Τα σύνολα όρων μπορούν να ρυθμιστούν ώστε να είναι κλειστά, γεγονός που σημαίνει ότι οι χρήστες δεν μπορούν να προσθέσουν νέους όρους σε αυτά όταν εισάγουν μια τιμή για μια στήλη που έχει αντιστοιχιστεί με το σύνολο όρων. Ή μπορούν να ρυθμιστούν ώστε να είναι ανοικτές, γεγονός που σημαίνει ότι οι χρήστες μπορούν να προσθέσουν νέους όρους στο καθορισμένο χρονικό διάστημα, όταν ενημερώνουν την τιμή για μια στήλη που έχει αντιστοιχιστεί στο καθορισμένο πρόγραμμα.

Αρχή της σελίδας

Όρος

Ένας όρος είναι ένα μεμονωμένο στοιχείο εντός ενός συνόλου όρων και είναι μια συγκεκριμένη λέξη ή φράση που μπορεί να συσχετιστεί με ένα στοιχείο σε μια τοποθεσία του SharePoint Server. Ένας όρος έχει ένα μοναδικό αναγνωριστικό και μπορεί να έχει πολλές διαφορετικές ετικέτες κειμένου (συνώνυμα). Εάν εργάζεστε σε μια πολύγλωσση τοποθεσία, μπορεί επίσης να έχει ετικέτες σε διαφορετικές γλώσσες.

Υπάρχουν δύο τύποι όρων:

Διαχειριζόμενοι όροι

Οι διαχειριζόμενοι όροι είναι συνήθως προκαθορισμένοι και οργανωμένοι σε έναν ιεραρχικό όρο που έχει οριστεί από έναν διαχειριστή χώρου αποθήκευσης όρων ή από κάποιο άλλο άτομο με δικαιώματα για εργασία με διαχειριζόμενα μετα-δεδομένα.

Εταιρικές λέξεις-κλειδιά

Μια λέξη-κλειδί για μεγάλες επιχειρήσεις είναι μια λέξη ή φράση που προστίθεται στα στοιχεία μιας τοποθεσίας SharePoint. Οι εταιρικές λέξεις-κλειδιά είναι οργανωμένες σε ένα μεμονωμένο, μη ιεραρχικό ορισμένο όρο μέσα στο εργαλείο διαχείρισης χώρου αποθήκευσης όρων που ονομάζεται "λέξεις-κλειδιά". Επειδή οι χρήστες μπορούν συνήθως να προσθέσουν οποιαδήποτε λέξη ή φράση σε ένα στοιχείο ως λέξη-κλειδί, οι εταιρικές λέξεις-κλειδιά μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την προσθήκη ετικετών σε στυλ Folksonomy. Οι διαχειριστές του χώρου αποθήκευσης όρων ή άλλα άτομα με δικαιώματα για τη διαχείριση μετα-δεδομένων, μπορούν να επιλέξουν να μετακινήσουν τις λέξεις-κλειδιά εκτός του συνόλου όρων λέξεων-κλειδιών και σε ένα συγκεκριμένο διαχειριζόμενο καθορισμένο χρονικό διάστημα, οπότε οι λέξεις-κλειδιά θα είναι διαθέσιμες στο περιβάλλον ενός συγκεκριμένου συνόλου όρων. Οι διαχειριστές του χώρου αποθήκευσης όρων μπορούν επίσης να επιλέξουν να κάνουν τις λέξεις-κλειδιά να έχουν κλείσει, έτσι ώστε οι χρήστες να μην μπορούν να υποβάλουν νέες λέξεις-κλειδιά και να περιορίζονται στη χρήση των υπαρχουσών λέξεων-κλειδιών.

Αρχή της σελίδας

Ομαδοποίηση

Οι ομάδες ορίζουν όρια ασφαλείας. Μια ομάδα είναι ένα σύνολο όρων που όλοι έχουν κοινές απαιτήσεις ασφαλείας. Μόνο οι χρήστες που έχουν οριστεί ως συνεισφέροντες σε μια συγκεκριμένη ομάδα μπορούν να διαχειριστούν σύνολα όρων που ανήκουν στην ομάδα ή να δημιουργήσουν νέα σύνολα όρων μέσα σε αυτή. Οι εταιρείες θα πρέπει να δημιουργούν μοναδικές ομάδες για σύνολα όρων που θα έχουν μοναδικές ανάγκες πρόσβασης ή ασφάλειας.

Αρχή της σελίδας

Εργαλείο διαχείρισης χώρου αποθήκευσης όρων

Το εργαλείο διαχείρισης χώρου αποθήκευσης όρων είναι το εργαλείο που μπορούν να χρησιμοποιήσουν οι ταξινομήσεις, οι διαχειριστές ή άλλα άτομα που διαχειρίζονται ταξινομήσεις για τη δημιουργία, την εισαγωγή και τη διαχείριση συνόλων όρων και τους όρους μέσα σε αυτές. Το εργαλείο διαχείρισης χώρου αποθήκευσης όρων εμφανίζει όλα τα σύνολα καθολικού όρου και όλα τα σύνολα τοπικών όρων που είναι διαθέσιμα για τη συλλογή τοποθεσιών από την οποία αποκτάτε πρόσβαση στο εργαλείο διαχείρισης χώρου αποθήκευσης όρων.

Αρχή της σελίδας

Στήλη διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων

Η στήλη διαχειριζόμενα μετα-δεδομένα είναι ένας νέος τύπος στήλης που μπορεί να προστεθεί σε λίστες ή βιβλιοθήκες, ώστε οι χρήστες της τοποθεσίας ή οι κάτοχοι περιεχομένου να μπορούν να επιλέγουν τιμές από ένα συγκεκριμένο καθορισμένο όρο διαχειριζόμενων όρων και να τις εφαρμόζουν σε περιεχόμενο. Μια στήλη διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων μπορεί να ρυθμιστεί ώστε να αντιστοιχίζονται σε ένα υπάρχον ορισμένο χρονικό διάστημα ή μπορείτε να δημιουργήσετε ένα νέο καθορισμένο όρο ειδικά για τη στήλη. Εάν δημιουργήσετε ένα νέο σύνολο όρων ειδικά για μια στήλη διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων, αυτό το σύνολο όρων θα είναι ένα σύνολο τοπικών όρων που είναι διαθέσιμο μόνο για χρήση μέσα στη συλλογή τοποθεσιών όπου δημιουργήθηκε.

Αρχή της σελίδας

Στήλη εταιρικών λέξεων-κλειδιών

Η στήλη εταιρικές λέξεις-κλειδιά είναι μια στήλη που μπορείτε να προσθέσετε σε τύπους περιεχομένου, λίστες ή βιβλιοθήκες για να επιτρέψετε στους χρήστες να προσθέτουν ετικέτες σε στοιχεία με λέξεις ή φράσεις που επιλέγουν. Είναι μια στήλη πολλών τιμών από προεπιλογή. Όταν οι χρήστες πληκτρολογούν μια λέξη ή φράση στη στήλη, παρουσιάζονται με προτάσεις τύπου "Εμπρός", οι οποίες μπορεί να περιλαμβάνουν στοιχεία τόσο από τα διαχειριζόμενα σύνολα όρων όσο και από το σύνολο όρων λέξεων-κλειδιών. Οι χρήστες μπορούν να επιλέξουν μια υπάρχουσα τιμή ή να εισαγάγουν κάτι νέο (εάν οι παράμετροι του συνόλου όρων των λέξεων-κλειδιών έχουν ρυθμιστεί ώστε να είναι ανοικτές στις προσθήκες χρηστών).

Αρχή της σελίδας

Ετικέτες κοινού

Οι ετικέτες κοινωνικών θεμάτων είναι λέξεις ή φράσεις που οι χρήστες της τοποθεσίας μπορούν να εφαρμόσουν σε περιεχόμενο σε μια τοποθεσία του SharePoint, για να τους βοηθήσουν να ταξινομήσουν πληροφορίες με τρόπους που έχουν νόημα για αυτούς. Οι κοινωνικές ετικέτες μπορούν επίσης να εφαρμοστούν σε διευθύνσεις URL εκτός μιας τοποθεσίας SharePoint. Οι ετικέτες κοινωνικών ετικετών υποστηρίζουν την προσθήκη ετικετών βάσει Folksonomy. Μια κοινωνική ετικέτα αποτελείται από δείκτες σε τρεις τύπους πληροφοριών:

  • ταυτότητα χρήστη

  • μια διεύθυνση URL στοιχείου

  • ένας όρος

Αυτοί οι δείκτες αποθηκεύονται στο κοινωνικό κατάστημα ετικετών που αποτελεί μέρος της εφαρμογής υπηρεσίας προφίλ χρήστη. Τεχνικά, οι κοινωνικές ετικέτες δεν αποτελούν μέρος των δυνατοτήτων διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων στο SharePoint Server, αλλά συνδέονται με τις δυνατότητες διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων με μερικούς σημαντικούς τρόπους που βοηθούν στην υποστήριξη της συνεπούς χρήσης των μετα-δεδομένων σε έναν οργανισμό. Το τμήμα όρου μιας κοινωνικής ετικέτας επισημαίνει έναν όρο στο πλαίσιο λέξεων-κλειδιών του χώρου αποθήκευσης όρων για μία από τις εφαρμογές υπηρεσίας διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων στις οποίες είναι συνδεδεμένη μια τοποθεσία.

Για παράδειγμα, όταν δημιουργείτε μια νέα κοινωνική ετικέτα, έχετε την επιλογή να επιλέξετε από υπάρχοντες όρους, οι οποίοι μπορεί να περιλαμβάνουν διαχειριζόμενους όρους, καθώς και λέξεις-κλειδιά για μεγάλες επιχειρήσεις. Εάν επιλέξετε έναν από αυτούς τους υπάρχοντες όρους, η ετικέτα κοινωνικής ασφάλισης περιέχει έναν δείκτη προς αυτόν τον όρο. Εάν επιλέξετε να μην επιλέξετε έναν υπάρχοντα όρο και δημιουργήσετε έναν όρο που δεν έχει χρησιμοποιηθεί ποτέ πριν, δημιουργείται μια νέα λέξη-κλειδί για αυτό στο πλαίσιο όροι λέξεων-κλειδιών στο χώρο αποθήκευσης όρων και η νέα κοινωνική ετικέτα σας οδηγεί σε αυτόν τον όρο.

Με αυτόν τον τρόπο, οι λέξεις-κλειδιά που χρησιμοποιούνται στις ετικέτες "κοινωνική" προστίθενται στις λέξεις-κλειδιά που είναι ορατές στο εργαλείο διαχείρισης χώρου αποθήκευσης όρων (Εάν δεν υπάρχουν ήδη εκεί) και είναι δυνατή η διαχείρισή τους από τους διαχειριστές του χώρου αποθήκευσης όρων. Επιπλέον, όταν οι χρήστες εφαρμόζουν εταιρικές λέξεις-κλειδιά ή διαχειριζόμενους όρους σε περιεχόμενο, ενημερώνοντας τις λέξεις-κλειδιά μιας εταιρείας ή τη στήλη διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων, οι ετικέτες κοινωνικών μπορούν να δημιουργηθούν αυτόματα, έτσι ώστε οι παρόντες όροι να είναι ορατοί ως ετικέτες στις τροφοδοσίες ειδήσεων, στα σύννεφα ετικετών ή στα προφίλ της τοποθεσίας μου. Οι κάτοχοι λίστας ή βιβλιοθήκης μπορούν να ενεργοποιήσουν ή να απενεργοποιούν τη δημοσίευση μετα-δεδομένων, ενημερώνοντας τις Ρυθμίσεις εταιρικών μετα-δεδομένων και λέξεων-κλειδιών για μια λίστα ή βιβλιοθήκη

Όταν προσθέτετε μια κοινωνική ετικέτα σε ένα στοιχείο, μπορείτε να καθορίσετε εάν θέλετε να κάνετε την ταυτότητά σας και τη διεύθυνση URL του στοιχείου απόρρητα, αλλά ο όρος, ο οποίος είναι αποθηκευμένος στο χώρο αποθήκευσης όρων, είναι πάντα δημόσιος.

Η προσθήκη ετικετών για κοινωνικές δραστηριότητες είναι χρήσιμη, επειδή δίνει τη δυνατότητα στους χρήστες της τοποθεσίας να βελτιώσουν την ανακάλυψη του περιεχομένου και των πληροφοριών σε μια τοποθεσία.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις επιπτώσεις στις κοινωνικές ετικέτες για το απόρρητο και την ασφάλεια, ανατρέξτε στο θέμα προστασία προσωπικών ετικετών και ασφάλεια στις κοινωνικέςετικέτες.

Ετικετών

Με την πιο γενική έννοια, η προσθήκη ετικετών μπορεί να αναφέρεται απλώς στην πράξη της εφαρμογής μετα-δεδομένων σε ένα στοιχείο, είτε πρόκειται για διαχειριζόμενα μετα-δεδομένα είτε για μια κοινωνική ετικέτα. Σε αυτό το άρθρο, το ρήμα "ετικέτα" χρησιμοποιείται με αυτή την έννοια και δεν περιορίζεται σε ετικέτες κοινωνικής δικτύωσης.

Αρχή της σελίδας

Σενάρια μετα-δεδομένων: από ταξινομήσεις έως folksonomies

Οι δυνατότητες διαχείρισης μετα-δεδομένων στο SharePoint Server υποστηρίζουν μια σειρά προσεγγίσεων για τη διαχείριση και τη χρήση των μετα-δεδομένων. Φανταστείτε αυτή την περιοχή ως ένα είδος συνεχούς. Στο ένα άκρο αυτού του συνεχούς, υπάρχουν ταξινομήσεις, οι οποίες είναι επίσημες, κεντρικά διαχειριζόμενες, ιεραρχικές ομάδες όρων. Στο άλλο άκρο αυτής της περιοχής, υπάρχουν folksonomies, οι οποίες είναι οι συνεργατικές ταξινομήσεις που προκύπτουν όταν τα άτομα εφαρμόζουν Ετικέτες ελεύθερα στο περιεχόμενο.

SharePoint Server υποστηρίζει και τα δύο άκρα αυτής της συνεχούς, καθώς και σημεία στην πορεία. Στο ένα άκρο του συνεχούς, μπορείτε να υλοποιήσετε επίσημες ταξινομήσεις μέσω διαχειριζόμενων όρων και συνόλων όρων. Στο άλλο άκρο, υπάρχει υποστήριξη για εταιρικές λέξεις-κλειδιά και κοινωνικές ετικέτες, οι οποίες επιτρέπουν στους χρήστες της τοποθεσίας να προσθέτουν tag σε περιεχόμενο με λέξεις-κλειδιά της επιλογής τους.

Ανάμεσα σε αυτά τα άκρα, μπορείτε να εφαρμόσετε ευέλικτους βαθμούς δομής και ελέγχου σε μετα-δεδομένα και μπορείτε να προσαρμόσετε το εύρος με το οποίο εφαρμόζετε αυτό το στοιχείο ελέγχου, επιλέγοντας να το ορίσετε ως καθολικό σε τοποθεσίες ή τοπικές ρυθμίσεις σε συγκεκριμένες τοποθεσίες. Για παράδειγμα, έχετε τη δυνατότητα να ρυθμίσετε τις παραμέτρους των συνόλων όρων ώστε να είναι κλειστά ή να ανοίγουν σε συνεισφορές χρηστών. Μπορείτε να επιλέξετε να χρησιμοποιήσετε εταιρικές λέξεις-κλειδιά και κοινωνικές ετικέτες σε συνδυασμό με διαχειριζόμενους όρους ή όχι. SharePoint Server δίνει τη δυνατότητα στους οργανισμούς να συνδυάζουν τα πλεονεκτήματα των τυπικών, διαχειριζόμενων ταξινομήσεων με τα δυναμικά πλεονεκτήματα της προσθήκης ετικετών με την κοινωνική προσαρμογή με προσαρμοσμένους τρόπους.

Το παρακάτω διάγραμμα παρουσιάζει τον τρόπο με τον οποίο διαφορετικά είδη λύσεων που βασίζονται στο SharePoint ενδέχεται να απαιτούν διαφορετικές προσεγγίσεις για τα μετα-δεδομένα με βάση την επιχειρηματική ανάγκη.

Ευέλικτες ρυθμίσεις παραμέτρων διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων

Αρχή της σελίδας

Πλεονεκτήματα διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων

Υπάρχουν πολλά πλεονεκτήματα για την απασχόληση διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων σε όλες τις τοποθεσίες μιας εταιρείας:

Συνεπής χρήση των μετα-δεδομένων    Οι δυνατότητες διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων στο SharePoint Server σας δίνουν τη δυνατότητα να εφαρμόζετε ρυθμιζόμενους βαθμούς ελέγχου στα μετα-δεδομένα που προστίθενται στο περιεχόμενο. Με τα σύνολα όρων και τους διαχειριζόμενους όρους μπορείτε να ορίσετε τον έλεγχο των τύπων όρων που είναι διαθέσιμοι για προσθήκη στο περιεχόμενο και μπορείτε να ελέγχετε ποιος έχει τη δυνατότητα προσθήκης νέων όρων. Μπορείτε επίσης να περιορίσετε τη χρήση των εταιρικών λέξεων-κλειδιών σε μια συγκεκριμένη λίστα λέξεων-κλειδιών, ρυθμίζοντας τις παραμέτρους του όρου λέξεις-κλειδιά που έχουν οριστεί ως κλειστά.

Όταν οι ίδιοι όροι χρησιμοποιούνται με συνέπεια σε όλες τις τοποθεσίες, είναι πιο εύκολο να δημιουργήσετε ισχυρές διεργασίες ή λύσεις που βασίζονται σε μετα-δεδομένα. Επιπλέον, η εμπειρία χρήστη για εργασία με μετα-δεδομένα σε τοποθεσίες, σε λίστες και βιβλιοθήκες, καθώς και στα προγράμματα-πελάτες του Office, διευκολύνει τους χρήστες της τοποθεσίας να εφαρμόζουν συνεπή μετα-δεδομένα στο περιεχόμενό τους.

Βελτιωμένη δυνατότητα εντοπισμού περιεχομένου    Όταν το περιεχόμενο σε τοποθεσίες σε μια εταιρεία έχει συνεπή μετα-δεδομένα, είναι πιο εύκολο να βρείτε και να αποκτήσετε πρόσβαση στις επιχειρηματικές πληροφορίες και τα δεδομένα χρησιμοποιώντας την αναζήτηση. Νέες δυνατότητες αναζήτησης, όπως ο πίνακας "τελειοποίηση", που εμφανίζεται στην αριστερή πλευρά της σελίδας αποτελεσμάτων αναζήτησης, δίνουν τη δυνατότητα στους χρήστες να φιλτράρουν τα αποτελέσματα αναζήτησης με βάση μετα-δεδομένα.

Ο πίνακας περιορισμού εμφανίζει μετα-δεδομένα που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για το φιλτράρισμα των αποτελεσμάτων αναζήτησης.

Αρχή της σελίδας

Επιπλέον, μπορείτε να ρυθμίσετε τις παραμέτρους της περιήγησης μετα-δεδομένων για λίστες και βιβλιοθήκες, ώστε οι χρήστες να μπορούν να δημιουργούν δυναμικές προβολές πληροφοριών με βάση συγκεκριμένα πεδία μετα-δεδομένων. Οι χρήστες μπορούν να μεταβαίνουν σε βιβλιοθήκες κατά φάκελο ή με περιστροφή μετα-δεδομένων και, στη συνέχεια, μπορούν να Περιορίστε τα αποτελέσματα χρησιμοποιώντας πρόσθετα φίλτρα πλήκτρων.

Στοιχείο ελέγχου περιήγησης μετα-δεδομένων

Αρχή της σελίδας

Αυξημένη ευελιξία    Οι δυνατότητες διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων διευκολύνουν τους διαχειριστές του χώρου αποθήκευσης όρων (ή άλλα άτομα με δικαιώματα ενημέρωσης διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων) να διατηρήσουν και να προσαρμόσουν τα μετα-δεδομένα σας καθώς εξελίσσονται οι ανάγκες των επιχειρήσεων. Μπορείτε να ενημερώσετε εύκολα ένα ορισμένο όρος στο εργαλείο διαχείρισης χώρου αποθήκευσης όρων και οι νέοι ή ενημερωμένοι όροι θα είναι αυτόματα διαθέσιμοι για χρήση όπου είναι διαθέσιμη μια στήλη διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων που σχετίζεται με αυτό το καθορισμένο πρόγραμμα. Εάν συγχωνεύσετε πολλούς όρους σε έναν όρο, το περιεχόμενο που τοποθετείται με ετικέτα με αυτούς τους όρους ενημερώνεται αυτόματα ώστε να αντικατοπτρίζει αυτή την αλλαγή. Μπορείτε να καθορίσετε πολλά συνώνυμα (ή ετικέτες) για μεμονωμένους όρους. Εάν η τοποθεσία σας είναι πολύγλωσση, μπορείτε επίσης να καθορίσετε πολύγλωσσες ετικέτες για μεμονωμένους όρους.

Αρχή της σελίδας

Διαχείριση μεταδεδομένων

Σχεδιασμός και ρύθμιση παραμέτρων διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων

Ο οργανισμός σας μπορεί να θέλει να συμμετάσχει σε κάποιο βαθμό σχεδιασμού πριν ξεκινήσετε να χρησιμοποιείτε τις δυνατότητες διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων. Ο βαθμός σχεδιασμού που απαιτείται είναι περισσότερο ή λιγότερο ανάλογος με το βαθμό της τυπικής διαδικασίας και του ελέγχου που θέλετε να επιβάλετε στα μετα-δεδομένα.

Εάν θέλετε να επιτρέψετε στους χρήστες να σας βοηθήσουν να αναπτύξετε την ταξινόμηση, τότε μπορείτε απλώς να κάνετε τους χρήστες να προσθέτουν λέξεις-κλειδιά σε στοιχεία και, στη συνέχεια, να τα οργανώσετε σε σύνολα όρων ανάλογα με τις ανάγκες.

Εάν η εταιρεία σας θέλει να χρησιμοποιήσει διαχειριζόμενα σύνολα όρων για την εφαρμογή επίσημων προκαθορισμένων ταξινομήσεων, τότε οι βασικοί ενδιαφερόμενοι με έννομο συμφέρον στη δομή της ταξινόμησης πρέπει να συνεργαστούν για να σχεδιάσουν και να αναπτύξουν τα σύνολα όρων και τους όρους που θα χρησιμοποιηθούν. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με αυτήν τη διαδικασία σχεδιασμού, ανατρέξτε στο θέμα Προγραμματισμός όρων και συνόλωνόρων. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη ρύθμιση παραμέτρων μιας εφαρμογής υπηρεσίας διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων, ανατρέξτε στο θέμα Διαχείριση διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων.

Αφού οι βασικοί ενδιαφερόμενοι στον οργανισμό συμφωνήσουν με τα απαιτούμενα σύνολα όρων, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το εργαλείο διαχείρισης χώρου αποθήκευσης όρων για να εισαγάγετε ή να δημιουργήσετε τα σύνολα όρων και να διαχειριστείτε και να διατηρήσετε τα σύνολα όρων καθώς οι χρήστες αρχίζουν να εργάζονται με τα μετα-δεδομένα. Εάν έχει ρυθμιστεί μια εφαρμογή υπηρεσίας διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων για την εφαρμογή Web σας και είστε διαχειριστής συλλογής τοποθεσιών ή διαχειριστής χώρου αποθήκευσης όρων, μπορείτε να μεταβείτε στο εργαλείο διαχείρισης χώρου αποθήκευσης όρων, κάνοντας κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις τοποθεσίας στο μενού Ενέργειες τοποθεσίας και, στη συνέχεια, κάνοντας κλικ στην επιλογή Διαχείριση χώρου αποθήκευσης όρων στην περιοχή Διαχείριση τοποθεσίας.

Αρχή της σελίδας

Δημιουργία και διαχείριση συνόλων όρων

Το εργαλείο διαχείρισης χώρου αποθήκευσης όρων παρέχει ένα στοιχείο ελέγχου δέντρου που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να εκτελείτε τις περισσότερες εργασίες. Ο ρόλος χρήστη για αυτό το εργαλείο καθορίζει τις εργασίες που μπορείτε να πραγματοποιήσετε. Για να εργαστείτε στο εργαλείο διαχείρισης χώρου αποθήκευσης όρων, πρέπει να είστε διαχειριστής συμπλέγματος, διαχειριστής χώρου αποθήκευσης όρων ή κάποιος που έχει οριστεί ως διαχειριστής ομάδας ή συνεργάτης για σύνολα όρων. Για λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με αυτούς τους ρόλους, ανατρέξτε στο θέμα ρόλοι διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων.

Για να κάνετε ενέργειες σε ένα στοιχείο εντός της ιεραρχίας, επιλέξτε το όνομα της εφαρμογής υπηρεσίας διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων, της ομάδας, του συνόλου όρων ή του όρου που θέλετε να τροποποιήσετε, κάντε κλικ στο βέλος που εμφανίζεται και, στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε το μενού για να επιλέξετε τις ενέργειες που θέλετε.

Για παράδειγμα:

Εάν είστε διαχειριστής χώρου αποθήκευσης όρων, μπορείτε να δημιουργήσετε ή να διαγράψετε ομάδες μέσα σε μια εφαρμογή υπηρεσίας διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το μενού για να δημιουργήσετε νέες ομάδες

Αρχή της σελίδας

Εάν είστε διαχειριστής χώρου αποθήκευσης όρων ή διαχειριστής ομάδας, μπορείτε να δημιουργήσετε, να εισαγάγετε ή να διαγράψετε σύνολα όρων μέσα σε μια ομάδα. Οι συνεισφέροντες συνόλου όρων μπορούν να δημιουργήσουν νέα σύνολα όρων.

Χρησιμοποιήστε το μενού για να δημιουργήσετε ένα νέο σύνολο όρων.

Αρχή της σελίδας

Εάν είστε διαχειριστής χώρου αποθήκευσης όρων, διαχειριστής ομάδας ή συνεργάτης συνόλου όρων, μπορείτε να δημιουργήσετε ή να επαναχρησιμοποιήσετε όρους μέσα σε ένα σύνολο όρων, καθώς και να αντιγράψετε, να μετακινήσετε ή να διαγράψετε ένα επιλεγμένο σύνολο όρων.

Μενού που εμφανίζει ενέργειες στις οποίες μπορείτε να προβείτε σε ένα σύνολο όρων

Αρχή της σελίδας

Εάν είστε διαχειριστής χώρου αποθήκευσης όρων, διαχειριστής ομάδας ή συνεργάτης συνόλου όρων, μπορείτε να δημιουργήσετε αντιγραφή, επαναχρησιμοποίηση, συγχώνευση, αποδοκιμασία, μετακίνηση ή διαγραφή μεμονωμένων όρων μέσα σε ένα σύνολο όρων.

Χρησιμοποιήστε το μενού για τη διαχείριση όρων μέσα σε ένα σύνολο όρων.

Αρχή της σελίδας

Σε κάθε επίπεδο της ιεραρχίας, μπορείτε να ρυθμίσετε τις παραμέτρους συγκεκριμένων ιδιοτήτων για μια ομάδα, ένα σύνολο όρων ή έναν όρο, χρησιμοποιώντας το παράθυρο ιδιοτήτων που εμφανίζεται στα δεξιά του στοιχείου ελέγχου δέντρου χώρου αποθήκευσης όρων.

Για παράδειγμα, εάν ρυθμίζετε τις παραμέτρους ενός συνόλου όρων, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το παράθυρο Ιδιότητες για να καθορίσετε λεπτομέρειες όπως το όνομα, η περιγραφή, ο κάτοχος, η επαφή και τα ενδιαφερόμενα μέρη. Μπορείτε να καθορίσετε εάν θέλετε ένα ορισμένο όρος να είναι ανοιχτό ή κλειστό για νέες υποβολές από τους χρήστες. Μπορείτε επίσης να καθορίσετε εάν θέλετε ο όρος ορισμός να είναι διαθέσιμος για προσθήκη ετικετών. Εάν επιλέξετε να μην είναι διαθέσιμος ένας όρος για την προσθήκη ετικετών, τότε δεν θα είναι ορατός στους περισσότερους χρήστες. Εάν ένα ορισμένο όρος είναι ακόμα υπό ανάπτυξη, για παράδειγμα, μπορείτε να επιλέξετε να κάνετε μη διαθέσιμο για προσθήκη ετικετών.

Παράθυρο ιδιοτήτων του Εργαλείου διαχείρισης χώρου αποθήκευσης όρων

Αρχή της σελίδας

Εφαρμογή μετα-δεδομένων

Προσθήκη ετικετών σε περιεχόμενο με διαχειριζόμενους όρους

Εάν έχει προστεθεί μια στήλη διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων σε έναν τύπο περιεχομένου, λίστα ή βιβλιοθήκη, τότε οι κάτοχοι περιεχομένου μπορούν να πληκτρολογήσουν το περιεχόμενό τους με διαχειριζόμενους όρους από έναν συγκεκριμένο όρο που έχει καθοριστεί με την επεξεργασία των ιδιοτήτων για ένα στοιχείο λίστας ή βιβλιοθήκης και, στη συνέχεια, την ενημέρωση των σχετικών πεδίων στη φόρμα επεξεργασίας ιδιοτήτων για το στοιχείο ή το έγγραφο. Οι στήλες διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων είναι εύκολο να εντοπιστούν, επειδή εμφανίζουν ένα εικονίδιο ετικετών που μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την εκκίνηση του παραθύρου διαλόγου επιλογή όρου.

Εικονίδια ετικετών στο παράθυρο διαλόγου 'Επεξεργασία ιδιοτήτων'

Αρχή της σελίδας

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την επιλογή όρου για να επιλέξετε έναν όρο μέσα από την ιεραρχία ενός συνόλου όρων. Αυτό είναι χρήσιμο εάν δεν είστε εξοικειωμένοι με τους όρους που μπορεί να είναι διαθέσιμοι. Εάν ένα ορισμένο όρος έχει ρυθμιστεί ώστε να είναι ανοιχτό και η στήλη διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων για αυτό επιτρέπει τις τιμές συμπλήρωσης, ίσως έχετε την επιλογή να προσθέσετε έναν νέο όρο σε ένα ορισμένο όρος. Ή μπορεί απλώς να έχετε την επιλογή να στείλετε σχόλια στην καθορισμένη επαφή για το καθορισμένο χρονικό διάστημα.

Μπορείτε να επιλέξετε διαχειριζόμενους όρους από επιλογή στοιχείου ελέγχου δέντρου.

Όταν μπορείτε να αρχίσετε να πληκτρολογείτε τον όρο που θέλετε, οι διαθέσιμοι όροι σας προτείνονται αυτόματα με βάση τα στοιχεία που αρχίζετε να πληκτρολογείτε και μπορείτε να επιλέξετε αυτό που θέλετε. Ενδέχεται να δείτε πληροφορίες σε αγκύλες μετά τον όρο που υποδηλώνει το όνομα του συνόλου όρων και την ιεραρχία για τον όρο. Αυτό μπορεί να σας βοηθήσει να επιλέξετε ανάμεσα σε παρόμοιους όρους.

Όταν αρχίζετε να πληκτρολογείτε, σας προτείνονται όροι.

Εάν προτείνεται διπλότυποι ή παρόμοιοι όροι, μπορεί επίσης να μπορείτε να δείτε το περιγραφικό κείμενο που έχει ρυθμίσει ο διαχειριστής του χώρου αποθήκευσης όρων για τον όρο ώστε να βοηθά τους χρήστες να κάνουν τις κατάλληλες επιλογές.

Το επεξηγηματικό κείμενο βοηθάει τους χρήστες να επιλέξουν το σωστό όρο.

Αρχή της σελίδας

Προσθήκη ετικετών σε περιεχόμενο με εταιρικές λέξεις-κλειδιά

Εάν έχει προστεθεί μια στήλη εταιρικών λέξεων-κλειδιών σε έναν τύπο περιεχομένου, λίστα ή βιβλιοθήκη, τότε οι κάτοχοι περιεχομένου (ή οποιοσδήποτε με δικαιώματα Contribute για τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη) μπορούν να κάνουν Προσθήκη ετικέτας σε περιεχόμενο με τους διαθέσιμους διαχειριζόμενους όρους ή λέξεις-κλειδιά, τροποποιώντας τις ιδιότητες για ένα στοιχείο λίστας ή βιβλιοθήκης και πληκτρολογώντας τις λέξεις-κλειδιά που θέλουν στο πεδίο λέξεις-κλειδιά Εάν υπάρχει ένας αντίστοιχος ή παρόμοιος όρος, θα προτείνεται και μπορείτε να τον επιλέξετε. Εναλλακτικά, μπορείτε να προσθέσετε μια νέα λέξη-κλειδί, εάν το συνόλου όρων λέξεων-κλειδιών έχει ρυθμιστεί ώστε να είναι ανοικτό σε νέους όρους. Το πεδίο "Εταιρικές λέξεις-κλειδιά" είναι πολλών τιμών, ώστε να μπορείτε να προσθέσετε πολλές λέξεις-κλειδιά σε ένα στοιχείο.

Ενώ πληκτρολογείτε μια λέξη-κλειδί, σας προτείνονται διαθέσιμοι όροι και υπάρχουσες λέξεις-κλειδιά.

Αρχή της σελίδας

Προσθήκη ετικετών σε περιεχόμενο με ετικέτες κοινωνικής δικτύωσης

Εάν έχει ενεργοποιηθεί η δυνατότητα "Προσθήκη ετικετών κοινωνικής δικτύωσης", μπορείτε να προσθέσετε tag σε περιεχόμενο σε μια τοποθεσία του SharePoint, το οποίο μπορείτε να βρείτε σημαντικό ή ενδιαφέρον. Για να προσθέσετε ετικέτα σε μια σελίδα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το εικονίδιο ετικέτας που εμφανίζεται στο επάνω μέρος της σελίδας.

Κουμπί ετικέτας κοινού για μια σελίδα

Για να προσθέσετε tag σε έγγραφα ή στοιχεία λίστας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την εντολή "ετικέτα" που εμφανίζεται στην καρτέλα " βιβλιοθήκη " ή " λίστα " της κορδέλας.

Εντολή ετικέτας κοινού στην καρτέλα 'Λίστα' ή 'Βιβλιοθήκη' της Κορδέλας

Όταν αρχίσετε να πληκτρολογείτε την ετικέτα ή τις ετικέτες που θέλετε να εφαρμόσετε, μπορείτε να επιλέξετε από τις υπάρχουσες λέξεις-κλειδιά ή τους διαχειριζόμενους όρους ή μπορείτε να προσθέσετε νέες λέξεις-κλειδιά, εάν το συνόλου όρων λέξεων-κλειδιών είναι ανοιχτό.

Προτάσεις 'type-ahead' στο παράθυρο διαλόγου 'Ετικέτα κοινού'

Έχετε επίσης την επιλογή προσθήκης ετικετών σε περιεχόμενο σε εξωτερικές τοποθεσίες, όπως σε άλλες τοποθεσίες intranet ή στο Internet, προσθέτοντας το εργαλείο ετικετών και σημειώσεων του SharePoint στο πρόγραμμα περιήγησής σας. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την προσθήκη ετικετών σε εξωτερικές τοποθεσίες, ανατρέξτε στο θέμα γρήγορα αποτελέσματα με την τοποθεσία "η τοποθεσία μου".

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις δυνατότητες προσθήκης ετικετών σε κοινωνικές δραστηριότητες, ανατρέξτε στο θέμα χρήση ετικετών και σημειώσεων για κοινή χρήση πληροφοριών με θέματα συναδέλφων .

Αρχή της σελίδας

Σημείωση:  Αυτή η σελίδα έχει μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας πείτε εάν σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά για να το συμβουλεύεστε.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×