Εισαγωγή στις λίστες

Μια λίστα είναι μια συλλογή δεδομένων που μπορείτε να μοιραστείτε με τα μέλη της ομάδας σας και τα άτομα στα οποία έχετε παράσχει πρόσβαση. Θα βρείτε ορισμένα έτοιμα για χρήση πρότυπα λίστας, τα οποία παρέχουν ένα καλό σημείο εκκίνησης για την οργάνωση στοιχείων λίστας. Μάθετε περισσότερα στο άρθρο "Πρότυπα λίστας" στο Microsoft 365.

Αυτό το άρθρο εξηγεί τις έννοιες που περιλαμβάνονται στη δημιουργία και τη χρήση λιστών. Μπορείτε να δημιουργήσετε λίστες στο Microsoft SharePoint, στην εφαρμογή Λίστες στο Microsoft 365 ή στο Teams. Μάθετε πώς μπορείτε να ξεκινήσετε με τις Λίστες στο Microsoft Teams.

Ανατρέξτε στα παρακάτω θέματα για πληροφορίες σχετικά με λίστες:

Σημείωση: Σημειώστε ότι οι πληροφορίες εδώ και οι τύποι των λιστών που είναι διαθέσιμες σε εσάς εξαρτώνται από την έκδοσηSharePoint που χρησιμοποιείτε. Εάν δεν γνωρίζετε την έκδοση, επικοινωνήστε με το διαχειριστή, την υπηρεσία βοήθειας ή τον προϊ διευθυντή σας ή ανατρέξτε στο θέμα Ποια έκδοση του SharePoint χρησιμοποιώ;

Οι εταιρείες χρησιμοποιούν συνήθως πολλούς τύπους λιστών, όπως συνδέσεις, ανακοινώσεις, επαφές, παρακολούθηση θέματος και έρευνες, μεταξύ άλλων.

Οι λίστες μπορούν επίσης να περιλαμβάνουν εργασίες που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ως κεντρικό σημείο για συνεργασία ομάδων ή σε μια επιχειρηματική λύση. Σε πολλές περιπτώσεις, οι λίστες μπορούν να παρέχουν γρήγορες, αποτελεσματικές λύσεις με πολύ μικρές ή και καθόλου τροποποιήσεις.

Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε:

  • Εργασίες - Συμπεριλάβετε την παρακολούθηση της κυριότητας και της προόδου, καθώς και μια λωρίδα χρόνου μέσα στη σελίδα για μια ελκυστική οπτική παρουσίαση του περιεχομένου της λίστας.

  • Παρακολούθηση προβλήματος - Περιλαμβάνει τη διατήρηση εκδόσεων και την αποθήκευση ιστορικού εκδόσεων, για περαιτέρω ανάλυση των έργων των ομάδων εργασίας και των κοινών εργασιών.

Οι λίστες είναι εμπλουτισμένες και ευέλικτες και έχουν πολλές ενσωματωμένες δυνατότητες που παρέχουν έναν αξιόπιστο τρόπο αποθήκευσης, κοινής χρήσης και εργασίας με δεδομένα.

Για παράδειγμα, μπορείτε:

  • Δημιουργήστε μια λίστα με διάφορες στήλες, όπως "Κείμενο", "Αριθμός", "Επιλογή", "Νομισματική μονάδα", "Ημερομηνία και ώρα", "Αναζήτηση", "Ναι/Όχι" και "Υπολογίζεται". Μπορείτε επίσης να επισυνάψετε ένα ή περισσότερα αρχεία σε ένα στοιχείο λίστας για να δώσετε πρόσθετες λεπτομέρειες, όπως ένα υπολογιστικό φύλλο που περιέχει αριθμούς υποστήριξης ή ένα έγγραφο που περιέχει πληροφορίες παρασκηνίου.

  • Δημιουργία προβολών λίστας για την οργάνωση, την ταξινόμηση και το φιλτράρισμα δεδομένων με διαφορετικούς και συγκεκριμένους τρόπους. να αλλάξετε τα μετα-δεδομένα, όπως η προσθήκη και διαγραφή στηλών και η τροποποίηση κανόνων επικύρωσης. και να χρησιμοποιήσετε λίστες με συνέπεια σε τοποθεσίες με τύπους περιεχομένου, στήλες τοποθεσίας και πρότυπα. Για παράδειγμα, μπορείτε να προβάλετε μόνο τα τρέχοντα συμβάντα από ένα ημερολόγιο σε μια αρχική σελίδα και να δημιουργήσετε μια οπτική προβολή — παρόμοια με ένα ημερολόγιο τοίχου — σε μια άλλη σελίδα.

  • Δημιουργήστε σχέσεις μεταξύ λιστών χρησιμοποιώντας ένα συνδυασμό στηλών μοναδικών τιμών, στηλών αναζήτησης και επιβολής σχέσεων (διαδοχική διαγραφή και περιορισμένη διαγραφή), οι οποίες βελτιώνουν τη δυνατότητά σας να δημιουργείτε πιο σύνθετες επιχειρηματικές λύσεις και σας βοηθούν να διατηρείτε την ακεραιότητα των δεδομένων σας.

  • Δημιουργήστε προσαρμοσμένες λίστες, εμφανίστε τα δεδομένα σε Τμήματα Web και σελίδες Τμημάτων Web και κάντε εισαγωγή, εξαγωγή και σύνδεση με δεδομένα από άλλα προγράμματα, όπως το Excel και η Access.

  • Παρακολουθήστε τις εκδόσεις και το λεπτομερές ιστορικό, απαιτήστε έγκριση για την τροποποίηση των δεδομένων, χρησιμοποιήστε ασφάλεια επιπέδου στοιχείου και φακέλων, κάντε ανάληψη και μεταβίβαση ελέγχου και παραμείνετε αυτόματα ενήμεροι σχετικά με τις αλλαγές, χρησιμοποιώντας ειδοποιήσεις και τις τροφοδοσίες RSS.

  • Οργανώστε το περιεχόμενο μίας λίστας σε φακέλους για πρόσθετη ευκολία και καλύτερη απόδοση και βελτιώστε γενικά την απόδοση με τις μεγάλες λίστες χρησιμοποιώντας τη δημιουργία ευρετηρίου.

Ακολουθούν ορισμένοι τρόποι με τους οποίους μπορείτε να εργαστείτε με λίστες, ώστε να διαχειριστείτε τις πληροφορίες για την ομάδα σας.

Παρακολούθηση εκδόσεων και λεπτομερούς ιστορικού    - Παρακολουθήστε τις εκδόσεις των στοιχείων λίστας,ώστε να μπορείτε να δείτε ποια στοιχεία έχουν αλλάξει από έκδοση σε έκδοση, καθώς και ποιος άλλαξε τα στοιχεία της λίστας. Εάν γίνουν λάθη σε μια νεότερη έκδοση, μπορείτε να επαναφέρετε μια προηγούμενη έκδοση ενός στοιχείου. Η παρακολούθηση του ιστορικού μιας λίστας είναι ιδιαίτερα σημαντική, εάν η εταιρεία σας χρειάζεται παρακολούθηση μιας λίστας καθώς εξελίσσεται.

Απαίτηση έγκρισης    - Καθορίστε ότι απαιτείται έγκριση για ένα στοιχείο λίστας για να είναι δυνατή η προβολή του από όλους. Τα στοιχεία παραμένουν σε κατάσταση εκκρεμότητας μέχρι να εγκριθεί ή να απορριφθούν από κάποιον που έχει δικαιώματα έγκρισης τους. Μπορείτε να ελέγξετε ποιες ομάδες χρηστών μπορούν να προβάλουν ένα στοιχείο λίστας πριν από την έγκριση.

Προσαρμογή δικαιωμάτων    - Καθορίστε εάν οι συμμετέχοντες για τη λίστα σας μπορούν να διαβάσουν και να επεξεργαστούν μόνο τα στοιχεία που δημιούργησαν ή όλα τα στοιχεία της λίστας. Τα άτομα που έχουν δικαιώματα διαχείρισης λιστών μπορούν να διαβάζουν και να επεξεργάζονται όλα τα στοιχεία της λίστας. Μπορείτε επίσης να εφαρμόσετε συγκεκριμένα επίπεδα δικαιωμάτων σε ένα μεμονωμένο στοιχείο λίστας, για παράδειγμα, εάν το στοιχείο περιέχει εμπιστευτικές πληροφορίες.

Δημιουργία και διαχείριση προβολών    - Δημιουργία διαφορετικών προβολώντης ίδιας λίστας. Τα περιεχόμενα της πραγματικής λίστας δεν αλλάζουν, αλλά τα στοιχεία είναι οργανωμένα ή φιλτραρισμένο, έτσι ώστε οι χρήστες να μπορούν να βρουν τις πιο σημαντικές ή ενδιαφέρουσες πληροφορίες, ανάλογα με τις ανάγκες τους.

Ενημέρωση λιστών    - Ανεξάρτητα από τον τύπο της λίστας που ενημερώνετε τη διαδικασία είναι παρόμοια για την προσθήκη, επεξεργασία και διαγραφή στοιχείων λίστας.

Υπάρχουν δύο τρόποι για να προσθέσετε ή να επεξεργαστείτε στοιχεία λίστας:

  • Χρησιμοποιώντας μια φόρμα, η οποία είναι η προεπιλεγμένη μέθοδος.

  • Ενσωματωμένα, γεγονός που σημαίνει ότι προσθέτετε το στοιχείο απευθείας στη σελίδα λίστας.

Εάν η λίστα έχει ρυθμιστεί ώστε να παρακολουθεί εκδόσεις, κάθε φορά που επεξεργάζεστε ένα στοιχείο λίστας δημιουργείται μια νέα έκδοση του στοιχείου λίστας. Μπορείτε να προβάλετε ένα ιστορικό του πώς έχει αλλάξει το στοιχείο λίστας και να επαναφέρετε μια προηγούμενη έκδοση, εάν κάνετε κάποιο λάθος σε μια νεότερη έκδοση.

Χρήση τύπων και υπολογιζόμενων τιμών    - Χρησιμοποιήστε τύπους και υπολογισμένες τιμές για να δημιουργήσετε δυναμικά πληροφορίες στις στήλες μιας λίστας. Οι λειτουργίες μπορεί να περιλαμβάνουν πληροφορίες άλλες στήλες σε μια λίστα, καθώς και συναρτήσεις συστήματος όπως [σήμερα] για να υποδείξουν την τρέχουσα ημερομηνία. Για παράδειγμα, μπορείτε να καθορίσετε μια προεπιλεγμένη προθεσμία που θα είναι επτά ημέρες από την τρέχουσα ημερομηνία.

Ενημερωθείτε για τις αλλαγές    - Οι λίστες και οι προβολές μπορούν να χρησιμοποιούν rss, έτσι ώστε τα μέλη της ομάδας εργασίας σας να μπορούν να λαμβάνουν αυτόματα ενημερώσεις. Η τροφοδοσία RSS είναι μια τεχνολογία που επιτρέπει στους χρήστες να λαμβάνουν και να προβάλλουν ενημερώσεις ή τροφοδοσίες RSS ειδήσεων και πληροφοριών σε μια ενοποιημένη θέση. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε ειδοποιήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να σας ενημερώνουν όταν αλλάζουν οι λίστες ή όταν προστίθενται νέα στοιχεία. Οι ειδοποιήσεις είναι ένας εύχρηστος τρόπος για να παρακολουθείτε τις αλλαγές που είναι σημαντικές για εσάς.

Δημιουργία σχέσεων ανάμεσα σε λίστα    - Δημιουργήστε μια σχέση ανάμεσα σε δύο λίστες, στη λίστα προέλευσης, μπορείτε να δημιουργήσετε μια στήλη αναζήτησης που ανακτά (ή "αναζητά") μία ή περισσότερες τιμές από μια λίστα προορισμού, εάν αυτές οι τιμές ταιριάζουν με την τιμή στη στήλη αναζήτησης στη λίστα προέλευσης. Εάν θέλετε, μπορείτε να συνεχίσετε να προσθέτετε πρόσθετες στήλες από τη λίστα προορισμού στη λίστα προέλευσης. Όταν δημιουργείτε μια στήλη αναζήτησης, μπορείτε επίσης να αποφασίσετε να επιβάλετε τη συμπεριφορά σχέσης, ορίζοντας μια επιλογή διαδοχικής διαγραφής ή περιορισμού διαγραφής που σας βοηθά να διατηρείτε τα δεδομένα σας έγκυρα και συμβάλλει στην αποτροπή ασυνεπειών που μπορεί να προκαλέσουν προβλήματα στην πορεία.

Κοινή χρήση πληροφοριών λίστας με ένα πρόγραμμα βάσης δεδομένων    - Εάν έχετε εγκαταστήσει ένα πρόγραμμα βάσης δεδομένων, όπως η Access, μπορείτε να εξαγάγετε και να εισαγάγετε δεδομένα από και προς την τοποθεσία σας, καθώς και να συνδέσετε έναν πίνακα από τη βάση δεδομένων σε μια λίστα. Όταν εργάζεστε με τα δεδομένα της λίστας σας σε μια βάση δεδομένων της Access, μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε ερωτήματα, φόρμες και αναφορές. Ανατρέξτε στο θέμα "Εισαγωγή δεδομένων σε μια βάση δεδομένων της Access".

Χρήση λιστών με συνέπεια σε όλες τις τοποθεσίες    - Εάν η ομάδα σας λειτουργεί με διάφορους τύπους λιστών, μπορείτε να προσθέσετε συνέπεια σε πολλές λίστες με τύπους περιεχομένου, στήλες τοποθεσίας και πρότυπα. Αυτές οι δυνατότητες σάς επιτρέπουν να χρησιμοποιήσετε ξανά τις ρυθμίσεις και τη δομή λίστας με αποτελεσματικό τρόπο. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν τύπο περιεχομένου για ένα ζήτημα εξυπηρέτησης πελατών που καθορίζει συγκεκριμένες στήλες (όπως η επαφή πελάτη) και επιχειρηματικές διαδικασίες για τον τύπο περιεχομένου. Ένα άλλο παράδειγμα είναι η δημιουργία μιας στήλης τοποθεσίας για ονόματα τμημάτων που έχει μια αναπτυσσόμενη λίστα τμημάτων. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ξανά τη στήλη σε πολλές λίστες για να εξασφαλίσετε ότι τα ονόματα εμφανίζονται πάντα με τον ίδιο τρόπο σε κάθε λίστα.

Εργασία σε στοιχεία λίστας από ένα πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου    - Χρησιμοποιήστε ένα πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου συμβατό με τεχνολογίες της Microsoft και μπορείτε να έχετε μαζί σας σημαντικές πληροφορίες για τη λίστα. Για παράδειγμα, με το Outlook, μπορείτε να προβάλετε και να ενημερώσετε εργασίες, επαφές και πίνακες συζητήσεων στην τοποθεσία σας από το Outlook. Ανατρέξτε στο θέμα Σύνδεση εξωτερικής λίστας στο Outlook.

Ορισμός στόχευσης περιεχομένου    -     Ενεργοποιήστε τη στόχευση ακροατηρίου για να φιλτράρετε στοιχεία κατά ομάδες.

Ο τύπος της λίστας που χρησιμοποιείτε εξαρτάται από το είδος των πληροφοριών που μοιράζεστε.

Ανακοινώσεις    - Μοιραστείτε ειδήσεις και κατάσταση και για να δώσετε υπενθυμίσεις. Οι ανακοινώσεις υποστηρίζουν βελτιωμένη μορφοποίηση με εικόνες, υπερ-συνδέσεις και μορφοποιημένο κείμενο.

Επαφές    - Αποθηκεύστε πληροφορίες σχετικά με άτομα ή ομάδες με τα οποία εργάζεστε. Αν χρησιμοποιείτε ένα πρόγραμμα διαχείρισης email ή επαφών που είναι συμβατό με τεχνολογίες της Microsoft, μπορείτε να προβάλετε και να ενημερώσετε τις επαφές σας από την τοποθεσία σας στο άλλο πρόγραμμα. Για παράδειγμα, μπορείτε να ενημερώσετε μια λίστα όλων των προμηθευτών του οργανισμού σας από ένα πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου συμβατό με τεχνολογίες της Microsoft, όπως το Outlook. Στην πραγματικότητα, μια λίστα επαφών δεν διαχειρίζεται τα μέλη της τοποθεσίας σας, αλλά μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την αποθήκευση και κοινή χρήση επαφών για την εταιρεία σας, όπως μια λίστα εξωτερικών προμηθευτών.

Πίνακες συζητήσεων    - Παρέχει ένα κεντρικό σημείο για την καταγραφή και αποθήκευση συζητήσεων ομάδας που είναι παρόμοιες με τη μορφή των ομάδων συζήτησης. Εάν ο διαχειριστής σας έχει ενεργοποιήσει τη λήψη μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε λίστες στην τοποθεσία σας, οι πίνακες συζητήσεων μπορούν να αποθηκεύουν συζητήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τα πιο κοινά προγράμματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν πίνακα συζητήσεων για τη νέα έκδοση προϊόντος του οργανισμού σας.

Συνδέσεις    - Παρέχει μια κεντρική θέση για συνδέσεις στο Internet, το intranet της εταιρείας σας και άλλους πόρους. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε μια λίστα συνδέσεων προς τις τοποθεσίες Web των πελατών σας.

Προβιβαγές συνδέσεις    - Εμφάνιση ενός συνόλου ενεργειών σύνδεσης σε οπτική διάταξη.

Ημερολόγιο    - Αποθήκευση των συμβάντων της ομάδας σας ή για συγκεκριμένες περιπτώσεις, όπως οι αργίες της εταιρείας. Ένα ημερολόγιο παρέχει οπτικές προβολές, παρόμοιες με ένα ημερολόγιο γραφείου ή τοίχου, των συμβάντων της ομάδας σας, όπως συσκέψεις, κοινωνικές εκδηλώσεις και all-day events. Μπορείτε επίσης να παρακολουθείτε τα ορόσημα της ομάδας, όπως προθεσμίες ή ημερομηνίες κυκλοφορίας προϊόντων που δεν σχετίζονται με συγκεκριμένο χρονικό διάστημα. Εάν χρησιμοποιείτε ένα πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή ημερολογίου που είναι συμβατό με τεχνολογίες της Microsoft, μπορείτε να προβάλετε και να ενημερώσετε το ημερολόγιό σας από την τοποθεσία σας ενώ εργάζεστε στο άλλο πρόγραμμα. Για παράδειγμα, μπορείτε να συγκρίνετε και να ενημερώσετε το ημερολόγιό σας στην τοποθεσία με ημερομηνίες από το ημερολόγιο του Outlook, προβάλλοντας και τα δύο ημερολόγια σε παράθεση ή σε παράθεση μεταξύ τους στο Outlook. 

Εργασίες    - Παρακολουθήστε πληροφορίες σχετικά με έργα και άλλα συμβάντα για την ομάδα σας. Μπορείτε να αναθέσετε εργασίες σε άτομα, καθώς και να παρακολουθήσετε την κατάσταση και το ποσοστό ολοκλήρωσης καθώς η εργασία μετακινείται προς την ολοκλήρωση. Εάν χρησιμοποιείτε ένα πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή διαχείρισης εργασιών που είναι συμβατό με τεχνολογίες της Microsoft, μπορείτε να προβάλετε και να ενημερώσετε τις εργασίες σας από την τοποθεσία σας στο άλλο πρόγραμμα. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε μια λίστα εργασιών για τη διαδικασία προϋπολογισμού της εταιρείας σας και, στη συνέχεια, να την προβάλετε και να την ενημερώσετε στο Outlook μαζί με τις άλλες εργασίες σας. Ανατρέξτε στο θέμα "Δημιουργία λίστας".

Εργασίες έργου    - Αποθηκεύστε πληροφορίες εργασιών με προβολή Gantt και γραμμές προόδου. Μπορείτε να παρακολουθείτε την κατάσταση και το ποσοστό ολοκλήρωσης καθώς η εργασία μετακινείται προς την ολοκλήρωση. Εάν χρησιμοποιείτε ένα πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή διαχείρισης εργασιών που είναι συμβατό με τεχνολογίες της Microsoft, μπορείτε να προβάλετε και να ενημερώσετε τις εργασίες του έργου σας από την τοποθεσία σας στο άλλο πρόγραμμα. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε μια λίστα εργασιών έργου στην τοποθεσία σας για να αναγνωρίσετε και να αναθέσετε την εργασία σε ένα εκπαιδευτικό εγχειρίδιο και, στη συνέχεια, μπορείτε να παρακολουθείτε την πρόοδο της εταιρείας σας από το Project. Ανατρέξτε στο θέμα "Δημιουργία λίστας".

Παρακολούθηση προβλήματος    - Αποθηκεύστε πληροφορίες σχετικά με συγκεκριμένα θέματα, όπως θέματα υποστήριξης, και παρακολουθήστε την πρόοδό τους. Μπορείτε να αναθέσετε προβλήματα, να τα κατηγοριοποιήσετε και να συσχετίζετε θέματα μεταξύ τους. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε μια λίστα παρακολούθησης προβλημάτων για τη διαχείριση προβλημάτων και λύσεων εξυπηρέτησης πελατών. Μπορείτε επίσης να σχολιάζετε θέματα κάθε φορά που τα επεξεργάζεστε, δημιουργώντας ένα ιστορικό σχολίων χωρίς να τροποποιείτε την αρχική περιγραφή του ζητήματος. Για παράδειγμα, ένας εκπρόσωπος της υπηρεσίας εξυπηρέτησης πελατών μπορεί να καταγράψει κάθε βήμα που γίνεται για την επίλυση ενός προβλήματος και των αποτελεσμάτων. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε μια λίστα παρακολούθησης ζητήματος με μια ροή εργασίας τριών φάσεων για να βοηθήσετε την εταιρεία σας να διαχειρίζεται θέματα ή παρακολούθηση έργων. Ανατρέξτε στο θέμα "Δημιουργία λίστας".

Έρευνα    - Συλλογή και συγκέντρωση σχολίων, όπως μια έρευνα για την ικανοποίηση των υπαλλήλων ή ένα κουίζ. Μπορείτε να σχεδιάσετε τις ερωτήσεις και τις απαντήσεις σας με διάφορους τρόπους και να δείτε μια επισκόπηση των σχολίων σας. Εάν έχετε εγκαταστήσει ένα υπολογιστικό φύλλο ή ένα πρόγραμμα βάσης δεδομένων που είναι συμβατό με τεχνολογίες της Microsoft, μπορείτε να εξαγάγετε τα αποτελέσματά σας για περαιτέρω ανάλυση. Ανατρέξτε στο θέμα "Δημιουργία έρευνας".

Προσαρμογή    - Ξεκινήστε μια λίστα από την αρχή. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη λίστα που βασίζεται σε ένα υπολογιστικό φύλλο, εάν έχετε ένα πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων που είναι συμβατό με τεχνολογίες της Microsoft. Για παράδειγμα, μπορείτε να εισαγάγετε μια λίστα από το Excel που δημιουργήσατε για την αποθήκευση και διαχείριση συμβάσεων με προμηθευτές. Ανατρέξτε στο θέμα "Δημιουργία λίστας με βάση ένα υπολογιστικό φύλλο".

Εξωτερικές λίστες    - Εργαστείτε με δεδομένα που είναι αποθηκευμένα εκτός λίστας, αλλά μπορείτε να διαβάσετε και να γράψετε μέσα στο Microsoft 365. Η προέλευση δεδομένων για μια εξωτερική λίστα ονομάζεται εξωτερικός τύπος περιεχομένου. Σε αντίθεση με μια εγγενή λίστα του Microsoft 365, μια εξωτερική λίστα χρησιμοποιεί τις Υπηρεσίες συνδεσιμότητας εταιρικών δεδομένων για να έχει πρόσβαση σε δεδομένα απευθείας από ένα εξωτερικό σύστημα (όπως το SAP, το Siebel και τον Microsoft SQL Server), είτε αυτό το σύστημα είναι βάση δεδομένων, υπηρεσία Web ή επιχειρησιακό σύστημα.

Προσαρμοσμένη λίστα σε Προβολή φύλλου    δεδομένων - Δημιουργήστε μια κενή λίστα παρόμοια με μια προσαρμοσμένη λίστα, αλλά για να εμφανίσετε τη λίστα από προεπιλογή σε προβολή φύλλου δεδομένων. Η προβολή φύλλου δεδομένων παρέχει ένα πλέγμα δεδομένων για την προβολή και την επεξεργασία δεδομένων ως γραμμών και στηλών. Μπορείτε να προσθέσετε και να επεξεργαστείτε γραμμές και στήλες, να εφαρμόσετε φίλτρα και σειρές ταξινόμησης, να εμφανίσετε υπολογιζόμενες τιμές και σύνολα και να επεξεργαστείτε με ευκολία δεδομένα σε κελιά πλέγματος. Η προβολή φύλλου δεδομένων απαιτεί την εγκατάσταση του Office σε έναν υπολογιστή-πελάτη 32 bit και ένα πρόγραμμα περιήγησης που υποστηρίζει στοιχεία ελέγχου ActiveX.

Λίστα κατάστασης    - Εμφάνιση και παρακολούθηση των στόχων του έργου σας. Η λίστα περιλαμβάνει ένα σύνολο έγχρωμων εικονιδίων για την κοινοποίηση του βαθμού επίτευξης των στόχων.

Διανοητευμάτων    - Στείλτε πληροφορίες, συμπεριλαμβανομένων των σημάν σεων επιβεβαίωσης, στα μέλη της ομάδας σας.

Λίστα λεξικών microsoft IME    - Να χρησιμοποιήσετε δεδομένα από τη λίστα ως λεξικό για IME της Microsoft. Μπορείτε να μετατρέψετε τα στοιχεία της στήλης "Ανάγνωση" σε "Εμφάνιση" χρησιμοποιώντας το Microsoft IME και να προβάλετε το περιεχόμενο στο "Σχόλιο" στο παράθυρο "Σχόλιο IME". Τα δεδομένα μπορούν να συνδεθούν με μια συγκεκριμένη διεύθυνση URL.

Λίστα περιεχομένου PerformancePoint    - Αποθήκευση στοιχείων πίνακα εργαλείων, όπως πίνακες στοχοθεσίας, αναφορές, φίλτρα, σελίδες πίνακα εργαλείων και άλλα στοιχεία πίνακα εργαλείων που δημιουργείτε χρησιμοποιώντας το Πρόγραμμα σχεδίασης πίνακα εργαλείων PerformancePoint.

Γλώσσες και μεταφραστές    - Χρήση με μια ροή εργασίας "Διαχείριση μεταφράσεων" σε μια βιβλιοθήκη διαχείρισης μεταφράσεων. Η ροή εργασίας χρησιμοποιεί τη λίστα για την ανάθεση εργασιών μετάφρασης στον μεταφραστή που καθορίζεται στη λίστα για κάθε γλώσσα. Μπορείτε να δημιουργήσετε αυτήν τη λίστα με μη αυτόματο τρόπο ή μπορείτε να επιλέξετε να δημιουργείται αυτόματα αυτή η λίστα όταν προσθέτετε μια ροή εργασίας διαχείρισης μεταφράσεων σε μια βιβλιοθήκη διαχείρισης μεταφράσεων.

Λίστα KPI    - Παρακολούθηση βασικών δεικτών απόδοσης που σας επιτρέπουν να αξιολογείτε γρήγορα την πρόοδο που έχει επιτευχθεί έναντι μετρήσιμων στόχων. Μπορείτε να ρυθμίσετε λίστες KPI για να παρακολουθείτε τις επιδόσεις χρησιμοποιώντας μία από τις τέσσερις προελεύσεις δεδομένων: δεδομένα που εισάγονται με μη αυτόματο τρόπο, δεδομένα σε μια λίστα του Microsoft 365, δεδομένα σε βιβλία εργασίας του Excel ή δεδομένα από τις Υπηρεσίες ανάλυσης — ένα στοιχείο του Microsoft SQL Server. Μετά τη δημιουργία της λίστας KPI, μπορείτε να τη χρησιμοποιήσετε για να εμφανίσετε την κατάσταση της ένδειξης σε μια σελίδα πίνακα εργαλείων.

Εισαγωγή υπολογιστικού φύλλου     - Χρησιμοποιήστε στήλες και δεδομένα από ένα υπάρχον υπολογιστικό φύλλο. Για την εισαγωγή υπολογιστικού φύλλου απαιτείται το Microsoft Excel ή κάποιο άλλο συμβατό πρόγραμμα.

  1. Στις "Τοποθεσίες", κάντε κλικ στην επιλογή " Ρυθμίσεις: ενημερώστε το προφίλ σας, εγκαταστήστε λογισμικό και συνδέστε το στο cloud " και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Περιεχόμενα τοποθεσίας".

  2. Κάντε κλικ στο εικονίδιο "Προσθήκη εφαρμογής".

    Το εικονίδιο "Προσθήκη εφαρμογής" στο παράθυρο διαλόγου "Περιεχόμενα τοποθεσίας".
  3. Κάντε κύλιση και κάντε κλικ στην εφαρμογή που θέλετε να χρησιμοποιήσετε. Ενδέχεται να υπάρχουν περισσότερες από μία σελίδες.

  4. Δώστε στην εφαρμογή ένα μοναδικό όνομα, ώστε να μπορείτε να την ανακαλέσετε αργότερα για μια σελίδα και κάντε κλικ στην επιλογή "Δημιουργία".

  5. Όταν επιστρέψεις στην οθόνη "Περιεχόμενα τοποθεσίας", μπορείτε να κάνετε τρία πράγματα:

    • Κλείστε το παράθυρο και επιστροφή στη σελίδα. Προσθέστε τη νέα εφαρμογή στη σελίδα σας χρησιμοποιώντας την εισαγωγή Τμημάτων Web.

    • Κάντε κλικ στην εφαρμογή και αρχίστε να εισάγετε δεδομένα.

    • Κάντε κλικ στα ...και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Αλλαγή ρυθμίσεων". Μπορείτε να προσθέσετε στήλες, να αλλάξετε ονόματα και να κάνετε άλλες εργασίες εδώ.

Παρόλο που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις δυνατότητες των λιστών με διάφορους τρόπους, ο τρόπος χρήσης τους εξαρτάται από το μέγεθος και τον αριθμό των λιστών που έχετε και τις ανάγκες της εταιρείας σας.

Αποθήκευση πολλών στοιχείων σε μία λίστα

Μπορεί να θέλετε μία μεγάλη λίστα να εξυπηρετεί διάφορες ανάγκες. Για παράδειγμα, μπορεί να έχετε να παρακολουθήσετε μεγάλο αριθμό τεχνικών θεμάτων σε ολόκληρη την εταιρεία σας και τα προβλήματα μπορεί να ισχύουν για πολλά έργα και ομάδες.

Χρησιμοποιήστε μία μόνο λίστα όταν:

  • Η ομάδα σας πρέπει να βλέπει συνοπτικές πληροφορίες σχετικά με τα στοιχεία λίστας ή διαφορετικές προβολές του ίδιου συνόλου στοιχείων. Για παράδειγμα, ένας διευθυντής μπορεί να θέλει να δει την πρόοδο σχετικά με όλα τα τεχνικά ζητήματα για μια εταιρεία ή να δει όλα τα θέματα που καταχωρήθηκαν εντός της ίδιας χρονικής περιόδου.

  • Οι χρήστες θέλουν να αναζητήσουν τα προβλήματα στην ίδια θέση σε μια τοποθεσία.

  • Θέλετε να εφαρμόσετε τις ίδιες ρυθμίσεις στα στοιχεία λίστας, όπως η παρακολούθηση εκδόσεων ή η απαίτηση έγκρισης.

  • Οι ομάδες που εργάζονται στη λίστα έχουν παρόμοια χαρακτηριστικά, όπως τα ίδια επίπεδα δικαιωμάτων. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μοναδικά δικαιώματα σε συγκεκριμένα στοιχεία λίστας, αλλά εάν τα επίπεδα δικαιωμάτων διαφέρουν σημαντικά, εξετάστε το ενδεχόμενο χρήσης πολλών λιστών.

  • Θέλετε να αναλύσετε πληροφορίες σχετικά με τη λίστα ή να λάβετε ενοποιημένες ενημερώσεις για τη λίστα. Μπορείτε να λαμβάνετε ειδοποιήσεις όταν αλλάζουν τα στοιχεία της λίστας ή να δείτε τις αλλαγές σε μια λίστα χρησιμοποιώντας την τεχνολογία RSS. Οι τροφοδοσίες RSS επιτρέπουν στα μέλη της ομάδας εργασίας σας να βλέπουν μια ενοποιημένη λίστα πληροφοριών που έχει αλλάξει.

Μπορεί να θέλετε πολλές λίστες όταν υπάρχουν διακριτές διαφορές μεταξύ των στοιχείων που θέλετε να διαχειριστείτε ή μεταξύ των ομάδων των ατόμων που εργάζονται μαζί τους.

Χρήση πολλών λιστών όταν:

  • Δεν περιμένετε ότι οι χρήστες θα χρειάζονται συνόψεις των στοιχείων μαζί.

  • Οι ομάδες των ατόμων που εργάζονται με τις πληροφορίες διαφέρουν και έχουν διαφορετικά επίπεδα δικαιωμάτων.

  • Πρέπει να εφαρμόσετε διαφορετικές ρυθμίσεις, όπως η έκδοση εκδόσεων ή η έγκριση, σε πολλά σύνολα στοιχείων.

  • Δεν χρειάζεται να αναλύσετε τα στοιχεία μαζί ή να λάβετε ενοποιημένες ενημερώσεις σχετικά με τη λίστα.

Ακολουθούν ορισμένοι από τους τρόπους με τους οποίους μπορείτε να οργανώσετε λίστες και στοιχεία λίστας:

Προσθήκη στηλών    - Βοηθήστε την ομάδα σας να εντοπίσει τα στοιχεία που είναι πιο σημαντικά, μπορείτε να προσθέσετε στήλες στη λίστα σας. Για παράδειγμα, μπορείτε να προσθέσετε τη στήλη "Έργο" σε μια λίστα για να βοηθήσετε τα άτομα που εργάζονται σε συγκεκριμένα έργα να προβάλουν και να εργαστούν με τα στοιχεία τους πιο εύκολα. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε περισσότερες στήλες εάν θέλετε να συλλέξετε πρόσθετες πληροφορίες για κάθε στοιχείο λίστας, όπως το όνομα του τμήματος ή το όνομα ενός υπαλλήλου.

Εάν έχετε πολλά στοιχεία σε μια λίστα, μπορείτε να εξετάσετε το ενδεχόμενο να δημιουργήσετε ευρετήριο σε συγκεκριμένες στήλες για να βελτιώσετε την απόδοση κατά την προβολή πολλών στοιχείων ή την εναλλαγή προβολών. Αυτή η δυνατότητα δεν αλλάζει τον τρόπο οργάνωσης των στοιχείων, αλλά μπορεί να επιτρέπει στις εταιρείες να αποθηκεύουν ευκολότερα μεγάλο αριθμό στοιχείων σε μια λίστα. Ωστόσο, η δημιουργία ευρετηρίου μπορεί να διαρκέσει περισσότερο χώρο στη βάση δεδομένων. Ανατρέξτε στο θέμα "Δημιουργία, αλλαγή ή διαγραφή προβολής λίστας ή βιβλιοθήκης".

Δημιουργία προβολών    - Χρησιμοποιείται εάν τα άτομα της ομάδας σας χρειάζεται συχνά να βλέπουν δεδομένα με συγκεκριμένο τρόπο. Οι προβολές χρησιμοποιούν στήλες για την ταξινόμηση, την ομαδοποίηση, το φιλτράρισμα και την εμφάνιση των δεδομένων. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε πόσα στοιχεία θα εμφανίζονται ταυτόχρονα σε κάθε προβολή. Για παράδειγμα, οι χρήστες μπορούν να περιηγηθούν σε μια λίστα σε σύνολα 25 ή 100 στοιχείων λίστας ανά σελίδα, ανάλογα με τις προτιμήσεις τους και την ταχύτητα της σύνδεσής τους.

Οι προβολές παρέχουν την ευελιξία για την αποθήκευση μεγάλου αριθμού στοιχείων σε μια λίστα, αλλά για να βλέπετε μόνο τα υποσύνολα που θέλετε μια συγκεκριμένη στιγμή, όπως μόνο τα θέματα που δημοσιεύτηκαν αυτό το έτος ή μόνο τα τρέχοντα συμβάντα σε ένα ημερολόγιο. Μπορείτε να δημιουργήσετε προσωπικές προβολές που είναι διαθέσιμες μόνο σε εσάς και, εάν έχετε δικαιώματα τροποποίησης μιας λίστας, μπορείτε να δημιουργήσετε δημόσιες προβολές που είναι διαθέσιμες σε όλους. Ανατρέξτε στο θέμα "Δημιουργία, αλλαγή ή διαγραφή προβολής λίστας ή βιβλιοθήκης".

Δημιουργία φακέλων    - Προσθέστε φακέλους στους περισσότερους τύπους λιστών, εάν ο κάτοχος της λίστας επιτρέπει τη δημιουργία φακέλων. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο εάν τα στοιχεία της λίστας σας μπορούν να διαχωριστούν με συγκεκριμένο τρόπο, όπως ανά έργο ή ανά ομάδα. Οι φάκελοι βοηθούν τους χρήστες στην πιο εύκολη σάρωση και διαχείριση των στοιχείων λίστας. Οι τεχνολογίες της Microsoft παρέχουν μια προβολή δέντρου που επιτρέπει στους χρήστες να περιηγούνται στις τοποθεσίες και τους φακέλους τους με τον ίδιο τρόπο που εργάζονται με τους φακέλους στον σκληρό δίσκο τους. Για παράδειγμα, κάθε τμήμα μπορεί να έχει το δικό του φάκελο. Ανατρέξτε στο θέμα "Δημιουργία φακέλου σε λίστα".

Δείτε επίσης

Προσθήκη, επεξεργασία ή διαγραφή στοιχείων λίστας

Ενεργοποίηση και ρύθμιση παραμέτρων για τη διαχείριση εκδόσεων μιας λίστας ή βιβλιοθήκης

Δημιουργία φακέλου σε μια λίστα

Διαγραφή φακέλου από μια λίστα

Χρειάζεστε περισσότερη βοήθεια;

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×