Εισαγωγή στις λίστες

Μια λίστα είναι μια συλλογή δεδομένων που μπορείτε να μοιραστείτε με τα μέλη της ομάδας σας και τα άτομα στα οποία έχετε παράσχει πρόσβαση. Θα βρίσκετε έναν αριθμό έτοιμων προς χρήση προτύπων λίστας για να παρέχετε ένα καλό σημείο εκκίνησης για την οργάνωση στοιχείων λίστας. Μάθετε περισσότερα στα πρότυπα λίστας στο Microsoft 365.

Αυτό το άρθρο εξηγεί τις έννοιες για τη δημιουργία και τη χρήση λιστών. Μπορείτε να δημιουργήσετε λίστες στο Microsoft SharePoint, την εφαρμογή λίστες στο Microsoft 365 ή ομάδες. Για να μάθετε περισσότερα, ανατρέξτε στο θέμα Προσθήκη στοιχείων λίστας. Μάθετε πώς να ξεκινήσετε με τις λίστες στο Microsoft teams.

Ανατρέξτε στα παρακάτω θέματα για πληροφορίες σχετικά με τις λίστες:

Σημείωση: Σημειώστε ότι οι πληροφορίες εδώ και οι τύποι λιστών που είναι διαθέσιμοι για εσάς εξαρτώνται από την έκδοση τουSharePoint που χρησιμοποιείτε. Εάν δεν γνωρίζετε την έκδοση, επικοινωνήστε με το διαχειριστή, το γραφείο βοήθειας ή το διευθυντή σας ή ανατρέξτε στο θέμα Ποια έκδοση του SharePoint χρησιμοποιώ;

Οι εταιρείες συνήθως χρησιμοποιούν πολλούς τύπους λιστών, όπως συνδέσεις, ανακοινώσεις, επαφές, παρακολούθηση ζητημάτων και έρευνες, για να αναφέρουμε μερικά.

Οι λίστες μπορούν επίσης να περιλαμβάνουν εργασίες που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ως εστιακό σημείο για συνεργασία με την ομάδα ή σε μια επιχειρηματική λύση. Σε πολλές περιπτώσεις, οι λίστες μπορούν να παρέχουν γρήγορες και αποτελεσματικές λύσεις με ελάχιστες ή καθόλου τροποποιήσεις.

Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε:

  • Εργασίες -συμπεριλάβετε την παρακολούθηση της κυριότητας και της προόδου, καθώς και μια σελίδα στη λωρίδα χρόνου για μια ελκυστική οπτική παρουσίαση του περιεχομένου της λίστας.

  • Παρακολούθηση θεμάτων -περιλαμβάνει τη διαχείριση εκδόσεων και την αποθήκευση ιστορικού εκδόσεων, για βαθύτερη ανάλυση των έργων ομάδας εργασίας και συνηθισμένων εργασιών.

Οι λίστες είναι πλούσιες και ευέλικτες και διαθέτουν πολλές ενσωματωμένες δυνατότητες που παρέχουν έναν ισχυρό τρόπο για την αποθήκευση, την κοινή χρήση και την εργασία με δεδομένα.

Για παράδειγμα, μπορείτε:

  • Δημιουργήστε μια λίστα με διάφορες στήλες, όπως κείμενο, αριθμό, επιλογή, νομισματική μονάδα, ημερομηνία και ώρα, αναζήτηση, ναι/όχι και υπολογισμένη. Μπορείτε επίσης να επισυνάψετε ένα ή περισσότερα αρχεία σε ένα στοιχείο λίστας για να παρέχετε πρόσθετες λεπτομέρειες, όπως ένα υπολογιστικό φύλλο που περιέχει αριθμούς υποστήριξης ή ένα έγγραφο που περιέχει πληροφορίες φόντου.

  • Δημιουργήστε Προβολές λίστας για να οργανώσετε, να ταξινομήστε και να φιλτράρετε δεδομένα με διαφορετικούς και συγκεκριμένους τρόπους. Αλλάξτε τα μετα-δεδομένα, όπως η προσθήκη και η διαγραφή στηλών και η τροποποίηση κανόνων επικύρωσης. και να χρησιμοποιείτε λίστες με συνέπεια σε όλες τις τοποθεσίες με τύπους περιεχομένου, στήλες τοποθεσίας και πρότυπα. Για παράδειγμα, μπορείτε να προβάλετε μόνο τα τρέχοντα συμβάντα από ένα ημερολόγιο σε μια αρχική σελίδα και να δημιουργήσετε μια οπτική προβολή — παρόμοια με ένα ημερολόγιο τοίχου — σε μια άλλη σελίδα.

  • Δημιουργήστε σχέσεις μεταξύ λιστών χρησιμοποιώντας ένα συνδυασμό μοναδικών στηλών, στηλών αναζήτησης και επιβολής σχέσεων (διαδοχική και περιορισμένη διαγραφή), τα οποία βελτιώνουν τη δυνατότητά σας να δημιουργείτε πιο εξελιγμένες επιχειρηματικές λύσεις και να βοηθάτε στη διατήρηση της ακεραιότητας των δεδομένων σας.

  • Δημιουργήστε προσαρμοσμένες λίστες, εμφανίστε τα δεδομένα σε Τμήματα Web και σελίδες Τμημάτων Web και κάντε εισαγωγή, εξαγωγή και σύνδεση με δεδομένα από άλλα προγράμματα, όπως το Excel και η Access.

  • Παρακολουθήστε τις εκδόσεις και το λεπτομερές ιστορικό, απαιτήστε έγκριση για την τροποποίηση των δεδομένων, χρησιμοποιήστε ασφάλεια επιπέδου στοιχείου και φακέλων, κάντε ανάληψη και μεταβίβαση ελέγχου και παραμείνετε αυτόματα ενήμεροι σχετικά με τις αλλαγές, χρησιμοποιώντας ειδοποιήσεις και τις τροφοδοσίες RSS.

  • Οργανώστε το περιεχόμενο μίας λίστας σε φακέλους για πρόσθετη ευκολία και καλύτερη απόδοση και βελτιώστε γενικά την απόδοση με τις μεγάλες λίστες χρησιμοποιώντας τη δημιουργία ευρετηρίου.

Ακολουθούν ορισμένοι τρόποι με τους οποίους μπορείτε να εργαστείτε με λίστες για να σας βοηθήσουν να διαχειριστείτε πληροφορίες για την ομάδα σας.

Παρακολούθηση εκδόσεων και λεπτομερούς ιστορικού    -Παρακολουθήστε τις εκδόσεις των στοιχείων λίστας, ώστε να μπορείτε να δείτε ποια στοιχεία έχουν αλλάξει από την έκδοση στην έκδοση, καθώς και ποιος άλλαξε τα στοιχεία της λίστας. Εάν γίνονται λάθη σε μια νεότερη έκδοση, μπορείτε να επαναφέρετε μια προηγούμενη έκδοση ενός στοιχείου. Η παρακολούθηση του ιστορικού μιας λίστας είναι ιδιαίτερα σημαντική εάν η εταιρεία σας πρέπει να παρακολουθεί μια λίστα καθώς εξελίσσεται.

Απαίτηση έγκρισης    -Καθορίστε ότι απαιτείται έγκριση για ένα στοιχείο λίστας για να μπορέσει να προβληθεί από όλους. Τα στοιχεία παραμένουν σε κατάσταση εκκρεμούς μέχρι να εγκριθούν ή να απορριφθούν από κάποιον που έχει το δικαίωμα να τα εγκρίνει. Μπορείτε να ελέγξετε ποιες ομάδες χρηστών μπορούν να προβάλουν ένα στοιχείο λίστας πριν από την έγκρισή του.

Προσαρμογή δικαιωμάτων    -Καθορίστε εάν οι συμμετέχοντες στη λίστα σας μπορούν να διαβάσουν και να επεξεργαστούν μόνο τα στοιχεία που δημιούργησαν ή όλα τα στοιχεία της λίστας. Τα άτομα που έχουν δικαιώματα διαχείρισης λιστών μπορούν να διαβάσουν και να επεξεργαστούν όλα τα στοιχεία της λίστας. Μπορείτε επίσης να εφαρμόσετε συγκεκριμένα επίπεδα δικαιωμάτων σε ένα μεμονωμένο στοιχείο λίστας, για παράδειγμα, εάν το στοιχείο περιέχει εμπιστευτικές πληροφορίες.

Δημιουργία και διαχείριση προβολών    -Δημιουργήστε διαφορετικές προβολές της ίδιας λίστας. Τα περιεχόμενα της πραγματικής λίστας δεν αλλάζουν, αλλά τα στοιχεία είναι οργανωμένα ή φιλτραρισμένα, έτσι ώστε οι χρήστες να μπορούν να βρίσκουν τις πιο σημαντικές ή ενδιαφέρουσες πληροφορίες, ανάλογα με τις ανάγκες τους.

Ενημέρωση λιστών    -Ανεξάρτητα από τον τύπο της λίστας που ενημερώνετε, η διαδικασία είναι παρόμοια για την προσθήκη, την επεξεργασία και τη διαγραφή στοιχείων λίστας.

Υπάρχουν δύο τρόποι για να προσθέσετε ή να επεξεργαστείτε στοιχεία λίστας:

  • Χρησιμοποιώντας μια φόρμα, η οποία είναι η προεπιλεγμένη μέθοδος.

  • Ενσωματωμένο, που σημαίνει ότι προσθέτετε το στοιχείο απευθείας στη σελίδα της λίστας.

Εάν η λίστα έχει ρυθμιστεί ώστε να παρακολουθεί τις εκδόσεις, δημιουργείται μια νέα έκδοση του στοιχείου λίστας κάθε φορά που επεξεργάζεστε ένα στοιχείο λίστας. Μπορείτε να προβάλετε ένα ιστορικό του τρόπου με τον οποίο το στοιχείο λίστας έχει αλλάξει και να επαναφέρετε μια προηγούμενη έκδοση, εάν κάνετε κάποιο λάθος σε μια νεότερη έκδοση.

Χρήση τύπων και υπολογιζόμενων τιμών    -Χρησιμοποιήστε τύπους και υπολογισμένες τιμές για να δημιουργήσετε δυναμικά πληροφορίες στις στήλες μιας λίστας. Οι λειτουργίες μπορούν να περιλαμβάνουν πληροφορίες για άλλες στήλες σε μια λίστα, καθώς και συναρτήσεις συστήματος, όπως [σήμερα], για να υποδείξετε την τρέχουσα ημερομηνία. Για παράδειγμα, μπορείτε να καθορίσετε μια προεπιλεγμένη προθεσμία που θα είναι επτά ημέρες από την τρέχουσα ημερομηνία.

Ενημέρωση σχετικά με τις αλλαγές    -Οι λίστες και οι προβολές μπορούν να χρησιμοποιούν RSS, έτσι ώστε τα μέλη της ομάδας εργασίας σας να μπορούν να λαμβάνουν αυτόματα ενημερώσεις. Το RSS είναι μια τεχνολογία που δίνει τη δυνατότητα στους χρήστες να λαμβάνουν και να προβάλλουν ενημερώσεις ή τροφοδοσίες RSS ειδήσεων και πληροφοριών σε μια ενοποιημένη θέση. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε ειδοποιήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να σας ειδοποιούν όταν αλλάζουν οι λίστες ή όταν προστίθενται νέα στοιχεία. Οι ειδοποιήσεις είναι ένας εύχρηστος τρόπος για να παρακολουθείτε τις αλλαγές που είναι σημαντικές για εσάς.

Δημιουργία σχέσεων λίστας    -Δημιουργήστε μια σχέση μεταξύ δύο λιστών, στη λίστα προέλευσης, δημιουργείτε μια στήλη αναζήτησης που ανακτά (ή "αναζητά") μία ή περισσότερες τιμές από μια λίστα προορισμού, εάν αυτές οι τιμές ταιριάζουν με την τιμή στη στήλη αναζήτησης στη λίστα προέλευσης. Εάν θέλετε, μπορείτε να συνεχίσετε να προσθέτετε επιπλέον στήλες από τη λίστα προορισμού στη λίστα προέλευσης. Όταν δημιουργείτε μια στήλη αναζήτησης, μπορείτε επίσης να αποφασίσετε να επιβάλετε τη συμπεριφορά σχέσης ορίζοντας μια διαδοχική επιλογή διαγραφής ή περιορισμού διαγραφής που σας βοηθά να διατηρήσετε τα δεδομένα σας έγκυρα και βοηθά στην αποτροπή αντιφάσεων που μπορεί να προκαλέσουν προβλήματα στο δρόμο.

Κοινή χρήση πληροφοριών λίστας με ένα πρόγραμμα βάσης δεδομένων    -Εάν έχετε εγκαταστήσει ένα πρόγραμμα βάσης δεδομένων, όπως η Access, μπορείτε να εξαγάγετε και να εισαγάγετε δεδομένα από και προς την τοποθεσία σας, καθώς και να συνδέσετε έναν πίνακα από τη βάση δεδομένων σε μια λίστα. Όταν εργάζεστε με τα δεδομένα της λίστας σας σε μια βάση δεδομένων της Access, μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε ερωτήματα, φόρμες και αναφορές. Ανατρέξτε στο θέμα Εισαγωγή δεδομένων σε μια βάση δεδομένων της Access.

Χρήση λιστών με συνέπεια σε όλες τις τοποθεσίες    -Εάν η ομάδα σας συνεργάζεται με διάφορους τύπους λιστών, μπορείτε να προσθέσετε συνέπεια σε πολλές λίστες με τύπους περιεχομένου, στήλες τοποθεσίας και πρότυπα. Αυτές οι δυνατότητες σάς δίνουν τη δυνατότητα να χρησιμοποιήσετε ξανά τις ρυθμίσεις και τη δομή της λίστας με αποτελεσματικό τρόπο. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν τύπο περιεχομένου για ένα θέμα εξυπηρέτησης πελατών το οποίο καθορίζει ορισμένες στήλες (όπως επαφή πελατών) και επιχειρηματικές διεργασίες για τον τύπο περιεχομένου. Ένα άλλο παράδειγμα είναι η δημιουργία μιας στήλης τοποθεσίας για ονόματα τμημάτων που έχουν μια αναπτυσσόμενη λίστα τμημάτων. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ξανά τη στήλη σε πολλές λίστες για να εξασφαλίσετε ότι τα ονόματα εμφανίζονται πάντα με τον ίδιο τρόπο σε κάθε λίστα.

Εργασία σε στοιχεία λίστας από ένα πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου    -Χρησιμοποιήστε ένα πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που είναι συμβατό με τις τεχνολογίες της Microsoft, μπορείτε να λάβετε σημαντικές πληροφορίες λίστας μαζί σας. Για παράδειγμα, με το Outlook, μπορείτε να προβάλλετε και να ενημερώνετε εργασίες, επαφές και πίνακες συζητήσεων στην τοποθεσία σας από το Outlook. Ανατρέξτε στο θέμα σύνδεση εξωτερικής λίστας με το Outlook.

Ορισμός στόχευσης περιεχομένου    -     Ενεργοποίηση στόχευσης ακροατηρίου για φιλτράρισμα στοιχείων κατά ομάδες.

Ο τύπος της λίστας που χρησιμοποιείτε εξαρτάται από το είδος των πληροφοριών που κοινοποιείτε.

Ανακοινώσεις    -Κοινή χρήση ειδήσεων και κατάστασης και για την παροχή υπενθυμίσεων. Οι ανακοινώσεις υποστηρίζουν βελτιωμένη μορφοποίηση με εικόνες, υπερ-συνδέσεις και μορφοποιημένο κείμενο.

Επαφές    -Αποθηκεύστε πληροφορίες σχετικά με άτομα ή ομάδες με τα οποία συνεργάζεστε. Εάν χρησιμοποιείτε ένα πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή ένα πρόγραμμα διαχείρισης επαφών που είναι συμβατό με τις τεχνολογίες της Microsoft, μπορείτε να προβάλλετε και να ενημερώνετε τις επαφές σας από την τοποθεσία σας στο άλλο πρόγραμμα. Για παράδειγμα, μπορείτε να ενημερώσετε μια λίστα με όλους τους προμηθευτές της εταιρείας σας από ένα πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που είναι συμβατό με τις τεχνολογίες της Microsoft, όπως το Outlook. Μια λίστα επαφών δεν διαχειρίζεται στην πραγματικότητα τα μέλη της τοποθεσίας σας, αλλά μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την αποθήκευση και την κοινή χρήση επαφών για τον οργανισμό σας, όπως μια λίστα με εξωτερικούς προμηθευτές.

Πίνακες συζητήσεων    -Δώστε μια κεντρική θέση για την εγγραφή και την αποθήκευση συζητήσεων ομάδας που είναι παρόμοιες με τη μορφή των ομάδων συζήτησης. Εάν ο διαχειριστής σας έχει ενεργοποιήσει λίστες στην τοποθεσία σας για τη λήψη μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, οι πίνακες συζητήσεων μπορούν να αποθηκεύουν συζητήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τα πιο συνηθισμένα προγράμματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν πίνακα συζητήσεων για τη νέα έκδοση προϊόντος του οργανισμού σας.

Συνδέσεις    -Δώστε μια κεντρική θέση για συνδέσεις στο Internet, το intranet της εταιρείας σας και άλλους πόρους. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε μια λίστα με συνδέσεις προς τις τοποθεσίες Web των πελατών σας.

Συνδέσεις που προωθούνται    -Εμφάνιση ενός συνόλου ενεργειών σύνδεσης σε μια οπτική διάταξη.

Ημερολόγιο    -Αποθηκεύστε τα συμβάντα της ομάδας σας ή για συγκεκριμένες καταστάσεις, όπως αργίες της εταιρείας. Ένα ημερολόγιο παρέχει οπτικές προβολές, παρόμοιες με ένα ημερολόγιο γραφείου ή τοίχου, για τα συμβάντα της ομάδας σας, όπως συσκέψεις, κοινωνικές εκδηλώσεις και ολοήμερα συμβάντα. Μπορείτε επίσης να παρακολουθείτε τα ορόσημα της ομάδας, όπως προθεσμίες ή ημερομηνίες κυκλοφορίας προϊόντων που δεν σχετίζονται με ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα. Εάν χρησιμοποιείτε ένα πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή ημερολογίου που είναι συμβατό με τις τεχνολογίες της Microsoft, μπορείτε να προβάλλετε και να ενημερώνετε το ημερολόγιό σας από την τοποθεσία σας ενώ εργάζεστε στο άλλο πρόγραμμα. Για παράδειγμα, μπορείτε να συγκρίνετε και να ενημερώσετε το ημερολόγιό σας στην τοποθεσία με ημερομηνίες από το ημερολόγιο του Outlook, προβάλλοντας και τα δύο ημερολόγια δίπλα-δίπλα ή επικαλύπτοντας το ένα με το άλλο στο Outlook. Ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία ημερολογίου.

Εργασίες    -Παρακολουθήστε πληροφορίες σχετικά με έργα και άλλα εκκρεμή συμβάντα για την ομάδα σας. Μπορείτε να αναθέσετε εργασίες σε άτομα, καθώς και να παρακολουθείτε την κατάσταση και το ποσοστό ολοκλήρωσης καθώς η εργασία μετακινείται προς την ολοκλήρωσή της. Εάν χρησιμοποιείτε ένα πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή ένα πρόγραμμα διαχείρισης εργασιών που είναι συμβατό με τις τεχνολογίες της Microsoft, μπορείτε να προβάλλετε και να ενημερώνετε τις εργασίες σας από την τοποθεσία σας στο άλλο πρόγραμμα. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε μια λίστα εργασιών για τη διαδικασία προϋπολογισμού του οργανισμού σας και, στη συνέχεια, να την προβάλετε και να την ενημερώσετε στο Outlook μαζί με τις άλλες εργασίες σας. Ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία λίστας.

Εργασίες έργου    -Αποθηκεύστε τις πληροφορίες εργασίας με μια προβολή Gantt και γραμμές προόδου. Μπορείτε να παρακολουθείτε την κατάσταση και το ποσοστό ολοκλήρωσης καθώς η εργασία μετακινείται προς την ολοκλήρωσή της. Εάν χρησιμοποιείτε ένα πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή ένα πρόγραμμα διαχείρισης εργασιών που είναι συμβατό με τις τεχνολογίες της Microsoft, μπορείτε να προβάλετε και να ενημερώσετε τις εργασίες του έργου σας από την τοποθεσία σας στο άλλο πρόγραμμα. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε μια λίστα εργασιών έργου στην τοποθεσία σας για να προσδιορίσετε και να εκχωρήσετε την εργασία για να δημιουργήσετε ένα εκπαιδευτικό εγχειρίδιο και, στη συνέχεια, μπορείτε να παρακολουθήσετε την πρόοδο της εταιρείας σας από το Project. Ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία λίστας.

Παρακολούθηση ζητημάτων    -Αποθηκεύστε πληροφορίες σχετικά με συγκεκριμένα θέματα, όπως θέματα υποστήριξης, και Παρακολουθήστε την πρόοδό τους. Μπορείτε να εκχωρήσετε προβλήματα, να τα ταξινομήσετε και να συσχετίσετε προβλήματα μεταξύ τους. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε μια λίστα παρακολούθησης ζητημάτων για να διαχειριστείτε προβλήματα και λύσεις εξυπηρέτησης πελατών. Μπορείτε επίσης να σχολιάζετε θέματα κάθε φορά που τα επεξεργάζεστε, δημιουργώντας ένα ιστορικό σχολίων χωρίς να αλλάξετε την αρχική περιγραφή του ζητήματος. Για παράδειγμα, ένας αντιπρόσωπος εξυπηρέτησης πελατών μπορεί να καταγράψει κάθε βήμα που έχει ληφθεί για να επιλύσει ένα πρόβλημα και τα αποτελέσματα. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε μια λίστα παρακολούθησης ζητημάτων με μια ροή εργασίας τριών φάσεων για να βοηθήσετε τον οργανισμό σας να διαχειριστεί το πρόβλημα ή την παρακολούθηση έργου. Ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία λίστας.

Έρευνα    -Συλλέξτε και μεταγλωττίστε σχόλια, όπως μια έρευνα ικανοποίησης υπαλλήλου ή ένα κουίζ. Μπορείτε να σχεδιάσετε τις ερωτήσεις και τις απαντήσεις σας με πολλούς διαφορετικούς τρόπους και να δείτε μια επισκόπηση των σχολίων σας. Εάν έχετε εγκαταστήσει ένα υπολογιστικό φύλλο ή ένα πρόγραμμα βάσης δεδομένων που είναι συμβατό με τις τεχνολογίες της Microsoft, μπορείτε να εξαγάγετε τα αποτελέσματά σας για να τα αναλύσετε περαιτέρω. Ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία έρευνας.

Προσαρμογή    -Ξεκινήστε μια λίστα από την αρχή. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη λίστα που βασίζεται σε ένα υπολογιστικό φύλλο, εάν έχετε ένα πρόγραμμα υπολογιστικού φύλλου που είναι συμβατό με τις τεχνολογίες της Microsoft. Για παράδειγμα, μπορείτε να εισαγάγετε μια λίστα από το Excel που δημιουργήσατε για την αποθήκευση και τη διαχείριση συμβολαίων με προμηθευτές. Ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία λίστας με βάση ένα υπολογιστικό φύλλο.

Εξωτερικές λίστες    -Εργαστείτε με δεδομένα που είναι αποθηκευμένα εκτός μιας λίστας, αλλά μπορείτε να τα διαβάσετε και να τα γράψετε μέσα από το Microsoft 365. Η προέλευση δεδομένων για μια εξωτερική λίστα ονομάζεται τύπος εξωτερικού περιεχομένου. Σε αντίθεση με μια εγγενή λίστα του Microsoft 365, μια εξωτερική λίστα χρησιμοποιεί τις υπηρεσίες συνδεσιμότητας εταιρικών δεδομένων για την πρόσβαση σε δεδομένα απευθείας από ένα εξωτερικό σύστημα (όπως το SAP, το Siebel και τον Microsoft SQL Server), είτε αυτό το σύστημα είναι μια βάση δεδομένων, μια υπηρεσία Web είτε ένα σύστημα γραμμών επιχειρήσεων.

Προσαρμοσμένη λίστα σε προβολή φύλλου δεδομένων    -Δημιουργήστε μια κενή λίστα παρόμοια με μια προσαρμοσμένη λίστα, αλλά για να εμφανίσετε τη λίστα από προεπιλογή στην προβολή φύλλου δεδομένων. Η προβολή φύλλου δεδομένων παρέχει ένα πλέγμα δεδομένων για την προβολή και την επεξεργασία δεδομένων ως γραμμές και στήλες. Μπορείτε να προσθέσετε και να επεξεργαστείτε γραμμές και στήλες, να εφαρμόσετε φίλτρα και σειρές ταξινόμησης, να εμφανίσετε υπολογιζόμενες τιμές και σύνολα και να επεξεργαστείτε με ευκολία δεδομένα σε κελιά πλέγματος. Η προβολή φύλλου δεδομένων απαιτεί το Office εγκατεστημένο σε έναν υπολογιστή-πελάτη 32-bit και ένα πρόγραμμα περιήγησης που υποστηρίζει στοιχεία ελέγχου ActiveX.

Λίστα κατάστασης    -Εμφάνιση και παρακολούθηση των στόχων του έργου σας. Η λίστα περιλαμβάνει ένα καθορισμένο χρώμα εικονιδίων για να επικοινωνεί το βαθμό στον οποίο πληρούνται οι στόχοι.

Κυκλοφορίες    -Στείλτε πληροφορίες, συμπεριλαμβανομένων των σφραγίδων επιβεβαίωσης, στα μέλη της ομάδας σας.

Λίστα λεξικών του Microsoft IME    -Χρήση δεδομένων στη λίστα ως λεξικού της Microsoft IME. Μπορείτε να μετατρέψετε τα στοιχεία της στήλης ανάγνωσης ώστε να εμφανίζονται χρησιμοποιώντας το Microsoft IME και να προβάλετε το περιεχόμενο σε σχόλιο στο παράθυρο σχολίου IME. Τα δεδομένα μπορούν να συνδεθούν με μια συγκεκριμένη διεύθυνση URL.

Λίστα περιεχομένου PerformancePoint    -Αποθηκεύστε στοιχεία πίνακα εργαλείων, όπως πίνακες στοχοθεσίας, αναφορές, φίλτρα, σελίδες πίνακα εργαλείων και άλλα στοιχεία πίνακα εργαλείων που δημιουργείτε χρησιμοποιώντας το πρόγραμμα σχεδίασης πίνακα εργαλείων PerformancePoint.

Γλώσσες και μεταφραστές    -Χρήση με μια ροή εργασίας διαχείρισης μεταφράσεων σε μια βιβλιοθήκη διαχείρισης μεταφράσεων. Η ροή εργασίας χρησιμοποιεί τη λίστα για να εκχωρήσει εργασίες μετάφρασης στο μεταφραστή που καθορίζεται στη λίστα για κάθε γλώσσα. Μπορείτε να δημιουργήσετε αυτήν τη λίστα με μη αυτόματο τρόπο ή μπορείτε να επιλέξετε να δημιουργείται αυτόματα αυτή η λίστα όταν προσθέτετε μια ροή εργασίας διαχείρισης μεταφράσεων σε μια βιβλιοθήκη διαχείρισης μεταφράσεων.

Λίστα KPI    -Παρακολουθήστε τους βασικούς δείκτες απόδοσης που σας επιτρέπουν να αξιολογείτε γρήγορα την πρόοδο που σημειώνεται έναντι των μετρήσιμων στόχων. Μπορείτε να ρυθμίσετε λίστες KPI για την παρακολούθηση των επιδόσεων, χρησιμοποιώντας μία από τις τέσσερις προελεύσεις δεδομένων: εισαγωγή δεδομένων με μη αυτόματο τρόπο, δεδομένα σε μια λίστα του Microsoft 365, δεδομένα σε βιβλία εργασίας του Excel ή δεδομένα από τις υπηρεσίες ανάλυσης — ένα στοιχείο του Microsoft SQL Server. Μετά τη δημιουργία της λίστας KPI, μπορείτε να τη χρησιμοποιήσετε για να εμφανίσετε την κατάσταση του δείκτη σε μια σελίδα πίνακα εργαλείων.

Εισαγωγή υπολογιστικού φύλλου     -Χρησιμοποιήστε στήλες και δεδομένα από ένα υπάρχον υπολογιστικό φύλλο. Η εισαγωγή υπολογιστικού φύλλου απαιτεί το Microsoft Excel ή κάποιο άλλο συμβατό πρόγραμμα.

  1. Στις τοποθεσίες, κάντε κλικ στην επιλογή ρυθμίσεις Ρυθμίσεις: ενημερώστε το προφίλ σας, εγκαταστήστε λογισμικό και συνδέστε το στο cloud και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή περιεχόμενα τοποθεσίας.

  2. Κάντε κλικ στο εικονίδιο Προσθήκη εφαρμογής .

    Το εικονίδιο "Προσθήκη εφαρμογής" στο παράθυρο διαλόγου "περιεχόμενα τοποθεσίας".
  3. Πραγματοποιήστε κύλιση και κάντε κλικ στην εφαρμογή που θέλετε να χρησιμοποιήσετε. Μπορεί να υπάρχουν περισσότερες από μία σελίδες.

  4. Δώστε στο app ένα μοναδικό όνομα, ώστε να μπορείτε να το ανακαλέσετε αργότερα για μια σελίδα και κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία.

  5. Όταν επιστρέψετε στην οθόνη "περιεχόμενα τοποθεσίας", μπορείτε να κάνετε τρία πράγματα:

    • Κλείστε το παράθυρο και επιστρέψτε στη σελίδα. Προσθέστε τη νέα εφαρμογή στη σελίδα σας χρησιμοποιώντας τα τμήματα Web "Εισαγωγή".

    • Κάντε κλικ στην εφαρμογή και αρχίστε να πληκτρολογείτε δεδομένα.

    • Κάντε κλικ στις ελλείψεις ... και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αλλαγή ρυθμίσεων. Μπορείτε να προσθέσετε στήλες, να αλλάξετε ονόματα και να κάνετε άλλες εργασίες εδώ.

Παρόλο που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις δυνατότητες των λιστών με διάφορους τρόπους, ο τρόπος χρήσης τους εξαρτάται από το μέγεθος και τον αριθμό των λιστών που έχετε και τις ανάγκες της εταιρείας σας.

Αποθήκευση πολλών στοιχείων σε μία λίστα

Μπορεί να θέλετε μία μεγάλη λίστα για να εξυπηρετήσει ποικίλες ανάγκες. Για παράδειγμα, μπορεί να έχετε έναν μεγάλο αριθμό τεχνικών ζητημάτων που πρέπει να παρακολουθείτε σε ολόκληρη την εταιρεία σας και τα προβλήματα μπορεί να ισχύουν για πολλά έργα και ομάδες.

Χρήση μιας μεμονωμένης λίστας όταν:

  • Η ομάδα σας πρέπει να δει συνοπτικές πληροφορίες σχετικά με τα στοιχεία λίστας ή διαφορετικές προβολές του ίδιου συνόλου στοιχείων. Για παράδειγμα, ένας διαχειριστής μπορεί να θέλει να δει την πρόοδο σε όλα τα τεχνικά προβλήματα μιας εταιρείας ή να δει όλα τα προβλήματα που έχουν καταχωρηθεί μέσα στην ίδια χρονική περίοδο.

  • Οι χρήστες θέλουν να κάνουν αναζήτηση ή να κάνουν αναζήτηση για τα προβλήματα στην ίδια θέση σε μια τοποθεσία.

  • Θέλετε να εφαρμόσετε τις ίδιες ρυθμίσεις στα στοιχεία λίστας, όπως η παρακολούθηση εκδόσεων ή η απαίτηση έγκρισης.

  • Οι ομάδες που εργάζονται στη λίστα μοιράζονται παρόμοια χαρακτηριστικά, όπως τα ίδια επίπεδα δικαιωμάτων. Τα μοναδικά δικαιώματα μπορούν να εφαρμοστούν σε συγκεκριμένα στοιχεία λίστας, αλλά εάν τα επίπεδα δικαιωμάτων διαφέρουν σημαντικά, εξετάστε το ενδεχόμενο πολλών λιστών.

  • Θέλετε να αναλύσετε πληροφορίες σχετικά με τη λίστα ή να λάβετε ενοποιημένες ενημερώσεις για τη λίστα. Μπορείτε να λαμβάνετε ειδοποιήσεις όταν αλλάζουν τα στοιχεία της λίστας ή να βλέπετε τις αλλαγές σε μια λίστα χρησιμοποιώντας την τεχνολογία RSS. Οι τροφοδοσίες RSS επιτρέπουν στα μέλη της ομάδας εργασίας σας να βλέπουν μια ενοποιημένη λίστα των πληροφοριών που έχουν αλλάξει.

Μπορεί να θέλετε πολλές λίστες όταν υπάρχουν διακριτές διαφορές μεταξύ των στοιχείων που θέλετε να διαχειριστείτε ή μεταξύ των ομάδων των ατόμων που εργάζονται μαζί τους.

Χρήση πολλών λιστών όταν:

  • Δεν περιμένετε από τους χρήστες να χρειάζονται συνόψεις των στοιχείων μαζί.

  • Οι ομάδες των ατόμων που εργάζονται με τις πληροφορίες είναι διακριτές και έχουν διαφορετικά επίπεδα δικαιωμάτων.

  • Πρέπει να εφαρμόσετε διαφορετικές ρυθμίσεις, όπως διαχείριση εκδόσεων ή έγκριση, σε πολλά σύνολα στοιχείων.

  • Δεν χρειάζεται να αναλύσετε τα στοιχεία μαζί ή να λάβετε ενοποιημένες ενημερώσεις σχετικά με τη λίστα.

Ακολουθούν ορισμένοι από τους τρόπους με τους οποίους μπορείτε να οργανώσετε λίστες και στοιχεία λίστας:

Προσθήκη στηλών    -Βοηθήστε την ομάδα σας να εντοπίσει τα στοιχεία που είναι πιο σημαντικά, μπορείτε να προσθέσετε στήλες στη λίστα σας. Για παράδειγμα, μπορείτε να προσθέσετε τη στήλη "έργο" σε μια λίστα για να βοηθήσετε τα άτομα που εργάζονται σε συγκεκριμένα έργα να προβάλλουν και να εργάζονται πιο εύκολα με τα στοιχεία τους. Μπορεί επίσης να θέλετε να προσθέσετε περισσότερες στήλες εάν θέλετε να συγκεντρώσετε πρόσθετες πληροφορίες για κάθε στοιχείο λίστας, όπως το όνομα του τμήματος ή το όνομα ενός υπαλλήλου.

Εάν έχετε πολλά στοιχεία σε μια λίστα, μπορείτε να εξετάσετε το ενδεχόμενο δημιουργίας ευρετηρίου ορισμένων στηλών για να βελτιώσετε τις επιδόσεις κατά την προβολή πολλών στοιχείων ή την εναλλαγή προβολών. Αυτή η δυνατότητα δεν αλλάζει τον τρόπο με τον οποίο οργανώνονται τα στοιχεία, αλλά μπορεί να επιτρέψει στις εταιρείες να αποθηκεύουν πιο εύκολα έναν μεγάλο αριθμό στοιχείων σε μια λίστα. Ωστόσο, η δημιουργία ευρετηρίου μπορεί να καταλαμβάνει περισσότερο χώρο στη βάση δεδομένων. Ανατρέξτε στο θέμα δημιουργία, αλλαγή ή Διαγραφή προβολής μιας λίστας ή βιβλιοθήκης.

Δημιουργία προβολών    -Χρησιμοποιήστε το εάν τα άτομα στην ομάδα σας πρέπει συχνά να βλέπουν δεδομένα με συγκεκριμένο τρόπο. Προβολές χρησιμοποιήστε στήλες για την ταξινόμηση, την ομαδοποίηση, το φιλτράρισμα και την εμφάνιση των δεδομένων. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε τον αριθμό των στοιχείων που θα εμφανίζονται ταυτόχρονα σε κάθε προβολή. Για παράδειγμα, τα άτομα μπορούν να κάνουν αναζήτηση σε μια λίστα σε σύνολα στοιχείων λίστας 25 ή 100 ανά σελίδα, ανάλογα με τις προτιμήσεις τους και την ταχύτητα της σύνδεσής τους.

Οι προβολές σάς παρέχουν την ευελιξία να αποθηκεύετε μεγάλο αριθμό στοιχείων σε μια λίστα, αλλά για να βλέπετε μόνο τα υποσύνολα που θέλετε σε μια συγκεκριμένη χρονική στιγμή, όπως μόνο τα προβλήματα που έχουν δημοσιευτεί αυτό το έτος ή μόνο τα τρέχοντα συμβάντα σε ένα ημερολόγιο. Μπορείτε να δημιουργήσετε προσωπικές προβολές που είναι διαθέσιμες μόνο σε εσάς και, εάν έχετε δικαίωμα τροποποίησης μιας λίστας, μπορείτε να δημιουργήσετε δημόσιες προβολές που είναι διαθέσιμες σε όλους. Ανατρέξτε στο θέμα δημιουργία, αλλαγή ή Διαγραφή προβολής μιας λίστας ή βιβλιοθήκης.

Δημιουργία φακέλων    -Προσθέστε φακέλους στους περισσότερους τύπους λιστών, εάν ο κάτοχος της λίστας σας έχει επιτρέψει τη δημιουργία φακέλων. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο εάν τα στοιχεία της λίστας σας μπορούν να χωριστούν με συγκεκριμένο τρόπο, όπως κατά έργο ή κατά ομάδα. Οι φάκελοι βοηθούν τους χρήστες να ανιχνεύουν και να διαχειρίζονται πιο εύκολα τα στοιχεία της λίστας. Το Microsoft Technologies παρέχει μια προβολή δέντρου που δίνει τη δυνατότητα στους χρήστες να περιηγηθούν στις τοποθεσίες και τους φακέλους τους με τον τρόπο που λειτουργούν με τους φακέλους στον σκληρό τους δίσκο. Για παράδειγμα, κάθε τμήμα μπορεί να έχει το δικό του φάκελο. Ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία φακέλου σε λίστα.

Δείτε επίσης

Προσθήκη, επεξεργασία ή διαγραφή στοιχείων λίστας

Ενεργοποίηση και ρύθμιση παραμέτρων για τη διαχείριση εκδόσεων μιας λίστας ή βιβλιοθήκης

Δημιουργία φακέλου σε μια λίστα

Διαγραφή φακέλου από μια λίστα

Χρειάζεστε περισσότερη βοήθεια;

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×