Επισκόπηση: διακυβέρνηση τοποθεσίας, δικαίωμα και κοινή χρήση για τους κατόχους τοποθεσίας

Επισκόπηση: διακυβέρνηση τοποθεσίας, δικαίωμα και κοινή χρήση για τους κατόχους τοποθεσίας

Χρησιμοποιήστε αυτό το άρθρο ως επισκόπηση των ιδεών και των βέλτιστων πρακτικών για το μοντέλο διακυβέρνησης της τοποθεσίας σας. Εάν είστε κάτοχος τοποθεσίας, δημιουργήστε ένα μοντέλο διακυβέρνησης για την αντιμετώπιση των πολιτικών, των διεργασιών, των ρόλων και των ευθυνών της τοποθεσίας σας. Ένα μοντέλο όπως αυτό θα σας βοηθήσει να διαχειριστείτε τον τρόπο με τον οποίο οι χρήστες χρησιμοποιούν την τοποθεσία σας. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να απαιτείται ανάληψη ελέγχου των αρχείων, έτσι ώστε πολλά άτομα να μην προσπαθούν να επεξεργαστούν ένα αρχείο την ίδια στιγμή. 

Σημείωση: Πολλοί κανόνες κοινής χρήσης και δικαιωμάτων καθορίζονται από το διαχειριστή του SharePoint. Χρησιμοποιήστε αυτό το άρθρο ως βασικό οδηγό για να καταλάβετε τι μπορείτε να ελέγξετε ως κάτοχος τοποθεσίας. Συνεργαστείτε με το διαχειριστή του SharePoint για να κάνετε αλλαγές στη στρατηγική διακυβέρνησης του οργανισμού σας.

Ρόλοι και αρμοδιότητες για την υποστήριξη της τοποθεσίας

Ο καθορισμός ρόλων και ευθυνών κατά το σχεδιασμό και τη Δημιουργία της τοποθεσίας σας θα μειώσει την ανάγκη για εκκαθάριση ή αναδιοργάνωση μιας τοποθεσίας, όταν τα μέλη του προσωπικού περιστρέφονται μέσα ή έξω από μια ομάδα. Οι διαχειριστικές τοποθεσίες πρέπει να εξετάζουν το ενδεχόμενο να περιλαμβάνουν ένα σχέδιο για την εκπαίδευση των χρηστών, την παρακολούθηση της χρήσης της τοποθεσίας, το περιεχόμενο του ελέγχου και την επικοινωνία των προσδοκιών στα μέλη της ομάδας που διαχειρίζονται την τοποθεσία. 

Εξετάστε το ενδεχόμενο να δώσετε προτεραιότητα και να ορίσετε τα εξής:

  • Εκπαίδευση τοποθεσίας για κατόχους τοποθεσίας: Παρέχετε βασική εκπαίδευση για την περιήγηση, την αναζήτηση και τη διαχείριση εγγράφων για τους νέους κατόχους τοποθεσίας.

  • Υποστήριξη τοποθεσίας: Αντιστοιχίστε έναν συγκεκριμένο εμπειρογνώμονα τοποθεσίας στην ομάδα σας για την αντιμετώπιση προβλημάτων και να είστε σύνδεσμος με ένα διαχειριστή του SharePoint.

  • Οδηγίες δημιουργίας και χρήσης τοποθεσίας: Συχνά ο οργανισμός Times διέγραψε την πολιτική της εταιρείας γύρω από τη δημιουργία τοποθεσίας. Δώστε μια ενημερωμένη σύνδεση με τις κατάλληλες οδηγίες, δώστε στοιχεία επικοινωνίας για τους κατόχους τοποθεσιών και τους συντάκτες περιεχομένου σε περίπτωση που χρειαστούν βοήθεια. 

  • Δημοσίευση και έλεγχος περιεχομένου:Προγραμματίστε να ελέγχετε το περιεχόμενο της τοποθεσίας και της σελίδας όσο συχνά χρειάζεται για να διατηρήσετε την τοποθεσία σχετική. Δημιουργήστε ένα χρονοδιάγραμμα ελέγχου και αντιστοιχίστε κατόχους περιεχομένου για μεγάλες λίστες και βιβλιοθήκες. 

Προεπιλεγμένες ομάδες του SharePoint

Τίτλος

Προεπιλεγμένο επίπεδο δικαιωμάτων

Χρησιμοποιείται για

Κάτοχος

Πλήρης έλεγχος

Άτομα που πρέπει να έχουν τη δυνατότητα να διαχειρίζονται τα δικαιώματα, τις ρυθμίσεις και την εμφάνιση της τοποθεσίας.

Μέλος

Επεξεργασία και συμβολή

Άτομα που πρέπει να έχουν τη δυνατότητα να επεξεργάζονται το περιεχόμενο της τοποθεσίας. Το επίπεδο δικαιωμάτων εξαρτάται από το πρότυπο τοποθεσίας που χρησιμοποιήθηκε για τη δημιουργία της τοποθεσίας.

Επισκέπτη

Μόνο για ανάγνωση

Άτομα που πρέπει να έχουν τη δυνατότητα να βλέπουν το περιεχόμενο της τοποθεσίας, αλλά όχι να το επεξεργάζονται.

Σύγχρονη διακυβέρνηση τοποθεσίας

Στο σύγχρονο SharePoint, η διαχείριση τοποθεσίας είναι πιο σημαντική από τις προηγούμενες εκδόσεις, επειδή υπάρχει περισσότερος έλεγχος και επιλογές για νέα ενεργοποίηση της δημιουργίας τοποθεσίας. Η διακυβέρνηση του οργανισμού σας θα εξαρτηθεί από την ποσότητα του ελέγχου που χρειάζεται ο οργανισμός σας σε σχέση με το περιεχόμενο, το οποίο θα καθορίσει λεπτομέρειες για τη δημιουργία τοποθεσίας και τη διακυβέρνηση του κατόχου τοποθεσίας. Ο διαχειριστής του SharePoint μπορεί να σας βοηθήσει να κατανοήσετε τις πολιτικές γύρω από τις απαιτήσεις ασφαλείας, τους κυβερνητικούς κανονισμούς, την εταιρική επωνυμία, την προσβασιμότητα και τις οδηγίες εκπαίδευσης. Εργαστείτε με το διαχειριστή του SharePoint για να μάθετε περισσότερα σχετικά με τις πολιτικές δημιουργίας και χρήσης τοποθεσιών της εταιρείας σας πριν από τη δημιουργία του σχεδίου διακυβέρνησης της τοποθεσίας σας.

Σύγχρονη δομή περιήγησης τοποθεσίας του SharePoint

Οι πιο αποτελεσματικές τοποθεσίες του SharePoint βοηθούν τους χρήστες να βρίσκουν γρήγορα αυτό που χρειάζονται, ώστε να μπορούν να χρησιμοποιούν τις πληροφορίες που βρίσκουν για να λαμβάνουν αποφάσεις, να μαθαίνουν σχετικά με το τι συμβαίνει, να έχουν πρόσβαση στα εργαλεία που χρειάζονται ή να συνεργάζονται με συναδέλφους για να βοηθήσουν στην επίλυση ενός προβλήματος. Μάθετε περισσότερα σχετικά με το σχεδιασμό περιήγησης τοποθεσίας στο SharePoint.

Μέρος της αρχιτεκτονικής πληροφοριών μπορεί να περιλαμβάνει την ταξινόμηση των πληροφοριών. Εάν οι πληροφορίες που δημοσιεύετε έχουν υψηλή αξία για την εταιρεία, απαιτείται ειδική ασφάλεια ή καλύπτονται από κανόνες κανονιστικής συμμόρφωσης, εξετάστε το ενδεχόμενο να ρυθμίσετε ένα σύστημα ταξινόμησης για να προσδιορίσετε συγκεκριμένους τύπους περιεχομένου που πρέπει να διαχειρίζεστε προσεκτικά. Αφού οργανώσετε πληροφορίες σε συγκεκριμένες λίστες και βιβλιοθήκες, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις δυνατότητες διακυβέρνησης για να διαχειριστείτε τον τρόπο προβολής του περιεχομένου.

Η σύγχρονη αρχιτεκτονική του SharePoint έχει σχεδιαστεί ώστε να είναι ευέλικτη και προσαρμοστική στις μεταβαλλόμενες ανάγκες του οργανισμού σας. Οι σύγχρονες τοποθεσίες μπορούν να συσχετιστούν με τοποθεσίες Hub. Στη συνέχεια, οι συσχετισμένες τοποθεσίες θα κάνουν κοινή χρήση περιήγησης και εμπορικής προσαρμογής, με το διανομέα και εάν οι κάτοχοι τοποθεσίας εγκρίνουν μπορούν επίσης να κάνουν κοινή χρήση των δικαιωμάτων του διανομέα.

Λάβετε υπόψη τα εξής κατά τον καθορισμό της δομής περιήγησης της τοποθεσίας σας:

  • Τι είδους περιεχόμενο θα έχετε στην τοποθεσία; Πώς θα μεταφραστεί σε σελίδες, λίστες και βιβλιοθήκες;

  • Πώς θα εμφανίζονται οι πληροφορίες στην τοποθεσία;

  • Πώς θα μεταβαίνουν οι χρήστες της τοποθεσίας στην τοποθεσία;

  • Πώς θα στοχεύουν οι πληροφορίες σε συγκεκριμένα ακροατήρια;

  • Πώς θα ρυθμιστεί και θα βελτιστοποιηθεί η αναζήτηση;

Διαχείριση δικαιωμάτων σε σύγχρονες τοποθεσίες

Η ακεραιότητα, η εμπιστευτικότητα και η προστασία προσωπικών δεδομένων των κρίσιμων πληροφοριών της εταιρείας σας στηρίζονται στο πόσο ασφαλής κάνετε την τοποθεσία σας — συγκεκριμένα, στον οποίο επιλέγετε να εκχωρήσετε πρόσβαση στην τοποθεσία σας. Η διαχείριση δικαιωμάτων σε σύγχρονες τοποθεσίες περιλαμβάνει τόσο τους χρήστες όσο και τις ομάδες χρηστών. Τα δικαιώματα στη σύγχρονη επικοινωνία και τις τοποθεσίες ομάδας προέρχονται από τα πρότυπα τοποθεσίας που παρέχουν διαφορετικές επιλογές. για κάθε τοποθεσία.

Οι τοποθεσίες επικοινωνίας δεν σχετίζονται μεMicrosoft 365 ομάδες και έχουν τρεις προεπιλεγμένους ρόλους-κατόχους τοποθεσιών, μέλη τοποθεσίας και επισκέπτες της τοποθεσίας. 

Ακολουθούν ορισμένες συμβουλές που πρέπει να λαμβάνετε υπόψη όταν αναπτύσσετε μια στρατηγική δικαιωμάτων:

  • Ακολουθήστε την αρχή του ελάχιστου προνομίου: Να παραχωρήσετε στα άτομα τα χαμηλότερα επίπεδα δικαιωμάτων που χρειάζονται για να εκτελέσουν τις εργασίες που τους έχουν ανατεθεί.

  • Χρήση τυπικών προεπιλεγμένων ομάδων: Παρέχετε πρόσβαση στους χρήστες με την προσθήκη τους σε τυπικές, προεπιλεγμένες ομάδες (όπως τα μέλη, οι επισκέπτες και οι κάτοχοι).

  • Εξετάστε το ενδεχόμενο κατάτμησης του περιεχομένου σας κατά επίπεδο ασφαλείας: Δημιουργήστε μια τοποθεσία ή μια βιβλιοθήκη ειδικά για ευαίσθητα έγγραφα, αντί να τα έχετε διάσπαρτα σε μια μεγαλύτερη βιβλιοθήκη και να τα προστατεύετε με μοναδικά δικαιώματα.

Σύγχρονα δικαιώματα τοποθεσίας ανά τίτλο

Τίτλος

Επίπεδο δικαιωμάτων

Έχει δικαιώματα για:

Κάτοχος τοποθεσίας

Πλήρης έλεγχος

Εκτός από όλα όσα μπορεί να κάνει ένα μέλος της τοποθεσίας, οι κάτοχοι μπορούν επίσης να:

Αλλαγή του θέματος τοποθεσίας

Αλλαγή διάταξης περιήγησης

Αλλαγή του λογότυπου τοποθεσίας

Προσθήκη ή κατάργηση κατόχων τοποθεσίας

Επεξεργασία ρυθμίσεων μέλους τοποθεσίας

Προσθήκη ή κατάργηση επισκεπτών τοποθεσίας

Επεξεργασία ρυθμίσεων τοποθεσίας

Διαγραφή της τοποθεσίας

Προσθήκη ομάδας του Microsoft 365

Συσχέτιση της τοποθεσίας με διανομέα

Μέλος τοποθεσίας

Επεξεργασία και συμβολή

Προσθήκη, επεξεργασία και Διαγραφή λιστών

Προσθήκη, επεξεργασία και διαγραφή βιβλιοθηκών εγγράφων

Προσθήκη ή κατάργηση μελών τοποθεσίας

Προσθήκη, επεξεργασία και κατάργηση εγγράφων

Προσθήκη, επεξεργασία και διαγραφή σελίδας

Προσθήκη, επεξεργασία, Διαγραφή δημοσίευσης ειδήσεων

Προσθήκη, επεξεργασία και Διαγραφή ενοτήτων σελίδας

Προσθήκη, επεξεργασία και διαγραφή Τμημάτων Web

Προσθήκη, επεξεργασία και διαγραφή περιήγησης τοποθεσίας

Δημιουργία ή διαγραφή προτύπων σελίδας

Προβολή μετρήσεων χρήσης τοποθεσίας

Επισκέπτης τοποθεσίας

Μόνο για ανάγνωση

Προβολή περιεχομένου

Περισσότεροι πόροι για τους κατόχους τοποθεσιών:

Διακυβέρνηση τοποθεσίας

Ένα σημαντικό αλλά συχνά αόρατο μέρος οποιασδήποτε τοποθεσίας είναι το μοντέλο διακυβέρνησης— το σύνολο των πολιτικών, των ρόλων, των ευθυνών και των διεργασιών που δημιουργείτε για να καθορίσετε τον τρόπο με τον οποίο τα άτομα της ομάδας σας χρησιμοποιούν το SharePoint.

Πολλές εταιρείες διαθέτουν ένα μοντέλο διακυβέρνησης για τοποθεσίες είτε σε επίπεδο κεντρικής διαχείρισης είτε σε επίπεδο συλλογής τοποθεσιών, το οποίο μπορεί να δημιουργηθεί και να διατηρηθεί από ένα τμήμα ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΉς ή μια ομάδα. Ως κάτοχος τοποθεσίας, πρέπει να μάθετε εάν υπάρχει ήδη ένα μοντέλο διακυβέρνησης για τη συλλογή τοποθεσιών ή τη συστοιχία. Εάν Ναι, μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να καθοδηγήσετε τους χρήστες της τοποθεσίας σας ή να δημιουργήσετε ένα πρόσθετο μοντέλο διακυβέρνησης για να αντιμετωπίσετε τα συγκεκριμένα προβλήματά σας. Για παράδειγμα, εάν είστε κάτοχος τοποθεσίας για μια δευτερεύουσα τοποθεσία σε μια συλλογή τοποθεσιών, όπως μια κλασική τοποθεσία ομάδας, μπορεί να είναι καλή ιδέα να δημιουργήσετε το δικό σας πρόσθετο μοντέλο διακυβέρνησης. για να αντιμετωπίσετε συγκεκριμένα ζητήματα σε μια δευτερεύουσα τοποθεσία.

Ένα μοντέλο διακυβέρνησης για μια τοποθεσία, διευκολύνει τους χρήστες της τοποθεσίας να γνωρίζουν πότε θα πρέπει να δημιουργούν μια νέα δευτερεύουσα τοποθεσία, λίστα ή άλλο περιεχόμενο τοποθεσίας. Εξασφαλίζει ότι οι δευτερεύουσες τοποθεσίες και το περιεχόμενο αποσύρονται όταν είναι παρωχημένα για να αποθηκεύσουν χώρο αποθήκευσης και να διατηρούν τα αποτελέσματα αναζήτησης ακριβή. Παρέχει στους χρήστες πρόσβαση στο σωστό περιεχόμενο, διατήρηση της εμπορικής επωνυμίας της τοποθεσίας με τον ίδιο τρόπο, επιτρέποντας στους κατόχους δευτερεύουσας τοποθεσίας να γνωρίζουν ποια πρότυπα και θέματα είναι διαθέσιμα. Διευκολύνει επίσης την αλλαγή του κατόχου της τοποθεσίας όταν οι χρήστες αποχωρούν από την αλλαγή του οργανισμού ή των ρόλων.

Ένα καλό μοντέλο διακυβέρνησης για μια τοποθεσία, θα πρέπει να επικεντρώνεται στα ακόλουθα τμήματα:

  • Δημιουργία τοποθεσίας

  • Διαχείριση δικαιωμάτων

  • Αρχιτεκτονική πληροφοριών

  • Κύκλος ζωής και συνταξιοδότηση τοποθεσίας

  • Όρια χώρου αποθήκευσης

  • Ταξινόμηση πληροφοριών

  • Προσαρμογή

  • Προστασία δεδομένων

  • Περιήγηση

  • Αναζήτηση

  • Ρόλοι και αρμοδιότητες για την υποστήριξη της τοποθεσίας

Ορισμένα τμήματα της προηγούμενης λίστας μπορεί να έχουν ήδη αποφασιστεί για εσάς από το μοντέλο διακυβέρνησης της συλλογής τοποθεσιών ή του οργανισμού, όπως το μέγεθος του χώρου αποθήκευσης που διαθέτετε για την τοποθεσία σας και τα είδη προσαρμογής που μπορείτε να κάνετε με την εμφάνιση και την αίσθηση της τοποθεσίας. Οι άλλοι μπορεί να μην είναι σχετικοί, ανάλογα με το πόσο πολύπλοκη είναι η τοποθεσία της ομάδας σας και τον αριθμό των ατόμων που τη χρησιμοποιείτε. Ωστόσο, ακόμα και αν δεν χρειάζεται να λαμβάνετε αποφάσεις σχετικά με αυτά τα θέματα, είναι καλή ιδέα να γνωρίζετε ποιες αποφάσεις έχουν γίνει, ώστε να μπορείτε να ενημερώνετε τους χρήστες της τοποθεσίας σας και να επιβάλλετε τις πολιτικές κατάλληλα.

Δημιουργία δευτερεύουσας τοποθεσίας

Μπορεί να θέλετε τα μέλη της ομάδας σας να έχουν τη δυνατότητα να δημιουργούν δευτερεύουσες τοποθεσίες κάτω από την τοποθεσία ομάδας για χρήση σε συγκεκριμένα έργα.

Το να μπορείτε να δημιουργείτε αυθόρμητα νέες δευτερεύουσες τοποθεσίες μπορεί να είναι ένα μεγάλο πλεονέκτημα για την ομάδα, αλλά η μη περιορισμένη δημιουργία τοποθεσίας μπορεί να βγει εκτός ελέγχου. Όταν οι δευτερεύουσες τοποθεσίες πολλαπλασιάζονται ελεύθερα, μπορεί να προκύψουν προβλήματα. Για παράδειγμα:

  • Είναι δύσκολο για τους χρήστες να βρουν τη σωστή δευτερεύουσα τοποθεσία ή να είναι βέβαιοι εάν έχουν.

  • Οι πληροφορίες μπορούν να αναπαραχθούν σε πολλές δευτερεύουσες τοποθεσίες, χρησιμοποιώντας ακριβό χώρο αποθήκευσης και απαιτώντας διπλότυπες προσπάθειες για τη διατήρησή τους.

  • Οι μη ενημερωμένες πληροφορίες μπορούν να βρίσκονται σε δευτερεύουσες τοποθεσίες, πιθανώς για χρόνια, εμφανίζονται στα αποτελέσματα αναζήτησης. Μπορεί να είναι δύσκολο να καταλάβετε ποια έκδοση των πληροφοριών είναι σωστή.

  • Η διαχείριση δικαιωμάτων για ένα πλήθος δευτερευουσών τοποθεσιών μπορεί να γίνει σημαντική αγγαρεία και οι χρήστες ενδέχεται να καταλήξουν ακούσια με την πρόσβαση σε πληροφορίες που πραγματικά δεν θα έπρεπε να έχουν.

  • Καθώς οι υπάλληλοι αποχωρούν από την ομάδα, οι δευτερεύουσες τοποθεσίες που δημιουργούν μπορεί να εγκαταλειφθούν, δημιουργώντας σύγχυση και θολώνοντας τα αποτελέσματα αναζήτησης για τους υπόλοιπους χρήστες της τοποθεσίας.

Μπορείτε να εξοικονομήσετε χρόνο και ενέργεια, εάν έχετε ρυθμίσει ορισμένες πολιτικές για τη δημιουργία τοποθεσίας, οι οποίες αφορούν τις ακόλουθες περιοχές:

  • Ποιος επιτρέπεται να δημιουργεί δευτερεύουσες τοποθεσίες;

  • Οι νέες δευτερεύουσες τοποθεσίες πρέπει να εγκριθούν εκ των προτέρων; Σε αυτή την περίπτωση, ποια είναι τα κριτήρια έγκρισης και ποιος χορηγεί την έγκριση;

  • Θα πρέπει οι νέες δευτερεύουσες τοποθεσίες να χρησιμοποιούν καθιερωμένα πρότυπα και θέματα;

  • Πόσες πληροφορίες μπορεί να αποθηκευτούν σε μια τοποθεσία; Δηλαδή, πόσος χώρος στο δίσκο του διακομιστή μπορεί να λάβει;

  • Ποιοι είναι οι κανόνες για τη συμπερίληψη στρατηγικών περιήγησης στην τοποθεσία;

  • Πόσο χρόνο θα πρέπει να αποθηκευτούν οι πληροφορίες σε δευτερεύουσες τοποθεσίες πριν από τη διαγραφή ή την αρχειοθέτησή τους;

Ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία τοποθεσίας ή δευτερεύουσας τοποθεσίας για περισσότερες πληροφορίες.

Διαχείριση δικαιωμάτων

Η ακεραιότητα, η εμπιστευτικότητα και η προστασία προσωπικών δεδομένων των κρίσιμων πληροφοριών της εταιρείας σας στηρίζονται στο πόσο ασφαλής κάνετε την τοποθεσία σας — συγκεκριμένα, στον οποίο επιλέγετε να εκχωρήσετε πρόσβαση στην τοποθεσία σας.

Η εκχώρηση και ο περιορισμός της πρόσβασης στην τοποθεσία σας ονομάζεται διαχείριση δικαιωμάτων και είναι μία από τις σημαντικότερες αρμοδιότητές σας ως κάτοχος τοποθεσίας.

Ακολουθούν ορισμένες συμβουλές που πρέπει να λάβετε υπόψη όταν αναπτύσσετε μια στρατηγική δικαιωμάτων.

  • Ακολουθήστε την αρχή των ελάχιστων προνομίων: εκχωρήσετε στα άτομα τα χαμηλότερα επίπεδα δικαιωμάτων που χρειάζονται για να εκτελέσουν τις εργασίες που τους έχουν ανατεθεί.

  • Παρέχετε πρόσβαση στους χρήστες με την προσθήκη τους σε τυπικές, προεπιλεγμένες ομάδες (όπως τα μέλη, οι επισκέπτες και οι κάτοχοι). Κάντε τα περισσότερα άτομα μέλη των ομάδων "μέλη" ή "επισκέπτες" και περιορίστε τον αριθμό των ατόμων στην ομάδα "κάτοχοι".

  • Χρησιμοποιήστε τη μεταβίβαση δικαιωμάτων για να δημιουργήσετε μια καθαρή ιεραρχία με εύκολη απεικόνιση. Δηλαδή, αποφύγετε την εκχώρηση δικαιωμάτων σε άτομα, αντί για εργασία με ομάδες. Όπου είναι δυνατό, οι δευτερεύουσες τοποθεσίες κληρονομούν απλώς δικαιώματα από την τοποθεσία της ομάδας σας, αντί να έχουν μοναδικά δικαιώματα.

  • Οργανώστε το περιεχόμενό σας για να εκμεταλλευτείτε τη μεταβίβαση δικαιωμάτων: Εξετάστε το ενδεχόμενο κατάτμησης του περιεχομένου σας με βάση το επίπεδο ασφαλείας – Δημιουργήστε μια τοποθεσία ή μια βιβλιοθήκη ειδικά για ευαίσθητα έγγραφα, αντί να τα έχετε διάσπαρτα σε μια μεγαλύτερη βιβλιοθήκη και να τα προστατεύετε με μοναδικά δικαιώματα.

Ανατρέξτε στο θέμα κατανόηση των επιπέδων δικαιωμάτων στο SharePoint ή Επεξεργασία δικαιωμάτων για μια λίστα, βιβλιοθήκη ή μεμονωμένο στοιχείο για πληροφορίες σχετικά με τη ρύθμιση δικαιωμάτων.

Αρχιτεκτονική πληροφοριών

Η αρχιτεκτονική πληροφοριών μιας τοποθεσίας είναι σαν τον πίνακα περιεχομένων για ένα βιβλίο: καθορίζει τον τρόπο με τον οποίο οι πληροφορίες σε αυτή την τοποθεσία — οι ιστοσελίδες, τα έγγραφα, οι λίστες και τα δεδομένα της — οργανώνονται και παρουσιάζονται στους χρήστες της τοποθεσίας. Η αρχιτεκτονική πληροφοριών συχνά καταγράφεται ως ιεραρχική λίστα του περιεχομένου της τοποθεσίας, των λέξεων-κλειδιών αναζήτησης, των τύπων δεδομένων και άλλων εννοιών.

Για να δημιουργήσετε μια αρχιτεκτονική πληροφοριών, πρέπει να αναλύσετε τις πληροφορίες που θα παρουσιαστούν στην τοποθεσία. Ακολουθούν ορισμένες από τις ερωτήσεις που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να αναπτύξετε μια αρχιτεκτονική πληροφοριών:

  • Τι είδους περιεχόμενο θα έχετε στην τοποθεσία; Πώς θα μεταφραστεί σε δευτερεύουσες τοποθεσίες, λίστες, βιβλιοθήκες και ούτω καθεξής;

  • Πώς θα εμφανίζονται οι πληροφορίες στην τοποθεσία;

  • Πώς θα μεταβαίνουν οι χρήστες της τοποθεσίας στην τοποθεσία;

  • Πώς θα στοχεύουν οι πληροφορίες σε συγκεκριμένα ακροατήρια;

  • Πώς θα ρυθμιστεί και θα βελτιστοποιηθεί η αναζήτηση;

Μέρος της αρχιτεκτονικής πληροφοριών μπορεί να περιλαμβάνει την ταξινόμηση των πληροφοριών.

Εάν οι πληροφορίες με τις οποίες ασχολείστε έχουν υψηλή αξία για την εταιρεία, απαιτείται ειδική ασφάλεια ή καλύπτονται από κανόνες κανονιστικής συμμόρφωσης, μπορεί να θέλετε να ρυθμίσετε ένα σχήμα ταξινόμησης για να προσδιορίσετε συγκεκριμένους τύπους περιεχομένου που πρέπει να διαχειρίζεστε προσεκτικά.

Αφού οργανώσετε πληροφορίες σε συγκεκριμένες λίστες και βιβλιοθήκες, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις δυνατότητες διακυβέρνησης για να διαχειριστείτε τον τρόπο με τον οποίο γίνεται η διαχείριση του περιεχομένου. Για παράδειγμα:

Απαίτηση ανάληψης ελέγχου αρχείων

Όταν απαιτείται ανάληψη ελέγχου ενός αρχείου, εξασφαλίζετε ότι μόνο ένα άτομο μπορεί να επεξεργαστεί το αρχείο μέχρι να γίνει μεταβίβαση ελέγχου του. Η απαίτηση ανάληψης ελέγχου από τα έγγραφα αποτρέπει την ταυτόχρονη εκτέλεση αλλαγών από πολλά άτομα, τα οποία μπορούν να δημιουργήσουν διενέξεις επεξεργασίας και να οδηγήσουν σε σύγχυση. Η απαίτηση ανάληψης ελέγχου μπορεί επίσης να σας βοηθήσει να υπενθυμίσετε στα μέλη της ομάδας να προσθέσουν ένα σχόλιο όταν ελέγχουν ένα αρχείο, ώστε να μπορείτε να παρακολουθείτε πιο εύκολα τι έχει αλλάξει σε κάθε έκδοση. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Ρύθμιση μιας βιβλιοθήκης ώστε να απαιτεί ανάληψη ελέγχου των αρχείων.

Παρακολούθηση εκδόσεων

Εάν πρέπει να διατηρήσετε προηγούμενες εκδόσεις των αρχείων, οι βιβλιοθήκες μπορούν να σας βοηθήσουν να παρακολουθείτε, να αποθηκεύετε και να επαναφέρετε τα αρχεία. Μπορείτε να επιλέξετε να παρακολουθείτε όλες τις εκδόσεις με τον ίδιο τρόπο. Ή μπορείτε να επιλέξετε να ορίσετε ορισμένες εκδόσεις ως σημαντικές, όπως η προσθήκη ενός νέου κεφαλαίου σε ένα εγχειρίδιο και ορισμένες εκδόσεις ως δευτερεύουσες, όπως η διόρθωση ενός ορθογραφικού σφάλματος. Για να βοηθήσετε στη διαχείριση του χώρου αποθήκευσης, μπορείτε να επιλέξετε τον αριθμό κάθε τύπου έκδοσης που θέλετε να αποθηκεύσετε. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη διαχείριση εκδόσεων, ανατρέξτε στο θέμα Πώς λειτουργεί η τήρηση ιστορικού εκδόσεων σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη;.

Μπορείτε να καθορίσετε ότι απαιτείται έγκριση για ένα έγγραφο. Τα έγγραφα παραμένουν σε κατάσταση εκκρεμούς μέχρι να εγκριθούν ή να απορριφθούν από κάποιον που έχει το δικαίωμα να το κάνει. Μπορείτε να ελέγξετε ποιες ομάδες χρηστών μπορούν να προβάλουν ένα έγγραφο πριν από την έγκρισή του. Αυτή η δυνατότητα μπορεί να είναι χρήσιμη εάν η βιβλιοθήκη σας περιέχει σημαντικές οδηγίες ή διαδικασίες που πρέπει να είναι οριστικές πριν από την προβολή άλλων. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την έγκριση εγγράφου, ανατρέξτε στο θέμα απαίτηση έγκρισης στοιχείων σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη τοποθεσιών.

Οι βιβλιοθήκες υποστηρίζουν την τεχνολογία RSS, ώστε τα μέλη της ομάδας εργασίας σας να μπορούν να λαμβάνουν και να προβάλλουν αυτόματα ενημερώσεις ή τροφοδοσίες ειδήσεων και πληροφοριών σε μια ενοποιημένη θέση. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την τεχνολογία RSS για να σας ειδοποιούν για τυχόν αλλαγές σε μια βιβλιοθήκη, όπως όταν αλλάζουν τα αρχεία που είναι αποθηκευμένα στη βιβλιοθήκη. Οι τροφοδοσίες RSS επιτρέπουν στα μέλη της ομάδας εργασίας σας να βλέπουν μια ενοποιημένη λίστα των αρχείων που έχουν αλλάξει. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε ειδοποιήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ώστε να λαμβάνετε ειδοποιήσεις όταν αλλάζουν τα αρχεία. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις τροφοδοσίες RSS, ανατρέξτε στο θέμα Διαχείριση ΤΡΟΦΟΔΟΣΙΏΝ RSS για μια τοποθεσία ή συλλογή τοποθεσιών.

Μια βιβλιοθήκη εγγράφων ή ένας τύπος περιεχομένου μπορεί να χρησιμοποιήσει ροές εργασιών που έχει ορίσει η εταιρεία σας για επιχειρηματικές διαδικασίες, όπως η διαχείριση της έγκρισης εγγράφου ή η αναθεώρηση. Η ομάδα σας μπορεί να εφαρμόζει επιχειρηματικές διαδικασίες στα έγγραφά της, γνωστά ως ροές εργασίας, τα οποία καθορίζουν τις ενέργειες που πρέπει να αναληφθούν σε μια ακολουθία, όπως η έγκριση ή η μετάφραση εγγράφων. Μια ροή εργασίας είναι ένας αυτοματοποιημένος τρόπος μετακίνησης εγγράφων ή στοιχείων μέσω μιας ακολουθίας ενεργειών ή εργασιών. Τρεις ροές εργασίας είναι διαθέσιμες σε βιβλιοθήκες από προεπιλογή: έγκριση, η οποία δρομολογεί ένα έγγραφο σε μια ομάδα ατόμων για έγκριση. Συλλογή σχολίων, η οποία δρομολογεί ένα έγγραφο σε μια ομάδα ατόμων για σχόλια και επιστρέφει το έγγραφο στο άτομο που ξεκίνησε τη ροή εργασίας ως συλλογή. και να συλλέγει υπογραφές, η οποία δρομολογεί ένα έγγραφο σε μια ομάδα ατόμων για τη συλλογή των ψηφιακών υπογραφών τους. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις ροές εργασίας, ανατρέξτε στο θέμα Επισκόπηση των ροών εργασίας που περιλαμβάνονται στο SharePoint

Εάν η ομάδα σας συνεργάζεται με διάφορους τύπους αρχείων, όπως φύλλα εργασίας, παρουσιάσεις και έγγραφα, μπορείτε να επεκτείνετε τη λειτουργικότητα της βιβλιοθήκης σας, ενεργοποιώντας και καθορίζοντας πολλούς τύπους περιεχομένου. Οι τύποι περιεχομένου προσθέτουν ευελιξία και συνέπεια σε πολλές βιβλιοθήκες. Κάθε τύπος περιεχομένου μπορεί να καθορίζει ένα πρότυπο και ακόμη και διεργασίες ροής εργασίας. Τα πρότυπα λειτουργούν ως σημείο εκκίνησης, για τη μορφοποίηση και το στερεότυπο κείμενο και για τις ιδιότητες που ισχύουν για τα έγγραφα αυτού του τύπου, όπως το όνομα τμήματος ή ο αριθμός συμβολαίου. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τους τύπους περιεχομένου, ανατρέξτε στο θέμα Εισαγωγή στους τύπους περιεχομένου και τη δημοσίευση τύπου περιεχομένου

Εάν έχετε μια ομάδα ευαίσθητων αρχείων και θα ήταν χρήσιμο να γνωρίζετε τον τρόπο με τον οποίο χρησιμοποιήθηκαν τα έγγραφα, μπορείτε να ορίσετε μια πολιτική που σας επιτρέπει να ενεργοποιήσετε την παρακολούθηση συμβάντων "Έλεγχος", όπως αλλαγές αρχείου, αντίγραφα ή διαγραφή. Για πληροφορίες σχετικά με τη ρύθμιση των ελέγχων, ανατρέξτε στο θέμα Ρύθμιση παραμέτρων ελέγχου για μια συλλογή τοποθεσιών

Κύκλος ζωής και συνταξιοδότηση τοποθεσίας

Οι τοποθεσίες όπως τα εργοτάξια εγγράφων και οι τοποθεσίες συζητήσεων έχουν την τάση να κρέμονται όταν δεν είναι πλέον χρήσιμες, χρησιμοποιώντας πολύτιμο χώρο αποθήκευσης και θολά αποτελέσματα αναζήτησης. Είναι καλή ιδέα να ορίζετε ένα χρονοδιάγραμμα για την αναθεώρηση τοποθεσιών και τα περιεχόμενά τους (τουλάχιστον μία φορά το χρόνο) για να δείτε εάν αξίζει να τα διατηρήσετε.

Είναι καλό να έχετε υπόψη σας ότι το μεγαλύτερο μοντέλο διακυβέρνησης του οργανισμού σας μπορεί επίσης να βρίσκεται σε επιφυλακή για παλιές τοποθεσίες. Για παράδειγμα, ένας διαχειριστής μπορεί να διαγράψει αυτόματα τοποθεσίες που δεν έχουν αγγιχτεί για 90 ημέρες. Ως κάτοχος τοποθεσίας, θα λάβετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θα σας προειδοποιήσει ότι αυτό επρόκειτο να συμβεί. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις πολιτικές κύκλου ζωής και συνταξιοδότησης, ανατρέξτε στο θέμα πολιτικές κλεισίματος τοποθεσίας.

Όρια χώρου αποθήκευσης

Ένας διαχειριστής μπορεί να έχει ορίσει ένα όριο στο μέγεθος του χώρου αποθήκευσης δίσκου που μπορεί να χρησιμοποιήσει η ομάδα σας. Πρέπει να μάθετε εάν υπάρχει κάποιο όριο και, εάν Ναι, να αποφασίσετε πώς θα τον επιμεριστείτε ανάμεσα στις τοποθεσίες, τις σελίδες και τις βιβλιοθήκες σας.

Από προεπιλογή, ο SharePoint Server επιβάλλει ένα όριο 50 MB στο μέγεθος ενός μεμονωμένου εγγράφου, το οποίο μπορεί να αποσταλεί σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων. Επίσης, από προεπιλογή, οι κάτοχοι τοποθεσίας ομάδας λαμβάνουν ειδοποιήσεις όταν ο χώρος αποθήκευσης είναι στο 90% του ορίου.

Αφού μάθετε ποια είναι τα όριά σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε δυνατότητες όπως η έκδοση ή η παρακολούθηση ελέγχου για να εξασφαλίσετε ότι η τοποθεσία σας παραμένει μέσα σε αυτές. 

Αναζήτηση

Το περιεχόμενο εμφανίζεται σε πολλά σημεία, συμπεριλαμβανομένων των τοποθεσιών, των λιστών, των βιβλιοθηκών, των τμημάτων Web και των στηλών λίστας. Από προεπιλογή, όταν κάποιος αναζητά την τοποθεσία σας, όλο το περιεχόμενο της τοποθεσίας και των σελίδων εμφανίζεται στα αποτελέσματα αναζήτησης.

Ως κάτοχος τοποθεσίας, μπορείτε να επιλέξετε εάν το περιεχόμενο της τοποθεσίας σας εμφανίζεται ή όχι στα αποτελέσματα αναζήτησης. Όταν εμποδίζετε την εμφάνιση του περιεχομένου μιας τοποθεσίας στα αποτελέσματα αναζήτησης, το περιεχόμενο όλων των δευτερευουσών τοποθεσιών που βρίσκονται κάτω από αυτήν είναι επίσης αποκλεισμένη από την εμφάνιση στα αποτελέσματα αναζήτησης.

Από προεπιλογή, το περιεχόμενο με περιορισμένα δικαιώματα δεν εμφανίζεται στα αποτελέσματα αναζήτησης για τους χρήστες που δεν έχουν τα δικαιώματα για να το διαβάσουν. Μπορείτε να το αλλάξετε αυτό, ώστε το περιορισμένο περιεχόμενο να εμφανίζεται στα αποτελέσματα αναζήτησης, αλλά οι χρήστες δεν θα μπορούν να ανοίξουν περιεχόμενο στο οποίο δεν έχουν δικαίωμα.

Προστασία δεδομένων

Οι δυνατότητες δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας και ανάκτησης προστατεύουν τα δεδομένα σας από τυχαία απώλεια. Η συχνότητα δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας και η ταχύτητα και το επίπεδο ανάκτησης καθορίζονται από ένα διαχειριστή. Για να ανακτήσετε περιεχόμενο στην τοποθεσία σας, μάθετε περισσότερα σχετικά με την ανάκτηση στοιχείων στον κάδο ανακύκλωσης.

Περισσότεροι πόροι

Πώς μπορείτε να δημιουργήσετε μια τοποθεσία

Πώς μπορείτε να διαγράψετε μια τοποθεσία

Σχεδιασμός της τοποθεσίας επικοινωνίας σας

Εμπνευστείτε με τοhttps://lookbook.microsoft.com/του βιβλίου "Εμφάνιση"

Βιβλιοθήκη παραγωγικότητας

Σημείωση:  Αυτή η σελίδα έχει μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας πείτε εάν σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά για να το συμβουλεύεστε.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×