Καταμέτρηση σε αναφορές

Μπορεί να είναι χρήσιμο να καταμετράτε πόσες εγγραφές περιέχονται σε μια αναφορά. Σε ομαδοποιημενές αναφορές ή αναφορές σύνοψης, μπορείτε να εμφανίσετε το πλήθος των εγγραφών που υπάρχουν σε κάθε ομάδα. Εναλλακτικά, μπορείτε να προσθέσετε έναν αριθμό γραμμής σε κάθε εγγραφή για να είναι πιο εύκολη η αναφορά σε κάθε εγγραφή. Αυτό το άρθρο εξηγεί, βήμα προς βήμα, πώς μπορείτε να προσθέσετε καταμετρήσεις και αριθμούς γραμμών στην έκθεσή σας.

Τι θέλετε να κάνετε;

Καταμέτρηση του αριθμού εγγραφών σε μια αναφορά ή ομάδα

Η προβολή διάταξης σάς παρέχει τον πιο γρήγορο τρόπο για να προσθέσετε μετρήσεις στην έκθεσή σας.

Καταμέτρηση εγγραφών με χρήση της προβολής διάταξης

  1. Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε δεξί κλικ στην έκθεση και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Προβολή διάταξης" στο μενού συντόμευσης.

  2. Κάντε κλικ σε ένα πεδίο που θέλετε να καταμετρησετε. Για να βεβαιωθείτε ότι όλες οι εγγραφές υπολογίζονται, κάντε κλικ σε ένα πεδίο που γνωρίζετε ότι δεν περιέχει τιμές null, όπως ένα πεδίο "Αναγνωριστικό".

  3. Στην καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα Ομαδοποίηση και σύνολα, επιλέξτε Σύνολα

  4. Κάντε ένα από τα εξής:

    • Για να καταμετρησετε όλες τις εγγραφές στην έκθεση ανεξάρτητα από το εάν υπάρχει τιμή στο επιλεγμένο πεδίο, κάντε κλικ στην επιλογή "Καταμέτρηση εγγραφών".

    • Για να καταμετρησετε μόνο εγγραφές για τις οποίες υπάρχει μια τιμή στο επιλεγμένο πεδίο, κάντε κλικ στην επιλογή "Καταμέτρηση τιμών".

      Σημείωση: Η "Καταμέτρηση τιμών" δεν είναι διαθέσιμη για πεδία των παρακάτω τύπων δεδομένων:

      • Μεγάλο κείμενο (Υπόμνημα)

      • Αντικείμενο OLE

      • Υπερ-σύνδεση

      • Συνημμένο

  5. Η Access προσθέτει ένα πλαίσιο κειμένου στην ενότητα του υποσέλιδου έκθεσης και ορίζει την ιδιότητα "Προέλευση στοιχείου ελέγχου" σε μια παράσταση που εκτελεί τη συνάρτηση Count. Εάν υπάρχουν επίπεδα ομαδοποίησης στην έκθεσή σας, η Access προσθέτει επίσης ένα πλαίσιο κειμένου σε κάθε υποσέλιδο ομάδας που εκτελεί τον ίδιο υπολογισμό.

    Σημείωση: Εάν χρησιμοποιήσετε την προβολή διάταξης για να δημιουργήσετε μια καταμέτρηση σε ένα συγκεκριμένο πεδίο, η Access δημιουργεί μια παράσταση που μετρά μόνο τις εγγραφές όπου αυτό το πεδίο δεν είναι null. Για παράδειγμα, εάν υπάρχουν 10 εγγραφές στην έκθεση και προσθέσετε το πλήθος σε ένα πεδίο που περιέχει τρεις τιμές null, το πλαίσιο κειμένου "Πλήθος" εμφανίζει την τιμή 7 — τις εγγραφές αριθμού που περιέχουν τιμές που δεν είναι null. Μπορείτε να αποφύγετε κάτι τέτοιο προσθέτοντας μετρήσεις μόνο σε πεδία που δεν επιτρέπουν τιμές null (όπως τα πεδία αναγνωριστικού) ή μπορείτε να επεξεργαστείτε την προέλευση στοιχείου ελέγχου του πλαισίου κειμένου, έτσι ώστε να καταμετρεί πάντα όλες τις εγγραφές, ανεξάρτητα από το αν περιέχουν τιμές null ή όχι. Για να το κάνετε αυτό:

  6. Επιλέξτε το πλαίσιο κειμένου που εμφανίζει το πλήθος. Εάν το φύλλο ιδιοτήτων δεν εμφανίζεται ήδη, πατήστε το πλήκτρο F4 για να το εμφανίσετε.

  7. Κάντε κλικ στην καρτέλα Δεδομένα.

  8. Στο πλαίσιο ιδιότητας "Προέλευση στοιχείου ελέγχου", διαγράψτε την παράσταση και πληκτρολογήστε =Count(*).

  9. Αποθηκεύστε την έκθεση και μεταβείτε στην προβολή "Αναφορά" για να δείτε τα αποτελέσματα.

Καταμέτρηση εγγραφών με χρήση της προβολής σχεδίασης

  1. Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε δεξί κλικ στην έκθεση και επιλέξτε "Προβολή σχεδίασης" από το μενού συντόμευσης.

  2. Στην καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα Στοιχεία ελέγχου, κάντε κλικ στην επιλογή Πλαίσιο κειμένου.

  3. Κάντε ένα από τα εξής:

    • Για να προσθέσετε το πλήθος όλων των εγγραφών στην έκθεση, κάντε κλικ στην ενότητα "Κεφαλίδα έκθεσης" ή "Υποσέλιδο έκθεσης" όπου θέλετε να τοποθετήσετε το πλαίσιο κειμένου.

    • Για να προσθέσετε ένα πλήθος όλων των εγγραφών σε κάθε ομάδα μιας ομαδοποιημενής έκθεσης, κάντε κλικ στην ενότητα "Κεφαλίδα ομάδας" ή "Υποσέλιδο ομάδας" όπου θέλετε να τοποθετήσετε το πλαίσιο κειμένου.

  4. Επιλέξτε το πλαίσιο κειμένου και πατήστε το πλήκτρο F4 για να εμφανιστεί το φύλλο ιδιοτήτων.

  5. Κάντε κλικ στην καρτέλα Δεδομένα.

  6. Στο πλαίσιο ιδιότητας "Προέλευση στοιχείου ελέγχου", πληκτρολογήστε =Count(*).

    Αυτό παράσταση χρησιμοποιεί τη συνάρτηση Count για να μετρήσει όλες τις εγγραφές στην έκθεση ή την ομάδα ακόμη και αν ορισμένα πεδία σε ορισμένες εγγραφές είναι null. Για να μετρήσετε εγγραφές μόνο όταν ένα συγκεκριμένο πεδίο δεν είναι null (για παράδειγμα, SupplierName), χρησιμοποιήστε την ακόλουθη παράσταση: =CDbl(Nz(Count([Όνομα_προμηθευτή]),0)).

Αρχή της σελίδας

Προσθήκη αριθμού γραμμής για κάθε εγγραφή σε μια αναφορά ή ομάδα

Μπορείτε να αριθμήτε στοιχεία στην έκθεσή σας. Για παράδειγμα, σε μια αναφορά προϊόντος "Πωλήσεις κατά", μπορεί να θέλετε το "1" να προηγείται του πρώτου στοιχείου σε μια ομάδα προϊόντων, το "2" να προηγείται του δεύτερου στοιχείου κ.ο.κ. Όταν ξεκινήσει η επόμενη ομάδα προϊόντων, το πλήθος ξεκινά από την αρχή και το "1" προηγείται του πρώτου στοιχείου.

Αρίθμηση των στοιχείων σε μια έκθεση

Μπορείτε να αριθμησετε τα στοιχεία της έκθεσής σας χρησιμοποιώντας ένα στοιχείο ελέγχου υπολογισμού και ορίζοντας την ιδιότητα "Εκτελείται άθροισμα".

  1. Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε δεξί κλικ στην έκθεση και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Προβολή σχεδίασης" στο μενού συντόμευσης.

  2. Στην καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα Στοιχεία ελέγχου, κάντε κλικ στην επιλογή Πλαίσιο κειμένου.

  3. Στην ενότητα "Λεπτομέρειες" της έκθεσης, σύρετε το δείκτη του ποντικιού για να δημιουργήσετε το πλαίσιο κειμένου, ώστε να βεβαιωθείτε ότι έχει αρκετό πλάτος ώστε να χωρέσει τον μεγαλύτερο αριθμό στοιχείων.

    Για παράδειγμα, εάν έχετε πιθανότατα εκατό παραγγελίες, θα χρειαστείτε διάστημα για τουλάχιστον τρεις χαρακτήρες (100). Εάν εμφανίζεται μια ετικέτα δίπλα στο πλαίσιο κειμένου, διαγράψτε την ετικέτα κάνοντας κλικ επάνω της και, στη συνέχεια, πατώντας το πλήκτρο DELETE. Εάν έχετε τοποθετήσει το πλαίσιο κειμένου κοντά στο αριστερό περιθώριο, η ετικέτα μπορεί να είναι κρυφή κάτω από το πλαίσιο κειμένου. Χρησιμοποιώντας τη λαβή μετακίνησης στην επάνω αριστερή γωνία του πλαισίου κειμένου, σύρετε το πλαίσιο κειμένου προς τα δεξιά, ώστε να μπορείτε να δείτε την ετικέτα. Στη συνέχεια, μπορείτε να κάνετε κλικ στην ετικέτα και να πατήσετε το πλήκτρο DELETE.

  4. Επιλέξτε το πλαίσιο κειμένου. Εάν το φύλλο ιδιοτήτων δεν εμφανίζεται ήδη, πατήστε το πλήκτρο F4 για να το εμφανίσετε.

  5. Κάντε κλικ στην καρτέλα "Όλα". Στο πλαίσιο ιδιότητας Name, πληκτρολογήστε ένα όνομα, όπως txtItemNumber.

  6. Κάντε κλικ στην καρτέλα Δεδομένα.

  7. Στο πλαίσιο ιδιότητας "Εκτελείται άθροισμα", επιλέξτε "Over Group".

  8. Στο πλαίσιο ιδιότητας "Προέλευση στοιχείου ελέγχου", πληκτρολογήστε =1.

  9. Κάντε κλικ στην καρτέλα "Μορφή".

  10. Στο πλαίσιο ιδιότητας "Μορφή", πληκτρολογήστε #. (σύμβολο δίεσης ακολουθούμενο από μια περίοδο).

    Η επιλογή αυτή μορφοποιεί τον αριθμό γραμμής με χρονική περίοδο μετά τον αριθμό.

  11. Αποθηκεύστε την έκθεση και μεταβείτε στην προβολή "Αναφορά" για να δείτε τα αποτελέσματα.

Αρχή της σελίδας

Χρειάζεστε περισσότερη βοήθεια;

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×