Μειώστε το μέγεθος του γραμματοκιβωτίου σας και των αρχείων δεδομένων του Outlook (. pst και. ost)

Μειώστε το μέγεθος του γραμματοκιβωτίου σας και των αρχείων δεδομένων του Outlook (. pst και. ost)

Όσο περισσότερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στέλνετε και λαμβάνετε, τόσο μεγαλύτερο μπορεί να αυξηθεί το γραμματοκιβώτιο του Outlook. Τα μεγάλα γραμματοκιβώτια μπορούν να χρειαστούν περισσότερο χρόνο για να ανοίξουν και να πραγματοποιήσουν αναζήτηση και πολλές υπηρεσίες παροχής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συμπεριλαμβανομένων των Microsoft 365, περιορίζουν το μέγιστο μέγεθος του γραμματοκιβωτίου σας. Εάν λάβετε ένα μήνυμα ότι το γραμματοκιβώτιό σας έχει υπερβεί το όριο μεγέθους του, η διαγραφή μηνυμάτων και φακέλων μπορεί να σας βοηθήσει, αλλά εάν αποθηκεύσετε τις πληροφορίες σας σε ένα αρχείο δεδομένων του Outlook (. pst), αυτό το αρχείο δεδομένων μπορεί να μην συρρικνώνεται αυτόματα σε μέγεθος.

Σημείωση: Εάν χρησιμοποιείτε ένα λογαριασμό POP ή IMAP, όλες οι πληροφορίες του λογαριασμού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, συμπεριλαμβανομένων των φακέλων, των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, των επαφών, του ημερολογίου και των πληροφοριών εργασίας αποθηκεύονται σε ένα αρχείο δεδομένων του Outlook (. pst). Εάν χρησιμοποιείτε ένα λογαριασμό Microsoft 365, Exchange ή Outlook.com, ένα αντίγραφο του γραμματοκιβωτίου σας είναι αποθηκευμένο σε ένα αρχείο δεδομένων του Outlook χωρίς σύνδεση (. ost).

Για να μειώσετε το μέγεθος του αρχείου δεδομένων του Outlook (. pst), μπορείτε να συμπυκνώσετε το αρχείο δεδομένων. Δεν είναι δυνατή η συμπύκνωση των αρχείων δεδομένων του Outlook χωρίς σύνδεση (. ost). Ανατρέξτε στο θέμα μείωση του μεγέθους ενός αρχείου δεδομένων χωρίς σύνδεση (. ost) για περισσότερες πληροφορίες. 

Υπάρχουν διάφοροι τρόποι για να μειώσετε το μέγεθος του γραμματοκιβωτίου σας. 

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το εργαλείο εκκαθάρισης γραμματοκιβωτίου για να προβάλετε το μέγεθος του γραμματοκιβωτίου σας και των μεμονωμένων φακέλων. Αυτό το εργαλείο μπορεί επίσης να σας βοηθήσει να αναζητήσετε παλαιότερα ή πολύ μεγάλα μηνύματα τα οποία μπορεί να θέλετε να διαγράψετε ή να μετακινήσετε σε ένα αρχείο δεδομένων του Outlook (. pst).

Συχνά, η αιτία για ένα μεγάλο γραμματοκιβώτιο είναι ένας μεγάλος φάκελος διαγραμμένων στοιχείων. Το εργαλείο παρέχει ένα κουμπί για να δείτε το μέγεθος του φακέλου "Διαγραμμένα" και να αδειάσετε το φάκελο "Διαγραμμένα".

Περιστασιακά, το Outlook θα αποθηκεύει αντιφατικά στοιχεία σε ένα φάκελο που ονομάζεται διενέξεις. Οι διενέξεις συμβαίνουν όταν ένα αντίγραφο ενός στοιχείου που είναι αποθηκευμένο στο διακομιστή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας είναι εκτός συγχρονισμού με ένα αντίγραφο ενός στοιχείου που είναι αποθηκευμένο στον τοπικό υπολογιστή σας. Το εργαλείο εκκαθάρισης γραμματοκιβωτίου μπορεί να διαγράψει αυτές τις διενέξεις για εσάς.

Εκτέλεση του εργαλείου εκκαθάρισης γραμματοκιβωτίου

  1. Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο.

  2. Κάντε κλικ στην επιλογή εργαλεία> Εκκαθάριση γραμματοκιβωτίου.

  3. Επιλέξτε Προβολή μεγέθους γραμματοκιβωτίου, Εύρεση στοιχείων παλαιότερων από, Εύρεση στοιχείων μεγαλύτερων από, Προβολή μεγέθους διαγραμμένων στοιχείων, Άδειασμα φακέλου διαγραμμένων στοιχείων , Προβολή μεγέθους διενέξεωνή κενών διενέξεων για την εκτέλεση της εργασίας που θέλετε.

Χρήση της εκκαθάρισης συνομιλίας για την κατάργηση περιττών μηνυμάτων

Σε ένα μεγάλο νήμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, υπάρχουν συχνά πολυάριθμα μηνύματα που περιέχουν όλες τις ίδιες πληροφορίες με τα προηγούμενα μηνύματα. Η εκκαθάριση συνομιλίας μπορεί να καταργήσει αυτόματα αυτά τα πλεονάζοντα μηνύματα. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα χρήση της εκκαθάρισης συνομιλίας για τη διαγραφή περιττών μηνυμάτων.

Αναζήτηση για μεγάλα μηνύματα

Μπορείτε να αναζητήσετε όλα τα μηνύματα που είναι μεγαλύτερα από ένα συγκεκριμένο μέγεθος από το πλαίσιο αναζήτησης του Outlook. Κάντε κλικ στο πλαίσιο αναζήτησης και πληκτρολογήστε: μέγεθοςμηνύματος: >5 MB. Αυτό θα εντοπίσει όλα τα μηνύματα που είναι μεγαλύτερα από 5 MB. Μπορείτε να διαγράψετε ορισμένα ή όλα αυτά τα μηνύματα ή να τα μετακινήσετε σε ένα άλλο αρχείο δεδομένων του Outlook (. pst). Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη μετακίνηση στοιχείων, ανατρέξτε στο θέμα Μετακίνηση ή αντιγραφή ενός μηνύματος μεταξύ φακέλων.

Εάν διαγράψετε στοιχεία από ένα αρχείο δεδομένων του Outlook (. pst), το αρχείο συμπυκνώνεται αυτόματα στο παρασκήνιο όταν δεν χρησιμοποιείτε τον υπολογιστή σας εάν εκτελείται το Outlook. Μπορείτε επίσης να ξεκινήσετε τη διαδικασία συμπύκνωσης με μη αυτόματο τρόπο αμέσως. Μπορεί να χρειαστούν αρκετά λεπτά για να συμπυκνώσετε ένα αρχείο δεδομένων του Outlook (. pst). Δεν μπορείτε να συμπυκνώσετε ένα αρχείο δεδομένων του Outlook χωρίς σύνδεση (. ost). 

  1. Διαγράψτε τα στοιχεία που δεν θέλετε να διατηρήσετε και αδειάστε το φάκελο " Διαγραμμένα ".

  2. Επιλέξτε αρχείο > Ρυθμίσεις λογαριασμού >Ρυθμίσεις λογαριασμού

  3. Στην καρτέλα αρχεία δεδομένων , κάντε κλικ στο αρχείο δεδομένων που θέλετε να συμπυκνώσετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις.

  4. Κάντε κλικ στην καρτέλα για προχωρημένους > ρυθμίσεις αρχείου δεδομένων του Outlook.

  5. Στο παράθυρο διαλόγου ρυθμίσεις αρχείου δεδομένων του Outlook, κάντε κλικ στην επιλογή Συμπύκνωση τώρα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Σημείωση: Δεν χρειάζεται να κλείσετε το Outlook μετά τη συμπύκνωση ενός αρχείου δεδομένων του Outlook (. pst).

Το εργαλείο εκκαθάρισης γραμματοκιβωτίου χρησιμοποιείται για την προβολή του μεγέθους του γραμματοκιβωτίου σας και των μεμονωμένων φακέλων. Μπορείτε επίσης να αρχειοθετήσετε παλαιότερα στοιχεία σε μια αρχειοθήκη Αρχείο δεδομένων του Outlook (.pst) και να αδειάσετε το φάκελο " Διαγραμμένα ".

  1. Κάντε κλικ στην επιλογή Αρχείο.

  2. Κάντε κλικ στην επιλογή εργαλεία> Εκκαθάριση γραμματοκιβωτίου.

  3. Επιλέξτε Προβολή μεγέθους γραμματοκιβωτίου, Εύρεση στοιχείων παλαιότερων από, Εύρεση στοιχείων μεγαλύτερων από, Προβολή μεγέθους διαγραμμένων στοιχείων, Άδειασμα φακέλου διαγραμμένων στοιχείων , Προβολή μεγέθους διενέξεωνή κενών διενέξεων για την εκτέλεση της εργασίας που θέλετε.

Εάν διαγράψετε στοιχεία από ένα αρχείο δεδομένων του Outlook (. pst), το αρχείο συμπυκνώνεται αυτόματα στο παρασκήνιο όταν δεν χρησιμοποιείτε τον υπολογιστή σας και το Outlook εκτελείται. Μπορείτε επίσης να ξεκινήσετε αμέσως την εντολή Compact με μη αυτόματο τρόπο. Μπορεί να χρειαστούν αρκετά λεπτά για να συμπυκνώσετε ένα αρχείο δεδομένων του Outlook (. pst).

  1. Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο.

  2. Επιλέξτε το στοιχείο Ρυθμίσεις λογαριασμού και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις λογαριασμού.

  3. Στην καρτέλα αρχεία δεδομένων , κάντε κλικ στο αρχείο δεδομένων που θέλετε να συμπυκνώσετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις.

  4. Κάντε κλικ στην επιλογή Συμπύκνωση τώρα.

Σημείωση: Δεν χρειάζεται να κλείσετε το Outlook μετά τη συμπύκνωση ενός αρχείου δεδομένων του Outlook (. pst).

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το εργαλείο εκκαθάρισης γραμματοκιβωτίου , το οποίο σας επιτρέπει να προβάλετε το μέγεθος του γραμματοκιβωτίου σας και των μεμονωμένων φακέλων. Μπορείτε επίσης να αρχειοθετήσετε παλαιότερα στοιχεία σε ένα αρχείο αρχειοθέτησης προσωπικών φακέλων (. pst) και να αδειάσετε το φάκελο " Διαγραμμένα ".

  1. Στο μενού Εργαλεία , κάντε κλικ στην επιλογή Εκκαθάριση γραμματοκιβωτίου.

  2. Επιλέξτε Προβολή μεγέθους γραμματοκιβωτίου, Εύρεση στοιχείων παλαιότερων από, Εύρεση στοιχείων μεγαλύτερων από, Προβολή μεγέθους διαγραμμένων στοιχείων, Άδειασμα φακέλου διαγραμμένων στοιχείων , Προβολή μεγέθους διενέξεωνή κενών διενέξεων για την εκτέλεση της εργασίας που θέλετε.

Αρχή της σελίδας

Εάν διαγράψετε στοιχεία από ένα αρχείο προσωπικών φακέλων (. pst), το αρχείο συμπυκνώνεται αυτόματα στο παρασκήνιο όταν δεν χρησιμοποιείτε τον υπολογιστή σας και το Outlook εκτελείται. Εάν θέλετε να μειώσετε αμέσως το μέγεθος του αρχείου, μπορείτε να επιβάλετε τη συμπύκνωση. Η διαδικασία συμπύκνωσης του αρχείου δεδομένων μπορεί να διαρκέσει αρκετά λεπτά.

  1. Στο μενού αρχείο , κάντε κλικ στην επιλογή Διαχείριση αρχείων δεδομένων.

  2. Κάντε κλικ στο αρχείο δεδομένων που θέλετε να συμπυκνώσετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις.

  3. Κάντε κλικ στην επιλογή Συμπύκνωση τώρα.

Σημείωση: Δεν χρειάζεται να κλείσετε το Outlook μετά τη συμπύκνωση ενός αρχείου. pst.

Αρχή της σελίδας

Η μείωση του μεγέθους του αρχείου φακέλων χωρίς σύνδεση (. ost) μπορεί να βελτιώσει τις επιδόσεις, εάν έχετε διαγράψει μια μεγάλη ποσότητα στοιχείων. Αυτή η διαδικασία δεν διαγράφει στοιχεία που είναι αποθηκευμένα στο διακομιστή.

  1. Διαγράψτε τα στοιχεία που δεν θέλετε να διατηρήσετε και, στη συνέχεια, αδειάστε το φάκελο " Διαγραμμένα ".

  2. Στο μενού Tools, κάντε κλικ στην επιλογή Account Settings.

  3. Στη λίστα, επιλέξτε Microsoft Exchange Serverκαι, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αλλαγή.

  4. Κάντε κλικ στο κουμπί Περισσότερες ρυθμίσεις.

  5. Κάντε κλικ στην καρτέλα για προχωρημένους και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή ρυθμίσεις αρχείου φακέλων χωρίς σύνδεση.

  6. Κάντε κλικ στην επιλογή Συμπύκνωση τώρα.

Σημείωση: Δεν χρειάζεται να κλείσετε το Outlook μετά τη συμπύκνωση ενός αρχείου. ost.

Αρχή της σελίδας

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×