Μετακίνηση δεδομένων από το Excel στην Access

Αυτό το άρθρο παρουσιάζει τον τρόπο με τον οποίο μπορείτε να μετακινήσετε τα δεδομένα σας από το Excel για να αποκτήσετε πρόσβαση και να μετατρέψετε τα δεδομένα σας σε σχεσιακούς πίνακες, ώστε να μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Microsoft Excel και την Access μαζί. Για να συνοψίσετε, η Access είναι προτιμότερη για την καταγραφή, την αποθήκευση, την υποβολή ερωτημάτων και την κοινή χρήση δεδομένων και το Excel είναι το καλύτερο για τον υπολογισμό, την ανάλυση και την οπτικοποίηση δεδομένων.

Δύο άρθρα, χρησιμοποιώντας την Access ή το Excel για να διαχειριστείτε τα δεδομένα σας και τους 10 πρώτους λόγους για να χρησιμοποιήσετε την Access με το Excel, Συζητήστε ποιο πρόγραμμα είναι καταλληλότερο για μια συγκεκριμένη εργασία και πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Excel και την Access μαζί για να δημιουργήσετε μια πρακτική λύση.

Όταν μετακινείτε δεδομένα από το Excel στην Access, υπάρχουν τρία βασικά βήματα για τη διαδικασία.

Τρία βασικά βήματα

Σημείωση: Για πληροφορίες σχετικά με την μοντελοποίηση δεδομένων και τις σχέσεις στην Access, ανατρέξτε στο θέμα Βασικά στοιχεία σχεδίασης βάσης δεδομένων.

Βήμα 1: εισαγωγή δεδομένων από το Excel στην Access

Η εισαγωγή δεδομένων είναι μια λειτουργία που μπορεί να εξελιχθεί πολύ πιο ομαλά εάν αφιερώσετε λίγο χρόνο για να προετοιμάσετε και να καθαρίσετε τα δεδομένα σας. Η εισαγωγή δεδομένων είναι σαν να μετακινείστε σε ένα νέο σπίτι. Εάν καθαρίζετε και οργανώνετε τα υπάρχοντά σας πριν από την κίνησή σας, η διευθέτηση του νέου σας σπιτιού είναι πολύ ευκολότερη.

Εκκαθάριση των δεδομένων σας πριν από την εισαγωγή

Πριν από την εισαγωγή δεδομένων στην Access, στο Excel είναι καλή ιδέα να κάνετε τα εξής:

  • Μετατρέψτε κελιά που περιέχουν μη ατομικά δεδομένα (δηλαδή, πολλές τιμές σε ένα κελί) σε πολλές στήλες. Για παράδειγμα, ένα κελί σε μια στήλη "δεξιότητες" που περιέχει πολλές τιμές ικανοτήτων, όπως "Προγραμματισμός C#", "Προγραμματισμός VBA" και "Σχεδίαση Web", θα πρέπει να αναλύεται σε ξεχωριστές στήλες, οι οποίες περιέχουν μόνο μία τιμή δεξιότητας.

  • Χρησιμοποιήστε την εντολή ΨΑΛΊΔΙΣΗ για να καταργήσετε τα αρχικά, τα τελικά και τα πολλά ενσωματωμένα κενά διαστήματα.

  • Καταργήστε μη εκτυπώσιμους χαρακτήρες.

  • Εύρεση και διόρθωση σφαλμάτων ορθογραφίας και στίξης.

  • Καταργήστε διπλότυπες γραμμές ή διπλότυπα πεδία.

  • Βεβαιωθείτε ότι οι στήλες των δεδομένων δεν περιέχουν μεικτές μορφές, ιδιαίτερα τους αριθμούς που έχουν μορφοποιηθεί ως κείμενο ή ημερομηνίες που έχουν μορφοποιηθεί ως αριθμοί.

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στα παρακάτω θέματα της βοήθειας του Excel:

Σημείωση: Εάν οι ανάγκες καθαρισμού των δεδομένων σας είναι σύνθετες ή δεν έχετε το χρόνο ή τους πόρους για να αυτοματοποιήσετε τη διαδικασία μόνοι σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν προμηθευτή άλλου κατασκευαστή. Για περισσότερες πληροφορίες, αναζητήστε τη φράση "λογισμικό καθαρισμού δεδομένων" ή "ποιότητα δεδομένων" από τον αγαπημένο σας μηχανισμό αναζήτησης στο πρόγραμμα περιήγησης Web που χρησιμοποιείτε.

Επιλογή του καλύτερου τύπου δεδομένων κατά την εισαγωγή

Κατά τη διάρκεια της λειτουργίας εισαγωγής στην Access, θέλετε να κάνετε σωστές επιλογές, ώστε να λαμβάνετε λίγα (εάν υπάρχουν) σφάλματα μετατροπής που θα απαιτούν μη αυτόματη παρέμβαση. Ο παρακάτω πίνακας συνοψίζει τον τρόπο με τον οποίο οι μορφές αριθμών του Excel και οι τύποι δεδομένων της Access μετατρέπονται κατά την εισαγωγή δεδομένων από το Excel στην Access και προσφέρει ορισμένες συμβουλές σχετικά με τους καλύτερους τύπους δεδομένων για να επιλέξετε στον Οδηγό εισαγωγής υπολογιστικού φύλλου.

Μορφή αριθμού του Excel

Τύπος δεδομένων της Access

Σχόλια

Βέλτιστη πρακτική

Κείμενο

Κείμενο, υπόμνημα

Ο τύπος δεδομένων "κείμενο" της Access αποθηκεύει αλφαριθμητικά δεδομένα έως 255 χαρακτήρες. Ο τύπος δεδομένων "Υπόμνημα" της Access αποθηκεύει αλφαριθμητικά δεδομένα έως 65.535 χαρακτήρες.

Επιλέξτε MEMO για να αποφύγετε την περικοπή οποιωνδήποτε δεδομένων.

Αριθμός, ποσοστό, κλάσμα, επιστημονικό

Αριθμός

Η Access έχει έναν τύπο δεδομένων "Αριθμός", ο οποίος ποικίλλει ανάλογα με την ιδιότητα Μέγεθος πεδίου (byte, ακέραιος, ακέραιος μεγάλου μήκους, μονό, διπλό, δεκαδικό).

Επιλέξτε διπλασιασμός για να αποφύγετε τυχόν σφάλματα μετατροπής δεδομένων.

Ημερομηνία

Ημερομηνία

Η Access και το Excel χρησιμοποιούν τον ίδιο αύξοντα αριθμό ημερομηνίας για την αποθήκευση ημερομηνιών. Στην Access, το εύρος ημερομηνιών είναι μεγαλύτερο: από-657.434 (1 Ιανουαρίου 100 Μ.Χ.) έως 2.958.465 (31 Δεκεμβρίου 9999 Μ.Χ.).

Επειδή η Access δεν αναγνωρίζει το σύστημα ημερομηνιών 1904 (που χρησιμοποιείται στο Excel για Macintosh), πρέπει να μετατρέψετε τις ημερομηνίες είτε στο Excel είτε στην Access για να αποφύγετε τη σύγχυση.

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα αλλαγή του συστήματος ημερομηνιών, της μορφοποίησης ή διψήφιου έτους διερμηνείας και Εισαγωγή ή σύνδεση με δεδομένα σε ένα βιβλίο εργασίας του Excel.

Επιλέξτε ημερομηνία.

Ώρα

Ώρα

Η Access και το Excel αποθηκεύουν τιμές ώρας χρησιμοποιώντας τον ίδιο τύπο δεδομένων.

Επιλέξτε χρόνος, ο οποίος είναι συνήθως ο προεπιλεγμένος.

Νομισματική μονάδα, λογιστική

Νομισματική μονάδα

Στην Access, ο τύπος δεδομένων "νομισματική μονάδα" αποθηκεύει δεδομένα ως αριθμούς 8 byte με ακρίβεια σε τέσσερα δεκαδικά ψηφία και χρησιμοποιείται για την αποθήκευση οικονομικών δεδομένων και την αποτροπή στρογγυλοποίησης τιμών.

Επιλέξτε Νομισματική μονάδα, η οποία είναι συνήθως η προεπιλεγμένη.

δυαδική τιμή

Ναι/Όχι

Η Access χρησιμοποιεί το-1 για όλες τις τιμές Yes και το 0 για όλες τις μηδενικές τιμές, ενώ το Excel χρησιμοποιεί το 1 για όλες τις TRUE τιμές και το 0 για όλες τις ΨΕΥΔείς τιμές.

Επιλέξτε Ναι/Όχι, το οποίο μετατρέπει αυτόματα τις υποκείμενες τιμές.

Υπερ-σύνδεση

Υπερ-σύνδεση

Μια υπερ-σύνδεση στο Excel και η Access περιέχουν μια διεύθυνση URL ή μια διεύθυνση Web στην οποία μπορείτε να κάνετε κλικ και να ακολουθήσετε.

Επιλέξτε υπερ-σύνδεση, διαφορετικά η Access μπορεί να χρησιμοποιήσει τον τύπο δεδομένων "κείμενο" από προεπιλογή.

Αφού τα δεδομένα είναι στην Access, μπορείτε να διαγράψετε τα δεδομένα του Excel. Μην ξεχάσετε να κάνετε backup πρώτα το αρχικό βιβλίο εργασίας του Excel πριν από τη διαγραφή του.

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Εισαγωγή της βοήθειας της Access ή σύνδεση με δεδομένα σε ένα βιβλίο εργασίας του Excel.

Αυτόματη προσάρτηση δεδομένων με τον εύκολο τρόπο

Ένα κοινό πρόβλημα που έχουν οι χρήστες του Excel είναι η προσάρτηση δεδομένων με τις ίδιες στήλες σε ένα μεγάλο φύλλο εργασίας. Για παράδειγμα, μπορεί να έχετε μια λύση παρακολούθησης περιουσιακών στοιχείων που ξεκίνησε στο Excel, αλλά τώρα έχει αναπτυχθεί για να συμπεριλάβει αρχεία από πολλές ομάδες εργασίας και τμήματα. Αυτά τα δεδομένα μπορεί να βρίσκονται σε διαφορετικά φύλλα εργασίας και βιβλία εργασίας ή σε αρχεία κειμένου που είναι τροφοδοσίες δεδομένων από άλλα συστήματα. Δεν υπάρχει εντολή περιβάλλοντος εργασίας χρήστη ή εύκολος τρόπος για να προσαρτήσετε παρόμοια δεδομένα στο Excel.

Η καλύτερη λύση είναι να χρησιμοποιήσετε την Access, όπου μπορείτε εύκολα να εισαγάγετε και να προσαρτήσετε δεδομένα σε έναν πίνακα, χρησιμοποιώντας τον Οδηγό εισαγωγής υπολογιστικού φύλλου. Επιπλέον, μπορείτε να προσαρτήσετε πολλά δεδομένα σε έναν πίνακα. Μπορείτε να αποθηκεύσετε τις λειτουργίες εισαγωγής, να τις προσθέσετε ως προγραμματισμένες εργασίες του Microsoft Outlook, ακόμα και να χρησιμοποιήσετε μακροεντολές για να αυτοματοποιήσετε τη διαδικασία.

Βήμα 2: ομαλοποίηση δεδομένων με χρήση του Οδηγού ανάλυσης πίνακα

Με την πρώτη ματιά, η εντατικοποίηση της διαδικασίας ομαλοποίησης των δεδομένων σας μπορεί να φαίνεται αποθαρρυντική εργασία. Ευτυχώς, η ομαλοποίηση των πινάκων στην Access είναι μια διαδικασία που είναι πολύ πιο εύκολη, χάρη στον Οδηγό ανάλυσης πίνακα.

Ο "Οδηγός ανάλυσης πινάκων"

1. Σύρετε τις επιλεγμένες στήλες σε έναν νέο πίνακα και δημιουργήστε αυτόματα σχέσεις

2. Χρησιμοποιήστε τις εντολές κουμπιών για να μετονομάσετε έναν πίνακα, να προσθέσετε ένα πρωτεύον κλειδί, να ορίσετε μια υπάρχουσα στήλη ως πρωτεύον κλειδί και να αναιρέσετε την τελευταία ενέργεια

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτόν τον οδηγό για να κάνετε τα εξής:

  • Μετατρέψτε έναν πίνακα σε ένα τμήμα μικρότερων πινάκων και δημιουργήστε αυτόματα μια σχέση πρωτεύοντος και ξένου κλειδιού μεταξύ των πινάκων.

  • Προσθέστε ένα πρωτεύον κλειδί σε ένα υπάρχον πεδίο που περιέχει μοναδικές τιμές ή δημιουργήστε ένα νέο πεδίο ΑΝΑΓΝΩΡΙΣΤΙΚού που χρησιμοποιεί τον τύπο δεδομένων "Αυτόματη αρίθμηση".

  • Δημιουργήστε αυτόματα σχέσεις για να επιβάλετε την ακεραιότητα αναφορών με διαδοχικές ενημερώσεις. Οι διαδοχικές διαγραφές δεν προστίθενται αυτόματα για να αποτραπεί η τυχαία διαγραφή δεδομένων, αλλά μπορείτε εύκολα να προσθέσετε διαδοχικές διαγραφές αργότερα.

  • Αναζητήστε νέους πίνακες για περιττά ή διπλότυπα δεδομένα (όπως τον ίδιο πελάτη με δύο διαφορετικούς αριθμούς τηλεφώνου) και ενημερώστε αυτό όπως θέλετε.

  • Δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας του αρχικού πίνακα και μετονομάστε τον, προσαρτώντας το "_OLD" στο όνομά του. Στη συνέχεια, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ερώτημα που αναδομεί τον αρχικό πίνακα, με το αρχικό όνομα πίνακα, έτσι ώστε οποιεσδήποτε υπάρχουσες φόρμες ή αναφορές με βάση τον αρχικό πίνακα να λειτουργούν με τη νέα δομή πίνακα.

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα ομαλοποίηση των δεδομένων σας με χρήση της ανάλυσης πίνακα.

Βήμα 3: σύνδεση σε δεδομένα της Access από το Excel

Μετά την εξομάλυνση των δεδομένων στην Access και τη δημιουργία ενός ερωτήματος ή πίνακα που αναδομεί τα αρχικά δεδομένα, είναι απλό θέμα σύνδεσης με τα δεδομένα της Access από το Excel. Τα δεδομένα σας είναι τώρα στην Access ως εξωτερική προέλευση δεδομένων και, επομένως, μπορεί να συνδεθεί με το βιβλίο εργασίας μέσω μιας σύνδεσης δεδομένων, η οποία είναι ένα κοντέινερ πληροφοριών που χρησιμοποιείται για τον εντοπισμό, τη σύνδεση και την πρόσβαση στην εξωτερική προέλευση δεδομένων. Οι πληροφορίες σύνδεσης αποθηκεύονται στο βιβλίο εργασίας και μπορούν επίσης να αποθηκευτούν σε ένα αρχείο σύνδεσης, όπως σε ένα αρχείο σύνδεσης δεδομένων του Office (ODC) (επέκταση ονόματος αρχείου. odc) ή σε ένα αρχείο ονόματος προέλευσης δεδομένων (επέκταση. DSN). Αφού συνδεθείτε σε εξωτερικά δεδομένα, μπορείτε επίσης να ανανεώνετε (ή να ενημερώνετε) αυτόματα το βιβλίο εργασίας του Excel από την Access κάθε φορά που τα δεδομένα ενημερώνονται στην Access.

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Εισαγωγή δεδομένων από εξωτερικές προελεύσεις δεδομένων (Power Query).

Λήψη των δεδομένων σας στην Access

Αυτή η ενότητα σάς καθοδηγεί στις ακόλουθες φάσεις της κανονικοποίησης των δεδομένων σας: το σπάσιμο των τιμών στις στήλες πωλητής και διεύθυνση στα πιο ατομικά τους κομμάτια, ο διαχωρισμός των σχετικών θεμάτων σε δικούς τους πίνακες, η αντιγραφή και επικόλληση αυτών των πινάκων από το Excel σε Αποκτήστε πρόσβαση, δημιουργώντας βασικές σχέσεις μεταξύ των πρόσφατα δημιουργημένων πινάκων της Access και δημιουργώντας και εκτελώντας ένα απλό ερώτημα στην Access για να επιστρέψετε πληροφορίες.

Παράδειγμα δεδομένων σε μη ομαλοποιημένη μορφή

Το παρακάτω φύλλο εργασίας περιέχει μη ατομικές τιμές στη στήλη "Πωλητής" και τη στήλη "διεύθυνση". Και οι δύο στήλες θα πρέπει να χωριστούν σε δύο ή περισσότερες ξεχωριστές στήλες. Αυτό το φύλλο εργασίας περιέχει επίσης πληροφορίες σχετικά με τους πωλητές, τα προϊόντα, τους πελάτες και τις παραγγελίες. Αυτές οι πληροφορίες θα πρέπει επίσης να χωριστούν περαιτέρω, ανά θέμα, σε ξεχωριστούς πίνακες.

Πωλητής

Order ID

Ημερομηνία παραγγελίας

Αναγνωριστικό προϊόντος

Ποσότητα

Τιμή

Όνομα πελάτη

Διεύθυνση

Τηλέφωνο

Li, Yale

2349

3/4/09

C-789

3

$7,00

Fourth Coffee

7007 Κορνέλ St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Li, Yale

2349

3/4/09

C-795

6

$9,75

Fourth Coffee

7007 Κορνέλ St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Άνταμς, Έλεν

2350

3/4/09

A-2275

2

$16,75

Έργα περιπέτειας

1025 Columbia Circle Κέρκλαντ, WA 98234

425-555-0185

Άνταμς, Έλεν

2350

3/4/09

F-198

6

$5,25

Έργα περιπέτειας

1025 Columbia Circle Κέρκλαντ, WA 98234

425-555-0185

Άνταμς, Έλεν

2350

3/4/09

B-205

1

$4,50

Έργα περιπέτειας

1025 Columbia Circle Κέρκλαντ, WA 98234

425-555-0185

Χανς, Jim

2351

3/4/09

C-795

6

$9,75

Θησέας, Ανώνυμος Εταιρεία Τσιμέντων

2302 Harvard Ave Bellevue, WA 98227

425-555-0222

Χανς, Jim

2352

3/5/09

A-2275

2

$16,75

Έργα περιπέτειας

1025 Columbia Circle Κέρκλαντ, WA 98234

425-555-0185

Χανς, Jim

2352

3/5/09

D-4420

3

$7,25

Έργα περιπέτειας

1025 Columbia Circle Κέρκλαντ, WA 98234

425-555-0185

Koch, Reed

2353

3/7/09

A-2275

6

$16,75

Fourth Coffee

7007 Κορνέλ St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Koch, Reed

2353

3/7/09

C-789

5

$7,00

Fourth Coffee

7007 Κορνέλ St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Πληροφορίες στα μικρότερα τμήματά του: ατομικά δεδομένα

Εργασία με τα δεδομένα σε αυτό το παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την εντολή κείμενο σε στήλη στο Excel για να διαχωρίσετε τα "ατομικά" τμήματα ενός κελιού (όπως ταχυδρομική διεύθυνση, πόλη, πολιτεία και Ταχυδρομικός κώδικας) σε διακριτές στήλες.

Ο παρακάτω πίνακας εμφανίζει τις νέες στήλες στο ίδιο φύλλο εργασίας μετά τη διαίρεση για να κάνουν όλες τις τιμές ατομικές. Σημειώστε ότι οι πληροφορίες στη στήλη Πωλητής έχουν χωριστεί σε επώνυμο και στήλες πρώτου ονόματος και ότι οι πληροφορίες στη στήλη Διεύθυνση έχουν χωριστεί σε στήλες ταχυδρομικής διεύθυνσης, πόλης, πολιτείας και ΤΑΧΥΔΡΟΜΙΚού κώδικα. Αυτά τα δεδομένα βρίσκονται στην "πρώτη κανονική φόρμα".

Επώνυμο

Όνομα

 

Οδός

Πόλη

Πολιτεία

Ταχυδρομικός κώδικας

Λι

Γέιλ

2302 Χάρβαρντ Ave

Μπέλβιου

WA

98227

Adams

Έλεν

Κύκλος του 1025 Columbia

Ηράκλειο

WA

98234

Hance

Δημήτρης

2302 Χάρβαρντ Ave

Μπέλβιου

WA

98227

Koch

Ριντ

7007 Κορνέλ Σεντ Ρέντμοντ

Redmond

WA

98199

Διακοπή δεδομένων σε οργανωμένα θέματα στο Excel

Οι διάφοροι πίνακες παραδειγμάτων δεδομένων που ακολουθούν εμφανίζουν τις ίδιες πληροφορίες από το φύλλο εργασίας του Excel μετά τη διαίρεση σε πίνακες για τους πωλητές, τα προϊόντα, τους πελάτες και τις παραγγελίες. Το σχέδιο του πίνακα δεν είναι οριστικό, αλλά βρίσκεται στο σωστό δρόμο.

Ο πίνακας "πωλητές" περιέχει μόνο πληροφορίες σχετικά με το προσωπικό πωλήσεων. Σημειώστε ότι κάθε εγγραφή έχει ένα μοναδικό αναγνωριστικό (αναγνωριστικό πωλητή). Η τιμή του ΑΝΑΓΝΩΡΙΣΤΙΚού πωλητή θα χρησιμοποιηθεί στον πίνακα "Παραγγελίες" για τη σύνδεση παραγγελιών με πωλητές.

Πωλητές

Αναγνωριστικό πωλητή

Επώνυμο

Όνομα

101

Λι

Γέιλ

103

Adams

Έλεν

105

Hance

Δημήτρης

107

Koch

Ριντ

Ο πίνακας "προϊόντα" περιέχει μόνο πληροφορίες σχετικά με τα προϊόντα. Σημειώστε ότι κάθε εγγραφή έχει ένα μοναδικό αναγνωριστικό (αναγνωριστικό προϊόντος). Η τιμή του ΑΝΑΓΝΩΡΙΣΤΙΚού προϊόντος θα χρησιμοποιηθεί για τη σύνδεση των πληροφοριών προϊόντος με τον πίνακα "Λεπτομέρειες παραγγελίας".

Προϊόντα

Αναγνωριστικό προϊόντος

Τιμή

A-2275

16,75

B-205

4,50

C-789

7,00

C-795

9,75

D-4420

7,25

F-198

5,25

Ο πίνακας "πελάτες" περιέχει μόνο πληροφορίες για τους πελάτες. Σημειώστε ότι κάθε εγγραφή έχει ένα μοναδικό αναγνωριστικό (αναγνωριστικό πελάτη). Η τιμή του ΑΝΑΓΝΩΡΙΣΤΙΚού πελάτη θα χρησιμοποιηθεί για τη σύνδεση των πληροφοριών πελατών με τον πίνακα "Παραγγελίες".

Πελάτες

Κωδικός Πελάτη

Όνομα

Οδός

Πόλη

Πολιτεία

Ταχυδρομικός κώδικας

Τηλέφωνο

1001

Θησέας, Ανώνυμος Εταιρεία Τσιμέντων

2302 Χάρβαρντ Ave

Μπέλβιου

WA

98227

425-555-0222

1003

Έργα περιπέτειας

Κύκλος του 1025 Columbia

Ηράκλειο

WA

98234

425-555-0185

1005

Fourth Coffee

7007 Κορνέλ

Redmond

WA

98199

425-555-0201

Ο πίνακας "Παραγγελίες" περιέχει πληροφορίες σχετικά με τις παραγγελίες, τους πωλητές, τους πελάτες και τα προϊόντα. Σημειώστε ότι κάθε εγγραφή έχει ένα μοναδικό αναγνωριστικό (Αναγνωριστικό παραγγελίας). Ορισμένες από τις πληροφορίες σε αυτόν τον πίνακα πρέπει να χωριστούν σε έναν πρόσθετο πίνακα που περιέχει λεπτομέρειες παραγγελιών, έτσι ώστε ο πίνακας Orders να περιέχει μόνο τέσσερις στήλες — το μοναδικό Αναγνωριστικό παραγγελίας, την ημερομηνία παραγγελίας, το αναγνωριστικό πωλητή και το αναγνωριστικό πελάτη. Ο πίνακας που εμφανίζεται εδώ δεν έχει ακόμη χωριστεί στον πίνακα "Λεπτομέρειες παραγγελίας".

Παραγγελίες

Order ID

Ημερομηνία παραγγελίας

Αναγνωριστικό πωλητή

Κωδικός Πελάτη

Αναγνωριστικό προϊόντος

Ποσότητα

2349

3/4/09

101

1005

C-789

3

2349

3/4/09

101

1005

C-795

6

2350

3/4/09

103

1003

A-2275

2

2350

3/4/09

103

1003

F-198

6

2350

3/4/09

103

1003

B-205

1

2351

3/4/09

105

1001

C-795

6

2352

3/5/09

105

1003

A-2275

2

2352

3/5/09

105

1003

D-4420

3

2353

3/7/09

107

1005

A-2275

6

2353

3/7/09

107

1005

C-789

5

Οι λεπτομέρειες παραγγελίας, όπως το αναγνωριστικό προϊόντος και η ποσότητα, μετακινούνται από τον πίνακα "Παραγγελίες" και αποθηκεύονται σε έναν πίνακα με το όνομα "Λεπτομέρειες παραγγελίας". Λάβετε υπόψη ότι υπάρχουν 9 παραγγελίες, επομένως είναι λογικό ότι υπάρχουν 9 εγγραφές σε αυτόν τον πίνακα. Σημειώστε ότι ο πίνακας "Παραγγελίες" έχει ένα μοναδικό αναγνωριστικό (Αναγνωριστικό παραγγελίας), το οποίο θα αναφέρεται από τον πίνακα "Λεπτομέρειες παραγγελίας".

Η τελική σχεδίαση του πίνακα Orders θα πρέπει να μοιάζει με την εξής:

Παραγγελίες

Order ID

Ημερομηνία παραγγελίας

Αναγνωριστικό πωλητή

Κωδικός Πελάτη

2349

3/4/09

101

1005

2350

3/4/09

103

1003

2351

3/4/09

105

1001

2352

3/5/09

105

1003

2353

3/7/09

107

1005

Ο πίνακας "Λεπτομέρειες παραγγελίας" δεν περιέχει στήλες που απαιτούν μοναδικές τιμές (δηλαδή, δεν υπάρχει πρωτεύον κλειδί), επομένως είναι εντάξει για οποιαδήποτε ή όλες οι στήλες να περιέχουν "περιττά" δεδομένα. Ωστόσο, καμία από τις δύο εγγραφές σε αυτόν τον πίνακα δεν πρέπει να είναι εντελώς πανομοιότυπη (αυτός ο κανόνας ισχύει για οποιονδήποτε πίνακα σε μια βάση δεδομένων). Σε αυτόν τον πίνακα, θα πρέπει να υπάρχουν 17 εγγραφές — καθεμία από τις οποίες αντιστοιχεί σε ένα προϊόν σε μεμονωμένη παραγγελία. Για παράδειγμα, με τη σειρά 2349, τρία προϊόντα C-789 περιλαμβάνουν ένα από τα δύο τμήματα ολόκληρης της παραγγελίας.

Ως εκ τούτου, ο πίνακας "Λεπτομέρειες παραγγελίας" θα πρέπει να μοιάζει με τον εξής:

Λεπτομέρειες παραγγελίας

Order ID

Αναγνωριστικό προϊόντος

Ποσότητα

2349

C-789

3

2349

C-795

6

2350

A-2275

2

2350

F-198

6

2350

B-205

1

2351

C-795

6

2352

A-2275

2

2352

D-4420

3

2353

A-2275

6

2353

C-789

5

Αντιγραφή και επικόλληση δεδομένων από το Excel στην Access

Τώρα που οι πληροφορίες σχετικά με τους πωλητές, τους πελάτες, τα προϊόντα, τις παραγγελίες και τις λεπτομέρειες παραγγελιών έχουν αναλυθεί σε ξεχωριστά θέματα στο Excel, μπορείτε να αντιγράψετε αυτά τα δεδομένα απευθείας στην Access, όπου θα γίνουν πίνακες.

Δημιουργία σχέσεων μεταξύ των πινάκων της Access και εκτέλεση ενός ερωτήματος

Αφού μετακινήσετε τα δεδομένα σας στην Access, μπορείτε να δημιουργήσετε σχέσεις μεταξύ πινάκων και, στη συνέχεια, να δημιουργήσετε ερωτήματα για να επιστρέψετε πληροφορίες σχετικά με διάφορα θέματα. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ερώτημα που επιστρέφει το Αναγνωριστικό παραγγελίας και τα ονόματα των πωλητών για τις παραγγελίες που εισάγονται μεταξύ του 3/05/09 και του 3/08/09.

Επιπλέον, μπορείτε να δημιουργήσετε φόρμες και αναφορές για να διευκολύνετε την καταχώρηση δεδομένων και την ανάλυση πωλήσεων.

Χρειάζεστε περισσότερη βοήθεια;

Μπορείτε ανά πάσα στιγμή να ρωτήσετε έναν ειδικό στην Κοινότητα τεχνικής υποστήριξης του Excel, να λάβετε υποστήριξη από την κοινότητα Answers ή να προτείνετε μια νέα δυνατότητα ή βελτίωση στο Excel User Voice.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×