Μη αυτόματη αρχειοθέτηση στοιχείων

Μη αυτόματη αρχειοθέτηση στοιχείων

Η χωρητικότητα του γραμματοκιβωτίου σας στο Outlook δεν είναι ανεξάντλητη και μάλλον δεν θα σταματήσετε να λαμβάνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Για να μην εξαντληθεί ο διαθέσιμος χώρος, μπορείτε να μετακινήσετε παλαιότερα στοιχεία που θέλετε να διατηρήσετε σε μια αρχειοθήκη, ένα ξεχωριστό αρχείο δεδομένων του (.pst) που μπορείτε να ανοίξετε από το Outlook οποιαδήποτε στιγμή το χρειαστείτε.

Σημείωση: Η εντολή και η δυνατότητα αρχειοθέτησης δεν εμφανίζονται για οποιονδήποτε λογαριασμό στο προφίλ του Outlook, εάν συμπεριλάβετε ένα λογαριασμό του Exchange Server και η εταιρεία σας χρησιμοποιεί την αρχειοθήκη του Microsoft Exchange Server online. Ο διαχειριστής του δικτύου σας μπορεί επίσης να απενεργοποιήσει αυτήν τη δυνατότητα.

Από προεπιλογή, το Outlook χρησιμοποιεί την Αυτόματη Αρχειοθέτηση για την αρχειοθέτηση στοιχείων σε τακτά χρονικά διαστήματα. Για να μάθετε περισσότερα, ανατρέξτε στο άρθρο Αυτόματη αρχειοθέτηση παλαιότερων στοιχείων.

Μπορείτε επίσης να αρχειοθετήσετε στοιχεία μη αυτόματα οποιαδήποτε στιγμή θελήσετε. Με τον τρόπο αυτόν, μπορείτε να ελέγχετε τα στοιχεία που αρχειοθετείτε, τη θέση αποθήκευσής τους και το χρονικό διάστημα παραμονής ενός στοιχείου πριν από την αρχειοθέτησή του.

  1. Κάντε ένα από τα εξής:

    • Στο Outlook 2013: κάντε κλικ στην επιλογή αρχείο > πληροφοριών > Εργαλεία εκκαθάρισης > αρχείο.


      Αρχειοθέτηση

    • Στο Outlook 2016: Επιλέξτε Αρχείο > Πληροφορίες > Εργαλεία > Εκκαθάριση παλαιών στοιχείων

      Εκκαθάριση παλαιών στοιχείων

    Συμβουλή: Οι επιλογές "Αρχειοθέτηση" και "Αυτόματη Αρχειοθέτηση" ενδέχεται να μην είναι διαθέσιμες εάν το προφίλ αλληλογραφίας σας συνδέεται σε ένα διακομιστή Exchange. Επίσης, είναι πιθανό η εταιρεία σας να διαθέτει πολιτική διατήρησης αλληλογραφίας που παρακάμπτει την Αυτόματη Αρχειοθέτηση. Επικοινωνήστε με το διαχειριστή του συστήματός σας για περισσότερες πληροφορίες.

  2. Κάντε κλικ στην επιλογή Αυτός ο φάκελος και όλοι οι υποφάκελοι και επιλέξτε το φάκελο που θέλετε να αρχειοθετήσετε.

  3. Στην περιοχή Αρχειοθέτηση στοιχείων παλιότερων από, εισαγάγετε μια ημερομηνία.

    Παράθυρο διαλόγου Αρχειοθέτησης

  4. Μπορείτε να δημιουργήσετε πολλά αρχεία .pst, εάν θέλετε να αρχειοθετήσετε ορισμένους φακέλους χρησιμοποιώντας διαφορετικές ρυθμίσεις. Για παράδειγμα, ίσως θέλετε τα στοιχεία του φακέλου "Απεσταλμένα" να διατηρούνται για περισσότερο χρόνο από τα στοιχεία του φακέλου "Εισερχόμενα".

  5. Επιλέξτε το πλαίσιο Συμπερίληψη στοιχείων με το πλαίσιο ελέγχου "να μην γίνεται αυτόματη αρχειοθέτηση" για να αρχειοθετήσετε μεμονωμένα στοιχεία που εξαιρούνται από την αυτόματη αρχειοθέτηση. Αυτή η επιλογή δεν καταργεί αυτή την εξαίρεση από αυτά τα στοιχεία, αλλά αντίθετα παραβλέπει τη ρύθμιση " να μην γίνεται αυτόματη αρχειοθέτηση " μόνο για αυτή την αρχειοθήκη.

  6. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Απενεργοποίηση Αυτόματης Αρχειοθέτησης

Για να αρχειοθετείτε τα στοιχεία σας μόνο όταν θέλετε, απενεργοποιήστε την Αυτόματη Αρχειοθέτηση.

  1. Κάντε κλικ στα στοιχεία Αρχείο > Επιλογές > Για προχωρημένους.

  2. Στην περιοχή Αυτόματη Αρχειοθέτηση, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις Αυτόματης Αρχειοθέτησης.

  3. Καταργήστε την επιλογή του πλαισίου Εκτέλεση Αυτόματης Αρχειοθέτησης κάθε ν ημέρες.

Η υποστήριξη του Office 2010 λήγει σύντομα

Κάντε αναβάθμιση στο Microsoft 365 για να εργαστείτε οπουδήποτε από οποιαδήποτε συσκευή και να συνεχίσετε να λαμβάνετε υποστήριξη.

Αναβάθμιση τώρα

Από προεπιλογή, τα παλαιότερα στοιχεία του Outlook αρχειοθετούνται αυτόματα σε τακτά χρονικά διαστήματα. Για να μάθετε περισσότερα σχετικά με την αυτόματη αρχειοθέτηση, ανατρέξτε στο θέμα χρήση της αυτόματης αρχειοθέτησης για δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας ή διαγραφή στοιχείων.

Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας και να αρχειοθετήσετε στοιχεία με μη αυτόματο τρόπο, εκτός από την αυτόματη αρχειοθέτηση ή ως αντικατάσταση. Η μη αυτόματη αρχειοθέτηση παρέχει ευελιξία και σας επιτρέπει να καθορίσετε ακριβώς ποιοι φάκελοι περιλαμβάνονται στην αρχειοθήκη και ποια αρχειοθέτηση αρχείου δεδομένων του Outlook (. pst) χρησιμοποιείται.

Για να αρχειοθετήσετε με μη αυτόματο τρόπο τα στοιχεία του Outlook, κάντε τα εξής:

  1. Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο

  2. Κάντε κλικ στην επιλογή Εργαλεία εκκαθάρισης.

  3. Κάντε κλικ στην επιλογή Αρχειοθέτηση.

  4. Κάντε κλικ στην επιλογή αρχειοθέτηση αυτού του φακέλου και όλων των υποφακέλων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο φάκελο που θέλετε να αρχειοθετήσετε. Οποιοσδήποτε υποφάκελος του φακέλου που επιλέγετε περιλαμβάνεται σε αυτή τη μη αυτόματη αρχειοθέτηση.

  5. Στην περιοχή Αρχειοθέτηση στοιχείων παλιότερων από, εισαγάγετε μια ημερομηνία.

    Παράθυρο διαλόγου "Αρχειοθέτηση"

  6. Εάν δεν θέλετε να χρησιμοποιήσετε το προεπιλεγμένο αρχείο ή τη θέση, στην περιοχή αρχείο αρχειοθέτησης, κάντε κλικ στην επιλογή Αναζήτηση για να καθορίσετε ένα νέο αρχείο ή θέση. Αναζητήστε το αρχείο που θέλετε ή πληκτρολογήστε το όνομα του αρχείου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK. Η θέση του αρχείου προορισμού εμφανίζεται στο πλαίσιο αρχείο αρχειοθέτησης .

  7. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Συμπερίληψη στοιχείων με επιλεγμένο το πλαίσιο ελέγχου "να μην γίνεται αυτόματη αρχειοθέτηση" , για να συμπεριλάβετε τα στοιχεία που μπορεί να έχουν επισημανθεί μεμονωμένα ώστε να εξαιρούνται από την αυτόματη αρχειοθέτηση. Αυτή η επιλογή δεν καταργεί αυτή την εξαίρεση από αυτά τα στοιχεία, αλλά αντίθετα παραβλέπει το πλαίσιο ελέγχου να μην γίνεται αυτόματη αρχειοθέτηση για αυτήν την αρχειοθήκη μόνο.

Απενεργοποίηση Αυτόματης Αρχειοθέτησης

Εάν θέλετε να αρχειοθετήσετε μόνο με μη αυτόματο τρόπο, πρέπει να απενεργοποιήσετε την αυτόματη αρχειοθέτηση. Κάντε τα εξής:

  1. Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο.

  2. Κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογές.

  3. Στην καρτέλα για προχωρημένους , στην περιοχή Αυτόματη αρχειοθέτηση, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις αυτόματης αρχειοθέτησης.

  4. Καταργήστε την επιλογή από το πλαίσιο ελέγχου εκτέλεση αυτόματης αρχειοθέτησης κάθε ν ημέρες .

Η αυτόματη αρχειοθέτηση, η οποία είναι ενεργοποιημένη από προεπιλογή, μετακινεί αυτόματα τα παλιά στοιχεία σε μια θέση αρχειοθέτησης σε προγραμματισμένα χρονικά διαστήματα. Ωστόσο, μπορείτε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας και να αρχειοθετήσετε στοιχεία με μη αυτόματο τρόπο σε μια θέση που καθορίζετε.

Σημείωση: Οι ρυθμίσεις αυτόματης αρχειοθέτησης του Microsoft Office Outlook 2007 είναι προσαρμόσιμες. Αντί να δημιουργείτε αντίγραφα ασφαλείας ή να αρχειοθετείτε τα στοιχεία σας με μη αυτόματο τρόπο, μπορεί να διαπιστώσετε ότι η αυτόματη αρχειοθέτηση μπορεί να ικανοποιήσει τις ανάγκες σας. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα χρήση της αυτόματης αρχειοθέτησης για δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας ή διαγραφή στοιχείων.

  1. Στο μενού αρχείο , κάντε κλικ στην επιλογή Αρχειοθέτηση.

  2. Επιλέξτε την επιλογή αρχειοθέτηση αυτού του φακέλου και όλων των υποφακέλων και, στη συνέχεια, καθορίστε μια ημερομηνία στην περιοχή Αρχειοθέτηση στοιχείων παλαιότερων από.

    Αρχειοθετημένοι φάκελοι στη λίστα φακέλων

  3. Στην περιοχή Αρχειοθέτηση, κάντε κλικ στην επιλογή Αναζήτηση για να καθορίσετε ένα νέο αρχείο ή θέση, εάν δεν θέλετε να χρησιμοποιήσετε το προεπιλεγμένο αρχείο ή θέση.

  4. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Συμπερίληψη στοιχείων με επιλεγμένο το πλαίσιο ελέγχου "να μην γίνεται αυτόματη αρχειοθέτηση" εάν θέλετε να παρακάμψετε μια προηγούμενη ρύθμιση, ώστε να μην γίνεται αυτόματη αρχειοθέτηση συγκεκριμένων στοιχείων. Εάν επιλέξετε να αρχειοθετήσετε αυτά τα στοιχεία με μη αυτόματο τρόπο κατά τη διάρκεια αυτής της διαδικασίας, τα στοιχεία θα υποβληθούν ξανά στη ρύθμιση να μην γίνεται αυτόματη αρχειοθέτηση , εκτός εάν παρακάμψετε ξανά τη ρύθμιση αυτή στο μέλλον.

  5. Κάντε κλικ στο κουμπί ΟΚ.

Σημείωση: Το Outlook δημιουργεί αυτόματα ένα άλλο αρχείο αρχειοθέτησης για τα στοιχεία στο φάκελο και τη θέση που καθορίζονται.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×