Οδηγός για τη σχεδίαση αναφορών

Σκιτσάρετε την έκθεσή σας

Αυτό το βήμα δεν είναι απαραίτητο, μπορεί να δείτε ότι ο "Οδηγός εκθέσεων" της Access ή το εργαλείο "Έκθεση" (και τα δύο είναι διαθέσιμα στην καρτέλα "Δημιουργία", στην ομάδα "Αναφορές") παρέχουν επαρκή σχεδίαση έναρξης για την έκθεσή σας. Ωστόσο, εάν αποφασίσετε να σχεδιάσετε την έκθεσή σας χωρίς να χρησιμοποιήσετε αυτά τα εργαλεία, ίσως σας φανεί χρήσιμο να κάνετε ένα πρόχειρο σχέδιο της έκθεσής σας σε ένα κομμάτι χαρτί σχεδιάζοντας ένα πλαίσιο όπου κάθε πεδίο πηγαίνει και γράφοντας το όνομα πεδίου σε κάθε πλαίσιο. Εναλλακτικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε προγράμματα όπως το Word ή το Visio για να δημιουργήσετε μια μακέτα της αναφοράς. Όποια μέθοδο και αν χρησιμοποιήσετε, φροντίστε να συμπεριλάβετε αρκετές γραμμές για να υποδείξετε πώς επαναλαμβάνονται τα δεδομένα.

Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια γραμμή για πληροφορίες προϊόντος, έπειτα αρκετές επαναλαμβανόμενες γραμμές για τις πωλήσεις αυτού του προϊόντος και τέλος μια γραμμή με σύνολα πωλήσεων για το προϊόν. Στη συνέχεια, η ακολουθία επαναλαμβάνεται για το επόμενο προϊόν και πολλά άλλα μέχρι το τέλος της αναφοράς. Ή, μπορεί η έκθεσή σας να είναι μια απλή λίστα των δεδομένων στον πίνακα, και σε αυτή την περίπτωση το σκίτσο μπορεί να περιέχει μόνο μια σειρά γραμμών και στηλών.

Αφού δημιουργήσετε το σχέδιο, προσδιορίστε ποιος πίνακας ή πίνακες περιέχουν τα δεδομένα που θέλετε να εμφανίζονται στην έκθεση. Εάν όλα τα δεδομένα περιέχονται σε έναν μόνο πίνακα, μπορείτε να βασ προσθέσετε την έκθεσή σας απευθείας σε αυτόν τον πίνακα. Πιο συχνά, τα δεδομένα που θέλετε αποθηκεύονται σε πολλούς πίνακες που πρέπει να ενώνετε σε ένα ερώτημα, για να τα εμφανίσετε στην έκθεση. Το ερώτημα μπορεί να ενσωματωθεί στην ιδιότητα RecordSource της έκθεσης ή μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ξεχωριστό, αποθηκευμένο ερώτημα και να βασ δημιουργήσετε την έκθεση με βάση αυτό.

Αποφασίστε ποια δεδομένα θα πρέπει να υπάρχουν σε κάθε ενότητα αναφοράς

Κάθε αναφορά έχει μία ή περισσότερες ενότητες αναφοράς. Η μία ενότητα που υπάρχει σε κάθε αναφορά είναι η ενότητα "Λεπτομέρειες". Αυτή η ενότητα επαναλαμβάνεται μία φορά για κάθε εγγραφή στον πίνακα ή το ερώτημα στο οποίο βασίζεται η έκθεση. Άλλες ενότητες είναι προαιρετικές και επαναλαμβάνονται λιγότερο συχνά και χρησιμοποιούνται συνήθως για την εμφάνιση πληροφοριών που είναι κοινές σε μια ομάδα εγγραφών, σε μια σελίδα της έκθεσης ή σε ολόκληρη την έκθεση.

Ο παρακάτω πίνακας περιγράφει πού βρίσκεται κάθε ενότητα και πώς χρησιμοποιείται συνήθως η ενότητα.

Για πληροφορίες σχετικά με την προσθήκη ή την κατάργηση ενοτήτων κεφαλίδας και υποσέλιδου έκθεσης ή ενοτήτων κεφαλίδας και υποσέλιδου σελίδας, ανατρέξτε στην ενότητα "Προσθήκη ή κατάργηση έκθεσης ή ενότητας κεφαλίδας και υποσέλιδου σελίδας" σε αυτό το άρθρο. Μπορείτε να προσθέσετε ενότητες κεφαλίδας και υποσέλιδου ομάδας χρησιμοποιώντας το παράθυρο "Ομαδοποίηση, ταξινόμηση και σύνολο" στην προβολή διάταξης ή στην προβολή σχεδίασης.

Αποφασίστε πώς θα τακτοποιήσετε τα δεδομένα λεπτομερειών

Οι περισσότερες αναφορές τακτοποιούνται σε πίνακα ή σε σωρευμένη διάταξη, αλλά η Access σάς παρέχει την ευελιξία να χρησιμοποιείτε ακριβώς οποιαδήποτε διάταξη των εγγραφών και των πεδίων που θέλετε.

Διάταξη πίνακα    Η διάταξη πίνακα είναι παρόμοια με ένα υπολογιστικό φύλλο. Οι ετικέτες βρίσκονται στο επάνω μέρος και τα δεδομένα στοιχίζονται σε στήλες κάτω από τις ετικέτες. Η αναφορά σε μορφή πίνακα αναφέρεται στην εμφάνιση των δεδομένων που μοιάζει με πίνακα. Αυτός είναι ο τύπος της έκθεσης που δημιουργεί Access κλικ στην επιλογή "Έκθεση" στην ομάδα "Αναφορές" της καρτέλας "Δημιουργία". Η διάταξη πίνακα είναι μια καλή επιλογή για να τη χρησιμοποιήσετε εάν η έκθεσή σας έχει ένα σχετικά μικρό αριθμό πεδίων που θέλετε να εμφανίσετε σε μια απλή μορφή λίστας. Η παρακάτω εικόνα δείχνει μια αναφορά υπαλλήλου που δημιουργήθηκε με χρήση μιας διάταξης πίνακα.

Διάταξη σε στοίβα    Μια διάταξη σε στοίβα μοιάζει με μια φόρμα που συμπληρώνετε όταν ανοίγετε έναν τραπεζικό λογαριασμό ή κάνετε μια αγορά από ένα ηλεκτρονικό κατάστημα λιανικής πώλησης. Κάθε στοιχείο δεδομένων φέρουν ετικέτες και τα πεδία στοιβάζονται το ένα επάνω στο άλλο. Αυτή η διάταξη είναι καλή για αναφορές που περιέχουν πάρα πολλά πεδία για εμφάνιση σε μορφή πίνακα — δηλαδή, το πλάτος των στηλών θα υπερβαίνει το πλάτος της έκθεσης. Η παρακάτω εικόνα δείχνει μια αναφορά υπαλλήλου που δημιουργήθηκε με χρήση μιας διάταξης σε στοίβα.

Μεικτή διάταξη    Μπορείτε να αναμείξετε στοιχεία διατάξεων σε μορφή πίνακα και σωρευμένες διατάξεις. Για παράδειγμα, για κάθε εγγραφή, μπορείτε να τακτοποιήσετε ορισμένα από τα πεδία σε μια οριζόντια γραμμή στο επάνω μέρος της ενότητας "Λεπτομέρειες" και να τακτοποιήσετε άλλα πεδία από την ίδια εγγραφή σε μία ή περισσότερες διατάξεις σε στοίβα κάτω από την επάνω γραμμή. Η παρακάτω εικόνα δείχνει μια αναφορά υπαλλήλου που δημιουργήθηκε με χρήση μιας μεικτής διάταξης. Τα πεδία "Αναγνωριστικό", "Επώνυμο" και "Όνομα" είναι τακτοποιημένα σε διάταξη στοιχείου ελέγχου πίνακα και τα πεδία "Θέση στην εταιρεία" και "Τηλέφωνο εργασίας" είναι τακτοποιημένα σε διάταξη στοίβας. Σε αυτό το παράδειγμα, οι γραμμές πλέγματος χρησιμοποιούνται για να προσφέρουν οπτικό διαχωρισμό των πεδίων για κάθε υπάλληλο.

Διάταξη με στοίχιση    Εάν χρησιμοποιήσετε τον "Οδηγό εκθέσεων" για να δημιουργήσετε την έκθεσή σας, μπορείτε να επιλέξετε να χρησιμοποιήσετε μια διάταξη με στοίχιση. Αυτή η διάταξη χρησιμοποιεί το πλήρες πλάτος της σελίδας για να εμφανίσει τις εγγραφές όσο το δυνατόν πιο συμπαγή. Φυσικά, μπορείτε να επιτύχετε τα ίδια αποτελέσματα χωρίς να χρησιμοποιήσετε τον "Οδηγό εκθέσεων", αλλά μπορεί να είναι μια διαδικασία που μπορεί να σας κάνει να επιπονείσετε για να στοιχίσετε ακριβώς τα πεδία. Η παρακάτω εικόνα δείχνει μια έκθεση υπαλλήλου που δημιουργήθηκε με τη χρήση της διάταξης με πλήρως στοίχιση του Οδηγού εκθέσεων.

Η διάταξη με στοίχιση είναι μια καλή διάταξη που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε εάν εμφανίζετε μεγάλο αριθμό πεδίων στην έκθεση. Στο προηγούμενο παράδειγμα, εάν χρησιμοποιήσετε μια διάταξη πίνακα για να εμφανίσετε τα ίδια δεδομένα, τα πεδία εκτείνονται πέρα από το άκρο της σελίδας. Εάν χρησιμοποιείτε μια διάταξη σε στοίβα, κάθε εγγραφή καταλαμβάνει πολύ περισσότερο κατακόρυφο χώρο, πράγμα που σπαταλεί χαρτί και καθιστά την έκθεση πιο δυσανάγνώστη.

Αρχή της σελίδας

Προσθήκη ενοτήτων κεφαλίδας και υποσέλιδου έκθεσης ή σελίδας

1. Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε δεξί κλικ στην έκθεση που θέλετε να αλλάξετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Προβολή σχεδίασης" στο μενού συντόμευσης.

2. Βεβαιωθείτε ποιες ενότητες υπάρχουν ήδη στην αναφορά. Οι ενότητες διαχωρίζονται με σκιασμένες οριζόντιες γραμμές που ονομάζονται επιλογείς ενότητας. Η ετικέτα σε κάθε επιλογέα ενότητας υποδεικνύει ποια είναι η ενότητα ακριβώς κάτω από αυτήν.

   

   Κάθε έκθεση έχει μια ενότητα "Λεπτομέρειες" και μπορεί επίσης να περιέχει ενότητες κεφαλίδας έκθεσης, κεφαλίδας σελίδας, υποσέλιδου σελίδας και υποσέλιδου αναφοράς. Επιπλέον, εάν υπάρχουν επίπεδα ομαδοποίησης στην έκθεση, μπορεί να δείτε κεφαλίδες ή υποσέλιδα ομάδας (όπως το αρχείο ως κεφαλίδα που εμφανίζεται στην προηγούμενη εικόνα). Από προεπιλογή, οι κεφαλίδες και τα υποσέλιδα ομάδας ονομάζονται χρησιμοποιώντας το όνομα πεδίου ή την παράσταση που αποτελεί τη βάση της ομάδας. Σε αυτή την περίπτωση, το όνομα του πεδίου ομαδοποίησης είναι "Αρχείο ως".

3. Για να προσθέσετε ενότητες κεφαλίδας και υποσέλιδου σελίδας ή ενότητες κεφαλίδας και υποσέλιδου έκθεσης στην έκθεσή σας, κάντε δεξί κλικ σε οποιονδήποτε επιλογέα ενότητας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Κεφαλίδα/Υποσέλιδο σελίδας" ή "Κεφαλίδα/Υποσέλιδο έκθεσης" από το μενού συντόμευσης.

   Προσοχή: Εάν η ενότητα υπάρχει ήδη στην έκθεση, η Access σας προειδοποιεί ότι θα διαγράψει την υπάρχουσα ενότητα και τα στοιχεία ελέγχου που περιέχει.

   Τώρα μπορείτε να μετακινήσετε υπάρχοντα στοιχεία ελέγχου ή να προσθέσετε νέα στοιχεία ελέγχου στις νέες ενότητες.

Access προσθέτει πάντα ενότητες κεφαλίδας και υποσέλιδου σελίδας και έκθεσης ανά ζεύγη. Δηλαδή, δεν μπορείτε να προσθέσετε μια ενότητα κεφαλίδας σελίδας ή αναφοράς χωρίς να προσθέσετε επίσης την αντίστοιχη ενότητα υποσέλιδου. Εάν δεν χρειάζεστε και τις δύο ενότητες, δεν μπορείτε να διαγράψετε μια ενότητα, αλλά μπορείτε να αλλάξετε το μέγεθος της ενότητας που δεν χρησιμοποιείται σε ύψος μηδέν (0) για να αποφύγετε την προσθήκη επιπλέον κατακόρυφων διάστιχων στην έκθεσή σας. Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στο κάτω μέρος της ενότητας που δεν χρησιμοποιείται μέχρι να μετατραπεί σε διπλό βέλος και, στη συνέχεια, σύρετε προς τα επάνω μέχρι η ενότητα να είναι κρυφή. Εάν υπάρχουν στοιχεία ελέγχου στην ενότητα, πρέπει να τα διαγράψετε για να μπορείτε να αποκρύψετε πλήρως την ενότητα.

Κατάργηση ενοτήτων κεφαλίδας και υποσέλιδου έκθεσης ή σελίδας

1. Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε δεξί κλικ στην έκθεση που θέλετε να αλλάξετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Προβολή σχεδίασης" στο μενού συντόμευσης.

2. Κάντε δεξί κλικ σε οποιονδήποτε επιλογέα ενότητας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Κεφαλίδα/Υποσέλιδο σελίδας" ή "Κεφαλίδα/Υποσέλιδο έκθεσης" στο μενού συντόμευσης.

Εάν καταργήσετε ένα ζεύγος κεφαλίδας και υποσέλιδου και αυτές οι ενότητες περιέχουν στοιχεία ελέγχου, η Access σας προειδοποιεί ότι η διαγραφή των ενοτήτων θα διαγράψει επίσης τα στοιχεία ελέγχου και ότι δεν θα μπορείτε να αναιρέσετε την ενέργεια. Κάντε κλικ στο κουμπί "Ναι" για να καταργήσετε τις ενότητες και να διαγράψετε τα στοιχεία ελέγχου ή κάντε κλικ στο κουμπί "Όχι" για να ακυρώσετε τη λειτουργία.

Αρχή της σελίδας

Ορισμός στυλ μορφοποίησης για ένα πλαίσιο κειμένου που εμφανίζει ένα πεδίο εμπλουτισμένου κειμένου

1. Κάντε δεξί κλικ στην έκθεση στο παράθυρο περιήγησης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Προβολή διάταξης" στο μενού συντόμευσης.

2. Κάντε κλικ στο πλαίσιο κειμένου που εμφανίζει το πεδίο εμπλουτισμένου κειμένου και, στη συνέχεια, στην καρτέλα "Μορφοποίηση", στην ομάδα "Γραμματοσειρά", κάντε κλικ στο στυλ μορφοποίησης που θέλετε να εφαρμόσετε.

   οAccess εφαρμόζει τη μορφοποίηση σε όλο το κείμενο του πεδίου εμπλουτισμένου κειμένου που δεν διαθέτει ήδη αυτόν τον τύπο (αλλά όχι τιμή) μορφοποίησης σε μια προβολή που υποστηρίζει την καταχώρηση δεδομένων, όπως η προβολή φύλλου δεδομένων για έναν πίνακα ή ένα ερώτημα ή η προβολή φόρμας για μια φόρμα. Για παράδειγμα, εάν ένα τμήμα του κειμένου στο πεδίο είναι μορφοποιημένο με κόκκινο χρώμα γραμματοσειράς και εφαρμόσετε ένα μπλε χρώμα γραμματοσειράς στο πλαίσιο κειμένου, η επιλογή Access μετατρέπει όλο το κείμενο σε μπλε χρώμα εκτός από αυτό που έχει μορφοποιηθεί μεμονωμένα ως κόκκινο. Σε ένα άλλο παράδειγμα, εάν ένα τμήμα του κειμένου στο πεδίο έχει μορφοποιηθεί με μέγεθος γραμματοσειράς 11 σημείων και εφαρμόσετε μέγεθος γραμματοσειράς 14 σημείων στο πλαίσιο κειμένου, η Access εφαρμόζει το μέγεθος γραμματοσειράς 14 σημείων σε όλο το κείμενο εκτός από αυτό που μορφοποιήθηκε μεμονωμένα στις 11 στιγμές.

   Πεδία συνημμένου    Τα πεδία συνημμένου χρησιμοποιούν ένα ειδικό στοιχείο ελέγχου που δεν χρησιμοποιείται για οποιονδήποτε άλλο τύπο δεδομένων. Μπορείτε να επισυνάψετε πολλά αρχεία σε μια εγγραφή χρησιμοποιώντας ένα μόνο πεδίο συνημμένου, αλλά το πεδίο μπορεί να εμφανίζει πληροφορίες μόνο σχετικά με ένα συνημμένο κάθε φορά. Από προεπιλογή, το στοιχείο ελέγχου επισύναψης εμφανίζει ένα εικονίδιο ή μια εικόνα, ανάλογα με τον τύπο αρχείου του συνημμένου που εμφανίζεται από το στοιχείο ελέγχου. Εάν θέλετε, μπορείτε να ορίσετε τις ιδιότητες για το στοιχείο ελέγχου επισύναψης, ώστε όλα τα συνημμένα αρχεία να εμφανίζονται ως εικονίδια ή έτσι ώστε το πεδίο να εμφανίζει απλώς ένα εικονίδιο συνδετήρα και τον αριθμό των συνημμένων. Με την προϋπόθεση ότι χρησιμοποιείτε ήδη ένα στοιχείο ελέγχου επισύναψης στην έκθεσή σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την ακόλουθη διαδικασία για να προσαρμόσετε τις ιδιότητες του στοιχείου ελέγχου για διαφορετικές χρήσεις του στοιχείου ελέγχου.

Ορισμός των ιδιοτήτων εμφάνισης για ένα πεδίο συνημμένου

1. Κάντε δεξί κλικ στην έκθεση στο παράθυρο περιήγησης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Προβολή διάταξης" στο μενού συντόμευσης.

2. Κάντε κλικ στο στοιχείο ελέγχου επισύναψης. Εάν το φύλλο ιδιοτήτων δεν εμφανίζεται ήδη, πατήστε F4 για να το εμφανίσετε. Στο φύλλο ιδιοτήτων, κάντε κλικ στην καρτέλα "Μορφή".

   Χρησιμοποιήστε τον παρακάτω πίνακα ως οδηγό για να ορίσετε τις ιδιότητες του στοιχείου ελέγχου επισύναψης.

   Ιδιότητα	Ρύθμιση
   Εμφάνιση ως	Η εικόνα/εικονίδιο εμφανίζει τα γραφικά ως εικόνες και όλα τα άλλα αρχεία ως εικονίδια. Αυτή είναι η προεπιλεγμένη ρύθμιση. Το εικονίδιο εμφανίζει όλα τα αρχεία ως εικονίδια. Το συνδετήρα εμφανίζει ένα εικονίδιο συνδετήρα ακολουθούμενο από τον αριθμό των συνημμένων μέσα σε παρενθεση.
   Προεπιλεγμένη εικόνα	Για να εμφανίζεται μια προεπιλεγμένη εικόνα στο στοιχείο ελέγχου επισύναψης όταν δεν υπάρχουν συνημμένα αρχεία, κάντε κλικ στην επιλογή στο πλαίσιο ιδιότητας, μεταβείτε στην εικόνα που θέλετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Άνοιγμα". Σημείωση: Η προεπιλεγμένη εικόνα δεν εμφανίζεται εάν η ιδιότητα "Εμφάνιση ως" έχει οριστεί σε Paperclip.
   Στοίχιση εικόνας	Επιλέξτε τη στοίχιση που θέλετε από τη λίστα. Η προεπιλεγμένη ρύθμιση είναι "Κέντρο". Η προσαρμογή αυτής της ρύθμισης μπορεί να έχει μη αναμενόμενα αποτελέσματα, ανάλογα με τη ρύθμιση της ιδιότητας "Λειτουργία μεγέθους εικόνας".
   Λειτουργία μεγέθους εικόνας	Αυτή η ρύθμιση είναι διαθέσιμη μόνο εάν η ιδιότητα "Εμφάνιση ως" έχει οριστεί σε "Εικόνα/Εικονίδιο". Το απόσπασμα εμφανίζει την εικόνα στο πραγματικό της μέγεθος. Η εικόνα αποκόπτονται εάν είναι πολύ μεγάλη για να χωρέσει μέσα στο στοιχείο ελέγχου. Η επέκταση απλώνει την εικόνα έτσι ώστε να γεμίζει ολόκληρο το στοιχείο ελέγχου. Σημείωση: Εκτός εάν το στοιχείο ελέγχου επισύναψης έχει το ίδιο ακριβές μέγεθος με την εικόνα, η χρήση αυτής της ρύθμισης θα παραμορφώσει την εικόνα, κάνοντας την να εμφανίζεται απλωμένη είτε κατακόρυφα είτε οριζόντια. Το Ζουμ εμφανίζει την εικόνα όσο το δυνατόν πιο μεγάλη χωρίς να αποκόπτεται ή να παραμορφώνει την εικόνα. Αυτή είναι η προεπιλεγμένη ρύθμιση.

3. Εάν χρησιμοποιείτε το στοιχείο ελέγχου για την εμφάνιση γραφικών, προσαρμόστε το μέγεθος του στοιχείου ελέγχου επισύναψης, ώστε να μπορείτε να δείτε την ποσότητα των λεπτομερειών που θέλετε.

Αρχή της σελίδας