Στον υβριδικό χώρο εργασίας, μπορεί να είναι απαραίτητο να αξιολογήσετε το ρυθμό των επιχειρήσεων της ομάδας και των οργανισμών σας , όπως για το πώς και πότε πρέπει να εργαστείτε μαζί στρατηγικά για να εξασφαλίσετε τη συνολική παραγωγικότητα της ομάδας. Αυτό μπορεί να σημαίνει να αποφασίσετε ποιες ημέρες είναι οι καλύτερες για συσκέψεις αυτοπροσώπως και τι είδους εργασία μπορεί να γίνει από απόσταση. Επίσης, είναι σημαντικό να σκεφτείτε πώς ο οργανισμός σας θα πρέπει να προγραμματίζει την εφαρμογή των μηνιαίων, τριμηνιαίων ή εξαμηνιαίων στόχων και στόχων.
Για να ρυθμίσετε την ομάδα σας για επιτυχία, εξετάστε το ενδεχόμενο να κάνετε ένα βήμα πίσω για να δείτε τη μεγαλύτερη εικόνα και να απαντήσετε στις ακόλουθες ερωτήσεις:
-
Πώς μπορούμε να σχεδιάσουμε χρονοδιαγράμματα συνάντησης γύρω από συγκεκριμένους στόχους ή/και σημεία ελέγχου;
-
Πότε θα είναι απαραίτητες οι συσκέψεις (αυτοπροσώπως ή απομακρυσμένα); Και πότε είναι προαιρετικά;
-
Πώς θα ξέρουμε αν έχουμε προγραμματίσει πάρα πολλές συσκέψεις;
Στη συνέχεια, δείτε παραδείγματα που σχηματίζουν φανταστικά σενάρια ομάδας για να εμπνευστείτε σχετικά με τον τρόπο χρήσης των εργαλείων του Microsoft 365 για τον προγραμματισμό και τη σχεδίαση του χρονοδιαγράμματος συσκέψεων της ομάδας σας και των επίσημων καναλιών συνεργασίας.
Πώς μια ομάδα μάρκετινγκ ρυθμίζεται για επιτυχία
Σε αυτό το φανταστικό παράδειγμα, μια ομάδα μάρκετινγκ σχεδιάζει το χρονοδιάγραμμα συσκέψεων της ομάδας σχετικά με τις προγραμματισμένες κυκλοφορίες προϊόντων κατά τη διάρκεια του έτους. Η ομάδα αποφασίζει ποιον τύπο εργαλείων συνεργασίας και καναλιών θα ευθυγραμμίζεται καλύτερα με τους εταιρικούς στόχους.
Πρώτα, τα έγγραφα της ομάδας γνωστά για τις ανάγκες και τους στόχους
Παράγοντες που επηρεάζουν τον τρόπο με τον οποίο η ομάδα προγραμματίζει συσκέψεις ομάδας:
-
Τα προϊόντα κυκλοφορούν σε τριμηνιαία βάση
-
Οι εκδόσεις προϊόντων κυκλοφορούν παγκοσμίως και λαμβάνονται υπόψη τα διεθνή χρονοδιαγράμματα
-
Οι στόχοι της ομάδας μάρκετινγκ αναφέρονται δύο φορές το χρόνο
-
Η ομάδα προτιμά να εργάζεται 2 ημέρες την εβδομάδα από το γραφείο και 3 ημέρες από μια απομακρυσμένη θέση
Παράγοντες που επηρεάζουν τα εργαλεία και τα κανάλια επικοινωνίας που χρησιμοποιούνται:
-
Η ομάδα συνεργάζεται με πολλούς εξωτερικούς συνεργάτες από διαφορετικούς οργανισμούς
-
Οι πόροι μάρκετινγκ θα είναι προσβάσιμοι από εφαρμογές υπολογιστή και κινητές συσκευές
-
Η ομάδα είναι υπεύθυνη για την κοινοποίηση της κατάστασης του έργου και των ειδήσεων μάρκετινγκ
-
Η ομάδα χρειάζεται βοήθεια για την ασφαλή αποθήκευση και κοινή χρήση αρχείων σε ολόκληρο τον οργανισμό
Στη συνέχεια, η ομάδα ρυθμίζει τοποθεσίες του SharePoint και κανάλια του Microsoft Teams
Η ομάδα δίνει προτεραιότητα σε τρία σενάρια συνεργασίας και δημιουργεί ένα συνδυασμό τοποθεσιών ομάδας και συνεργασίας του SharePoint που δεν υποστηρίζουν διάφορες λειτουργίες μάρκετινγκ που περιγράφονται παραπάνω.
|
Συνεργασία ομάδων |
Εταιρική συνεργασία |
Εξωτερική συνεργασία |
|
|
|
Στη συνέχεια, η ομάδα σχεδιάζει και προγραμματίζει συσκέψεις
Η ομάδα αποφάσισε ότι οι επαναλαμβανόμενες συσκέψεις της ομάδας είναι πιο πολύτιμες αυτοπροσώπως και θα πρέπει να πραγματοποιούνται κάθε δεύτερη εβδομάδα. Άλλες συσκέψεις ομάδας αφορούν συγκεκριμένα προϊόντα και πραγματοποιούνται μόνο πριν από την κυκλοφορία του προϊόντος.
Παράδειγμα τριμηνιαίου χρονοδιαγράμματος σύσκεψης ομάδας:
Μήνας 1
|
Δευτέρα |
Τρίτη |
Τετάρτη |
Πέμπτη |
Παρασκευή |
|
Σύσκεψη ομάδας |
Σύσκεψη προϊόντος Α |
|||
|
Σύσκεψη προϊόντος Α |
Σύσκεψη προϊόντος Α |
|||
|
Σύσκεψη ομάδας |
Σύσκεψη προϊόντος Α |
Κυκλοφορία προϊόντος Α |
||
Μήνας 2
|
Δευτέρα |
Τρίτη |
Τετάρτη |
Πέμπτη |
Παρασκευή |
|
Σύσκεψη προϊόντος B |
Σύσκεψη προϊόντος B |
|||
|
Σύσκεψη ομάδας |
||||
|
Σύσκεψη προϊόντος B |
Σύσκεψη προϊόντος B |
Κυκλοφορία προϊόντος B |
||
|
Σύσκεψη ομάδας |
||||
Μήνας 3
|
Δευτέρα |
Τρίτη |
Τετάρτη |
Πέμπτη |
Παρασκευή |
|
Σύσκεψη ομάδας |
||||
|
Σύσκεψη προϊόντος C |
||||
|
Σύσκεψη ομάδας |
Σύσκεψη προϊόντος C |
Σύσκεψη προϊόντος C |
||
|
Σύσκεψη προϊόντος C |
Κυκλοφορία προϊόντος C |
