Πώς μπορείτε να δημιουργήσετε μια δημοσκόπηση FindTime

Το FindTime είναι ένα πρόσθετο του Outlook για τον προγραμματισμό συσκέψεων. Ο διοργανωτής μπορεί να στείλει πολλές επιλογές χρόνου μέσω του FindTime και να ελαχιστοποιήσει τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τον προγραμματισμό.

Για να προγραμματίσετε μια σύσκεψη στο Outlook με το FindTime:

  1. Δημιουργήστε ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή επιλέξτε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να απαντήσετε.

  2. Να παραθέσετε τα άτομα που απαιτούνται για τη σύσκεψη και τους προαιρετικούς συμμετέχοντες στο CC

  3. Στην κεντρική καρτέλα, επιλέξτε απάντηση με την ψηφοφορία σύσκεψης.

    FindTime > απάντηση με την ψηφοφορία σύσκεψης

  4. Επιλέξτε τις ρυθμίσεις της σύσκεψης

    : Διάρκεια σύσκεψης FindTime

    • Διάρκεια: Επιλέξτε μια διάρκεια από τη λίστα.

      • Επιλέξτε 8 ώρες για μια ολοήμερη σύσκεψη.

      • Επιλέξτε " Προσαρμογή " στο αναπτυσσόμενο μενού "ώρα" για να ορίσετε τον δικό σας χρόνο. Η μέγιστη διάρκεια είναι 23 ώρες 59 λεπτά.

    • Ωράριο λειτουργίας: Επιλέξτε για να περιορίσετε τους προτεινόμενους χρόνους σύσκεψης σε εργάσιμες ημέρες και ώρες μόνο.

      Σημείωση: Οι ώρες εργασίας που χρησιμοποιούνται από προεπιλογή ανακτούνται από τις ρυθμίσεις της οργάνωσης σας και ελλείψει αυτών των ρυθμίσεων του Exchange. Είναι προεπιλεγμένες στις 8 π.μ. έως 5 μ.μ. Εάν δεν βρεθούν ρυθμίσεις.

    • Ζώνη ώρας: Επιλέξτε το αναπτυσσόμενο μενού ζώνης ώρας για να αλλάξετε τη ζώνη ώρας για τη σύσκεψη.

      Σημειώσεις: 

      • Η ζώνη ώρας που χρησιμοποιείται ανακτάται από τις ρυθμίσεις της οργάνωσης, αλλά μπορείτε να επιλέξετε μια νέα από τη λίστα.

      • Η θερινή ώρα λαμβάνεται υπόψη και οι συσκέψεις μετά τον ετήσιο διακόπτη δείχνουν τη σωστή ώρα

  5. Το FindTime αναζητά τα χρονοδιαγράμματα των συμμετεχόντων (εάν υπάρχουν) και προτείνει κατάλληλους χρόνους σύσκεψης.

    Σημείωση: Το FindTime χρησιμοποιεί τον εταιρικό λογαριασμό σαςOffice 365 για να αποκτήσετε πρόσβαση στο ημερολόγιό σας και στα ημερολόγια των συμμετεχόντων στον οργανισμό σας για να καθορίσετε τη διαθεσιμότητα. Τα ημερολόγια που δεν σχετίζονται με ένα λογαριασμό Office 365 δεν υποστηρίζονται.

    Χρησιμοποιήστε τις συνδέσεις για να ταξινομήστε τις επιλογές της σύσκεψης.

    FindTime ημερομηνίες διαθεσιμότητας και επιλογών ώρας.

    • Διαθεσιμότητα: παραθέτει τις βέλτιστες επιλογές (ώρες κατά τις οποίες όλοι οι απαιτούμενοι συμμετέχοντες στη σύσκεψη είναι δωρεάν) πρώτα. Οι παράγοντες που χρησιμοποιούνται για τον προσδιορισμό των καλύτερων επιλογών περιλαμβάνουν τον αριθμό των συμμετεχόντων που είναι ελεύθεροι, τον αριθμό των απαιτούμενων και των προαιρετικών συμμετεχόντων που είναι ελεύθεροι, εάν οι συμμετέχοντες που βρίσκονται σε διένεξη έχουν αβέβαιες ή απασχολημένες δεσμεύσεις στο ημερολόγιό τους.

    • Ώρα: παραθέτει τις επιλογές χρονολογικά.

      Σημείωση: μπορείτε να κάνετε κύλιση στις ημέρες και τους μήνες χρησιμοποιώντας τα βέλη. Οι διαθέσιμες ημέρες υπογραμμίζονται με πράσινο χρώμα. Το πιο σκούρο πράσινο υποδηλώνει τις ημέρες με τις περισσότερες επιλογές και το ελαφρύτερο πράσινο και το κόκκινο υποδηλώνει τις περισσότερες διενέξεις. Οι ημέρες του Σαββατοκύριακου επισημαίνονται ως διαθέσιμες, εάν δεν είναι επιλεγμένη η επιλογή ώρες εργασίας .

    • Τα εικονίδια ατόμων εμφανίζουν αν απαιτούνται συμμετέχοντες στη σύσκεψη και τη διαθεσιμότητά τους.

      Πλήκτρο εικονιδίων "άτομα"

      • Υπογράμμιση: απαιτείται

      • Πράσινο: διαθέσιμο

      • Κίτρινο: μπορεί να είναι απασχολημένο

      • Κόκκινο: απασχολημένος

      • Γκρι: άγνωστη

    • Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα εικονίδια για να αποκτήσετε πρόσβαση σε περισσότερες πληροφορίες.

      • Επιλέξτε Εικονίδιο κατάστασης προσκεκλημένων για να ανοίξετε την κασέτα κατάστασης του συμμετέχοντα.

      • Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού επάνω από το εικονίδιο κάθε ατόμου ή για να προβάλετε τις πληροφορίες διαθεσιμότητας.

      • Επιλέξτε Εικονίδιο ημερολογίου για να προβάλετε το ημερολόγιό σας.

  6. Επιλέξτε μερικούς κατάλληλους χρόνους σύσκεψης.

    • Το πλαίσιο χρόνου αλλάζει σε μπλε όταν είναι επιλεγμένο.

    • Μπορείτε να επιλέξετε έως 20 φορές το μέγιστο.

      Επιλεγμένες επιλογές σύσκεψης

  7. Επιλέξτε Επόμενο.

  8. Εισαγάγετε τη θέση της σύσκεψης.

    • Οι ηλεκτρονικές συσκέψεις είναι ενεργοποιημένες από προεπιλογή. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου ηλεκτρονική σύσκεψη για να το απενεργοποιήσετε. 

      Στιγμιότυπο οθόνης του παραθύρου "νέα ψηφοφορία σύσκεψης"

      Όταν είναι επιλεγμένη η ηλεκτρονική σύσκεψη , το FindTime θα προγραμματίσει μιαSkype για επιχειρήσεις ήΟμάδες της Microsoft σύσκεψη. Το FindTime θα χρησιμοποιήσει όποιο έχει καθοριστεί από τον οργανισμό σας ως το προεπιλεγμένο κανάλι ηλεκτρονικής σύσκεψης. 

      Σημείωση: Εάν αποθηκεύσατε μια ρύθμισηSkype για επιχειρήσεις στον πίνακα εργαλείων σας, το FindTime θα χρησιμοποιήσει αυτή τη ρύθμιση αντί για Ομάδες της Microsoft. Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε τοΟμάδες της Microsoft, διαγράψτε τη ρύθμισηSkype για επιχειρήσεις στον πίνακα εργαλείων σας.

  9. Επιλέξτε Ρυθμίσεις σταθμοσκόπησης και ενεργοποιήστε τις επιλογές on/off .

    • Ειδοποίηση σχετικά με τις ενημερώσεις σταθμοσκόπησης: θα λαμβάνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάθε φορά που ένας συμμετέχων ψηφίζει. Το μήνυμα περιλαμβάνει την τρέχουσα κατάσταση σταθμοσκόπησης και μια επιλογή για τον προγραμματισμό.

    • Προγραμματισμός όταν οι συμμετέχοντες επιτυγχάνουν συναίνεση: ένα συμβάν ημερολογίου προγραμματίζεται αυτόματα, εάν όλοι οι απαιτούμενοι συμμετέχοντες έχουν ψηφίσει υπέρ μιας συγκεκριμένης επιλογής ώρας. Εάν υπάρχουν πολλές διαθέσιμες επιλογές, θα προγραμματιστεί η παλαιότερη επιλογή.

    • Διατήρηση επιλεγμένων ωρών στο ημερολόγιό μου: Ένα συμβάν entative τοποθετείται στο ημερολόγιό σας για κάθε επιλογή ώρας που προτείνετε. Όλες οι λαβές καταργούνται όταν μια δημοσκόπηση προγραμματίζεται ή ακυρώνεται.

      Σημείωση: Εξακολουθείτε να μπορείτε να διαγράψετε επιλεγμένους χρόνους σύσκεψης σε αυτό το στάδιο, επιλέγοντας X στη λίστα Επιλεγμένοι χρόνοι .

  10. Επιλέξτε Εισαγωγή στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.

  11. Το FindTime εισάγει τους προτεινόμενους χρόνους σύσκεψης στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας. Επιλέξτε Επεξεργασία επιλογών για να αλλάξετε τις ρυθμίσεις της σύσκεψης, εάν είναι απαραίτητο.

    Σημείωση: Εάν κάνετε αλλαγές και εισαγάγετε ξανά τις ώρες της σύσκεψης, πρέπει να διαγράψετε με μη αυτόματο τρόπο την αρχική πρόσκληση.

  12. Επιλέξτε Αποστολή για να στείλετε τις προσκλήσεις σε σύσκεψη και να ξεκινήσετε τη διαδικασία ψηφοφορίας.

  13. Θα λάβετε μια απευθείας σύνδεση με τη σελίδα ψηφοφορίας για τη σύσκεψή σας.

Σημείωση:  Αυτή η σελίδα έχει μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας πείτε εάν σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά για να το συμβουλεύεστε.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×