Πώς μπορείτε να δημιουργήσετε μια ψηφοφορία FindTime

Το FindTime είναι ένα πρόσθετο του Outlook για τον προγραμματισμό συσκέψεων. Ο διοργανωτής μπορεί να στέλνει πολλές επιλογές χρόνου μέσω του FindTime και να ελαχιστοποιεί τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον προγραμματισμό.

Για να προγραμματίσετε μια σύσκεψη στο Outlook με το FindTime:

  1. Δημιουργήστε ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή επιλέξτε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο οποίο θα απαντήσετε.

  2. Να παρατίθενται τα άτομα που απαιτούνται για τη σύσκεψη στην περιοχή "Προς" και οι προαιρετικοί συμμετέχοντες στην περιοχή "Κοιν.". 

  3. Στην "Κεντρική" καρτέλα, επιλέξτε "Απάντηση με ψηφοφορία σύσκεψης".

    FindTime > Απάντηση με ψηφοφορία σύσκεψης

  4. Επιλέξτε τις ρυθμίσεις της σύσκεψης:

    Διάρκεια σύσκεψης FindTime

    • Διάρκεια:Επιλέξτε μια διάρκεια από τη λίστα.

      • Επιλέξτε 8 ώρες για μια ολοήμερη σύσκεψη.

      • Επιλέξτε "Προσαρμογή" στο αναπτυσσόμενο μενού ώρας για να ορίσετε το χρόνο που σας ανήκει. Η μέγιστη διάρκεια είναι 23 ώρες και 59 λεπτά.

    • Ώρες εργασίας:Ελέγξτε για να περιορίσετε τις προτεινόμενες ώρες σύσκεψης μόνο σε εργάσιμες ημέρες και ώρες.

      Σημείωση: Οι εργάσιμες ώρες που χρησιμοποιούνται από προεπιλογή ανακτώνται από τις ρυθμίσεις διοργανωτή και αποτυγχάνουν σε αυτές τις ρυθμίσεις του Exchange. Η προεπιλογή είναι στις 8 π.μ. έως 5 μμ, εάν δεν βρεθούν ρυθμίσεις.

    • Ζώνη ώρας:Επιλέξτε το αναπτυσσόμενο μενού ζώνης ώρας για να αλλάξετε τη ζώνη ώρας για τη σύσκεψη.

      Σημειώσεις: 

      • Η ζώνη ώρας που χρησιμοποιείται ανακτάται από τις ρυθμίσεις διοργανωτή, αλλά μπορείτε να επιλέξετε μια νέα από τη λίστα.

      • Λαμβάνεται υπόψη η θερινή ώρα και οι συσκέψεις μετά τον ετήσια διακόπτη εμφανίζουν τη σωστή ώρα

  5. Το FindTime εξετάζει τα χρονοδιαγράμματα των παρευρισκιών (εάν υπάρχει) και προτείνει κατάλληλες ώρες σύσκεψης.

    Σημείωση: Το FindTime χρησιμοποιεί τονMicrosoft 365 επαγγελματικό λογαριασμό σας για να αποκτήσει πρόσβαση στο ημερολόγιό σας και στα ημερολόγια των παρευρισκθέσεων στον οργανισμό σας για να καθορίσει τη διαθεσιμότητα. Τα ημερολόγια που δεν συσχετίζονται Microsoft 365 λογαριασμού δεν υποστηρίζονται.

    Χρησιμοποιήστε τις συνδέσεις για να ταξινομήσετε τις επιλογές σύσκεψης.

    Επιλογές διαθεσιμότητας και ώρας για τις ημερομηνίες FindTime.

    • Διαθεσιμότητα:Παραθέτει πρώτα τις βέλτιστες επιλογές (τις ώρες κατά τις οποία όλοι οι απαιτούμενοι συμμετέχοντες στη σύσκεψη είναι διαθέσιμοι). Οι παράγοντες που χρησιμοποιούνται για να καθορίσουν τις βέλτιστες επιλογές περιλαμβάνουν τον τρόπο με τον οποίο οι συμμετέχοντες είναι δωρεάν, πόσοι απαιτούμενοι έναντι προαιρετικοί συμμετέχοντες είναι δωρεάν, εάν οι συμμετέχοντες με διένεξη έχουν αβέβαιους ή απασχολημένους δεσμεύσεις στο ημερολόγιό τους.

    • Ώρα:Παραθέτει τις επιλογές με χρονολογική σειρά.

      Σημείωση: Μπορείτε να κάνετε κύλιση μεταξύ των ημερών και των μηνών χρησιμοποιώντας τα βέλη. Οι διαθέσιμες ημέρες υπογραμμίζεται με πράσινο χρώμα. Το πιο σκούρο πράσινο χρώμα υποδεικνύει ημέρες με τις περισσότερες επιλογές και το πιο ανοιχτό πράσινο και κόκκινο χρώμα υποδεικνύει τις περισσότερες διενέξεις. Οι ημέρες σαββατοκύριακου επισημαίνονται ως διαθέσιμες, εάν δεν είναι επιλεγμένες οι ώρες εργασίας.

    • Τα εικονίδια ατόμων δείχνουν εάν απαιτούνται συμμετέχοντες στη σύσκεψη, καθώς και τη διαθεσιμότητά τους.

      Πλήκτρο εικονιδίων ατόμων

      • Υπογράμμιση:Απαιτείται

      • Πράσινο:Διαθέσιμο

      • Κίτρινο:Μπορεί να είναι απασχολημένος

      • Κόκκινο:Απασχολημένος

      • Γκρι:Άγνωστο

    • Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα εικονίδια για να αποκτήσετε πρόσβαση σε περισσότερες πληροφορίες.

      • Επιλέξτε Εικονίδιο κατάστασης προσκεκλημένων για να ανοίξετε την κασέτα κατάστασης του συμμετέχοντα.

      • Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού επάνω σε κάθε εικονίδιο ατόμου ή για να προβάλετε τις πληροφορίες διαθεσιμότητας.

      • Επιλέξτε Εικονίδιο ημερολογίου για να προβάλετε το ημερολόγιό σας.

  6. Επιλέξτε μερικές κατάλληλες ώρες σύσκεψης.

    • Το πλαίσιο ώρας αλλάζει σε μπλε όταν επιλεγεί.

      Επιλεγμένες επιλογές σύσκεψης

      Σημείωση: Οι ψηφοφορίες που έχουν 20 προτάσεις ή λιγότερες είναι πιο πιθανό να καταλήξουν σε συμφωνία. 

  7. Επιλέξτε Επόμενο.

  8. Εισαγάγετε τη θέση της σύσκεψης.

    • Οι ηλεκτρονικές συσκέψεις είναι ενεργοποιημένες από προεπιλογή. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου "Ηλεκτρονική σύσκεψη" για να την απενεργοποιήσετε. 


      Στιγμιότυπο οθόνης του παραθύρου "Νέα ψηφοφορία σύσκεψης"
      Όταν είναι επιλεγμένη η ηλεκτρονική σύσκεψη, το FindTime θα προγραμματίσει μιαSkype για επιχειρήσεις ήMicrosoft Teams σύσκεψη. Το FindTime θα χρησιμοποιήσει όποιο έχει οριστεί από την εταιρεία σας ως το προεπιλεγμένο κανάλι ηλεκτρονικής σύσκεψης. 

      Σημείωση: Εάν έχετε αποθηκεύσει μια ρύθμισηSkype για επιχειρήσεις πίνακα εργαλείων σας, το FindTime θα χρησιμοποιεί αυτήν τη ρύθμιση αντί Microsoft Teams. Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε τοMicrosoft Teams, διαγράψτε τη ρύθμισηSkype για επιχειρήσεις πίνακα εργαλείων σας.

  9. Επιλέξτε "Ρυθμίσεις ψηφοφορίας" και ενεργοποιήστε/απενεργοποιήσετε τις επιλογές.

    Σημείωση: Εξακολουθείτε να μπορείτε να διαγράψετε επιλεγμένες ώρες σύσκεψης σε αυτό το σημείο, επιλέγοντας X από τη λίστα επιλεγμένων ώρες.

    • Να ειδοποιθώ σχετικά με τις ενημερώσεις τηςψηφοφορίας: Θα λαμβάνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάθε φορά που ένας συμμετέχων ψηφίζει. Το μήνυμα περιλαμβάνει την τρέχουσα κατάσταση ψηφοφορίας και μια επιλογή για προγραμματισμό.

    • Προγραμματίστε πότε οι συμμετέχοντεςκαταλήξουν στην συμφωνία: Ένα συμβάν ημερολογίου προγραμματίζεται αυτόματα εάν όλοι οι απαιτούμενοι συμμετέχοντες έχουν ψηφίσει υπέρ μιας συγκεκριμένης επιλογής χρόνου. Εάν υπάρχουν πολλές διαθέσιμες επιλογές, θα προγραμματιστεί η παλαιότερη επιλογή.

    • Κρατήστε επιλεγμένες ώρες στο ημερολόγιόμου: Ένα αβέβαιο συμβάν τοποθετείται στο ημερολόγιό σας για κάθε επιλογή που προτείνετε. Όλες οι διαχωριές καταργούνται κατά τον προγραμματισμό της σύσκεψης ή ακυρώνεται η ψηφοφορία.

    • Κλείδωμα ψηφοφορίας για συμμετέχοντες:Οι συμμετέχοντες δεν θα έχουν τη δυνατότητα να προτείνουν νέες ώρες ή να επεξεργαστούν άλλους συμμετέχοντες.

    • Να απαιτείται από τους συμμετέχοντες να επαληθεύσουντην ταυτότητά τους: Για να αποτραπεί η ανώνυμη ψηφοφορία, απαιτείται από τους συμμετέχοντες να κάνουν έλεγχο ταυτότητας πριν από την ψηφοφορία.

    • Ειδοποιήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη γλώσσα FindTime:Η γλώσσα στην οποία χρησιμοποιείτε το FindTime θα χρησιμοποιηθεί για την αποστολή σχετικών ειδοποιήσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Διαφορετικά, αυτές οι ειδοποιήσεις θα αποστέλλονται στα Αγγλικά.

  10. Επιλέξτε "Εισαγωγή σε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου".

  11. Το FindTime εισάγει τις προτεινόμενες ώρες σύσκεψης στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Επιλέξτε "Επεξεργασία επιλογών" για να αλλάξετε τις ρυθμίσεις της σύσκεψης, εάν είναι απαραίτητο.

    Σημείωση: Εάν κάνετε αλλαγές και εισαγάγετε ξανά τις ώρες σύσκεψης, πρέπει να διαγράψετε με μη αυτόματο τρόπο την αρχική πρόσκληση.

  12. Επιλέξτε "Αποστολή" για να στείλετε τις προσκλήσεις σε σύσκεψη και να ξεκινήσετε τη διαδικασία εκλογής.

  13. Θα λάβετε μια απευθείας σύνδεση προς τη σελίδα εκλογής για τη σύσκεψη.

Χρειάζεστε περισσότερη βοήθεια;

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×