Ρύθμιση βιβλιοθήκης για να απαιτείται ανάληψη ελέγχου των αρχείων

Ρύθμιση βιβλιοθήκης για να απαιτείται ανάληψη ελέγχου των αρχείων

Ένας τρόπος για να ελέγξετε τη συνεργασία εγγράφων είναι να απαιτήσετε την ανάληψη ελέγχου των αρχείων, ειδικά όταν πολλοί χρήστες έχουν πρόσβαση στη βιβλιοθήκη. Εάν απαιτείται ανάληψη ελέγχου βιβλιοθήκης, τα άλλα άτομα δεν μπορούν να το αντικαταστήσουν. Ωστόσο, διατρέχετε τον κίνδυνο να αποτρέψετε άλλα άτομα να δουν τις πιο πρόσφατες αλλαγές ή να κάνουν τις ίδιες αλλαγές. Εάν οι άλλοι χρήστες πρέπει να εργαστούν στο έγγραφο, είναι σημαντικό να ελεγχθούν ξανά τα αρχεία γρήγορα.

Σημείωση: Μην ρυθμίσετε τις παραμέτρους της βιβλιοθήκης σας ώστε να απαιτείται ανάληψη ελέγχου εάν οι χρήστες σχεδιάζουν να συντάξουν έγγραφα από κοινού στη βιβλιοθήκη. Οι χρήστες δεν μπορούν να εργάζονται ταυτόχρονα σε έγγραφα όταν απαιτείται ανάληψη ελέγχου είναι ενεργοποιημένη.

Απαιτείται ανάληψη ελέγχου των αρχείων για επεξεργασία

Σημείωση: Μόνο οι χρήστες που έχουν δικαιώματα πλήρους ελέγχου ή σχεδίασης μπορούν να ρυθμίζουν βιβλιοθήκες ώστε να απαιτούν την ανάληψη ελέγχου των αρχείων.

  1. Μεταβείτε στη βιβλιοθήκη στην οποία σκοπεύετε να εργαστείτε.

  2. Επιλέξτε ρυθμίσεις Ρυθμίσεις: ενημερώστε το προφίλ σας, εγκαταστήστε λογισμικό και συνδέστε το στο cloud > Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης.

    Εάν δεν βλέπετε αυτά τα στοιχεία μενού, στην κορδέλα, επιλέξτε βιβλιοθήκηκαι, στην ομάδα ρυθμίσεις, επιλέξτε Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης.

  3. Στη σελίδα Ρυθμίσεις , στην περιοχή Γενικές ρυθμίσεις, επιλέξτε Ρυθμίσεις διαχείρισης εκδόσεων.

  4. Στην ενότητα απαίτηση ανάληψης ελέγχου, στην περιοχή να απαιτείται ανάληψη ελέγχου των εγγράφων για να είναι δυνατή η επεξεργασία τους;, επιλέξτε Ναι.

  5. Για να αποθηκεύσετε τις ρυθμίσεις σας και να επιστρέψετε στη σελίδα Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης , επιλέξτε OK.

Εάν το κάνετε αυτό...

Αυτό συμβαίνει...

Δημιουργία ή Προσθήκη αρχείου σε βιβλιοθήκη

Ο έλεγχος του αρχείου αρχικά έγινε σε εσάς. Πρέπει να το επιλέξετε στη βιβλιοθήκη, ώστε να μπορούν να το δουν οι άλλοι χρήστες και να εργαστείτε με αυτό.

Άνοιγμα αρχείου για επεξεργασία

Ο έλεγχος του αρχείου γίνεται αυτόματα όταν επιλέγετε Επεξεργασία. Ένα παράθυρο διαλόγου μηνύματος σάς ειδοποιεί ότι πρόκειται να κάνετε ανάληψη ελέγχου του αρχείου και σας προσφέρει την ευκαιρία να το επεξεργαστείτε στον τοπικό σας φάκελο "Πρόχειρα".

Μετά την ανάληψη ελέγχου, το εικονίδιο του αρχείου καλύπτεται με ένα πράσινο βέλος που δείχνει προς τα κάτω, υποδεικνύοντας ότι έχει γίνει ανάληψη ελέγχου του αρχείου. Κανείς άλλος δεν μπορεί να αλλάξει το αρχείο και κανείς άλλος δεν μπορεί να δει τις αλλαγές σας, ενώ έχετε κάνει ανάληψη ελέγχου.

Κάντε αλλαγές στις πληροφορίες σχετικά με το αρχείο (ιδιότητες)

Εάν το αρχείο δεν έχει ήδη γίνει ανάληψη ελέγχου από εσάς, πρέπει να το αναλάβετε για να κάνετε αλλαγές στις ιδιότητές του, όπως τον τίτλο του, το όνομα του συντάκτη, την προθεσμία, την καταμέτρηση λέξεων και ούτω καθεξής. Οι αλλαγές σας δεν θα εφαρμοστούν μέχρι να κάνετε ξανά μεταβίβαση ελέγχου του αρχείου.

Προσπαθήστε να ανοίξετε ένα αρχείο που έχει γίνει ανάληψη ελέγχου σε κάποιον άλλο

Οι επιλογές ανάληψης ελέγχου και μεταβίβασης ελέγχου δεν είναι διαθέσιμες. Δεν μπορείτε να κάνετε ανάληψη ελέγχου ενός αρχείου που έχει αναλάβει κάποιος άλλος. Εάν επιχειρήσετε να το κάνετε αυτό, εμφανίζεται ένα παράθυρο διαλόγου μηνύματος που σας ενημερώνει ότι το αρχείο έχει γίνει ανάληψη ελέγχου από κάποιον άλλο.

Για να μάθετε ποιος έχει αναλάβει τον έλεγχο του αρχείου, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού επάνω από το εικονίδιο του αρχείου. Το όνομα του ατόμου με το οποίο έχει γίνει ανάληψη ελέγχου εμφανίζεται σε μια συμβουλή εργαλείου. Μπορείτε να επικοινωνήσετε με το συγκεκριμένο άτομο για να ζητήσετε να γίνει μεταβίβαση ελέγχου του αρχείου εάν το χρειάζεστε γρήγορα.

Μεταβίβαση ελέγχου του αρχείου

Θα σας ζητηθεί να εισαγάγετε ένα σχόλιο σχετικά με τις αλλαγές που κάνατε. Εάν η βιβλιοθήκη σας παρακολουθεί εκδόσεις, το σχόλιό σας γίνεται μέρος του ιστορικού εκδόσεων. Εάν παρακολουθούνται και οι δύο κύριες και δευτερεύουσες εκδόσεις, θα σας ζητηθεί να επιλέξετε τον τύπο της έκδοσης που θέλετε να ελέγξετε. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη διαχείριση εκδόσεων, ανατρέξτε στο θέμα Δείτε επίσης.

Διατήρηση του ελέγχου του αρχείου για μεγάλο χρονικό διάστημα

Κανείς άλλος δεν μπορεί να δει τις αλλαγές σας ή να επεξεργαστεί το αρχείο ενώ το έχετε κάνει ανάληψη ελέγχου. Ενώ αυτό είναι χρήσιμο κατά την ώρα που κάνετε αλλαγές, μπορεί επίσης να αποτρέψει την εκτέλεση των εργασιών που έχουν ανατεθεί σε άλλους χρήστες. Είναι τόσο καλή επιχειρηματική πρακτική όσο και κοινή ευγένεια να ελέγχετε το αρχείο ξανά όσο το δυνατόν γρηγορότερα μετά την ανάληψη ελέγχου. Σε ορισμένες περιπτώσεις, ένας διαχειριστής μπορεί να χρειαστεί να επιβάλει μια μεταβίβαση ελέγχου του αρχείου.

Πώς μπορώ να ρυθμίσω τις παραμέτρους μιας βιβλιοθήκης τοποθεσιών ώστε να απαιτείται ανάληψη ελέγχου;

Μόνο τα άτομα που έχουν δικαιώματα πλήρους ελέγχου ή σχεδίασης μπορούν να ρυθμίζουν βιβλιοθήκες ώστε να απαιτούν την ανάληψη ελέγχου των αρχείων.

Για να απαιτείται ανάληψη ελέγχου των αρχείων

Σημείωση: Εάν αυτές οι πληροφορίες δεν ταιριάζουν με αυτό που βλέπετε, ενδέχεται να χρησιμοποιείτε το Microsoft 365 μετά την αναβάθμιση της υπηρεσίας. Για να εντοπίσετε τις πληροφορίες που ισχύουν για εσάς, επιλέξτε την καρτέλα online, 2016, 2013 .

  1. Μεταβείτε στη βιβλιοθήκη στην οποία σκοπεύετε να εργαστείτε. Εάν το όνομα της βιβλιοθήκης δεν εμφανίζεται στο παράθυρο γρήγορης εκκίνησης , επιλέξτε όλο το περιεχόμενο της τοποθεσίαςκαι, στη συνέχεια, επιλέξτε το όνομα της βιβλιοθήκης σας.

  2. Στην κορδέλα, στην ομάδα Εργαλεία βιβλιοθήκης , επιλέξτε την καρτέλα βιβλιοθήκη .

  3. Επιλέξτε Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης Κουμπί Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης στην Κορδέλα της βιβλιοθήκης του SharePoint Foundation .

  4. Στη σελίδα Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης , στην περιοχή Γενικές ρυθμίσεις, επιλέξτε Ρυθμίσεις διαχείρισης εκδόσεων.

  5. Στην ενότητα απαίτηση ανάληψης ελέγχου, στην περιοχή " απαίτηση εγγράφων για ανάληψη ελέγχου" για να είναι δυνατή η επεξεργασία τους; ερώτηση, επιλέξτε Ναι.

  6. Για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου και να επιστρέψετε στη σελίδα " Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης ", επιλέξτε OK.

Πώς μπορώ να καταργήσω την απαίτηση ανάληψης ελέγχου από μια βιβλιοθήκη τοποθεσιών;

Εάν, μετά από λίγο, ο οργανισμός σας αποφασίσει ότι η απαιτούμενη ανάληψη ελέγχου δεν είναι πραγματικά απαραίτητη, μπορείτε να καταργήσετε την απαίτηση, εάν έχετε δικαιώματα πλήρους ελέγχου ή σχεδίασης.

Για να καταργήσετε την απαίτηση για ανάληψη ελέγχου αρχείων

Σημείωση: Εάν αυτές οι πληροφορίες δεν ταιριάζουν με αυτό που βλέπετε, ενδέχεται να χρησιμοποιείτε το Microsoft 365 μετά την αναβάθμιση της υπηρεσίας. Για να εντοπίσετε τις πληροφορίες που ισχύουν για εσάς, επιλέξτε την καρτέλα online, 2016, 2013 .

  1. Μεταβείτε στη βιβλιοθήκη στην οποία σκοπεύετε να εργαστείτε. Εάν το όνομα της βιβλιοθήκης δεν εμφανίζεται στο παράθυρο γρήγορης εκκίνησης , επιλέξτε όλο το περιεχόμενο της τοποθεσίαςκαι, στη συνέχεια, επιλέξτε το όνομα της βιβλιοθήκης σας.

  2. Στην κορδέλα, στην ομάδα Εργαλεία βιβλιοθήκης , επιλέξτε την καρτέλα βιβλιοθήκη .

  3. Επιλέξτε Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης Κουμπί Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης στην Κορδέλα της βιβλιοθήκης του SharePoint Foundation .

  4. Στη σελίδα Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης , στην περιοχή Γενικές ρυθμίσεις, επιλέξτε Ρυθμίσεις διαχείρισης εκδόσεων.

  5. Στην ενότητα απαίτηση ανάληψης ελέγχου, στην περιοχή " απαίτηση εγγράφων για ανάληψη ελέγχου" για να είναι δυνατή η επεξεργασία τους; ερώτηση, επιλέξτε " Όχι".

  6. Για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου και να επιστρέψετε στη σελίδα " Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης ", επιλέξτε OK.

Τι συμβαίνει όταν μια βιβλιοθήκη τοποθεσιών έχει απαίτηση ανάληψης ελέγχου;

Ένας τρόπος για να ελέγξετε τη συνεργασία εγγράφων είναι να απαιτείται ανάληψη ελέγχου των αρχείων, ειδικά όταν πολλοί χρήστες έχουν πρόσβαση στη βιβλιοθήκη. Εάν έχετε κάνει ανάληψη ελέγχου ενός αρχείου, μπορείτε να είστε βέβαιοι ότι τα άλλα άτομα δεν μπορούν να το αντικαταστήσουν. Ωστόσο, εμποδίζετε επίσης τα άλλα άτομα να δουν τις πιο πρόσφατες αλλαγές ή να κάνουν τις ίδιες αλλαγές, επομένως είναι σημαντικό να ελέγχετε τα αρχεία ξανά αμέσως.

Σημαντικό: Μην ρυθμίζετε τις παραμέτρους της βιβλιοθήκης τοποθεσίας σας ώστε να απαιτείται ανάληψη ελέγχου εάν οι χρήστες σχεδιάζουν να συντάξουν έγγραφα από κοινού στη βιβλιοθήκη. Οι χρήστες δεν μπορούν να εργάζονται ταυτόχρονα σε έγγραφα όταν απαιτείται ανάληψη ελέγχου είναι σε ισχύ.

Όταν εργάζεστε σε μια βιβλιοθήκη που απαιτεί ανάληψη ελέγχου των αρχείων, είναι χρήσιμο να κατανοήσετε την επίδραση των ενεργειών σας.

Εάν το κάνετε αυτό...

Αυτό συμβαίνει...

Δημιουργία ή Προσθήκη αρχείου σε βιβλιοθήκη τοποθεσίας

Ο έλεγχος του αρχείου αρχικά έγινε σε εσάς. Πρέπει να το επιλέξετε στη βιβλιοθήκη, ώστε να μπορούν να το δουν οι άλλοι χρήστες και να εργαστείτε με αυτό.

Άνοιγμα αρχείου για επεξεργασία

Γίνεται αυτόματα ανάληψη ελέγχου του αρχείου όταν επιλέγετε " Επεξεργασία" στο <όνομα της εφαρμογής>. Ένα παράθυρο διαλόγου μηνύματος σάς ειδοποιεί ότι πρόκειται να κάνετε ανάληψη ελέγχου του αρχείου και σας προσφέρει την ευκαιρία να το επεξεργαστείτε στον τοπικό σας φάκελο "Πρόχειρα".

Μήνυμα ανάληψης ελέγχου αρχείου του SharePoint

Μετά την ανάληψη ελέγχου, το εικονίδιο του αρχείου καλύπτεται με ένα πράσινο βέλος που δείχνει προς τα κάτω Εικόνα εικονιδίου , υποδεικνύοντας ότι έχει γίνει ανάληψη ελέγχου του αρχείου. Κανείς άλλος δεν μπορεί να αλλάξει το αρχείο και κανείς άλλος δεν μπορεί να δει τις αλλαγές σας, ενώ έχετε κάνει ανάληψη ελέγχου.

Κάντε αλλαγές στις πληροφορίες σχετικά με το αρχείο (ιδιότητες)

Εάν το αρχείο δεν έχει ήδη γίνει ανάληψη ελέγχου από εσάς, πρέπει να το αναλάβετε για να κάνετε αλλαγές στις ιδιότητές του, όπως τον τίτλο του, το όνομα του συντάκτη, την προθεσμία, την καταμέτρηση λέξεων και ούτω καθεξής. Οι αλλαγές σας δεν θα εφαρμοστούν μέχρι να κάνετε ξανά μεταβίβαση ελέγχου του αρχείου.

Προσπαθήστε να ανοίξετε ένα αρχείο που έχει γίνει ανάληψη ελέγχου σε κάποιον άλλο

Οι επιλογές ανάληψης ελέγχου και μεταβίβασης ελέγχου δεν είναι διαθέσιμες. Δεν μπορείτε να κάνετε ανάληψη ελέγχου ενός αρχείου που έχει αναλάβει κάποιος άλλος. Εάν επιχειρήσετε να το κάνετε αυτό, ένα παράθυρο διαλόγου μηνύματος σας ενημερώνει ότι γνωρίζετε ότι έχει γίνει ανάληψη ελέγχου του αρχείου από κάποιον άλλο.

Μήνυμα ενημέρωσης σχετικά με το κλείδωμα του αρχείου από κάποιον άλλο

Για να μάθετε ποιος έχει αναλάβει τον έλεγχο του αρχείου, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού επάνω από το εικονίδιο του αρχείου. Το όνομα του ατόμου που το έχει ελέγξει εμφανίζεται σε μια συμβουλή εργαλείου.

Συμβουλή εργαλείου που εμφανίζεται κάτω από το εικονίδιο του αρχείου ανάληψης ελέγχου. Επιτρέπει στο χρήστη να γνωρίζει το όνομα του αρχείου και ποιος το έχει κάνει ανάληψη ελέγχου.

Μπορείτε να επικοινωνήσετε με το συγκεκριμένο άτομο για να ζητήσετε το check-in του αρχείου, εάν το χρειάζεστε γρήγορα.

Μεταβίβαση ελέγχου του αρχείου

Θα σας ζητηθεί να εισαγάγετε ένα σχόλιο σχετικά με τις αλλαγές που κάνατε. Εάν η βιβλιοθήκη σας παρακολουθεί εκδόσεις, το σχόλιό σας γίνεται μέρος του ιστορικού εκδόσεων. Εάν παρακολουθούνται και οι δύο κύριες και δευτερεύουσες εκδόσεις, θα σας ζητηθεί να επιλέξετε τον τύπο της έκδοσης που θέλετε να ελέγξετε. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη διαχείριση εκδόσεων, ανατρέξτε στο θέμα Δείτε επίσης.

Διατήρηση του ελέγχου του αρχείου για μεγάλο χρονικό διάστημα

Κανείς άλλος δεν μπορεί να δει τις αλλαγές σας ή να επεξεργαστεί το αρχείο ενώ το έχετε κάνει ανάληψη ελέγχου. Ενώ αυτό είναι χρήσιμο κατά την ώρα που κάνετε αλλαγές, μπορεί επίσης να αποτρέψει την εκτέλεση των εργασιών που έχουν ανατεθεί σε άλλους χρήστες. Είναι τόσο καλή επιχειρηματική πρακτική όσο και κοινή ευγένεια να ελέγχετε το αρχείο ξανά όσο το δυνατόν γρηγορότερα μετά την ανάληψη ελέγχου. Σε ορισμένες περιπτώσεις, ένας διαχειριστής μπορεί να χρειαστεί να επιβάλει μια μεταβίβαση ελέγχου του αρχείου.

Σημείωση:  Αυτή η σελίδα έχει μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας πείτε εάν σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά για να το συμβουλεύεστε.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×