Στόχος χρήστη: Προγραμματισμός του έργου

Προγραμματισμός του στόχου χρήστη του έργου σας

Είναι καλό να ξεκινήσετε τον προγραμματισμό πριν να ανοίξετε το Microsoft Project.

Για να καταγράψετε τις πρώτες σκέψεις σας σχετικά με τους στόχους του έργου σας, χρησιμοποιήστε μια εφαρμογή όπως το Word, το Excel, το OneNote ή το Outlook.

Μόλις πείσετε τους άλλους για τις ιδέες σας, μπορείτε να ξεκινήσετε τον προγραμματισμό του χρονοδιαγράμματος με το Project.

Επιστρέψτε στο θέμα Ο χάρτης του Project για περισσότερα άρθρα που διδάσκουν τη διαχείριση έργου.

Συμβουλές διαχείρισης έργου πριν ξεκινήσετε. . .

  • Βεβαιωθείτε ότι έχετε ένα έργο    Βεβαιωθείτε ότι αυτό που σκέφτεστε είναι πραγματικά ένα έργο. Ένα έργο έχει τρία χαρακτηριστικά:

    • Είναι προσωρινό και μοναδικό    Ο σχεδιασμός ενός εργοστασίου κατασκευής αυτοκινήτων είναι ένα έργο, επειδή αποτελεί μια μοναδική δραστηριότητα. Η κατασκευή αυτοκινήτων στο εργοστάσιο είναι μια επαναλαμβανόμενη σειρά δραστηριοτήτων και επομένως δεν είναι ένα έργο.

    • Έχει σαφώς καθορισμένα παραδοτέα    Τα παραδοτέα δίνουν στο έργο εστίαση και σκοπό. Οι ενδιαφερόμενοι δεν θα νιώθουν ότι οι επενδύσεις των έργων τους αξίζουν τον κόπο αν τα παραδοτέα δεν είναι σαφώς δηλωμένα.

    • Έχει αρχή και τέλος    Χωρίς ημερομηνία λήξης του έργου, οι ενδιαφερόμενοι και οι επενδυτές δεν θα απολαύσουν το αποτέλεσμα του έργου και τα πλεονεκτήματα που απέφερε η επένδυσή τους.

      Δείτε εδώ μερικά παραδείγματα που θα σας βοηθήσουν να αποφασίσετε αν έχετε έργο.

Δραστηριότητες που δεν είναι έργα

Έργα που ορίζονται με σαφήνεια

Κατασκευή αυτοκινήτων

  • Έργο αναβάθμισης ενός εργοστασίου κατασκευής για την αύξηση της αποδοτικότητας.

  • Έργο εντοπισμού εργοστασίου συντήρησης πιο κοντά στις εγκαταστάσεις κατασκευής.

Μείωση κινδύνου από ανταγωνισμό

  • Έργο αντικατάστασης λογισμικού ασφαλείας.

  • Έργο για την πρόσληψη ειδικών διαχείρισης κινδύνου από σχετικό κλάδο.

  • Προσδιορισμός περιορισμών του έργου    Οι περιορισμοί είναι παράγοντες που περιορίζουν τις επιλογές του διαχειριστή έργου αναφορικά με το σχεδιασμό και τη διαχείριση του έργου. Τα περισσότερα έργα έχουν τρεις περιορισμούς:

    • Περιορισμένο χρονικό διάστημα    Οι ημερομηνίες λήξης για τα κύρια παραδοτέα συνήθως ορίζουν τη συνολική διάρκεια του έργου.

    • Περιορισμένα άτομα και άλλοι πόροι    Οι διαχειριστές έργου συνήθως διαθέτουν περιορισμένο αριθμό ατόμων που εκτελούν μια εργασία σε ένα έργο ή διαθέτουν περιορισμένο προϋπολογισμό.

    • Μικρό εύρος    Ένα έργο συνήθως περιορίζεται από το πόσα μπορεί να επιτύχει η ομάδα. Αν το έργο έχει πάρα πολλά παραδοτέα ή δυνατότητες, μπορεί να μην υπάρχει αρκετός χρόνος στο χρονοδιάγραμμα για να ολοκληρωθούν όλα.

Μια αλλαγή σε έναν περιορισμό συνήθως επηρεάζει τους άλλους δύο και μπορεί να επηρεάσει τη συνολική ποιότητα. Για παράδειγμα, μειώνοντας τη διάρκεια του έργου αναγκάζετε το διαχειριστή έργου να λάβει αποφάσεις σχετικά με τον αριθμό των εργαζομένων που απαιτούνται για την ολοκλήρωση των παραδοτέων του έργου. Αν δεν υπάρχουν αρκετοί εργαζόμενοι, τότε μειώνοντας τη διάρκεια του έργου μπορεί να έχετε άλλα αποτελέσματα, όπως η μείωση του εύρους του έργου.

  • Έγκαιρος προσδιορισμός των ενδιαφερομένων σας    Τίποτα δεν επηρεάζει περισσότερο ένα έργο από το να μην καταφέρετε να προσδιορίσετε ποιοι είναι οι βασικοί ενδιαφερόμενοι και πώς μπορείτε να επικοινωνήσετε καλύτερα μαζί τους. Αν δεν καταφέρετε να προσδιορίσετε έναν βασικό ενδιαφερόμενο όταν ξεκινά ένα έργο, το έργο μπορεί να χρειαστεί να διακοπεί ή να βγει εκτός προϋπολογισμού όταν προτείνονται νέοι στόχοι και μέθοδοι του έργου.

Βήμα 1: Καταγραφή των αρχικών σκέψεών σας

Καταγραφή πρόωρων σκέψεων στο OneNote

Κρατήστε σημειώσεις με το OneNote ενώ σκέφτεστε το έργο σας και τους στόχους που θέλετε να επιτύχετε. Οι σημειώσεις σας μπορούν να περιέχουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συνδέσεις σε τοποθεσίες Web, βίντεο ή αρχικές προδιαγραφές.

Εισαγωγή δεδομένων του Excel στο Project

Μερικές φορές, τα έργα ξεκινούν ως απλές λίστες στο Excel. Αλλά όταν αναπτύσσονται, μπορείτε να τα εισαγάγετε στο Project, όπου μπορείτε να οργανώσετε και να προγραμματίσετε εργασίες πιο αποτελεσματικά.

Χρήση του Microsoft 365 σε οποιονδήποτε υπολογιστή για την καταγραφή σημειώσεων έργου οπουδήποτε

Εργαστείτε με τις αρχικές προδιαγραφές του Project χρησιμοποιώντας το Microsoft 365. Εφόσον εργάζεστε σε έναν υπολογιστή με σύνδεση στο Internet, μπορείτε να εργαστείτε με τα έγγραφά σας χρησιμοποιώντας πλήρεις εκδόσεις του Word, του Excel, του PowerPoint ή του OneNote — κατ' απαίτηση, από οπουδήποτε.

Χρήση του Office Online σε ένα πρόγραμμα περιήγησης Web

Εργαστείτε με Office για το Web χωρίς Microsoft 365. Αν διαθέτετε ένα λογαριασμό Microsoft, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις εκδόσεις Web του Word, του Excel, του PowerPoint ή του OneNote για να καταγράψετε τις αρχικές ιδέες σας για το έργο.

Αρχή της σελίδας

Βήμα 2: Επικοινωνία με τους ενδιαφερόμενους

Αναφορά της αρχικής προόδου

Ανεξάρτητα από το σημείο όπου βρίσκεστε στον προγραμματισμό έργου, μια καλά παρουσιασμένη αναφορά βοηθά να αποκτήσετε την αποδοχή των ενδιαφερομένων για τα παραδοτέα του έργου.

Συμμετοχή σε ηλεκτρονική σύσκεψη

Αν οι ενδιαφερόμενοι δεν μπορούν να παρευρεθούν, χρησιμοποιήστε τις ηλεκτρονικές συσκέψεις για να συνδεθείτε μαζί τους. Χρησιμοποιήστε από κοινού διαφάνειες του PowerPoint, φύλλα του Excel ή σημειώσεις του OneNote για να συζητήσετε τα αρχικά σχέδια του έργου. Οι χρήστες μπορούν να συμμετέχουν σε ηλεκτρονικές συσκέψεις στο Microsoft teams στο γραφείο τους, στο δρόμο ή στην κινητή συσκευή τους.

Συνομιλία με ένα μέλος της ομάδας έργου

Όταν προκύπτουν ερωτήσεις ενώ εργάζεστε σε ένα χρονοδιάγραμμα έργου, συνομιλήστε μαζί τους μέσω Internet χρησιμοποιώντας τις ομάδες.

Αρχή της σελίδας

Βήμα 3: Έναρξη έργου

Αντιγραφή και επικόλληση από το Word, το Outlook ή το PowerPoint στο Project

Αντιγράψτε μια λίστα εργασιών στο Word, το Outlook ή το PowerPoint και επικολλήστε την στο Project για να ξεκινήσετε γρήγορα ένα χρονοδιάγραμμα. Το Project θα διατηρήσει τη δομή και τη μορφοποίηση διάρθρωσης (μόνο στο Project 2013 και σε νεότερες εκδόσεις).

Δημιουργία νέου έργου από άλλο έργο ή πρότυπο

Δημιουργήστε ένα νέο έργο που βασίζεται σε ένα πρότυπο προ-συμπληρωμένο με εργασίες από έργα παρόμοια με τα δικά σας. Ειδικοί του κλάδου έχουν δημιουργήσει πολλά από αυτά τα έργα για να σας βοηθήσουν να έχετε γρήγορα αποτελέσματα.

Εισαγωγή δεδομένων του Excel στο Project

Μετακινήστε στο Project μια λίστα εργασιών που ξεκίνησε στο Excel. Το Project θα διατηρήσει τη δομή διάρθρωσης και τη μορφοποίηση.

Εισαγωγή μιας λίστας εργασιών του SharePoint ως αρχικό έργο

Ορισμένες φορές, τα έργα ξεκινούν ως λίστες εργασιών στο SharePoint για κοινή χρήση με άτομα χωρίς έργο. Μόλις η λίστα εργασιών φτάσει σε ένα συγκεκριμένο μέγεθος, μπορείτε να τη μετακινήστε στο Project για να συνεχίσετε να εργάζεστε εκεί.

Στόχος διαχείρισης έργου: Δημιουργία νέου χρονοδιαγράμματος έργου

Αφού ξεκινήσετε το έργο σας στο Project, μπορείτε να αρχίσετε να προσθέτετε εργασίες, να τα οργανώνετε, να τα συνδέετε μαζί, να προσθέτετε άτομα και ούτω καθεξής.

Επιστροφή στο Χάρτη του Project

Σημείωση:  Αυτή η σελίδα έχει μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας πείτε εάν σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά για να το συμβουλεύεστε.

Χρειάζεστε περισσότερη βοήθεια;

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×