Σχεδιασμός τύπων περιεχομένου και ροών εργασίας στο SharePoint

Περίληψη   Μάθετε πώς μπορείτε να ενσωματώσετε τύπους περιεχομένου και ροές εργασίας στη λύση διαχείρισης εγγράφων του SharePoint 2013.

Αυτό το άρθρο περιγράφει τους τύπους περιεχομένου και τις ροές εργασίας και παρέχει οδηγίες σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο μπορείτε να σχεδιάσετε την ενσωμάτωσή τους στη λύση διαχείρισης εγγράφων SharePoint Server 2016. Ο τύπος περιεχομένου είναι μια επαναχρησιμοποιήσιμη συλλογή μετα-δεδομένων (στηλών), ροής εργασίας, συμπεριφοράς και άλλων ρυθμίσεων για μια κατηγορία στοιχείων ή εγγράφων σε μια SharePoint Server 2016 λίστα ή βιβλιοθήκη εγγράφων. Οι τύποι περιεχομένου σάς δίνουν τη δυνατότητα να διαχειρίζεστε τις ρυθμίσεις για μια κατηγορία πληροφοριών με συγκεντρωτικό, επαναχρησιμοποιήσιμο τρόπο. Μια ροή εργασίας σάς επιτρέπει να επισυνάψετε μια επιχειρηματική διαδικασία σε στοιχεία SharePoint Server 2016.

Σε αυτό το άρθρο:

Πριν χρησιμοποιήσετε τον τύπο περιεχομένου και το φύλλο εργασίας σχεδιασμού ροής εργασίας (https://go.Microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165878) που περιλαμβάνονται σε αυτό το άρθρο για να σχεδιάσετε τους τύπους περιεχομένου και τις ροές εργασίας σας, βεβαιωθείτε ότι έχετε διαβάσει τον προσδιορισμό χρηστών και αναλύστε τη χρήση εγγράφων στο SharePoint 2013 και ολοκληρώστε το "ανάλυση χρήσης εγγράφου" και τα φύλλα εργασίας "συμμετέχοντες εγγράφου" που σχετίζονται με αυτό το άρθρο.

Επισκόπηση τύπου περιεχομένου

Ένας τύπος περιεχομένου καθορίζει τα χαρακτηριστικά ενός στοιχείου λίστας, ενός εγγράφου ή ενός φακέλου. Κάθε τύπος περιεχομένου μπορεί να καθορίσει τα εξής:

  • Ιδιότητες που πρέπει να συσχετίσετε με στοιχεία του τύπου του.

  • Μετα-δεδομένα που πρέπει να συσχετίσετε με στοιχεία του τύπου του.

  • Ροές εργασιών που μπορούν να ξεκινήσουν από στοιχεία του τύπου του.

  • Πολιτικές διαχείρισης πληροφοριών που πρέπει να συσχετίσετε με στοιχεία του τύπου του.

  • Πρότυπα εγγράφων (για τύπους περιεχομένου εγγράφου).

  • Προσαρμοσμένες δυνατότητες.

Μπορείτε να συσχετίσετε έναν τύπο περιεχομένου με μια λίστα ή βιβλιοθήκη. Όταν το κάνετε αυτό, καθορίζετε ότι η λίστα ή η βιβλιοθήκη μπορεί να περιέχει στοιχεία αυτού του τύπου περιεχομένου και ότι η Νέα εντολή σε αυτήν τη λίστα ή βιβλιοθήκη θα επιτρέπει στους χρήστες να δημιουργούν νέα στοιχεία αυτού του τύπου.

Σημείωση: Μπορείτε επίσης να συσχετίσετε ιδιότητες, ροές εργασίας, πολιτικές και πρότυπα απευθείας με μια λίστα ή βιβλιοθήκη. Ωστόσο, η ενέργεια αυτή μπορεί να περιορίσει αυτές τις συσχετίσεις στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη και δεν είναι επαναχρησιμοποιήσιμη σε όλη τη λύση. Στο SharePoint Server 2016, οι ροές εργασίας σε επίπεδο τοποθεσίας μπορούν να συσχετιστούν με πολλές λίστες ή βιβλιοθήκες.

Οι βιβλιοθήκες εγγράφων και οι λίστες μπορούν να περιέχουν πολλούς τύπους περιεχομένου. Για παράδειγμα, μια βιβλιοθήκη μπορεί να περιέχει τόσο τα έγγραφα όσο και τα γραφικά που σχετίζονται με ένα έργο. Όταν μια λίστα ή βιβλιοθήκη περιέχει πολλούς τύπους περιεχομένου, ισχύουν τα εξής:

  • Από προεπιλογή, η Νέα εντολή σε αυτήν τη λίστα ή βιβλιοθήκη επιτρέπει στους χρήστες να επιλέγουν από όλους τους διαθέσιμους τύπους περιεχομένου όταν δημιουργούν ένα νέο στοιχείο. Οι κάτοχοι τύπου περιεχομένου μπορούν να ρυθμίσουν τις παραμέτρους της νέας εντολής για να εμφανίζουν μόνο συγκεκριμένους τύπους περιεχομένου.

  • Εμφανίζονται οι στήλες που σχετίζονται με όλους τους διαθέσιμους τύπους περιεχομένου.

Μπορείτε να ορίσετε προσαρμοσμένους τύπους περιεχομένου στη συλλογή τύπων περιεχομένου μιας τοποθεσίας. Ένας προσαρμοσμένος τύπος περιεχομένου πρέπει να προέρχεται, άμεσα ή έμμεσα, από έναν πυρήνα τύπου περιεχομένου, όπως το έγγραφο ή το στοιχείο. Αφού οριστεί σε μια τοποθεσία, ένας προσαρμοσμένος τύπος περιεχομένου είναι διαθέσιμος σε αυτήν την τοποθεσία και σε όλες τις τοποθεσίες κάτω από αυτήν την τοποθεσία. Για να καταστήσετε έναν τύπο περιεχομένου πιο ευρέως διαθέσιμο σε ολόκληρη τη συλλογή τοποθεσιών, ορίστε τον στη συλλογή τύπων περιεχομένου της τοποθεσίας ανώτατου επιπέδου. Στο SharePoint Server 2016, μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε έναν προσαρμοσμένο τύπο περιεχομένου μέσα σε έναν διανομέα τύπου περιεχομένου που έχει οριστεί σε μια παρουσία της υπηρεσίας διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων. Όταν δημιουργείται σε έναν διανομέα τύπου περιεχομένου, ο τύπος περιεχομένου θα είναι διαθέσιμος σε άλλες συλλογές τοποθεσιών που αποτελούν μέρος των εφαρμογών Web που σχετίζονται με αυτήν την παρουσία της υπηρεσίας διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων.

Σημείωση: Η υπηρεσία διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων και η ενότητα "τύπος περιεχομένου" δεν είναι διαθέσιμες στο SharePoint Foundation 2013.

Για παράδειγμα, εάν η εταιρεία σας χρησιμοποιεί ένα συγκεκριμένο πρότυπο συμβολαίου, στη συλλογή τύπων περιεχομένου της τοποθεσίας ανώτατου επιπέδου μιας συλλογής τοποθεσιών, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν τύπο περιεχομένου που καθορίζει τα μετα-δεδομένα για τη συγκεκριμένη σύμβαση, το πρότυπο της σύμβασης και τις ροές εργασίας που απαιτούνται για την αναθεώρηση και την ολοκλήρωση της σύμβασης. Στη συνέχεια, οποιαδήποτε βιβλιοθήκη εγγράφων στη συλλογή τοποθεσιών στην οποία συσχετίζετε τον τύπο περιεχομένου "σύμβαση" θα περιλαμβάνει όλες αυτές τις δυνατότητες και θα επιτρέπει στους συντάκτες να δημιουργούν νέα συμβόλαια με βάση το πρότυπο.

Σε τοποθεσίες που βασίζονται σε SharePoint Server 2016, κάθε προεπιλεγμένο στοιχείο λίστας ή στοιχείο βιβλιοθήκης, όπως η επαφή, η εργασία ή το έγγραφο, έχει έναν αντίστοιχο βασικό τύπο περιεχομένου στη συλλογή τύπων περιεχομένου της τοποθεσίας. Όταν σχεδιάζετε τύπους περιεχομένου, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτούς τους βασικούς ορισμούς τύπου περιεχομένου ως σημεία εκκίνησης και να βασίσετε νέους τύπους περιεχομένου σε υπάρχοντες, ανάλογα με τις ανάγκες.

Οι τύποι περιεχομένου είναι οργανωμένοι σε μια ιεραρχία που επιτρέπει σε έναν τύπο περιεχομένου να κληρονομεί τα χαρακτηριστικά του από έναν άλλο τύπο περιεχομένου. Αυτή η μεταβίβαση δίνει τη δυνατότητα σε κλάσεις εγγράφων να κάνουν κοινή χρήση χαρακτηριστικών σε έναν οργανισμό και επιτρέπει στις ομάδες να προσαρμόσουν αυτά τα χαρακτηριστικά για συγκεκριμένες τοποθεσίες ή λίστες.

Για παράδειγμα, όλα τα έγγραφα παραδοτέου χρήστη σε μια επιχείρηση μπορεί να απαιτούν ένα σύνολο μετα-δεδομένων, όπως ο αριθμός λογαριασμού, ο αριθμός έργου και ο διαχειριστής έργου. Δημιουργώντας έναν τύπο περιεχομένου "παραδοτέο πελατών ανώτατου επιπέδου" από τον οποίο κληρονομούν όλοι οι άλλοι τύποι εγγράφων παραδοτέων πελατών, βεβαιωθείτε ότι οι απαιτούμενες πληροφορίες, όπως οι αριθμοί λογαριασμών και οι αριθμοί έργου, θα συσχετιστούν με όλες τις παραλλαγές εγγράφων παραδοτέων πελατών στην εταιρεία σας. Λάβετε υπόψη ότι εάν ο κάτοχος του τύπου περιεχομένου προσθέσει μια άλλη απαιτούμενη στήλη στον τύπο περιεχομένου "παραδοτέο πελατών ανώτατου επιπέδου", ο κάτοχος του τύπου περιεχομένου μπορεί να μεταδώσει τις αλλαγές σε όλους τους τύπους περιεχομένου που κληρονομούν από αυτόν, ο οποίος θα προσθέσει τη νέα στήλη σε όλα τα έγγραφα παραδοτέων πελατών.

Ενοποίηση ιδιοτήτων με το Office 2016

Στο το Microsoft Office system, όταν ένας χρήστης επεξεργάζεται ένα έγγραφο από έναν SharePoint Server 2016 διακομιστή διαχείρισης εγγράφων, εμφανίζεται ένα παράθυρο πληροφοριών εγγράφου στο επάνω μέρος του εγγράφου. Το πλαίσιο πληροφοριών εγγράφου εμφανίζει μια επεξεργάσιμη φόρμα των ιδιοτήτων του εγγράφου στο διακομιστή.

SharePoint Server 2016 διευκολύνει την προσαρμογή της φόρμας ιδιοτήτων για έναν τύπο περιεχομένου. Όταν ρυθμίζετε τις παραμέτρους ενός τύπου περιεχομένου, μπορείτε να ξεκινήσετε InfoPath 2016, ο οποίος δημιουργεί μια προεπιλεγμένη φόρμα ιδιότητας που βασίζεται στις ιδιότητες του τύπου περιεχομένου. Η προεπιλεγμένη φόρμα περιλαμβάνει τα ίδια στοιχεία ελέγχου, τη διάταξη και το σχήμα που θα χρησιμοποιούσε το InfoPath 2016 εάν δεν έχει οριστεί προσαρμοσμένη φόρμα. Στη συνέχεια, μπορείτε να προσαρμόσετε και να αναπτύξετε τη φόρμα όπως θα κάνατε με οποιαδήποτε άλλη InfoPath 2016 φόρμα. Για παράδειγμα, μπορείτε να προσθέσετε το λογότυπο της εταιρείας σας, τις γραμματοσειρές και το συνδυασμό χρωμάτων σε μια φόρμα. Συνδέστε το με μια προσαρμοσμένη προέλευση δεδομένων. Προσθήκη λογικής υπό όρους. και να σχεδιάσετε δυνατότητες φόρμας που είναι διαθέσιμες στους χρήστες με βάση τους ρόλους τους.

Μαζί με τις ιδιότητες επεξεργασίας στο παράθυρο πληροφοριών εγγράφου, οι συντάκτες που χρησιμοποιούν το Word 2016 μπορούν να εισαγάγουν ιδιότητες που έχουν οριστεί στο διακομιστή στα έγγραφά τους. Για παράδειγμα, εάν οι ιδιότητες εγγράφου περιλαμβάνουν ένα όνομα διαχειριστή έργου, αυτό το όνομα μπορεί να εισαχθεί στη σελίδα τίτλου, το υποσέλιδο ή οπουδήποτε αλλού το όνομα χρησιμοποιείται στο έγγραφο. Εάν ένας νέος διαχειριστής έργου έχει εκχωρηθεί σε ένα έργο, η ιδιότητα διαχειριστής έργου μπορεί να ενημερωθεί στο διακομιστή διαχείρισης εγγράφων. Αυτό το ενημερωμένο όνομα διαχειριστή έργου θα αντανακλάται σε κάθε εμφάνιση αυτής της ιδιότητας που έχει εισαχθεί σε ένα έγγραφο.

Χρήση μετα-δεδομένων με τύπους περιεχομένου

Τα μετα-δεδομένα είναι πληροφορίες σχετικά με ένα έγγραφο που χρησιμοποιείται για την κατηγοριοποίηση και την ταξινόμηση του περιεχομένου σας. Τα μετα-δεδομένα συσχετίζονται με έναν τύπο περιεχομένου ως στήλη. Τα μετα-δεδομένα μπορούν να παρέχουν πληροφορίες σχετικά με το έγγραφό σας, συσχετίζοντας το με έναν συντάκτη, θέμα, ακροατήριο, γλώσσα και ούτω καθεξής. Σε αντίθεση με τις ιδιότητες, τα μετα-δεδομένα αποθηκεύονται ως στήλες και μπορούν να τοποθετηθούν σε ευρετήριο και να αναζητηθούν από το μηχανισμό αναζήτησης του SharePoint.

Τα μετα-δεδομένα που προστίθενται στο επίπεδο συλλογής τοποθεσιών μπορούν να συσχετιστούν με τύπους περιεχομένου. Με τη χρήση μετα-δεδομένων με τύπους περιεχομένου, όλοι οι μεταγενέστεροι τύποι περιεχομένου μπορούν να κληρονομήσουν ορισμένα ή όλα τα μετα-δεδομένα από τον γονικό τύπο περιεχομένου στο επίπεδο συλλογής τοποθεσιών. Στη συνέχεια, μπορούν να προστεθούν πρόσθετα μετα-δεδομένα σε χαμηλότερο επίπεδο, όπως ένα μόνο έγγραφο.

Πρότυπα στηλών

Κάθε στοιχείο μετα-δεδομένων που συσχετίζεται με έναν τύπο περιεχομένου είναι μια στήλη, η οποία είναι μια θέση σε μια λίστα για την αποθήκευση πληροφοριών. Οι λίστες ή οι βιβλιοθήκες εμφανίζονται συχνά γραφικά ως στήλες πληροφοριών. Ωστόσο, ανάλογα με την προβολή που σχετίζεται με τη λίστα, οι στήλες μπορούν να εμφανίζονται σε άλλες φόρμες, όπως οι ημέρες σε μια εμφάνιση ημερολογίου. Σε φόρμες που σχετίζονται με μια λίστα ή βιβλιοθήκη, οι στήλες εμφανίζονται ως πεδία.

Μπορείτε να ορίσετε στήλες για χρήση σε πολλούς τύπους περιεχομένου. Για να το κάνετε αυτό, δημιουργήστε τα σε μια συλλογή προτύπων στηλών. Υπάρχει μια συλλογή προτύπων στηλών σε κάθε τοποθεσία σε μια συλλογή τοποθεσιών. Όπως και με τους τύπους περιεχομένου, οι στήλες που ορίζονται στη συλλογή προτύπων στηλών μιας τοποθεσίας είναι διαθέσιμες σε αυτήν την τοποθεσία και σε όλες τις τοποθεσίες κάτω από αυτήν.

Τύποι περιεχομένου φακέλου

Οι τύποι περιεχομένου φακέλου ορίζουν τα μετα-δεδομένα που συσχετίζονται με ένα φάκελο σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη. Όταν εφαρμόζετε έναν τύπο περιεχομένου φακέλου σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη, η Νέα εντολή σε αυτήν τη λίστα ή βιβλιοθήκη θα περιλαμβάνει τον τύπο περιεχομένου "φάκελος", ο οποίος δίνει τη δυνατότητα στους χρήστες να δημιουργούν φακέλους αυτού του τύπου.

Μπορείτε να ορίσετε προβολές σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη που είναι διαθέσιμες μόνο σε φακέλους ενός συγκεκριμένου τύπου περιεχομένου. Αυτό είναι χρήσιμο όταν θέλετε ένας φάκελος να περιέχει ένα συγκεκριμένο είδος εγγράφου και θέλετε οι προβολές σε αυτόν το φάκελο να εμφανίζουν μόνο στήλες που είναι συναφείς με τον τύπο εγγράφου που περιέχεται σε αυτόν το φάκελο.

Χρησιμοποιώντας το μοντέλο αντικειμένου Προϊόντα του SharePoint, μπορείτε να προσαρμόσετε τη Νέα εντολή για έναν τύπο περιεχομένου φακέλου, ώστε όταν ένας χρήστης δημιουργεί έναν νέο φάκελο αυτού του τύπου, ο φάκελος να είναι συμπληρωμένος με πολλά αρχεία και έγγραφα που βασίζονται σε πρότυπα που είναι αποθηκευμένα στο διακομιστή. Αυτό είναι χρήσιμο, για παράδειγμα, για την εφαρμογή ενός σύνθετου τύπου εγγράφου που απαιτεί πολλά αρχεία για να συμβάλουν σε ένα μόνο έγγραφο παραδοτέου.

Τα σύνολα εγγράφων είναι μια δυνατότητα στο SharePoint Server 2016 που σας επιτρέπει να χρησιμοποιείτε το Office 2016 για τη Διαχείριση παραδοτέων που εκτείνονται σε πολλά έγγραφα. Τα σύνολα εγγράφων είναι ειδικά είδη φακέλων που χρησιμοποιούνται για τη διαχείριση ενός μεμονωμένου παραδοτέου ή ενός προϊόντος εργασίας, το οποίο μπορεί να περιλαμβάνει πολλά έγγραφα σε πολλές θέσεις. Μπορείτε να δημιουργήσετε σύνολα εγγράφων χρησιμοποιώντας επεκτάσιμα πρότυπα που παρέχονται με το SharePoint Server 2016. Μπορείτε επίσης να προσαρμόσετε τα πρότυπα συνόλου εγγράφων ώστε να αναπαριστούν τα προϊόντα εργασίας που είναι σχετικά με την εταιρεία σας. Τα σύνολα εγγράφων περιλαμβάνουν επίσης τον έλεγχο έκδοσης, ο οποίος σας επιτρέπει να καταγράψετε την κατάσταση του ολοκληρωμένου συνόλου εγγράφων σε διάφορα σημεία του κύκλου ζωής του. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα σύνολα εγγράφων, ανατρέξτε στο θέμα Προγραμματισμός συνόλων εγγράφων (SharePoint Server 2010).

Σχεδιασμός τύπων περιεχομένου εγγράφου

Το πρώτο στάδιο του σχεδιασμού τύπων περιεχομένου εγγράφου είναι να εξετάσετε κάθε τύπο εγγράφου που παρατίθεται στο φύλλο εργασίας " ανάλυση χρήσης εγγράφου " (https://go.Microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165873) για να προσδιορίσετε εάν ένας υπάρχων τύπος περιεχομένου θα λειτουργεί για τέτοιου είδους έγγραφα. Κάθε τύπος περιεχομένου εγγράφου πρέπει να κληρονομεί τις ρυθμίσεις του απευθείας από τον τύπο περιεχομένου του βασικού εγγράφου ή από έναν τύπο περιεχομένου που προέρχεται από τον τύπο περιεχομένου του εγγράφου. Με αυτόν τον τρόπο εξασφαλίζεται ότι οι βασικές στήλες για τους τύπους εγγράφων σας, όπως ο τίτλος και η δημιουργία του, είναι παρούσες και ότι μπορείτε να συσχετίσετε ένα πρότυπο με τον τύπο περιεχομένου. Εάν ένας βασικός τύπος περιεχομένου (όπως το έγγραφο) είναι επαρκής, πληκτρολογήστε το όνομα του τύπου περιεχομένου στη στήλη τύπος περιεχομένου του φύλλου εργασίας "ανάλυση χρήσης εγγράφου".

Σημείωση: Οι Υποστηριζόμενοι βασικοί τύποι περιεχομένου δεν περιλαμβάνουν αρχεία PDF.

Για πληροφορίες σχετικά με την αλλαγή των βασικών τύπων περιεχομένου, κάντε λήψη της Λευκής Βίβλου "οδηγίες για την επεξεργασία προκαθορισμένων τύπων περιεχομένου και στηλών τοποθεσίας" (https://go.Microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=260922).

Σχεδιασμός τύπων περιεχομένου λίστας

Τα στοιχεία ενός τύπου περιεχομένου λίστας περιλαμβάνουν τις στήλες των μετα-δεδομένων που σχετίζονται με τον τύπο περιεχομένου και τις ροές εργασίας που μπορούν να εκτελεστούν σε στοιχεία αυτού του τύπου περιεχομένου. Χρησιμοποιήστε έναν τύπο περιεχομένου λίστας για να ορίσετε ένα είδος στοιχείου λίστας που είναι μοναδικό στη λύση σας. Για παράδειγμα, σε μια λύση κέντρου κλήσεων πελατών, στην οποία οι επαγγελματίες υποστήριξης ερευνούν και επιλύουν τα τεχνικά προβλήματα των πελατών, μπορεί να χρησιμοποιηθεί ένας τύπος περιεχομένου λίστας για την τυποποίηση των δεδομένων για κάθε περιστατικό υποστήριξης και για την παρακολούθηση του συμβάντος με τη χρήση μιας ροής εργασίας.

Σχεδιασμός ροών εργασίας

Οι ροές εργασίας υλοποιούν επιχειρηματικές διαδικασίες σε έγγραφα, ιστοσελίδες, φόρμες και στοιχεία λίστας στο SharePoint Server 2016. Μπορούν να συσχετιστούν με βιβλιοθήκες, λίστες ή τύπους περιεχομένου.

Στη διαχείριση εγγράφων, χρησιμοποιήστε ροές εργασίας για να δρομολογήσετε έγγραφα από άτομο σε άτομο, ώστε να μπορούν να ολοκληρώνουν τις εργασίες διαχείρισης εγγράφων, όπως η αναθεώρηση εγγράφων, η έγκριση της δημοσίευσής τους ή η διαχείριση της διάθεσής τους. Επίσης, χρησιμοποιήστε προσαρμοσμένες ροές εργασίας για να μετακινήσετε έγγραφα από μία τοποθεσία ή βιβλιοθήκη σε μια άλλη. Για παράδειγμα, μπορείτε να σχεδιάσετε μια ροή εργασίας για να αντιγράψετε ένα έγγραφο από μια τοποθεσία σε μια άλλη, όταν το έγγραφο έχει προγραμματιστεί να αρχειοθετηθεί.

τοSharePoint Server 2016 περιλαμβάνει τη ροή εργασίας τριών φάσεων, την οποία μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για τη διαχείριση επιχειρηματικών διεργασιών που παρακολουθούν την κατάσταση ενός στοιχείου σε τρεις καταστάσεις ή φάσεις. τοSharePoint Server 2016 περιλαμβάνει επίσης τις ακόλουθες ροές εργασίας που καλύπτουν τις ανάγκες διαχείρισης εγγράφων:

  • Συλλογή σχολίων      Αποστέλλει ένα έγγραφο για αναθεώρηση.

  • Έγκριση      Αποστέλλει ένα έγγραφο για έγκριση, συχνά ως προϋπόθεση για τη δημοσίευσή του.

  • Διάθεση      Διαχειρίζεται τη λήξη και τη διάταξη του εγγράφου.

  • Συλλογή υπογραφών      Δρομολογεί ένα έγγραφο για υπογραφές.

Συσχετίστε μια ροή εργασίας με έναν τύπο περιεχομένου, όταν θέλετε να κάνετε αυτή τη ροή εργασίας διαθέσιμη όταν χρησιμοποιείται αυτός ο τύπος περιεχομένου. Για παράδειγμα, ένας τύπος περιεχομένου παραγγελίας αγοράς μπορεί να απαιτεί έγκριση από ένα διευθυντή για να μπορέσει να ολοκληρωθεί η συναλλαγή. Για να βεβαιωθείτε ότι η ροή εργασίας έγκρισης είναι πάντα διαθέσιμη όταν ξεκινά μια παραγγελία αγοράς, δημιουργήστε έναν τύπο περιεχομένου παραγγελίας αγοράς και συσχετίστε τη ροή εργασίας έγκρισης με αυτήν. Στη συνέχεια, προσθέστε τον τύπο περιεχομένου "παραγγελία αγοράς" σε οποιαδήποτε βιβλιοθήκη εγγράφων στην οποία θα αποθηκευτούν οι παραγγελίες αγοράς.

Για να σχεδιάσετε ροές εργασίας για τη λύση διαχείρισης εγγράφων, αναλύστε κάθε τύπο περιεχομένου εγγράφου που σκοπεύετε να υλοποιήσετε και προσδιορίστε τις επιχειρηματικές διαδικασίες που πρέπει να είναι διαθέσιμες για εκτέλεση σε περιεχόμενο αυτού του τύπου. Στη συνέχεια, προσδιορίστε τις ροές εργασίας που θα πρέπει να καταστήσετε διαθέσιμες για το συγκεκριμένο περιεχόμενο.

Ακολουθεί ένα δείγμα πίνακα που αναλύει τις ροές εργασίας για έναν τύπο περιεχομένου σύμβασης.

Πίνακας: ροές εργασίας για έναν τύπο περιεχομένου συμβολαίου

Διαδικασία συμβολαίου

Ροή εργασίας συμβολαίου

Αναθεώρηση πρόχειρων.

Συλλογή σχολίων

Λάβετε έγκριση από τον διευθυντή και το νομικό σύμβουλο.

Έγκριση

Επίλυση ανοικτών ζητημάτων.

Παρακολούθηση ζητημάτων

Λήψη υπογραφών.

Συλλογή υπογραφών

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα ροή εργασιών στο SharePoint 2013.

Φύλλο εργασίας

Χρησιμοποιήστε το παρακάτω φύλλο εργασίας για να καταγράψετε τις πληροφορίες που αναφέρονται σε αυτό το άρθρο:

Σημείωση:  Αυτή η σελίδα έχει μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας πείτε εάν σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά για να το συμβουλεύεστε.

Δείτε επίσης

Ροή εργασίας στο sharepoint 2013

Ρύθμιση παραμέτρων ροής εργασίας στον SharePoint Server 2013

SharePoint 2013 για επαγγελματίες IT

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×