Σύνδεση και παρακολούθηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Business Contact Manager

Η παρακολούθηση των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προς και από άτομα που σχετίζονται με την επιχείρησή σας μπορεί να είναι μια αποθαρρυντική εργασία και όταν χάνετε την παρακολούθηση των μηνυμάτων, μπορείτε επίσης να χάσετε τις ευκαιρίες πωλήσεων. Για να αντιμετωπίσετε αυτό το θέμα, Business Contact Manager for Outlook μετατρέπει μια επιχειρηματική εγγραφή σε ένα εικονικό φάκελο εισερχομένων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, δίνοντάς σας τη δυνατότητα να συνδέσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε αυτήν.

Αυτό το άρθρο περιγράφει τον τρόπο με τον οποίο μπορείτε να συνδέσετε μεμονωμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε Business Contact Manager for Outlook εγγραφές και πώς να ρυθμίσετε τη σύνδεση και την παρακολούθηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για την αυτόματη σύνδεση μηνυμάτων σε εγγραφές, συμπεριλαμβανομένων των επαγγελματικών έργων.

Σημαντικό:  Εάν υπάρχουν πολλοί χρήστες της βάσης δεδομένων σας, οποιοσδήποτε χρήστης με πρόσβαση στη βάση δεδομένων μπορεί να δει τα συνδεδεμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Τι θέλετε να κάνετε;

Σύνδεση μεμονωμένων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε εγγραφές

Αυτόματη σύνδεση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε εγγραφές

Απενεργοποίηση σύνδεσης και παρακολούθησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Κατανόηση των ζητημάτων προστασίας προσωπικών δεδομένων και ασφάλειας με τη σύνδεση και την παρακολούθηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μια κοινόχρηστη βάση δεδομένων

Διαγραφή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από μια εγγραφή

Σύνδεση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε εγγραφές

Μπορείτε να συνδέσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε λογαριασμός και Business Contact τύπους εγγραφών και σε επιχειρηματικά έργα. Και, στη συνέχεια, με μερικά κλικ, μπορείτε να προβάλετε τα μηνύματα που είναι συνδεδεμένα με την εγγραφή.

Όταν συνδέετε επαγγελματικές επαφές και επαγγελματικά έργα με ένα λογαριασμό, μπορείτε επίσης να προβάλετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που είναι συνδεδεμένα με κάθε επαγγελματική επαφή και επαγγελματικό έργο στο ιστορικό επικοινωνίας της εγγραφής λογαριασμού.

Αυτόματη σύνδεση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε εγγραφές

Η δυνατότητα "σύνδεση και παρακολούθηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου" σάς επιτρέπει να συνδέετε και να παρακολουθείτε αυτόματα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τους λογαριασμούς και τις επαγγελματικές επαφές σας, να διαβάζετε τα παλιά, ακόμα και να εξετάζετε τα μηνύματα που τους έχετε στείλει. Μπορείτε επίσης να συνδέετε αυτόματα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με το θέμα εταιρικά έργα.

Επιστροφή στην αρχή της σελίδας

Σύνδεση μεμονωμένων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε εγγραφές

Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που συνδέετε σε μια εγγραφή λογαριασμού, επαγγελματικής επαφής ή επαγγελματικού έργου παραμένουν στο Outlook. Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παρατίθενται επίσης στο ιστορικό επικοινωνίας της εγγραφής και στην φάκελος "Ιστορικό επικοινωνίας" του Business Contact Manager for Outlook.

Τέσσερα KB του μηνύματος αποθηκεύονται στη βάση δεδομένων του Business Contact Manager, ώστε να εξακολουθείτε να έχετε πρόσβαση σε ολόκληρο ή μέρος του μηνύματος, ακόμα και αν διαγραφεί από το Outlook. Εάν το αρχικό μήνυμα ήταν μεγαλύτερο από 4 KB, θα έχετε πρόσβαση μόνο σε ένα μέρος του μηνύματος, εάν διαγραφεί από το Outlook.

  1. Στο Outlook, κάντε κλικ ή ανοίξτε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θέλετε να συνδέσετε με μια εγγραφή.

  2. Στην κορδέλα, στην ομάδα επαγγελματική , κάντε κλικ στην επιλογή σύνδεση με εγγραφή.

  3. Στο παράθυρο διαλόγου σύνδεση με εγγραφή του Business Contact Manager , στη λίστα τύπος στοιχείου , κάντε κλικ στον τύπο της εγγραφής που θέλετε να εντοπίσετε.

    Σημείωση:  Εάν επιλέξετε μια εγγραφή ευκαιρίας, το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι στην πραγματικότητα συνδεδεμένο με το λογαριασμό ή την επαγγελματική επαφή της εγγραφής ευκαιρίας.

  4. Στη λίστα των εγγραφών, κάντε κλικ σε μια εγγραφή.

    Εάν θέλετε να συνδέσετε το στοιχείο σε περισσότερες από μία εγγραφές, επιλέξτε αυτές τις εγγραφές.

Πώς επιλέγω περισσότερες από μία εγγραφές;

Για να επιλέξετε συνεχόμενες εγγραφές, πατήστε το πλήκτρο SHIFT και κατόπιν κάντε κλικ στην πρώτη και την τελευταία εγγραφής της ομάδας που θέλετε να προσθέσετε. Για να επιλέξετε μη συνεχόμενες εγγραφές, πατήστε το πλήκτρο CTRL και κατόπιν κάντε κλικ στις μεμονωμένες εγγραφές. Για να επιλέξετε όλες τις εγγραφές, κάντε κλικ σε μία και κατόπιν πατήστε CTRL+A.

  1. Στην περιοχή συνδεδεμένες εγγραφές, κάντε κλικ στην επιλογή σύνδεση με.

    Οι εγγραφές που επιλέξατε παρατίθενται στο πλαίσιο σύνδεση με .

  2. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Προβολή των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που είναι συνδεδεμένα με μια εγγραφή

Για να δείτε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που είναι συνδεδεμένα με μια εγγραφή, ανοίξτε την εγγραφή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην καρτέλα ιστορικό .

Παρατίθενται τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, καθώς και οποιαδήποτε άλλα στοιχεία του ιστορικού επικοινωνίας που είναι συνδεδεμένα με την εγγραφή.

Για πληροφορίες σχετικά με άλλα στοιχεία του ιστορικού επικοινωνίας, ανατρέξτε στο θέμα παρακολούθηση των επικοινωνιών σας με πελάτες στο Business Contact Manager.

Επιστροφή στην αρχή της σελίδας

Αυτόματη σύνδεση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε εγγραφές

Από τη στιγμή που θα ενεργοποιήσετε το Σύνδεση και παρακολούθηση ηλεκτρονικής αλληλογραφίας, όλα τα νέα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προς ή από επιλεγμένες διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου συνδέονται αυτόματα με εγγραφές.

Μπορείτε επίσης να πραγματοποιήσετε αναζήτηση για προηγούμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να τα συνδέσετε και με τις εγγραφές.

Τα μηνύματα εμφανίζονται στο ιστορικό επικοινωνίας της εγγραφής που περιέχει την επιλεγμένη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Εάν συνδεθείτε από ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και δεν υπάρχει καμία υπάρχουσα εγγραφή Business Contact Manager for Outlook που να ταιριάζει με τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η δυνατότητα σύνδεσης και παρακολούθησης δημιουργεί μια νέα εγγραφή επαγγελματικής επαφής και συνδέει το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με αυτό.

Επιστροφή στην αρχή της σελίδας

Πριν από τη σύνδεση και την παρακολούθηση

Πριν να ενεργοποιήσετε τη σύνδεση και την παρακολούθηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, κάντε τα εξής:

Επιβεβαιώστε ότι έχετε εισαγάγει διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στις εγγραφές Business Contact Manager for Outlook σας.

  1. Στο παράθυρο περιήγησης, στην περιοχή Business Contact Manager, κάντε κλικ σε έναν από τους παρακάτω φακέλους για να εμφανίσετε το χώρο εργασίας:

    • Διαχείριση επαφών

    • Πωλήσεις

    • Διαχείριση έργων.

  2. Κάντε κλικ στην καρτέλα που περιέχει την εγγραφή που θέλετε και, στη συνέχεια, κάντε διπλό κλικ στην εγγραφή για να την ανοίξετε.

  3. Βεβαιωθείτε ότι μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παρατίθεται στο πεδίο διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου .

Επιβεβαιώστε ότι το Outlook έχει ρυθμιστεί ώστε να αποθηκεύει τα απεσταλμένα μηνύματα στο φάκελο " Απεσταλμένα ".

Για να συνδέσετε και να παρακολουθήσετε εύκολα τα εξερχόμενα μηνύματα, αποθηκεύστε τα απεσταλμένα μηνύματα στο φάκελο Απεσταλμένα .

  1. Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο.

  2. Κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογές.

  3. Κάντε κλικ στην επιλογή Αλληλογραφίακαι, στη συνέχεια, κάντε κύλιση στην ενότητα Αποθήκευση μηνυμάτων .

  4. Επιβεβαιώστε ότι είναι επιλεγμένο το πλαίσιο ελέγχου δίπλα στο στοιχείο Αποθήκευση αντιγράφων των μηνυμάτων στο φάκελο Απεσταλμένα . Εάν θέλετε επίσης να συνδέσετε και να παρακολουθήσετε μηνύματα που έχουν προωθηθεί, βεβαιωθείτε ότι είναι επιλεγμένο το πλαίσιο ελέγχου Αποθήκευση μηνυμάτων .

  5. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Για να προστατεύσετε τα προσωπικά σας δεδομένα Εάν κάνετε κοινή χρήση της βάσης δεδομένων Business Contact Manager for Outlook με άλλους χρήστες, τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχουν επισημανθεί ως προσωπικά, ιδιωτικά ή εμπιστευτικά δεν συνδέονται και παρακολουθούνται.

Επιστροφή στην αρχή της σελίδας

Ρύθμιση σύνδεσης και παρακολούθησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

  1. Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο.

  2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Business Contact Manager και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Διαχείριση σύνδεσης και παρακολούθησης .

  3. Στο παράθυρο διαλόγου Διαχείριση σύνδεσης και παρακολούθησης , στην καρτέλα ηλεκτρονικό ταχυδρομείο , επιλέξτε τα πλαίσια ελέγχου δίπλα στις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θέλετε να συνδέσετε και να παρακολουθήσετε.

    Εάν μια εγγραφή περιέχει περισσότερες από μία διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η εγγραφή λογαριασμού ή επαγγελματικής επαφής θα παρατίθεται περισσότερες από μία φορές.

    Το παράθυρο διαλόγου "Διαχείριση σύνδεσης και παρακολούθησης".

  4. Καταργήστε την επιλογή από τα πλαίσια ελέγχου δίπλα σε οποιαδήποτε διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν θέλετε να συνδέσετε και να παρακολουθήσετε.

  5. Κάντε κλικ στην καρτέλα Φάκελοι .

    Όλοι οι φάκελοι είναι επιλεγμένοι από προεπιλογή.

    Σημείωση:  Εάν έχετε ρυθμίσει τυχόν κανόνες του Outlook για τη δρομολόγηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε διαφορετικούς φακέλους, βεβαιωθείτε ότι επιλέγετε αυτούς τους φακέλους στην καρτέλα Φάκελοι για να συνδέσετε και να παρακολουθήσετε αυτά τα μηνύματα.

  6. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

    Όλα τα μελλοντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προς και από τις επιλεγμένες διευθύνσεις στους επιλεγμένους φακέλους θα παρακολουθούνται αυτόματα.

    Μπορείτε επίσης να ρυθμίσετε τη σύνδεση και την παρακολούθηση από ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Στα Εισερχόμενά σας, κάντε κλικ ή ανοίξτε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Στην κορδέλα, στην ομάδα επαγγελματική , κάντε κλικ στην επιλογή σύνδεση & Track. Στο παράθυρο διαλόγου σύνδεση & Track , επιλέξτε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK. Εάν δεν υπάρχει υπάρχουσα Business Contact Manager for Outlook εγγραφή που να ταιριάζει με τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η σύνδεση της διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δημιουργεί μια εγγραφή επαγγελματικής επαφής.

Επιστροφή στην αρχή της σελίδας

Σύνδεση προηγούμενων μηνυμάτων με τους λογαριασμούς και τις επαγγελματικές επαφές σας

Εάν θέλετε να συνδέσετε μηνύματα που έχετε λάβει πριν να ενεργοποιήσετε τη σύνδεση και την παρακολούθηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το Business Contact Manager for Outlook μπορεί να βρει τα μηνύματα για εσάς και να τα συνδέσει με τους λογαριασμούς και τις επαγγελματικές επαφές σας.

  1. Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο.

  2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Business Contact Manager και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Διαχείριση σύνδεσης και παρακολούθησης .

  3. Στο παράθυρο διαλόγου Διαχείριση σύνδεσης και παρακολούθησης , κάντε τα εξής, εάν είναι απαραίτητο:

    • Επιλέξτε τα πλαίσια ελέγχου για οποιουσδήποτε λογαριασμούς ή επαγγελματικές επαφές των οποίων τα μηνύματα θέλετε να εντοπίσετε και να συνδέσετε.

    • Καταργήστε την επιλογή των πλαισίων ελέγχου δίπλα σε οποιουσδήποτε λογαριασμούς ή επαγγελματικές επαφές των οποίων τα προηγούμενα μηνύματα δεν θέλετε να συνδεθούν.

      Εάν μια εγγραφή περιέχει περισσότερες από μία διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η εγγραφή λογαριασμού ή επαγγελματικής επαφής θα παρατίθεται περισσότερες από μία φορές.

  4. Εάν θέλετε να καθορίσετε πού Business Contact Manager for Outlook αναζητά προηγούμενα μηνύματα, στην καρτέλα Φάκελοι , επιλέξτε ή καταργήστε την επιλογή από τα πλαίσια ελέγχου δίπλα στα ονόματα των φακέλων.

  5. Κάντε κλικ στην επιλογή Αναζήτηση και σύνδεση.

    Το παράθυρο διαλόγου διαχείρισης σύνδεσης και παρακολούθησης με περίγραμμα στο κουμπί αναζήτησης και σύνδεσης.

  6. Στο παράθυρο διαλόγου Σύνδεση υπάρχοντος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου , εάν θέλετε να εξαιρέσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που είναι παλαιότερα από μια συγκεκριμένη ημερομηνία, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Παράβλεψη του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που είναι παλαιότερο από και, στη συνέχεια, κάντε κλικ σε μια ημερομηνία από το ημερολόγιο.

  7. Κάντε κλικ στο κουμπί Έναρξη.

  8. Όταν ολοκληρωθεί η αναζήτηση και η σύνδεση, κάντε κλικ στην επιλογή Κλείσιμο.

  9. Εάν είναι απαραίτητο, στο παράθυρο διαλόγου Διαχείριση σύνδεσης και παρακολούθησης , αλλάξτε τις επιλογές σας για μελλοντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

    Σημαντικό:  Εάν κάνετε κλικ στο κουμπί OK στο παράθυρο διαλόγου Διαχείριση σύνδεσης και παρακολούθησης χωρίς να αλλάξετε τις επιλεγμένες διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και φακέλους, τα μελλοντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας θα συνδεθούν και θα παρακολουθούνται με βάση τις επιλογές που χρησιμοποιήσατε για την αναζήτηση και τη σύνδεση.

  10. Στο παράθυρο διαλόγου Διαχείριση σύνδεσης και παρακολούθησης , κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Επιστροφή στην αρχή της σελίδας

Σύνδεση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κατά θέμα σε επαγγελματικά έργα

Μπορείτε να συνδέσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με μια εγγραφή επαγγελματικού έργου με βάση το θέμα των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις εγγραφές εταιρικού έργου, ανατρέξτε στο θέμα οργάνωση επιχειρηματικών έργων στο Business Contact Manager.

Προειδοποίηση:  Εάν συνδέσετε μηνύματα σε ένα επαγγελματικό έργο και, στη συνέχεια, θέλετε να απενεργοποιήσετε τη σύνδεση και την παρακολούθηση, πρέπει να το απενεργοποιήσετε για κάθε μοναδικό θέμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Για πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Απενεργοποίηση σύνδεσης και παρακολούθησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κατά θέμα παρακάτω σε αυτό το άρθρο.

  1. Κάντε κλικ ή ανοίξτε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θέλετε να συνδέσετε με την εγγραφή του επαγγελματικού σας έργου.

  2. Στην κορδέλα, στην ομάδα επαγγελματική , κάντε κλικ στην επιλογή σύνδεση & Track.

  3. Στο παράθυρο διαλόγου σύνδεση & Track , κάντε κλικ στην καρτέλα θέμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου .

    Το παράθυρο διαλόγου "Σύνδεση και παρακολούθηση" στην καρτέλα "Θέμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου", με επιλεγμένο ένα πλαίσιο ελέγχου δίπλα στο στοιχείο "Επαγγελματικό έργο".

  4. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου δίπλα στο όνομα του έργου στο οποίο θέλετε να συνδέσετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

  5. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Αρχή της σελίδας

Απενεργοποίηση σύνδεσης και παρακολούθησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Εάν δεν θέλετε πλέον να συνδέετε αυτόματα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε εγγραφές, μπορείτε να απενεργοποιήσετε τη σύνδεση και την παρακολούθηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Μπορεί να θέλετε να απενεργοποιήσετε τη σύνδεση και την παρακολούθηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εάν κάνετε κοινή χρήση της βάσης δεδομένων σας με τους συναδέλφους σας, επειδή μπορούν να δουν όλα τα συνδεδεμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Για να αποτρέψετε την εμφάνιση μόνο των μηνυμάτων που είναι ήδη συνδεδεμένα, ανατρέξτε στο θέμα Διαγραφή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από μια εγγραφή παρακάτω σε αυτό το άρθρο.

Επιστροφή στην αρχή της σελίδας

Απενεργοποίηση σύνδεσης και παρακολούθησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για λογαριασμούς και επαγγελματικές επαφές

  1. Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο.

  2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Business Contact Manager και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Διαχείριση σύνδεσης και παρακολούθησης .

  3. Στο παράθυρο διαλόγου Διαχείριση σύνδεσης και παρακολούθησης , στην καρτέλα ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και Φάκελοι , κάντε κλικ στο κουμπί Απαλοιφή όλων για να απαλείψετε όλα τα πλαίσια ελέγχου.

    Εάν θέλετε να απενεργοποιήσετε τη σύνδεση και την παρακολούθηση μόνο για ορισμένες εγγραφές, καταργήστε την επιλογή αυτών των πλαισίων ελέγχου.

  4. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

    Σημείωση:  Η απενεργοποίηση της σύνδεσης και της παρακολούθησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σταματά να συνδέει τυχόν μελλοντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τις εγγραφές σας. Εάν θέλετε να καταργήσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που είναι συνδεδεμένα τη συγκεκριμένη στιγμή με τις εγγραφές σας, θα πρέπει να τα διαγράψετε αφού απενεργοποιήσετε τη σύνδεση και την παρακολούθηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Για πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Διαγραφή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από μια εγγραφή παρακάτω σε αυτό το άρθρο.

Επιστροφή στην αρχή της σελίδας

Απενεργοποίηση σύνδεσης και παρακολούθησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κατά θέμα

  1. Στο παράθυρο περιήγησης, στην περιοχή Business Contact Manager, κάντε κλικ στην επιλογή Διαχείριση έργου.

  2. Στην καρτέλα επαγγελματικά έργα , κάντε διπλό κλικ στο έργο που θέλετε.

  3. Στην κορδέλα, στην ομάδα Εμφάνιση, κάντε κλικ στην επιλογή Ιστορικό.

  4. Κάντε δεξί κλικ στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με το θέμα για το οποίο θέλετε να διακόψετε τη σύνδεση και την παρακολούθηση και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή σύνδεση & Track.

  5. Κάντε τα παρακάτω:

    • Απενεργοποίηση σύνδεσης και παρακολούθησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για λογαριασμούς και επαγγελματικές επαφές     Εάν είναι απαραίτητο, στην καρτέλα διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου , κάντε κλικ στην επιλογή Απαλοιφή όλων για να διακόψετε τη σύνδεση και την παρακολούθηση μηνυμάτων για λογαριασμούς και επαγγελματικές επαφές.

    • Απενεργοποίηση σύνδεσης και παρακολούθησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για επιχειρηματικά έργα     Κάντε κλικ στην καρτέλα θέμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Απαλοιφή όλων.

      Μπορείτε να απενεργοποιήσετε τη σύνδεση και την παρακολούθηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μόνο για τα επιχειρηματικά έργα, τους λογαριασμούς και τις επαγγελματικές επαφές που είναι συνδεδεμένες με το επιλεγμένο μήνυμα. Για να απενεργοποιήσετε τη σύνδεση και την παρακολούθηση για επαγγελματικά έργα, πρέπει να το απενεργοποιήσετε για κάθε μοναδικό θέμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

  6. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

    Σημείωση:  Η απενεργοποίηση της σύνδεσης και της παρακολούθησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σταματά να συνδέει τυχόν μελλοντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τις εγγραφές σας. Εάν θέλετε να καταργήσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που είναι συνδεδεμένα τη συγκεκριμένη στιγμή με τις εγγραφές σας, θα πρέπει να τα διαγράψετε αφού απενεργοποιήσετε τη σύνδεση και την παρακολούθηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Για πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Διαγραφή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από μια εγγραφή παρακάτω σε αυτό το άρθρο.

Επιστροφή στην αρχή της σελίδας

Κατανόηση των ζητημάτων προστασίας προσωπικών δεδομένων και ασφάλειας με τη σύνδεση και την παρακολούθηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μια κοινόχρηστη βάση δεδομένων

Όταν κάνετε κοινή χρήση μιας βάσης δεδομένων, κάνετε κοινή χρήση όλων των πληροφοριών στη βάση δεδομένων με όλους όσους έχουν πρόσβαση σε αυτήν. Εάν έχετε ρυθμίσει την αυτόματη σύνδεση και παρακολούθηση των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, όλα τα υπάρχοντα και τα μελλοντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και άλλα στοιχεία του ιστορικού επικοινωνίας που είναι συνδεδεμένα με τις εγγραφές σας είναι διαθέσιμα σε όλους τους χρήστες που έχουν πρόσβαση στη βάση δεδομένων. Για πληροφορίες σχετικά με την κοινή χρήση μιας βάσης δεδομένων, ανατρέξτε στο θέμα κοινή χρήση των δεδομένων του Business Contact Manager με άλλους χρήστες.

Εάν υπάρχουν πολλοί χρήστες της βάσης δεδομένων σας     Οποιοσδήποτε χρήστης με πρόσβαση στη βάση δεδομένων μπορεί να δει συνδεδεμένα μηνύματα και άλλα στοιχεία του ιστορικού επικοινωνίας.

  • Εάν θέλετε να αποτρέψετε την πρόσβαση των συνεργατών σας σε συνδεδεμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά εξακολουθείτε να θέλετε να χρησιμοποιήσετε τη σύνδεση και την παρακολούθηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για μελλοντικά μηνύματα, διαγράψτε τα υπάρχοντα μηνύματα από τις εγγραφές πριν από την κοινή χρήση της βάσης δεδομένων σας. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Διαγραφή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από μια εγγραφή παρακάτω σε αυτό το άρθρο.

  • Εάν δεν θέλετε οι συνάδελφοί σας να έχουν πρόσβαση σε μελλοντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά θέλουν να έχουν πρόσβαση σε προηγούμενα μηνύματα, απενεργοποιήστε τη σύνδεση και την παρακολούθηση πριν από την κοινή χρήση της βάσης δεδομένων σας. Ανατρέξτε στην ενότητα Απενεργοποίηση σύνδεσης και παρακολούθησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παραπάνω σε αυτό το άρθρο.

  • Εάν θέλετε να αποτρέψετε την πρόσβαση των συναδέλφων σας σε όλα τα υπάρχοντα και μελλοντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που είναι συνδεδεμένα με εγγραφές, απενεργοποιήστε την ηλεκτρονική σύνδεση και παρακολούθηση και διαγράψτε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από όλες τις εγγραφές πριν από την κοινή χρήση της βάσης δεδομένων σας.

Εάν είστε το μοναδικό άτομο που χρησιμοποιεί τη βάση δεδομένων σας ή εάν κάνετε κοινή χρήση της βάσης δεδομένων για να δημιουργήσετε ένα αντίγραφό της στον φορητό υπολογιστή σας     Τα θέματα ασφαλείας είναι ελάχιστα, όπως η διατήρηση του κωδικού πρόσβασής σας ασφαλής. Μπορείτε να ενεργοποιήσετε με ασφάλεια οποιαδήποτε διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για τη σύνδεση και την παρακολούθηση, επειδή κανείς άλλος δεν μπορεί να δει τα μηνύματα.

Σημείωση:  Για να δημιουργήσετε ένα αντίγραφο της βάσης δεδομένων σας για να το χρησιμοποιήσετε όταν βρίσκεστε εκτός γραφείου, πρέπει πρώτα να κάνετε κοινή χρήση της βάσης δεδομένων του Business Contact Manager — αλλά εξακολουθεί να υπάρχει μόνο ένας χρήστης της βάσης δεδομένων. Για πληροφορίες σχετικά με τη δημιουργία ενός αντιγράφου της βάσης δεδομένων, ανατρέξτε στο θέμα κοινή χρήση των δεδομένων του Business Contact Manager με άλλους χρήστες.

Επιστροφή στην αρχή της σελίδας

Διαγραφή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από μια εγγραφή

Ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να συνδεθεί με περισσότερες από μία εγγραφές. Όταν καταργείτε ένα συνδεδεμένο μήνυμα από μία εγγραφή, διαγράφεται από το ιστορικό επικοινωνίας μόνο σε αυτήν την εγγραφή. Εάν το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι συνδεδεμένο με άλλες εγγραφές, δεν επηρεάζονται. Για παράδειγμα, εάν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι συνδεδεμένο τόσο με έναν υποψήφιο πελάτη όσο και με έναν μη συσχετισμένο λογαριασμό, η διαγραφή του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τον υποψήφιο πελάτη δεν διαγράφει το μήνυμα από την εγγραφή λογαριασμού.

Η διαγραφή ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από μια εγγραφή δεν διαγράφει το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook.

  1. Στο παράθυρο περιήγησης, στην περιοχή Business Contact Manager, κάντε κλικ σε έναν από τους παρακάτω φακέλους για να εμφανίσετε το χώρο εργασίας:

    • Διαχείριση επαφών

    • Πωλήσεις

    • Διαχείριση έργων.

  2. Κάντε κλικ στην καρτέλα που περιέχει την εγγραφή που θέλετε και, στη συνέχεια, κάντε διπλό κλικ στην εγγραφή για να την ανοίξετε.

  3. Στην κορδέλα, στην ομάδα Εμφάνιση , κάντε κλικ στο κουμπί ιστορικό .

    Παρατίθενται τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, καθώς και οποιαδήποτε άλλα στοιχεία του ιστορικού επικοινωνίας που είναι συνδεδεμένα με την εγγραφή.

    Για να εμφανίσετε μόνο τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη σελίδα " ιστορικό ", στην κορδέλα, κάντε κλικ στην καρτέλα Προβολή . Κάντε κλικ στο κουμπί τύπος στοιχείου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

  4. Επιλέξτε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θέλετε να διαγράψετε.

    Για να επιλέξετε τις εγγραφές που είναι γειτονικές μεταξύ τους, πατήστε το πλήκτρο SHIFT και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην πρώτη και την τελευταία εγγραφή της ομάδας που θέλετε να διαγράψετε. Για να επιλέξετε μη συνεχόμενες εγγραφές, πατήστε το πλήκτρο CTRL και κατόπιν κάντε κλικ στις μεμονωμένες εγγραφές.

  5. Κάντε κλικ στο κουμπί Κατάργηση .

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις διαγραμμένες εγγραφές, ανατρέξτε στο θέμα Διαγραφή εγγραφών του Business Contact Manager.

Για πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο επαναφοράς διαγραμμένων στοιχείων, ανατρέξτε στο θέμα Επαναφορά εγγραφής στο Business Contact Manager.

Επιστροφή στην αρχή της σελίδας

Διαγραφή όλων των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από εγγραφές

  1. Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε κλικ στο κουμπί Business Contact Manager button.

  2. Στην περιοχή Επαγγελματικές εγγραφές, κάντε κλικ στην επιλογή Ιστορικό επικοινωνίας.

  3. Κάντε κλικ στην κεφαλίδα της στήλης τύπος στοιχείου για να ταξινομήσετε τη λίστα κατά τύπο στοιχείου.

  4. Επιλέξτε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή επιλέξτε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θέλετε να διαγράψετε.

    Για να επιλέξετε τις εγγραφές που είναι γειτονικές μεταξύ τους, πατήστε το πλήκτρο SHIFT και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην πρώτη και την τελευταία εγγραφή της ομάδας που θέλετε να διαγράψετε. Για να επιλέξετε μη συνεχόμενες εγγραφές, πατήστε το πλήκτρο CTRL και κατόπιν κάντε κλικ στις μεμονωμένες εγγραφές.

  5. Κάντε δεξί κλικ στα επιλεγμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Διαγραφή.

Για πληροφορίες σχετικά με άλλα στοιχεία του ιστορικού επικοινωνίας, ανατρέξτε στο θέμα παρακολούθηση των επικοινωνιών σας με πελάτες στο Business Contact Manager.

Επιστροφή στην αρχή της σελίδας

Σημείωση:  Αυτή η σελίδα έχει μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας πείτε εάν σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά για να το συμβουλεύεστε.

Χρειάζεστε περισσότερη βοήθεια;

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×