Τύποι στηλών και επιλογές λιστών και βιβλιοθηκών

Τύποι στηλών και επιλογές λιστών και βιβλιοθηκών

Ο τύπος μιας στήλης καθορίζει τον τρόπο αποθήκευσης και εμφάνισης των δεδομένων σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη. Όταν δημιουργείτε μια στήλη για μια λίστα ή βιβλιοθήκη, επιλέγετε έναν τύπο στήλης που υποδεικνύει τον τύπο των δεδομένων που θέλετε να αποθηκεύσετε στη στήλη, όπως αριθμούς μόνο, μορφοποιημένο κείμενο ή έναν αριθμό ο οποίος υπολογίζεται αυτόματα.

Μπορείτε να δημιουργήσετε λίστες στο Microsoft SharePoint, την εφαρμογή λίστες στο Microsoft 365 ή ομάδες. Μάθετε πώς να ξεκινήσετε με τις λίστες στο Microsoft teams.

Αυτό το άρθρο περιγράφει τους προεπιλεγμένους τύπους στηλών που μπορείτε να δημιουργήσετε και πότε να χρησιμοποιήσετε κάθε τύπο στήλης. Οι στήλες προστίθενται σε μία ή περισσότερες προβολές της λίστας ή της βιβλιοθήκης για να σας βοηθήσουν να εμφανίσετε τα δεδομένα με ουσιαστικό τρόπο. Ανάλογα με την εταιρεία σας, ενδέχεται να υπάρχουν πρόσθετοι τύποι στηλών. 

Σημείωση: Μπορείτε να προσθέσετε, να αλλάξετε, να εμφανίσετε/αποκρύψετεή να διαγράψετε στήλες σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη, καθώς και να δημιουργήσετε ή να διαγράψετε μια λίστα από μια σελίδα ή τοποθεσία στο SharePoint. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη διαχείριση λιστών ή βιβλιοθηκών με πολλά στοιχεία, ανατρέξτε στο θέμα Διαχείριση μεγάλων λιστών και βιβλιοθηκών στο SharePoint.

Επιλέξτε την προβολή του SharePoint από μία από τις παρακάτω καρτέλες:

Οι στήλες σάς βοηθούν να δημιουργείτε ουσιαστικές προβολές των στοιχείων σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη. Με τη χρήση στηλών, μπορείτε να ταξινομήσετε, να ομαδοποιήσετε και να φιλτράρετε στοιχεία και μπορείτε επίσης να υπολογίσετε αυτόματα τα δεδομένα σχετικά με τα στοιχεία και να εμφανίσετε τα αποτελέσματα αυτών των υπολογισμών. Οι στήλες σάς επιτρέπουν επίσης να καθορίζετε τις πληροφορίες που θα πρέπει να εισάγονται σχετικά με ένα στοιχείο όταν κάποιος προσθέτει ένα στοιχείο σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη. Όταν προστίθεται ένα στοιχείο, εμφανίζεται μια φόρμα και παρέχει πεδία και επιλογές για την εισαγωγή πληροφοριών. Όταν δημιουργείτε μια λίστα ή βιβλιοθήκη, ορισμένες στήλες, όπως ο Τίτλος ή η τροποποίησήτους, δημιουργούνται αυτόματα. Μπορείτε να δημιουργήσετε επιπλέον στήλες ανάλογα με τις ανάγκες σας. Οι στήλες που δημιουργείτε καθορίζουν τα πεδία και τις επιλογές που εμφανίζονται σε αυτή τη φόρμα και τις στήλες που μπορούν να προστεθούν στις προβολές της λίστας ή της βιβλιοθήκης.

Καθορίζετε τον τύπο στήλης που θέλετε όταν δημιουργείτε μια στήλη. Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορείτε επίσης να επιλέξετε έναν διαφορετικό τύπο στήλης για μια υπάρχουσα στήλη, αλλά αυτό εξαρτάται από το είδος και το ποσό των δεδομένων που είναι αποθηκευμένα τη συγκεκριμένη στιγμή στη στήλη. Η αλλαγή του τύπου στήλης μιας υπάρχουσας στήλης μπορεί να καταστρέψει τα δεδομένα που είναι ήδη αποθηκευμένα στη στήλη. Για αυτούς τους λόγους, είναι σημαντικό να αποφασίσετε τι είδους δεδομένα θέλετε να αποθηκεύσετε πριν να δημιουργήσετε μια στήλη. Όταν αποφασίσετε ποιον τύπο στήλης θέλετε, εξετάστε τα εξής:

  • Τι είδους δεδομένα θέλετε να αποθηκεύσετε; Μόνο γράμματα; Μόνο αριθμοί; Μορφοποιημένο κείμενο; Για παράδειγμα, δεν μπορείτε να αποθηκεύσετε γράμματα σε μια στήλη αριθμών . Η γνώση του είδους των δεδομένων που θέλετε να αποθηκεύσετε είναι το πρώτο βήμα προς την επιλογή του καταλληλότερου τύπου στήλης.

  • Θέλετε να χρησιμοποιήσετε τα δεδομένα σε οικονομικούς υπολογισμούς; Σε αυτή την περίπτωση, ο τύπος της στήλης " Νομισματική μονάδα " είναι η καλύτερη επιλογή.

  • Θέλετε να χρησιμοποιήσετε τα δεδομένα σε μαθηματικούς υπολογισμούς; Πόσο ακριβείς πρέπει να είναι αυτοί οι υπολογισμοί; Μπορείτε να υπολογίσετε δεδομένα σε στήλες αριθμών ή νομισματικών μονάδων , αλλά όχι σε στήλες κειμένου . Επιπλέον, οι υπολογισμοί σε μια Νομισματική στήλη είναι πιο ακριβείς.

  • Πώς θέλετε να ταξινομούνται τα δεδομένα στη στήλη; Σε μια στήλη κειμένου , οι αριθμοί ταξινομούνται ως συμβολοσειρές χαρακτήρων (1, 10, 100, 2, 20, 200 και ούτω καθεξής) και όχι ως αριθμητικές τιμές. Για να ταξινομήστε τους αριθμούς ως αριθμητικές τιμές, χρησιμοποιήστε μια στήλη " αριθμός " ή " Νομισματική μονάδα ". Επίσης, πολλές μορφές ημερομηνίας δεν ταξινομούνται σωστά εάν είναι αποθηκευμένες σε μια στήλη κειμένου . Για να εξασφαλίσετε τη σωστή ταξινόμηση των ημερομηνιών, χρησιμοποιήστε μια στήλη ημερομηνίας και ώρας .

  • Θέλετε να εξασφαλίσετε ότι τα άτομα θα εισαγάγουν πληροφορίες στη στήλη; Σε αυτή την περίπτωση, μπορείτε να καθορίσετε ότι η στήλη είναι υποχρεωτική και τα άτομα δεν μπορούν να προσθέσουν ένα στοιχείο χωρίς να εισάγουν τις πληροφορίες.

Χρησιμοποιείται για τη συλλογή και την εμφάνιση μικρών ποσοτήτων μη μορφοποιημένου κειμένου σε μία μόνο γραμμές, συμπεριλαμβανομένων των εξής:

  • Μόνο κείμενο, όπως τα ονόματα, τα επώνυμα ή τα ονόματα τμημάτων

  • Συνδυασμοί κειμένου και αριθμών, όπως ταχυδρομικές διευθύνσεις ή αριθμοί λογαριασμών

  • Αριθμοί που δεν χρησιμοποιούνται σε υπολογισμούς, όπως αριθμούς ΑΝΑΓΝΩΡΙΣΤΙΚού υπαλλήλου, αριθμούς τηλεφώνου, ταχυδρομικούς κώδικες ή αριθμούς ανταλλακτικών

Μια μεμονωμένη στήλη κειμένου μπορεί να εμφανίσει έως και 255 χαρακτήρες σε μία μόνο γραμμές. Εάν δημιουργείτε μια στήλη για μια λίστα ή βιβλιοθήκη και θέλετε να εμφανίζετε μορφοποιημένο κείμενο ή περισσότερες από μία γραμμές κειμένου κάθε φορά, δημιουργήστε μια στήλη πολλών γραμμών κειμένου . Μπορείτε να αλλάξετε μια υπάρχουσα στήλη κειμένου μίας γραμμής σε πολλές γραμμές στήλης κειμένου χωρίς να χάσετε τα δεδομένα που είναι ήδη αποθηκευμένα στη στήλη.

Μπορείτε να προσαρμόσετε μια μεμονωμένη στήλη κειμένου με τους εξής τρόπους:

  • Αντιστοίχιση ορίου χαρακτήρων    Περιορίστε τον αριθμό των χαρακτήρων, ορίζοντας τον μέγιστο αριθμό χαρακτήρων που θέλετε. Για παράδειγμα, εάν η στήλη αποθηκεύει αριθμούς ΑΝΑΓΝΩΡΙΣΤΙΚού υπαλλήλου με πέντε ψηφία, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτή τη δυνατότητα για να εξασφαλίσετε ότι τα άτομα θα εισαγάγουν μόνο πέντε χαρακτήρες.

  • Εμφάνιση μιας προεπιλεγμένης τιμής    Αυτόματη Εμφάνιση συγκεκριμένου κειμένου όταν κάποιος προσθέτει ένα νέο στοιχείο, ενώ επιτρέπει επίσης στα άτομα να εισαγάγουν διαφορετικό κείμενο, εάν χρειάζεται να το πράξουν. Όταν ορίζετε την προεπιλεγμένη τιμή, τα άτομα μπορούν να εισαγάγουν πληροφορίες ταχύτερα, αποδεχόμενοι την προεπιλογή, εκτός εάν χρειάζεται να την αλλάξουν. Για παράδειγμα, εάν η στήλη αποθηκεύει το όνομα μιας εταιρείας που έχει εκχωρηθεί σε ένα έργο και ο οργανισμός σας συνεργάζεται με μια συγκεκριμένη εταιρεία για τα περισσότερα έργα, μπορείτε να εισαγάγετε το όνομα της εταιρείας ως προεπιλεγμένη τιμή. Ως αποτέλεσμα, το όνομα της εταιρείας εμφανίζεται αυτόματα όταν προστίθεται ένα νέο έργο στη λίστα και τα μέλη της ομάδας δεν χρειάζεται να εισαγάγουν το όνομα.

    Μια προεπιλεγμένη τιμή μπορεί να είναι είτε κείμενο που καθορίζετε είτε το αποτέλεσμα ενός υπολογισμού, το οποίο ονομάζεται υπολογισμένη τιμή. Οι υπολογισμένες τιμές είναι χρήσιμες όταν θέλετε να εμφανίζεται αυτόματα συγκεκριμένο κείμενο, αλλά το κείμενο μπορεί να διαφέρει ανάλογα με το ποιος πρόσθεσε το στοιχείο, όταν προστέθηκε το στοιχείο ή άλλοι λόγοι. Για να χρησιμοποιήσετε μια υπολογισμένη τιμή, εισαγάγετε έναν τύπο, αντί για συγκεκριμένο κείμενο, ως προεπιλεγμένη τιμή. Ο τύπος μπορεί να υπολογίσει μια τιμή με βάση πληροφορίες σε άλλες στήλες ή συναρτήσεις συστήματος, όπως [σήμερα], για να υποδείξει την τρέχουσα ημερομηνία ή [Me], για να εμφανίσει το όνομα του ατόμου που προσθέτει ή αλλάζει το στοιχείο

Χρησιμοποιείται σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη για τη συλλογή και την εμφάνιση μορφοποιημένου κειμένου ή μακροσκελούς κειμένου και αριθμών σε περισσότερες από μία γραμμές, όπως μια περιγραφή ενός στοιχείου. Μια στήλη πολλών γραμμών κειμένου μπορεί να αποθηκεύσει έως και 63.999 χαρακτήρες και μπορείτε να καθορίσετε τον αριθμό των γραμμών του κειμένου που θέλετε να εμφανίζονται όταν τα άτομα εισαγάγουν πληροφορίες σχετικά με ένα στοιχείο. Αυτός ο τύπος στήλης εμφανίζει όλο το κείμενο κατά την προβολή της στήλης σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη.

Μπορείτε να προσαρμόσετε μια στήλη πολλών γραμμών κειμένου με τους εξής τρόπους:

  • Αντιστοίχιση ορίου εμφάνισης    Περιορίστε τον αριθμό των γραμμών που εμφανίζονται όταν τα άτομα εισαγάγουν πληροφορίες σχετικά με ένα στοιχείο με τον αριθμό των γραμμών για την επεξεργασία της ρύθμισης. Για παράδειγμα, εάν η στήλη αποθηκεύει μακροσκελείς σημειώσεις σχετικά με ένα συμβάν ημερολογίου, μπορείτε να επιλέξετε να εμφανίζονται δέκα γραμμές κειμένου. Με αυτόν τον τρόπο, είναι πιο εύκολο για τους χρήστες να εισαγάγουν πληροφορίες, επειδή μπορούν να δουν εύκολα όλο το κείμενο που έχουν εισαγάγει. Αντίστροφα, εάν η στήλη αποθηκεύει μόνο μια πρόταση ή δύο σχετικά με ένα συμβάν, μπορεί να επιλέξετε να εμφανίσετε μόνο δύο ή τρεις γραμμές κειμένου.

    Εάν αντιστοιχίσετε ένα όριο εμφάνισης, αυτό δεν περιορίζει την ποσότητα του κειμένου που εμφανίζεται όταν η στήλη εμφανίζεται σε μια λίστα. Όλο το κείμενο που έχει εισαχθεί για ένα στοιχείο εμφανίζεται στη στήλη.

  • Να Επιτρέπεται απεριόριστο μήκος    (διαθέσιμο μόνο σε βιβλιοθήκες εγγράφων) όταν χρησιμοποιείτε πολλές γραμμές κειμένου σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων, μπορείτε να καθορίσετε ότι το πεδίο δεν θα είναι περιορισμένο σε μήκος.

  • Ενεργοποίηση ή απενεργοποίηση της μορφοποίησης κειμένου   (είναιδιαθέσιμη μόνο σε λίστες) χρήση εμπλουτισμένου εμπλουτισμένου κειμένου (εμπλουτισμένο κείμενο με εικόνες, πίνακες και υπερ-συνδέσεις) ορίζει αν τα άτομα μπορούν να εφαρμόσουν μορφοποίηση, όπως έντονη γραφή, πλάγια γραφή ή χρώματα σε κείμενο. Εάν είναι απενεργοποιημένη, η λίστα δεν θα υποστηρίζει επιλογές μορφοποίησης. Εάν ενεργοποιηθεί, η λίστα θα υποστηρίξει τη βασική μορφοποίηση, όπως έντονη γραφή, πλάγια γραφή, λίστες με κουκκίδες ή αρίθμηση, έγχρωμο κείμενο και χρώματα φόντου, καθώς και υπερ-συνδέσεις, εικόνες και πίνακες.

  • Προσάρτηση αλλαγών   (διαθέσιμες μόνο σε λίστες) εάν διαχείριση εκδόσεων έχει ενεργοποιηθεί για τη λίστα, η Προσάρτηση αλλαγών σε υπάρχον κείμενο καθορίζει εάν τα άτομα μπορούν να προσθέσουν νέο κείμενο σχετικά με ένα στοιχείο χωρίς να αντικαταστήσουν κανένα υπάρχον κείμενο σχετικά με αυτό το στοιχείο. Εάν επιλέξετε να μην προσαρτάτε αλλαγές, το νέο κείμενο σχετικά με ένα στοιχείο αντικαθιστά οποιοδήποτε υπάρχον κείμενο σχετικά με αυτό το στοιχείο στη στήλη. Εάν επιλέξετε να προσαρτήσετε αλλαγές, τα άτομα μπορούν να εισαγάγουν πρόσθετες πληροφορίες σχετικά με ένα στοιχείο, ενώ προβάλλουν επίσης κείμενο που είχε εισαχθεί προηγουμένως και την ημερομηνία και την ώρα εισαγωγής του κειμένου. Όταν προβάλλεται σε μια λίστα, όχι ως πεδίο σε μια φόρμα στοιχείου, η στήλη εμφανίζει τις καταχωρήσεις προβολήςυπερ-σύνδεσης, αντί για το κείμενο, και οι χρήστες μπορούν να κάνουν κλικ στην υπερ-σύνδεση για να δουν όλες τις πληροφορίες που είναι αποθηκευμένες στη στήλη για αυτό το στοιχείο.

    Σημαντικό: Εάν απενεργοποιήσετε αυτή την επιλογή αφού δημιουργήσετε τη στήλη, διαγράφονται όλες οι πληροφορίες εκτός από την πιο πρόσφατη καταχώρηση.

Προσθέστε δεδομένα εμπλουτισμένης θέσης από τους Χάρτες Bing ή τον κατάλογο της εταιρείας σας. Η στήλη "θέση" παρέχει πρόσθετες στήλες για το φιλτράρισμα, την ταξινόμηση και την αναζήτηση βάσει σχετικών πληροφοριών, συμπεριλαμβανομένης της ταχυδρομικής διεύθυνσης, της πόλης, της πολιτείας, της χώρας ή της περιοχής, του ταχυδρομικού κώδικα, των συντεταγμένων ή του ονόματος.

Χρησιμοποιείται για την αποθήκευση αριθμητικών τιμών που δεν είναι νομισματικές τιμές.

Συμβουλές για την επιλογή μιας στήλης " αριθμός " ή " Νομισματική μονάδα "

Και οι δύο τύποι στηλών " αριθμός " και " Νομισματική μονάδα " αποθηκεύουν αριθμητικές τιμές. Χρησιμοποιήστε μια στήλη αριθμών για να αποθηκεύσετε αριθμητικά δεδομένα για μαθηματικούς υπολογισμούς που δεν είναι οικονομικοί υπολογισμοί ή δεν απαιτούν υψηλό βαθμό ακρίβειας. Χρησιμοποιήστε μια στήλη νομισματικών μονάδων για να αποθηκεύσετε αριθμητικά δεδομένα για οικονομικούς υπολογισμούς ή σε περιπτώσεις όπου δεν θέλετε στρογγυλούς αριθμούς σε υπολογισμούς. Σε αντίθεση με μια στήλη αριθμών , μια Νομισματική στήλη είναι ακριβής 15 ψηφία στα αριστερά της υποδιαστολής και 4 ψηφία προς τα δεξιά. Και οι δύο τύποι στηλών " αριθμός " και " Νομισματική μονάδα " παρέχουν προκαθορισμένες μορφές που καθορίζουν τον τρόπο εμφάνισης των δεδομένων.

Μπορείτε να προσαρμόσετε μια στήλη αριθμών με τους εξής τρόπους:

  • Καθορισμός ελάχιστων και μέγιστων τιμών    Περιορισμός της περιοχής των αριθμών που μπορούν να εισαγάγουν οι χρήστες. Για παράδειγμα, εάν η στήλη αποθηκεύει τον όγκο εργασίας που έχει ολοκληρωθεί για μια εργασία ως ποσοστό, μπορείτε να καθορίσετε το μηδέν ως την ελάχιστη τιμή και το 100 ως τη μέγιστη τιμή. Παρομοίως, εάν η στήλη αποθηκεύει τον αριθμό των συμμετεχόντων για ένα συμβάν και θέλετε να περιορίσετε τους συμμετέχοντες σε έναν συγκεκριμένο αριθμό, μπορείτε να εισαγάγετε τον μέγιστο αριθμό συμμετεχόντων ως τη μέγιστη τιμή.

  • Συμπερίληψη δεκαδικών ψηφίων    Καθορίστε εάν οι αριθμοί περιέχουν δεκαδικά ψηφία και τον αριθμό των δεκαδικών ψηφίων που θα αποθηκευτούν. Εάν η στήλη μπορεί να χρειαστεί να αποθηκεύσει αριθμούς που έχουν περισσότερα από πέντε δεκαδικά ψηφία, μπορείτε να επιλέξετε Αυτόματη κατά την επιλογή του αριθμού των δεκαδικών ψηφίων που θα συμπεριληφθούν. Το Αυτόματο είναι επίσης μια καλή επιλογή εάν η στήλη αποθηκεύει τα αποτελέσματα των υπολογισμών και θέλετε το αποτέλεσμα να είναι όσο το δυνατόν ακριβέστερο. Ωστόσο, εάν θέλετε να εξασφαλίσετε ότι όλες οι τιμές στη στήλη έχουν τον ίδιο αριθμό δεκαδικών ψηφίων, είναι καλή ιδέα να περιορίσετε τον αριθμό των δεκαδικών ψηφίων στο μηδέν, μόνο για ακέραιους αριθμούς ή έναν άλλο αριθμό δεκαδικών ψηφίων έως πέντε.

  • Εμφάνιση μιας προεπιλεγμένης τιμής    Εμφανίζει αυτόματα έναν συγκεκριμένο αριθμό όταν κάποιος προσθέτει ένα νέο στοιχείο, επιτρέποντας επίσης στους χρήστες να εισαγάγουν διαφορετικούς αριθμούς, εάν χρειάζεται να το πράξουν. Μια προεπιλεγμένη τιμή βοηθά τους χρήστες να εισαγάγουν πληροφορίες ταχύτερα. Για παράδειγμα, εάν η στήλη αποθηκεύει τον αριθμό των υπολογιστών που έχει κάθε μέλος της ομάδας και κάθε μέλος της ομάδας έχει τουλάχιστον έναν υπολογιστή, πληκτρολογήστε 1 ως την προεπιλεγμένη τιμή. Ως αποτέλεσμα, το 1 εμφανίζεται αυτόματα όταν προστίθεται ένα νέο στοιχείο στη λίστα και τα μέλη της ομάδας δεν χρειάζεται να εισαγάγουν τον αριθμό.

    Μια προεπιλεγμένη τιμή μπορεί να είναι είτε ένας αριθμός που καθορίζετε είτε το αποτέλεσμα ενός υπολογισμού, ο οποίος ονομάζεται υπολογισμένη τιμή. Οι υπολογισμένες τιμές είναι χρήσιμες όταν θέλετε να εμφανίσετε έναν συγκεκριμένο αριθμό αυτόματα, αλλά ο αριθμός μπορεί να διαφέρει ανάλογα με το ποιος πρόσθεσε το στοιχείο, όταν προστέθηκε το στοιχείο ή άλλοι λόγοι. Για να χρησιμοποιήσετε μια υπολογισμένη τιμή, εισαγάγετε έναν τύπο, αντί για έναν συγκεκριμένο αριθμό, ως την προεπιλεγμένη τιμή. Ο τύπος μπορεί να υπολογίσει έναν αριθμό με βάση τις πληροφορίες σε άλλες στήλες ή συναρτήσεις συστήματος.

  • Μορφοποίηση του αριθμού ως ποσοστού    Η ρύθμιση " Εμφάνιση ως ποσοστό " σάς επιτρέπει να εμφανίζετε και να αποθηκεύετε τον αριθμό ως ποσοστό και να τον αντιμετωπίζετε ως ποσοστό όταν χρησιμοποιείται για τον υπολογισμό άλλων τιμών.

Χρησιμοποιείται για την αποθήκευση πληροφοριών TRUE/FALSE ή Ναι/Όχι, όπως εάν κάποιος θα παραστεί σε ένα συμβάν. Μια στήλη Ναι/Όχι εμφανίζεται ως μεμονωμένο πλαίσιο ελέγχου όταν τα άτομα καταχωρούν πληροφορίες σχετικά με ένα στοιχείο. Για να υποδείξετε το Ναι, τα μέλη της ομάδας επιλέγουν το πλαίσιο ελέγχου. Για να υποδείξετε " Όχι", τα μέλη της ομάδας εκκαθαρίζουν το πλαίσιο ελέγχου.

Τα δεδομένα σε μια στήλη " Ναι/Όχι " μπορούν να χρησιμοποιηθούν σε υπολογισμούς για άλλες στήλες. Σε αυτές τις περιπτώσεις, η τιμή " Ναι " μετατρέπεται σε αριθμητική τιμή μία (1) και η τιμή " Όχι " μετατρέπεται σε αριθμητική τιμή μηδέν (0).

Μπορείτε να προσαρμόσετε μια στήλη Ναι/Όχι , επιλέγοντας μια προεπιλεγμένη τιμή για αυτήν. Μια προεπιλεγμένη τιμή είναι η επιλογή που εμφανίζεται αυτόματα όταν κάποιος προσθέτει ένα νέο στοιχείο. Εάν χρειάζεται, οι χρήστες μπορούν να επιλέξουν μια διαφορετική τιμή. Για μια στήλη Ναι/Όχι , μπορείτε να καθορίσετε εάν το πλαίσιο ελέγχου θα είναι επιλεγμένο αυτόματα, υποδεικνύοντας μια τιμή Ναι ή όχι, υποδεικνύοντας ότι δεν υπάρχει τιμή.

Χρησιμοποιείται για την παροχή μιας λίστας με δυνατότητα αναζήτησης ατόμων και ομάδων από την οποία οι χρήστες μπορούν να επιλέγουν πότε προσθέτουν ή επεξεργάζονται ένα στοιχείο. Για παράδειγμα, σε μια λίστα εργασιών, ένα άτομο ή μια στήλη ομάδας με το όνομα "ανάθεση" μπορεί να παρέχει μια λίστα με τα άτομα στα οποία μπορεί να ανατεθεί μια εργασία. Τα περιεχόμενα της λίστας εξαρτώνται από τον τρόπο με τον οποίο οι υπηρεσίες καταλόγου και οι ομάδες SharePoint έχουν ρυθμιστεί για την τοποθεσία. Για να προσαρμόσετε τα περιεχόμενα της λίστας, ίσως χρειαστεί να επικοινωνήσετε με το διαχειριστή σας.

Μπορείτε να προσαρμόσετε ένα άτομο ή μια στήλη ομάδας με τους εξής τρόπους:

  • Δυνατότητα πολλών επιλογών    Επιτρέψτε στους χρήστες να επιλέγουν όσες επιλογές θέλουν ή να περιορίζουν τον αριθμό των επιλογών σε μία μόνο επιλογή.

  • Συμπερίληψη ή εξαίρεση ομάδων ατόμων    Καθορίστε εάν η λίστα περιλαμβάνει μόνο μεμονωμένα άτομα ή επιπλέον περιλαμβάνει λίστες διανομής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και SharePoint ομάδες. Για παράδειγμα, σε μια λίστα εργασιών, μπορεί να θέλετε να συμπεριλάβετε μόνο μεμονωμένα άτομα για να διασφαλίσετε ότι ένα συγκεκριμένο άτομο είναι υπεύθυνο για κάθε εργασία. Σε μια λίστα έργων, μπορεί να θέλετε να συμπεριλάβετε λίστες διανομής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και SharePoint ομάδες για να εξασφαλίσετε ότι μια ομάδα είναι συσχετισμένη με κάθε έργο.

Σημείωση: Η κατάσταση παρουσίας, που ήταν προηγουμένως διαθέσιμη με το όνομα (με παρουσία), δεν είναι διαθέσιμη στα σύγχρονα προγράμματα περιήγησης. Η εταιρεία σας μπορεί να επιλέξει να κάνει διαθέσιμη την παρουσία της, ακολουθώντας τα βήματα που περιβάλλουν την επιλογή Εμφάνιση μιας κλασικής τοποθεσίας του SharePoint στη λειτουργία εγγράφου του Internet Explorer 10.

Χρησιμοποιείται για την αποθήκευση ημερομηνιών ημερολογίου ή και για τις δύο ημερομηνίες και ώρες. Η μορφή ημερομηνίας ποικίλλει ανάλογα με τις τοπικές ρυθμίσεις για την τοποθεσία. Εάν η μορφή που θέλετε δεν είναι διαθέσιμη, ζητήστε από το διαχειριστή σας να προσθέσει υποστήριξη για την κατάλληλη περιοχή στην τοποθεσία.

Μπορείτε να προσαρμόσετε μια στήλη ημερομηνίας και ώρας με τους εξής τρόπους:

  • Συμπεριλάβετε μόνο την ημερομηνία ή και την ημερομηνία και την ώρα    Καθορίστε εάν θέλετε να συμπεριλάβετε μόνο την ημερομηνία του ημερολογίου ή την ημερομηνία και την ώρα της ημέρας.

  • Εμφάνιση μιας προεπιλεγμένης τιμής    Εμφανίζει αυτόματα μια συγκεκριμένη ημερομηνία ή ημερομηνία και ώρα όταν κάποιος προσθέτει ένα νέο στοιχείο, ενώ επίσης επιτρέπει στους χρήστες να εισαγάγουν μια διαφορετική τιμή, εάν χρειάζεται να το πράξουν. Μια προεπιλεγμένη τιμή βοηθά τους χρήστες να εισαγάγουν πληροφορίες ταχύτερα. Για παράδειγμα, εάν η στήλη αποθηκεύει την ημερομηνία κατά την οποία γεννάται μια δαπάνη και τα περισσότερα έξοδα προκύπτουν από την πρώτη ημέρα του οικονομικού έτους, μπορείτε να καθορίσετε την πρώτη ημέρα του οικονομικού έτους ως την προεπιλεγμένη τιμή. Ως αποτέλεσμα, αυτή η ημερομηνία εμφανίζεται αυτόματα όταν προστίθεται ένα νέο στοιχείο στη λίστα και τα μέλη της ομάδας δεν χρειάζεται να εισαγάγουν την ημερομηνία.

    Μια προεπιλεγμένη τιμή μπορεί να είναι μια τιμή που καθορίζετε, η ημερομηνία κατά την οποία προστίθεται ένα στοιχείο σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη ή το αποτέλεσμα ενός υπολογισμού, ο οποίος ονομάζεται υπολογισμένη τιμή. Οι υπολογισμένες τιμές είναι χρήσιμες όταν θέλετε να εμφανίζετε μια συγκεκριμένη ημερομηνία ή ώρα αυτόματα, αλλά η ημερομηνία ή η ώρα μπορεί να διαφέρει ανάλογα με το στοιχείο. Για να χρησιμοποιήσετε μια υπολογισμένη τιμή, εισαγάγετε έναν τύπο ως την προεπιλεγμένη τιμή. Ο τύπος μπορεί να υπολογίσει μια τιμή με βάση πληροφορίες σε άλλες στήλες ή συναρτήσεις συστήματος, όπως [σήμερα], για να υποδείξει την τρέχουσα ημερομηνία. Για παράδειγμα, εάν θέλετε η στήλη να εμφανίζει μια ημερομηνία που είναι 30 ημέρες μετά την τρέχουσα ημερομηνία, πληκτρολογήστε την εξίσωση = [Today] + 30 στο πλαίσιο υπολογισμένη τιμή .

Χρησιμοποιείται για να επιτρέψετε στους χρήστες να επιλέγουν από μια λίστα επιλογών που παρέχετε. Αυτός ο τύπος στήλης είναι μια ιδανική επιλογή σε περιπτώσεις όπου θέλετε να εξασφαλίσετε ότι όλα τα δεδομένα στη στήλη είναι συνεπή, επειδή μπορείτε να περιορίσετε τις τιμές που είναι αποθηκευμένες σε μια στήλη.

Μπορείτε να προσαρμόσετε μια στήλη επιλογών με τους εξής τρόπους:

  • Ορισμός της λίστας επιλογών    Δώστε μια ακριβή λίστα με τις τιμές που μπορούν να επιλέξουν οι χρήστες. Για να παρέχετε αυτή τη λίστα, αντικαταστήστε το δείγμα κειμένου στο πλαίσιο Επιλογές με τις τιμές που θέλετε. Πληκτρολογήστε κάθε τιμή σε ξεχωριστή γραμμές. Για να ξεκινήσετε μια νέα ευθεία, πατήστε το πλήκτρο ENTER.

  • Ενεργοποίηση πρόσθετων προσαρμοσμένων επιλογών    Για να επιτρέψετε στους χρήστες να εισαγάγουν μια τιμή που δεν περιλαμβάνεται στη λίστα επιλογών, ενεργοποιήστε την επιλογή δυνατότητα προσθήκης τιμών με μη αυτόματο τρόπο. Αυτή η ενέργεια είναι καλή ιδέα, εάν δεν γνωρίζετε όλες τις τιμές που πρέπει να εισαγάγουν οι χρήστες σχετικά με τα στοιχεία. Εάν προτιμάτε ότι οι χρήστες χρησιμοποιούν μόνο τις τιμές που καθορίζετε, απενεργοποιήστε την δυνατότητα προσθήκης τιμών με μη αυτόματο τρόπο.

  • Εμφάνιση μιας προεπιλεγμένης τιμής    Επιλέξτε αυτόματα μια συγκεκριμένη τιμή όταν κάποιος προσθέτει ένα νέο στοιχείο, επιτρέποντας επίσης στους χρήστες να επιλέγουν μια διαφορετική τιμή, εάν χρειάζεται να το πράξουν. Μια προεπιλεγμένη τιμή βοηθά τους χρήστες να εισαγάγουν πληροφορίες ταχύτερα. Για παράδειγμα, εάν η στήλη αποθηκεύει τα ονόματα των εταιρειών που έχουν αντιστοιχιστεί σε ένα έργο και ο οργανισμός σας συνεργάζεται με μια συγκεκριμένη εταιρεία για τα περισσότερα έργα, μπορείτε να εισαγάγετε το όνομα της εταιρείας ως προεπιλεγμένη τιμή. Ως αποτέλεσμα, το όνομα της εταιρείας εμφανίζεται αυτόματα όταν προστίθεται ένα νέο έργο στη λίστα και τα μέλη της ομάδας δεν χρειάζεται να επιλέξουν το όνομα.

    Μια προεπιλεγμένη τιμή μπορεί να είναι είτε μια τιμή που καθορίζετε είτε το αποτέλεσμα ενός υπολογισμού, ο οποίος ονομάζεται υπολογισμένη τιμή. Οι υπολογισμένες τιμές είναι χρήσιμες όταν θέλετε να εμφανίζεται το συγκεκριμένο κείμενο στη στήλη αυτόματα, αλλά το κείμενο μπορεί να διαφέρει ανάλογα με το ποιος πρόσθεσε το στοιχείο, όταν προστέθηκε το στοιχείο ή άλλοι λόγοι. Για να χρησιμοποιήσετε μια υπολογισμένη τιμή, εισαγάγετε έναν τύπο, αντί για συγκεκριμένο κείμενο, ως προεπιλεγμένη τιμή. Ο τύπος μπορεί να υπολογίσει μια τιμή με βάση πληροφορίες σε άλλες στήλες ή συναρτήσεις συστήματος, όπως [σήμερα], για να υποδείξει την τρέχουσα ημερομηνία ή [Me], για να εμφανίσει το όνομα του ατόμου που προσθέτει ή αλλάζει το στοιχείο.

    Από το αναπτυσσόμενο μενού, επιλέξτε την προεπιλεγμένη επιλογή που θέλετε να εμφανίσετε ή επιλέξτε καμία για να παραμείνει κενή η προεπιλεγμένη επιλογή.

  • Επιλογή μορφής εμφάνισης    Εμφάνιση των επιλογών μέσω ενός αναπτυσσόμενου μενού ή κουμπιών επιλογής. Πρώτα, επιλέξτε περισσότερες επιλογέςκαι, στη συνέχεια, στην περιοχή Εμφάνιση επιλογών με χρήση, επιλέξτε τη μορφή που προτιμάτε.

Επιλογές για στήλες επιλογής στη σύγχρονη εμπειρία

Χρησιμοποιείται για την αποθήκευση μιας υπερ-σύνδεσης προς μια ιστοσελίδα, γραφικό ή άλλο πόρο.

Μια στήλη υπερ-σύνδεσης αποθηκεύει το ενιαίο αναγνωριστικό ΠΌΡΟΥ (URL) για μια ιστοσελίδα, γραφικό ή άλλο πόρο. Ανάλογα με τη μορφή εμφάνισης που επιλέγετε, εμφανίζεται είτε μια υπερ-σύνδεση στην οποία μπορείτε να κάνετε κλικ για πρόσβαση στον πόρο είτε ένα γραφικό αντί για τη διεύθυνση URL για το αρχείο γραφικών.

Όταν ένας χρήστης προσθέτει μια υπερ-σύνδεση σε ένα στοιχείο λίστας, πρέπει να εισαγάγει τη διεύθυνση URL και το περιγραφικό κείμενο που εμφανίζεται στη στήλη. Εάν η διεύθυνση URL προορίζεται για ένα αρχείο γραφικών, όπως το http://www.example.com/image.gif, μπορούν προαιρετικά να εισαγάγουν περιγραφικό, εναλλακτικό κείμενο για το γραφικό, το οποίο εμφανίζεται για τα άτομα που απενεργοποιούν γραφικά στα προγράμματα περιήγησής τους ή βασίζονται σε λογισμικό ανάγνωσης οθόνης για τη μετατροπή γραφικών στην οθόνη σε προφορικές λέξεις.

Χρησιμοποιείται για την αποθήκευση νομισματικών τιμών.

Συμβουλές για την επιλογή μιας στήλης " αριθμός " ή " Νομισματική μονάδα "

Και οι δύο τύποι στηλών " αριθμός " και " Νομισματική μονάδα " αποθηκεύουν αριθμητικές τιμές. Χρησιμοποιήστε μια στήλη αριθμών για να αποθηκεύσετε αριθμητικά δεδομένα για μαθηματικούς υπολογισμούς που δεν είναι οικονομικοί υπολογισμοί ή δεν απαιτούν υψηλό βαθμό ακρίβειας. Χρησιμοποιήστε μια στήλη νομισματικών μονάδων για να αποθηκεύσετε αριθμητικά δεδομένα για οικονομικούς υπολογισμούς ή σε περιπτώσεις όπου δεν θέλετε στρογγυλούς αριθμούς σε υπολογισμούς. Σε αντίθεση με μια στήλη αριθμών , μια Νομισματική στήλη είναι ακριβής 15 ψηφία στα αριστερά της υποδιαστολής και 4 ψηφία προς τα δεξιά. Και οι δύο τύποι στηλών " αριθμός " και " Νομισματική μονάδα " παρέχουν προκαθορισμένες μορφές που καθορίζουν τον τρόπο εμφάνισης των δεδομένων.

Μπορείτε να προσαρμόσετε μια στήλη νομισματικών μονάδων με τους εξής τρόπους:

  • Καθορισμός ελάχιστων και μέγιστων επιτρεπόμενων τιμών    Περιορισμός της περιοχής των τιμών νομισματικής μονάδας που μπορούν να εισαγάγουν οι χρήστες. Για παράδειγμα, εάν η στήλη αποθηκεύει αναφερόμενες δαπάνες για ένα συμβάν και ο οργανισμός σας περιορίζει την αναφορά σε ποσά εντός μιας συγκεκριμένης περιοχής, μπορείτε να καθορίσετε αυτά τα όρια ως τις ελάχιστες και τις μέγιστες τιμές.

  • Συμπερίληψη δεκαδικών ψηφίων    Καθορίστε εάν οι τιμές περιλαμβάνουν δεκαδικά ψηφία και τον αριθμό των δεκαδικών ψηφίων που θα αποθηκευτούν. Για τις νομισματικές τιμές, μπορείτε να επιλέξετε δύο δεκαδικά ψηφία ή, εάν προτιμάτε να αποθηκεύσετε μόνο στρογγυλές τιμές, μπορείτε να επιλέξετε το μηδέν. Για μη νομισματικές τιμές που χρησιμοποιούνται σε υπολογισμούς που απαιτούν υψηλό βαθμό ακρίβειας, μπορείτε να επιλέξετε να περιορίσετε τον αριθμό των δεκαδικών ψηφίων στο μηδέν έως πέντε ή, για πιο ακριβείς τιμές, να επιλέξετε Αυτόματη για να χρησιμοποιήσετε αυτόματα τον κατάλληλο αριθμό δεκαδικών ψηφίων για το αποτέλεσμα του υπολογισμού.

  • Εμφάνιση μιας προεπιλεγμένης τιμής    Εμφανίζει αυτόματα μια συγκεκριμένη τιμή όταν κάποιος προσθέτει ένα νέο στοιχείο, ενώ επίσης επιτρέπει στους χρήστες να εισαγάγουν μια διαφορετική τιμή, εάν χρειάζεται να το πράξουν. Μια προεπιλεγμένη τιμή βοηθά τους χρήστες να εισαγάγουν πληροφορίες ταχύτερα. Για παράδειγμα, εάν η στήλη αποθηκεύει τις δαπάνες που προκύπτουν για τη ρύθμιση νέων λογαριασμών και ότι η δαπάνη είναι συνήθως η ίδια για όλους τους νέους λογαριασμούς, μπορείτε να καθορίσετε αυτό το ποσό ως την προεπιλεγμένη τιμή. Ως αποτέλεσμα, αυτή η τιμή εμφανίζεται αυτόματα όταν προστίθεται ένα νέο στοιχείο στη λίστα και τα μέλη της ομάδας δεν χρειάζεται να εισαγάγουν τον αριθμό.

    Μια προεπιλεγμένη τιμή μπορεί να είναι είτε μια τιμή που καθορίζετε είτε το αποτέλεσμα ενός υπολογισμού, ο οποίος ονομάζεται υπολογισμένη τιμή. Οι υπολογισμένες τιμές είναι χρήσιμες όταν θέλετε να εμφανίσετε μια συγκεκριμένη τιμή αυτόματα, αλλά η τιμή μπορεί να διαφέρει ανάλογα με το στοιχείο, το οποίο πρόσθεσε το στοιχείο, όταν προστέθηκε το στοιχείο ή άλλοι λόγοι. Για να χρησιμοποιήσετε μια υπολογισμένη τιμή, εισαγάγετε έναν τύπο, αντί για συγκεκριμένο κείμενο, ως προεπιλεγμένη τιμή. Ο τύπος μπορεί να υπολογίσει μια τιμή με βάση πληροφορίες σε άλλες στήλες ή συναρτήσεις συστήματος.

  • Επιλογή μορφής νομισματικής μονάδας    Βεβαιωθείτε ότι όλες οι τιμές στη στήλη βασίζονται στην ίδια νομισματική μονάδα, επιλέγοντας μια συγκεκριμένη μορφή νομισματικής μονάδας για τη στήλη. Το αναπτυσσόμενο πλαίσιο προσφέρει περισσότερες από 100 επιλογές χώρας, ώστε να μπορείτε να καθορίσετε νομισματική μονάδα στις περισσότερες τοπικές μορφές.

Χρησιμοποιήστε το για να προσθέσετε ένα αρχείο εικόνας από τη συσκευή σας σε ένα στοιχείο μιας λίστας ή μιας βιβλιοθήκης.

Αφού προσθέσετε μια στήλη εικόνας σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη, μπορείτε να κάνετε τα εξής:

  • Προσθέστε μια εικόνα χρησιμοποιώντας τη φόρμα λίστας ή βιβλιοθήκης. Για παράδειγμα, στο στιγμιότυπο οθόνης κάτω από τη φωτογραφία της συσκευής είναι η στήλη εικόνα.

    Νέο στοιχείο στήλης εικόνας
  • Να προβάλετε, να αντικαταστήσετε ή να διαγράψετε μια εικόνα κατά την προβολή του στοιχείου ή των ιδιοτήτων αρχείου στη φόρμα, επιλέγοντας το εικονίδιο Επεξεργασία (μολύβι) ή το εικονίδιο Delete (κάδος απορριμμάτων).

    Προβολή στηλών εικόνας, αντικατάσταση ή διαγραφή

Για να μάθετε περισσότερα σχετικά με τη λίστα και τις βιβλιοθήκες, ανατρέξτε στο θέμα τύποι και επιλογές στηλών λίστας και βιβλιοθήκης.

Οι στήλες σάς βοηθούν να δημιουργείτε ουσιαστικές προβολές των στοιχείων σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη. Με τη χρήση στηλών, μπορείτε να ταξινομήσετε, να ομαδοποιήσετε και να φιλτράρετε στοιχεία και μπορείτε επίσης να υπολογίσετε αυτόματα τα δεδομένα σχετικά με τα στοιχεία και να εμφανίσετε τα αποτελέσματα αυτών των υπολογισμών. Οι στήλες σάς επιτρέπουν επίσης να καθορίζετε τις πληροφορίες που θα πρέπει να εισάγονται σχετικά με ένα στοιχείο όταν κάποιος προσθέτει ένα στοιχείο σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη. Όταν προστίθεται ένα στοιχείο, εμφανίζεται μια φόρμα και παρέχει πεδία και επιλογές για την εισαγωγή πληροφοριών. Όταν δημιουργείτε μια λίστα ή βιβλιοθήκη, ορισμένες στήλες, όπως ο Τίτλος και η τροποποίησήτους, δημιουργούνται αυτόματα. Μπορείτε να δημιουργήσετε επιπλέον στήλες ανάλογα με τις ανάγκες σας. Οι στήλες που δημιουργείτε καθορίζουν τα πεδία και τις επιλογές που εμφανίζονται σε αυτή τη φόρμα και τις στήλες που μπορούν να προστεθούν στις προβολές της λίστας ή της βιβλιοθήκης.

Καθορίζετε τον τύπο στήλης που θέλετε όταν δημιουργείτε μια στήλη. Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορείτε επίσης να επιλέξετε έναν διαφορετικό τύπο στήλης για μια υπάρχουσα στήλη, αλλά αυτό εξαρτάται από το είδος και το ποσό των δεδομένων που είναι αποθηκευμένα τη συγκεκριμένη στιγμή στη στήλη. Η αλλαγή του τύπου στήλης μιας υπάρχουσας στήλης μπορεί να καταστρέψει τα δεδομένα που είναι ήδη αποθηκευμένα στη στήλη. Για αυτούς τους λόγους, είναι σημαντικό να αποφασίσετε τι είδους δεδομένα θέλετε να αποθηκεύσετε πριν να δημιουργήσετε μια στήλη. Όταν αποφασίσετε ποιον τύπο στήλης θέλετε, εξετάστε τα εξής:

  • Τι είδους δεδομένα θέλετε να αποθηκεύσετε; Μόνο γράμματα; Μόνο αριθμοί; Μορφοποιημένο κείμενο; Για παράδειγμα, δεν μπορείτε να αποθηκεύσετε γράμματα σε μια στήλη αριθμών . Η γνώση του είδους των δεδομένων που θέλετε να αποθηκεύσετε είναι το πρώτο βήμα προς την επιλογή του καταλληλότερου τύπου στήλης.

  • Θέλετε να χρησιμοποιήσετε τα δεδομένα σε οικονομικούς υπολογισμούς; Σε αυτή την περίπτωση, ο τύπος της στήλης " Νομισματική μονάδα " είναι η καλύτερη επιλογή.

  • Θέλετε να χρησιμοποιήσετε τα δεδομένα σε μαθηματικούς υπολογισμούς; Πόσο ακριβείς πρέπει να είναι αυτοί οι υπολογισμοί; Μπορείτε να υπολογίσετε δεδομένα σε στήλες αριθμών ή νομισματικών μονάδων , αλλά όχι σε στήλες κειμένου . Επιπλέον, οι υπολογισμοί σε μια Νομισματική στήλη είναι πιο ακριβείς.

  • Πώς θέλετε να ταξινομούνται τα δεδομένα στη στήλη; Σε μια στήλη κειμένου , οι αριθμοί ταξινομούνται ως συμβολοσειρές χαρακτήρων (1, 10, 100, 2, 20, 200 και ούτω καθεξής) και όχι ως αριθμητικές τιμές. Για να ταξινομήστε τους αριθμούς ως αριθμητικές τιμές, χρησιμοποιήστε μια στήλη " αριθμός " ή " Νομισματική μονάδα ". Επίσης, πολλές μορφές ημερομηνίας δεν ταξινομούνται σωστά εάν είναι αποθηκευμένες σε μια στήλη κειμένου . Για να εξασφαλίσετε τη σωστή ταξινόμηση των ημερομηνιών, χρησιμοποιήστε μια στήλη ημερομηνίας και ώρας .

  • Θέλετε να εξασφαλίσετε ότι τα άτομα θα εισαγάγουν πληροφορίες στη στήλη; Σε αυτή την περίπτωση, μπορείτε να καθορίσετε ότι η στήλη είναι υποχρεωτική και τα άτομα δεν μπορούν να προσθέσουν ένα στοιχείο χωρίς να εισάγουν τις πληροφορίες.

Χρησιμοποιήστε αυτόν τον τύπο πεδίου στήλης για να συγκεντρώσετε και να εμφανίσετε μικρές ποσότητες μη μορφοποιημένου κειμένου σε μία μόνο γραμμές, συμπεριλαμβανομένων των εξής:

  • Μόνο κείμενο, όπως τα ονόματα, τα επώνυμα ή τα ονόματα τμημάτων

  • Συνδυασμοί κειμένου και αριθμών, όπως ταχυδρομικές διευθύνσεις ή αριθμοί λογαριασμών

  • Αριθμοί που δεν χρησιμοποιούνται σε υπολογισμούς, όπως αριθμούς ΑΝΑΓΝΩΡΙΣΤΙΚού υπαλλήλου, αριθμούς τηλεφώνου, ταχυδρομικούς κώδικες ή αριθμούς ανταλλακτικών

Μια μεμονωμένη στήλη κειμένου εμφανίζει χαρακτήρες 255 σε μία μόνο γραμμές. Εάν δημιουργείτε μια στήλη για μια λίστα ή βιβλιοθήκη και θέλετε να εμφανίζετε μορφοποιημένο κείμενο ή περισσότερες από μία γραμμές κειμένου κάθε φορά, δημιουργήστε μια στήλη πολλών γραμμών κειμένου . Μπορείτε να αλλάξετε μια υπάρχουσα στήλη μίας γραμμής κειμένου σε μια στήλη πολλών γραμμών κειμένου χωρίς να χάσετε τα δεδομένα που είναι ήδη αποθηκευμένα στη στήλη.

Μπορείτε να προσαρμόσετε μια μεμονωμένη στήλη κειμένου με τους εξής τρόπους:

  • Αντιστοίχιση ορίου χαρακτήρων    Περιορίστε τον αριθμό των χαρακτήρων, ορίζοντας τον μέγιστο αριθμό χαρακτήρων που θέλετε. Για παράδειγμα, εάν η στήλη αποθηκεύει αριθμούς ΑΝΑΓΝΩΡΙΣΤΙΚού υπαλλήλου με πέντε ψηφία, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτή τη δυνατότητα για να εξασφαλίσετε ότι τα άτομα θα εισαγάγουν μόνο πέντε χαρακτήρες.

  • Εμφάνιση μιας προεπιλεγμένης τιμής    Αυτόματη Εμφάνιση συγκεκριμένου κειμένου όταν κάποιος προσθέτει ένα νέο στοιχείο, ενώ επιτρέπει επίσης στα άτομα να εισαγάγουν διαφορετικό κείμενο, εάν χρειάζεται να το πράξουν. Όταν ορίζετε την προεπιλεγμένη τιμή, τα άτομα μπορούν να εισαγάγουν πληροφορίες ταχύτερα, αποδεχόμενοι την προεπιλογή, εκτός εάν χρειάζεται να την αλλάξουν. Για παράδειγμα, εάν η στήλη αποθηκεύει το όνομα μιας εταιρείας που έχει εκχωρηθεί σε ένα έργο και ο οργανισμός σας συνεργάζεται με μια συγκεκριμένη εταιρεία για τα περισσότερα έργα, μπορείτε να εισαγάγετε το όνομα της εταιρείας ως προεπιλεγμένη τιμή. Ως αποτέλεσμα, το όνομα της εταιρείας εμφανίζεται αυτόματα όταν προστίθεται ένα νέο έργο στη λίστα και τα μέλη της ομάδας δεν χρειάζεται να εισαγάγουν το όνομα.

    Μια προεπιλεγμένη τιμή μπορεί να είναι είτε κείμενο που καθορίζετε είτε το αποτέλεσμα ενός υπολογισμού, το οποίο ονομάζεται υπολογισμένη τιμή. Οι υπολογισμένες τιμές είναι χρήσιμες όταν θέλετε να εμφανίζεται αυτόματα συγκεκριμένο κείμενο, αλλά το κείμενο μπορεί να διαφέρει ανάλογα με το ποιος πρόσθεσε το στοιχείο, όταν προστέθηκε το στοιχείο ή άλλοι λόγοι. Για να χρησιμοποιήσετε μια υπολογισμένη τιμή, εισαγάγετε έναν τύπο, αντί για συγκεκριμένο κείμενο, ως προεπιλεγμένη τιμή. Ο τύπος μπορεί να υπολογίσει μια τιμή με βάση πληροφορίες σε άλλες στήλες ή συναρτήσεις συστήματος, όπως [σήμερα], για να υποδείξει την τρέχουσα ημερομηνία ή [Me], για να εμφανίσει το όνομα του ατόμου που προσθέτει ή αλλάζει το στοιχείο

    Επιλογές για τη στήλη μίας σειράς κειμένου

Χρησιμοποιήστε αυτόν τον τύπο πεδίου στήλης σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη για να συλλέξετε και να εμφανίσετε μορφοποιημένο κείμενο ή μακροσκελές κείμενο και αριθμούς σε περισσότερες από μία γραμμές, όπως μια περιγραφή ενός στοιχείου. Μια στήλη πολλών γραμμών κειμένου μπορεί να αποθηκεύσει έως και 63.999 χαρακτήρες και μπορείτε να καθορίσετε τον αριθμό των γραμμών του κειμένου που θέλετε να εμφανίζονται όταν τα άτομα εισαγάγουν πληροφορίες σχετικά με ένα στοιχείο. Αυτός ο τύπος στήλης εμφανίζει όλο το κείμενο κατά την προβολή της στήλης σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη.

Μπορείτε να προσαρμόσετε μια στήλη πολλών γραμμών κειμένου με τους εξής τρόπους:

  • Αντιστοίχιση ορίου εμφάνισης    Περιορίστε τον αριθμό των γραμμών που εμφανίζονται όταν τα άτομα εισαγάγουν πληροφορίες σχετικά με ένα στοιχείο με τον αριθμό των γραμμών για την επεξεργασία της ρύθμισης. Για παράδειγμα, εάν η στήλη αποθηκεύει μακροσκελείς σημειώσεις σχετικά με ένα συμβάν ημερολογίου, μπορείτε να επιλέξετε να εμφανίζονται δέκα γραμμές κειμένου. Με αυτόν τον τρόπο, είναι πιο εύκολο για τους χρήστες να εισαγάγουν πληροφορίες, επειδή μπορούν να δουν εύκολα όλο το κείμενο που έχουν εισαγάγει. Αντίστροφα, εάν η στήλη αποθηκεύει μόνο μια πρόταση ή δύο σχετικά με ένα συμβάν, μπορεί να επιλέξετε να εμφανίσετε μόνο δύο ή τρεις γραμμές κειμένου.

    Εάν αντιστοιχίσετε ένα όριο εμφάνισης, αυτό δεν περιορίζει την ποσότητα του κειμένου που εμφανίζεται όταν η στήλη εμφανίζεται σε μια λίστα. όλο το κείμενο που έχει εισαχθεί για ένα στοιχείο εμφανίζεται στη στήλη.

  • Να Επιτρέπεται απεριόριστο μήκος    (διαθέσιμο μόνο σε βιβλιοθήκες εγγράφων) όταν χρησιμοποιείτε πολλές γραμμές κειμένου σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων, μπορείτε να καθορίσετε ότι το πεδίο δεν θα είναι περιορισμένο σε μήκος.

  • Ενεργοποίηση ή απενεργοποίηση της μορφοποίησης κειμένου   (είναι διαθέσιμη μόνο σε λίστες) Καθορίστε τον τύπο του κειμένου που θα επιτρέπεται σε σύνολα εάν τα άτομα μπορούν να εφαρμόσουν μορφοποίηση, όπως έντονη γραφή, πλάγια γραφή ή χρώματα σε κείμενο. Υπάρχουν δύο επιλογές: απλό κείμενο, το οποίο δεν υποστηρίζει επιλογές μορφοποίησης. ή εμπλουτισμένο εμπλουτισμένο κείμενο, το οποίο υποστηρίζει τη βασική μορφοποίηση, όπως έντονη γραφή, πλάγια γραφή, λίστες με κουκκίδες ή αρίθμηση, έγχρωμο κείμενο και χρώματα φόντου. Έχει επίσης πρόσθετες επιλογές για υπερ-συνδέσεις, εικόνες και πίνακες.

  • Προσάρτηση αλλαγών   (διαθέσιμες μόνο σε λίστες) εάν διαχείριση εκδόσεων έχει ενεργοποιηθεί για τη λίστα, η Προσάρτηση αλλαγών σε υπάρχον κείμενο καθορίζει εάν τα άτομα μπορούν να προσθέσουν νέο κείμενο σχετικά με ένα στοιχείο χωρίς να αντικαταστήσουν κανένα υπάρχον κείμενο σχετικά με αυτό το στοιχείο. Εάν επιλέξετε να μην προσαρτάτε αλλαγές, το νέο κείμενο σχετικά με ένα στοιχείο αντικαθιστά οποιοδήποτε υπάρχον κείμενο σχετικά με αυτό το στοιχείο στη στήλη. Εάν επιλέξετε να προσαρτήσετε αλλαγές, τα άτομα μπορούν να εισαγάγουν πρόσθετες πληροφορίες σχετικά με ένα στοιχείο, ενώ προβάλλουν επίσης κείμενο που είχε εισαχθεί προηγουμένως και την ημερομηνία και την ώρα εισαγωγής του κειμένου. Όταν προβάλλεται σε μια λίστα, όχι ως πεδίο σε μια φόρμα στοιχείου, η στήλη εμφανίζει τις καταχωρήσεις προβολήςυπερ-σύνδεσης, αντί για το κείμενο, και οι χρήστες μπορούν να κάνουν κλικ στην υπερ-σύνδεση για να δουν όλες τις πληροφορίες που είναι αποθηκευμένες στη στήλη για αυτό το στοιχείο.

    Σημαντικό: Εάν απενεργοποιήσετε αυτή την επιλογή αφού δημιουργήσετε τη στήλη, διαγράφονται όλες οι πληροφορίες εκτός από την πιο πρόσφατη καταχώρηση.

Επιλογές για πολλές liines της στήλης "κείμενο"

Ρυθμίσεις για λίστες

Κείμενο στήλης πολλών γραμμών για βιβλιοθήκες εγγράφων

Ρυθμίσεις για βιβλιοθήκες

Χρησιμοποιήστε αυτόν τον τύπο πεδίου στήλης για να επιτρέψετε στους χρήστες να επιλέγουν από μια λίστα επιλογών που παρέχετε. Αυτός ο τύπος στήλης είναι μια ιδανική επιλογή σε περιπτώσεις όπου θέλετε να εξασφαλίσετε ότι όλα τα δεδομένα στη στήλη είναι συνεπή, επειδή μπορείτε να περιορίσετε τις τιμές που είναι αποθηκευμένες σε μια στήλη.

Συμβουλή: Για να περιορίσετε τις τιμές μιας στήλης μόνο σε αυτές τις τιμές που είναι αποθηκευμένες στην τοποθεσία, χρησιμοποιήστε μια στήλη αναζήτησης αντί για μια στήλη επιλογής . Μπορείτε να μάθετε περισσότερα σχετικά με τις στήλες αναζήτησης παρακάτω σε αυτό το άρθρο.

Μπορείτε να προσαρμόσετε μια στήλη επιλογών με τους εξής τρόπους:

  • Ορισμός της λίστας επιλογών    Δώστε μια ακριβή λίστα με τις τιμές που μπορούν να επιλέξουν οι χρήστες. Για να παρέχετε αυτή τη λίστα, αντικαταστήστε το δείγμα κειμένου στο πλαίσιο Πληκτρολογήστε κάθε επιλογή σε ένα ξεχωριστό πλαίσιο γραμμή με τις τιμές που θέλετε. Πληκτρολογήστε κάθε τιμή σε ξεχωριστή γραμμές. Για να ξεκινήσετε μια νέα ευθεία, πατήστε το πλήκτρο ENTER.

  • Επιλογή μορφής εμφάνισης    Να επιτρέπονται πολλές επιλογές με πλαίσια ελέγχου ή μονή επιλογή χωρίς. Σημειώστε ότι το SharePoint θα εμφανίσει μόνο τα κουμπιά επιλογής σε κλασικά SharePoint.

  • Ενεργοποίηση πρόσθετων προσαρμοσμένων επιλογών    Για να επιτρέψετε στους χρήστες να εισαγάγουν μια τιμή που δεν περιλαμβάνεται στη λίστα επιλογών, ενεργοποιήστε τις επιλογές συμπλήρωσης . Αυτή η ενέργεια είναι καλή ιδέα, εάν δεν γνωρίζετε όλες τις τιμές που πρέπει να εισαγάγουν οι χρήστες σχετικά με τα στοιχεία. Εάν προτιμάτε τα άτομα να χρησιμοποιούν μόνο τις τιμές που καθορίζετε, απενεργοποιήστε τις επιλογές συμπλήρωσης .

  • Εμφάνιση μιας προεπιλεγμένης τιμής    Επιλέξτε αυτόματα μια συγκεκριμένη τιμή όταν κάποιος προσθέτει ένα νέο στοιχείο, επιτρέποντας επίσης στους χρήστες να επιλέγουν μια διαφορετική τιμή, εάν χρειάζεται να το πράξουν. Μια προεπιλεγμένη τιμή βοηθά τους χρήστες να εισαγάγουν πληροφορίες ταχύτερα. Για παράδειγμα, εάν η στήλη αποθηκεύει τα ονόματα των εταιρειών που έχουν αντιστοιχιστεί σε ένα έργο και ο οργανισμός σας συνεργάζεται με μια συγκεκριμένη εταιρεία για τα περισσότερα έργα, μπορείτε να εισαγάγετε το όνομα της εταιρείας ως προεπιλεγμένη τιμή. Ως αποτέλεσμα, το όνομα της εταιρείας εμφανίζεται αυτόματα όταν προστίθεται ένα νέο έργο στη λίστα και τα μέλη της ομάδας δεν χρειάζεται να επιλέξουν το όνομα.

    Μια προεπιλεγμένη τιμή μπορεί να είναι είτε μια τιμή που καθορίζετε είτε το αποτέλεσμα ενός υπολογισμού, ο οποίος ονομάζεται υπολογισμένη τιμή. Οι υπολογισμένες τιμές είναι χρήσιμες όταν θέλετε να εμφανίζεται το συγκεκριμένο κείμενο στη στήλη αυτόματα, αλλά το κείμενο μπορεί να διαφέρει ανάλογα με το ποιος πρόσθεσε το στοιχείο, όταν προστέθηκε το στοιχείο ή άλλοι λόγοι. Για να χρησιμοποιήσετε μια υπολογισμένη τιμή, εισαγάγετε έναν τύπο, αντί για συγκεκριμένο κείμενο, ως προεπιλεγμένη τιμή. Ο τύπος μπορεί να υπολογίσει μια τιμή με βάση πληροφορίες σε άλλες στήλες ή συναρτήσεις συστήματος, όπως [σήμερα], για να υποδείξει την τρέχουσα ημερομηνία ή [Me], για να εμφανίσει το όνομα του ατόμου που προσθέτει ή αλλάζει το στοιχείο.

Επιλογές για στήλες επιλογής

Χρησιμοποιήστε αυτόν τον τύπο πεδίου στήλης για να αποθηκεύσετε αριθμητικές τιμές που δεν είναι νομισματικές τιμές.

Συμβουλές για την επιλογή μιας στήλης " αριθμός " ή " Νομισματική μονάδα "

Και οι δύο τύποι στηλών " αριθμός " και " Νομισματική μονάδα " αποθηκεύουν αριθμητικές τιμές. Χρησιμοποιήστε μια στήλη αριθμών για να αποθηκεύσετε αριθμητικά δεδομένα για μαθηματικούς υπολογισμούς που δεν είναι οικονομικοί υπολογισμοί ή δεν απαιτούν υψηλό βαθμό ακρίβειας. Χρησιμοποιήστε μια στήλη νομισματικών μονάδων για να αποθηκεύσετε αριθμητικά δεδομένα για οικονομικούς υπολογισμούς ή σε περιπτώσεις όπου δεν θέλετε στρογγυλούς αριθμούς σε υπολογισμούς. Σε αντίθεση με μια στήλη αριθμών , μια Νομισματική στήλη είναι ακριβής 15 ψηφία στα αριστερά της υποδιαστολής και 4 ψηφία προς τα δεξιά. Και οι δύο τύποι στηλών " αριθμός " και " Νομισματική μονάδα " παρέχουν προκαθορισμένες μορφές που καθορίζουν τον τρόπο εμφάνισης των δεδομένων.

Μπορείτε να προσαρμόσετε μια στήλη αριθμών με τους εξής τρόπους:

  • Καθορισμός ελάχιστων και μέγιστων τιμών    Περιορισμός της περιοχής των αριθμών που μπορούν να εισαγάγουν οι χρήστες. Για παράδειγμα, εάν η στήλη αποθηκεύει τον όγκο εργασίας που έχει ολοκληρωθεί για μια εργασία ως ποσοστό, μπορείτε να καθορίσετε το μηδέν ως την ελάχιστη τιμή και το 100 ως τη μέγιστη τιμή. Παρομοίως, εάν η στήλη αποθηκεύει τον αριθμό των συμμετεχόντων για ένα συμβάν και θέλετε να περιορίσετε τους συμμετέχοντες σε έναν συγκεκριμένο αριθμό, μπορείτε να εισαγάγετε τον μέγιστο αριθμό συμμετεχόντων ως τη μέγιστη τιμή.

  • Συμπερίληψη δεκαδικών ψηφίων    Καθορίστε εάν οι αριθμοί περιέχουν δεκαδικά ψηφία και τον αριθμό των δεκαδικών ψηφίων που θα αποθηκευτούν. Εάν η στήλη μπορεί να χρειαστεί να αποθηκεύσει αριθμούς που έχουν περισσότερα από πέντε δεκαδικά ψηφία, μπορείτε να επιλέξετε Αυτόματη κατά την επιλογή του αριθμού των δεκαδικών ψηφίων που θα συμπεριληφθούν. Το Αυτόματο είναι επίσης μια καλή επιλογή εάν η στήλη αποθηκεύει τα αποτελέσματα των υπολογισμών και θέλετε το αποτέλεσμα να είναι όσο το δυνατόν ακριβέστερο. Ωστόσο, εάν θέλετε να εξασφαλίσετε ότι όλες οι τιμές στη στήλη έχουν τον ίδιο αριθμό δεκαδικών ψηφίων, είναι καλή ιδέα να περιορίσετε τον αριθμό των δεκαδικών ψηφίων στο μηδέν, μόνο για ακέραιους αριθμούς ή έναν άλλο αριθμό δεκαδικών ψηφίων έως πέντε.

  • Εμφάνιση μιας προεπιλεγμένης τιμής    Εμφανίζει αυτόματα έναν συγκεκριμένο αριθμό όταν κάποιος προσθέτει ένα νέο στοιχείο, επιτρέποντας επίσης στους χρήστες να εισαγάγουν διαφορετικούς αριθμούς, εάν χρειάζεται να το πράξουν. Μια προεπιλεγμένη τιμή βοηθά τους χρήστες να εισαγάγουν πληροφορίες ταχύτερα. Για παράδειγμα, εάν η στήλη αποθηκεύει τον αριθμό των υπολογιστών που έχει κάθε μέλος της ομάδας και κάθε μέλος της ομάδας έχει τουλάχιστον έναν υπολογιστή, πληκτρολογήστε 1 ως την προεπιλεγμένη τιμή. Ως αποτέλεσμα, το 1 εμφανίζεται αυτόματα όταν προστίθεται ένα νέο στοιχείο στη λίστα και τα μέλη της ομάδας δεν χρειάζεται να εισαγάγουν τον αριθμό.

    Μια προεπιλεγμένη τιμή μπορεί να είναι είτε ένας αριθμός που καθορίζετε είτε το αποτέλεσμα ενός υπολογισμού, ο οποίος ονομάζεται υπολογισμένη τιμή. Οι υπολογισμένες τιμές είναι χρήσιμες όταν θέλετε να εμφανίσετε έναν συγκεκριμένο αριθμό αυτόματα, αλλά ο αριθμός μπορεί να διαφέρει ανάλογα με το ποιος πρόσθεσε το στοιχείο, όταν προστέθηκε το στοιχείο ή άλλοι λόγοι. Για να χρησιμοποιήσετε μια υπολογισμένη τιμή, εισαγάγετε έναν τύπο, αντί για έναν συγκεκριμένο αριθμό, ως την προεπιλεγμένη τιμή. Ο τύπος μπορεί να υπολογίσει έναν αριθμό με βάση τις πληροφορίες σε άλλες στήλες ή συναρτήσεις συστήματος.

  • Μορφοποίηση του αριθμού ως ποσοστού    Η ρύθμιση " Εμφάνιση ως ποσοστό " σάς επιτρέπει να εμφανίζετε και να αποθηκεύετε τον αριθμό ως ποσοστό και να τον αντιμετωπίζετε ως ποσοστό όταν χρησιμοποιείται για τον υπολογισμό άλλων τιμών.

Επιλογές για την αριθμητική στήλη

Χρησιμοποιήστε αυτόν τον τύπο πεδίου στήλης για την αποθήκευση νομισματικών τιμών.

Συμβουλές για την επιλογή μιας στήλης " αριθμός " ή " Νομισματική μονάδα "

Και οι δύο τύποι στηλών " αριθμός " και " Νομισματική μονάδα " αποθηκεύουν αριθμητικές τιμές. Χρησιμοποιήστε μια στήλη αριθμών για να αποθηκεύσετε αριθμητικά δεδομένα για μαθηματικούς υπολογισμούς που δεν είναι οικονομικοί υπολογισμοί ή δεν απαιτούν υψηλό βαθμό ακρίβειας. Χρησιμοποιήστε μια στήλη νομισματικών μονάδων για να αποθηκεύσετε αριθμητικά δεδομένα για οικονομικούς υπολογισμούς ή σε περιπτώσεις όπου δεν θέλετε στρογγυλούς αριθμούς σε υπολογισμούς. Σε αντίθεση με μια στήλη αριθμών , μια Νομισματική στήλη είναι ακριβής 15 ψηφία στα αριστερά της υποδιαστολής και 4 ψηφία προς τα δεξιά. Και οι δύο τύποι στηλών " αριθμός " και " Νομισματική μονάδα " παρέχουν προκαθορισμένες μορφές που καθορίζουν τον τρόπο εμφάνισης των δεδομένων.

Επιλογές για στήλες νομισματικής μονάδας

Μπορείτε να προσαρμόσετε μια στήλη νομισματικών μονάδων με τους εξής τρόπους:

  • Καθορισμός ελάχιστων και μέγιστων τιμών    Περιορισμός της περιοχής των τιμών νομισματικής μονάδας που μπορούν να εισαγάγουν οι χρήστες. Για παράδειγμα, εάν η στήλη αποθηκεύει αναφερόμενες δαπάνες για ένα συμβάν και ο οργανισμός σας περιορίζει την αναφορά σε ποσά εντός μιας συγκεκριμένης περιοχής, μπορείτε να καθορίσετε αυτά τα όρια ως τις ελάχιστες και τις μέγιστες τιμές.

  • Συμπερίληψη δεκαδικών ψηφίων    Καθορίστε εάν οι τιμές περιλαμβάνουν δεκαδικά ψηφία και τον αριθμό των δεκαδικών ψηφίων που θα αποθηκευτούν. Για τις νομισματικές τιμές, μπορείτε να επιλέξετε δύο δεκαδικά ψηφία ή, εάν προτιμάτε να αποθηκεύσετε μόνο στρογγυλές τιμές, μπορείτε να επιλέξετε το μηδέν. Για μη νομισματικές τιμές που χρησιμοποιούνται σε υπολογισμούς που απαιτούν υψηλό βαθμό ακρίβειας, μπορείτε να επιλέξετε να περιορίσετε τον αριθμό των δεκαδικών ψηφίων στο μηδέν έως πέντε ή, για πιο ακριβείς τιμές, να επιλέξετε Αυτόματη για να χρησιμοποιήσετε αυτόματα τον κατάλληλο αριθμό δεκαδικών ψηφίων για το αποτέλεσμα του υπολογισμού.

  • Εμφάνιση μιας προεπιλεγμένης τιμής    Εμφανίζει αυτόματα μια συγκεκριμένη τιμή όταν κάποιος προσθέτει ένα νέο στοιχείο, ενώ επίσης επιτρέπει στους χρήστες να εισαγάγουν μια διαφορετική τιμή, εάν χρειάζεται να το πράξουν. Μια προεπιλεγμένη τιμή βοηθά τους χρήστες να εισαγάγουν πληροφορίες ταχύτερα. Για παράδειγμα, εάν η στήλη αποθηκεύει τις δαπάνες που προκύπτουν για τη ρύθμιση νέων λογαριασμών και ότι η δαπάνη είναι συνήθως η ίδια για όλους τους νέους λογαριασμούς, μπορείτε να καθορίσετε αυτό το ποσό ως την προεπιλεγμένη τιμή. Ως αποτέλεσμα, αυτή η τιμή εμφανίζεται αυτόματα όταν προστίθεται ένα νέο στοιχείο στη λίστα και τα μέλη της ομάδας δεν χρειάζεται να εισαγάγουν τον αριθμό.

    Μια προεπιλεγμένη τιμή μπορεί να είναι είτε μια τιμή που καθορίζετε είτε το αποτέλεσμα ενός υπολογισμού, ο οποίος ονομάζεται υπολογισμένη τιμή. Οι υπολογισμένες τιμές είναι χρήσιμες όταν θέλετε να εμφανίσετε μια συγκεκριμένη τιμή αυτόματα, αλλά η τιμή μπορεί να διαφέρει ανάλογα με το στοιχείο, το οποίο πρόσθεσε το στοιχείο, όταν προστέθηκε το στοιχείο ή άλλοι λόγοι. Για να χρησιμοποιήσετε μια υπολογισμένη τιμή, εισαγάγετε έναν τύπο, αντί για συγκεκριμένο κείμενο, ως προεπιλεγμένη τιμή. Ο τύπος μπορεί να υπολογίσει μια τιμή με βάση πληροφορίες σε άλλες στήλες ή συναρτήσεις συστήματος.

  • Επιλογή μορφής νομισματικής μονάδας    Βεβαιωθείτε ότι όλες οι τιμές στη στήλη βασίζονται στην ίδια νομισματική μονάδα, επιλέγοντας μια συγκεκριμένη μορφή νομισματικής μονάδας για τη στήλη. Το αναπτυσσόμενο πλαίσιο προσφέρει περισσότερες από 100 επιλογές χώρας, ώστε να μπορείτε να καθορίσετε νομισματική μονάδα στις περισσότερες τοπικές μορφές.

Χρησιμοποιήστε αυτόν τον τύπο πεδίου στήλης για την αποθήκευση ημερομηνιών ημερολογίου ή και για τις δύο ημερομηνίες και ώρες. Η μορφή ημερομηνίας ποικίλλει ανάλογα με τις τοπικές ρυθμίσεις για την τοποθεσία. Εάν η μορφή που θέλετε δεν είναι διαθέσιμη, ζητήστε από το διαχειριστή σας να προσθέσει υποστήριξη για την κατάλληλη περιοχή στην τοποθεσία.

Μπορείτε να προσαρμόσετε μια στήλη ημερομηνίας και ώρας με τους εξής τρόπους:

  • Συμπεριλάβετε μόνο την ημερομηνία ή και την ημερομηνία και την ώρα    Καθορίστε εάν θέλετε να συμπεριλάβετε μόνο την ημερομηνία του ημερολογίου ή την ημερομηνία και την ώρα της ημέρας.

  • Εμφάνιση μιας προεπιλεγμένης τιμής    Εμφανίζει αυτόματα μια συγκεκριμένη ημερομηνία ή ημερομηνία και ώρα όταν κάποιος προσθέτει ένα νέο στοιχείο, ενώ επίσης επιτρέπει στους χρήστες να εισαγάγουν μια διαφορετική τιμή, εάν χρειάζεται να το πράξουν. Μια προεπιλεγμένη τιμή βοηθά τους χρήστες να εισαγάγουν πληροφορίες ταχύτερα. Για παράδειγμα, εάν η στήλη αποθηκεύει την ημερομηνία κατά την οποία γεννάται μια δαπάνη και τα περισσότερα έξοδα προκύπτουν από την πρώτη ημέρα του οικονομικού έτους, μπορείτε να καθορίσετε την πρώτη ημέρα του οικονομικού έτους ως την προεπιλεγμένη τιμή. Ως αποτέλεσμα, αυτή η ημερομηνία εμφανίζεται αυτόματα όταν προστίθεται ένα νέο στοιχείο στη λίστα και τα μέλη της ομάδας δεν χρειάζεται να εισαγάγουν την ημερομηνία.

    Μια προεπιλεγμένη τιμή μπορεί να είναι μια τιμή που καθορίζετε, η ημερομηνία κατά την οποία προστίθεται ένα στοιχείο σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη ή το αποτέλεσμα ενός υπολογισμού, ο οποίος ονομάζεται υπολογισμένη τιμή. Οι υπολογισμένες τιμές είναι χρήσιμες όταν θέλετε να εμφανίζετε μια συγκεκριμένη ημερομηνία ή ώρα αυτόματα, αλλά η ημερομηνία ή η ώρα μπορεί να διαφέρει ανάλογα με το στοιχείο. Για να χρησιμοποιήσετε μια υπολογισμένη τιμή, εισαγάγετε έναν τύπο ως την προεπιλεγμένη τιμή. Ο τύπος μπορεί να υπολογίσει μια τιμή με βάση πληροφορίες σε άλλες στήλες ή συναρτήσεις συστήματος, όπως [σήμερα], για να υποδείξει την τρέχουσα ημερομηνία. Για παράδειγμα, εάν θέλετε η στήλη να εμφανίζει μια ημερομηνία που είναι 30 ημέρες μετά την τρέχουσα ημερομηνία, πληκτρολογήστε την εξίσωση = [Today] + 30 στο πλαίσιο υπολογισμένη τιμή .

Επιλογές για τη στήλη "ώρα ημερομηνίας"

Χρησιμοποιήστε αυτόν τον τύπο πεδίου στήλης για να επιτρέψετε στους χρήστες να επιλέγουν τιμές με βάση τις πληροφορίες που είναι ήδη αποθηκευμένες στην τοποθεσία. Για παράδειγμα, εάν θέλετε μια στήλη να αποθηκεύει τα ονόματα των λογαριασμών πελατών στους οποίους έχουν ανατεθεί οι υπάλληλοι και η λίστα των λογαριασμών πρέπει να περιορίζεται σε μια λίστα λογαριασμών πελατών στην τοποθεσία, μπορείτε να δημιουργήσετε μια στήλη αναζήτησης που εμφανίζει τα ονόματα στη λίστα Λογαριασμοί πελατών. Η λίστα των επιλογών σε μια στήλη αναζήτησης εμφανίζεται είτε σε ένα αναπτυσσόμενο πλαίσιο, που ονομάζεται αναπτυσσόμενο μενού είτε σε ένα πλαίσιο λίστας, ανάλογα με το εάν επιτρέπετε στους χρήστες να επιλέγουν περισσότερες από μία τιμές.

Μπορείτε να προσαρμόσετε μια στήλη αναζήτησης με τους εξής τρόπους:

  • Επιλέξτε την προέλευση των τιμών αναζήτησης    Καθορίστε τη λίστα, τη βιβλιοθήκη ή τον πίνακα συζητήσεων στην τοποθεσία σας που περιέχει τις τιμές που θέλετε να αποθηκεύσετε στη στήλη. Η προέλευση δεν μπορεί να είναι δευτερεύουσα τοποθεσία, τοποθεσία χώρου εργασίας, wiki ή ιστολόγιο. Αφού καθορίσετε τη λίστα, τη βιβλιοθήκη ή τον πίνακα συζητήσεων που θέλετε, μπορείτε να καθορίσετε ποια στήλη στη λίστα, τη βιβλιοθήκη ή τον πίνακα συζητήσεων περιέχει τις τιμές από τις οποίες θέλετε να επιλέγουν οι χρήστες.

  • Δυνατότητα πολλών επιλογών    Επιτρέψτε στους χρήστες να επιλέγουν όσες τιμές θέλετε ή να περιορίζουν τον αριθμό των τιμών που μπορούν να επιλέξουν μόνο σε μία τιμή. Εάν οι χρήστες μπορούν να επιλέξουν πολλές τιμές, όλες οι τιμές εμφανίζονται στη στήλη, διαχωρισμένες με ερωτηματικό (;).

  • Επιλογή στηλών για εμφάνιση    Μπορείτε να προσθέσετε μία ή περισσότερες στήλες για να εμφανίσετε συγκεκριμένες τιμές πεδίων για αυτόν τον τύπο στήλης.

Παράθυρο διαλόγου "επιλογή στήλης αναζήτησης"

Χρησιμοποιήστε αυτόν τον τύπο πεδίου στήλης για να αποθηκεύσετε πληροφορίες TRUE/FALSE ή Ναι/Όχι, όπως εάν κάποιος θα παραστεί σε ένα συμβάν. Μια στήλη Ναι/Όχι εμφανίζεται ως μεμονωμένο πλαίσιο ελέγχου όταν τα άτομα καταχωρούν πληροφορίες σχετικά με ένα στοιχείο. Για να υποδείξετε το Ναι, τα μέλη της ομάδας επιλέγουν το πλαίσιο ελέγχου. Για να υποδείξετε " Όχι", τα μέλη της ομάδας εκκαθαρίζουν το πλαίσιο ελέγχου.

Τα δεδομένα σε μια στήλη " Ναι/Όχι " μπορούν να χρησιμοποιηθούν σε υπολογισμούς για άλλες στήλες. Σε αυτές τις περιπτώσεις, η τιμή " Ναι " μετατρέπεται σε αριθμητική τιμή μία (1) και η τιμή " Όχι " μετατρέπεται σε αριθμητική τιμή μηδέν (0).

Μπορείτε να προσαρμόσετε μια στήλη Ναι/Όχι , επιλέγοντας μια προεπιλεγμένη τιμή για αυτήν. Μια προεπιλεγμένη τιμή είναι η επιλογή που εμφανίζεται αυτόματα όταν κάποιος προσθέτει ένα νέο στοιχείο. Εάν χρειάζεται, οι χρήστες μπορούν να επιλέξουν μια διαφορετική τιμή. Για μια στήλη Ναι/Όχι , μπορείτε να καθορίσετε εάν το πλαίσιο ελέγχου θα είναι επιλεγμένο αυτόματα, υποδεικνύοντας μια τιμή Ναι ή όχι, υποδεικνύοντας ότι δεν υπάρχει τιμή.

Επιλογές για τη στήλη "Ναι/Όχι"

Χρησιμοποιήστε αυτόν τον τύπο πεδίου στήλης για να παρέχετε μια λίστα ατόμων και ομάδων με δυνατότητα αναζήτησης, από την οποία οι χρήστες μπορούν να επιλέγουν πότε προσθέτουν ή επεξεργάζονται ένα στοιχείο. Για παράδειγμα, σε μια λίστα εργασιών, ένα άτομο ή μια στήλη ομάδας με το όνομα "ανάθεση" μπορεί να παρέχει μια λίστα με τα άτομα στα οποία μπορεί να ανατεθεί μια εργασία. Τα περιεχόμενα της λίστας εξαρτώνται από τον τρόπο με τον οποίο οι υπηρεσίες καταλόγου και οι ομάδες SharePoint έχουν ρυθμιστεί για την τοποθεσία. Για να προσαρμόσετε τα περιεχόμενα της λίστας, ίσως χρειαστεί να επικοινωνήσετε με το διαχειριστή σας.

Μπορείτε να προσαρμόσετε ένα άτομο ή μια στήλη ομάδας με τους εξής τρόπους:

  • Δυνατότητα πολλών επιλογών    Επιτρέψτε στους χρήστες να επιλέγουν όσες επιλογές θέλουν ή να περιορίζουν τον αριθμό των επιλογών σε μία μόνο επιλογή.

  • Συμπερίληψη ή εξαίρεση ομάδων ατόμων    Καθορίστε εάν η λίστα περιλαμβάνει μόνο μεμονωμένα άτομα ή επιπλέον περιλαμβάνει λίστες διανομής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και SharePoint ομάδες. Για παράδειγμα, σε μια λίστα εργασιών, μπορεί να θέλετε να συμπεριλάβετε μόνο μεμονωμένα άτομα για να διασφαλίσετε ότι ένα συγκεκριμένο άτομο είναι υπεύθυνο για κάθε εργασία. Σε μια λίστα έργων, μπορεί να θέλετε να συμπεριλάβετε λίστες διανομής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και SharePoint ομάδες για να εξασφαλίσετε ότι μια ομάδα είναι συσχετισμένη με κάθε έργο.

  • Περιορισμός της λίστας μόνο στους χρήστες της τοποθεσίας    Καθορίστε εάν η λίστα περιλαμβάνει όλα τα άτομα και τις ομάδες στην υπηρεσία καταλόγου ή μόνο τα άτομα και τις ομάδες που έχουν πρόσβαση στην τοποθεσία ως μέλη μιας ομάδας SharePoint.

  • Καθορισμός των πληροφοριών που θα εμφανίζονται    Επιλέξτε τις πληροφορίες που θέλετε να εμφανίζονται σχετικά με άτομα ή ομάδες. Για παράδειγμα, σε μια λίστα επαφών για έναν μεγάλο οργανισμό, μπορείτε να επιλέξετε να εμφανίζεται το όνομα, η εικόνα ενός ατόμου και λεπτομέρειες, όπως δεξιότητες και εμπειρογνωμοσύνη. Σε μια λίστα επαφών για μια μικρή ομάδα, μπορείτε να επιλέξετε να εμφανίζεται μόνο το όνομα ή η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ενός ατόμου.

Σημείωση: Η κατάσταση παρουσίας, που ήταν προηγουμένως διαθέσιμη με το όνομα (με παρουσία), δεν είναι διαθέσιμη στα σύγχρονα προγράμματα περιήγησης. Η εταιρεία σας μπορεί να επιλέξει να κάνει διαθέσιμη την παρουσία της, ακολουθώντας τα βήματα που περιβάλλουν την επιλογή Εμφάνιση μιας κλασικής τοποθεσίας του SharePoint στη λειτουργία εγγράφου του Internet Explorer 10.

Χρησιμοποιήστε αυτόν τον τύπο πεδίου στήλης για να αποθηκεύσετε μια υπερ-σύνδεση σε μια ιστοσελίδα ή για να εμφανίσετε ένα γραφικό στο intranet ή στο Internet.

Μια υπερ-σύνδεση ή μια στήλη εικόνων αποθηκεύει την ενιαία διεύθυνση πόρου (URL) για μια ιστοσελίδα, γραφικό ή άλλο πόρο. Ανάλογα με τη μορφή εμφάνισης που επιλέγετε, εμφανίζεται είτε μια υπερ-σύνδεση στην οποία μπορείτε να κάνετε κλικ για πρόσβαση στον πόρο είτε ένα γραφικό αντί για τη διεύθυνση URL για το αρχείο γραφικών.

Για να εμφανίσετε τη διεύθυνση URL ως υπερ-σύνδεση, επιλέξτε τη μορφή της υπερ-σύνδεσης . Όταν τα άτομα εισαγάγουν πληροφορίες σχετικά με ένα στοιχείο, μπορούν να εισαγάγουν τη διεύθυνση URL και το περιγραφικό κείμενο που εμφανίζεται στη στήλη, αντί για τη διεύθυνση URL. Για να εμφανίσετε ένα γραφικό, αντί για τη διεύθυνση URL για το αρχείο γραφικών, επιλέξτε τη μορφή εικόνας . Όταν τα άτομα εισάγουν πληροφορίες σχετικά με ένα στοιχείο, πρέπει να εισαγάγουν την πλήρη διεύθυνση URL για το αρχείο γραφικών, όπως το http://www.example.com/image.gif, και μπορούν προαιρετικά να εισαγάγουν περιγραφικό, εναλλακτικό κείμενο για το γραφικό, το οποίο εμφανίζεται για τα άτομα που απενεργοποιούν γραφικά στα προγράμματα περιήγησής τους ή στηρίζονται σε λογισμικό ανάγνωσης οθόνης για τη μετατροπή γραφικών στην οθόνη σε προφορικές λέξεις.

Επιλογές στηλών εικόνας/υπερ-σύνδεσης

Χρησιμοποιήστε αυτόν τον τύπο πεδίου στήλης για να εμφανίσετε πληροφορίες που βασίζονται μόνο στα αποτελέσματα ενός υπολογισμού άλλων στηλών στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη. Για παράδειγμα, χρησιμοποιώντας = [ποσότητα] * [τιμή στοιχείου] για τον υπολογισμό της συνολικής τιμής.

Όταν προσθέτετε μια υπολογιζόμενη στήλη σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη, δημιουργείτε έναν τύπο που περιέχει τελεστές, όπως αφαίρεση (-) και πρόσθεση (+), συναρτήσεις, συγκεκριμένες τιμές και αναφορές σε άλλες στήλες. Οι τύποι μπορούν να υπολογίζουν ημερομηνίες και ώρες, να εκτελούν μαθηματικές εξισώσεις ή να χειρίζονται κείμενο. Για παράδειγμα, σε μια λίστα εργασιών, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτόν τον τύπο στήλης για να υπολογίσετε τον αριθμό των ημερολογιακών ημερών που απαιτούνται για την ολοκλήρωση κάθε εργασίας με βάση τις στήλες ημερομηνία έναρξης και ημερομηνία ολοκλήρωσης (= [Ημ/νία ολοκλήρωσης]-[ημερομηνία έναρξης]). Σε μια λίστα επαφών, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια υπολογιζόμενη στήλη για να συνδυάσετε το πρώτο και το τελευταίο όνομα των επαφών και να τα διαχωρίσετε με ένα διάστημα, με βάση τις στήλες "όνομα" και "επώνυμο" (= [όνομα] & "" & [Επώνυμο]). Σημειώστε ότι ο τύπος σε μια υπολογιζόμενη στήλη μπορεί να αναφέρει μόνο άλλες στήλες στην ίδια λίστα ή βιβλιοθήκη.

Εκτός από την εισαγωγή του τύπου για τον υπολογισμό, καθορίζετε τον τύπο των δεδομένων που θέλετε να επιστρέφει ο υπολογισμός και τον τρόπο αποθήκευσης και εμφάνισης αυτών των δεδομένων. Για να μάθετε περισσότερα σχετικά με κάθε τύπο δεδομένων, ανατρέξτε στην κατάλληλη ενότητα αυτού του άρθρου.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τους τύπους και τις συναρτήσεις που θα χρησιμοποιήσετε με το πεδίο υπολογισμού, ανατρέξτε στο θέμα παραδείγματα συνηθισμένων τύπων σε λίστες του SharePoint. Αυτό το άρθρο περιέχει πολλούς συνήθεις τύπους, καθώς και συνδέσεις με περιγραφές όλων των συναρτήσεων που μπορούν να χρησιμοποιηθούν στο SharePoint.

Επιλογές υπολογιζόμενης στήλης

Χρησιμοποιήστε αυτήν τη στήλη για να δημιουργήσετε πρόσθετες επιλογές για τους υπεύθυνους έγκρισης κατά τη χρήση των ροών εργασίας εργασιών.

Μια ροή εργασίας εργασιών συνήθως παρέχει μόνο τα αποτελέσματα της έγκρισης ή της απόρριψης, περιορίζοντας τον τρόπο χειρισμού ενός στοιχείου ή εγγράφου. Ίσως χρειαστεί να αναθέσετε την εργασία σε κάποιον άλλο ή να την επιστρέψετε στον υποβάλλοντα για περισσότερες πληροφορίες. Με τη στήλη αποτέλεσμα εργασίας, μπορείτε να προσφέρετε ένα πεδίο στήλης επιλογών που σας επιτρέπει να επιλέξετε διαφορετικές επιλογές κριτηρίων ολοκλήρωσης. Για παράδειγμα, μπορείτε να ζητήσετε διευκρινίσεις σχετικά με ένα στοιχείο ή να το εκχωρήσετε σε κάποιον για να παρέχετε στον υπεύθυνο έγκρισης μεγαλύτερη ευελιξία στη ροή εργασίας.

Επιλογές στήλης αποτελέσματος εργασίας

Η στήλη "αποτέλεσμα εργασίας" είναι παρόμοια με το πεδίο "επιλογή" καθώς πληκτρολογείτε επιλογές στο πεδίο "επιλογή". Μπορείτε να καθορίσετε μια μεμονωμένη επιλογή ως προεπιλεγμένη ή να χρησιμοποιήσετε μια υπολογισμένη τιμή. Για να χρησιμοποιήσετε μια υπολογισμένη τιμή, εισαγάγετε έναν τύπο, αντί για έναν συγκεκριμένο αριθμό, ως την προεπιλεγμένη τιμή. Ο τύπος μπορεί να υπολογίσει έναν αριθμό με βάση τις πληροφορίες σε άλλες στήλες ή συναρτήσεις συστήματος. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε αν απαιτείται η τιμή στήλης, καθώς και να κάνετε την τιμή μοναδική μεταξύ όλων των καταχωρήσεων.

Για ένα αναλυτικό πρόγραμμα εκμάθησης σχετικά με τη χρήση εργασιών και αποτελεσμάτων εργασιών στο SharePoint, ανατρέξτε στο θέμα εργασία με εργασίες στις ροές εργασίας του SharePoint 2013 με τη χρήση του Visual Studio 2012

Χρησιμοποιήστε αυτήν τη στήλη για να εμφανίσετε δεδομένα από εξωτερικές προελεύσεις, όπως εφαρμογές CRM, βάσεις δεδομένων ή υπολογιστικά φύλλα.

Η στήλη "εξωτερικά δεδομένα" σάς επιτρέπει να συνδέεστε σε εξωτερικές προελεύσεις δεδομένων, για να παρέχετε όπως βάσεις δεδομένων, υπολογιστικά φύλλα και εφαρμογές CRM. Για παράδειγμα, η σύνδεση με μια εφαρμογή επιχειρηματικής δραστηριότητας, όπως η SAP ή το Microsoft CRM, μπορεί να παρέχει ενημερωμένες πληροφορίες πελατών από την εξωτερική προέλευση δεδομένων, η οποία μπορεί να εμφανίζεται και να χρησιμοποιείται στη λίστα. Χρησιμοποιώντας μια εξωτερική βάση δεδομένων απογραφής, η λίστα σας μπορεί να παρουσιάσει τρέχουσες τιμές, περιγραφές ή βάρη αποστολής που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τον υπολογισμό ή την αναζήτηση από άλλες στήλες.

Επιλογές στήλης εξωτερικών δεδομένων

Τα εξωτερικά δεδομένα πρέπει να πληρούν ορισμένες προϋποθέσεις πριν να μπορέσετε να αποκτήσετε πρόσβαση σε εξωτερικά δεδομένα. Αυτές οι εργασίες γίνονται συνήθως από το διαχειριστή σας και συνεπάγονται τη δημιουργία λογαριασμών και δικαιωμάτων για την πρόσβαση στα δεδομένα, την ενεργοποίηση της συνδεσιμότητας εταιρικών δεδομένων και των υπηρεσιών ασφαλούς αποθήκευσηςδιαπιστευτηρίων.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη δημιουργία, την ενημέρωση και την ανανέωση στηλών εξωτερικών δεδομένων, ανατρέξτε στο θέμα δημιουργία και ενημέρωση μιας στήλης εξωτερικών δεδομένων σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη ή εργασία με εξωτερικά δεδομένα στις υπηρεσίες Excel Services (SharePoint Server).

Χρησιμοποιήστε αυτόν τον τύπο στήλης για να επιτρέψετε στους χρήστες της τοποθεσίας να επιλέγουν τιμές από ένα συγκεκριμένο καθορισμένο όρος διαχειριζόμενων όρων και να εφαρμόζουν αυτές τις τιμές στο περιεχόμενό τους. Οι χρήστες μπορούν να δημιουργήσουν και να ρυθμίσουν τις παραμέτρους μιας στήλης διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων για να αντιστοιχιστούν σε ένα υπάρχον ορισμένο ή όρο όρο ή μπορούν να δημιουργήσουν ένα νέο καθορισμένο όρο ειδικά για μια στήλη διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων. Οι στήλες διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων έχουν πολλές μοναδικές δυνατότητες και χαρακτηριστικά που βοηθούν τους χρήστες να επιλέγουν και να εφαρμόζουν όρους σε περιεχόμενο, όπως η υποστήριξη για "τύπος μπροστά", καθώς και υποστήριξη για αποσαφήνιση των όρων, των περιγραφών, των συνωνύμων και των πολύγλωσσων τιμών.

Οι στήλες διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων προωθούν τη συνεπή χρήση των μετα-δεδομένων σε όλες τις τοποθεσίες, επειδή παρέχουν στους χρήστες μια λίστα με όρους που μπορούν να εφαρμόσουν στο περιεχόμενό τους. Αυτοί οι όροι προέρχονται από ένα ορισμένο όρος που διαχειρίζεται κεντρικά στο εργαλείο διαχείρισης χώρου αποθήκευσης όρων από έναν διαχειριστή χώρου αποθήκευσης όρων ή από άλλα άτομα με δικαιώματα διαχείρισης όρων. Κάθε φορά που ενημερώνεται ο όρος που ορίζει ότι μια συγκεκριμένη στήλη διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων είναι δεσμευμένη, οι ενημερωμένοι όροι θα είναι αυτόματα διαθέσιμοι στους χρήστες όπου είναι διαθέσιμη αυτή η στήλη διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων. Μπορείτε να προσαρμόσετε τη στήλη διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων με τους ακόλουθους τρόπους.

Επιλογές για τη στήλη διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων

Πεδίο πολλών τιμών    Με την επιλογή του πλαισίου ελέγχου να επιτρέπονται πολλές τιμές , η στήλη μπορεί να περιέχει περισσότερες από μία τιμές. Σημειώστε ότι η ενεργοποίηση αυτής της δυνατότητας θα αποτρέψει την ταξινόμηση δεδομένων σε προβολές λίστας.

Μορφή εμφάνισης    Η τιμή που έχει επιλεγεί από το σύνολο όρων μπορεί να εμφανίζεται είτε ως μεμονωμένη τιμή είτε με την πλήρη ιεραρχική διαδρομή.

  • Επιλέξτε την ετικέτα εμφάνιση όρου στο πλαίσιο ελέγχου πεδίο για να εμφανίσετε την τιμή των όρων που έχουν καθοριστεί ως μεμονωμένη τιμή. Για παράδειγμα: πόλη.

  • Επιλέξτε την Εμφάνιση ολόκληρης της διαδρομής προς τον όρο στο πλαίσιο ελέγχου πεδίο για να εμφανίσετε την τιμή των όρων που έχουν τεθεί ως πλήρης ιεραρχική διαδρομή. Για παράδειγμα: τοποθεσία, Ήπειρος, χώρα/περιοχή, πόλη.

Ρυθμίσεις συνόλου όρων    Εμφανίστε όρους από ένα σύνολο διαχειριζόμενων όρων εταιρείας ή δημιουργήστε ένα προσαρμοσμένο σύνολο όρων για κοινή χρήση με άλλα άτομα σε μια συλλογή τοποθεσιών.

  • Χρήση συνόλου διαχειριζόμενων όρων    Εισαγάγετε έναν ή περισσότερους όρους, διαχωρισμένους με ελληνικά ερωτηματικά και επιλέξτε Εύρεση για να φιλτράρετε τις επιλογές για να συμπεριλάβετε μόνο εκείνες που περιέχουν τους επιθυμητούς όρους. Μετά την εύρεση του συνόλου όρων που περιέχει τη λίστα των τιμών που θα εμφανίζονται σε αυτήν τη στήλη, κάντε κλικ σε έναν όρο για να επιλέξετε το πρώτο επίπεδο της ιεραρχίας που θα εμφανίζεται στη στήλη. Όλα τα επίπεδα κάτω από τον όρο που επιλέγετε θα εμφανίζονται όταν οι χρήστες επιλέγουν μια τιμή.

Δημιουργία προσαρμοσμένου συνόλου όρων    Εισαγάγετε μια περιγραφή για το προσαρμοσμένο πρόγραμμα όρων και εισαγάγετε την ιεραρχία των όρων σας απευθείας στο πλαίσιο που παρέχεται ή κάντε κλικ στην επιλογή επεξεργασία χρησιμοποιώντας τη διαχείριση συνόλου όρων για να ανοίξετε και να χρησιμοποιήσετε το εργαλείο διαχείρισης όρων.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με διαχειριζόμενα μετα-δεδομένα, ανατρέξτε στο θέμα Εισαγωγή στα διαχειριζόμενα μετα-δεδομένα Σε αυτό το άρθρο περιγράφονται τι είναι τα διαχειριζόμενα μετα-δεδομένα και πώς μπορείτε να τα χρησιμοποιήσετε.

Σημείωση: Ενώ ένας προσαρμοσμένος όρος είναι διαθέσιμος για όλους τους χρήστες σε μια συλλογή τοποθεσιών, οι όροι στο σύνολο δεν θα είναι διαθέσιμοι ως λέξεις-κλειδιά για μεγάλες επιχειρήσεις.

Σημείωση:  Αυτή η σελίδα έχει μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας πείτε εάν σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά για να το συμβουλεύεστε.

Χρειάζεστε περισσότερη βοήθεια;

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×