Χρήση αιθουσών ομάδας σε συσκέψεις του Microsoft Teams

Δημιουργήστε αίθουσες ομάδας πριν από μια σύσκεψη

Οι διοργανωτές ή οι παρουσιαστές πρέπει πρώτα να συμμετάσχουν στη σύσκεψη για να δημιουργήσουν ή να διαχειριστούν αίθουσες ομάδας.

1. Μεταβείτε στο Ημερολόγιο του Teams και ανοίξτε την πρόσκληση σε σύσκεψη.

2. Μεταβείτε στις Αίθουσες ομάδας και επιλέξτε Δημιουργία αιθουσών.

3. Επιλέξτε τον αριθμό των αιθουσών που θέλετε (έως 50) και επιλέξτε Προσθήκη αιθουσών.

   Σε αυτό το παράδειγμα, δημιουργήθηκαν τρεις αίθουσες, αλλά δεν έχει εκχωρηθεί ακόμα κανείς σε αυτές.

   

4. Επιλέξτε Εκχώρηση συμμετεχόντων.

5. Επιλέξτε αν θέλετε το Teams να εκχωρεί ομοιόμορφα άτομα σε αίθουσες (Αυτόματα) ή να εκχωρείτε εσείς τα άτομα (Με μη αυτόματο τρόπο).

Μόλις ξεκινήσει η σύσκεψη, μπορείτε να ανοίξετε τις αίθουσες ομάδας.

Δημιουργήστε αίθουσες ομάδας κατά τη διάρκεια μιας σύσκεψης

1. Έναρξη σύσκεψης.

2. Στα στοιχεία ελέγχου σύσκεψης, επιλέξτε Αίθουσες ομάδας .

3. Κάντε τα εξής:

   1. Επιλέξτε τον αριθμό των αιθουσών που επιθυμείτε (έως 50).

   2. Επιλέξτε αν θέλετε το Teams να εκχωρεί ομοιόμορφα άτομα σε αίθουσες (Αυτόματα) ή να εκχωρείτε εσείς τα άτομα (Με μη αυτόματο τρόπο).
      
      

      Σημείωση: Δεν θα μπορείτε να  αντιστοιχίσετε αυτόματα άτομα σε αίθουσες ομάδας αργότερα στη σύσκεψη.

4. Επιλέξτε Δημιουργία αιθουσών.

Μη αυτόματη αντιστοίχιση ατόμων πριν από τη σύσκεψη

1. Μεταβείτε στο ημερολόγιο του Teams και ανοίξτε την πρόσκληση σε σύσκεψη.

2. Μεταβείτε στις Αίθουσες ομάδας και επιλέξτε Αντιστοίχιση συμμετεχόντων.

3. Επιλέξτε Με μη αυτόματο τρόπο και έπειτα επιλέξτε Επόμενο.

4. Επιλέξτε τα άτομα που θέλετε σε μια αίθουσα, επιλέγοντας τα πλαίσια ελέγχου δίπλα στα ονόματά τους.

5. Επιλέξτε το κάτω βέλος δίπλα στην Αντιστοίχιση και επιλέξτε μια αίθουσα για αυτά τα άτομα.

6. Επαναλάβετε τα προηγούμενα βήματα  μέχρι να αντιστοιχιστούν όλοι οι συμμετέχοντες στη σύσκεψη σε μια αίθουσα. Όταν τελειώσετε, επιλέξτε Επιβεβαίωση.

Αντιστοίχιση ατόμων με μη αυτόματο τρόπο κατά τη διάρκεια της σύσκεψης

1. Στα στοιχεία ελέγχου σύσκεψης, επιλέξτε Αίθουσες ομάδας .

2. Επιλέξτε Εκχώρηση συμμετεχόντων. Από αυτό το παράθυρο, ταξινομήστε τους συμμετέχοντες για να δείτε ποιος έχει αντιστοιχιστεί πού, επιλέγοντας το κάτω βέλος δίπλα στο Όνομα ή στην Αίθουσα.

3. Επιλέξτε τα άτομα που θέλετε σε μια αίθουσα, επιλέγοντας τα πλαίσια ελέγχου δίπλα στα ονόματά τους.

   

4. Επιλέξτε το κάτω βέλος δίπλα στην Αντιστοίχιση και επιλέξτε μια αίθουσα για αυτά τα άτομα.
   
   

5. Επαναλάβετε τα προηγούμενα βήματα  μέχρι να αντιστοιχιστούν όλοι οι συμμετέχοντες στη σύσκεψη σε μια αίθουσα. Όταν τελειώσετε, επιλέξτε Επιβεβαίωση.

   Εάν κάποιος συμμετάσχει στη σύσκεψη με καθυστέρηση, επιλέξτε ξανά Αντιστοίχιση συμμετεχόντων για να τους αντιστοιχίσετε σε μια αίθουσα.

Αντιστοίχιση ατόμων με μη αυτόματο τρόπο πριν από μια σύσκεψη καναλιού

Για να αντιστοιχίσετε μέλη καναλιού σε αίθουσες ομάδας πριν από την έναρξη μιας σύσκεψης καναλιού, πρέπει πρώτα να συμμετάσχετε στη σύσκεψη:

1. Ανοίξτε το Teams στον υπολογιστή σας και μεταβείτε στο κανάλι της ομάδας σας.

2. Επιλέξτε την καρτέλα Αίθουσες υποσύσκεψης .

3. Επιλέξτε Εκχώρηση συμμετεχόντων και ταξινόμηση μελών καναλιού σε αίθουσες ομάδας.

Οι συσκέψεις με δυνατότητες αίθουσας ομάδας περιορίζονται σε 300 συμμετέχοντες. Εάν το κανάλι περιέχει περισσότερα από 300 μέλη, η προ-ανάθεση δεν θα είναι διαθέσιμη. Οι διοργανωτές της σύσκεψης μπορούν επίσης να εκχωρήσουν συμμετέχοντες σε αίθουσες ομάδας κατά τη διάρκεια της σύσκεψης.

Τυχαία σειρά συμμετεχόντων πριν από μια σύσκεψη

1. Από το ημερολόγιο του Teams, ανοίξτε τη σύσκεψη με αίθουσες ομάδας. 

2. Επιλέξτε Αντιστοίχιση συμμετεχόντων > Τυχαία σειρά. 

3. Από το αναπτυσσόμενο μενού Τυχαία σειρά : 

   1. Επιλέξτε Όλοι για να τυχαία σειρά όλων των συμμετεχόντων. 

   2. Επιλέξτε Μόνο άτομα που δεν έχουν αντιστοιχιστεί για να τυχαία σειρά συμμετεχόντων που δεν έχουν εκχωρηθεί σε μια αίθουσα.

4. Επιλέξτε Αποθήκευση για να εκχωρήσετε εκ νέου τους συμμετέχοντες σε νέες αίθουσες ομάδας.

Τυχαία σειρά συμμετεχόντων κατά τη διάρκεια σύσκεψης

1. Επιλέξτε Αίθουσες από τη γραμμή εργαλείων σύσκεψης.

2. Στις "Αίθουσες υποσύσκεψης", επιλέξτε Εκχώρηση συμμετεχόντων > Τυχαία σειρά.

3. Από το αναπτυσσόμενο μενού Τυχαία σειρά : 

   1. Επιλέξτε Όλοι για να τυχαία σειρά όλων των συμμετεχόντων. 

   2. Επιλέξτε Μόνο άτομα που δεν έχουν αντιστοιχιστεί για να τυχαία σειρά συμμετεχόντων που δεν έχουν εκχωρηθεί σε μια αίθουσα.

4. Επιλέξτε Αποθήκευση για να εκχωρήσετε εκ νέου τους συμμετέχοντες σε νέες αίθουσες ομάδας.

Ορισμός διαχειριστών πριν από τη σύσκεψη

1. Μεταβείτε στο ημερολόγιο του Teams και ανοίξτε την πρόσκληση σε σύσκεψη.

2. Μεταβείτε στις Αίθουσες υποσύσκεψης και επιλέξτε Ρυθμίσεις αίθουσας .

3. Ενεργοποιήστε το κουμπί εναλλαγής Αντιστοίχιση παρουσιαστών για τη διαχείριση αιθουσών.

4. Επιλέξτε Αναζήτηση παρουσιαστών και επιλέξτε ποιοι θέλετε να είναι διαχειριστές αιθουσών ομάδας.

Ορισμός διαχειριστών κατά τη διάρκεια της σύσκεψης

1. Στα στοιχεία ελέγχου σύσκεψης, επιλέξτε Αίθουσες ομάδας .

2. Επιλέξτε Ρυθμίσεις αίθουσας .

3. Ενεργοποιήστε το κουμπί εναλλαγής Αντιστοίχιση παρουσιαστών για τη διαχείριση αιθουσών.

4. Αν κανένας χρήστης στη σύσκεψη δεν έχει οριστεί ως παρουσιαστής, επιλέξτε Μετάβαση στις επιλογές σύσκεψης για να προσθέσετε παρουσιαστές και επιλέξτε ποιος θέλετε να είναι ο διαχειριστής της αίθουσας. 

5. Επιλέξτε παρουσιαστές από το αναπτυσσόμενο μενού.

   

6. Επιλέξτε το κουμπί "Πίσω" < για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές σας.

Ανάληψη ελέγχου αιθουσών ομάδας

Μπορεί να είστε ένας από τους λίγους διαχειριστές αιθουσών ομάδας στη σύσκεψή σας. Μόνο ένας από εσάς κάθε φορά μπορεί να ελέγχει τις αίθουσες, όμως.

1. Στα στοιχεία ελέγχου σύσκεψης, επιλέξτε Αίθουσες ομάδας .

   Μπορείτε να δείτε ποιος είναι ο τρέχων διαχειριστής (για παράδειγμα, Η Daniela έχει τον έλεγχο).

2. Επιλέξτε Διαχείριση αιθουσών.

   Τώρα είστε ο διαχειριστής των αιθουσών ομάδας. Συμμετάσχετε σε ανοιχτές αίθουσες, κάντε μια ανακοίνωση και πολλά άλλα.

Αποστολή ανακοίνωσης σε όλες τις αίθουσες ομάδας

Μπορεί να θέλετε να ενημερώσετε όλους τους χρήστες σχετικά με το χρόνο της περιόδου λειτουργίας υποσύσκεψης που απομένει, να προσφέρετε ιδέες συζήτησης ή απλώς να ενημερώσετε γενικά.

1. Στα στοιχεία ελέγχου σύσκεψης, επιλέξτε Αίθουσες ομάδας .

2. Επιλέξτε Ανακοίνωση .

3. Πληκτρολογήστε την ανακοίνωση και επιλέξτε Αποστολή.

Οι συμμετέχοντες ειδοποιούνται στη συνομιλία της σύσκεψης για να αναζητήσουν την ανακοίνωσή σας.

Συνομιλία σε αίθουσες ομάδας

Κάθε αίθουσα ομάδας έχει τη δική της συνομιλία. Όλες οι συνομιλίες είναι διαθέσιμες στην κύρια λίστα Συνομιλίας του Teams. Εδώ μπορείτε να συνομιλήσετε με μέλη από τις αίθουσες ομάδας.

Αφού συμμετάσχετε σε μια αίθουσα ομάδας, μπορείτε επίσης να επιλέξετε Συνομιλία στην αίθουσα για να συνομιλήσετε με τα άτομα εκεί.

Μεμονωμένο κλείσιμο αιθουσών

1. Στα στοιχεία ελέγχου σύσκεψης, επιλέξτε Αίθουσες ομάδας .

2. Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού επάνω από την αίθουσα, επιλέξτε Περισσότερες επιλογές και, στη συνέχεια, Κλείσιμο αίθουσας.

Κλείσιμο όλων των αιθουσών ταυτόχρονα

1. Στα στοιχεία ελέγχου σύσκεψης, επιλέξτε Αίθουσες ομάδας .

2. Επιλέξτε Κλείσιμο.

Θα γνωρίζετε ότι οι αίθουσες έκλεισαν  με επιτυχία όταν η κατάστασή τους αλλάζει σε Έκλεισε.

Όταν επιστρέψουν όλοι οι χρήστες από τις αίθουσες ομάδας τους και είστε έτοιμοι να συναντηθείτε ξανά ως μεγαλύτερη ομάδα, επιλέξτε Συνέχεια.

Απενεργοποίηση αυτόματης καταχώρησης για αίθουσες ομάδας

Από προεπιλογή, οι συμμετέχοντες μετακινούνται αυτόματα στις αίθουσες ομάδας όταν αυτές ανοίξουν. Όταν απενεργοποιήσετε αυτή την επιλογή, οι συμμετέχοντες λαμβάνουν ένα μήνυμα που τους ζητά να συμμετάσχουν σε μια αίθουσα ομάδας. Επιλέγουν Συμμετοχή σε αίθουσα (Συμμετοχή από μια κινητή συσκευή) πριν να μετακινηθούν.

1. Στα στοιχεία ελέγχου σύσκεψης, επιλέξτε Αίθουσες ομάδας .

2. Επιλέξτε Ρυθμίσεις αίθουσας .

3. Απενεργοποιήστε την επιλογή Αυτόματη μετακίνηση ατόμων σε αίθουσες.

4. Επιλέξτε το κουμπί "Πίσω" < για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές σας.

Οι συμμετέχοντες σε σύσκεψη μπορούν να μάθουν περισσότερα σχετικά με τη σύνδεση και συμμετοχή σε αίθουσες ομάδας από εδώ: Σύνδεση σε αίθουσα ομάδας σε μια σύσκεψη του Τeams.

Να επιτρέπεται στα άτομα να επιστρέφουν στην κύρια σύσκεψη

Από προεπιλογή, αυτή η ρύθμιση είναι απενεργοποιημένη. Η ενεργοποίησή της παρέχει στους συμμετέχοντες τη δυνατότητα να αποχωρούν από τις αίθουσες ομάδας τους και να επιστρέφουν στην αρχική σύσκεψη για να επανασυνδεθούν στην ευρύτερη συζήτηση. 

1. Στα στοιχεία ελέγχου σύσκεψης, επιλέξτε Αίθουσες ομάδας .

2. Επιλέξτε Ρυθμίσεις αίθουσας .

3. Ενεργοποιήστε την επιλογή Να επιτρέπεται στα άτομα να επιστρέφουν στην κύρια σύσκεψη.

4. Επιλέξτε το κουμπί "Πίσω" < για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές σας.

Μετακίνηση ενός ατόμου σε διαφορετική αίθουσα ομάδας

Οι συμμετέχοντες μπορούν να μετακινηθούν όταν οι αίθουσες ομάδας είναι ανοιχτές ή κλειστές.

1. Στα στοιχεία ελέγχου σύσκεψης, επιλέξτε Αίθουσες ομάδας .

2. Επιλέξτε Ανάθεση συμμετεχόντων και επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου δίπλα στο όνομα του ατόμου που θέλετε να μετακινήσετε.

3. Επιλέξτε μια νέα αίθουσα για το άτομο και επιλέξτε Αντιστοίχιση και μετά Μετακίνηση.

Προσθήκη άλλης αίθουσας ομάδας

1. Στα στοιχεία ελέγχου σύσκεψης, επιλέξτε Αίθουσες ομάδας .

2. Επιλέξτε Προσθήκη αίθουσας .

Διαγραφή μεμονωμένης αίθουσας ομάδας

1. Στα στοιχεία ελέγχου σύσκεψης, επιλέξτε Αίθουσες ομάδας .

2. Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού επάνω από την αίθουσα και επιλέξτε Περισσότερες επιλογές και, στη συνέχεια, Διαγραφή αίθουσας.

Διαγραφή όλων των αιθουσών ομάδας ταυτόχρονα

1. Στα στοιχεία ελέγχου σύσκεψης, επιλέξτε Αίθουσες ομάδας .

2. Επιλέξτε Κατάργηση αιθουσών , στη συνέχεια , Κατάργηση.

Αναδημιουργία αιθουσών ομάδας από την αρχή

Κατά τη διάρκεια μιας σύσκεψης, μπορείτε να διαγράψετε όλες τις αίθουσες ομάδας, να δημιουργήσετε νέες και να αντιστοιχίζετε εκ νέου τους συμμετέχοντες σε αυτές.

1. Στα στοιχεία ελέγχου σύσκεψης, επιλέξτε Αίθουσες ομάδας .

2. Επιλέξτε Κατάργηση αιθουσών και επιβεβαιώστε την απόφαση.

3. Ακολουθήστε τις παραπάνω οδηγίες για να δημιουργήσετε νέες αίθουσες ομάδας και να εκχωρήσετε άτομα σε αυτές.