Χρήση γραμματοκιβωτίου τοποθεσίας για συνεργασία και συντονισμό του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της ομάδας

Χρήση γραμματοκιβωτίου τοποθεσίας για συνεργασία και συντονισμό του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της ομάδας

Οι εταιρείες και οι ομάδες εντός των οργανισμών έχουν συχνά διάφορα νήματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μια στιγμή. Είναι εύκολο να διασταυρωθούν οι γραμμές, να χαθούν ή να παραβλεφθούν πληροφορίες και να καταρρεύσει η επικοινωνία. Τα γραμματοκιβώτια τοποθεσίας μπορούν να σας βοηθήσουν με το συντονισμό και την αποθήκευση των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της ομάδας ή αυτών που σχετίζονται με το έργο σε ένα σημείο, ώστε όλα τα μέλη της ομάδας να μπορούν να δουν όλες τις επικοινωνίες.

Σημαντικό: Η δυνατότητα γραμματοκιβωτίου τοποθεσίας στο SharePoint έχει καταργηθεί από την αρχή του Μαρτίου, 2017. Αυτή η δυνατότητα θα καταργηθεί πλήρως σε μια μελλοντική έκδοση. Οι νέες SharePoint εταιρείες δεν έχουν πλέον πρόσβαση στη δυνατότητα γραμματοκιβωτίου τοποθεσίας. Οι υπάρχουσες SharePoint εταιρείες δεν μπορούν πλέον να δημιουργήσουν νέα γραμματοκιβώτια τοποθεσίας. Οποιοδήποτε γραμματοκιβώτιο τοποθεσίας που έχει ρυθμιστεί και αναπτυχθεί πριν από το Μάρτιο, το 2017 θα συνεχίσει να λειτουργεί.
Θα παράσχουμε μια διαδικασία για να βοηθήσουμε τη μετάβαση στις υπάρχουσες τοποθεσίες γραμματοκιβωτίου τοποθεσίας σε μια ομάδαMicrosoft 365 τον Σεπτέμβριο του 2017. Εάν αυτή τη στιγμή χρησιμοποιείτε τη δυνατότητα "γραμματοκιβώτιο τοποθεσίας" στο SharePoint, θα πρέπει να εξετάσετε το ενδεχόμενο να αλλάξετε σε Ομάδες του Microsoft 365, αντί να υποστηρίξετε τα σενάρια συνεργασίας του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα χρήση των ομάδων του Microsoft 365 αντί για γραμματοκιβώτια τοποθεσίας.

Σημείωση: Η δυνατότητα γραμματοκιβωτίου τοποθεσίας θα παραμείνει υποστηριζόμενη, αλλά θα καταργηθεί στο SharePoint Server 2019, SharePoint Server 2016, SharePoint Server 2013 και SharePoint Server 2010 προϊόντα. Συνιστάται στους πελάτες να εξερευνήσουν τα κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια ως εναλλακτική λύση για τα γραμματοκιβώτια τοποθεσίας.

Στη Γρήγορη εκκίνηση, κάντε κλικ στην επιλογή Γραμματοκιβώτιο.

Γραμματοκιβώτιο στη Γρήγορη εκκίνηση

Το γραμματοκιβώτιο τοποθεσίας ανοίγει ως δεύτερη, ξεχωριστή δομή εισερχομένων και φακέλων δίπλα στον προσωπικό σας λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Η αλληλογραφία που αποστέλλεται από και προς τον λογαριασμό γραμματοκιβωτίου τοποθεσίας είναι κοινόχρηστη μεταξύ όλων των ατόμων που έχουν δικαιώματα συμβολής στην τοποθεσία του SharePoint.

Ρύθμιση του γραμματοκιβωτίου τοποθεσίας

Μπορείτε να προσθέσετε ένα γραμματοκιβώτιο τοποθεσίας ως παραλήπτη αλληλογραφίας, να στείλετε αλληλογραφία από το γραμματοκιβώτιο ή να το προσθέσετε στα αγαπημένα σας. Για να προσθέσετε ένα γραμματοκιβώτιο στην τοποθεσία, ανατρέξτε στο θέμα Προσθήκη εφαρμογής γραμματοκιβωτίου τοποθεσίας για διατήρηση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε περιβάλλον σε μια τοποθεσία. Η τοποθεσία σας πρέπει να έχει ενεργοποιημένη την αλληλογραφία. Εάν δεν επικοινωνήστε με το διαχειριστή σας.

Όταν συμπεριλάβετε το γραμματοκιβώτιο τοποθεσίας σε ένα σημαντικό νήμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ένα αντίγραφο των πληροφοριών σε αυτό το νήμα αποθηκεύεται σε μια θέση στην οποία είναι δυνατή η πρόσβαση από οποιονδήποτε στην ομάδα.

Προσθέστε το γραμματοκιβώτιο τοποθεσίας στη γραμμή " προς", " Κοιν." ή " Κοιν ." ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με γραμματοκιβώτιο τοποθεσίας στο πεδίο "Κοιν.".

Μπορείτε να προσθέσετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του γραμματοκιβωτίου τοποθεσίας σε οποιεσδήποτε ομάδες επαφών ομάδας ή λίστες διανομής. Έτσι, η σχετική ηλεκτρονική αλληλογραφία αποθηκεύεται αυτόματα στο γραμματοκιβώτιο τοποθεσίας ομάδας.

Όταν συντάσσετε και αποστέλλετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το γραμματοκιβώτιο τοποθεσίας, εμφανίζεται σαν να προέρχεται από εσάς.

Όλοι οι χρήστες με δικαιώματα συμβολής σε μια τοποθεσία μπορούν να έχουν πρόσβαση στο γραμματοκιβώτιο τοποθεσίας, ώστε πολλά άτομα να μπορούν να συνεργαστούν για να συντάξουν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Για να συντάξετε ένα μήνυμα, κάντε κλικ στην επιλογή νέα αλληλογραφία.

Κουμπί "Νέο μήνυμα" για γραμματοκιβώτια τοποθεσίας.

Αυτό ανοίγει ένα νέο μήνυμα στο γραμματοκιβώτιο της τοποθεσίας σας.

Προσθέστε διευθύνσεις σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο γραμματοκιβώτιο τοποθεσίας

Αν χρησιμοποιείτε τη λίστα "Αγαπημένα" στο Outlook, ίσως σας φανεί χρήσιμη για να συμπεριλάβετε επίσης φακέλους από το γραμματοκιβώτιο τοποθεσίας στη λίστα "Αγαπημένα" σας.

Στο Outlook, μπορείτε να κάνετε δεξί κλικ σε ένα φάκελο γραμματοκιβωτίου τοποθεσίας, όπως τα Εισερχόμενα και κατόπιν να κάνετε κλικ στην εντολή Εμφάνιση στα "Αγαπημένα". Εάν έχετε δύο φακέλους στη λίστα "Αγαπημένα" με το ίδιο όνομα (για παράδειγμα, δύο εισερχομένων), το Outlook προσθέτει αυτόματα το όνομα του γραμματοκιβωτίου στο όνομα του φακέλου (για παράδειγμα, "Εισερχόμενα-HRTeamSite@contosobistro.onmicrosoft.com"), ώστε να μπορείτε να προσδιορίσετε ποιος φάκελος είναι ο οποίος.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα αγαπημένα του Outlook, ανατρέξτε στο θέμα διατήρηση των φακέλων αλληλογραφίας που χρησιμοποιούνται συχνά στα αγαπημένα.

Συνεργασία με την ομάδα σας χρησιμοποιώντας το γραμματοκιβώτιο τοποθεσίας

Η ομάδα σας μπορεί να χρησιμοποιήσει ένα γραμματοκιβώτιο τοποθεσίας για να συνεργαστεί στη σύνταξη ενός σημαντικού μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή να συγκεντρώσει συναφείς συνομιλίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε επίπεδο ομάδας. Η ομάδα σας μπορεί επίσης να κάνει κοινή χρήση σημαντικών εγγράφων με ασφάλεια, χρησιμοποιώντας ένα γραμματοκιβώτιο τοποθεσίας.

Μετά τη Ρύθμιση ενός γραμματοκιβωτίου τοποθεσίας για την τοποθεσία σας, δημιουργείται ένας νέος λογαριασμός ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιώντας το όνομα της τοποθεσίας σας. Για παράδειγμα, μια τοποθεσία ομάδας χρησιμοποιεί τη διεύθυνση URL: http://contoso.sharepoint.com/HRTeamSite. Η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για αυτό το γραμματοκιβώτιο τοποθεσίας είναι HRTeamSite@contoso.sharepoint.com.

Πλακίδιο Τμήματος Web

Πολλές ομάδες έχουν συνομιλίες μέσω μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε τακτά χρονικά διαστήματα. Συχνά, αυτές οι συνομιλίες έχουν ως αποτέλεσμα πληροφορίες που μπορεί να είναι μια χρήσιμη αναφορά κάπου κάτω από τη γραμμή. Μπορείτε να προωθήσετε τα πιο χρήσιμα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μέσα στο νήμα στο γραμματοκιβώτιο της τοποθεσίας σας για να το διατηρήσετε. Όλοι όσοι έχουν δικαιώματα συμβολής στην τοποθεσία σας έχουν τη δυνατότητα να ανοίξουν το γραμματοκιβώτιο τοποθεσίας και να προβάλουν αυτό το μήνυμα. Τα μέλη της ομάδας μπορούν αργότερα να ανοίξουν το γραμματοκιβώτιο τοποθεσίας, να πραγματοποιήσουν αναζήτηση στην αλληλογραφία που έχει καταγραφεί σε αυτόν το λογαριασμό και να δουν το ιστορικό του συγκεκριμένου ζητήματος.

Μια άλλη ιδέα για τη συγκέντρωση αυτών των συνομιλιών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε επίπεδο ομάδας είναι να CC η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του γραμματοκιβωτίου τοποθεσίας όταν στέλνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην ομάδα. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του γραμματοκιβωτίου τοποθεσίας σε μια ομάδα επαφών ή μια λίστα διανομής, ώστε να περιλαμβάνεται αυτόματα κάθε φορά που στέλνετε αλληλογραφία στην ομάδα σας.

Μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με γραμματοκιβώτιο τοποθεσίας στο πεδίο "Κοιν.".

Εάν αποθηκεύσετε τα έγγραφα της ομάδας σας στην τοποθεσία του SharePoint, μπορείτε να εκμεταλλευτείτε την εφαρμογή γραμματοκιβωτίου τοποθεσίας για να κάνετε κοινή χρήση αυτών των εγγράφων με όσους έχουν πρόσβαση στην τοποθεσία.

Σημαντικό: Όταν οι χρήστες προβάλλουν ένα γραμματοκιβώτιο τοποθεσίας στο Outlook, βλέπουν μια λίστα με όλα τα έγγραφα στις βιβλιοθήκες εγγράφων αυτής της τοποθεσίας. Τα γραμματοκιβώτια τοποθεσίας παρουσιάζουν την ίδια λίστα εγγράφων σε όλους τους χρήστες, επομένως ορισμένοι χρήστες μπορεί να βλέπουν έγγραφα στα οποία δεν έχουν πρόσβαση για άνοιγμα.

Εάν χρησιμοποιείτε το Exchange, τα έγγραφά σας εμφανίζονται επίσης σε ένα φάκελο στο Outlook, διευκολύνοντας ακόμη περισσότερο την προώθηση εγγράφων σε άλλους.

Προώθηση εγγράφου από το γραμματοκιβώτιο τοποθεσίας

Σημείωση:  Αυτή η σελίδα έχει μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας πείτε εάν σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά για να το συμβουλεύεστε.

Χρειάζεστε περισσότερη βοήθεια;

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×