Χρήση ταξινόμησης για τροποποίηση μιας προβολής του SharePoint

Χρήση ταξινόμησης για τροποποίηση μιας προβολής του SharePoint

Η ταξινόμηση σάς βοηθά να οργανώσετε τα δεδομένα σας σε μια συγκεκριμένη σειρά με βάση τα δεδομένα στήλης. Κατά την ταξινόμηση, απλώς αναδιατάξετε τον τρόπο εμφάνισης των δεδομένων και όχι την προσθήκη ή κατάργηση περιεχομένου που εμφανίζεται στην προβολή.

Υπάρχουν δύο τρόποι για να ταξινομήσετε μια προβολή:

Γρήγορη ταξινόμηση δεδομένων μέσα από μια προβολή

Σε οποιαδήποτε προβολή, επιλέξτε την κεφαλίδα μιας στήλης μιας λίστας ή βιβλιοθήκης και επιλέξτε μια ταξινόμηση.

Το αναπτυσσόμενο μενού ταξινόμησης σε μια κεφαλίδα στήλης

Μπορείτε να επιλέξετε οποιαδήποτε στήλη για ταξινόμηση, αλλά μόνο μία στήλη κάθε φορά. Όταν κλείσετε τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη, η στήλη θα επιστρέψει στην προεπιλεγμένη σειρά προβολής της, εκτός εάν αποθηκεύσετε την προβολή.

Δημιουργία ταξινομημένης προβολής

Όταν δημιουργείτε ή επεξεργάζεστε μια προβολή, μπορείτε να καθορίσετε ταξινόμηση σε μία ή δύο στήλες. Μπορείτε να ταξινομήσετε σύμφωνα με τις στήλες, ακόμα και αν δεν είναι ορατές στην προβολή. Για να ρυθμίσετε μια ταξινόμηση, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

  1. Στη γραμμή μενού κοντά στην επάνω δεξιά γωνία, κάντε κλικ στις επιλογές εναλλαγής >"Αποθήκευση προβολής ως" και πληκτρολογήστε ένα όνομα: 

    Το μενού "Επιλογές προβολής εναλλαγής".

    (Η ταξινόμηση που έχετε επιλέξει αποθηκεύεται μαζί με την προβολή.)

  2. Στη σελίδα δημιουργίας ή επεξεργασίας μιας προβολής, κάντε κύλιση προς τα κάτω για να ταξινομήσετε. Στην ενότητα "Ταξινόμηση", επιλέξτε την πρώτη ταξινόμηση κατά την αναπτυσσόμενη λίστα στηλών και επιλέξτε ένα πεδίο. Αυτό το πεδίο είναι μία από τις πολλές διαθέσιμες στήλες για τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη σας και μπορεί να είναι σε προβολή ή όχι.

  3. Επιλέξτε "Εμφάνιση των στοιχείων σε αύξουσα σειρά"ή "Εμφάνιση των στοιχείων σε φθίνουσα σειρά".

  4. Κάντε κύλιση στο επάνω ή το κάτω μέρος της σελίδας και επιλέξτε OK.

Τροποποίηση ταξινομημένης προβολής

  1. Άνοιγμα της λίστας ή της βιβλιοθήκης.

  2. Επιλέξτε εναλλαγή επιλογών προβολής και,στη συνέχεια, επεξεργαστείτε την τρέχουσα προβολή.

    Μενού επιλογών εναλλαγής προβολής
  3. Κάντε κύλιση προς τα κάτω στην ενότητα "Ταξινόμηση".

  4. Στη συνέχεια, μπορείτε να αλλάξετε τις ρυθμίσεις, όπως περιγράφεται στα βήματα 2 έως 4 στην παραπάνω διαδικασία "Δημιουργία ταξινομημένης προβολής".

Όταν μια στήλη δεν ταξινομεί σωστά

Εάν μια στήλη δεν ταξινομεί με ακρίβεια, ο πιθανός λόγος είναι ότι η στήλη έχει ρυθμιστεί για ένα διαφορετικό είδος δεδομένων από ό,τι περιέχει στην πραγματικότητα.

Για παράδειγμα, οι αριθμοί και το κείμενο είναι διαφορετικά είδη δεδομένων και κάθε είδος είναι ταξινομημένο διαφορετικά. Εάν μια στήλη κειμένου περιέχει αριθμητικούς αντί για λέξεις, όταν ταξινομείτε αυτήν τη στήλη, η αρίθμηση θα ταξινομηθεί εσφαλμένα, ως εξής: 

1, 11, 12, 2, 21, 22, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 ...

Μπορείτε να διορθώσετε αυτή την κατάσταση, αλλάζοντας την υποκείμενη ρύθμιση τύπου για τη στήλη, όπως περιγράφεται παρακάτω:

Αλλαγή τύπου στήλης για τη σωστή ταξινόμηση

  1. Επιλέξτε την επικεφαλίδα της στήλης που θέλετε να αλλάξετε και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Ρυθμίσεις στήλης" > "Επεξεργασία".

  2. Στην περιοχή "Τύπος",επιλέξτε το βέλος που δείχνει προς τα κάτω για να ανοίξετε το μενού επιλογών.

  3. Ορίστε την επιλογή που ταιριάζει καλύτερα στο είδος των δεδομένων στη στήλη. 

    Προσοχή: Όταν αλλάζετε τον τύπο των πληροφοριών που περιέχει μια στήλη, είναι πιθανό ότι ορισμένα υπάρχοντα δεδομένα θα χαθούν από τη στήλη. Ωστόσο, εάν επιλέξετε μια επιλογή που να ταιριάζει με τα πραγματικά δεδομένα στη στήλη, είναι πιθανό να μην προκύψει απώλεια δεδομένων. Για παράδειγμα, στο παράδειγμα που αναφέρθηκε προηγουμένως, όπου έχετε μια στήλη με μία γραμμή κειμένου που περιέχει αριθμούς και αλλάξετε τον τύπο σε "Αριθμοί", τα δεδομένα της στήλης πιθανότατα δεν θα εξαφανιστούν.

  4. Επιλέξτε Αποθήκευση.

  5. Ελέγξτε την ταξινόμηση της στήλης για να βεβαιωθείτε ότι λειτουργεί με τον αναμένεται.

Τρόπος ταξινόμησης των φακέλων με άλλα στοιχεία

Από προεπιλογή, οι φάκελοι εμφανίζονται επάνω από οποιαδήποτε αρχεία ή στοιχεία (σε αύξουσα ταξινόμηση) ή κάτω από οποιαδήποτε αρχεία ή στοιχεία (σε φθίνουσα ταξινόμηση) ανεξάρτητα από το όνομα του φακέλου. 

Εάν θέλετε η ταξινόμηση να επηρεάζει επίσης τη θέση των φακέλων μέσα στην προβολή, επιλέξτε "Ταξινόμηση μόνο σύμφωνα με καθορισμένα κριτήρια" (οι φάκελοι ενδέχεται να μην εμφανίζονται πριν από τα στοιχεία).

Η στήλη κατά την οποία θέλετε να γίνει ταξινόμηση δεν είναι διαθέσιμη στη λίστα

Εάν μια στήλη περιέχει έναν από τους ακόλουθους τύπους δεδομένων, δεν είναι δυνατό να ταξινομηθεί:

  • Πολλές γραμμές κειμένου

  • Επιλογή, όπου επιτρέπονται πολλές τιμές

  • Υπερ-σύνδεση

  • Εικόνα

Φιλτράρισμα και ομαδοποίηση της ταξινομημένης προβολής δεδομένων

Μπορείτε να συνδυάσετε την ταξινόμηση με μια φιλτραρισμένο ή/και μια ομαδοποιημενή προβολή. Η ομαδοποίηση σάς επιτρέπει να συμπτύξετε ταξινομημένες περιοχές κάτω από κεφαλίδες και μπορείτε να χρησιμοποιήσετε φιλτράρισμα για να περιορίσετε μια μεγάλη λίστα στοιχείων.

Για να δείτε πώς μπορείτε να ομαδοποιήσετε δεδομένα σε μια προβολή, ανατρέξτε στο θέμα "Χρήση ομαδοποίησης για τροποποίηση μιας προβολής του SharePoint".

Για να μάθετε πώς μπορείτε να φιλτράρετε δεδομένα σε μια προβολή, ανατρέξτε στο θέμα "Χρήση φιλτραρίσματος για τροποποίηση μιας προβολής του SharePoint".

Υπάρχουν δύο τρόποι για να ταξινομήσετε μια προβολή:

Γρήγορη ταξινόμηση δεδομένων μέσα από μια προβολή

Σε οποιαδήποτε προβολή, επιλέξτε την κεφαλίδα μιας στήλης μιας λίστας ή βιβλιοθήκης και επιλέξτε μια ταξινόμηση.

Το αναπτυσσόμενο μενού ταξινόμησης σε μια κεφαλίδα στήλης

Μπορείτε να επιλέξετε οποιαδήποτε στήλη για ταξινόμηση, αλλά μόνο μία στήλη κάθε φορά. Όταν κλείσετε τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη, η στήλη θα επιστρέψει στην προεπιλεγμένη σειρά προβολής της, εκτός εάν αποθηκεύσετε την προβολή.

Δημιουργία ταξινομημένης προβολής

Όταν δημιουργείτε ή επεξεργάζεστε μια προβολή, μπορείτε να καθορίσετε ταξινόμηση σε μία ή δύο στήλες. Μπορείτε να ταξινομήσετε σύμφωνα με τις στήλες, ακόμα και αν δεν είναι ορατές στην προβολή. Για να ρυθμίσετε μια ταξινόμηση, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

  1. Επιλέξτε την καρτέλα "Βιβλιοθήκη" και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Δημιουργία προβολής".

  2. Στη σελίδα δημιουργίας ή επεξεργασίας μιας προβολής, κάντε κύλιση προς τα κάτω για να ταξινομήσετε. Στην ενότητα "Ταξινόμηση", επιλέξτε την πρώτη ταξινόμηση κατά την αναπτυσσόμενη λίστα στηλών και επιλέξτε ένα πεδίο. Αυτό το πεδίο είναι μία από τις πολλές διαθέσιμες στήλες για τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη σας και μπορεί να είναι σε προβολή ή όχι.

  3. Επιλέξτε "Εμφάνιση των στοιχείων σε αύξουσα σειρά"ή "Εμφάνιση των στοιχείων σε φθίνουσα σειρά".

  4. Κάντε κύλιση στο επάνω ή το κάτω μέρος της σελίδας και επιλέξτε OK.

Τροποποίηση ταξινομημένης προβολής

  1. Άνοιγμα της λίστας ή της βιβλιοθήκης.

  2. Επιλέξτε την καρτέλα "Βιβλιοθήκη" και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Τροποποίηση προβολής".

    Επιλογή προβολής "Τροποποίηση προβολής" στην καρτέλα "Βιβλιοθήκη" της κορδέλας του SharePoint Online

  3. Κάντε κύλιση προς τα κάτω στην ενότητα "Ταξινόμηση".

  4. Στη συνέχεια, μπορείτε να αλλάξετε τις ρυθμίσεις, όπως περιγράφεται στα βήματα 2 έως 4 στην παραπάνω διαδικασία "Δημιουργία ταξινομημένης προβολής".

Όταν μια στήλη δεν ταξινομεί σωστά

Εάν μια στήλη δεν ταξινομεί με ακρίβεια, ο πιθανός λόγος είναι ότι η στήλη έχει ρυθμιστεί για ένα διαφορετικό είδος δεδομένων από ό,τι περιέχει στην πραγματικότητα.

Για παράδειγμα, οι αριθμοί και το κείμενο είναι διαφορετικά είδη δεδομένων και κάθε είδος είναι ταξινομημένο διαφορετικά. Εάν μια στήλη κειμένου περιέχει αριθμητικούς αντί για λέξεις, όταν ταξινομείτε αυτήν τη στήλη, η αρίθμηση θα ταξινομηθεί εσφαλμένα, ως εξής: 

1, 11, 12, 2, 21, 22, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 ...

Μπορείτε να διορθώσετε αυτή την κατάσταση, αλλάζοντας την υποκείμενη ρύθμιση τύπου για τη στήλη, όπως περιγράφεται παρακάτω:

Αλλαγή τύπου στήλης για τη σωστή ταξινόμηση

  1. Επιλέξτε την επικεφαλίδα της στήλης που θέλετε να αλλάξετε και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Ρυθμίσεις στήλης" > "Επεξεργασία".

  2. Στην περιοχή "Τύπος",επιλέξτε το βέλος που δείχνει προς τα κάτω για να ανοίξετε το μενού επιλογών.

  3. Ορίστε την επιλογή που ταιριάζει καλύτερα στο είδος των δεδομένων στη στήλη. 

    Προσοχή: Όταν αλλάζετε τον τύπο των πληροφοριών που περιέχει μια στήλη, είναι πιθανό ότι ορισμένα υπάρχοντα δεδομένα θα χαθούν από τη στήλη. Ωστόσο, εάν επιλέξετε μια επιλογή που να ταιριάζει με τα πραγματικά δεδομένα στη στήλη, είναι πιθανό να μην προκύψει απώλεια δεδομένων. Για παράδειγμα, στο παράδειγμα που αναφέρθηκε προηγουμένως, όπου έχετε μια στήλη με μία γραμμή κειμένου που περιέχει αριθμούς και αλλάξετε τον τύπο σε "Αριθμοί", τα δεδομένα της στήλης πιθανότατα δεν θα εξαφανιστούν.

  4. Επιλέξτε Αποθήκευση.

  5. Ελέγξτε την ταξινόμηση της στήλης για να βεβαιωθείτε ότι λειτουργεί με τον αναμένεται.

Τρόπος ταξινόμησης των φακέλων με άλλα στοιχεία

Από προεπιλογή, οι φάκελοι εμφανίζονται επάνω από οποιαδήποτε αρχεία ή στοιχεία (σε αύξουσα ταξινόμηση) ή κάτω από οποιαδήποτε αρχεία ή στοιχεία (σε φθίνουσα ταξινόμηση) ανεξάρτητα από το όνομα του φακέλου. 

Εάν θέλετε η ταξινόμηση να επηρεάζει επίσης τη θέση των φακέλων μέσα στην προβολή, επιλέξτε "Ταξινόμηση μόνο σύμφωνα με καθορισμένα κριτήρια" (οι φάκελοι ενδέχεται να μην εμφανίζονται πριν από τα στοιχεία).

Η στήλη κατά την οποία θέλετε να γίνει ταξινόμηση δεν είναι διαθέσιμη στη λίστα

Εάν μια στήλη περιέχει έναν από τους ακόλουθους τύπους δεδομένων, δεν είναι δυνατό να ταξινομηθεί:

  • Πολλές γραμμές κειμένου

  • Επιλογή, όπου επιτρέπονται πολλές τιμές

  • Υπερ-σύνδεση

  • Εικόνα

Φιλτράρισμα και ομαδοποίηση της ταξινομημένης προβολής δεδομένων

Μπορείτε να συνδυάσετε την ταξινόμηση με μια φιλτραρισμένο ή/και μια ομαδοποιημενή προβολή. Η ομαδοποίηση σάς επιτρέπει να συμπτύξετε ταξινομημένες περιοχές κάτω από κεφαλίδες και μπορείτε να χρησιμοποιήσετε φιλτράρισμα για να περιορίσετε μια μεγάλη λίστα στοιχείων.

Για να δείτε πώς μπορείτε να ομαδοποιήσετε δεδομένα σε μια προβολή, ανατρέξτε στο θέμα "Χρήση ομαδοποίησης για τροποποίηση μιας προβολής του SharePoint".

Για να μάθετε πώς μπορείτε να φιλτράρετε δεδομένα σε μια προβολή, ανατρέξτε στο θέμα "Χρήση φιλτραρίσματος για τροποποίηση μιας προβολής του SharePoint".

Χρειάζεστε περισσότερη βοήθεια;

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×