Χρήση της συγχώνευσης αλληλογραφίας για την αποστολή δεδομένων στο Word

Χρήση της συγχώνευσης αλληλογραφίας για την αποστολή δεδομένων στο Word

Η συγχώνευση αλληλογραφίας είναι ένας εξαιρετικός τρόπος για να εργαστείτε με τα δεδομένα της Access. Αυτό το βίντεο δείχνει πώς μπορείτε να δημιουργήσετε μια τυπική φόρμα επιστολής στο Microsoft Word ξεκινώντας με την εντολή "Συγχώνευση λέξεων" στο Access. Εναλλακτικά, εάν προτιμάτε, δείτε τα βασικά βήματα κάτω από το βίντεο.

Σημείωση: Αυτό το βίντεο καταγράφηκε με την Access 2013, αλλά τα ίδια βασικά βήματα ισχύουν για την Access 2010, την Access 2016 και τη συνδρομητική έκδοση της Access.

Το πρόγραμμα περιήγησης που διαθέτετε δεν υποστηρίζει βίντεο.

Στο βίντεο

Ακολουθεί η γενική διαδικασία για τη δημιουργία μιας συγχώνευσης αλληλογραφίας του Word μέσα από την Access:

  1. Ανοίξτε τη βάση δεδομένων της Access που περιέχει τις διευθύνσεις που θέλετε να συγχωνεύσετε με το Word.

  2. Εάν το παράθυρο περιήγησης δεν είναι ανοιχτό, πατήστε το πλήκτρο F11 για να το ανοίξετε.

  3. Επιλέξτε τον πίνακα ή το ερώτημα που περιέχει τις διευθύνσεις. Εάν τα πεδία διευθύνσεων είναι εξαπλώνονται σε πολλούς πίνακες, δημιουργήστε ένα απλό ερώτημα επιλογής που περιέχει τα πεδία που χρειάζεστε και επιλέξτε αυτό το ερώτημα για τη λειτουργία συγχώνευσης.

  4. Στην καρτέλα "Εξωτερικά δεδομένα", στην ομάδα "Εξαγωγή", κάντε κλικ στην επιλογή "Συγχώνευση λέξεων".

  5. Ανοίγει το παράθυρο διαλόγου του Οδηγού συγχώνευσης αλληλογραφίας του Microsoft Word.

    Επιλέξτε τη σύνδεση των δεδομένων σας με ένα υπάρχον έγγραφο του Word ή δημιουργήστε ένα νέο έγγραφο.

  6. Επιλέξτε εάν θέλετε ο οδηγός να συνδέσει τα δεδομένα διευθύνσεων σε ένα υπάρχον έγγραφο του Word ή να ξεκινά με ένα νέο, κενό έγγραφο.

  7. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Το Word ξεκινά και εμφανίζει την καρτέλα "Αλληλογραφία" και το παράθυρο "Συγχώνευση αλληλογραφίας".

  1. Ακολουθήστε τα βήματα του οδηγού κάνοντας κλικ στις συνδέσεις "Επόμενο"και "Προηγούμενο" στο κάτω μέρος του παραθύρου "Συγχώνευση αλληλογραφίας".

  2. Στο βήμα 3 του οδηγού, δεν θα χρειαστεί να επιλέξετε τη λίστα παραληπτών. Αυτό καθορίστηκε όταν το επιλέξατε στην Access. Ωστόσο, ίσως θέλετε να ρυθμίσετε με ακρίβεια τη λίστα, κάνοντας κλικ στην επιλογή "Επεξεργασία λίστας παραληπτών". Στο πλαίσιο που ανοίγει, μπορείτε να καταργήσετε μεμονωμένους παραλήπτες από τη συγχώνευση, να εφαρμόσετε φίλτρα, να ταξινομήσετε τη λίστα και πολλά άλλα.

  3. Στο βήμα 4 του οδηγού, γράψτε την επιστολή (εκτός εάν εργάζεστε με ένα υπάρχον έγγραφο).

  4. Τοποθετήστε το δρομέα στο σημείο του εγγράφου όπου θέλετε να εμφανίζονται τα δεδομένα διεύθυνσης και κάντε κλικ στην επιλογή Μπλοκ διεύθυνσης, Γραμμή χαιρετισμού ή Περισσότερα στοιχεία στο παράθυρο συγχώνευσης αλληλογραφίας για να εισαγάγετε τα δεδομένα της Access στο έγγραφο. Στα πλαίσια που εμφανίζονται, επιλέξτε τη μορφή που θέλετε και κάντε κλικ στην επιλογή "Ταίριασμα πεδίων" για να βεβαιωθείτε ότι τα πεδία ταιριάζουν σωστά.

  5. Στο βήμα 5 του οδηγού, κάντε κλικ στα κουμπιά Επόμενο (>>) και Προηγούμενο (<<) για να δείτε σε προεπισκόπηση πώς θα εμφανίζονται τα συγχωνευμένα δεδομένα κατά την εκτύπωση του εγγράφου.

  6. Στο βήμα 6 του οδηγού, κάντε κλικ στην επιλογή "Εκτύπωση" και ορίστε τις επιλογές εκτύπωσης που θέλετε.

  7. Αποθηκεύστε και κλείστε το έγγραφο του Word.

    Σημειώσεις: 

    • Εάν θέλετε να επιστρέψει και να προσαρμόσετε οποιαδήποτε από τις ρυθμίσεις συγχώνευσης μετά την ολοκλήρωση του οδηγού, όλες οι λειτουργίες είναι διαθέσιμες στην καρτέλα "Στοιχεία αλληλογραφίας" στο Word.

    • Εάν κάνετε αλλαγές σχεδίασης στη βάση δεδομένων της Access, ίσως χρειαστεί να προσαρμόσετε ορισμένες από τις ρυθμίσεις συγχώνευσης στο Word για να λειτουργήσει σωστά η συγχώνευση ξανά.

    • Ο οδηγός συγχώνευσης αλληλογραφίας έχει σχεδιαστεί γύρω από την εργασία με δεδομένα διευθύνσεων αλληλογραφίας. Ωστόσο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα συγχώνευσης αλληλογραφίας για να συγχωνεύσετε οποιοδήποτε είδος δεδομένων με το Word, όπως εγγραφές αποθέματος, εργασίες ή οτιδήποτε αποθηκεύετε στην Access.

Για πιο λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με τις δυνατότητες συγχώνευσης αλληλογραφίας του Word, ανατρέξτε στα παρακάτω άρθρα:

Χρειάζεστε περισσότερη βοήθεια;

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×