Χρησιμοποιήστε το πρότυπο βάσης δεδομένων διαχείρισης εργασιών της Access για να παρακολουθήσετε μια ομάδα στοιχείων εργασίας που πρέπει να ολοκληρώσετε εσείς ή η ομάδα σας. Μπορείτε επίσης να αναζητήσετε και να φιλτράρετε λεπτομέρειες εργασιών, να εμφανίσετε ή να αποκρύψετε στήλες, να στείλετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να αντιστοιχίσετε τις διευθύνσεις των κατόχων εργασιών.

Θέλετε να παρακολουθήσετε ένα βίντεο σχετικά με τη χρήση αυτού του προτύπου; Ανατρέξτε σε αυτό το άρθρο, χρησιμοποιήστε το πρότυπο βάσης δεδομένων "Διαχείριση εργασιών".

Σημείωση: Το πρότυπο βάσης δεδομένων "Διαχείριση εργασιών" έχει ενημερωθεί τα τελευταία χρόνια. Αυτές οι οδηγίες αναφέρονται στην πιο πρόσφατη έκδοση του προτύπου που είναι διαθέσιμη για λήψη. Εάν τα παρακάτω βήματα δεν συμφωνούν με αυτό που βλέπετε, πιθανώς χρησιμοποιείτε μια παλαιότερη έκδοση του προτύπου.

Χρήση της βάσης δεδομένων

Σε αυτό το άρθρο, καλύπτουμε τα βασικά βήματα χρήσης του προτύπου βάσης δεδομένων διαχείρισης εργασιών.

Προετοιμασία της βάσης δεδομένων για χρήση

  • Όταν ανοίγετε για πρώτη φορά τη βάση δεδομένων, η Access εμφανίζει τη φόρμα υποδοχής. Για να αποτρέψετε την εμφάνιση αυτής της φόρμας την επόμενη φορά που θα ανοίξετε τη βάση δεδομένων, καταργήστε την επιλογή του πλαισίου ελέγχου "Εμφάνιση υποδοχής κατά το άνοιγμα αυτής της βάσης δεδομένων".

    Κλείστε τη φόρμα υποδοχής για να αρχίσετε να χρησιμοποιείτε τη βάση δεδομένων.

  • Για να βεβαιωθείτε ότι είναι ενεργοποιημένο όλο το περιεχόμενο της βάσης δεδομένων, στη γραμμή μηνυμάτων, κάντε κλικ στην επιλογή "Ενεργοποίηση αυτού του περιεχομένου".

    Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την ενεργοποίηση περιεχομένου βάσης δεδομένων, ανατρέξτε στο άρθρο "Απόφαση σχετικά με την αξιοπιστία μιας βάσης δεδομένων".

Αναζήτηση εργασίας ή επαφής

Το πλαίσιο "Γρήγορη αναζήτηση" σάς επιτρέπει να βρείτε γρήγορα μια εργασία στη φόρμα "Λίστα εργασιών" ή μια επαφή στη φόρμα "Λίστα επαφών".

  • Πληκτρολογήστε το κείμενο που θέλετε να αναζητήσετε στο πλαίσιο "Γρήγορη αναζήτηση" και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο ENTER.

    Η Access φιλτράρει τη λίστα για να εμφανίζει μόνο τις εγγραφές που περιέχουν το κείμενο που αναζητήσαμε. Για να επιστρέψετε στην πλήρη λίστα, κάντε κλικ στην επιλογή "Απαλοιφή της τρέχουσας αναζήτησης". (Είναι το X μέσα στο πλαίσιο αναζήτησης.)

Φιλτράρισμα της λίστας εργασιών

Στη φόρμα "Λίστα εργασιών", μπορείτε να φιλτράρετε τη λίστα εργασιών και να αποθηκεύσετε τα αγαπημένα σας φίλτρα για μελλοντική χρήση.

  1. Εφαρμόστε φίλτρα κάνοντας δεξί κλικ στη φόρμα και επιλέγοντας τα φίλτρα που θέλετε.

  2. Κάντε κλικ στην επιλογή "Αποθήκευση φίλτρου".

  3. Στη φόρμα "Λεπτομέρειες φίλτρου", πληκτρολογήστε ένα όνομα και μια περιγραφή φίλτρου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "Κλείσιμο".

  4. Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο "Φίλτρο αγαπημένων" για να εφαρμόσετε ένα αποθηκευμένο φίλτρο ή κάντε κλικ στην επιλογή (Απαλοιφή φίλτρου) για να καταργήσετε το φίλτρο.

Εμφάνιση ή απόκρυψη στηλών

Στη φόρμα "Λίστα εργασιών" και στη φόρμα "Λίστα επαφών", ορισμένα πεδία (στήλες) είναι κρυφά από προεπιλογή. Για να αλλάξετε τα πεδία που εμφανίζονται:

  1. Κάντε κλικ στην επιλογή "Εμφάνιση/Απόκρυψη πεδίων".

  2. Στο παράθυρο διαλόγου "Κατάργηση λίστας στηλών", επιλέξτε το κουμπί δίπλα σε κάθε στήλη που θέλετε να εμφανίζεται. Καταργήστε την επιλογή του πλαισίου ελέγχου για να αποκρύψετε τη στήλη.

Εμφάνιση λεπτομερειών εργασίας ή επαφής

Η φόρμα "Λεπτομέρειες εργασίας" και η φόρμα "Λεπτομέρειες επαφής" σας let you view and enter more information about an item. Για να εμφανίσετε τη φόρμα "Λεπτομέρειες εργασίας" ή τη φόρμα "Λεπτομέρειες επαφής":

  • Στη φόρμα "Λεπτομέρειες εργασίας" ή στη φόρμα "Λεπτομέρειες επαφής", κάντε κλικ στην επιλογή "Άνοιγμα" δίπλα στο στοιχείο που θέλετε να δείτε.

Προσθήκη συνημμένων

Στη φόρμα "Λεπτομέρειες εργασίας" και στη φόρμα "Λεπτομέρειες επαφής", μπορείτε να προσθέσετε εικόνες και άλλα συνημμένα.

  • Κάτω από το πλαίσιο εικόνας στη φόρμα λεπτομερειών εργασίας, κάντε κλικ στην επιλογή "Προσθήκη" ή "Κατάργηση συνημμένων".

    Κάτω από το πλαίσιο εικόνας στη φόρμα "Λεπτομέρειες επαφής", κάντε κλικ στην επιλογή "Επεξεργασία εικόνας".

  • Στο παράθυρο διαλόγου "Συνημμένα", κάντε κλικ στην επιλογή "Προσθήκη".

  • Στο παράθυρο διαλόγου "Επιλογή αρχείου", μεταβείτε στο φάκελο που περιέχει το αρχείο.

  • Επιλέξτε το αρχείο που θέλετε να προσθέσετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Άνοιγμα".

  • Στο παράθυρο διαλόγου "Συνημμένα", κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Σημείωση: Μπορείτε να επισυνάψετε πολλά αρχεία για κάθε στοιχείο, συμπεριλαμβανομένων διαφορετικών τύπων αρχείων, όπως έγγραφα ή υπολογιστικά φύλλα.

Προσθήκη επαφών από το Microsoft Outlook

Εάν χρησιμοποιείτε το Microsoft Outlook, μπορείτε να προσθέσετε επαφές ή κατόχους εργασιών από αυτό το πρόγραμμα χωρίς να χρειάζεται να πληκτρολογήσετε εκ τούτου τις πληροφορίες.

  1. Στη φόρμα "Λίστα επαφών", κάντε κλικ στην επιλογή "Προσθήκη από το Outlook".

  2. Στο παράθυρο διαλόγου "Επιλογή ονομάτων για προσθήκη", επιλέξτε τα ονόματα που θέλετε να προσθέσετε στη βάση δεδομένων.

  3. Κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη και κατόπιν στο κουμπί ΟΚ.

Εμφάνιση χάρτη της διεύθυνσης μιας επαφής

Στη φόρμα "Λεπτομέρειες επαφής", εάν έχετε εισαγάγει μια διεύθυνση για την επαφή, μπορείτε να εμφανίσετε ένα χάρτη αυτής της τοποθεσίας:

  • Κάντε κλικ για αντιστοίχιση.

Εμφάνιση αναφορών

Η βάση δεδομένων εργασιών περιλαμβάνει πολλές αναφορές, συμπεριλαμβανομένων των ενεργώνεργασιών, των λεπτομερειών εργασιών,του βιβλίου διευθύνσεων επαφώνκαι πολλών άλλων. Για να εμφανίσετε μια αναφορά:

  • Στο παράθυρο περιήγησης, στην περιοχή "Αναφορές",κάντε διπλό κλικ στην έκθεση που θέλετε να εμφανίσετε.

Μπορείτε να δημιουργήσετε τις δικές σας προσαρμοσμένες αναφορές. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο άρθρο Δημιουργία μιας απλής αναφοράς.

Τροποποίηση του προτύπου βάσης δεδομένων διαχείρισης εργασιών

Προσαρμόστε τη βάση δεδομένων "Εργασίες" προσθέτοντας ένα νέο πεδίο στον πίνακα "Εργασίες" και, στη συνέχεια, προσθέτοντας αυτό το πεδίο στη φόρμα "Λίστα εργασιών", τη φόρμα "Λεπτομέρειες εργασίας" και την αναφορά "Λεπτομέρειες εργασίας".

Προσθήκη πεδίου στον πίνακα "Εργασίες"

  1. Κλείσιμο όλων των ανοιχτών καρτελών.

  2. Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε διπλό κλικ στον πίνακα "Εργασίες".

  3. Κάντε κύλιση προς τα δεξιά μέχρι να δείτε τη στήλη με το όνομα "Προσθήκη νέου πεδίου". Κάντε διπλό κλικ στην επικεφαλίδα της στήλης και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε το όνομα του πεδίου.

Την πρώτη φορά που θα εισαγάγετε δεδομένα στη στήλη, η Access ορίζει τον τύπο δεδομένων για εσάς.

Προσθήκη πεδίου σε φόρμα ή έκθεση

Μετά την προσθήκη ενός πεδίου σε έναν πίνακα, μπορείτε να το προσθέσετε σε μια φόρμα ή έκθεση.

  1. Κάντε δεξί κλικ στη φόρμα ή την έκθεση στο παράθυρο περιήγησης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Προβολή διάταξης".

  2. Στην καρτέλα Μορφή, στην ομάδα Εργαλεία, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη υπαρχόντων πεδίων.

  3. Σύρετε το πεδίο που θέλετε από τη Λίστα πεδίων στη φόρμα ή την έκθεση.

Χρειάζεστε περισσότερη βοήθεια;

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Συμμετοχή στο Microsoft Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Πόσο ικανοποιημένοι είστε με την ποιότητα της μετάφρασης;

Τι επηρέασε την εμπειρία σας;

Έχετε πρόσθετα σχόλια; (Προαιρετικό)

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

×