Άθροιση δεδομένων με χρήση ερωτήματος

Αυτό το άρθρο εξηγεί πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν τύπο συνάρτησης που ονομάζεται συνάρτηση συγκεντρωτικών αποτελεσμάτων για να αθροίσματος των δεδομένων σε ένα σύνολο αποτελεσμάτων ερωτήματος. Αυτό το άρθρο εξηγεί συνοπτικά τον τρόπο με τον οποίο μπορείτε να χρησιμοποιήσετε άλλες συναρτήσεις συγκεντρωτικών αποτελεσμάτων, όπως COUNT και AVG, για να μετρήσετε ή να υπολογίσετε τον μέσο όρο των τιμών σε ένα σύνολο αποτελεσμάτων. Επιπλέον, αυτό το άρθρο εξηγεί πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη γραμμή αθροίσματος, μια δυνατότητα του Access που χρησιμοποιείτε για να αθροίζει δεδομένα χωρίς να χρειάζεται να αλλάξετε τη σχεδίαση των ερωτημάτων σας.

Τι θέλετε να κάνετε;

Κατανόηση των τρόπων άθροίσματος δεδομένων

Μπορείτε να αθρο προσθέσετε μια στήλη αριθμών σε ένα ερώτημα χρησιμοποιώντας έναν τύπο συνάρτησης που ονομάζεται συνάρτηση συγκεντρωτικών αποτελεσμάτων. Οι συναρτήσεις συγκεντρωτικών αποτελεσμάτων εκτελούν υπολογισμό σε μια στήλη δεδομένων και επιστρέφουν μία μόνο τιμή. Η Access παρέχει μια ποικιλία συναρτήσεων συγκεντρωτικών αποτελεσμάτων, συμπεριλαμβανομένων των συναρτήσεων Sum,Count,Avg (για τον υπολογισμό μέσους όρου), Min και Max. Αθροίζεις δεδομένα προσθέτοντας τη συνάρτηση Sum στο ερώτημά σας, μετράτε δεδομένα χρησιμοποιώντας τη συνάρτηση Count κ.ο.κ.

Επιπλέον, η συνάρτηση Access παρέχει διάφορους τρόπους για να προσθέσετε τη συνάρτηση Sum και άλλες συναρτήσεις συγκεντρωτικών αποτελεσμάτων σε ένα ερώτημα. Μπορείτε να κάνετε τα εξής:

  • Ανοίξτε το ερώτημα σε προβολή φύλλου δεδομένων και προσθέστε μια γραμμή αθροίσματος. Η γραμμή αθροίσματος, μια δυνατότητα στο Access, σας επιτρέπει να χρησιμοποιήσετε μια συνάρτηση συγκεντρωτικών αποτελεσμάτων σε μία ή περισσότερες στήλες ενός συνόλου αποτελεσμάτων ερωτήματος χωρίς να χρειάζεται να αλλάξετε τη σχεδίαση του ερωτήματός σας.

  • Δημιουργήστε ένα ερώτημα συνόλων. Ένα ερώτημα συνόλων υπολογίζει υποσύνολο σε ομάδες εγγραφών. Μια γραμμή αθροίσματος υπολογίζει τα γενικό άθροισμα για μία ή περισσότερες στήλες (πεδία) δεδομένων. Για παράδειγμα, εάν θέλετε να υπολογίσετε μερικά αθροίσματος όλων των πωλήσεων κατά πόλη ή ανά τρίμηνο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα ερώτημα συνόλων για να ομαδοποιήτε τις εγγραφές σας με την κατηγορία που θέλετε και, στη συνέχεια, να αθροίετε τα ποσά των πωλήσεων.

  • Δημιουργία ερωτήματος διασταύρωσης. Ένα ερώτημα διασταύρωσης είναι ένας ειδικός τύπος ερωτήματος που εμφανίζει τα αποτελέσματά του σε ένα πλέγμα που μοιάζει με φύλλο εργασίας του Excel. Τα ερωτήματα διασταύρωσης συνοψίζουν τις τιμές σας και, στη συνέχεια, τις ομαδοποιούν με βάση δύο σύνολα γεγονότων — το ένα βρίσκεται κάτω στην πλευρά (επικεφαλίδες γραμμών) και το άλλο στο επάνω μέρος (επικεφαλίδες στηλών). Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα ερώτημα διασταύρωσης για να εμφανίσετε τα σύνολα πωλήσεων για κάθε πόλη για τα τελευταία τρία έτη, όπως φαίνεται στον παρακάτω πίνακα:

Πόλη

2003

2004

2005

Paris

254,556

372,455

467,892

Sydney

478,021

372,987

276,399

Τζακάρτα

572,997

684,374

792,571

...

...

...

...

Σημείωση: Οι ενότητες αυτής της ενότητας σε αυτό το έγγραφο τονίζουν τη χρήση της συνάρτησης Sum, αλλά να θυμάστε ότι μπορείτε να χρησιμοποιήσετε άλλες συναρτήσεις συγκεντρωτικών αποτελεσμάτων στις γραμμές και τα ερωτήματά σας συνόλου. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση των άλλων συναρτήσεων συγκεντρωτικών αποτελεσμάτων, ανατρέξτε στην ενότητα "Αναφορά συνάρτησης συγκεντρωτικών αποτελεσμάτων" παρακάτω σε αυτό το άρθρο.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τους τρόπους χρήσης των άλλων συναρτήσεων συγκεντρωτικών αποτελεσμάτων, ανατρέξτε στο άρθρο Εμφάνιση των συνόλων στήλης σε ένα φύλλο δεδομένων.

Τα βήματα στις παρακάτω ενότητες εξηγούν πώς μπορείτε να προσθέσετε μια γραμμή "Σύνολο", να χρησιμοποιήσετε ένα ερώτημα συνόλων για να αθροήσετε δεδομένα σε ομάδες και πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα ερώτημα διασταύρωσης που προσθέτει μερικά αθροίσματος δεδομένων σε ομάδες και χρονικά διαστήματα. Καθώς προχωράτε, να θυμάστε ότι πολλές από τις συναρτήσεις συγκεντρωτικών αποτελεσμάτων λειτουργούν μόνο σε δεδομένα που έχουν οριστεί σε συγκεκριμένο τύπο δεδομένων. Για παράδειγμα, η συνάρτηση SUM λειτουργεί μόνο με πεδία που έχουν οριστεί στους τύπους δεδομένων "Αριθμός", "Δεκαδικός" ή "Νομισματική μονάδα". Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τους τύπους δεδομένων που απαιτεί κάθε συνάρτηση, ανατρέξτε στην αναφορά της συνάρτησης συγκεντρωτικών αποτελεσμάτων,παρακάτω σε αυτό το άρθρο.

Για γενικές πληροφορίες σχετικά με τους τύπους δεδομένων, ανατρέξτε στο άρθρο "Τροποποίηση ή αλλαγή του συνόλου τύπων δεδομένων για ένα πεδίο".

Αρχή της σελίδας

Προετοιμασία ορισμένων δειγμάτων δεδομένων

Οι ενότητες "How-to" σε αυτό το άρθρο παρέχουν πίνακες με δείγμα δεδομένων. Τα βήματα της διαδικασίας χρησιμοποιούν τα δείγματα πινάκων για να σας βοηθήσουν να κατανοήσετε πώς λειτουργούν οι συναρτήσεις συγκεντρωτικών αποτελεσμάτων. Εάν προτιμάτε, μπορείτε προαιρετικά να προσθέσετε τα δείγματα πινάκων σε μια νέα ή υπάρχουσα βάση δεδομένων.

Η Access παρέχει διάφορους τρόπους για να προσθέσετε αυτά τα δείγματα πινάκων σε μια βάση δεδομένων. Μπορείτε να εισαγάγετε τα δεδομένα με μη αυτόματο τρόπο, μπορείτε να αντιγράψετε κάθε πίνακα σε ένα πρόγραμμα υπολογιστικού φύλλου όπως το Excel και, στη συνέχεια, να εισαγάγετε τα φύλλα εργασίας στην Access ή μπορείτε να επικολλήσετε τα δεδομένα σε ένα πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου όπως το Σημειωματάριο και να εισαγάγετε τα δεδομένα από τα αρχεία κειμένου που προκύπτουν.

Τα βήματα αυτής της ενότητας εξηγούν πώς μπορείτε να εισαγάγετε δεδομένα με μη αυτόματο τρόπο σε ένα κενό φύλλο δεδομένων, πώς μπορείτε να αντιγράψετε τα δείγματα πινάκων σε ένα πρόγραμμα υπολογιστικού φύλλου και, στη συνέχεια, να εισαγάγετε αυτούς τους πίνακες στην Access. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη δημιουργία και την εισαγωγή δεδομένων κειμένου, ανατρέξτε στο άρθρο "Εισαγωγή ή σύνδεση με δεδομένα σε ένα αρχείο κειμένου".

Τα βήματα της διαδικασίας σε αυτό το άρθρο χρησιμοποιούν τους παρακάτω πίνακες. Χρησιμοποιήστε αυτούς τους πίνακες για να δημιουργήσετε το δείγμα δεδομένων:

Ο πίνακας "Κατηγορίες":

Κατηγορία

Άιμπιες

Παιχνίδια και γρίφων

Καλλιτεχνικά έργα και πλαισμοποιώντας

Βιντεοπαιχνίδια

DVD και ταινίες

Μοντέλα και χόμπι

Αθλητισμός

Ο πίνακας "Προϊόντα":

Όνομα προϊόντος

Τιμή

Κατηγορία

Εικόνα ενέργειας προγραμματιστή

12,95 $

Άιμπιες

Διασκέδαση με το C# (ένα επιτραπέζιο παιχνίδι για ολόκληρη την οικογένεια)

15,85 $

Παιχνίδια και γρίφων

Διάγραμμα σχεσιακής βάσης δεδομένων

22,50 $

Καλλιτεχνικά έργα και πλαισμοποιώντας

Το μαγικό τσιπ υπολογιστή (500 τμήματα)

32,65 $

Παιχνίδια και γρίφων

Access! Το παιχνίδι!

22,95 $

Παιχνίδια και γρίφων

Υπολογιστής και μυθικά πλάσματα

78,50 $

Βιντεοπαιχνίδια

Άσκηση για υπολογιστή! Το DVD!

14,88 $

DVD και ταινίες

Ultimate Flying Pizza

36,75 $

Αθλητισμός

Εξωτερική μονάδα floppy drive 5,25 ιντσών (Κλίμακα 1/4)

65,00 $

Μοντέλα και χόμπι

Εικόνα μη ενεργειών γραφείου

78,88 $

Άιμπιες

Gloom

53,33 $

Βιντεοπαιχνίδια

Δημιουργήστε το δικό σας πληκτρολόγιο

77,95 $

Μοντέλα και χόμπι

Ο πίνακας "Παραγγελίες":

Ημερομηνία παραγγελίας

Ημερομηνία αποστολής

Πόλη αποστολής

Έξοδα αποστολής

11/14/2005

11/15/2005

Τζακάρτα

55,00 $

11/14/2005

11/15/2005

Sydney

76,00 $

11/16/2005

11/17/2005

Sydney

87,00 $

11/17/2005

11/18/2005

Τζακάρτα

43,00 $

11/17/2005

11/18/2005

Paris

105,00 $

11/17/2005

11/18/2005

Ανυάπω

112,00 $

11/18/2005

11/19/2005

Βιέννη

215,00 $

11/19/2005

11/20/2005

Μαϊάμι

525,00 $

11/20/2005

11/21/2005

Βιέννη

198,00 $

11/20/2005

11/21/2005

Paris

187,00 $

11/21/2005

11/22/2005

Sydney

81,00 $

11/23/2005

11/24/2005

Τζακάρτα

92,00 $

Ο πίνακας "Λεπτομέρειες παραγγελίας":

Order ID

Όνομα προϊόντος

Αναγνωριστικό προϊόντος

Τιμή μονάδας

Ποσότητα

Προεξόφληση

1

Δημιουργήστε το δικό σας πληκτρολόγιο

12

77,95 $

9

5%

1

Εικόνα μη ενεργειών γραφείου

2

78,88 $

4

7.5%

2

Άσκηση για υπολογιστή! Το DVD!

7

14,88 $

6

4%

2

Το μαγικό τσιπ υπολογιστή

4

32,65 $

8

0

2

Υπολογιστής και μυθικά πλάσματα

6

78,50 $

4

0

3

Access! Το παιχνίδι!

5

22,95 $

5

15%

4

Εικόνα ενέργειας προγραμματιστή

1

12,95 $

2

6%

4

Ultimate Flying Pizza

8

36,75 $

8

4%

5

Εξωτερική μονάδα floppy drive 5,25 ιντσών (Κλίμακα 1/4)

9

65,00 $

4

10%

6

Διάγραμμα σχεσιακής βάσης δεδομένων

3

22,50 $

12

6,5%

7

Gloom

11

53,33 $

6

8%

7

Διάγραμμα σχεσιακής βάσης δεδομένων

3

22,50 $

4

9%

Σημείωση: Να θυμάστε ότι σε μια τυπική βάση δεδομένων, ο πίνακας λεπτομερειών παραγγελίας θα περιέχει μόνο ένα πεδίο "Αναγνωριστικό προϊόντος" και όχι ένα πεδίο "Όνομα προϊόντος". Το δείγμα πίνακα χρησιμοποιεί ένα πεδίο "Όνομα προϊόντος" για να κάνει ευκολότερη την ανάγνωση των δεδομένων.

Εισαγωγή του δείγματος δεδομένων με μη αυτόματο τρόπο

  1. Στην καρτέλα Δημιουργία, στην ομάδα Πίνακες, επιλέξτε Πίνακας.

    Η Access προσθέτει έναν νέο, κενό πίνακα στη βάση δεδομένων σας.

    Σημείωση: Δεν χρειάζεται να ακολουθήσετε αυτό το βήμα εάν ανοίξετε μια νέα, κενή βάση δεδομένων, αλλά θα πρέπει να το ακολουθείτε κάθε φορά που χρειάζεστε να προσθέσετε έναν πίνακα στη βάση δεδομένων.

  2. Κάντε διπλό κλικ στο πρώτο κελί στη γραμμή κεφαλίδων και πληκτρολογήστε το όνομα του πεδίου στο δείγμα πίνακα.

    Από προεπιλογή, η Access δηλώνει τα κενά πεδία στη γραμμή κεφαλίδων με το κείμενο "Προσθήκη νέου πεδίου",ως εξής:

    Νέο πεδίο στο φύλλο δεδομένων

  3. Χρησιμοποιήστε τα πλήκτρα βέλους για να μετακινηθείτε στο επόμενο κελί κενής κεφαλίδας και πληκτρολογήστε το όνομα του δεύτερου πεδίου (μπορείτε επίσης να πατήσετε το πλήκτρο TAB ή να κάνετε διπλό κλικ στο νέο κελί). Επαναλάβετε αυτό το βήμα μέχρι να εισαγάγετε όλα τα ονόματα πεδίων.

  4. Εισαγάγετε τα δεδομένα στο δείγμα πίνακα.

    Καθώς εισάγετε τα δεδομένα, η Access εξάγει έναν τύπο δεδομένων για κάθε πεδίο. Εάν δεν είστε νέοι στις σχεσιακές βάσεις δεδομένων, θα πρέπει να ορίσετε έναν συγκεκριμένο τύπο δεδομένων, όπως "Αριθμός", "Κείμενο" ή "Ημερομηνία/Ώρα" για κάθε ένα από τα πεδία στους πίνακές σας. Ο ορισμός του τύπου δεδομένων συμβάλλει στη διασφάλιση της εισαγωγής δεδομένων με ακρίβεια και συμβάλλει επίσης στην αποτροπή λαθών, όπως η χρήση ενός αριθμού τηλεφώνου σε έναν υπολογισμό. Για αυτά τα δείγματα πινάκων, θα πρέπει να αφήσετε την Access να συναγάγει τον τύπο δεδομένων.

  5. Όταν ολοκληρώσετε την εισαγωγή των δεδομένων, κάντε κλικ στην επιλογή "Αποθήκευση".

    Συντόμευση πληκτρολογίου: Πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL+S.

    Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση ως.

  6. Στο πλαίσιο "Όνομα πίνακα", πληκτρολογήστε το όνομα του δείγματος πίνακα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

    Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το όνομα κάθε δείγματος πίνακα, επειδή τα ερωτήματα στις ενότητες "Τρόπος χρήσης" χρησιμοποιούν αυτά τα ονόματα.

  7. Επαναλάβετε αυτά τα βήματα μέχρι να δημιουργήσετε καθένα από τα δείγματα πίνακα που παρατίθενται στην αρχή αυτής της ενότητας.

Εάν δεν θέλετε να εισαγάγετε τα δεδομένα με μη αυτόματο τρόπο, ακολουθήστε τα επόμενα βήματα για να αντιγράψετε τα δεδομένα σε ένα αρχείο υπολογιστικού φύλλου και, στη συνέχεια, να εισαγάγετε τα δεδομένα από το αρχείο υπολογιστικού φύλλου στην Access.

Δημιουργία των δειγμάτων φύλλων εργασίας

  1. Ξεκινήστε το πρόγραμμα υπολογιστικού φύλλου και δημιουργήστε ένα νέο, κενό αρχείο. Εάν χρησιμοποιείτε το Excel, δημιουργεί ένα νέο, κενό βιβλίο εργασίας από προεπιλογή.

  2. Αντιγράψτε το πρώτο δείγμα πίνακα που παρέχεται παραπάνω και επικολλήστε τον στο πρώτο φύλλο εργασίας, ξεκινώντας από το πρώτο κελί.

  3. Με την τεχνική που παρέχεται από το πρόγραμμα υπολογιστικού φύλλου, μετονομάστε το φύλλο εργασίας. Δώστε στο φύλλο εργασίας το ίδιο όνομα με το δείγμα πίνακα. Για παράδειγμα, εάν το δείγμα πίνακα έχει το όνομα "Κατηγορίες",δώστε στο φύλλο εργασίας σας το ίδιο όνομα.

  4. Επαναλάβετε τα βήματα 2 και 3, αντιγράφοντας κάθε δείγμα πίνακα σε ένα κενό φύλλο εργασίας και μετονομώντας το φύλλο εργασίας.

    Σημείωση: Ίσως χρειαστεί να προσθέσετε φύλλα εργασίας στο αρχείο υπολογιστικού φύλλου. Για πληροφορίες σχετικά με αυτή την εργασία, ανατρέξτε στη βοήθεια για το πρόγραμμα υπολογιστικού φύλλου.

  5. Αποθηκεύστε το βιβλίο εργασίας σε μια εύχρηστη θέση στον υπολογιστή σας ή το δίκτυό σας και μεταβείτε στο επόμενο σύνολο βημάτων.

Δημιουργία πινάκων βάσης δεδομένων από φύλλα εργασίας

  1. Στην καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα, στην ομάδα Εισαγωγή, επιλέξτε Excel.

    -ή-

    Κάντε κλικ στην επιλογή Περισσότερα και στη συνέχεια, επιλέξτε ένα πρόγραμμα υπολογιστικού φύλλου από τη λίστα.

    Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Λήψη εξωτερικών δεδομένων - Υπολογιστικό φύλλο Όνομα προγράμματος.

  2. Κάντε κλικ στο κουμπί "Αναζήτηση",ανοίξτε το αρχείο υπολογιστικού φύλλου που δημιουργήσατε στα προηγούμενα βήματα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

    Ξεκινά ο Οδηγός εισαγωγής υπολογιστικού φύλλου.

  3. Από προεπιλογή, ο οδηγός επιλέγει το πρώτο φύλλο εργασίας στο βιβλίο εργασίας (το φύλλο εργασίας "Πελάτες", εάν ακολουθήσατε τα βήματα στην προηγούμενη ενότητα) και τα δεδομένα από το φύλλο εργασίας εμφανίζονται στο κάτω τμήμα της σελίδας του οδηγού. Επιλέξτε Επόμενο.

  4. Στην επόμενη σελίδα του οδηγού, κάντε κλικ στην επιλογή "Η πρώτη γραμμή περιέχει επικεφαλίδες στηλών"και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "Επόμενο".

  5. Προαιρετικά, στην επόμενη σελίδα, χρησιμοποιήστε τα πλαίσια κειμένου και τις λίστες στην περιοχή "Επιλογές πεδίου" για να αλλάξετε τα ονόματα πεδίων και τους τύπους δεδομένων ή για να παραλείπετε πεδία από τη λειτουργία εισαγωγής. Διαφορετικά, κάντε κλικ στο κουμπί "Επόμενο".

  6. Αφήστε ενεργοποιημένη την επιλογή "Να μπορεί η Access να προσθέτει πρωτεύον κλειδί" και κάντε κλικ στο κουμπί "Επόμενο".

  7. Από προεπιλογή, η Access εφαρμόζει το όνομα του φύλλου εργασίας στο νέο πίνακα. Αποδεχτείτε το όνομα ή πληκτρολογήστε ένα άλλο όνομα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "Τέλος".

  8. Επαναλαμβάνει τα βήματα 1 έως 7 μέχρι να δημιουργηθεί ένας πίνακας από κάθε φύλλο εργασίας στο βιβλίο εργασίας.

Μετονομασία των πεδίων πρωτεύοντος κλειδιού

Σημείωση: Κατά την εισαγωγή των φύλλων εργασίας, η Access πρόσθεσε αυτόματα μια στήλη πρωτεύοντος κλειδιού σε κάθε πίνακα και, από προεπιλογή, η Access ονόμασε τη στήλη "Αναγνωριστικό" και τη ορίστε στον τύπο δεδομένων "Αυτόματη Αρίθμηση". Τα βήματα σε αυτό εξηγούν τον τρόπο με τον οποίο μπορείτε να μετονομάσετε κάθε πεδίο πρωτεύοντος κλειδιού. Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να προσδιορίσετε με σαφήνεια όλα τα πεδία σε ένα ερώτημα.

  1. Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε δεξί κλικ σε κάθε έναν από τους πίνακες που δημιουργήσατε στα προηγούμενα βήματα και επιλέξτε "Προβολή σχεδίασης".

  2. Για κάθε πίνακα, εντοπίστε το πεδίο πρωτεύοντος κλειδιού. Από προεπιλογή, η Access ονομάζει κάθε αναγνωριστικό πεδίου.

  3. Στη στήλη "Όνομα πεδίου" για κάθε πεδίο πρωτεύοντος κλειδιού, προσθέστε το όνομα του πίνακα.

    Για παράδειγμα, θα μετονομάσετε το πεδίο "Αναγνωριστικό" για τον πίνακα "Κατηγορίες" σε "Αναγνωριστικό κατηγορίας" και το πεδίο για τον πίνακα "Παραγγελίες" σε "Αναγνωριστικό παραγγελίας". Για τον πίνακα "Λεπτομέρειες παραγγελίας", μετονομάστε το πεδίο σε "Αναγνωριστικό λεπτομερειών". Για τον πίνακα "Προϊόντα", μετονομάστε το πεδίο σε "Αναγνωριστικό προϊόντος".

  4. Αποθηκεύστε τις αλλαγές σας.

Κάθε φορά που τα δείγματα πινάκων εμφανίζονται σε αυτό το άρθρο, περιλαμβάνουν το πεδίο πρωτεύοντος κλειδιού και το πεδίο μετονομάζεται όπως περιγράφεται με τη χρήση των προηγούμενων βημάτων.

Αρχή της σελίδας

Άθροισμα δεδομένων με χρήση μιας γραμμής αθροίσματος

Μπορείτε να προσθέσετε μια γραμμή αθροίσματος σε ένα ερώτημα ανοίγοντας το ερώτημά σας σε προβολή φύλλου δεδομένων, προσθέτοντας τη γραμμή και, στη συνέχεια, επιλέγοντας τη συνάρτηση συγκεντρωτικών αποτελεσμάτων που θέλετε να χρησιμοποιήσετε, όπως Άθροισμα,Ελάχιστο,Μέγιστο ήΜέσος όρος. Τα βήματα αυτής της ενότητας εξηγούν πώς μπορείτε να δημιουργήσετε ένα βασικό ερώτημα επιλογής και να προσθέσετε μια γραμμή "Σύνολο". Δεν χρειάζεται να χρησιμοποιήσετε τα δείγματα πινάκων που περιγράφονται στην προηγούμενη ενότητα.

Δημιουργία βασικού ερωτήματος επιλογής

  1. Στην καρτέλα Δημιουργία, στην ομάδα Άλλο, κάντε κλικ στην επιλογή Σχεδίαση ερωτήματος.

  2. Κάντε διπλό κλικ στον πίνακα ή τους πίνακες που θέλετε να χρησιμοποιήσετε στο ερώτημά σας.

    Ο επιλεγμένος πίνακας ή πίνακες εμφανίζονται ως παράθυρα στο επάνω τμήμα της σχεδίασης ερωτήματος.

  3. Κάντε διπλό κλικ στα πεδία πίνακα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε στο ερώτημά σας.

    Μπορείτε να συμπεριλάβετε πεδία που περιέχουν περιγραφικά δεδομένα, όπως ονόματα και περιγραφές, αλλά πρέπει να συμπεριλάβετε ένα πεδίο που περιέχει αριθμητικά δεδομένα ή δεδομένα νομισματικής μονάδας.

    Κάθε πεδίο εμφανίζεται σε ένα κελί στο πλέγμα σχεδίασης.

  4. Κάντε κλικ στην επιλογή Εικόνα κουμπιούνα εκτελέσετε το ερώτημα.

    Το σύνολο αποτελεσμάτων ερωτήματος εμφανίζεται στην προβολή φύλλου δεδομένων.

  5. Προαιρετικά, μεταβείτε σε προβολή σχεδίασης και προσαρμόστε το ερώτημά σας. Για να το κάνετε αυτό, κάντε δεξί κλικ στην καρτέλα εγγράφου για το ερώτημα και επιλέξτε "Προβολή σχεδίασης". Στη συνέχεια, μπορείτε να προσαρμόσετε το ερώτημα, ανάλογα με τις ανάγκες, προσθέτοντας ή καταργώντας πεδία πίνακα. Για να καταργήσετε ένα πεδίο, επιλέξτε τη στήλη στο πλέγμα σχεδίασης και πατήστε το πλήκτρο DELETE.

  6. Αποθηκεύστε το ερώτημά σας.

Προσθήκη γραμμής αθροίσματος

  1. Βεβαιωθείτε ότι το ερώτημά σας είναι ανοιχτό σε προβολή φύλλου δεδομένων. Για να το κάνετε αυτό, κάντε δεξί κλικ στην καρτέλα εγγράφου για το ερώτημα και κάντε κλικ στην επιλογή "Προβολή φύλλου δεδομένων".

    -ή-

    Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε διπλό κλικ στο ερώτημα. Αυτή η επιλογή εκτελεί το ερώτημα και φορτώνει τα αποτελέσματα σε ένα φύλλο δεδομένων.

  2. Στην Κεντρική καρτέλα, στην ομάδα Εγγραφές, κάντε κλικ στην επιλογή Σύνολα.

    Εμφανίζεται μια νέα γραμμή αθροίσματος στο φύλλο δεδομένων σας.

  3. Στη γραμμή "Σύνολο", κάντε κλικ στο κελί του πεδίου που θέλετε να αθροψετε και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Άθροισμα" από τη λίστα.

Απόκρυψη γραμμής αθροίσματος

  • Στην Κεντρική καρτέλα, στην ομάδα Εγγραφές, κάντε κλικ στην επιλογή Σύνολα.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση μιας γραμμής αθροίσματος, ανατρέξτε στο άρθρο Εμφάνιση των συνόλων στήλης σε ένα φύλλο δεδομένων.

Αρχή της σελίδας

Υπολογισμός συνολικών συνόλων με χρήση ερωτήματος

Το γενικό άθροισμα είναι το άθροισμα όλων των τιμών μιας στήλης. Μπορείτε να υπολογίσετε διάφορους τύπους συνολικών συνόλων, όπως:

  • Ένα απλό γενικό άθροισμα που αθροίζει τις τιμές σε μία μόνο στήλη. Για παράδειγμα, μπορείτε να υπολογίσετε το συνολικό κόστος αποστολής.

  • Ένα υπολογιζόμενο γενικό άθροισμα που αθροίζει τις τιμές σε περισσότερες από μία στήλες. Για παράδειγμα, μπορείτε να υπολογίσετε τις συνολικές πωλήσεις πολλαπλασιάζοντας το κόστος πολλών στοιχείων με τον αριθμό του στοιχείου σε παραγγελία και, στη συνέχεια, αθροίζοντας τις τιμές που προκύπτουν.

  • Γενικό άθροισμα που εξαιρεί ορισμένες εγγραφές. Για παράδειγμα, μπορείτε να υπολογίσετε το σύνολο των πωλήσεων μόνο για την προηγούμενη Παρασκευή.

Τα βήματα στις παρακάτω ενότητες εξηγούν πώς μπορείτε να δημιουργήσετε κάθε τύπο συνολικού συνόλου. Τα βήματα χρησιμοποιούν τους πίνακες "Παραγγελίες" και "Λεπτομέρειες παραγγελιών".

Ο πίνακας "Παραγγελίες"

Order ID

Ημερομηνία παραγγελίας

Ημερομηνία αποστολής

Πόλη αποστολής

Έξοδα αποστολής

1

11/14/2005

11/15/2005

Τζακάρτα

55,00 $

2

11/14/2005

11/15/2005

Sydney

76,00 $

3

11/16/2005

11/17/2005

Sydney

87,00 $

4

11/17/2005

11/18/2005

Τζακάρτα

43,00 $

5

11/17/2005

11/18/2005

Paris

105,00 $

6

11/17/2005

11/18/2005

Ανυάπω

112,00 $

7

11/18/2005

11/19/2005

Βιέννη

215,00 $

8

11/19/2005

11/20/2005

Μαϊάμι

525,00 $

9

11/20/2005

11/21/2005

Βιέννη

198,00 $

10

11/20/2005

11/21/2005

Paris

187,00 $

11

11/21/2005

11/22/2005

Sydney

81,00 $

12

11/23/2005

11/24/2005

Τζακάρτα

92,00 $

Ο πίνακας "Λεπτομέρειες παραγγελίας"

Αναγνωριστικό λεπτομερειών

Order ID

Όνομα προϊόντος

Αναγνωριστικό προϊόντος

Τιμή μονάδας

Ποσότητα

Προεξόφληση

1

1

Δημιουργήστε το δικό σας πληκτρολόγιο

12

77,95 $

9

0,05

2

1

Εικόνα μη ενεργειών γραφείου

2

78,88 $

4

0.075

3

2

Άσκηση για υπολογιστή! Το DVD!

7

14,88 $

6

0.04

4

2

Το μαγικό τσιπ υπολογιστή

4

32,65 $

8

0,00

5

2

Υπολογιστής και μυθικά πλάσματα

6

78,50 $

4

0,00

6

3

Access! Το παιχνίδι!

5

22,95 $

5

0,15

7

4

Εικόνα ενέργειας προγραμματιστή

1

12,95 $

2

0,06

8

4

Ultimate Flying Pizza

8

36,75 $

8

0.04

9

5

Εξωτερική μονάδα floppy drive 5,25 ιντσών (Κλίμακα 1/4)

9

65,00 $

4

0,10

10

6

Διάγραμμα σχεσιακής βάσης δεδομένων

3

22,50 $

12

0.065

11

7

Gloom

11

53,33 $

6

0,08

12

7

Διάγραμμα σχεσιακής βάσης δεδομένων

3

22,50 $

4

0,09

Υπολογισμός απλού συνολικού συνόλου

  1. Στην καρτέλα Δημιουργία, στην ομάδα Άλλο, κάντε κλικ στην επιλογή Σχεδίαση ερωτήματος.

  2. Κάντε διπλό κλικ στον πίνακα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε στο ερώτημά σας.

    Εάν χρησιμοποιήσετε το δείγμα δεδομένων, κάντε διπλό κλικ στον πίνακα "Παραγγελίες".

    Ο πίνακας εμφανίζεται σε ένα παράθυρο στο επάνω τμήμα της σχεδίασης ερωτημάτων.

  3. Κάντε διπλό κλικ στο πεδίο που θέλετε να αθροίσματος. Βεβαιωθείτε ότι το πεδίο έχει οριστεί σε "Αριθμός" ή "Νομισματική μονάδα". Εάν προσπαθήσετε να αθροίσματος τιμών σε μη αριθμητικά πεδία, όπως ένα πεδίο κειμένου, η Access εμφανίζει ασυμφωνία τύπου δεδομένων στο μήνυμα σφάλματος παράστασης κριτηρίων όταν προσπαθείτε να εκτελέσετε το ερώτημα.

    Εάν χρησιμοποιήσετε το δείγμα δεδομένων, κάντε διπλό κλικ στη στήλη "Έξοδα αποστολής".

    Μπορείτε να προσθέσετε επιπλέον αριθμητικά πεδία στο πλέγμα, εάν θέλετε να υπολογίσετε τα γενικό άθροισμα για αυτά τα πεδία. Ένα ερώτημα συνόλων μπορεί να υπολογίσει τα γενικό σύνολα για περισσότερες από μία στήλες.

  4. Στην καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα Εμφάνιση/απόκρυψη, κάντε κλικ στο στοιχείο Σύνολα. Εικόνα κουμπιού

    Η γραμμή "Σύνολο" εμφανίζεται στο πλέγμα σχεδίασης και η επιλογή "Ομαδοποίηση κατά" εμφανίζεται στο κελί στη στήλη "Τέλη αποστολής".

  5. Αλλάξτε την τιμή του κελιού στη γραμμή "Σύνολο" σε"Άθροισμα".

  6. Κάντε κλικ στην Εικόνα κουμπιού για να εκτελέσετε το ερώτημα και να εμφανίσετε τα αποτελέσματα σε προβολή φύλλου δεδομένων.

    Συμβουλή: Σημειώστε ότι η Access προσαρτά το "Άθροισμα" στην αρχή του ονόματος του πεδίου που αθροίζεις. Για να αλλάξετε την επικεφαλίδα στήλης σε κάτι πιο χαρακτηριστικό, όπως "Συνολική αποστολή", μεταβείτε ξανά στην προβολή σχεδίασης και κάντε κλικ στη γραμμή "Πεδίο" της στήλης "Τέλη αποστολής" στο πλέγμα σχεδίασης. Τοποθετήστε το δρομέα δίπλα στην επιλογή "Τέλη αποστολής" και πληκτρολογήστε τις λέξεις "Συνολικήαποστολή", ακολουθούμενη από μια άνω και κάτω τελεία, ως εξής: Total Shipping: Έξοδα αποστολής.

  7. Προαιρετικά, αποθηκεύστε το ερώτημα και κλείστε το.

Υπολογισμός του συνολικού συνόλου που εξαιρεί ορισμένες εγγραφές

  1. Στην καρτέλα Δημιουργία, στην ομάδα Άλλο, κάντε κλικ στην επιλογή Σχεδίαση ερωτήματος.

  2. Κάντε διπλό κλικ στον πίνακα "Παραγγελία" και στον πίνακα "Λεπτομέρειες παραγγελίας".

  3. Προσθέστε το πεδίο "Ημερομηνία παραγγελίας" από τον πίνακα "Παραγγελίες" στην πρώτη στήλη στο πλέγμα σχεδίασης ερωτήματος.

  4. Στη γραμμή "Κριτήρια" της πρώτης στήλης, πληκτρολογήστε Date() -1. Η παράσταση αυτή εξαιρεί τις εγγραφές της τρέχουσας ημέρας από το υπολογιζόμενο σύνολο.

  5. Στη συνέχεια, δημιουργήστε τη στήλη που υπολογίζει το ποσό πωλήσεων για κάθε συναλλαγή. Πληκτρολογήστε την ακόλουθη παράσταση στη γραμμή "Πεδίο" της δεύτερης στήλης στο πλέγμα:

    Συνολική αξία πωλήσεων: (1-[Στοιχεία παραγγελίας].[ Έκπτωση]/100)*([Στοιχεία παραγγελίας].[ Τιμή μονάδας]*[Λεπτομέρειες παραγγελίας]. [Ποσότητα])

    Βεβαιωθείτε ότι τα πεδία αναφορών παραστάσεων έχουν οριστεί στους τύπους δεδομένων "Αριθμός" ή "Νομισματική μονάδα". Εάν η παράτασή σας αναφέρεται σε πεδία που έχουν οριστεί σε άλλους τύπους δεδομένων, η Access εμφανίζει την ασυμφωνία τύπου δεδομένων μηνύματος στην παράσταση κριτηρίων όταν προσπαθείτε να εκτελέσετε το ερώτημα.

  6. Στην καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα Εμφάνιση/απόκρυψη, κάντε κλικ στο στοιχείο Σύνολα.

    Η γραμμή "Σύνολο" εμφανίζεται στο πλέγμα σχεδίασης και η επιλογή "Ομαδοποίηση κατά" εμφανίζεται στην πρώτη και δεύτερη στήλη.

  7. Στη δεύτερη στήλη, αλλάξτε την τιμή στο κελί της γραμμής "Σύνολο" σε"Άθροισμα". Η συνάρτηση Sum προσθέτει τα μεμονωμένα ποσά πωλήσεων.

  8. Κάντε κλικ στην Εικόνα κουμπιού για να εκτελέσετε το ερώτημα και να εμφανίσετε τα αποτελέσματα σε προβολή φύλλου δεδομένων.

  9. Αποθηκεύστε το ερώτημα ως Ημερήσιες πωλήσεις.

    Σημείωση: Την επόμενη φορά που θα ανοίξετε το ερώτημα σε προβολή σχεδίασης, ενδέχεται να παρατηρήσετε μια μικρή αλλαγή στις τιμές που καθορίζονται στις γραμμές "Πεδίο" και "Σύνολο" της στήλης "Συνολική τιμή πωλήσεων". Η παράσταση εμφανίζεται εντός της συνάρτησης Sum και η γραμμή "Σύνολο" εμφανίζει τηνπαράστασηαντί για τη συνάρτηση Sum.

    Για παράδειγμα, εάν χρησιμοποιήσετε το δείγμα δεδομένων και δημιουργήσετε το ερώτημα (όπως φαίνεται στα προηγούμενα βήματα), θα δείτε τα εξής:

    Συνολική αξία πωλήσεων: Sum((1-[Στοιχεία παραγγελίας]. Discount/100)*([Στοιχεία παραγγελίας]. Τιμή μονάδας*[Λεπτομέρειες παραγγελίας]. Ποσότητα))

Αρχή της σελίδας

Υπολογισμός συνόλων ομάδας με χρήση ενός ερωτήματος συνόλων

Τα βήματα αυτής της ενότητας εξηγούν πώς μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ερώτημα συνόλων που υπολογίζει μερικά αθροικά σε ομάδες δεδομένων. Καθώς προχωράτε, να θυμάστε ότι από προεπιλογή, ένα ερώτημα συνόλων μπορεί να περιλαμβάνει μόνο το πεδίο ή τα πεδία που περιέχουν τα δεδομένα της ομάδας σας, όπως ένα πεδίο "κατηγορίες" και το πεδίο που περιέχει τα δεδομένα που θέλετε να αθροίσματος, όπως ένα πεδίο "πωλήσεις". Τα ερωτήματα συνόλων δεν μπορούν να περιλαμβάνουν άλλα πεδία που περιγράφουν τα στοιχεία μιας κατηγορίας. Εάν θέλετε να δείτε αυτά τα περιγραφικά δεδομένα, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα δεύτερο ερώτημα επιλογής που συνδυάζει τα πεδία στο ερώτημα συνόλων με τα πρόσθετα πεδία δεδομένων.

Τα βήματα αυτής της ενότητας εξηγούν πώς μπορείτε να δημιουργήσετε σύνολα και να επιλέξετε ερωτήματα που απαιτούνται για να προσδιορίσετε τις συνολικές πωλήσεις για κάθε προϊόν. Τα βήματα θεωρούν ότι χρησιμοποιείτε αυτά τα δείγματα πινάκων:

Ο πίνακας "Προϊόντα"

Αναγνωριστικό προϊόντος

Όνομα προϊόντος

Τιμή

Κατηγορία

1

Εικόνα ενέργειας προγραμματιστή

12,95 $

Άιμπιες

2

Διασκέδαση με το C# (ένα επιτραπέζιο παιχνίδι για ολόκληρη την οικογένεια)

15,85 $

Παιχνίδια και γρίφων

3

Διάγραμμα σχεσιακής βάσης δεδομένων

22,50 $

Καλλιτεχνικά έργα και πλαισμοποιώντας

4

Το μαγικό τσιπ υπολογιστή (500 τμήματα)

32,65 $

Καλλιτεχνικά έργα και πλαισμοποιώντας

5

Access! Το παιχνίδι!

22,95 $

Παιχνίδια και γρίφων

6

Υπολογιστής και μυθικά πλάσματα

78,50 $

Βιντεοπαιχνίδια

7

Άσκηση για υπολογιστή! Το DVD!

14,88 $

DVD και ταινίες

8

Ultimate Flying Pizza

36,75 $

Αθλητισμός

9

Εξωτερική μονάδα floppy drive 5,25 ιντσών (Κλίμακα 1/4)

65,00 $

Μοντέλα και χόμπι

10

Εικόνα μη ενεργειών γραφείου

78,88 $

Άιμπιες

11

Gloom

53,33 $

Βιντεοπαιχνίδια

12

Δημιουργήστε το δικό σας πληκτρολόγιο

77,95 $

Μοντέλα και χόμπι

Ο πίνακας "Λεπτομέρειες παραγγελίας"

Αναγνωριστικό λεπτομερειών

Order ID

Όνομα προϊόντος

Αναγνωριστικό προϊόντος

Τιμή μονάδας

Ποσότητα

Προεξόφληση

1

1

Δημιουργήστε το δικό σας πληκτρολόγιο

12

77,95 $

9

5%

2

1

Εικόνα μη ενεργειών γραφείου

2

78,88 $

4

7.5%

3

2

Άσκηση για υπολογιστή! Το DVD!

7

14,88 $

6

4%

4

2

Το μαγικό τσιπ υπολογιστή

4

32,65 $

8

0

5

2

Υπολογιστής και μυθικά πλάσματα

6

78,50 $

4

0

6

3

Access! Το παιχνίδι!

5

22,95 $

5

15%

7

4

Εικόνα ενέργειας προγραμματιστή

1

12,95 $

2

6%

8

4

Ultimate Flying Pizza

8

36,75 $

8

4%

9

5

Εξωτερική μονάδα floppy drive 5,25 ιντσών (Κλίμακα 1/4)

9

65,00 $

4

10%

10

6

Διάγραμμα σχεσιακής βάσης δεδομένων

3

22,50 $

12

6,5%

11

7

Gloom

11

53,33 $

6

8%

12

7

Διάγραμμα σχεσιακής βάσης δεδομένων

3

22,50 $

4

9%

Τα παρακάτω βήματα προϋποθετούν μια σχέση ένα-προς-πολλά μεταξύ των πεδίων "Αναγνωριστικό προϊόντος" στον πίνακα "Παραγγελίες" και του πίνακα "Λεπτομέρειες παραγγελιών", με τον πίνακα "Παραγγελίες" στην πλευρά "ένα" της σχέσης.

Δημιουργία του ερωτήματος συνόλων

  1. Στην καρτέλα Δημιουργία, στην ομάδα Άλλο, κάντε κλικ στην επιλογή Σχεδίαση ερωτήματος.

  2. Επιλέξτε τους πίνακες με τους οποίο θέλετε να εργαστείτε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Προσθήκη".

    Κάθε πίνακας εμφανίζεται ως παράθυρο στο επάνω τμήμα της σχεδίασης ερωτημάτων.

    Εάν χρησιμοποιείτε τα δείγματα πινάκων που αναφέρονται προηγουμένως, προσθέτετε τους πίνακες "Προϊόντα" και "Λεπτομέρειες παραγγελιών".

  3. Κάντε διπλό κλικ στα πεδία πίνακα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε στο ερώτημά σας.

    Κατά κανόνα, προσθέτετε μόνο το πεδίο ομάδας και το πεδίο τιμών στο ερώτημα. Ωστόσο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν υπολογισμό αντί για ένα πεδίο τιμών — τα επόμενα βήματα εξηγούν πώς μπορείτε να το κάνετε αυτό.

    1. Προσθέστε το πεδίο "Κατηγορία" από τον πίνακα "Προϊόντα" στο πλέγμα σχεδίασης.

    2. Δημιουργήστε τη στήλη που υπολογίζει το ποσό των πωλήσεων για κάθε συναλλαγή, πληκτρολογώντας την ακόλουθη παράσταση στη δεύτερη στήλη στο πλέγμα:

      Συνολική αξία πωλήσεων: (1-[Στοιχεία παραγγελίας].[ Έκπτωση]/100)*([Στοιχεία παραγγελίας].[ Τιμή μονάδας]*[Λεπτομέρειες παραγγελίας]. [Ποσότητα])

      Βεβαιωθείτε ότι τα πεδία στα οποία κάνετε αναφορά στην παράσταση είναι τύπου δεδομένων "Αριθμός" ή "Νομισματική μονάδα". Εάν κάνετε αναφορά σε πεδία άλλων τύπων δεδομένων, η Access εμφανίζει το μήνυμα σφάλματος Ασυμφωνία τύπου δεδομένων στην παράσταση κριτηρίων όταν προσπαθείτε να μεταβείτε σε προβολή φύλλου δεδομένων.

    3. Στην καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα Εμφάνιση/απόκρυψη, κάντε κλικ στο στοιχείο Σύνολα.

      Η γραμμή "Σύνολο" εμφανίζεται στο πλέγμα σχεδίασης και, σε αυτήν τη γραμμή, εμφανίζεται η επιλογή "Ομαδοποίηση κατά" στην πρώτη και δεύτερη στήλη.

    4. Στη δεύτερη στήλη, αλλάξτε την τιμή στη γραμμή "Σύνολο" σε "Άθροισμα". Η συνάρτηση Sum προσθέτει τα μεμονωμένα ποσά πωλήσεων.

    5. Κάντε κλικ στην Εικόνα κουμπιού για να εκτελέσετε το ερώτημα και να εμφανίσετε τα αποτελέσματα σε προβολή φύλλου δεδομένων.

    6. Διατηρήστε το ερώτημα ανοιχτό για χρήση στην επόμενη ενότητα.

      Χρήση κριτηρίων με ένα ερώτημα συνόλων

      Το ερώτημα που δημιουργήσατε στην προηγούμενη ενότητα περιλαμβάνει όλες τις εγγραφές στους υποκείμενους πίνακες. Δεν εξαιρεί καμία σειρά κατά τον υπολογισμό των συνόλων και εμφανίζει τα σύνολα για όλες τις κατηγορίες.

      Εάν θέλετε να εξαιρέσετε ορισμένες εγγραφές, μπορείτε να προσθέσετε κριτήρια στο ερώτημα. Για παράδειγμα, μπορείτε να παραβλέψετε τις συναλλαγές που είναι λιγότερες από 100 $ ή να υπολογίσετε σύνολα μόνο για ορισμένες από τις κατηγορίες προϊόντων σας. Τα βήματα αυτής της ενότητας εξηγούν πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τρεις τύπους κριτηρίων:

    7. Κριτήρια που παραβλέπουν συγκεκριμένες ομάδες κατά τον υπολογισμό συνόλων.    Για παράδειγμα, θα υπολογίσετε σύνολα μόνο για τις κατηγορίες Βιντεοπαιχνίδια, Γραφικών και Framing και Sports.

    8. Κριτήρια που αποκρύπτουν ορισμένα σύνολα μετά τον υπολογισμό τους.    Για παράδειγμα, μπορείτε να εμφανίσετε μόνο τα σύνολα που είναι μεγαλύτερα από 150.000 $.

    9. Κριτήρια που εξαιρούν μεμονωμένες εγγραφές από το να συμπεριληφθούν στο σύνολο.    Για παράδειγμα, μπορείτε να εξαιρέσετε μεμονωμένες συναλλαγές πωλήσεων όταν η τιμή (Τιμή μονάδας * Ποσότητα) μειώνεται κάτω από 100 $.

      Τα παρακάτω βήματα εξηγούν πώς μπορείτε να προσθέσετε τα κριτήρια ένα προς ένα και να δείτε τις επιπτώσεις στο αποτέλεσμα του ερωτήματος.

      Προσθήκη κριτηρίων στο ερώτημα

    10. Ανοίξτε το ερώτημα από την προηγούμενη ενότητα σε προβολή σχεδίασης. Για να το κάνετε αυτό, κάντε δεξί κλικ στην καρτέλα εγγράφου για το ερώτημα και επιλέξτε "Προβολή σχεδίασης".

      -ή-

      Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε δεξί κλικ στο ερώτημα και επιλέξτε "Προβολή σχεδίασης".

    11. Στη γραμμή "Κριτήρια" της στήλης "Αναγνωριστικό κατηγορίας", πληκτρολογήστε =Αθλητικά ή Αθλητικά ή Καλλιτεχνικά και Πλαισώσεις.

    12. Κάντε κλικ στην Εικόνα κουμπιού για να εκτελέσετε το ερώτημα και να εμφανίσετε τα αποτελέσματα σε προβολή φύλλου δεδομένων.

    13. Μεταβείτε ξανά στην προβολή σχεδίασης και, στη γραμμή "Κριτήρια" της στήλης "Συνολική τιμή πωλήσεων", πληκτρολογήστε>100.

    14. Εκτελέστε το ερώτημα για να δείτε τα αποτελέσματα και, στη συνέχεια, μεταβείτε ξανά στην προβολή σχεδίασης.

    15. Τώρα προσθέστε τα κριτήρια για να αποκλείσετε μεμονωμένες συναλλαγές πωλήσεων που είναι λιγότερες από 100 $. Για να το κάνετε αυτό, πρέπει να προσθέσετε μια άλλη στήλη.

      Σημείωση: Δεν μπορείτε να καθορίσετε το τρίτο κριτήριο στη στήλη "Συνολική τιμή πωλήσεων". Τα κριτήρια που καθορίζετε σε αυτή τη στήλη ισχύουν για τη συνολική τιμή και όχι για τις μεμονωμένες τιμές.

    16. Αντιγράψτε την παράσταση από τη δεύτερη στήλη στην τρίτη στήλη.

    17. Στη γραμμή "Σύνολο" για τη νέα στήλη, επιλέξτε "Πού" και, στη γραμμή "Κριτήρια", πληκτρολογήστε >20.

    18. Εκτελέστε το ερώτημα για να δείτε τα αποτελέσματα και, στη συνέχεια, αποθηκεύστε το ερώτημα.

      Σημείωση: Την επόμενη φορά που θα ανοίξετε το ερώτημα σε προβολή σχεδίασης, ενδέχεται να παρατηρήσετε μικρές αλλαγές στο πλέγμα σχεδίασης. Στη δεύτερη στήλη, η παράσταση στη γραμμή "Πεδίο" θα εμφανιστεί εντός της συνάρτησης Sum και η τιμή στη γραμμή "Σύνολο" εμφανίζει την παράσταση αντί για την τιμή "Άθροισμα".

      Συνολική αξία πωλήσεων: Sum((1-[Στοιχεία παραγγελίας]. Discount/100)*([Στοιχεία παραγγελίας]. Τιμή μονάδας*[Λεπτομέρειες orde r]. Ποσότητα))

      Θα δείτε επίσης μια τέταρτη στήλη. Αυτή η στήλη είναι ένα αντίγραφο της δεύτερης στήλης, αλλά τα κριτήρια που καθορίσατε στη δεύτερη στήλη εμφανίζονται στην πραγματικότητα ως μέρος της νέας στήλης.

Αρχή της σελίδας

Άθροισμα δεδομένων σε πολλές ομάδες με χρήση ενός ερωτήματος διασταύρωσης

Ένα ερώτημα διασταύρωσης είναι ένας ειδικός τύπος ερωτήματος που εμφανίζει τα αποτελέσματά του σε ένα πλέγμα παρόμοιο με ένα φύλλο εργασίας του Excel. Τα ερωτήματα διασταύρωσης συνοψίζουν τις τιμές σας και, στη συνέχεια, τις ομαδοποιούν με βάση δύο σύνολα γεγονότων — ένα σύνολο προς τα κάτω (ένα σύνολο κεφαλίδων γραμμών) και το άλλο κατά μήκος του επάνω μέρος (ένα σύνολο κεφαλίδων στηλών). Αυτό το σχήμα απεικονίζει ένα μέρος του συνόλου αποτελεσμάτων για δείγμα ερωτήματος διασταύρωσης:

Δείγμα ερωτήματος διασταύρωσης.

Καθώς προχωράτε, να θυμάστε ότι ένα ερώτημα διασταύρωσης δεν συμπληρώνει πάντα όλα τα πεδία στο σύνολο αποτελεσμάτων, επειδή οι πίνακες που χρησιμοποιείτε στο ερώτημα δεν περιέχουν πάντα τιμές για κάθε πιθανό σημείο δεδομένων.

Όταν δημιουργείτε ένα ερώτημα διασταύρωσης, συνήθως συμπεριλαμβάνετε δεδομένα από περισσότερους από έναν πίνακες και συμπεριλαμβάνετε πάντα τρεις τύπους δεδομένων: τα δεδομένα που χρησιμοποιούνται ως επικεφαλίδες γραμμών, τα δεδομένα που χρησιμοποιούνται ως επικεφαλίδες στηλών και τις τιμές που θέλετε να αθροίσματος ή να υπολογίσετε με άλλον τρόπο.

Τα βήματα σε αυτή την ενότητα προϋποθετούν τους παρακάτω πίνακες:

Ο πίνακας "Παραγγελίες"

Ημερομηνία παραγγελίας

Ημερομηνία αποστολής

Πόλη αποστολής

Έξοδα αποστολής

11/14/2005

11/15/2005

Τζακάρτα

55,00 $

11/14/2005

11/15/2005

Sydney

76,00 $

11/16/2005

11/17/2005

Sydney

87,00 $

11/17/2005

11/18/2005

Τζακάρτα

43,00 $

11/17/2005

11/18/2005

Paris

105,00 $

11/17/2005

11/18/2005

Ανυάπω

112,00 $

11/18/2005

11/19/2005

Βιέννη

215,00 $

11/19/2005

11/20/2005

Μαϊάμι

525,00 $

11/20/2005

11/21/2005

Βιέννη

198,00 $

11/20/2005

11/21/2005

Paris

187,00 $

11/21/2005

11/22/2005

Sydney

81,00 $

11/23/2005

11/24/2005

Τζακάρτα

92,00 $

Ο πίνακας "Λεπτομέρειες παραγγελίας"

Order ID

Όνομα προϊόντος

Αναγνωριστικό προϊόντος

Τιμή μονάδας

Ποσότητα

Προεξόφληση

1

Δημιουργήστε το δικό σας πληκτρολόγιο

12

77,95 $

9

5%

1

Εικόνα μη ενεργειών γραφείου

2

78,88 $

4

7.5%

2

Άσκηση για υπολογιστή! Το DVD!

7

14,88 $

6

4%

2

Το μαγικό τσιπ υπολογιστή

4

32,65 $

8

0

2

Υπολογιστής και μυθικά πλάσματα

6

78,50 $

4

0

3

Access! Το παιχνίδι!

5

22,95 $

5

15%

4

Εικόνα ενέργειας προγραμματιστή

1

12,95 $

2

6%

4

Ultimate Flying Pizza

8

36,75 $

8

4%

5

Εξωτερική μονάδα floppy drive 5,25 ιντσών (Κλίμακα 1/4)

9

65,00 $

4

10%

6

Διάγραμμα σχεσιακής βάσης δεδομένων

3

22,50 $

12

6,5%

7

Gloom

11

53,33 $

6

8%

7

Διάγραμμα σχεσιακής βάσης δεδομένων

3

22,50 $

4

9%

Τα παρακάτω βήματα εξηγούν πώς μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ερώτημα διασταύρωσης που ομαδοποιεί τις συνολικές πωλήσεις κατά πόλη. Το ερώτημα χρησιμοποιεί δύο παραστάσεις για να επιστρέψει μια μορφοποιημένη ημερομηνία και ένα σύνολο πωλήσεων.

Δημιουργία ερωτήματος διασταύρωσης

  1. Στην καρτέλα Δημιουργία, στην ομάδα Άλλο, κάντε κλικ στην επιλογή Σχεδίαση ερωτήματος.

  2. Κάντε διπλό κλικ στους πίνακες που θέλετε να χρησιμοποιήσετε στο ερώτημά σας.

    Κάθε πίνακας εμφανίζεται ως παράθυρο στο επάνω τμήμα της σχεδίασης ερωτημάτων.

    Εάν χρησιμοποιείτε τα δείγματα πινάκων, κάντε διπλό κλικ στον πίνακα "Παραγγελίες" και στον πίνακα "Λεπτομέρειες παραγγελίας".

  3. Κάντε διπλό κλικ στα πεδία που θέλετε να χρησιμοποιήσετε στο ερώτημά σας.

    Κάθε όνομα πεδίου εμφανίζεται σε ένα κενό κελί στη γραμμή "Πεδίο" του πλέγματος σχεδίασης.

    Εάν χρησιμοποιείτε τα δείγματα πινάκων, προσθέστε τα πεδία "Πόλη αποστολής" και "Ημερομηνία αποστολής" από τον πίνακα "Παραγγελίες".

  4. Στο επόμενο κενό κελί στη γραμμή "Πεδίο", αντιγράψτε και επικολλήστε ή πληκτρολογήστε την ακόλουθη παράσταση: Total Sales: Sum(CCur([Στοιχεία παραγγελίας].[ Τιμή μονάδας]*[Ποσότητα]*(1-[Έκπτωση])/100)*100)

  5. Στην καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα Τύπος ερωτήματος, κάντε κλικ στην εντολή Διασταύρωση.

    Η γραμμή "Σύνολο" και η γραμμή "Διασταύρωση" εμφανίζονται στο πλέγμα σχεδίασης.

  6. Κάντε κλικ στο κελί στη γραμμή "Σύνολο" στο πεδίο "Πόλη" και επιλέξτε "Ομαδοποίηση κατά". Κάντε το ίδιο για το πεδίο "Ημερομηνία αποστολής". Αλλάξτε την τιμή στο κελί "Σύνολο" του πεδίου "Total Sales" σε "Παράσταση".

  7. Στη γραμμή "Διασταύρωση", ορίστε το κελί στο πεδίο "Πόλη" σε "Επικεφαλίδα γραμμής",ορίστε το πεδίο "Ημερομηνία αποστολής" σε "Επικεφαλίδα στήλης" και ορίστε το πεδίο "Συνολικές πωλήσεις" σε "Τιμή".

  8. Στην καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα Αποτελέσματα, κάντε κλικ στην εντολή Εκτέλεση.

    Τα αποτελέσματα του ερωτήματος εμφανίζονται στην προβολή φύλλου δεδομένων.

Αρχή της σελίδας

Αναφορά συνάρτησης συγκεντρωτικών αποτελεσμάτων

Αυτός ο πίνακας παραθέτει και περιγράφει τις συναρτήσεις συγκεντρωτικών αποτελεσμάτων που παρέχει η Access στη γραμμή "Σύνολο" και στα ερωτήματα. Να θυμάστε ότι η Access παρέχει περισσότερες συναρτήσεις συγκεντρωτικών αποτελεσμάτων για ερωτήματα από ό,τι για τη γραμμή "Σύνολο". Επίσης, εάν εργάζεστε με ένα έργο της Access (ένα μπροστινό άκρο της Access συνδεδεμένο με μια βάση δεδομένων Microsoft SQL Server), μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το μεγαλύτερο σύνολο συναρτήσεων συγκεντρωτικών αποτελεσμάτων που παρέχει ο SQL Server. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με αυτό το σύνολο συναρτήσεων, ανατρέξτε στο θέμα "Βιβλία του Microsoft SQL Server Online".

Συνάρτηση

Περιγραφή

Εμάς με τους τύπους δεδομένων

Μέσος όρος

Υπολογίζει τον μέσο όρο για μια στήλη. Η στήλη πρέπει να περιέχει δεδομένα αριθμών, νομισματικής μονάδας ή δεδομένα ημερομηνίας/ώρας. Η συνάρτηση παραβλέπει τις τιμές null.

Αριθμός, νομισματική μονάδα, ημερομηνία/ώρα

Πλήθος

Μετράει το πλήθος των στοιχείων σε μία στήλη.

Όλοι οι τύποι δεδομένων εκτός από περίπλοκα, επαναλαμβανόμενα ανυσματικά δεδομένα, όπως μια στήλη με λίστες πολλών τιμών.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις λίστες πολλών τιμών, ανατρέξτε στα άρθρα Οδηγός για τα πεδία πολλών τιμών και Δημιουργία ή διαγραφή ενός πεδίου πολλών τιμών.

Μέγιστο

Επιστρέφει το στοιχείο με την υψηλότερη τιμή. Για δεδομένα κειμένου, η υψηλότερη τιμή είναι η τελευταία αλφαβητική τιμή — η Access παραβλέπει τα γράμματα σε πεζών-fi. Η συνάρτηση παραβλέπει τις τιμές null.

Αριθμός, νομισματική μονάδα, ημερομηνία/ώρα

Ελάχιστο

Επιστρέφει το στοιχείο με τη χαμηλότερη τιμή. Για δεδομένα κειμένου, η χαμηλότερη τιμή είναι η πρώτη αλφαβητική τιμή — η Access παραβλέπει τα γράμματα σε πεζών-fi. Η συνάρτηση παραβλέπει τις τιμές null.

Αριθμός, νομισματική μονάδα, ημερομηνία/ώρα

Τυπική απόκλιση

Μετράει το εύρος της διασποράς τιμών από μια τιμή μέσου όρου (μια μέση τιμή).

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση αυτής της συνάρτησης, ανατρέξτε στο άρθρο Εμφάνιση των συνόλων στήλης σε ένα φύλλο δεδομένων.

Αριθμός, νομισματική μονάδα

Άθροισμα

Προσθέτει τα στοιχεία σε μια στήλη. Λειτουργεί μόνο με αριθμητικά δεδομένα και νομισματικές μονάδες.

Αριθμός, νομισματική μονάδα

Διακύμανση

Μετρά τη στατιστική διακύμανση όλων των τιμών στη στήλη. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη συνάρτηση μόνο σε αριθμητικά δεδομένα και νομισματικών μονάδων. Εάν ο πίνακας περιέχει λιγότερες από δύο γραμμές, η Access επιστρέφει μια τιμή null.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις συναρτήσεις διακύμανσης, ανατρέξτε στο άρθρο Εμφάνιση των συνόλων στήλης σε ένα φύλλο δεδομένων.

Αριθμός, νομισματική μονάδα

Αρχή της σελίδας

Χρειάζεστε περισσότερη βοήθεια;

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Συμμετοχή σε Microsoft Office μέλη του προγράμματος Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Πόσο ικανοποιημένοι είστε με τη γλωσσική ποιότητα;
Τι επηρέασε την εμπειρία σας;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

×