Lync Web Scheduler

Σε αυτό το άρθρο

Δημιουργία σύσκεψης του Lync
Αποστολή προσκλήσεων σε συμμετέχοντες στη σύσκεψη
- Αποστολή προσκλήσεων με το πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
- Αποστολή προσκλήσεων με το iCalendar
Πρόσβαση και παρουσιαστές
- Ποιος θα παρακάμψει το χώρο αναμονής
- Ποιος είναι παρουσιαστής
Συμμετοχή σε σύσκεψη
Προβολή ή επεξεργασία των υπαρχουσών συσκέψεών σας
Διαγραφή ή ακύρωση μιας σύσκεψης

Δημιουργία σύσκεψης του Lync

Οι συσκέψεις του Lync υποστηρίζουν τόσο ηλεκτρονικές συσκέψεις όσο και κλήσεις διάσκεψης. Οι συμμετέχοντες μπορούν να συμμετέχουν χρησιμοποιώντας υπολογιστή για να βλέπουν την παρουσίαση ή να καλέσουν στη σύσκεψη μέσω τηλεφώνου μόνο για ήχο.

Μεταβείτε στη διεύθυνση https://sched.lync.com και συνδεθείτε στο Web Scheduler με το όνομα χρήστη και τον κωδικό πρόσβασής σας.
Κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία νέας σύσκεψης.
Στο πλαίσιο Θέμα, πληκτρολογήστε ένα νέο θέμα για τη σύσκεψη.
Μπορείτε να αφήσετε τη θέση σύσκεψης ως Ηλεκτρονική σύσκεψη ή να προσθέσετε μια θέση, όπως μια αίθουσα διασκέψεων, αν έχετε επίσης συμμετέχοντες με φυσική παρουσία.
Πληκτρολογήστε ένα σύντομο μήνυμα ή την ημερήσια διάταξη της σύσκεψης στο πλαίσιο Μήνυμα (προαιρετικό).
Επιλέξτε τη ζώνη ώρας της σύσκεψης χρησιμοποιώντας το αναπτυσσόμενο μενού.
Επιλέξτε ημερομηνία/ώρα για την Έναρξη και Λήξη της σύσκεψης.
Από προεπιλογή, όλοι, συμπεριλαμβανομένων των ατόμων εκτός της εταιρείας σας, μπορούν να παρακάμψουν το χώρο αναμονής, ο οποίος είναι μια εικονική περιοχή αναμονής που σας επιτρέπει να αποδεχτείτε άτομα ή να αρνηθείτε την πρόσβαση. Για πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο τροποποίησης των επιλογών, ανατρέξτε στην ενότητα Πρόσβαση και παρουσιαστές.
Από προεπιλογή, οποιοσδήποτε προσκεκλημένος από την εταιρεία σας έχει δικαιώματα παρουσιαστή. Για πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο τροποποίησης των επιλογών, ανατρέξτε στην ενότητα Πρόσβαση και παρουσιαστές.
Στην περιοχή Συμμετέχοντες και ήχος, προσθέστε τα ονόματα των συμμετεχόντων στο διαθέσιμο πλαίσιο, διαχωρισμένα με ερωτηματικό (;).
Κάντε κλικ στην επιλογή Έλεγχος ονομάτων, για να επαληθεύσετε ότι έχετε τα σωστά ονόματα. Για προσκεκλημένους που είναι εκτός της εταιρείας σας, πληκτρολογήστε την πλήρη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως mailto:contoso@contoso.com.

Σημείωση: Το Web Scheduler δεν ελέγχει τη διαθεσιμότητα των συμμετεχόντων ή των αιθουσών διασκέψεων.

Αν ο λογαριασμός σας έχει ρυθμιστεί με υπηρεσία παροχής διασκέψεων ήχου, η πρόσκληση σε σύσκεψη θα περιλαμβάνει την τηλεφωνική γραμμή χωρίς χρέωση, τον αριθμό χωρίς χρέωση και τον κωδικό του συμμετέχοντος. Οι συμμετέχοντες της σύσκεψης μπορούν να χρησιμοποιήσουν ήχο μέσω υπολογιστή ή να καλέσουν στη σύσκεψη μέσω τηλεφώνου, ανάλογα με τις προτιμήσεις τους.
Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση.

Αποστολή προσκλήσεων σε συμμετέχοντες στη σύσκεψη

Για να στείλετε την πρόσκληση σε σύσκεψη, επιλέξτε μία από τις εξής μεθόδους:

Αποστολή προσκλήσεων με το πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Με αυτήν τη μέθοδο, αντιγράφετε τις λεπτομέρειες της σύσκεψης από το Web Scheduler και τις επικολλάτε σε μια πρόσκληση σε σύσκεψη που δημιουργείτε με οποιοδήποτε πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Συμβουλή: Μπορείτε επίσης να αποκτήσετε πρόσβαση στις πληροφορίες σύσκεψης, κάνοντας κλικ στην επιλογή Προβολή πληροφοριών συμμετοχής στη σύσκεψη στη σελίδα των λεπτομερειών της σύσκεψης του Web Scheduler.

Όταν ολοκληρώσετε τη δημιουργία της σύσκεψης, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση.
Ανοίγει ένα παράθυρο με τα στοιχεία της σύσκεψης.
Επισημάνετε τις λεπτομέρειες της σύσκεψης, συμπεριλαμβανομένης της διεύθυνσης URL της σύσκεψης, τον αριθμό της διάσκεψης ήχου και το αναγνωριστικό διάσκεψης.
Κάντε δεξί κλικ στο κείμενο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αντιγραφή.
Ανοίξτε οποιοδήποτε πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και δημιουργήστε μια κανονική πρόσκληση σε σύσκεψη.
Επικολλήστε τις λεπτομέρειες της ηλεκτρονικής σύσκεψης του Lync (τις οποίες αντιγράψατε στο βήμα 4) μέσα στην πρόσκληση.
Προσθέστε τους συμμετέχοντες, επαληθεύστε την ημερομηνία/ώρα της σύσκεψης, πληκτρολογήστε μια ημερήσια διάταξη σύσκεψης και στείλτε την πρόσκληση.

Αποστολή προσκλήσεων χρησιμοποιώντας το iCalendar

Το iCalendar επιτρέπει στους χρήστες διαφορετικών συστημάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου να ανταλλάσσουν πληροφορίες ημερολογίου. Οι παραλήπτες της πρόσκλησης iCalendar πρέπει να έχουν λογισμικό που υποστηρίζεται για να ανοίξουν και να απαντήσουν στην πρόσκληση σε σύσκεψη.

Στην ενότητα Οι συσκέψεις μου, επιλέξτε τη σύσκεψη με το θέμα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Εξαγωγή ως iCalendar.
Κάντε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα, όταν σας ζητηθεί από το πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που χρησιμοποιείτε.

Σημείωση: Το iCalendar περιλαμβάνει όλες τις πληροφορίες που προσθέτετε κατά τον προγραμματισμό των συσκέψεων, όπως το μήνυμα, τους συμμετέχοντες, τη θέση της σύσκεψης, την ημερομηνία και την ώρα.
Όταν ανοίξει η καταχώρηση ημερολογίου, προωθήστε την στα άτομα που προσθέσατε ως συμμετέχοντες κατά τον προγραμματισμό της σύσκεψης.
Οι προσκεκλημένοι μπορούν να ανοίξουν το αρχείο iCalendar με το πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που προτιμούν, όπως το Outlook, το Notes, το iCal και ούτω καθεξής.

Πρόσβαση και παρουσιαστές

Οι προεπιλεγμένες ρυθμίσεις "Πρόσβαση και παρουσιαστές" είναι οι βέλτιστες για τυπικές συσκέψεις ομάδας. Μπορείτε να προσαρμόσετε τις επιλογές σύσκεψης για να ανταποκρίνονται καλύτερα στις απαιτήσεις σας, τον τύπο σύσκεψης ή τους συμμετέχοντες.

Στην ενότητα Πρόσβαση και παρουσιαστές της σελίδας λεπτομερειών σύσκεψης, επιλέξτε ποιος μπορεί να παρακάμψει το χώρο αναμονής και ποιος μπορεί να συμμετάσχει στη σύσκεψη ως παρουσιαστής.

Ποιος θα παρακάμψει το χώρο αναμονής

Επιλογές πρόσβασης	Τι συμβαίνει	Προτείνεται όταν…
Μόνο ο διοργανωτής (κλειδωμένο)	Μόνο ο διοργανωτής παρακάμπτει το χώρο αναμονής. Οποιοσδήποτε άλλος θα πρέπει να περιμένει στο χώρο αναμονής μέχρι να γίνει αποδεκτός.	Δεν θέλετε οι χρήστες να δουν το περιεχόμενο πριν από τη σύσκεψη ή συζητάτε εμπιστευτικές πληροφορίες.
Άτομα που προσκαλώ από την εταιρεία μου	Τα άτομα που δεν έχουν λογαριασμό στο δίκτυό σας και τα άτομα που δεν προσκλήθηκαν θα πρέπει να περιμένουν στο χώρο αναμονής μέχρι να γίνουν αποδεκτά.	Συζητάτε εμπιστευτικές πληροφορίες και θέλετε να επιτρέψετε τη συμμετοχή μόνο σε συγκεκριμένα άτομα από την εταιρεία σας.
Άτομα από την εταιρεία μου	Τα άτομα που δεν έχουν λογαριασμό στο δίκτυό σας θα πρέπει να περιμένουν στο χώρο αναμονής μέχρι να γίνουν αποδεκτά.	Όλοι οι συμμετέχοντες έχουν λογαριασμό στο εταιρικό σας δίκτυο και δεν συζητάτε εμπιστευτικές πληροφορίες.
Όλοι συμπεριλαμβανομένων των ατόμων εκτός της εταιρείας μου	Κανένας δεν χρειάζεται να περιμένει στο χώρο αναμονής.	Προσκαλείτε εξωτερικούς συμμετέχοντες και δεν συζητάτε εμπιστευτικές πληροφορίες.

Σημαντικό: Ακόμα και αν ο χώρος αναμονής της σύσκεψης είναι ενεργοποιημένος, οι συμμετέχοντες που καλούν στη σύσκεψη μέσω τηλεφώνου παρακάμπτουν αυτόματα το χώρο αναμονής της σύσκεψης.

Ποιος είναι παρουσιαστής

Επιλογές παρουσιαστή	Ποιος είναι παρουσιαστής	Προτείνεται όταν...
Μόνο ο διοργανωτής	Μόνο το άτομο που προγραμματίζει τις συσκέψεις.	Παρουσιάσεις όπου οι συμμετέχοντες δεν χρειάζεται να αλληλεπιδρούν με το περιεχόμενο της σύσκεψης. Μπορείτε να καθορίσετε πρόσθετους παρουσιαστές στη διάρκεια της σύσκεψης.
Άτομα από την εταιρεία μου	Όλα τα άτομα που προσκαλείτε τα οποία έχουν λογαριασμό στο δίκτυό σας.	Περίοδοι λειτουργίας ομαδικής εργασίας εντός της εταιρείας όπου όλοι οι συμμετέχοντες μπορούν να κάνουν κοινή χρήση και να τροποποιούν το περιεχόμενο της σύσκεψης.
Όλοι, συμπεριλαμβανομένων ατόμων εκτός της εταιρείας μου (κανένας περιορισμός)	Όλα τα άτομα που προσκαλείτε.	Περίοδοι λειτουργίας ομαδικής εργασίας με άτομα που δεν έχουν λογαριασμό στο δίκτυό σας.
Τα άτομα που επιλέγω	Εσείς και οι συμμετέχοντες που επιλέγετε.	Παρουσιάσεις με περισσότερους από ένα συγκεκριμένο παρουσιαστή.

Σημείωση: Οι εξωτερικοί συμμετέχοντες ή οι λίστες διανομής δεν είναι δυνατό να προσκληθούν ως παρουσιαστές χρησιμοποιώντας την επιλογή Τα άτομα που επιλέγω. Μπορείτε να παραχωρήσετε πρόσβαση παρουσιαστή σε άτομα που βρίσκονται στην αίθουσα σύσκεψης.

Συμμετοχή σε σύσκεψη

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη σύνδεση σε σύσκεψη της πρόσκλησης για να εισέλθετε στη σύσκεψή σας ή κάντε κλικ στην καρτέλα Συμμετοχή σε σύσκεψη στο Web Scheduler για να ξεκινήσετε τη σύσκεψη.

Στην περιοχή Οι συσκέψεις μου, κάντε κλικ στη σύσκεψή σας.
Στη σελίδα λεπτομερειών σύσκεψης, κάντε κλικ στην καρτέλα Συμμετοχή σε σύσκεψη.
Το Lync ανοίγει και σας επιτρέπει να εισέλθετε στη σύσκεψη.

Προβολή ή επεξεργασία των υπαρχουσών συσκέψεών σας

Μπορείτε να δείτε όλες τις συσκέψεις που έχετε διοργανώσει στην καρτέλα Οι συσκέψεις μου στο Χρονοδιάγραμμα Web. Έχετε υπόψη ότι το Χρονοδιάγραμμα Web εμφανίζει μόνο τις συσκέψεις που έχετε διοργανώσει και όχι τις συσκέψεις στις οποίες προσκληθήκατε.

Κάντε κλικ σε μια σύσκεψη για να ανοίξετε τη σελίδα λεπτομερειών σύσκεψης, η οποία περιέχει μια σύντομη περίληψη της σύσκεψης, ένα σύνολο από καρτέλες με δυνατότητα επεξεργασίας και τις πληροφορίες της σύσκεψης.
Επιλέξτε Επεξεργασία.
Κάντε τις απαραίτητες αλλαγές και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο στοιχείο Αποθήκευση.
Κάντε κλικ στο κουμπί ΟΚ στην ειδοποίηση επιτυχίας και επαληθεύστε τις τροποποιημένες πληροφορίες.

Σημαντικό: Όταν ενημερώσετε μια σύσκεψη, πρέπει να στείλετε με μη αυτόματο τρόπο τις ενημερωμένες πληροφορίες στους προσκεκλημένους σας. Το Web Scheduler δεν ενημερώνει αυτόματα το ημερολόγιό σας.

Αν χρησιμοποιήσατε το iCalendar για να στείλετε τις προσκλήσεις, κάντε ξανά κλικ στην επιλογή Εξαγωγή ως iCalendar, για να ανοίξετε την πρόσκληση και να στείλετε μια ενημέρωση.
Αν αντιγράψατε τις λεπτομέρειες της σύσκεψης Lync σε μια κανονική πρόσκληση σε σύσκεψη, ανοίξτε την πρόσκληση, ενημερώστε τη με τις νέες λεπτομέρειες σύσκεψης και στείλτε την ξανά στους συμμετέχοντες.

Διαγραφή ή ακύρωση μιας σύσκεψης

Οι συσκέψεις σας λήγουν 14 ημέρες μετά την προγραμματισμένη ώρα λήξης τους, αλλά μπορείτε να διαγράψετε κάποια αν θέλετε να εκκαθαρίσετε το Web Scheduler ή να ακυρώσετε τη σύσκεψή σας.

Στην καρτέλαΟι συσκέψεις μου, κάντε κλικ στη σύσκεψη που θέλετε να διαγράψετε.
Στη σελίδα λεπτομερειών σύσκεψης, κάντε κλικ στην καρτέλα Διαγραφή σύσκεψης.
Κάντε κλικ στην επιλογή Ναι στο πλαίσιο επιβεβαίωσης.

Σημαντικό: Θα χρειαστεί να στείλετε μια ειδοποίηση ακύρωσης στους συμμετέχοντες, επειδή το Web Scheduler δεν ενημερώνει αυτόματα το ημερολόγιό σας.
Αν χρησιμοποιήσατε το iCalendar για να στείλετε τις προσκλήσεις, ανοίξτε την πρόσκληση και κάντε κλικ στην επιλογή Άκυρο. Με αυτόν τον τρόπο θα σταλεί μια ειδοποίηση ακύρωσης στους παραλήπτες.
Αν αντιγράψατε τις λεπτομέρειες της σύσκεψης Lync σε μια κανονική πρόσκληση σε σύσκεψη, ανοίξτε την πρόσκληση και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Άκυρο για να στείλετε μια ειδοποίηση ακύρωσης στους προσκεκλημένους.

Αρχή της σελίδας