Εξοικείωση με τα αντικείμενα βάσεων δεδομένων

Πίνακες

Η Access οργανώνει τις πληροφορίες σας σε πίνακες: λίστες γραμμών και στηλών που θυμίζουν το πληκτρολόγιο ενός λογιστή ή ένα υπολογιστικό φύλλο. Κάθε πίνακας αποθηκεύει πληροφορίες σχετικά με ένα συγκεκριμένο θέμα, επομένως οι περισσότερες βάσεις δεδομένων περιλαμβάνουν περισσότερους από έναν πίνακες.

Κάθε γραμμή στον πίνακα ονομάζεται εγγραφήκαι κάθε στήλη ονομάζεται πεδίο. Μια εγγραφή περιέχει όλες τις συγκεκριμένες πληροφορίες για μια συγκεκριμένη οντότητα, όπως έναν πελάτη ή μια παραγγελία. Ένα πεδίο είναι ένα μεμονωμένο στοιχείο πληροφοριών σχετικά με τη συγκεκριμένη οντότητα. Στον πίνακα "Προϊόντα", για παράδειγμα, κάθε γραμμή ή εγγραφή θα έχει πληροφορίες σχετικά με ένα προϊόν. Κάθε στήλη ή πεδίο περιέχει ορισμένες πληροφορίες σχετικά με αυτό το προϊόν, όπως το όνομα ή την τιμή του. Εάν δεν είστε ήδη εξοικειωμένοι με αυτές, μάθετε τα βασικά στοιχεία των βάσεων δεδομένων.

Ερωτήματα

Σε μια σωστά σχεδιασμένη βάση δεδομένων, τα δεδομένα που θέλετε να παρουσιάσετε μέσω μιας φόρμας ή έκθεσης βρίσκονται συνήθως σε πολλούς πίνακες. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα ερώτημα για να συγκεντρώσετε αυτές τις πληροφορίες από διάφορους πίνακες και να τις συγκεντρώσετε για εμφάνιση σε μια φόρμα ή αναφορά.

Ένα ερώτημα μπορεί να είναι μια αίτηση για αποτελέσματα δεδομένων από τη βάση δεδομένων σας ή μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την εκτέλεση μιας ενέργειας στα δεδομένα ή μπορεί να είναι και τα δύο. Χρησιμοποιήστε ερωτήματα για να λάβετε απαντήσεις σε απλές ερωτήσεις, να εκτελέσετε υπολογισμούς χρησιμοποιώντας δεδομένα, να συνδυάσετε δεδομένα από διαφορετικούς πίνακες και να προσθέσετε, να αλλάξετε ή να διαγράψετε δεδομένα από μια βάση δεδομένων.

Υπάρχουν πολλοί τύποι ερωτημάτων, αλλά οι δύο βασικοί τύποι είναι:

Φόρμες

Οι φόρμες είναι σαν περιπτώσεις εμφάνισης σε καταστήματα— διευκολύνουν την προβολή ή τη πρόσβαση στα στοιχεία της βάσης δεδομένων που θέλετε. Παρόμοια με τις έντυπες φόρμες, οι φόρμες της Access είναι αντικείμενα μέσω των οποίων εσείς ή άλλοι χρήστες μπορείτε να προσθέσετε, να επεξεργαστείτε ή να εμφανίσετε τα δεδομένα που είναι αποθηκευμένα στη βάση δεδομένων υπολογιστή της Access. Είναι σημαντικό να σχεδιάσετε τη φόρμα σας με υπόψη τη χρήση. Για παράδειγμα, εάν αφορά πολλούς χρήστες, μια καλά σχεδιασμένη φόρμα σάς βοηθά να κάνετε την καταχώρηση δεδομένων ακριβή, γρήγορη και αποτελεσματική.

Αναφορές

Οι αναφορές παρέχουν έναν τρόπο προβολής, μορφοποίησης και σύνοψης πληροφοριών από τη βάση δεδομένων της Access. Για παράδειγμα, δημιουργήστε μια απλή αναφορά αριθμών τηλεφώνου για όλες τις επαφές σας ή μια συνοπτική αναφορά σχετικά με τις συνολικές πωλήσεις σε διαφορετικές περιοχές και χρονικές περιόδους.

Οι αναφορές είναι χρήσιμες όταν θέλετε να παρουσιάσετε τις πληροφορίες στη βάση δεδομένων σας για να κάνετε τα εξής:

• Εμφάνιση ή διανομή μιας σύνοψης δεδομένων.

• Αρχειοθέτηση στιγμιότυπων των δεδομένων.

• Παροχή λεπτομερειών σχετικά με μεμονωμένες εγγραφές.

• Δημιουργία ετικετών.

Μακροεντολές

Μια μακροεντολή είναι ένα εργαλείο που σας επιτρέπει να αυτοματοποιήσετε εργασίες και να προσθέσετε λειτουργικότητα στις φόρμες, τις αναφορές και τα στοιχεία ελέγχου σας. Για παράδειγμα, εάν προσθέσετε ένα κουμπί εντολής σε μια φόρμα και συσχετίσετε το συμβάν OnClick του κουμπιού σε μια μακροεντολή, τότε εκτελείται μια εντολή κάθε φορά που κάνετε κλικ στο κουμπί.

Η Access παρέχει ένα περιβάλλον σχεδίασης που θα σας βοηθήσει να δημιουργήσετε μακροεντολές. Ουσιαστικά, χρησιμοποιείτε μια απλοποιημένη γλώσσα προγραμματισμού για να δημιουργήσετε μια λίστα με τις ενέργειες που πρέπει να εκτελέσετε. Ορισμένες ενέργειες απαιτούν πρόσθετες πληροφορίες, όπως σε ποιο πεδίο θα εμφανίζεται η συμπλήρωση. Το περιβάλλον σχεδίασης διευκολύνει τη δημιουργία μακροεντολών, καθώς επιλέγετε από λίστες ενεργειών και συμπληρώνετε πληροφορίες.

Οι μακροεντολές χρησιμοποιούνται για την αυτοματοποίηση μιας σειράς ενεργειών, την εκτέλεση αλλαγών σε δεδομένα σε μια βάση δεδομένων και πολλά άλλα. Μέσω της προβολής σχεδίασης, οι μακροεντολές παρέχουν ένα υποσύνολο των εντολών που είναι διαθέσιμες Visual Basic for Applications (VBA). Οι περισσότεροι χρήστες είναι πιο εύκολο να δημιουργήσουν μια μακροεντολή για να προσθέσουν λειτουργικότητα σε φόρμες, αναφορές και στοιχεία ελέγχου από το να συντάξουν κώδικα VBA, αλλά μπορείτε πάντα να μετατρέψετε τις μακροεντολές σε VBA μέσα από την προβολή σχεδίασης.

Ας υποθέσουμε ότι θέλετε να ανοίξετε μια αναφορά απευθείας από μία από τις φόρμες καταχώρησης δεδομένων. Προσθέστε ένα κουμπί στη φόρμα σας και, στη συνέχεια, δημιουργήστε μια μακροεντολή που ανοίγει την έκθεση. Η μακροεντολή μπορεί να είναι είτε μια αυτόνομη μακροεντολή (ένα ξεχωριστό αντικείμενο στη βάση δεδομένων), το οποίο, στη συνέχεια, συνδέεται με το συμβάν OnClick του κουμπιού, είτε η μακροεντολή μπορεί να ενσωματωθεί απευθείας στο συμβάν OnClick του ίδιου του κουμπιού. Σε κάθε περίπτωση, όταν κάνετε κλικ στο κουμπί, εκτελείται η μακροεντολή και ανοίγει την έκθεση.

Λειτουργικές μονάδες

Οι λειτουργικές μονάδες είναι κώδικας VBA που γράφετε για να αυτοματοποιήσετε εργασίες στην εφαρμογή σας και να εκτελέσετε συναρτήσεις ανώτερου τέλους. Γράφετε λειτουργικές μονάδες στη γλώσσα προγραμματισμού VBA. Μια λειτουργική μονάδα είναι μια συλλογή από δηλώσεις, προτάσεις και διαδικασίες που αποθηκεύονται μαζί ως μονάδα.