Δημιουργία αυτοματοποιημένου κανόνα για μια λίστας ή βιβλιοθήκη
Αφού δημιουργήσετε μια λίστα ή βιβλιοθήκη στις Λίστες Microsoft, το SharePoint ή το Teams, μπορείτε να δημιουργήσετε κανόνες για την αυτοματοποίηση εργασιών, όπως την αποστολή ειδοποίησης σε κάποιον όταν αλλάζουν δεδομένα στη λίστα ή δημιουργείται ένα νέο αρχείο στη βιβλιοθήκη.
Θα επιλέξετε μια συνθήκη που ενεργοποιεί τον κανόνα και την ενέργεια που θα επιτελεί ο κανόνας. (Για επίδειξη, η ακόλουθη διαδικασία δημιουργεί έναν κανόνα για μια λίστα. Θα ενεργοποιήσει μια ειδοποίηση όταν αλλάξει μια στήλη.)
-
Με τη λίστα ανοιχτή στις Λίστες Microsoft, το SharePoint ή το Teams, κοντά στο επάνω μέρος της σελίδας, επιλέξτε Αυτοματοποίηση και, στη συνέχεια, Δημιουργήστε έναν κανόνα.
-
Στην περιοχή, Ειδοποίηση ατόμου όταν, επιλέξτε μια συνθήκη που ενεργοποιεί τον κανόνα. Για παράδειγμα, Μια στήλη αλλάζει.
-
Η επιλογή σας εδώ δημιουργεί μια πρόταση κανόνα που θα ολοκληρώσετε στο επόμενο βήμα.
Σημείωση: Δεν υποστηρίζουμε τη δημιουργία κανόνα με βάση μια στήλη κειμένου πολλών γραμμών.
-
Επιλέξτε κάθε ένα από τα υπογραμμισμένα τμήματα της πρότασης κανόνα για να προσαρμόσετε τη συνθήκη επιλέγοντας μια στήλη, την τιμή της στήλης και ποιος θα ειδοποιείται.
Για παράδειγμα, για να ολοκληρώσετε έναν κανόνα ώστε να ειδοποιείτε τον εαυτό σας όταν αλλάζει μια στήλη, μπορείτε να επιλέξετε τη στήλη Κατάσταση και, στη συνέχεια, στην επιλογή Πληκτρολογήστε ένα όνομα ή μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να επιλέξετε Εγώ. (Μπορείτε να καθορίσετε ένα άτομο ή πολλά άτομα, αλλά όχι μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ομάδας.)
-
Όταν ολοκληρώσετε την προσαρμογή της πρότασης, επιλέξτε Δημιουργία.
Θα δείτε τον ολοκληρωμένο κανόνα σας στη σελίδα Διαχείριση κανόνων και ο κανόνας θα ενεργοποιηθεί. Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ειδοποίησης αποστέλλονται από τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του ατόμου που ενεργοποιεί τον κανόνα. Επιστρέψτε σε αυτήν τη σελίδα όποτε χρειάζεται να επεξεργαστείτε, να διαγράψετε ή να διαχειριστείτε με άλλο τρόπο έναν κανόνα.
Αντιμετώπιση προβλημάτων: Δεν είναι δυνατή η δημιουργία κανόνα
Εάν αντιμετωπίσετε ένα σφάλμα κατά την προσπάθεια δημιουργίας ενός κανόνα, αυτό πιθανότατα προκαλείται από τα δικαιώματα που εφαρμόζονται στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη. Χρειάζεστε τη βοήθεια κάποιου που είναι κάτοχος της βιβλιοθήκης ή της λίστας για να διορθώσετε αυτήν την κατάσταση, όπως περιγράφεται παρακάτω.
Δικαιώματα για βιβλιοθήκες
Για να διαχειριστείτε κανόνες, πρέπει να σας εκχωρηθεί το δικαίωμα "Επεξεργασία" για τη βιβλιοθήκη από τον κάτοχο. Ο κάτοχος μπορεί να το κάνει αυτό κάνοντας κοινή χρήση της βιβλιοθήκης με εσάς και καθορίζοντας Δυνατότητα επεξεργασίας.
Δικαιώματα για λίστες
Ο κάτοχος πρέπει να ανοίξει τη λίστα και να επιλέξει: Ρυθμίσεις > Ρυθμίσεις λίστας > Ρυθμίσεις για προχωρημένους. Στην περιοχή Δικαιώματα σε επίπεδο στοιχείου, η επιλογή Πρόσβαση ανάγνωσης πρέπει να αλλάξει σε Ανάγνωση όλων των στοιχείων.
Επιπλέον, για να διαχειριστείτε κανόνες, πρέπει να σας εκχωρηθεί το δικαίωμα Επεξεργασία για τη λίστα από τον κάτοχό της. Ο κάτοχος μπορεί να το κάνει αυτό κάνοντας κοινή χρήση της λίστας με εσάς και καθορίζοντας Δυνατότητα επεξεργασίας.
Χρειάζεστε περισσότερη βοήθεια;
Θέλετε περισσότερες επιλογές;
Εξερευνήστε τα πλεονεκτήματα της συνδρομής, περιηγηθείτε σε εκπαιδευτικά σεμινάρια, μάθετε πώς μπορείτε να προστατεύσετε τη συσκευή σας και πολλά άλλα.
Οι κοινότητες σάς βοηθούν να κάνετε και να απαντάτε σε ερωτήσεις, να δίνετε σχόλια και να ακούτε από ειδικούς με πλούσια γνώση.
