Εισαγωγή στα σύνολα εγγράφων

Τι είναι ένα σύνολο εγγράφων;

Για πολλούς τύπους έργων, άτομα παράγουν συχνά ένα ολόκληρο το σύνολο των σχετικών εγγράφων. Σε ορισμένες περιπτώσεις, αυτό το σύνολο εγγράφων μπορεί να είναι το αποτέλεσμα ενός έργου, ή το "παραδοτέου". Για παράδειγμα, μια εταιρεία επαγγελματικών υπηρεσιών μπορεί να παράγει ένα πρότυπο "Βιβλίο βήματος" όταν ανταποκρίνονται σε μια αίτηση για πρόταση από μια πιθανή πρόγραμμα-πελάτη. Το βιβλίο λεπτό τόνο μπορεί να περιέχουν πάντα αυτά τα τμήματα, με κάθε τμήμα προσαρμόσει σύμφωνα με τις συγκεκριμένες απαιτήσεις ενός συγκεκριμένου έργου:

• Εισαγωγή στην εταιρεία παροχής υπηρεσιών

• Ανάλυση δυνατών σημείων, αδυναμιών, ευκαιριών και κινδύνων (SWOT)

• Ένα επιχειρηματικό σχέδιο

• Ανάλυση συγκρίσιμης εταιρείας

Σε άλλες περιπτώσεις, αυτό το σύνολο εγγράφων μπορεί να αντιπροσωπεύει μόνο διαφορετικούς τύπους πληροφοριών που υποστηρίζουν ένα μεγαλύτερο έργο και έχουν ως αποτέλεσμα τη δημιουργία ή την παροχή κάποιας άλλης υπηρεσίας. Για παράδειγμα, μια κατασκευαστική εταιρεία μπορεί να δημιουργήσει ένα πρότυπο σύνολο εγγράφων που αφορούν τη σχεδίαση, τη δοκιμή και την κατασκευή κάθε προϊόντος που κατασκευάζει.

Αυτά τα έγγραφα μπορεί να δημιουργηθεί την ίδια στιγμή ή σε φάσεις. Τα έγγραφα μπορεί να παραχθεί ή αναθεώρηση από ένα άτομο ή από πολλά άτομα. Όλα τα έγγραφα μπορεί να την ίδια μορφοποίηση (όπως έγγραφα του Word). Εναλλακτικά, μπορεί να προϋποθέτουν διαφορετικές μορφές αρχείου (για παράδειγμα, έγγραφα του Word, τα σημειωματάρια του OneNote, παρουσιάσεις του PowerPoint, διαγράμματα του Visio, βιβλία εργασίας του excel και ούτω καθεξής).

Τα σύνολα εγγράφων μπορούν να βοηθήσουν εταιρείες να διαχειρίζονται τέτοιες καταστάσεις πιο εύκολα. Το σύνολο εγγράφων οργανώνει πολλά σχετικά έγγραφα σε μία προβολή, όπου είναι δυνατή η εργασία σε αυτά και η διαχείρισή τους ως μια ενιαία οντότητα. Όταν δημιουργείτε ένα νέο σύνολο εγγράφων, στην πραγματικότητα δημιουργείτε έναν νέο τύπο περιεχομένου. Ο τύπος περιεχομένου καθίσταται διαθέσιμος σε όλη τη συλλογή τοποθεσιών και μπορείτε να ρυθμίσετε τις παραμέτρους ενός νέου τύπου περιεχομένου "Σύνολο εγγράφων" για κάθε διαφορετικό προϊόν εργασίας πολλών εγγράφων.

Όταν ο τύπος περιεχομένου "Σύνολο εγγράφων" προστεθεί σε μια βιβλιοθήκη, οι χρήστες μπορούν να δημιουργήσουν νέες παρουσίες του συνόλου εγγράφων με τον ίδιο τρόπο με τον οποίο δημιουργούν ένα μεμονωμένο έγγραφο.

Τι μπορείτε να κάνετε με ένα σύνολο εγγράφων;

Ο τύπος περιεχομένου "Σύνολο εγγράφων" περιλαμβάνει ορισμένες συγκεκριμένες δυνατότητες που διευκολύνουν την επιτυχημένη δημιουργία και διαχείριση προϊόντων εργασίας πολλών εγγράφων. Όταν ρυθμίζετε τις παραμέτρους ενός τύπου περιεχομένου "Σύνολο εγγράφων", μπορείτε να κάνετε τα εξής:

• Προσαρμογή μιας σελίδας υποδοχής    για το σύνολο εγγράφων που περιέχει όλες τις πληροφορίες που χρειάζεται ο χρήστης για το σύνολο. Στη σελίδα υποδοχής είναι μια σελίδα Τμήματος Web που μπορεί να ρυθμιστεί για να εμφανίσετε πληροφορίες έργου ή πόροι που θα βοηθήσουν τα μέλη της ομάδας που εργάζονται σε ένα σύνολο εγγράφων (για παράδειγμα, λωρίδα χρόνου έργου, συνδέσεις σε πόρους και ούτω καθεξής). Εμφανίζει επίσης μια λίστα με τα έγγραφα που έχουν προστεθεί στο σύνολο.

• Καθορισμός προεπιλεγμένου περιεχομένου    που θέλετε να έχετε δημιουργήσει αυτόματα και περιλαμβάνονται σε κάθε νέα παρουσία του συνόλου εγγράφων. Μπορείτε να έχετε ορισμένα έγγραφα, συμπεριλαμβάνονται αυτόματα και μπορείτε να ελέγχετε τα πρότυπα που χρησιμοποιούν οι χρήστες. Μπορείτε να είστε βέβαιοι ότι τα έγγραφα προεπιλεγμένη προέρχονται οι σωστές τύποι περιεχομένου. Για παράδειγμα, εάν η εταιρεία σας έχει δημιουργήσει εμπορική προσαρμογή προτύπων που χρησιμοποιείτε για συγκεκριμένους τύπους επικοινωνίας, μπορείτε να αποστείλετε τα εξής όταν ρυθμίζετε τις παραμέτρους ενός τύπου περιεχομένου συνόλου εγγράφων.

• Καθορισμός επιτρεπόμενων τύπων περιεχομένου    που μπορούν να χρησιμοποιούνται στο σύνολο εγγράφων (για παράδειγμα, αρχεία εγγράφων, εικόνες, αρχεία ήχου ή βίντεο).

• Καθορισμός κοινόχρηστων μετα-δεδομένων    και στηλών μετα-δεδομένων που θέλετε για όλα τα έγγραφα σε ένα σύνολο. Τα προεπιλεγμένα έγγραφα παρέχονται αυτόματα με τα μετα-δεδομένα όταν δημιουργηθεί το σύνολο εγγράφων και μπορείτε να εμφανίσετε τα κοινόχρηστα μετα-δεδομένα στη σελίδα υποδοχής.

• Αντιστοίχιση ροών εργασιών    που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για το σύνολο εγγράφων. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις τυπικές ροές εργασίας αναθεώρηση ή έγκριση με σύνολα εγγράφων και το ολόκληρο σύνολο εγγράφων θα συνεχιστεί τα βήματα ροής εργασίας, σαν να ήταν ένα μόνο αρχείο. Επιπλέον, η εταιρεία σας να αναπτύξετε προσαρμοσμένες ροές εργασίας για τα σύνολα εγγράφων.

• Αποστολή συνόλων εγγράφων    προς την Οργάνωση περιεχομένου για τη δρομολόγηση σε φάκελο, τοποθεσία ή βιβλιοθήκη προορισμού.

Αφού προσθέσετε έναν τύπο περιεχομένου "Σύνολο εγγράφων" σε μια βιβλιοθήκη, οι χρήστες της τοποθεσίας μπορούν να χρησιμοποιούν τις οικείες δυνατότητες διαχείρισης εγγράφων και τις ειδικές δυνατότητες του συνόλου εγγράφων.

Οι συντάκτες συνόλου εγγράφων μπορούν να εκτελέσουν οποιαδήποτε από τις ακόλουθες εργασίες:

• Να δημιουργούν γρήγορα και εύκολα νέα προϊόντα εργασίας με πολλά έγγραφα, χρησιμοποιώντας την εντολή Νέο έγγραφο σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων.

• Να καταγράφουν ένα στιγμιότυπο του ιστορικού εκδόσεων με τις τρέχουσες ιδιότητες και τα έγγραφα στο σύνολο εγγράφων.

• Να εκκινούν ροές εργασίας σε ολόκληρο το σύνολο εγγράφων ή σε μεμονωμένα στοιχεία εντός του συνόλου εγγράφων για τη διαχείριση κοινών εργασιών, όπως η αναθεώρηση και η έγκριση.

• Να στέλνουν μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μια σύνδεση προς το σύνολο εγγράφων.

• Να χρησιμοποιούν την εντολή Αποστολή σε για μετακίνηση ή αντιγραφή του συνόλου εγγράφων σε άλλη θέση (ο προορισμός πρέπει να ρυθμιστεί εντός της Κεντρικής διαχείρισης).

• Να διαχειρίζονται δικαιώματα για το σύνολο εγγράφων.

Δείτε επίσης

Δημιουργία και ρύθμιση παραμέτρων ενός νέου τύπου περιεχομένου συνόλου εγγράφων

Δημιουργία και διαχείριση συνόλων εγγράφων

Προσαρμογή της σελίδας υποδοχής για ένα σύνολο εγγράφων