Μπορείτε να συγχρονίσετε δεδομένα μεταξύ μιας εξωτερικής λίστας και του Microsoft Excel και να διατηρήσετε ενημερωμένα τα δύο σύνολα δεδομένων. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να διατηρήσετε ένα απόθεμα προϊόντων σε μια λίστα, ώστε να είναι εύκολη η κοινή χρήση και η ενημέρωσή του, αλλά και η περιοδική ανάλυση απογραφής με χρήση του Microsoft Excel.
Σημείωση: Δεν μπορείτε να συγχρονίσετε μια εξωτερική λίστα με προηγούμενες εκδόσεις Excel 2013. Εάν επιχειρήσετε να το κάνετε αυτό, εμφανίζεται ένα παράθυρο διαλόγου σφάλματος που αναφέρει "δεν είναι δυνατή η σύνδεση με τη λίστα".
Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Εύρεση περιεχομένου σχετικά με εξωτερικά δεδομένα.
Η εργασία με εξωτερικά δεδομένα απαιτεί διάφορες προαπαιτούμενες εργασίες για να ενεργοποιήσετε την ασφαλή πρόσβαση στα δεδομένα. Οι παρακάτω πληροφορίες μπορούν να σας βοηθήσουν να σχεδιάσετε τα επόμενα βήματα. Επίσης, εάν αντιμετωπίζετε προβλήματα κατά την προσπάθεια εργασίας με εξωτερικά δεδομένα, αυτές οι πληροφορίες μπορούν να σας βοηθήσουν να προσδιορίσετε το πρόβλημα. Για να αποκτήσετε πρόσβαση σε εξωτερικά δεδομένα, εσείς ή ένας διαχειριστής πρέπει να κάνετε τα εξής:
Προετοιμασία της εξωτερικής προέλευσης δεδομένων Ένας διαχειριστής μπορεί να χρειαστεί να δημιουργήσει ένα λογαριασμό και να παρέχει δικαιώματα στην προέλευση δεδομένων για να διασφαλίσει ότι τα κατάλληλα άτομα έχουν πρόσβαση στα δεδομένα και ότι τα δεδομένα δεν καταλήγουν σε λάθος χέρια. Σε μια εξωτερική βάση δεδομένων, ο διαχειριστής μπορεί επίσης να θελήσει να δημιουργήσει συγκεκριμένους πίνακες, προβολές, ερωτήματα και ούτω καθεξής για να περιορίσει τα αποτελέσματα σε αυτό ακριβώς που χρειάζεται και να βοηθήσει στη βελτίωση των επιδόσεων.
Ρύθμιση παραμέτρων υπηρεσιών και λογαριασμών του SharePoint Ένας διαχειριστής πρέπει να ενεργοποιήσει τις υπηρεσίες συνδεσιμότητας εταιρικών δεδομένων και την υπηρεσία ασφαλούς αποθήκευσης διαπιστευτηρίων. Για πληροφορίες σχετικά με τη χρήση αυτών των υπηρεσιών, ανατρέξτε στο θέμα Ρύθμιση παραμέτρων λύσεων υπηρεσιών συνδεσιμότητας εταιρικών στοιχείων για το SharePoint 2013 και δημιουργία εξωτερικής ΛΊΣΤΑς από πίνακα SQL Azure με υπηρεσίες συνδεσιμότητας εταιρικών στοιχείων και ασφαλή χώρο αποθήκευσης.
Ρύθμιση παραμέτρων των υπηρεσιών ασφαλούς αποθήκευσης διαπιστευτηρίων Ένας διαχειριστής πρέπει να κάνει τα εξής: να καθορίσει την καλύτερη λειτουργία πρόσβασης για την εξωτερική προέλευση δεδομένων, να δημιουργήσει μια εφαρμογή προορισμού και να ορίσει τα διαπιστευτήρια για την εφαρμογή προορισμού. Για πληροφορίες σχετικά με τη χρήση αυτών των υπηρεσιών, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία ή επεξεργασία εφαρμογής-στόχου ασφαλούς αποθήκευσηςδιαπιστευτηρίων.
Ρύθμιση παραμέτρων υπηρεσιών συνδεσιμότητας εταιρικών δεδομένων Ένας διαχειριστής πρέπει να εξασφαλίσει ότι ο χρήστης που δημιουργεί τον τύπο εξωτερικού περιεχομένου έχει δικαιώματα για το χώρο αποθήκευσης μετα-δεδομένων συνδεσιμότητας εταιρικών δεδομένων και ότι οι κατάλληλοι χρήστες έχουν πρόσβαση στον τύπο εξωτερικού περιεχομένου στον οποίο βασίζεται η εξωτερική λίστα. Για πληροφορίες σχετικά με τη χρήση αυτών των υπηρεσιών, ανατρέξτε στο θέμα Ρύθμιση παραμέτρων λύσεων υπηρεσιών συνδεσιμότητας εταιρικών για το SharePoint 2013.
Δημιουργία τύπου εξωτερικού περιεχομένου Ένας χρήστης πρέπει να ορίσει έναν τύπο εξωτερικού περιεχομένου, ο οποίος περιέχει πληροφορίες σχετικά με τις συνδέσεις, την πρόσβαση, τις μεθόδους λειτουργίας, τις στήλες, τα φίλτρα και άλλα μετα-δεδομένα που χρησιμοποιούνται για την ανάκτηση των δεδομένων από την εξωτερική προέλευση δεδομένων.
Δημιουργία εξωτερικής λίστας Ένας χρήστης πρέπει να δημιουργήσει μια εξωτερική λίστα με βάση τον τύπο εξωτερικού περιεχομένου και μία ή περισσότερες προβολές της εξωτερικής λίστας, ανάλογα με τις ανάγκες.
Βεβαιωθείτε ότι τα προϊόντα του Office είναι έτοιμα για χρήση Για να συγχρονίσετε εξωτερικά δεδομένα με προϊόντα του Office, πρέπει να έχετε τουλάχιστον τα Windows 7 και τα παρακάτω προϊόντα ελεύθερου λογισμικού σε κάθε υπολογιστή-πελάτη: SQL Server Compact 4,0, .NET Framework 4 και WCF Data Services 5,0 για OData v3 (εάν είναι απαραίτητο, αυτόματα σας ζητείται να κάνετε λήψη του λογισμικού). Επίσης, βεβαιωθείτε ότι η επιλογή εγκατάστασης του Office, οι υπηρεσίες συνδεσιμότητας εταιρικών είναι ενεργοποιημένες (αυτή είναι η προεπιλογή). Αυτή η επιλογή εγκαθιστά το χρόνο εκτέλεσης του προγράμματος-πελάτη των υπηρεσιών συνδεσιμότητας εταιρικών που κάνει τα εξής: αποθηκεύει προσωρινά και συγχρονίζει με εξωτερικά δεδομένα, αντιστοιχίζει τα εταιρικά δεδομένα σε τύπους εξωτερικού περιεχομένου, εμφανίζει την επιλογή εξωτερικών στοιχείων στα προϊόντα του Office και εκτελεί προσαρμοσμένες λύσεις μέσα στα προϊόντα του Office.
Για να κάνετε λήψη των προαπαιτούμενων προϊόντων λογισμικού, ανατρέξτε στο θέμα απαιτούμενο λογισμικό που απαιτείται για την εργασία με εξωτερικά δεδομένα στο Office 2013.
Για περισσότερες γενικές πληροφορίες σχετικά με τη χρήση εξωτερικών δεδομένων, ανατρέξτε στο θέμα Εύρεση περιεχομένου σχετικά με εξωτερικά δεδομένα.
Εξαγωγή της εξωτερικής λίστας στο Excel
-
Μεταβείτε στην τοποθεσία του SharePoint που περιέχει τη λίστα.
-
Στη γρήγορη εκκίνηση, επιλέξτε το όνομα της λίστας του SharePoint ή επιλέξτε ρυθμίσεις
-
Επιλέξτε λίστα και, στη συνέχεια, επιλέξτε εξαγωγή στο Excel.
Από προεπιλογή, αυτή η δυνατότητα είναι ενεργοποιημένη σε εξωτερικές λίστες, αλλά μπορεί να απενεργοποιηθεί από ένα διαχειριστή συστήματος.
-
Εάν σας ζητηθεί να επιβεβαιώσετε τη λειτουργία, επιλέξτε OK.
-
Στο παράθυρο διαλόγου Λήψη αρχείου , επιλέξτε Άνοιγμα.
-
Εάν σας ζητηθεί να ενεργοποιήσετε τις συνδέσεις δεδομένων στον υπολογιστή σας, επιλέξτε Ενεργοποίηση , εάν πιστεύετε ότι η ενεργοποίηση της σύνδεσης με τα δεδομένα της τοποθεσίας του SharePoint είναι ασφαλής.
Ένας πίνακας του Excel δημιουργείται με μια σύνδεση δεδομένων που βασίζεται σε ένα αρχείο ερωτήματος Web. Οι στήλες στον πίνακα που εξάγονται καθορίζονται από την τρέχουσα προβολή εξωτερικής λίστας. Τα εξωτερικά δεδομένα που εξάγονται καθορίζονται από τα φίλτρα που ορίζονται στον τύπο εξωτερικού περιεχομένου και στην προβολή εξωτερικής λίστας και τις ρυθμίσεις γλώσσας για την τοποθεσία του SharePoint. Τα όρια των σελίδων παραβλέπονται.
