Κατά τον προγραμματισμό μιας σύσκεψης με Outlook, ιδιαίτερα σε μια σύσκεψη όπου οι συμμετέχοντες θα συμμετέχουν αυτοπροσώπως, θα πρέπει να συμπεριλάβετε μια αίθουσα σύσκεψης στην πρόσκληση. Εάν γνωρίζετε το όνομα της αίθουσας συσκέψεων, μπορείτε να εισαγάγετε αυτό το όνομα απευθείας στο πεδίο Τοποθεσία . Εάν δεν γνωρίζετε το όνομα ή εάν προγραμματίζετε μια σύσκεψη σε μια τοποθεσία που δεν γνωρίζετε, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την Εύρεση αίθουσας.
Σημείωση: Δεν βλέπετε την Εύρεση αίθουσας; Ο διαχειριστής σας πρέπει να ενεργοποιήσει αυτήν τη δυνατότητα στο διακομιστή Exchange για να εμφανιστεί το κουμπί στην κορδέλα. Ενημερώστε τον διαχειριστή σας να ανατρέξει στο θέμα Διαχείριση γραμματοκιβωτίων πόρων και Προγραμματισμός για περισσότερες πληροφορίες.
Άνοιγμα της Εύρεσης αίθουσας
Το κουμπί Εύρεση αίθουσας βρίσκεται στην κορδέλα της πρόσκλησης σε σύσκεψη. (Δημιουργία πρόσκλησης σε σύσκεψη)
Αν δυσκολεύεστε να βρείτε την Εύρεση αίθουσας, θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι αυτή η δυνατότητα είναι ενεργοποιημένη. Εάν δεν είστε ο διαχειριστής του οργανισμού σας, επικοινωνήστε με το διαχειριστή για να ενεργοποιήσετε την Εύρεση αίθουσας. Εάν είστε ο διαχειριστής, θα πρέπει να συνδεθείτε στο PowerShell και να εκτελέσετε τα ακόλουθα cmdlet:
New-DistributionGroup -Όνομα "όνομα λίστας αιθουσών" –Λίστα αίθουσας
Add-DistributionGroupMember -Ταυτότητα "όνομα λίστας αιθουσών" -Μέλος "όνομα γραμματοκιβωτίου γραμματοκιβωτίου"
Αυτό θα επιτρέψει στην Εύρεση αίθουσας να εμφανιστεί και θα σας επιτρέψει να προβάλετε τη λίστα αιθουσών και να επιλέξετε από τις διαθέσιμες αίθουσες όπως θέλετε.
Περιήγηση στην Εύρεση αίθουσας
Η Εύρεση αίθουσας ανοίγει στη σελίδα προγραμματισμού της πρόσκλησης σε σύσκεψη.
-
Επιλέξτε Πρόσφατα κανάλια στο επιλέξτε Επιλογή λίστας αιθουσών για να δείτε τις πρόσφατες αίθουσες που έχετε προγραμματίσει.
-
Επιλέξτε ένα από τα πρόσφατα κανάλια σας και θα προστεθεί στη λίστα Αίθουσες στην αριστερή πλευρά της σελίδας. Οι πληροφορίες διαθεσιμότητας θα εμφανιστούν στο πλέγμα προγραμματισμού.
-
Επιλέγοντας τα βέλη στο στοιχείο Επιλογή λίστας αιθουσών εμφανίζονται κτήρια ή/και τοποθεσίες στην εταιρεία σας. Όταν επιλέγετε μια λίστα αιθουσών, θα δείτε μια λίστα με όλες τις αίθουσες διασκέψεων σε αυτό το κτίριο ή τη θέση που είναι διαθέσιμες κατά τη διάρκεια της καθορισμένης ώρας σύσκεψης.
-
Αφού βρείτε μια διαθέσιμη αίθουσα, επιλέξτε το πλαίσιο δίπλα στο όνομά της για να την συμπεριλάβετε στην πρόσκλησή σας.
Συμβουλή: Μπορείτε να αποκρύψετε το τμήμα παραθύρου Εύρεση αίθουσας κάνοντας ξανά κλικ στο κουμπί Εύρεση αίθουσας ή κάνοντας κλικ στο x στην επάνω δεξιά γωνία του παραθύρου Εύρεση αίθουσας.
Για να δημιουργήσετε μια πρόσκληση σε σύσκεψη
-
Στο κάτω μέρος του παραθύρου περιήγησης, κάντε κλικ στην επιλογή Ημερολόγιο.
-
Στην Κεντρική καρτέλα, κάντε κλικ στην επιλογή Σύσκεψη.
-
Στο πλαίσιο Προς, πληκτρολογήστε τα ονόματα των ατόμων ή των πόρων που θα συμπεριλάβετε για τη σύσκεψη.
-
Στο πλαίσιο Θέμα, πληκτρολογήστε μια περιγραφή της σύσκεψης.
-
Κάντε κλικ στην επιλογή Εύρεση αίθουσας για να επιλέξετε μια αίθουσα.
-
Εισαγάγετε τις λεπτομέρειες σχετικά με το συμβάν.
-
Όταν ολοκληρώσετε την πρόσκλησή σας, στην καρτέλα Οργάνωση σύσκεψης, κάντε κλικ στο κουμπί Αποστολή.