Αφού αποφασίσετε ότι μια σύσκεψη είναι η κατάλληλη μέθοδος για να ολοκληρώσετε τις εργασίες σας, μάθετε πώς μπορείτε να προγραμματίζετε και να ηγείστε συσκέψεων που είναι παραγωγικές και προσβάσιμες σε όλους τους συμμετέχοντες ανεξάρτητα από τον τύπο της σύσκεψης.
Λίστα ελέγχου σκόπιμης σύσκεψης
-
Πάντα να έχετε ατζέντα - Δημιουργία κοινόχρηστου OneNote που είναι προ-συμπληρωμένο με την ατζέντα και ενθάρρυνση άλλων χρηστών να συνεισφέρουν στην ατζέντα.
-
Καθορισμός κανόνων δέσμευσης - Κατά την έναρξη της σύσκεψης, ο διοργανωτής θα πρέπει να αρθρώσει την ημερήσια διάταξη και τους βασικούς κανόνες που θα χρησιμοποιηθούν, ειδικά για υβριδικές συσκέψεις.
-
Εκ περιτροπής ομιλία - Η συμμετοχή με τη σειρά στις υβριδικές συσκέψεις μπορεί να είναι προβληματική εάν δεν υπάρχουν καθιερωμένοι κανόνες συμμετοχής και οι συμμετέχοντες έχουν κακή σύνδεση στο Internet ή δεν έχουν ενεργοποιήσει το βίντεό τους.
Συμβουλές για να αποφύγετε να διακόπτετε ο ένας τον άλλον σε συσκέψεις:
-
Να είστε προσεκτικοί σχετικά με την επιλογή του επόμενου ομιλητή.
-
Άτομα στην αίθουσα σύσκεψης θα πρέπει να περιμένουν πρώτα τα άτομα που καλούν για κοινή χρήση.
-
Είναι εντάξει να διακόψετε προσωρινά τη σύσκεψη και να αντιμετωπίσετε ενεργά την επικαλυπτόμενη κατάσταση.
-
-
Χρησιμοποιήστε την παράλληλη συνομιλία αποτελεσματικά σε συσκέψεις - Η παράλληλη συνομιλία στις συσκέψεις μπορεί να είναι χρήσιμη για την κοινή χρήση συνδέσεων με περισσότερες πληροφορίες και τη χρήση @mentions για να τραβήξετε την προσοχή συγκεκριμένων ατόμων.
-
Μην ξεχάσετε να κάνετε παρακολούθηση- Αφήστε χρόνο για τη σύνοψη στοιχείων ενεργειών στο τέλος της σύσκεψης. Εξετάστε το ενδεχόμενο να προσθέσετε ένα σημειωματάριο του OneNote στο Teams ή ναπροσθέσετε μια καρτέλα Wiki στο Teams για να καταγράψετε στοιχεία παρακολούθησης και σημειώσεις σύσκεψης για επαναλαμβανόμενες συσκέψεις.
Πόροι
Επισκόπηση συσκέψεων στο Teams
