Αυτόματη εφαρμογή ή σύσταση ετικετών ευαισθησίας στα αρχεία και τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Office

Office μπορεί να ρυθμιστεί ώστε να προτείνει ή να εφαρμόζει αυτόματα μια ετικέτα ευαισθησίας σε ένα αρχείο ή μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εάν περιλαμβάνει ευαίσθητες εταιρικές ή προσωπικές πληροφορίες,όπως αριθμούς κοινωνικής ασφάλισης, αριθμούς πιστωτικών καρτών, αριθμούς τραπεζικού λογαριασμού και διεθνή αναγνωριστικά. Αυτό σας βοηθά να διατηρήσετε τα αρχεία και τα μηνύματά σας σε συμμόρφωση με τις πολιτικές προστασίας πληροφοριών του οργανισμού σας, ακόμα και αν δεν έχετε εφαρμόσει μια ετικέτα ευαισθησίας με μη αυτόματο τρόπο.

Πώς Office αυτόματα ή προτείνει ετικέτες ευαισθησίας

Για πληροφορίες σχετικά με τη διαθεσιμότητα αυτής της δυνατότητας σε διαφορετικές Office και πλατφόρμες, ανατρέξτε στο θέμα Πώς λειτουργούν οι ετικέτες ευαισθησίας στις εφαρμογές του Office.

Word, Excel καιPowerPoint

Εάν εφαρμοστεί αυτόματα μια ετικέτα ευαισθησίας, εμφανίζεται μια συμβουλή πολιτικής με το όνομα της ετικέτας που έχει εφαρμοστεί, καθώς και ένα προαιρετικό μήνυμα από το διαχειριστή σας. Μπορείτε να επιλέξετε OK ήX εάν θέλετε να κλείσετε τη Συμβουλή πολιτικής.

Στιγμιότυπο οθόνης συμβουλής πολιτικής για ετικέτα ευαισθησίας που εφαρμόζεται αυτόματα

Εάν συνιστάται μια ετικέτα ευαισθησίας, εμφανίζεται μια συμβουλή πολιτικής με το όνομα της ετικέτας που προτείνεται, καθώς και ένα προαιρετικό μήνυμα από το διαχειριστή σας. Επιλέξτε "Εφαρμογή ευαισθησίας" για να εφαρμόσετε την ετικέτα ή επιλέξτε το X για να κλείσετε τη Συμβουλή πολιτικής χωρίς να εφαρμόσετε την ετικέτα.

Στιγμιότυπο οθόνης με μια συμβουλή πολιτικής για μια συνιστώμενη ετικέτα ευαισθησίας

Στην Word, το ευαίσθητο περιεχόμενο που ενεργοποίησε τη σύσταση της ετικέτας ευαισθησίας επισημαίνεται με κόκκινη υπογράμμιση και ροζ επισήμανση. Έτσι έχετε την επιλογή αναθεώρησης και κατάργησης του ευαίσθητου περιεχομένου αντί να εφαρμόσετε τη συνιστώμενη ετικέτα ευαισθησίας.

Στιγμιότυπο οθόνης επισημαωμένου ευαίσθητου περιεχομένου στο Word

Μπορείτε να εξετάσετε όλο το ευαίσθητο περιεχόμενο του εγγράφου ταυτόχρονα, επιλέγοντας "Εμφάνιση ευαίσθητου περιεχομένου" στη Συμβουλή πολιτικής.

Η επιλογή αυτή ανοίγει το τμήμα παραθύρου του προγράμματος επεξεργασίας, το οποίο εμφανίζει μια επισκόπηση του ευαίσθητου περιεχομένου στο έγγραφο, καθώς και τις συνήθεις προτάσεις διόρθωσης και βελτίωσης. Επιλέγοντας μια ευαίσθητη κατηγορία περιεχομένου, όπως "Αριθμός πιστωτικής κάρτας", μπορείτε να αναθεωρήσετε και να καταργήσετε όλες τις εμφανίσεις του ευαίσθητου περιεχομένου χρησιμοποιώντας το τμήμα παραθύρου του προγράμματος επεξεργασίας ή το μενού περιβάλλοντος.

Στιγμιότυπο οθόνης ευαίσθητου περιεχομένου στο τμήμα παραθύρου του προγράμματος επεξεργασίας

Outlook

Εάν εφαρμοστεί αυτόματα μια ετικέτα ευαισθησίας, εμφανίζεται μια συμβουλή πολιτικής με το όνομα της ετικέτας που έχει εφαρμοστεί, καθώς και ένα προαιρετικό μήνυμα από το διαχειριστή σας. Επιλέξτε OK ή X για να κλείσετε τη Συμβουλή πολιτικής.

Εάν συνιστάται μια ετικέτα ευαισθησίας, εμφανίζεται μια συμβουλή πολιτικής με το όνομα της ετικέτας που προτείνεται, καθώς και ένα προαιρετικό μήνυμα από το διαχειριστή σας. Επιλέξτε "Εφαρμογή ευαισθησίας" για να εφαρμόσετε την ετικέτα ή επιλέξτε το X για να κλείσετε τη Συμβουλή πολιτικής χωρίς να εφαρμόσετε την ετικέτα.

Word, Excel και PowerPoint

Εάν εφαρμοστεί αυτόματα μια ετικέτα ευαισθησίας, εμφανίζεται μια συμβουλή πολιτικής με το όνομα της ετικέτας που έχει εφαρμοστεί. Επιλέξτε OK ή X για να κλείσετε τη Συμβουλή πολιτικής.

Εάν συνιστάται μια ετικέτα ευαισθησίας, εμφανίζεται μια συμβουλήπολιτικής με το όνομα της ετικέτας που συνιστάται. Επιλέξτε "Αλλαγή τώρα" για να εφαρμόσετε τη συνιστώμενη ετικέτα ή επιλέξτε το X γιανα κλείσετε τη Συμβουλή πολιτικής χωρίς να εφαρμόσετε την ετικέτα.

Σημείωση: Η αυτόματη δημιουργία ετικετών και προτάσεων στο Excel για Mac λειτουργεί μόνο εάν το βιβλίο εργασίας είναι αποθηκευμένο στο OneDrive ή το SharePoint.

Outlook στο web

Εάν εφαρμοστεί αυτόματα μια ετικέτα ευαισθησίας, εμφανίζεται μια συμβουλή με το όνομα της ετικέτας που έχει εφαρμοστεί.

Εάν συνιστάται μια ετικέτα ευαισθησίας, εμφανίζεται μια συμβουλή με το όνομα της ετικέτας που προτείνεται. Επιλέξτε "Αλλαγή ευαισθησίας" για να εφαρμόσετε τη συνιστώμενη ετικέτα ή επιλέξτε "Ματαιότητα" για να κλείσετε τη συμβουλή χωρίς να εφαρμόσετε την ετικέτα.

Word, Excel και PowerPoint

Εάν εφαρμοστεί αυτόματα μια ετικέτα ευαισθησίας, εμφανίζεται μια συμβουλή πολιτικής με το όνομα της ετικέτας που έχει εφαρμοστεί. Επιλέξτε OK ή X για να κλείσετε τη Συμβουλή πολιτικής.

Στιγμιότυπο οθόνης συμβουλής πολιτικής για ετικέτα ευαισθησίας που εφαρμόζεται αυτόματα

Εάν συνιστάται μια ετικέτα ευαισθησίας, εμφανίζεται μια συμβουλήπολιτικής με το όνομα της ετικέτας που συνιστάται. Επιλέξτε "Αλλαγή τώρα" για να εφαρμόσετε τη συνιστώμενη ετικέτα ή επιλέξτε το X γιανα κλείσετε τη Συμβουλή πολιτικής χωρίς να εφαρμόσετε την ετικέτα.

Στιγμιότυπο οθόνης με μια συμβουλή πολιτικής για μια συνιστώμενη ετικέτα ευαισθησίας

Outlook στο web

Εάν εφαρμοστεί αυτόματα μια ετικέτα ευαισθησίας, εμφανίζεται μια συμβουλή με το όνομα της ετικέτας που έχει εφαρμοστεί.

Στιγμιότυπο οθόνης με μια συμβουλή σχετικά με μια ετικέτα ευαισθησίας που εφαρμόζεται αυτόματα

Εάν συνιστάται μια ετικέτα ευαισθησίας, εμφανίζεται μια συμβουλή με το όνομα της ετικέτας που προτείνεται. Επιλέξτε "Αλλαγή ευαισθησίας" για να εφαρμόσετε τη συνιστώμενη ετικέτα ή επιλέξτε "Ματαιότητα" για να κλείσετε τη συμβουλή χωρίς να εφαρμόσετε την ετικέτα.

Στιγμιότυπο οθόνης με μια συμβουλή σχετικά με μια συνιστώμενη ετικέτα ευαισθησίας

ΌτανOffice δεν εφαρμόζετε ή προτείνετε μια ετικέτα ευαισθησίας

Office δεν θα εφαρμόσετε αυτόματα μια ετικέτα ευαισθησίας εάν:

  • Μια ετικέτα ευαισθησίας έχει εφαρμοστεί με μη αυτόματο τρόπο στο αρχείο ή το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

  • Το αρχείο ή το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχει ήδη μια ετικέτα με υψηλότερη ευαισθησία από την ετικέτα που θα είχε εφαρμοστεί αυτόματα.

Office προτείνεται η χρήση ετικέτας ευαισθησίας εάν:

  • Το αρχείο ή το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχει ήδη μια ετικέτα ευαισθησίας που έχει ίση ή υψηλότερη ευαισθησία από την ετικέτα που θα προτείνεται.

Πώς Office εντοπίζει ευαίσθητες πληροφορίες

  • Στην Word, Excel και PowerPoint, ο εντοπισμός ξεκινά αυτόματα όταν ανοίγετε ένα έγγραφο και συνεχίζει στο παρασκήνιο κατά την επεξεργασία.

  • Στην Outlook για Windows, ο εντοπισμός ξεκινά αυτόματα κατά τη σύνταξη ενός νέου μηνύματος, την απάντηση ή την προώθηση ενός υπάρχοντος μηνύματος.

  • Σε Outlook στο web, ο εντοπισμός συμβαίνει όταν αποθηκεύεται ένα πρόχειρο μήνυμα.

Σημείωση: Επειδή αυτή η δυνατότητα αναλύει τα δεδομένα σας με μια υπηρεσία του Microsoft 365, μπορεί να σας απασχολεί η ασφάλεια των δεδομένων σας. Μπορείτε να διαβάσετε τις συνδεδεμένες εμπειρίες στο Office για περισσότερες λεπτομέρειες.

Απαιτήσεις

Οι παρακάτω συνθήκες πρέπει να πληρούνται για την αυτόματηOffice την αυτόματη εφαρμογή ή τη σύσταση ετικέτας ευαισθησίας:

Περιορισμοί

  • Η αυτόματη και η συνιστώμενη διαδικασία ετικετών ευαισθησίαςOffice δεν είναι εγγυημένη ότι θα ολοκληρωθεί. Office δεν εμποδίζει τους χρήστες από την αποθήκευση ή το κλείσιμο αρχείων ή την αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πριν από τον εντοπισμό ευαίσθητων όρων. 

    Για πρόσθετη κάλυψη, οι διαχειριστές θα πρέπει να ρυθμίζουν τις παραμέτρους της αυτόματης σήμανσης ευαισθησίας για το περιεχόμενο σε rest with Azure Information Protection scanner και Microsoft Cloud Application Security.

  • Στην Excel, ένα υποσύνολο περιεχομένου σε κελιά του βιβλίου εργασίας δείγμα προς αξιολόγηση, ενώ ευαίσθητες πληροφορίες εκτός αυτού του δείγματος μπορεί να χάσετε. Για παράδειγμα, σε Excel web, το όριο δείγματος είναι περίπου 2 MB και 2000 κελιά. Εργαζόμαστε για να επεκτείνουμε αυτό το μέγεθος δείγματος ώστε να καλύψουμε περισσότερο ένα βιβλίο εργασίας.

  • Δεν θα εντοπιστούν ευαίσθητες πληροφορίες που περιέχονται σε ορισμένα αντικείμενα. Μερικά παραδείγματα:

    • Γραφή

    • Ενσωματωμένα αρχεία

    • Αντικείμενα εκτός από κελιά, όπως Συγκεντρωτικοί Πίνακες ή SmartArt (Excel )

    • Κελιά με τύπο ή αποτέλεσμα υπολογισμού (Excel )

    • Σχόλια, κεφαλίδες, υποσέλιδα, υποσημειώσεις, σημειώσεις τέλους και πλαίσια κειμένου (Word για το Web)

    • Σχήματα και SmartArt (Word )

    • Σημειώσεις (PowerPoint )

  • Όταν ανοίγετε ή επεξεργάζεστε ευαίσθητο περιεχόμενο, ενδέχεται να υπάρχει καθυστέρηση πριν από την αυτόματη εφαρμογή ή την προτεινόμενη εφαρμογή μιας ετικέτας. Η διάρκεια της καθυστέρησης ποικίλλει ανάλογα με την ποσότητα του περιεχομένου που υπολογίζεται και την ταχύτητα της σύνδεσής σας στο Internet και μπορεί να διαρκέσει από μερικά δευτερόλεπτα έως αρκετά λεπτά. Προσπαθούμε να μειώσουμε αυτή την καθυστέρηση με την πάροδο του χρόνου.

  • Στην εφαρμογήWord υπολογιστή, οι ευαίσθητοι όροι στα μη καταχωρημένα σχόλια δεν σαρώνονται (αυτό ισχύει μόνο για τη νέα εμπειρία σχολίων).

  • Στην εφαρμογήWord υπολογιστή, η κατάργηση ευαίσθητου περιεχομένου δεν καταργεί τον όρο από εντοπισμενές αλλαγές ή άλλες εκδόσεις του εγγράφου. 

  • ΣτοOutlook για Windows, μόνο το μήνυμα που συντάσσεται, όχι το ιστορικό του μηνύματος, εξετάζεται στη σάρωση και η γραμμή θέματος δεν περιλαμβάνεται στη σάρωση.

Δείτε επίσης

Γνωστά προβλήματα με την αυτόματη εφαρμογή ή την σύσταση ετικετών ευαισθησίας

Εφαρμογή ετικετών ευαισθησίας στα έγγραφά σας και στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μέσα στο Office

Αυτόματη εφαρμογή ετικέτας ευαισθησίας σε περιεχόμενο

Πώς λειτουργούν οι ετικέτες ευαισθησίας στις εφαρμογές του Office

Χρειάζεστε περισσότερη βοήθεια;

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Συμμετοχή στο Microsoft Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×