Κατάργηση κρυφών δεδομένων και προσωπικών πληροφοριών με έλεγχο εγγράφων, παρουσιάσεων ή βιβλίων εργασίας

Όταν κάνετε κοινή χρήση ενός ηλεκτρονικού αντιγράφου ορισμένων εγγράφων του Office με πελάτες ή συναδέλφους, είναι καλή ιδέα να εξετάσετε το έγγραφο για κρυφά δεδομένα ή προσωπικές πληροφορίες. Μπορείτε να καταργήσετε αυτές τις κρυφές πληροφορίες πριν να κάνετε κοινή χρήση του εγγράφου με άλλα άτομα. Η Επιθεώρηση εγγράφου στο Word, το Excel, το PowerPoint ή το Visio μπορεί να σας βοηθήσει να βρείτε και να καταργήσετε κρυφά δεδομένα και προσωπικές πληροφορίες σε έγγραφα που σκοπεύετε να μοιραστείτε.

Οι κρυφές πληροφορίες μπορεί να περιλαμβάνουν:

  • κρυφά δεδομένα ή προσωπικές πληροφορίες που ενδέχεται να μην θέλετε να μοιραστείτε σε Word σας

  • Δεδομένα Excel προσθέτει σε ένα βιβλίο εργασίας όταν συνεργάζεστε με άλλα άτομα

  • κρυφά δεδομένα ή προσωπικές πληροφορίες σε ένα PowerPoint που μπορεί να είναι αποθηκευμένα στην παρουσίαση ή στα μετα-δεδομένα της

  • Πληροφορίες εγγράφου και ιδιότητες αρχείου σε Visio εγγράφων

Σημείωση: Εάν δεν στείλετε το έγγραφό σας στο Microsoft, Microsoft δεν έχει πρόσβαση σε πληροφορίες από το έγγραφό σας.

Αυτό το άρθρο περιγράφει τους τύπους των πληροφοριών που αποθηκεύονται συνήθως σε έγγραφα του Office, ώστε να μπορείτε να αποφασίσετε τι θα διατηρήσετε και τι θα καταργήσετε στο έγγραφο ή τα μετα-δεδομένα. Υπάρχουν ορισμένες πληροφορίες που δεν μπορείτε Επιθεώρηση εγγράφου καταργήσετε, εξηγείται στους πίνακες που συνοδεύουν περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με τις Word, Excel και PowerPoint.

Ένα ηλεκτρονικό αντίγραφο ενός εγγράφου Word το οποίο μοιράζεστε με πελάτες ή συναδέλφους συχνά περιέχει κρυφά δεδομένα ή προσωπικές πληροφορίες που είναι αποθηκευμένες στο ίδιο το έγγραφο ή στις ιδιότητες ή τα μετα-δεδομένα του εγγράφου.

Συμβουλή: Εάν θέλετε απλώς να μην εκτυπώσετε σχόλια, μεταβείτε στην επιλογή "Αρχείο" > "Εκτύπωση", κάντε κλικ στην επιλογή "Εκτύπωση όλων των σελίδων" και καταργήστε την επιλογή "Εκτύπωση σημειώσεων".

Τύποι κρυφών δεδομένων και προσωπικών πληροφοριών

Word έγγραφα μπορεί να περιέχουν τους ακόλουθους τύπους κρυφών δεδομένων και προσωπικών πληροφοριών:

  • Σχόλια, σημάδια αναθεώρησης από την παρακολούθηση αλλαγών, εκδόσεις και σχόλια με γραφή     Αν έχετε συνεργαστεί με άλλα άτομα για να δημιουργήσετε το έγγραφό σας, το έγγραφό σας μπορεί να περιέχει στοιχεία όπως σημάδια αναθεώρησης από την παρακολούθηση αλλαγών, σχόλια, σχόλια με γραφή ή εκδόσεις. Αυτές οι πληροφορίες επιτρέπουν σε άλλα άτομα να βλέπουν τα ονόματα των ατόμων που εργάστηκαν με το έγγραφό σας, σχόλια αναθεωρητές και αλλαγές που έγιναν στο έγγραφό σας, πράγματα που μπορεί να μην θέλετε να μοιραστείτε εκτός της ομάδας σας.

  • Ιδιότητες εγγράφου και προσωπικές πληροφορίες     Οι ιδιότητες εγγράφου, ή μετα-δεδομένα, περιλαμβάνουν λεπτομέρειες σχετικά με το έγγραφό σας, όπως το συντάκτη, το θέμα και τον τίτλο. Οι ιδιότητες εγγράφου περιλαμβάνουν επίσης πληροφορίες που διατηρούνται αυτόματα από Office προγράμματα, όπως το όνομα του ατόμου που αποθηκεύτηκε πιο πρόσφατα ένα έγγραφο και την ημερομηνία δημιουργίας του εγγράφου. Εάν έχετε χρησιμοποιήσει ειδικές δυνατότητες, το έγγραφό σας μπορεί επίσης να περιλαμβάνει πρόσθετα είδη αναγνωρίσιμων προσωπικών στοιχείων (PII), όπως κεφαλίδες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πληροφορίες αποστολής για αναθεώρηση, δελτία δρομολόγησης και ονόματα προτύπων.

  • Κεφαλίδες, υποσέλιδα και υδατογραφήματα     Word έγγραφα μπορεί να περιέχουν πληροφορίες σε κεφαλίδες και υποσέλιδα. Επιπλέον, μπορεί να έχετε προσθέσει ένα υδατογράφημα στο έγγραφό Word σας.

  • Κρυφό κείμενο     Word έγγραφα μπορεί να περιέχουν κείμενο που έχει μορφοποιηθεί ως κρυφό κείμενο. Εάν δεν γνωρίζετε εάν το έγγραφό σας περιέχει κρυφό κείμενο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την Επιθεώρηση εγγράφου να το αναζητήσετε.

  • Ιδιότητες διακομιστή εγγράφων     Εάν το έγγραφό σας έχει αποθηκευτεί σε μια θέση διακομιστή διαχείρισης εγγράφων, όπως μια τοποθεσία χώρου εργασίας εγγράφων ή μια βιβλιοθήκη που βασίζεται στο Windows SharePoint Services, το έγγραφο μπορεί να περιέχει πρόσθετες ιδιότητες εγγράφου ή πληροφορίες που σχετίζονται με αυτήν τη θέση διακομιστή.

  • Δεδομένα προσαρμοσμένης XML     Τα έγγραφα μπορεί να περιέχουν δεδομένα προσαρμοσμένης XML τα οποία δεν είναι ορατά στο ίδιο το έγγραφο. Η Επιθεώρηση εγγράφου να βρει και να καταργήσει αυτά τα δεδομένα XML.

Εύρεση και κατάργηση κρυφών δεδομένων και προσωπικών πληροφοριών με την Επιθεώρηση εγγράφου

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συλλογή Επιθεώρηση εγγράφου για να βρείτε και να καταργήσετε κρυφά δεδομένα και προσωπικές πληροφορίες σε Word εγγράφων. Είναι καλή ιδέα να χρησιμοποιήσετε το αρχείο Επιθεώρηση εγγράφου κάνετε κοινή χρήση ενός ηλεκτρονικού αντιγράφου του εγγράφου Word σας, όπως σε ένα συνημμένο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Σημαντικό: Συνιστάται ιδιαίτερα να χρησιμοποιείτε την Επιθεώρηση εγγράφου σε ένα αντίγραφο του αρχικού εγγράφου σας, επειδή η επαναφορά των δεδομένων που Επιθεώρηση εγγράφου δεδομένων δεν είναι πάντα δυνατή.

  1. Ανοίξτε το Word που θέλετε να ελέγξετε για κρυφά δεδομένα και προσωπικές πληροφορίες.

  2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση ως και κατόπιν πληκτρολογήστε ένα όνομα στο πλαίσιο Όνομα αρχείου για να αποθηκεύσετε ένα αντίγραφο του αρχικού εγγράφου σας.

  3. Στο αντίγραφο του αρχικού σας εγγράφου, κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Πληροφορίες.

  4. Κάντε κλικ στην επιλογή "Έλεγχος για θέματα" και,στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Έλεγχος εγγράφου".

  5. Στο παράθυρο διαλόγου Επιθεώρηση εγγράφου, ενεργοποιήστε τα πλαίσια ελέγχου, για να επιλέξετε τους τύπους κρυφού περιεχομένου που θέλετε να ελέγξετε.

  6. Κάντε κλικ στην επιλογή Επιθεώρηση.

  7. Αναθεωρήστε τα αποτελέσματα του ελέγχου στο παράθυρο διαλόγου Επιθεώρηση εγγράφου.

  8. Κάντε κλικ στην επιλογή Κατάργηση όλων, το οποίο βρίσκεται δίπλα στα αποτελέσματα ελέγχου για τους τύπους κρυφού κειμένου που θέλετε να καταργήσετε από το έγγραφό σας.

    Σημαντικό: 

    • Αν καταργήσετε κρυφό περιεχόμενο από το έγγραφό σας, ενδέχεται να μην μπορείτε να το επαναφέρετε κάνοντας κλικ στην επιλογή Αναίρεση.

    • Εάν θέλετε να καταργήσετε κρυφά δεδομένα και προσωπικές πληροφορίες από έγγραφα που αποθηκεύετε στη μορφή κειμένου OpenDocument (.odt), πρέπει να εκτελείτε το Επιθεώρηση εγγράφου κάθε φορά που αποθηκεύετε το έγγραφο σε αυτή τη μορφή.

Τι εντοπίζει και καταργεί η Επιθεώρηση εγγράφου σε έγγραφα του Word

Σε Word, η Επιθεώρηση εγγράφου εμφανίζει αρκετές διαφορετικές επιθεωρήσεις που σας επιτρέπουν να βρείτε και να καταργήσετε κρυφά δεδομένα και προσωπικές πληροφορίες που αφορούν συγκεκριμένα Word εγγράφων. Για μια λίστα με τους διαφορετικούς τύπους κρυφών δεδομένων και προσωπικών πληροφοριών που ο Επιθεώρηση εγγράφου μπορεί να βρει και να καταργήσει από Word εγγράφων, ανατρέξτε στον παρακάτω πίνακα.

Σημειώσεις: 

  • Εάν η εταιρεία σας έχει προσαρμόσει Επιθεώρηση εγγράφου την προσθήκη λειτουργικών μονάδων Επιθεώρησης, ενδέχεται να μπορείτε να ελέγξετε τα έγγραφά σας για πρόσθετους τύπους πληροφοριών.

  • Εάν χρησιμοποιείτε προγράμματα Microsoft Word Starter 2010, δεν υποστηρίζονται όλες οι δυνατότητες που παρατίθενται για Word στο Word Starter. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις δυνατότητες που είναι διαθέσιμες στο Word Starter, ανατρέξτε στην υποστήριξη δυνατοτήτων του Word Starter.

Όνομα ελέγχου

Βρίσκει και καταργεί

Σχόλια, αναθεωρήσεις και εκδόσεις

Σημείωση: Στο Word Starter 2010, Επιθεώρηση εγγράφου καταργεί μόνο εκδόσεις και σχόλια.

  • Σχόλια

  • Σημάδια αναθεώρησης από παρακολούθηση αλλαγών

  • Πληροφορίες έκδοσης εγγράφου

  • Σχόλια με γραφή

Ιδιότητες εγγράφου και Προσωπικές πληροφορίες

  • Ιδιότητες εγγράφου, συμπεριλαμβανομένων πληροφοριών από τις καρτέλες Σύνοψη, Στατιστικά στοιχεία και Προσαρμογή του παραθύρου διαλόγου Ιδιότητες εγγράφου

  • Κεφαλίδες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

  • Δελτία δρομολόγησης

  • Πληροφορίες αποστολής για αναθεώρηση

  • Ιδιότητες διακομιστή εγγράφων

  • Πληροφορίες πολιτικής διαχείρισης εγγράφων

  • Πληροφορίες τύπου περιεχομένου

  • Πληροφορίες σύνδεσης δεδομένων για πεδία που βασίζονται σε δεδομένα (η τελευταία τιμή μετατρέπεται σε κείμενο)

  • Όνομα χρήστη

  • Όνομα προτύπου

Κεφαλίδες, υποσέλιδα και υδατογραφήματα

  • Πληροφορίες σε κεφαλίδες εγγράφων

  • Πληροφορίες σε υποσέλιδα εγγράφων

  • Υδατογραφήματα

Κρυφό κείμενο

Κείμενο μορφοποιημένο ως κρυφό (εφέ γραμματοσειράς που είναι διαθέσιμο στο παράθυρο διαλόγου Γραμματοσειρά)

Σημείωση: Αυτή η Επιθεώρηση δεν μπορεί να εντοπίσει κείμενο στο οποίο έχει εφαρμοστεί απόκρυψη με άλλες μεθόδους (για παράδειγμα, λευκό κείμενο σε λευκό φόντο).

Δεδομένα προσαρμοσμένης XML

  • Δεδομένα προσαρμοσμένης XML που μπορούν να αποθηκευτούν σε ένα έγγραφο

Αόρατο περιεχόμενο

Αντικείμενα που δεν φαίνονται, επειδή έχουν μορφοποιηθεί ως μη ορατά.

Σημείωση: Αυτή η επιθεώρηση δεν μπορεί να εντοπίσει αντικείμενα που καλύπτονται από άλλα αντικείμενα.

Όταν κάνετε κοινή χρήση ενός ηλεκτρονικού αντιγράφου ενός βιβλίου εργασίας του Excel, φροντίστε να εξετάσετε το βιβλίο εργασίας για κρυφά δεδομένα ή προσωπικές πληροφορίες που ενδέχεται να είναι αποθηκευμένα στο ίδιο το βιβλίο εργασίας ή στις ιδιότητες του εγγράφου του (μετα-δεδομένα).

Η Επιθεώρηση εγγράφου στην Excel μπορεί να σας βοηθήσει να βρείτε και να καταργήσετε κρυφά δεδομένα και προσωπικές πληροφορίες στα βιβλία εργασίας σας.

Σημείωση: Παρόλο που μπορείτε να καταργήσετε κρυφά δεδομένα και προσωπικές πληροφορίες από βιβλία εργασίας που έχετε στείλει σε άλλα άτομα, εάν το βιβλίο εργασίας του Excel έχει αποθηκευτεί ως κοινόχρηστο βιβλίο εργασίας,δεν μπορείτε να καταργήσετε σχόλια, σχόλια, ιδιότητες εγγράφου και προσωπικές πληροφορίες. Για να καταργήσετε αυτές τις πληροφορίες από ένα κοινόχρηστο βιβλίο εργασίας, αντιγράψτε πρώτα και απενεργοποιήστε τη δυνατότητα κοινόχρηστου βιβλίου εργασίας.

Εύρεση και κατάργηση κρυφών δεδομένων και προσωπικών πληροφοριών

Επιθεώρηση εγγράφου σας βοηθά να βρίσκετε και να καταργείτε κρυφά δεδομένα και προσωπικές πληροφορίες σε Excel εργασίας. Μια καλή ιδέα είναι να χρησιμοποιήσετε την εφαρμογή Επιθεώρηση εγγράφου κάνετε κοινή χρήση ενός ηλεκτρονικού αντιγράφου του βιβλίου εργασίας σας, όπως σε ένα συνημμένο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Σημαντικό: Συνιστάται ιδιαίτερα να χρησιμοποιείτε την προέλευση Επιθεώρηση εγγράφου σε ένα αντίγραφο του αρχικού βιβλίου εργασίας, επειδή η επαναφορά των δεδομένων που Επιθεώρηση εγγράφου καταργείται δεν είναι πάντα δυνατή.

  1. Ανοίξτε το βιβλίο εργασίας που θέλετε να ελέγξετε για κρυφά δεδομένα ή προσωπικές πληροφορίες.

  2. Κάντε κλικ στις επιλογές Αρχείο > Αποθήκευση ως και πληκτρολογήστε ένα διαφορετικό όνομα στο πλαίσιο Όνομα αρχείου για να αποθηκεύσετε ένα αντίγραφο του αρχικού σας βιβλίου εργασίας.

  3. Στο αντίγραφο του αρχικού βιβλίου εργασίας σας, κάντε κλικ στις επιλογές Αρχείο > Πληροφορίες.

  4. Κάντε κλικ στην επιλογή "Έλεγχος για θέματα" και,στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Έλεγχος εγγράφου".

  5. Στο πλαίσιο "Επιθεώρηση εγγράφου", επιλέξτε τα πλαίσια ελέγχου για τους τύπους κρυφού περιεχομένου που θέλετε να ελέγξετε. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τους μεμονωμένους επιθεωρήσεις, ανατρέξτε στο θέμα Τι εντοπίζει και καταργεί η Επιθεώρηση εγγράφου σε έγγραφα του Excel.

  6. Κάντε κλικ στην επιλογή Επιθεώρηση.

  7. Εξετάστε τα αποτελέσματα του ελέγχου στο πλαίσιο "Επιθεώρηση εγγράφου".

  8. Κάντε κλικ στην επιλογή Κατάργηση όλων, που βρίσκεται δίπλα στα αποτελέσματα ελέγχου για τους τύπους κρυφού κειμένου που θέλετε να καταργήσετε από το έγγραφό σας.

    Σημαντικό: 

    • Αν καταργήσετε κρυφό περιεχόμενο από το βιβλίο εργασίας σας, ενδέχεται να μην μπορείτε να το επαναφέρετε επιλέγοντας Αναίρεση.

    • Εάν καταργήσετε κρυφές γραμμές, στήλες ή βιβλία εργασίας που περιέχουν δεδομένα, μπορεί να αλλάξετε τα αποτελέσματα των υπολογισμών ή των τύπων στο βιβλίο εργασίας σας. Εάν δεν γνωρίζετε ποιες πληροφορίες περιέχουν οι κρυφές γραμμές, στήλες ή φύλλα εργασίας, κλείστε το Επιθεώρηση εγγράφου, επανεγδρύνετε τις κρυφές γραμμές, στήλες ή φύλλα εργασίας και, στη συνέχεια, αναθεωρήστε τα περιεχόμενά τους.

    • Οι επιθεωρήσεις για τα στοιχεία Σχόλια και επισημειώσεις, Ιδιότητες εγγράφου και προσωπικές πληροφορίες και Κεφαλίδες και υποσέλιδα δεν μπορούν να χρησιμοποιηθούν σε ένα βιβλίο εργασίας, το οποίο έχει αποθηκευτεί ως κοινόχρηστο βιβλίο εργασίας (καρτέλα Αναθεώρηση, επιλογή Κοινή χρήση βιβλίου εργασίας). Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι τα κοινόχρηστα βιβλία εργασίας χρησιμοποιούν προσωπικές πληροφορίες, για να δώσουν τη δυνατότητα σε διαφορετικά άτομα να συνεργαστούν στο ίδιο βιβλίο εργασίας. Για να καταργήσετε αυτές τις πληροφορίες από ένα κοινόχρηστο βιβλίο εργασίας, μπορείτε να αντιγράψετε το βιβλίο εργασίας και, στη συνέχεια, να καταργήσετε την κοινή χρήση του. Για να καταργήσετε την κοινή χρήση ενός βιβλίου εργασίας, κάντε κλικ στις επιλογές Αναθεώρηση > Κοινή χρήση βιβλίου εργασίας και καταργήστε την επιλογή από το πλαίσιο ελέγχου Επεξεργασία από πολλούς χρήστες ταυτόχρονα.

      Σημείωση: Η κατάργηση κοινής χρήσης δεν είναι διαθέσιμη στο Microsoft Excel Starter 2010. Για να κάνετε κατάργηση κοινής χρήσης, πρέπει να χρησιμοποιήσετε την πλήρη έκδοση του Excel.

    • Εάν θέλετε να καταργήσετε κρυφά δεδομένα και προσωπικές πληροφορίες από υπολογιστικά φύλλα που αποθηκεύετε στη μορφή υπολογιστικού φύλλου OpenDocument (.ods), πρέπει να εκτελείτε το Επιθεώρηση εγγράφου κάθε φορά που αποθηκεύετε το υπολογιστικό φύλλο σε αυτήν τη μορφή.

Τύποι κρυφών δεδομένων και προσωπικών πληροφοριών στο Excel

Αυτά είναι ορισμένα από τα στοιχεία που μπορεί να είναι η προέλευση κρυφών δεδομένων και προσωπικών πληροφοριών στα βιβλία εργασίας Excel σας:

  • Σχόλια και σχόλια με γραφή     Το βιβλίο εργασίας σας μπορεί να περιέχει στοιχεία, όπως σχόλια ή σχόλια με γραφή, εάν έχετε συνεργαστεί με άλλα άτομα για να δημιουργήσετε το βιβλίο εργασίας σας. Αυτές οι πληροφορίες μπορούν να let other people see the names of people who worked on your workbook, comments from reviewers, and changes that were made to your workbook.

  • Ιδιότητες εγγράφου και προσωπικές πληροφορίες     Τα μετα-δεδομένα ή οι ιδιότητες Excel, όπως και σε άλλες Office εφαρμογές, περιλαμβάνουν λεπτομέρειες όπως συντάκτης, θέμα και τίτλος. Office διατηρεί αυτόματα το όνομα του ατόμου που αποθηκεύτηκε πιο πρόσφατα ένα βιβλίο εργασίας, την ημερομηνία δημιουργίας του εγγράφου και τη θέση του (Excel 2013 ή νεότερες εκδόσεις). Ενδέχεται να υπάρχουν πρόσθετα είδη αναγνωρίσιμων προσωπικών στοιχείων (PII), όπως κεφαλίδες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πληροφορίες αποστολής για αναθεώρηση, δελτία δρομολόγησης, ιδιότητες εκτυπωτή (για παράδειγμα, διαδρομή εκτυπωτή και κωδικός πρόσβασης ασφαλούς εκτύπωσης) και πληροφορίες διαδρομής αρχείου για τη δημοσίευση ιστοσελίδων.

  • Κεφαλίδες και υποσέλιδα     Τα βιβλία εργασίας μπορούν να έχουν πληροφορίες σε κεφαλίδες και υποσέλιδα.

  • Κρυφές γραμμές, στήλες και φύλλα εργασίας    Τα βιβλία εργασίας μπορούν να έχουν γραμμές, στήλες και ολόκληρα φύλλα εργασίας που να είναι κρυφά. Εάν διανείμετε ένα αντίγραφο βιβλίου εργασίας που περιέχει κρυφές γραμμές, στήλες ή φύλλα εργασίας, άλλα άτομα μπορεί να καταργήσουν την απόκρυψη για να προβάλουν τα δεδομένα που περιέχουν.

  • Ιδιότητες διακομιστή εγγράφων     Τα βιβλία εργασίας που είναι αποθηκευμένα σε μια θέση διακομιστή διαχείρισης εγγράφων, όπως μια τοποθεσία χώρου εργασίας εγγράφων ή μια βιβλιοθήκη που βασίζεται στο Windows SharePoint Services, μπορεί να περιέχουν πρόσθετες ιδιότητες εγγράφου ή πληροφορίες που σχετίζονται με τη θέση του διακομιστή.

  • Προσαρμοσμένα δεδομένα XML     Τα βιβλία εργασίας μπορούν να έχουν προσαρμοσμένα δεδομένα XML που δεν είναι ορατά στο ίδιο το έγγραφο. Η Επιθεώρηση εγγράφου να βρει και να καταργήσει αυτά τα δεδομένα XML.

  • Αόρατο περιεχόμενο     Τα βιβλία εργασίας μπορούν να έχουν αντικείμενα που δεν είναι ορατά επειδή έχουν μορφοποιηθεί ως αόρατα.

  • Εξωτερικές συνδέσεις    Τα βιβλία εργασίας μπορούν να έχουν συνδέσεις σε δεδομένα σε άλλα βιβλία εργασίας (εξωτερικές συνδέσεις). Στη συνέχεια, τα ονόματα των φύλλων εργασίας που περιέχουν αυτά τα δεδομένα αποθηκεύονται μαζί με τα βιβλία εργασίας, αλλά ενδέχεται να μην είναι ορατά.

  • Ενσωματωμένα αρχεία ή αντικείμενα    Τα βιβλία εργασίας μπορούν να έχουν ενσωματωμένα αρχεία (όπως ένα έγγραφο του Office ή ένα έγγραφο κειμένου) ή ενσωματωμένα αντικείμενα (όπως ένα γράφημα ή μια εξίσωση) που μπορεί να έχουν δεδομένα που δεν είναι ορατά.

  • Μακροεντολές του κώδικα VBA    Τα βιβλία εργασίας μπορούν να έχουν μακροεντολές, λειτουργικές μονάδες VBA, στοιχεία ελέγχου COM ή ActiveX, φόρμες χρήστη ή συναρτήσεις που ορίζονται από το χρήστη (UDF) που ενδέχεται να περιέχουν κρυφά δεδομένα.

  • Στοιχεία που ενδέχεται να έχουν δεδομένα στο cache    Τα βιβλία εργασίας μπορούν να έχουν δεδομένα στο cache για Συγκεντρωτικούς Πίνακες, Συγκεντρωτικά Γραφήματα, αναλυτές, λωρίδες χρόνου και τύπους κύβου που μπορεί να μην είναι ορατά.

  • Έρευνες του Excel    Τα βιβλία εργασίας μπορούν να έχουν Excel ερωτήσεις Ερευνών που έχουν εισαχθεί στο Excel για το Web και έχουν αποθηκευτεί μαζί με το βιβλίο εργασίας, αλλά δεν είναι ορατές εκεί.

  • σενάρια της Διαχείρισης σεναρίων    Τα βιβλία εργασίας μπορούν να έχουν σενάρια που έχουν οριστεί με τη Διαχείριση σεναρίων. Αυτά τα σενάρια μπορεί να περιέχουν δεδομένα στο cache ή κρυφά δεδομένα.

  • Φίλτρα    Τα βιβλία εργασίας μπορούν να έχουν ενεργά Αυτόματα Φίλτρα ή φίλτρα πίνακα που ενδέχεται να προκαλέσουν την αποθήκευση δεδομένων στο cache ή κρυφών δεδομένων μαζί με το βιβλίο εργασίας.

  • Κρυφά ονόματα    Τα βιβλία εργασίας μπορούν να έχουν κρυφά ονόματα που μπορεί να αποτελούν την προέλευση κρυφών δεδομένων.

Τι εντοπίζει και καταργεί η Επιθεώρηση εγγράφου σε έγγραφα του Excel

Επιθεώρηση εγγράφου εμφανίζει στοιχεία που εντοπίζει για να σας βοηθήσει να βρείτε και να καταργήσετε κρυφά δεδομένα και προσωπικές πληροφορίες που αφορούν συγκεκριμένα Excel εργασίας. Ο πίνακας που ακολουθεί παραθέτει τους τύπους κρυφών δεδομένων και προσωπικών πληροφοριών που ο Επιθεώρηση εγγράφου να βρει και να καταργήσει από τα βιβλία εργασίας σας.

Σημειώσεις: 

  • Δεν υποστηρίζονται όλες Excel δυνατότητες που παρατίθενται στον πίνακα στο Microsoft Excel Starter 2010.

  • Εάν η εταιρεία σας έχει προσθέσει προσαρμοσμένες λειτουργικές μονάδες επιθεώρησης Επιθεώρηση εγγράφου, ενδέχεται να δείτε πρόσθετους τύπους πληροφοριών.

Για αυτά τα στοιχεία:

Η Επιθεώρηση εγγράφου εντοπίζει και καταργεί:

Σχόλια και επισημειώσεις

  • Σχόλια

  • Σχόλια με γραφή

Σημείωση: Στο Excel Starter 2010, η Επιθεώρηση εγγράφου καταργεί μόνο σχόλια.

Ιδιότητες εγγράφου και Προσωπικές πληροφορίες

  • Ιδιότητες εγγράφου, συμπεριλαμβανομένων πληροφοριών από τις καρτέλες Σύνοψη, Στατιστικά στοιχεία και Προσαρμογή του παραθύρου διαλόγου Ιδιότητες εγγράφου

  • (Excel 2013 ή νεότερες εκδόσεις) Όταν κάνετε κλικ στην επιλογή "Κατάργηση όλων",θα γίνει εκκαθάριση της υπάρχουσας θέσης του εγγράφου από το αρχείο. Η θέση του εγγράφου δεν θα προστεθεί ξανά στο αρχείο κατά την αποθήκευση μέχρι να κλείσετε το Excel 2013 ή νεότερη έκδοση και να ανοίξετε ξανά το αρχείο.

  • Κεφαλίδες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

  • Δελτία δρομολόγησης

  • Πληροφορίες αποστολής για αναθεώρηση

  • Ιδιότητες διακομιστή εγγράφων

  • Πληροφορίες πολιτικής διαχείρισης εγγράφων

  • Πληροφορίες τύπου περιεχομένου

  • Όνομα χρήστη

  • Πληροφορίες διαδρομής εκτυπωτή

  • Σχόλια σεναρίου

  • Διαδρομή αρχείου για δημοσίευση ιστοσελίδων

  • Σχόλια για καθορισμένα ονόματα και ονόματα πινάκων

  • Ανενεργές συνδέσεις με εξωτερικά δεδομένα

Κεφαλίδες και υποσέλιδα

  • Πληροφορίες σε κεφαλίδες φύλλων εργασίας

  • Πληροφορίες σε υποσέλιδα φύλλων εργασίας

Κρυφές γραμμές και στήλες

  • Κρυφές γραμμές

  • Κρυφές στήλες που περιέχουν δεδομένα

    Σημειώσεις: 

    • Εάν στο βιβλίο εργασίας σας υπάρχουν κρυφές στήλες που δεν περιέχουν δεδομένα και βρίσκονται μεταξύ στηλών οι οποίες περιέχουν δεδομένα, αυτές οι κενές κρυφές στήλες θα εντοπίζονται και θα καταργούνται επίσης.

    • Εάν οι κρυφές γραμμές ή στήλες στο βιβλίο εργασίας σας περιέχουν δεδομένα, μπορεί να αλλάξετε τα αποτελέσματα των υπολογισμών ή των τύπων στο βιβλίο εργασίας με την κατάργησή τους. Εάν δεν γνωρίζετε ποιες πληροφορίες περιέχουν οι κρυφές γραμμές ή στήλες, κλείστε το Επιθεώρηση εγγράφου, επανεγδρύνετε τις κρυφές γραμμές ή στήλες και, στη συνέχεια, αναθεωρήστε τα περιεχόμενά τους.

    • Η Επιθεώρηση εγγράφου δεν εντοπίζει σχήματα, γραφήματα, στοιχεία ελέγχου, αντικείμενα και στοιχεία ελέγχου Microsoft ActiveX, εικόνες ή γραφικά SmartArt που μπορεί να βρίσκονται σε κρυφές στήλες.

    • Οι κρυφές γραμμές ή κρυφές στήλες δεν καταργούνται εάν αποτελούν μέρος μιας κεφαλίδας πίνακα, κεφαλίδας λίστας ή Συγκεντρωτικού Πίνακα. Αυτές οι γραμμές και οι στήλες είναι κρυφές.

Κρυφά φύλλα εργασίας

Κρυφά φύλλα εργασίας

Σημείωση: Εάν τα κρυφά φύλλα εργασίας στο βιβλίο εργασίας σας περιέχουν δεδομένα, μπορεί να αλλάξετε τα αποτελέσματα των υπολογισμών ή των τύπων στο βιβλίο εργασίας σας με την κατάργησή τους. Εάν δεν γνωρίζετε ποιες πληροφορίες περιέχουν τα κρυφά φύλλα εργασίας, κλείστε το βιβλίο εργασίας, Επιθεώρηση εγγράφου επανεγδεδεθεί το κρυφό φύλλο εργασίας και, στη συνέχεια, αναθεωρήστε τα περιεχόμενά τους.

Προσαρμοσμένα δεδομένα XML

Προσαρμοσμένα δεδομένα XML που μπορεί να είναι αποθηκευμένα σε ένα βιβλίο εργασίας

Αόρατο περιεχόμενο

Αντικείμενα που δεν είναι ορατά επειδή έχουν μορφοποιηθεί ως αόρατα

Σημείωση: Η Επιθεώρηση εγγράφου δεν εντοπίζει αντικείμενα που καλύπτονται από άλλα αντικείμενα.

Πληροφορίες που εντοπίζει αλλά δεν μπορεί να καταργήσει η Επιθεώρηση εγγράφου

Η Επιθεώρηση εγγράφου εντοπίζει τα ακόλουθα στοιχεία που ενδέχεται να έχουν δεδομένα τα οποία δεν είναι ορατά στο βιβλίο εργασίας σας. Δεν μπορεί να καταργήσει αυτά τα στοιχεία για εσάς, επειδή μπορεί να προκαλέσει τη σωστή λειτουργία του βιβλίου εργασίας. Μπορείτε να εξετάσετε κάθε στοιχείο που βρέθηκε και να προσδιορίσετε εάν θέλετε να το καταργήσετε με μη αυτόματο τρόπο ή να το αντικαταστήσετε με ένα στοιχείο που δεν έχει κρυφά δεδομένα, όπως μια στατική εικόνα.

Για αυτά τα στοιχεία:

Η Επιθεώρηση εγγράφου εντοπίζει:

Εξωτερικές συνδέσεις

Συνδέσεις σε δεδομένα σε άλλα βιβλία εργασίας. Τα ονόματα των φύλλων εργασίας που περιέχουν τα δεδομένα αποθηκεύονται μαζί με το βιβλίο εργασίας σας, αλλά δεν είναι ορατά εκεί. Οι εξωτερικές συνδέσεις περιλαμβάνουν εξωτερικές αναφορές που χρησιμοποιούνται σε:

  • Κελιά του φύλλου εργασίας

  • Ονόματα

  • Αντικείμενα, όπως πλαίσια κειμένου ή σχήματα

  • Τίτλους γραφημάτων

  • Σειρά δεδομένων γραφήματος

Ενσωματωμένα αρχεία ή αντικείμενα

Ενσωματωμένα αρχεία (όπως ένα έγγραφο Office κειμένου) ή ενσωματωμένα αντικείμενα (όπως ένα γράφημα ή μια εξίσωση) που μπορεί να έχουν δεδομένα που δεν είναι ορατά στο βιβλίο εργασίας σας. Ακολουθούν παραδείγματα ορισμένων τύπων αντικειμένων:

  • Αντικείμενα εικόνων bitmap

  • Microsoft Αντικείμενα Equation 3.0

  • Microsoft Αντικείμενα γραφήματος γραφήματος

  • PowerPoint Αντικείμενα παρουσίασης

  • Visio Σχεδίαση αντικειμένων

  • Word Αντικείμενα εγγράφου

  • Αντικείμενα κειμένου OpenDocument

Μακροεντολές του κώδικα VBA

Στοιχεία μακροεντολής ή VBA που μπορεί να έχουν κρυφά δεδομένα στο βιβλίο εργασίας σας. Αυτό περιλαμβάνει τα εξής:

  • Μακροεντολές, συμπεριλαμβανομένων Excel 4.0 φύλλων μακροεντολών (XLM)

  • λειτουργικές μονάδες VBA

  • στοιχεία ελέγχου COM ή ActiveX

  • Φόρμες χρήστη, συμπεριλαμβανομένων Excel φόρμες 5.0

  • συναρτήσεις που ορίζονται από το χρήστη (UDF)

δυνατότητες BI με δεδομένα στο cache

Δυνατότητες BI που μπορεί να έχουν δεδομένα στο cache που αποθηκεύονται μαζί με το βιβλίο εργασίας, που πιθανώς περιέχουν δεδομένα που δεν είναι ορατά. Η Επιθεώρηση εγγράφου ελέγχει για τα ακόλουθα στοιχεία που μπορεί να έχουν PivotCache, SlicerCache ή cache τύπων κύβου:

  • Συγκεντρωτικούς Πίνακες και Συγκεντρωτικά Γραφήματα

  • αναλυτές και λωρίδες χρόνου

  • τύπους κύβου

Έρευνες του Excel

Excel Ερωτήσεις έρευνας που δημιουργήθηκαν σε Excel για το Web και αποθηκεύτηκαν μαζί με το βιβλίο εργασίας χωρίς να είναι ορατές εκεί.

σενάρια της Διαχείρισης σεναρίων

σενάρια που έχουν οριστεί με τη Διαχείριση σεναρίων και μπορεί να προκαλέσουν την αποθήκευση δεδομένων στο cache ή κρυφών δεδομένων μαζί με το βιβλίο εργασίας.

Φίλτρα

Φίλτρα που μπορεί να είναι η αιτία δεδομένων στο cache ή κρυφών δεδομένων στο βιβλίο εργασίας σας. Η Επιθεώρηση εγγράφου ελέγχει για Αυτόματα Φίλτρα και φίλτρα πίνακα που εφαρμόζονται στα δεδομένα σας.

Κρυφά ονόματα

Κρυφά ονόματα στα οποία ενδέχεται να αποθηκεύονται κρυφά δεδομένα στο βιβλίο εργασίας.

Μπορείτε να αναζητήστε και να καταργήσετε κρυφές πληροφορίες στις παρουσιάσεις PowerPoint σας χρησιμοποιώντας το Επιθεώρηση εγγράφου.

Συμβουλή: Εάν θέλετε απλώς να μην εκτυπώσετε σχόλια, μεταβείτε στην επιλογή "Αρχείο" > "Εκτύπωση",κάντε κλικ στην επιλογή "Διαφάνειες πλήρους σελίδας" και καταργήστε την επιλογή "Εκτύπωση σχολίων".

Εύρεση και κατάργηση κρυφών δεδομένων και προσωπικών πληροφοριών

Σημαντικό: Συνιστάται ιδιαίτερα να χρησιμοποιείτε το αρχείο Επιθεώρηση εγγράφου σε ένα αντίγραφο της αρχικής σας παρουσίασης, επειδή η επαναφορά των δεδομένων που Επιθεώρηση εγγράφου δεδομένων δεν είναι πάντα δυνατή.

  1. Ανοίξτε την PowerPoint που θέλετε να ελέγξετε για κρυφά δεδομένα και προσωπικές πληροφορίες.

  2. Στην καρτέλα "Αρχείο", επιλέξτε "Αποθήκευση ως"και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε ένα όνομα στο πλαίσιο "Όνομα αρχείου" για να αποθηκεύσετε ένα αντίγραφο της αρχικής σας παρουσίασης.

  3. Στο αντίγραφο της αρχικής σας παρουσίασης, στην καρτέλα "Αρχείο", επιλέξτε "Πληροφορίες".

  4. Κάντε κλικ στην επιλογή "Έλεγχος για θέματα"και, στη συνέχεια, "Έλεγχος εγγράφου".

  5. Στο παράθυρο διαλόγου Επιθεώρηση εγγράφου, ενεργοποιήστε τα πλαίσια ελέγχου, για να επιλέξετε τους τύπους κρυφού περιεχομένου που θέλετε να ελέγξετε. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις μεμονωμένες επιθεωρήσεις, ανατρέξτε στο θέμα "Κατάργηση κρυφών δεδομένων και προσωπικών πληροφοριών με έλεγχο εγγράφων, παρουσιάσεων ή βιβλίων εργασίας".

  6. Κάντε κλικ στην επιλογή Επιθεώρηση.

  7. Αναθεωρήστε τα αποτελέσματα του ελέγχου στο παράθυρο διαλόγου Επιθεώρηση εγγράφου.

  8. Κάντε κλικ στην επιλογή Κατάργηση όλων, το οποίο βρίσκεται δίπλα στα αποτελέσματα ελέγχου για τους τύπους κρυφού κειμένου που θέλετε να καταργήσετε από το έγγραφό σας.

    • Εάν καταργήσετε κρυφό περιεχόμενο από την παρουσίασή σας, ενδέχεται να μην μπορείτε να το επαναφέρετε κάνοντας κλικ στην επιλογή Αναίρεση.

    • Εάν θέλετε να καταργήσετε κρυφά δεδομένα και προσωπικές πληροφορίες από παρουσιάσεις που αποθηκεύετε στη μορφή παρουσίασης OpenDocument (.odp), πρέπει να εκτελείτε το Επιθεώρηση εγγράφου κάθε φορά που αποθηκεύετε την παρουσίαση σε αυτήν τη μορφή.

Τύποι κρυφών δεδομένων και προσωπικών πληροφοριών

PowerPoint μια παρουσίαση μπορεί να αποθηκεύσει πολλούς τύπους κρυφών δεδομένων και προσωπικών πληροφοριών. Παρόλο που αυτές οι πληροφορίες ενδέχεται να μην είναι άμεσα ορατές, εξακολουθούν να είναι δυνατό να ανακτηθούν από την παρουσίασή σας.

Οι κρυφές πληροφορίες μπορεί να περιλαμβάνουν τα δεδομένα PowerPoint τα οποία μπορείτε να προσθέσετε για να συνεργαστείτε κατά τη δημιουργία της παρουσίασης με άλλα άτομα. Μπορεί επίσης να περιλαμβάνουν πληροφορίες που σκοπίμως προσδιορίζετε ως κρυφές.

PowerPoint παρουσιάσεις μπορεί να περιέχουν τους ακόλουθους τύπους κρυφών δεδομένων και προσωπικών πληροφοριών:

  • Σχόλια και σχόλια με γραφή    Εάν συνεργάζεστε με άλλα άτομα για να δημιουργήσετε την παρουσίασή σας, η παρουσίασή σας μπορεί να περιέχει στοιχεία όπως σχόλια ή σχόλια με γραφή. Αυτές οι πληροφορίες μπορούν να επιτρέψουν σε άλλα άτομα να δουν τις αλλαγές που έγιναν και τα ονόματα των ατόμων που εργάστηκαν με την παρουσίασή σας, μαζί με σχόλια αναθεωρητές.

  • Παρακολούθηση δεδομένων αναθεώρησης   Όταν συνεργάζεστε σε ένα κοινόχρηστο έγγραφο που είναι αποθηκευμένο στο cloud, το PowerPoint 2016 για Microsoft 365 αποθηκεύει δεδομένα σχετικά με το ποιος έκανε αλλαγές στο έγγραφο και πότε έγιναν οι αλλαγές.

  • Ιδιότητες εγγράφου και προσωπικές πληροφορίες     Οι ιδιότητες εγγράφου, γνωστές μετα-δεδομένα, περιλαμβάνουν λεπτομέρειες σχετικά με την παρουσίασή σας, όπως το συντάκτη, το θέμα και τον τίτλο. Οι ιδιότητες εγγράφου περιλαμβάνουν επίσης πληροφορίες που διατηρούνται αυτόματα από Office προγράμματα, όπως το όνομα του ατόμου που αποθηκεύτηκε πιο πρόσφατα ένα έγγραφο και την ημερομηνία δημιουργίας του εγγράφου. Εάν έχετε χρησιμοποιήσει συγκεκριμένες δυνατότητες, το έγγραφό σας μπορεί επίσης να περιέχει πρόσθετα είδη αναγνωρίσιμων προσωπικών στοιχείων (PII), όπως κεφαλίδες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πληροφορίες αποστολής για αναθεώρηση, δελτία δρομολόγησης και πληροφορίες διαδρομής αρχείου για τη δημοσίευση ιστοσελίδων.

  • Αόρατο περιεχόμενο διαφάνειας     Η παρουσίασή σας μπορεί να περιέχει αντικείμενα που δεν είναι ορατά, επειδή έχουν μορφοποιηθεί ως αόρατα.

  • Περιεχόμενο εκτός διαφάνειας     PowerPoint παρουσιάσεις μπορεί να περιέχουν αντικείμενα που δεν είναι άμεσα ορατά, επειδή έχουν σύρεται εκτός της διαφάνειας στην περιοχή εκτός διαφάνειας. Αυτό το περιεχόμενο εκτός διαφάνειας μπορεί να περιλαμβάνει πλαίσια κειμένου, εικόνες clip art, γραφικά και πίνακες.

  • Σημειώσεις παρουσίασης     Η ενότητα "Σημειώσεις" μιας παρουσίασης του PowerPoint μπορεί να περιέχει κείμενο το οποίο ενδέχεται να μην θέλετε να κοινοποιήσετε δημόσια, ειδικά εάν οι σημειώσεις έχουν συνταχθεί αποκλειστικά για χρήση από το άτομο που κάνει την παρουσίαση.

  • Ιδιότητες διακομιστή εγγράφων     Εάν η παρουσίασή σας έχει αποθηκευτεί σε μια θέση διακομιστή διαχείρισης εγγράφων, όπως μια τοποθεσία χώρου εργασίας εγγράφων ή μια βιβλιοθήκη που βασίζεται στο Windows SharePoint Services, η παρουσίαση μπορεί να περιέχει πρόσθετες ιδιότητες εγγράφου ή πληροφορίες που σχετίζονται με αυτήν τη θέση διακομιστή.

  • Προσαρμοσμένα δεδομένα XML    Οι παρουσιάσεις μπορεί να περιέχουν προσαρμοσμένα δεδομένα XML που δεν είναι ορατά στο ίδιο το έγγραφο. Η Επιθεώρηση εγγράφου να βρει και να καταργήσει αυτά τα δεδομένα XML.

Πληροφορίες που εντοπίζει και καταργεί η Επιθεώρηση εγγράφου

Σε PowerPoint, η Επιθεώρηση εγγράφου εμφανίζει αρκετές διαφορετικές επιθεωρήσεις που σας επιτρέπουν να βρείτε και να καταργήσετε κρυφά δεδομένα και προσωπικές πληροφορίες που αφορούν συγκεκριμένες παρουσιάσεις του PowerPoint. Για μια λίστα με τους διαφορετικούς τύπους κρυφών δεδομένων και προσωπικών πληροφοριών που ο Επιθεώρηση εγγράφου μπορεί να βρει και να καταργήσει από παρουσιάσεις, ανατρέξτε στον παρακάτω πίνακα.

Εάν η εταιρεία σας έχει προσαρμόσει Επιθεώρηση εγγράφου την προσθήκη λειτουργικών μονάδων Επιθεώρησης, ίσως μπορείτε να ελέγξετε τις παρουσιάσεις σας για πρόσθετους τύπους πληροφοριών.

Όνομα ελέγχου

Βρίσκει και καταργεί

Σχόλια και επισημειώσεις

  • Σχόλια

  • Σχόλια με γραφή

Ιδιότητες εγγράφου και Προσωπικές πληροφορίες

  • Ιδιότητες εγγράφου, συμπεριλαμβανομένων πληροφοριών από τις καρτέλες Σύνοψη, Στατιστικά στοιχεία και Προσαρμογή του παραθύρου διαλόγου Ιδιότητες εγγράφου

  • Κεφαλίδες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

  • Δελτία δρομολόγησης

  • Πληροφορίες αποστολής για αναθεώρηση

  • Ιδιότητες διακομιστή εγγράφων

  • Πληροφορίες πολιτικής διαχείρισης εγγράφων

  • Πληροφορίες τύπου περιεχομένου

  • Διαδρομή αρχείου για δημοσίευση ιστοσελίδων

Παρακολούθηση αναθεώρησης δεδομένων

Δεδομένα σχετικά με το ποιος έχει επεξεργαστεί το αρχείο και πότε έγινε επεξεργασία του.

Αυτή η δυνατότητα είναι διαθέσιμη μόνο για τους συνδρομητές του Microsoft 365 που συμμετέχουν στο πρόγραμμα Office Insider. Αν είστε συνδρομητής του Microsoft 365, βεβαιωθείτε ότι έχετε την τελευταία έκδοση του Office.

Αόρατο περιεχόμενο διαφάνειας

Αντικείμενα που δεν είναι ορατά επειδή έχουν μορφοποιηθεί ως αόρατα

Αυτή η Επιθεώρηση δεν εντοπίζει αντικείμενα που καλύπτονται από άλλα αντικείμενα.

Off-Slide περιεχομένου

  • Περιεχόμενο ή αντικείμενα που δεν είναι άμεσα ορατά σε μια παρουσίαση, επειδή βρίσκονται έξω από την περιοχή της διαφάνειας, συμπεριλαμβανομένων των εξής:

    • Εικόνες clip art

    • Πλαίσια κειμένου

    • Γραφικά

    • Πίνακες

      Η Επιθεώρηση εγγράφου δεν εντοπίζει ή καταργεί αντικείμενα εκτός διαφάνειας με εφέ κίνησης.

Σημειώσεις παρουσίασης

Κείμενο που προστέθηκε στην ενότητα "Σημειώσεις" μιας παρουσίασης

Ο Επιθεώρηση εγγράφου δεν μπορεί να καταργήσει εικόνες που έχουν προστεθεί στην ενότητα "Σημειώσεις" μιας παρουσίασης.

Προσαρμοσμένα δεδομένα XML

Προσαρμοσμένα δεδομένα XML που μπορεί να είναι αποθηκευμένα μέσα σε μια παρουσίαση

Πληροφορίες που εντοπίζει αλλά δεν μπορεί να καταργήσει η Επιθεώρηση εγγράφου

Η Επιθεώρηση εγγράφου εντοπίζει τα ακόλουθα στοιχεία που ενδέχεται να έχουν δεδομένα τα οποία δεν είναι ορατά στην παρουσίασή σας. Επιθεώρηση εγγράφου να καταργήσετε αυτά τα στοιχεία για εσάς, επειδή μπορεί να προκαλέσουν τη σωστή λειτουργία της παρουσίασης. Μπορείτε να εξετάσετε κάθε στοιχείο που βρέθηκε και να προσδιορίσετε εάν θέλετε να το καταργήσετε με μη αυτόματο τρόπο ή να το αντικαταστήσετε με ένα στοιχείο που δεν έχει κρυφά δεδομένα, όπως μια στατική εικόνα.

Για αυτά τα στοιχεία:

Η Επιθεώρηση εγγράφου εντοπίζει:

Ενσωματωμένα αρχεία ή αντικείμενα

Ενσωματωμένα αρχεία (όπως ένα έγγραφο Office κειμένου) ή ενσωματωμένα αντικείμενα (όπως ένα γράφημα ή μια εξίσωση) που μπορεί να έχουν δεδομένα που δεν είναι ορατά στο βιβλίο εργασίας σας. Ακολουθούν παραδείγματα ορισμένων τύπων αντικειμένων:

  • Αντικείμενα εικόνων bitmap

  • Microsoft Αντικείμενα Equation 3.0

  • Microsoft Αντικείμενα γραφήματος γραφήματος

  • PowerPoint Αντικείμενα παρουσίασης

  • Visio Σχεδίαση αντικειμένων

  • Word Αντικείμενα εγγράφου

  • Αντικείμενα κειμένου OpenDocument

Μακροεντολές ή κώδικας VBA

Στοιχεία μακροεντολής ή VBA που μπορεί να έχουν κρυφά δεδομένα στις παρουσιάσεις σας. Αυτό περιλαμβάνει τα εξής:

  • Μακροεντολές

  • λειτουργικές μονάδες VBA

  • στοιχεία ελέγχου COM ή ActiveX

Επιθεώρηση εγγράφου και προσωπικά δεδομένα

Τα δεδομένα παρακολούθησης αναθεώρησης, που παρουσιάστηκαν για πρώτη PowerPoint 2016 έκδοση 8403 για τα Microsoft 365 Insider, δείχνουν έναν περιορισμό της Επιθεώρηση εγγράφου. Για παράδειγμα, ας πούμε ότι η Kelly και η Kellya συνεργάζονται στην παρουσίαση A Microsoft 365. Τα δεδομένα παρακολούθησης αναθεώρησης (δηλαδή, τα ονόματα χρηστών και η ώρα κατά την οποία έκαναν αλλαγές) προστίθενται στην παρουσίαση. Εάν ο Mohammed στη συνέχεια ανοίξει την Παρουσίαση A στο PowerPoint 2013 και εκτελέσει το Επιθεώρηση εγγράφου στο αρχείο για να καταργήσει τα προσωπικά δεδομένα, ο Επιθεώρηση εγγράφου σε αυτή την έκδοση του PowerPoint δεν θα μπορεί να εντοπίσει και να καταργήσει τα δεδομένα παρακολούθησης αναθεώρησης που έχουν προστεθεί στην παρουσίαση από τη νεότερη έκδοση Microsoft 365 του PowerPoint που χρησιμοποιείται από την Kelly και τη Kelly και τη Kellya. Ο Mohammed δεν μπορεί να καταργήσει τα δεδομένα παρακολούθησης αναθεώρησης χωρίς αναβάθμιση στην τρέχουσα έκδοση του PowerPoint, στη συνέχεια, να Επιθεώρηση εγγράφου

Μπορείτε να καταργήσετε τις κρυφές πληροφορίες Visio, ακριβώς όπως και από άλλες εφαρμογές για το Office. Προτού δώσετε σε άλλους χρήστες ένα αντίγραφο Visio, ενδέχεται να υπάρχουν πληροφορίες που θέλετε να καταργήσετε από το έγγραφο και από τις ιδιότητες αρχείου του εγγράφου.

Οι προσωπικές πληροφορίες μπορούν εύκολα να καταργηθούν από τις ακόλουθες περιοχές δυνατοτήτων Visio:

  • Σχόλια που έχουν εισαχθεί στις σελίδες του εγγράφου σας

  • Ιδιότητες αρχείου (Συντάκτης,Διευθυντήςκαι Εταιρεία)

  • Ονόματα, αρχικά και σήμανση αναθεωρών

  • Διαδρομές αρχείων στάμπο

  • Διαδρομή και όνομα αρχείου προτύπου

Σημείωση: Εάν ένα έγγραφο είναι διαθέσιμο σε άλλα άτομα σε έναν κοινόχρηστο διακομιστή, κάθε φορά που κάποιος ανοίγει το έγγραφο, εμφανίζονται πληροφορίες σχετικά με το όνομα του χρήστη που έχει ανοιχτό το αρχείο και το όνομα του υπολογιστή στον οποίο είναι αποθηκευμένο το αρχείο. Για την προστασία αυτών των πληροφοριών, βεβαιωθείτε ότι η πρόσβαση σε οποιαδήποτε κοινόχρηστα έγγραφα είναι προσβάσιμη μόνο από αξιόπιστους χρήστες.

Μπορείτε να αναζητήστε και να καταργήσετε κρυφές πληροφορίες στις παρουσιάσεις Visio σας ακολουθώντας τα παρακάτω βήματα.

  1. Κάντε κλικ στην επιλογή "> "Πληροφορίες" > "Κατάργηση προσωπικών πληροφοριών".

  2. Κάντε κλικ στην καρτέλα "Προσωπικές πληροφορίες".

  3. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου "Κατάργηση αυτών των στοιχείων από το έγγραφο".

    Συμβουλή: Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου "Προειδοποίηση" εάν επιχειρήσω να πληκτρολογήσω ξανά αυτές τις πληροφορίες, εάν θέλετε να εμφανίζεται μια προειδοποίηση κάθε φορά που προσπαθείτε να κάνετε νέα παροχή προσωπικών πληροφοριών.

  4. Για να καταργήσετε πιθανώς ευαίσθητα δεδομένα από εξωτερικές προελεύσεις δεδομένων, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου "Κατάργηση δεδομένων από εξωτερικές προελεύσεις που είναι αποθηκευμένες στο έγγραφο".

    Σημείωση: Η επιλογή αυτού του πλαισίου ελέγχου δεν καταργεί δεδομένα που έχουν συνδεθεί με ένα σχήμα. Καταργεί την προέλευση δεδομένων από το διάγραμμα, αλλά εάν υπάρχουν δεδομένα από την προέλευση δεδομένων στο διάγραμμα, πρέπει να τα καταργήσετε με μη αυτόματο τρόπο.

Είμαστε έτοιμοι να σας ακούσουμε!

Η τελευταία ενημέρωση αυτού του άρθρου έγινε στις 8 Ιανουαρίου 2019,βάσει των σχολίων σας. Εάν βρήκατε αυτό το άρθρο χρήσιμο και ιδίως εάν δεν το βρήκατε χρήσιμο, χρησιμοποιήστε τα παρακάτω στοιχεία ελέγχου σχολίων για να κάνετε εποικοδομητικές προτάσεις σχετικά με το πώς μπορούμε να το κάνουμε καλύτερο.

Χρειάζεστε περισσότερη βοήθεια;

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Συμμετοχή στο Microsoft Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×