Πώς να κλείσετε το οικονομικό έτος στο Small Business Accounting 2006, στη λογιστική Express και στη λογιστική Professional

Σύνοψη

Αυτό το άρθρο περιγράφει τον τρόπο με τον οποίο μπορείτε να κλείσετε ένα οικονομικό έτος στο Microsoft Office Small Business Accounting 2006, στο Microsoft Office Accounting Express και στο Microsoft Office Accounting Professional, χρησιμοποιώντας μια διαδικασία βήμα προς βήμα. Περιλαμβάνονται τα παρακάτω βήματα: 1. Εκτελέστε με μη αυτόματο τρόπο κάποια tasks2 τέλους έτους. Προσαρμογή του χρονικού entries3. Εξετάστε τη βάση δεδομένων για το errors4. Δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας της βάσης δεδομένων της εταιρείας πριν να κλείσετε το δημοσιονομικό year5. Εκτυπώστε ένα δοκιμαστικό ισοζύγιο πριν να κλείσετε το δημοσιονομικό year6. Εκτύπωση απαιτούμενων οικονομικών statements7 τέλους έτους. Ρυθμίστε ένα νέο δημοσιονομικό year8. Κλείστε το δημοσιονομικό year9. Εκτύπωση αναφοράς ισοζύγιο αφού κλείσετε το δημοσιονομικό ετησίως10. Δημιουργία αντιγράφου ασφαλείας της βάσης δεδομένων της εταιρείας μετά το κλείσιμο του άρθρου δημοσιονομικού yearThis απαντήσεις σε ορισμένες συνήθεις ερωτήσεις σχετικά με ζητήματα που ενδέχεται να προκύψουν κατά το κλείσιμο του οικονομικού έτους.

ΕΙΣΑΓΩΓΗ

Όταν κλείνετε ένα οικονομικό έτος στο Small Business Accounting 2006, στη λογιστική Express και στη λογιστική Professional, πρέπει να εκτελείτε την ακόλουθη διαδικασία στον υπολογιστή στον οποίο είναι αποθηκευμένη η βάση δεδομένων της εταιρείας. Για να εκτελέσετε τα βήματα που περιγράφονται σε αυτό το άρθρο, πρέπει να σας εκχωρηθεί ο ρόλος του κατόχου στο Small Business Accounting 2006, στη λογιστική Express ή στη λογιστική Professional ή πρέπει να έχετε συνδεθεί ως διαχειριστής στον υπολογιστή που εκτελεί αυτά τα προγράμματα.

Περισσότερες πληροφορίες

Για να κλείσετε το οικονομικό έτος στο Small Business Accounting 2006, στη λογιστική Express και στη λογιστική Professional, ακολουθήστε αυτή τη διαδικασία βήμα προς βήμα:

Βήμα 1: μη αυτόματη εκτέλεση ορισμένων εργασιών τέλους έτους

Πριν κλείσετε το οικονομικό έτος, εκτελέστε τις ακόλουθες εργασίες με μη αυτόματο τρόπο:

  • Εκκαθάριση προπληρωμένων εξόδων

  • Συμφωνία τραπεζικών λογαριασμών

  • Συμφωνία λογαριασμών πιστωτικών καρτών

  • Εγγραφές αποσβέσεων

  • Προσαρμογή αποθέματος

Βήμα 2: προσαρμογή καταχωρήσεων χρονικού

Κάντε τις ακόλουθες προσαρμογές στις καταχωρήσεις χρονικού:

  • Διορθώστε τυχόν σφάλματα που παρουσιάστηκαν κατά την εγγραφή μιας συναλλαγής.

  • Εκχώρηση εσόδων στην περίοδο κατά την οποία τα έσοδα έχουν κερδηθεί.

  • Εκχώρηση εξόδων στην περίοδο κατά την οποία πραγματοποιήθηκαν τα έξοδα.

Για να κάνετε προσαρμογές στις καταχωρήσεις χρονικού, κάντε κλικ στην επιλογή Νέα καταχώρηση χρονικού στο μενού εταιρεία .

Βήμα 3: Εξετάστε τη βάση δεδομένων για σφάλματα

ΣΗΜΕΙΩΣΕΙΣ

  • Βεβαιωθείτε ότι δεν έχει ανοίξει κανείς τη βάση δεδομένων της εταιρείας.

  • Εκτελέστε αυτό το βήμα στον υπολογιστή στον οποίο βρίσκεται η βάση δεδομένων.

Για να εξετάσετε τη βάση δεδομένων για σφάλματα, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

  1. Ξεκινήστε τις μικρές επιχειρήσεις λογιστικής 2006, λογιστική Express ή Professional λογιστικής και, στη συνέχεια, ανοίξτε οποιαδήποτε βάση δεδομένων εταιρείας εκτός από αυτήν που θέλετε να εξετάσετε.

  2. Στο μενού αρχείο , επιλέξτε βοηθητικά προγράμματακαι, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή βοηθητικά προγράμματα δεδομένων.

  3. Κάντε κλικ στην καρτέλα Σύνθετα εργαλεία και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή επιδιόρθωση.

  4. Επιλέξτε τη βάση δεδομένων που θέλετε να εξετάσετε για σφάλματα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή επιδιόρθωση.

  5. Εάν λάβετε ένα μήνυμα που αναφέρει ότι όλες οι συνδέσεις στη βάση δεδομένων θα είναι κλειστές, κάντε κλικ στην επιλογή Ναι.

  6. Εάν δεν βρεθούν σφάλματα, κάντε κλικ στο κουμπί OK. Εάν βρεθούν σφάλματα, εξετάστε τα και, στη συνέχεια, κάντε τις απαιτούμενες προσαρμογές.

  7. Κάντε κλικ στην επιλογή Κλείσιμο δύο φορές.

Βήμα 4: δημιουργία αντιγράφου ασφαλείας της βάσης δεδομένων της εταιρείας πριν από το κλείσιμο του οικονομικού έτους

Σημειώσεις

  • Βεβαιωθείτε ότι δεν έχει ανοίξει κανείς τη βάση δεδομένων της εταιρείας, εκτός από τον υπολογιστή στον οποίο βρίσκεται η βάση δεδομένων.

  • Εκτελέστε αυτό το βήμα στον υπολογιστή στον οποίο βρίσκεται η βάση δεδομένων.

Για να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας της βάσης δεδομένων της εταιρείας, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

  1. Ξεκινήστε τις μικρές επιχειρήσεις λογιστικής 2006, λογιστική Express ή Professional λογιστικής και, στη συνέχεια, ανοίξτε τη βάση δεδομένων της εταιρείας για την οποία θέλετε να δημιουργήσετε αντίγραφο ασφαλείας.

  2. Στο μενού αρχείο , επιλέξτε βοηθητικά προγράμματακαι, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή βοηθητικά προγράμματα δεδομένων.

  3. Στην καρτέλα Βασικά εργαλεία , κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία αντιγράφου ασφαλείας.

  4. Κάντε κλικ στην επιλογή Αναζήτηση.

  5. Πληκτρολογήστε ένα όνομα για το αρχείο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση. Σημείωση Ο προεπιλεγμένος τύπος αρχείου είναι συμπιεσμένο αρχείο αντιγράφων ασφαλείας (*. zip). Η προεπιλεγμένη θέση αρχείου είναι στην ακόλουθη διαδρομή:

    My Documents\Small Business Accounting\Backups

  6. Εάν θέλετε να περιορίσετε την πρόσβαση στο αντίγραφο ασφαλείας, πληκτρολογήστε έναν κωδικό πρόσβασης στο πλαίσιο Κωδικός πρόσβασης και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε ξανά τον κωδικό πρόσβασης στο πλαίσιο Επαλήθευση κωδικού πρόσβασης .

  7. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

  8. Όταν λάβετε το μήνυμα ότι το αντίγραφο ασφαλείας ολοκληρώθηκε με επιτυχία, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

  9. Κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο.

Βήμα 5: εκτύπωση μιας αναφοράς ισοζύγιο πριν από το κλείσιμο του οικονομικού έτους

Εισαγάγετε όλες τις συναλλαγές για το έτος πριν από την εκτύπωση της αναφοράς ισοζύγιο. Εάν εισαγάγετε πρόσθετες συναλλαγές αργότερα, πρέπει να εκτυπώσετε ένα νέο ισοζύγιο. Αυτή η αναφορά παραθέτει όλους τους λογαριασμούς και τα υπόλοιπα ως συγκεκριμένη ημερομηνία.

  1. Στο μενού αναφορές , επιλέξτε εταιρικό και οικονομικόκαι, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή ισοζύγιο.

  2. Στη λίστα "κατά" στη γραμμή εργαλείων, κάντε κλικ στην επιλογή " Προσαρμογή".

  3. Στο πλαίσιο ημερομηνία , πληκτρολογήστε την ημερομηνία που θέλετε ή επιλέξτε την ημερομηνία από το ημερολόγιο.

  4. Στο μενού Προβολή , κάντε κλικ στην επιλογή Ανανέωση αναφοράς.

  5. Στο μενού αρχείο , κάντε κλικ στην επιλογή Εκτύπωση.

Βήμα 6: εκτύπωση απαιτούμενων οικονομικών καταστάσεων τέλους έτους

Οι πιο συνηθισμένες οικονομικές καταστάσεις είναι οι εξής:

  • Ισολογισμός

  • Κέρδη και ζημίες

  • Κατάσταση ταμειακής ροής

Για να εντοπίσετε αυτές τις αναφορές, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στην επιλογή εταιρεία και οικονομικό στο μενού αναφορές και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην αναφορά που θέλετε.

  • Εκτύπωση της αναφοράς ισολογισμού για την τελευταία ημέρα του οικονομικού έτους. Για να ορίσετε την ημερομηνία, επιλέξτε τις σωστές τιμές από τη λίστα ως λίστα και τη λίστα ημερομηνιών στη γραμμή εργαλείων. Στη λίστα βάση αναφοράς , επιλέξτε είτε μετρητά είτε σε δεδουλευμένηβάση, ανάλογα με τη μέθοδο λογιστικής που χρησιμοποιεί η εταιρεία.

  • Για την αναφορά κέρδη και ζημίες, επιλέξτε μια περιοχή ημερομηνιών που αντιστοιχεί στην πρώτη και την τελευταία ημέρα του οικονομικού έτους. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε τις σωστές τιμές από τη λίστα περιοχή ημερομηνιών , τη λίστα από και τη λίστα προς στη γραμμή εργαλείων. Στη λίστα βάση αναφοράς , επιλέξτε μετρητά ή δεδουλευμένη, ανάλογα με τη μέθοδο λογιστικής που χρησιμοποιεί η εταιρεία.

  • Για την αναφορά της δήλωσης ταμειακών ροών, επιλέξτε μια περιοχή ημερομηνιών που αντιστοιχεί στην πρώτη και την τελευταία ημέρα του οικονομικού έτους. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε τις σωστές τιμές από τη λίστα περιοχή ημερομηνιών , τη λίστα από και τη λίστα προς στη γραμμή εργαλείων.

Βήμα 7: Ρύθμιση νέου οικονομικού έτους

Πρέπει να ρυθμίσετε ένα νέο οικονομικό έτος, ώστε να είστε έτοιμοι να εισαγάγετε συναλλαγές για το επόμενο έτος.

  1. Στο μενού εταιρεία , κάντε κλικ στην επιλογή Διαχείριση οικονομικού έτους.

  2. Κάντε κλικ στην επιλογή νέο οικονομικό έτος. Μια προεπιλεγμένη ημερομηνία συμπληρώνει το πλαίσιο Έναρξη του οικονομικού έτους . Αυτή η ημερομηνία βασίζεται στην τελευταία ημερομηνία του προηγούμενου οικονομικού έτους. Δεν μπορείτε να αλλάξετε αυτήν την ημερομηνία.

  3. Στο πλαίσιο Κλείσιμο οικονομικού έτους , πληκτρολογήστε την τελευταία ημέρα του επόμενου οικονομικού έτους ή επιλέξτε την ημερομηνία από το ημερολόγιο.

  4. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Βήμα 8: κλείσιμο του οικονομικού έτους

Μπορείτε να έχετε απεριόριστο αριθμό ανοικτών οικονομικών ετών. Όταν κλείνετε οικονομικά έτη, πρέπει να τα κλείνετε με χρονολογική σειρά. Όταν κλείνετε ένα οικονομικό έτος, εμφανίζονται οι ακόλουθες δραστηριότητες:

  • Οι Λογαριασμοί ισολογισμού αθροίζονται και το υπόλοιπο μεταφέρεται ως το υπόλοιπο έναρξης για το επόμενο έτος.

  • Οι καταχωρήσεις χρονικού δημιουργούνται για τον μηδενισμό όλων των λογαριασμών εσόδων και εξόδων. Η διαφορά καταχωρείται στο λογαριασμό κερδών που διατηρούνται.

  • Η κατάσταση του οικονομικού έτους έχει καθοριστεί σε κλειστή.

Για να κλείσετε το οικονομικό έτος, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

  1. Στο μενού εταιρεία , κάντε κλικ στην επιλογή Διαχείριση οικονομικού έτους.

  2. Από τη λίστα λίστα περιόδων , επιλέξτε το έτος που θέλετε να κλείσετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Κλείσιμο οικονομικού έτους.

  3. Εάν σας ζητηθεί να μετακινήσετε το καθαρό εισόδημα στο λογαριασμό διατηρούνται τα κέρδη, κάντε κλικ στην επιλογή Ναι.

Βήμα 9: εκτύπωση μιας αναφοράς ισοζύγιο μετά το κλείσιμο του οικονομικού έτους

Για να εκτυπώσετε την αναφορά ισοζύγιο, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

  1. Στο μενού αναφορές , επιλέξτε εταιρικό και οικονομικόκαι, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή ισοζύγιο.

  2. Στο πλαίσιο κατά , κάντε κλικ στην επιλογή Προσαρμογή.

  3. Στο πλαίσιο ημερομηνία , πληκτρολογήστε την πρώτη ημέρα του επόμενου οικονομικού έτους ή επιλέξτε την ημερομηνία από το ημερολόγιο.

  4. Στο μενού Προβολή , κάντε κλικ στην επιλογή Ανανέωση αναφοράς.

  5. Στο μενού αρχείο , κάντε κλικ στην επιλογή Εκτύπωση.

  6. Συγκρίνετε αυτήν την αναφορά με την αναφορά ισοζύγιο που δημιουργήσατε στην ενότητα "Εκτύπωση αναφοράς δοκιμαστικού υπολοίπου πριν κλείσετε το οικονομικό έτος". Επαληθεύστε τα εξής:

    • Το υπόλοιπο μεταφέρεται στο επόμενο έτος.

    • Τα υπόλοιπα των λογαριασμών εσόδων και εξόδων είναι μηδενικά και η διαφορά καταχωρείται στο λογαριασμό κερδών που διατηρούνται.

    • Οι συνολικές χρεώσεις και οι συνολικές πιστώσεις στην αναφορά ισοζύγιο που εκτυπώνετε μετά το κλείσιμο του οικονομικού έτους συμφωνούν με τις συνολικές χρεώσεις και τις συνολικές πιστώσεις στην αναφορά ισοζύγιο που εκτυπώνετε πριν κλείσετε το οικονομικό έτος.

  7. Εάν πρέπει να προσαρμόσετε τις καταχωρήσεις, κάντε κλικ στην επιλογή Νέα καταχώρηση χρονικού στο μενού εταιρεία .

Βήμα 10: δημιουργία αντιγράφου ασφαλείας της βάσης δεδομένων της εταιρείας μετά το κλείσιμο του οικονομικού έτους

Σημειώσεις

  • Βεβαιωθείτε ότι δεν έχει ανοίξει κανείς τη βάση δεδομένων της εταιρείας.

  • Εκτελέστε αυτό το βήμα στον υπολογιστή στον οποίο βρίσκεται η βάση δεδομένων.

Για να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας της βάσης δεδομένων της εταιρείας, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

  1. Ξεκινήστε τις μικρές επιχειρήσεις λογιστικής 2006, λογιστική Express ή Professional λογιστικής και, στη συνέχεια, ανοίξτε τη βάση δεδομένων της εταιρείας για την οποία θέλετε να δημιουργήσετε αντίγραφο ασφαλείας.

  2. Στο μενού αρχείο , επιλέξτε βοηθητικά προγράμματακαι, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή βοηθητικά προγράμματα δεδομένων.

  3. Στην καρτέλα Βασικά εργαλεία , κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία αντιγράφου ασφαλείας.

  4. Κάντε κλικ στην επιλογή Αναζήτηση.

  5. Πληκτρολογήστε ένα όνομα για το αρχείο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση.Σημείωση Χρησιμοποιήστε ένα διαφορετικό όνομα αρχείου από εκείνο που χρησιμοποιήσατε όταν δημιουργήσατε το αρχείο αντιγράφου ασφαλείας πριν κλείσετε το οικονομικό έτος. Ο προεπιλεγμένος τύπος αρχείου είναι συμπιεσμένο αρχείο αντιγράφων ασφαλείας (*. zip). Η προεπιλεγμένη θέση αρχείου είναι στην ακόλουθη διαδρομή:

    My Documents\Small Business Accounting\Backups

  6. Εάν θέλετε να περιορίσετε την πρόσβαση στο αντίγραφο ασφαλείας, πληκτρολογήστε έναν κωδικό πρόσβασης στο πλαίσιο Κωδικός πρόσβασης και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε ξανά τον κωδικό πρόσβασης στο πλαίσιο Επαλήθευση κωδικού πρόσβασης .

  7. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

  8. Όταν λάβετε το μήνυμα ότι το αντίγραφο ασφαλείας ολοκληρώθηκε με επιτυχία, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

  9. Κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο.

Συνήθεις ερωτήσεις (FAQ)

Q1: μπορώ να αποθηκεύσω μια συναλλαγή εάν έκλεισα το οικονομικό έτος; Μπορούν οι συναλλαγές να αποθηκευτούν σε ένα κλειστό έτος;A1: Δεν μπορείτε να αποθηκεύσετε μια συναλλαγή αφού κλείσετε το έτος. Ωστόσο, μπορείτε να ανοίξετε ξανά το έτος και, στη συνέχεια, να αποθηκεύσετε μια συναλλαγή. Εάν repoen ένα έτος που δεν είναι το τρέχον έτος, πρέπει να ανοίξετε ξανά το συγκεκριμένο έτος και όλα τα κλειστά έτη που μεσολάβησαν με αντίστροφη χρονολογική σειρά, ξεκινώντας με το πιο πρόσφατο έτος και δουλεύοντας προς τα πίσω. Αφού κάνετε οποιεσδήποτε αλλαγές, πρέπει να κλείσετε όλα τα ανοιχτά έτη με χρονολογική σειρά, ξεκινώντας από το παλαιότερο έτος και δουλεύοντας προς τα εμπρός. Για να ανοίξετε ξανά ένα κλειστό έτος, πρέπει να σας εκχωρηθεί ή να έχετε συνδεθεί ως ένας από τους ακόλουθους ρόλους:

  • Κάτοχος στο Small Business Accounting 2006, στη λογιστική Express ή στη λογιστική Professional

  • Λογιστής στη λογιστική των μικρών επιχειρήσεων 2006, στη λογιστική Express ή στη λογιστική Professional

  • Διαχειριστής στον υπολογιστή που εκτελεί το Small Business Accounting 2006, λογιστική Express ή Professional λογιστικής

Q2: πόσα οικονομικά έτη μπορώ να διατηρήσω ανοιχτά;A2: Δεν υπάρχει όριο στον αριθμό των οικονομικών ετών που μπορείτε να διατηρήσετε ανοιχτά. Q3: πρέπει να κλείσω ένα οικονομικό έτος πριν από την πρώτη ημέρα του επόμενου οικονομικού έτους;A3: Μπορείτε να κλείσετε ένα οικονομικό έτος οποιαδήποτε στιγμή μετά την τελευταία ημέρα του έτους. Ωστόσο, μέχρι να κλείσετε ένα οικονομικό έτος, το υπόλοιπο ανοίγματος για τους λογαριασμούς ισολογισμού δεν θα προχωρήσει στο νέο έτος. Επιπλέον, οι λογαριασμοί εξόδων δεν θα μηδενίζεται και η διαφορά δεν θα εφαρμόζεται στο λογαριασμό κερδών που διατηρούνται.Q4: Τι συμβαίνει σε έναν ανενεργό λογαριασμό όταν κλείνω ένα οικονομικό έτος;A4: Εάν έχετε έναν ανενεργό λογαριασμό κατά το κλείσιμο του οικονομικού έτους, η κατάσταση του λογαριασμού δεν αλλάζει. Αυτό ισχύει ανεξάρτητα από το εάν ο ανενεργός λογαριασμός έχει υπόλοιπο. Q5: Πώς μπορώ να δω την καταχώρηση χρονικού που αντιπροσωπεύει τους λογαριασμούς εσόδων και εξόδων που έχουν μηδενιστεί και, στη συνέχεια, έχουν δημοσιευτεί στο λογαριασμό κερδών που διατηρούνται;A5: Για να προβάλετε την καταχώρηση χρονικού, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

  1. Στο μενού εταιρεία , επιλέξτε εταιρικές λίστεςκαι, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή γράφημα λογαριασμών.

  2. Στη λίστα λογιστικό σχέδιο, κάντε διπλό κλικ στο λογαριασμό εσόδων από κέρδη που διατηρούνται για να ανοίξετε το μητρώολογαριασμών.

  3. Κάντε διπλό κλικ στη γραμμή που πληροί τα παρακάτω κριτήρια:

    • Η ημερομηνία είναι η τελευταία ημέρα του κλειστού οικονομικού έτους

    • Η Memo Περιγραφή του πλαισίου υπομνήματος κλείνει το οικονομικό έτος.

Χρειάζεστε περισσότερη βοήθεια;

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Συμμετοχή στο Microsoft Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×