Καθώς η ομάδα σας συνεργάζεται μαζί, θα έχετε αναμφίβολα αρχεία στα οποία θα θέλετε να κάνετε κοινή χρήση και συνεργασία. Οι ομάδες διευκολύνουν την κοινή χρήση αρχείων και την εργασία μαζί τους. Εάν εργάζεστε σε αρχεία του Word, του Excel, του PowerPoint ή του Visio, οι συνάδελφοί σας μπορούν ακόμη και να προβάλουν, να επεξεργαστούν και να συνεργαστούν σε αυτά, ακριβώς εντός των ομάδων (ηεπεξεργασία στο Visio απαιτεί άδεια χρήσης).
Σημείωση: Εάν το αρχείο δεν είναι ένας από τους τύπους που αναφέρονται παραπάνω, πρέπει να προβληθεί είτε στο SharePoint είτε στην αντίστοιχη εφαρμογή του.
Η βιβλιοθήκη αρχείων σας
Μέσα σε κάθε ομάδα υπάρχουν κανάλια. Σκεφτείτε αυτά τα κανάλια ως θέση για ολόκληρη την ομάδα σας για να συζητήσετε ένα συγκεκριμένο θέμα, όπως η επερχόμενη εκπαίδευση ή οι ενημερώσεις έργου. Κάθε κανάλι έχει το δικό του φάκελο αρχείων όπου μπορείτε να κάνετε κοινή χρήση αρχείων για το συγκεκριμένο κανάλι. Για να αποκτήσετε πρόσβαση σε αυτόν το φάκελο, μεταβείτε στο κανάλι και επιλέξτε την καρτέλα αρχεία επάνω από το παράθυρο συνομιλίας.
Σημείωση: Βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε την καρτέλα " αρχεία " στο επάνω μέρος του παραθύρου συνομιλίας καναλιού αντί για το κουμπί " αρχεία " στην αριστερή πλευρά της εφαρμογής. Αυτό το κουμπί σάς παρέχει πρόσβαση σε όλα τα αρχεία σας στο cloud και όχι μόνο στα αρχεία ενός συγκεκριμένου καναλιού.
Στη βιβλιοθήκη, μπορείτε να αποστείλετε υπάρχοντα αρχεία ή να δημιουργήσετε νέα. Όταν αποστείλετε ένα αρχείο, δημιουργεί ένα αντίγραφο στο teams.
Αποστολή υπαρχόντων αρχείων
Υπάρχουν δύο βασικοί τρόποι για να αποστείλετε υπάρχοντα αρχεία στη βιβλιοθήκη σας. Και οι δύο μέθοδοι ξεκινούν μεταβαίνοντας στο φάκελο αρχεία για το κανάλι σας και τις δύο μεθόδους, από προεπιλογή, αποστολή αντιγράφων των αρχείων σας στο φάκελο "αρχείο καναλιού".
-
Σύρετε και αποθέστε -χρησιμοποιώντας το ποντίκι, σύρετε το αρχείο από το σημείο όπου βρίσκεται τη συγκεκριμένη στιγμή και αποθέστε το στο παράθυρο ομάδες ανάμεσα στα αρχεία.
-
Αποστολή -επιλέξτε Αποστολήκαι, στη συνέχεια, επιλέξτε το αρχείο (ή τα αρχεία) που θέλετε να αποστείλετε και, στη συνέχεια, επιλέξτε Άνοιγμα.
Όλα τα αρχεία που αποστέλλετε θα είναι προσβάσιμα από οποιοδήποτε μέλος της ομάδας σας. Και ακριβώς όπως στο SharePoint, μπορείτε να καρφιτσώσετε συγκεκριμένα αρχεία στο επάνω μέρος της λίστας σας για εύκολη πρόσβαση.
Δημιουργία αρχείου
Για να δημιουργήσετε ένα έγγραφο του Word, του PowerPoint ή του Excel στο teams, επιλέξτε Δημιουργίακαι, στη συνέχεια, επιλέξτε το είδος του αρχείου που θέλετε να δημιουργήσετε. Το νέο αρχείο θα ανοίξει στις ομάδες, ώστε να μπορείτε να ξεκινήσετε την επεξεργασία του και, εάν προτιμάτε να εργαστείτε στην έκδοση υπολογιστή της εφαρμογής, επιλέξτε Άνοιγμα στην εφαρμογή υπολογιστή στο επάνω μέρος της εφαρμογής, στο μέσο της κορδέλας.
Μόλις δημιουργηθεί, το νέο αρχείο θα είναι διαθέσιμο και για την επεξεργασία των μελών της ομάδας σας.
Σημείωση: Οι χρήστες του Linux δεν θα μπορούν να ανοίγουν αρχεία με την εφαρμογή υπολογιστή του Office.
Επεξεργασία αρχείου από κοινού
Τα αρχεία που έχουν αποσταλεί και μοιραστεί σε μια ομάδα είναι προσβάσιμα σε κάθε μέλος της ομάδας. Στο Microsoft 365 για το Web, το Office για Android ή iOS ή τις πιο πρόσφατες εφαρμογές από το Microsoft 365, εσείς και τα μέλη της ομάδας σας μπορείτε να επεξεργαστείτε από κοινού έγγραφα του Word, του PowerPoint ή του Excel ή να σχολιάσετε αρχεία του Visio. Δεν χρειάζεται να κάνετε ανάληψη ελέγχου των αρχείων ή να ανησυχείτε για το αν κάποιος από τους συναδέλφους σας έχει ανοιχτό το έγγραφο. Απλώς ανοίξτε το αρχείο που θέλετε να επεξεργαστείτε και εάν τα άλλα μέλη της ομάδας το επεξεργάζονται επίσης, οι αλλαγές σας θα συγχωνευθούν απρόσκοπτα καθώς εργάζεστε.
Κοινή χρήση με άτομα εκτός της ομάδας σας
Εάν το αρχείο είναι ένα αρχείο Word, Excel, PowerPoint ή Visio, ο ευκολότερος τρόπος για να το μοιραστείτε είναι να ανοίξετε το αρχείο στην αντίστοιχη εφαρμογήMicrosoft 365 για το Web ή υπολογιστή. Επιλέξτε κοινή χρήση στην επάνω δεξιά γωνία του παραθύρου. Από εκεί, εισαγάγετε τα ψευδώνυμα ή τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των ατόμων που θέλετε να στείλετε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη σύνδεση αρχείου ή επιλέξτε Αντιγραφή σύνδεσης για να επιλέξετε πού θα κάνετε κοινή χρήση της σύνδεσης.
Σημαντικό: Για να κάνετε κοινή χρήση με κάποιον εκτός της ομάδας σας, θα πρέπει να ανοίξετε το αρχείο σε Microsoft 365 για το Web ή στην εφαρμογή υπολογιστή του Office.
Εάν θέλετε να κάνετε κοινή χρήση με άτομα εκτός του οργανισμού σας, ίσως χρειαστεί να επιλέξετε το αναπτυσσόμενο μενού δικαιώματα (ακριβώς επάνω από το σημείο όπου προσθέτετε τα άτομα με τα οποία θέλετε να κάνετε κοινή χρήση) και να επιλέξετε ότι συγκεκριμένα άτομα μπορούν να έχουν πρόσβαση στο αρχείο.
Αφού κάνετε κοινή χρήση του αρχείου, αυτοί οι χρήστες μπορούν να επεξεργαστούν το αρχείο σε πραγματικό χρόνο (εκτός και αν δεν έχετε επιμεληθεί την επεξεργασία στο παράθυρο διαλόγου ρυθμίσεις σύνδεσης), όπως μπορούν να κάνουν τα άλλα μέλη της ομάδας σας.
Σημείωση: Οι χρήστες του Linux δεν θα έχουν τη δυνατότητα να ανοίγουν αρχεία με την εφαρμογή υπολογιστή του Office και θα πρέπει να χρησιμοποιούν το Office για το Web.
