Importar o vincular a datos en una base de datos de SQL Server

Puede vincular a datos o importar datos desde una base de datos de SQL Server. Para obtener más información, vea SQL Server 2016.

• Cuando establece un vínculo a los datos, Access crea una conexión bidireccional que sincroniza los cambios entre Access y la base de datos de SQL Server.
• Al importar datos, Access crea una copia única de los datos. Los cambios en Access o en la base de datos de SQL Server no se sincronizan.

Antes de comenzar

Para facilitar el proceso, realiza estos preparativos antes de vincular o importar:

• Busque el nombre del servidor de bases de datos de SQL Server, identifique la información de conexión que necesita y elija un método de autenticación (Windows o SQL Server). Para obtener más información acerca de los métodos de autenticación, consulte Conectarse al servidor (motor de base de datos) y Proteger la base de datos.
• Identifique las tablas o vistas que quiera vincular o importar, así como los campos con valores únicos de las tablas vinculadas. Puede vincular o importar más de una tabla o vista en una misma operación.
• Tenga en cuenta el número de columnas de cada tabla o vista. Access no admite más de 255 campos en una tabla, por lo que solo vincula o importa las primeras 255 columnas. Como solución alternativa, puede crear una vista en la base de datos de SQL Server para tener acceso a las columnas que superen el límite.
• Determine la cantidad total de datos que se importarán. El tamaño máximo de una base de datos de Access es de 2 GB, menos el espacio necesario para los objetos del sistema. Si la base de datos de SQL Server contiene tablas de gran tamaño, es posible que no pueda importarlas todas en una única base de datos de Access. En ese caso, puede vincular los datos, en lugar de importarlos.
• Proteja la base de datos de Access y la información de conexión que contenga con una ubicación de confianza y una contraseña de la base de datos de Access. Esto es especialmente importante si guarda la contraseña de SQL Server en Access.
• Planee con antelación si quiere crear relaciones adicionales. Access no crea automáticamente relaciones entre tablas relacionadas al finalizar una operación de importación. Puede crear de forma manual las relaciones entre tablas nuevas y existentes con la ventana Relaciones. Para más información, vea ¿Qué es la ventana Relaciones? y Crear, modificar o eliminar una relación.

Fase 1: Introducción

1. Seleccione Datos> externosnuevo origen>de datos de la base de datos>de SQL Server.

2. En el cuadro de diálogo Obtener datos externos: Base de datos ODBC, siga uno de estos procedimientos:

   • Para importar datos, seleccione Importar los datos de origen en una nueva tabla de la base de datos actual.
   • Para vincular a datos, seleccione Vincular el origen de datos creando una tabla vinculada.

3. Seleccione Aceptar.

Fase 2: Crear o reutilizar un archivo DSN

Puede crear un archivo DSN (nombre del origen de datos) o reutilizar uno existente. Use un archivo DSN cuando desee volver a utilizar la misma información de conexión para diferentes operaciones de vinculación e importación, o cuando desee compartir esa información con otra aplicación que también use archivos DSN. Puede crear un archivo DSN directamente utilizando el Administrador de conexiones de datos. Para obtener más información, vea Administrar orígenes de datos ODBC.

Aunque todavía puede usar versiones anteriores del controlador ODBC de SQL, se recomienda la versión 13.1 porque incluye muchas mejoras y admite nuevas características de SQL Server 2016. Para obtener más información, consulte Microsoft ODBC Driver for SQL Server on Windows.

1. Siga uno de estos procedimientos:

   • Si el archivo DSN que quiere usar ya existe, selecciónelo de la lista.

     

     Según el método de autenticación que especificó en la información de conexión, puede que necesite volver a escribir una contraseña.

   • Para crear un archivo DSN:

     1. Elija Nueva.

        

     2. Seleccione Controlador ODBC 13 para SQL Server y, después, haga clic en Siguiente.

     3. Escriba un nombre para el archivo DSN o seleccione Examinar para crear el archivo en una ubicación diferente.

2. Seleccione Siguiente para revisar la información de resumen y luego seleccione Finalizar.

Fase 3: Usar el Asistente para crear un origen de datos para SQL Server

En el Asistente para crear un origen de datos para SQL Server, siga este procedimiento:

1. En la primera página, escriba la información de identificación:

   • En el cuadro Descripción puede especificar información descriptiva sobre el archivo DSN.
   • En el cuadro Servidor, escriba el nombre de la base de datos de SQL Server. No seleccione la flecha hacia abajo.

2. En la segunda página, seleccione uno de los siguientes métodos de autenticación:

   • Con la autenticación de Windows integrada: conéctese a través de una cuenta de usuario de Windows. También puede especificar un nombre de entidad de seguridad de servicio (SPN). Para obtener más información, vea Nombres de entidad de seguridad de servicio (SPN) en Conexiones de cliente (ODBC).
   • Con la autenticación de SQL Server...: Conéctese introduciendo el identificador de inicio de sesión y la contraseña configurados en la base de datos.

3. En las páginas tres y cuatro, seleccione las opciones que desea personalizar para la conexión. Para obtener más información acerca de estas opciones, consulte Microsoft ODBC Driver for SQL Server.

4. Se mostrará una pantalla para que confirme la configuración. Selecciona Probar origen de datos para confirmar la conexión.

5. Es posible que deba iniciar sesión en la base de datos. En el cuadro de diálogo Inicio de sesión de SQL Server, escriba el identificador de inicio de sesión y la contraseña. Para cambiar otras opciones de configuración, seleccione Opciones.

Fase 4: seleccionar tablas y vistas para vincular a ellas o importarlas

1. En el cuadro de diálogo Vincular tablas o importar objetos , en Tablas, seleccione cada tabla o vista que desee vincular o importar y, después, haga clic en Aceptar.

   

2. En una operación de vinculación, decida si quiere seleccionar la opción Guardar contraseña.

   Seleccionar esta opción significa que no tiene que escribir credenciales cada vez que abra Access y acceda a los datos. Sin embargo, almacena una contraseña sin cifrar en la base de datos de Access. Cualquier persona que pueda acceder al contenido del origen puede ver el nombre de usuario y la contraseña. Si selecciona esta opción, es muy recomendable que almacene la base de datos de Access en una ubicación de confianza y que cree una contraseña para la base de datos de Access. Para obtener más información, vea Decidir si se confía en una base de datos y Cifrar una base de datos con una contraseña de base de datos.

   Si decide no guardar la contraseña y posteriormente cambia de opinión, deberá eliminar y volver a crear la tabla vinculada y, después, seleccionar Guardar contraseña.

Fase 5: Crear especificaciones y tareas (solo importación)

• En el cuadro de diálogo Obtener datos externos: Base de datos ODBC, puede guardar los pasos de importación como una especificación y crear una tarea de Outlook para automatizar la operación de importación de forma periódica. Para obtener más información, vea Guardar los detalles de importación o exportación como especificación.

Resultados

Cuando finaliza una operación de vinculación o importación, las tablas aparecen en el panel de navegación con el mismo nombre que la tabla o vista de SQL Server combinada con el nombre del propietario. Por ejemplo, si el nombre de SQL es dbo.Product, el nombre de Access es dbo_Product. Si ese nombre ya está en uso, Access anexa 1 al nuevo nombre de tabla, como dbo_Product1. Si dbo_Product1 también ya está en uso, Access crea dbo_Product2, y así sucesivamente. Puedes cambiar el nombre de las tablas a uno más significativo.

En una operación de importación, Access nunca sobrescribe una tabla en la base de datos. Aunque no puede anexar directamente datos de SQL Server a una tabla existente, puede crear una consulta de datos anexados después de importar datos de tablas similares.

En una operación de vinculación, si las columnas son de solo lectura en una tabla de SQL Server, también son de solo lectura en Access.

Actualizar el diseño de una tabla vinculada

No se pueden agregar, eliminar o modificar columnas ni cambiar los tipos de datos de una tabla vinculada. Si desea realizar cambios de diseño, hágalos en la base de datos de SQL Server. Para ver los cambios de diseño en Access, actualice las tablas vinculadas:

1. SeleccioneAdministrador de tablas vinculadasa datos> externos.
2. Seleccione las tablas vinculadas que quiera actualizar, haga clic en Aceptar y, después, en Cerrar.

Comparar tipos de datos

Access y SQL Server usan nombres diferentes para algunos tipos de datos. Por ejemplo, una columna de SQL Server que utiliza el tipo de bit datos se importa o vincula a Access como el tipo de Yes/No datos. Para obtener más información, vea Comparar tipos de datos de Access y SQL Server.

¿Qué más debo saber?

• Para obtener información sobre cómo guardar los detalles de la importación en una especificación que se puede volver a usar más adelante, vea el artículo Guardar los detalles de importación o exportación como especificación.
• Para obtener información sobre cómo ejecutar especificaciones de importación guardadas, vea el artículo Ejecutar una operación de importación o exportación guardada.
• Para obtener información sobre cómo programar especificaciones para ejecutarlas en horas específicas, vea el artículo Programar una operación de importación o exportación.
• Para obtener información sobre cómo cambiar el nombre de una especificación, eliminar especificaciones o actualizar los nombres de los archivos de origen en las especificaciones, vea el artículo Administrar tareas de datos.

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