Normalizar los datos con el analizador de tablas

Al importar datos en Access, a veces los datos de origen no se dividen correctamente en tablas relacionadas. Para sacar el máximo partido de Access, los datos deben normalizarse, separados en diferentes tablas, cada una sobre una cosa, que están relacionadas por partes clave de la información. El analizador de tablas puede ayudarle con esta tarea crítica: en la cinta, haga clic en Herramientas de base de datos y, después, en el grupo Analizar , haga clic en Analizar tabla. Un asistente se inicia y le guía por el proceso.

1. Tabla original

2. Tablas creadas por el analizador de tablas

3. Consulta creada por el analizador de tablas

4. Lista de búsqueda

Si la base de datos de Microsoft Access tiene una tabla que contiene información repetida en uno o más campos, use el analizador de tablas para dividir los datos en tablas relacionadas de modo que pueda almacenarlos de forma más segura y eficaz. Este proceso se denomina normalización.

El analizador de tablas divide una tabla que contiene información repetida en tablas independientes en las que cada tipo de información se almacena solo una vez. Esto hace que la base de datos sea más eficaz y fácil de actualizar, y reduce su tamaño. Después de que el asistente divida los datos, aún puede ver y trabajar con los datos en un solo lugar haciendo que el asistente cree una consulta.

Puede usar la consulta para actualizar datos de más de una tabla al mismo tiempo. La consulta también ofrece otras características de ahorro de tiempo para aumentar la precisión de los datos.

• Si cambia un campo que se repite en la consulta, todos los registros con ese valor se actualizan automáticamente porque en realidad solo está actualizando un campo en la tabla subyacente de la consulta.
• De las tablas nuevas, la consulta hereda los campos de búsqueda, que le permiten cambiar los valores de los campos eligiendo valores de una lista en lugar de tener que escribir correctamente un valor. La lista de búsqueda busca valores de la tabla subyacente. Cuando el mismo valor se aplica a más de un registro, puede garantizar la precisión y la coherencia eligiendo ese valor de la lista cada vez.
• Los formularios e informes que antes se basaban en la tabla original se basarán automáticamente en la consulta, ya que el asistente asigna el nombre de la tabla original a la consulta y cambia el nombre de la tabla.
• Los formularios e informes existentes basados en la consulta heredarán las actualizaciones automáticas de campos. Los nuevos formularios e informes también heredarán las listas de búsqueda.