Los calendarios de Outlook le permiten crear citas, eventos y reuniones con otros usuarios. Puede tener varios calendarios para diferentes propósitos, importar calendarios de otros proveedores de correo electrónico y servicios como equipos deportivos u organizaciones profesionales.
Crear citas, reuniones y eventos
Las citas, las reuniones y los eventos comparten varias similitudes. Todos tienen una fecha y hora de inicio y finalización, un asunto y una ubicación. Puede crear citas, reuniones y eventos periódicos.
Las citas son bloques de tiempo que puede marcar como libres, ocupados, provisionales, fuera de la oficina o trabajando en otro lugar.
Los eventos son como las citas, excepto que, de forma predeterminada, duran al menos un día completo.
Las reuniones son citas o eventos con otros asistentes.
En la carpeta Calendario, seleccione Nueva cita, Nueva reunión o haga clic en Nuevo elementos y elija Evento de todo el día para empezar. Para obtener más información, consulte Crear o programar una cita, una reunión o un evento.
Crear calendarios adicionales
Puede crear calendarios adicionales en Outlook para mantener ciertas categorías de citas, reuniones y eventos separadas de las demás. Por ejemplo, si usa Outlook para fines comerciales, cree un segundo calendario para citas personales. Puede agregar calendarios para equipos deportivos y otras organizaciones profesionales, o importar esos eventos a su calendario principal.
Para crear un calendario adicional, vaya a una carpeta de calendario. En el lado izquierdo de la pantalla, haga clic con el botón derecho en Mis calendarios. Después seleccione Agregar Calendar. Puede especificar un nombre y una ubicación para el nuevo calendario. Una vez que haga clic en Aceptar, la nueva carpeta de calendario aparecerá junto a la carpeta de calendario existente. Para obtener más información, consulte Crear calendarios adicionales.
Agregar un calendario de Internet o importar eventos desde un archivo .ics
Muchas organizaciones profesionales, incluidos equipos deportivos y clubes, le permiten descargar un archivo que puede usar para agregar una serie de citas o eventos a un calendario existente. Por ejemplo, puede importar todos los juegos de un equipo de fútbol o béisbol determinado.
Para suscribirse a un calendario de Internet, descargue un archivo de calendario con una extensión .ics. Haga doble clic en el archivo que descargó y diga sí si Outlook le pregunta si desea importar o suscribirse al calendario. Para obtener más información, consulte Introducción a la publicación de calendarios de Internet.
Agregar contactos a las reuniones
Si crea una reunión y más tarde desea agregar otro asistente, simplemente abra la reunión desde el calendario y agregue el asistente a la línea Para o desde el Asistente para programación. Después, seleccione Enviar actualización para enviar la convocatoria de reunión al nuevo asistente.
Si desea agregar un asistente a una reunión creada por otra persona, puede reenviar la reunión. Cuando la persona que recibe la reunión reenviada reciba la solicitud en su bandeja de entrada, parecerá proceder del organizador de la reunión. Además, el organizador de la reunión recibirá un aviso de que usted reenvió la reunión al asistente. No puede agregar una persona a una reunión a través del campo CCO .
Nota
Si desea informar a alguien sobre una reunión, pero no invitarlo, basta con arrastrar la convocatoria de reunión de su calendario al icono de Correo de la esquina inferior izquierda de Outlook. Se abrirá un correo electrónico con información sobre la reunión que puede enviar. Tenga en cuenta que este correo electrónico no agrega los destinatarios a la reunión y solo contiene información de la reunión, como la fecha, la hora, el asunto y la agenda.
Crear una cita, una reunión o un evento periódicos
Para que una cita, reunión o evento sea recurrente, al crear el elemento de calendario, seleccione el botón Periodicidad en la cinta de opciones. Outlook ofrece una amplia variedad de opciones de periodicidad.
- Diariamente: use esta opción para crear una reunión cada día o cada X días (donde X es cualquier número entre 1 y 999). También puedes seleccionar todos los días de la semana.
- Semanalmente: use esta opción para crear una reunión que tenga lugar en un día o días específicos cada X semanas (donde X es cualquier número entre 1 y 99). Por ejemplo, si desea crear una reunión que tenga lugar cada dos lunes, active la casilla para lunes y escriba 2 en el cuadro Repetir cada [ ] semana(s).
- Mensualmente: use esta opción para crear una reunión que tenga lugar en un día específico de cada mes o cada pocos meses. También puede seleccionar opciones como el primer miércoles de cada mes, el segundo jueves de cada dos meses o el último lunes de cada tres meses.
- Anual: use esta opción para crear citas que se repitan en un día específico cada año, por ejemplo, un cumpleaños o aniversario, o en un día específico de un mes, por ejemplo, el tercer jueves de noviembre.
Para obtener más información sobre citas, reuniones y eventos periódicos, consulte Hacer que una reunión sea periódica.