Usar el Asistente para programación en Outlook en la web

Instrucciones para la versión clásica de Outlook en la Web

Abrir el Asistente para programación

El Asistente para programación se puede usar antes o después de proporcionar los detalles del evento. Si proporciona la fecha, hora y duración del evento, y agrega asistentes antes de abrir el Asistente para programación, esos detalles se transferirán y podrá cambiarlos según sea necesario.

Al usar el Asistente para programación, inmediatamente podrá ver el calendario de un asistente y determinar su disponibilidad (libre u ocupado) para la fecha y hora del evento.

1. En la barra de herramientas Correo o Calendar, seleccione > abajo Calendar evento.

2. En la página Detalles del nuevo evento, siga uno de estos procedimientos:

   • Agregue detalles del evento (por ejemplo, el título y la ubicación, la fecha y hora de inicio y finalización, y otra información) según sea necesario, agregue personas y, a continuación, seleccione Programación asistente.
   • Seleccione Programación asistente y, si es necesario, agregue asistentes y agregue una sala.

En el panel de detalles del Asistente para programación, puede cambiar la fecha y la hora en que se produce un evento, pero no puede cambiar el título del evento. La página Detalles del evento ofrece opciones que no están disponibles con el Asistente para programación. Entre esas opciones se incluyen, por ejemplo, establecer un aviso de reunión, agregar un aviso por correo electrónico para enviar y proporcionar una descripción u otros detalles sobre el evento.

Agregar asistentes

Los asistentes se pueden agregar a un evento antes o después de seleccionar el Asistente para programación. Si agregó asistentes en la página Detalles del evento, al abrir el Asistente para programación verá los calendarios de esos asistentes en una cuadrícula a la derecha del panel de detalles. Los pasos descritos en esta sección son exclusivamente para agregar un asistente después de abrir el Asistente para programación.

1. En el cuadro Asistentes del panel de detalles , escriba el nombre de la persona a la que desea invitar al evento.
   

   Nota

   A partir del primer carácter que escriba, Outlook hace coincidir su entrada y ofrece los nombres de las personas de su organización o las personas con las que se ha puesto en contacto.

2. Elija un nombre en la lista de sugerencias que aparece debajo del cuadro Asistentes o elija Directorio de búsqueda.

   Nota

   Cada persona que agregue se agregará automáticamente como Obligatorio. Y el calendario de cada persona aparece (en el orden en que se seleccionaron) a la derecha del calendario en el panel de calendario, creando una cuadrícula. A medida que agregue personas verá un recuento del número total de personas invitadas y cuántos conflictos hay.

   

3. Para cambiar el estado de un asistente, haga clic con el botón derecho en el nombre del asistente o, si usa un dispositivo táctil, mantenga pulsado el nombre y siga uno de estos procedimientos:

   • Elija Quitar para eliminar el asistente. O bien, elija Quitar junto al nombre del asistente.
   • Elija Asistencia opcional.

Agregar una sala a su ubicación

Si no ha agregado una sala a la ubicación del evento antes de abrir el Asistente para programación, puede agregar una aquí. Hay un botón Agregar sala en la parte inferior del panel de detalles del Asistente para programación que le permite ver salas de conferencias de la lista de direcciones de su organización. El Asistente de programación solo muestra automáticamente las salas disponibles para la hora que ha establecido actualmente, pero puede ver otras salas si lo desea.

Si la organización tiene muchas salas, el administrador de la organización puede tener organizadas las salas en listas de salas. Las listas son colecciones de salas que suelen incluir características similares, como salas que están en el mismo edificio.

1. Elija Agregar sala.
2. Elija una sala o una lista de salas y, a continuación, seleccione una de las salas disponibles en esa lista.
   

Después de seleccionar una sala, se agrega a la cuadrícula del calendario. Puede cambiar la sala de conferencias eligiendo Cambiar sala. Para eliminar la sala de conferencias, haga clic con el botón secundario en ella o si usa un dispositivo táctil, tóquela y manténgala pulsada y, a continuación, seleccione Eliminar.

Ver calendarios

A medida que agregue asistentes y una ubicación, su información del calendario aparecerá en la cuadrícula del calendario.

Puede seleccionar la vista por días o semanas en la parte superior del calendario. Si selecciona la vista por semanas, la cuadrícula del calendario mostrará una vista combinada de los calendarios de los asistentes.

Enviar la invitación a la reunión

Cuando haya terminado de trabajar en el Asistente para programación, siga uno de estos procedimientos:

• Seleccione Aceptar para guardar los cambios.
• Seleccione Descartar para cancelar.

Volverá a la página detalles del evento nuevo, donde puede terminar de agregar más detalles sobre la reunión si es necesario. Cuando haya terminado, siga uno de estos procedimientos:

• Seleccione Enviar para enviar la invitación al evento.
• Seleccione Descartar para cancelar todos los cambios.