Uno de los primeros pasos para administrar un proyecto es agregar las tareas que realizan el proyecto. La lista de tareas puede ser tan sencilla como una lista de comprobación de cosas que hay que hacer, o puede estar un poco más relacionada, con fechas de inicio y finalización, relaciones con otras tareas y otra información relacionada con las tareas. Una sencilla lista de comprobación de tareas y una lista programada de tareas usan la misma lista en su sitio, por lo que puede empezar con una sencilla lista de comprobación y, después, agregar detalles a las tareas más adelante para convertirla en una lista programada de tareas.
Agregar una sencilla lista de comprobación de tareas
Si acaba de empezar a planear su proyecto, o si no prevé que este proyecto sea especialmente complicado, una sencilla lista de comprobación de tareas puede ser suficiente para que administre su proyecto de forma eficaz. La lista de comprobación puede incluir fechas de vencimiento de las tareas del proyecto y asignaciones a los miembros del equipo del proyecto.
Para agregar una sencilla lista de comprobación de tareas:
- En el Inicio rápido de su sitio, haga clic en Tareas.
- En la página Tareas , haga clic en Editar.
- En la columna Nombre de tarea , escriba un nombre para cada tarea que necesite completarse en el proyecto. Presione Entrar para desplazarse a la línea siguiente después de agregar una tarea.
Recomendación
¿Desea agregar una tarea nueva entre dos tareas que ya están enumeradas? Haga clic en el espacio situado a la izquierda de la casilla de verificación de una tarea existente y, a continuación, presione Insertar. Se agregará una nueva fila encima de la tarea existente que seleccionó. También puede hacer clic en Insertar en el grupo Jerarquía de la pestaña Tareas .
En la columna Fecha de vencimiento , escriba o seleccione una fecha en la que debe completarse cada tarea de la lista. Si no está seguro de cuándo debe completarse una tarea, deje esta columna en blanco para esa tarea.
En la columna Asignado a , escriba o seleccione el nombre de cada persona que trabajará en cada tarea de la lista.
Recomendación
Un procedimiento recomendado es asignar solo una persona a cada tarea. Si necesita asignar más de una persona, esto puede causar problemas al marcar las tareas como completadas. Si Ann termina su trabajo en la tarea, tiene sentido que la marque como completa en su página Mis tareas. Sin embargo, esto marca la tarea como completada para todos los usuarios asignados, no solo para Ann. Es posible que otra persona de la tarea todavía tenga trabajo por hacer. Si decide que aún necesita asignar más de una persona a una tarea, puede separar los nombres con un punto y coma (;).
Cuando haya terminado de agregar su sencilla lista de comprobación de tareas, haga clic en Detener.
Otra forma rápida de agregar una sencilla lista de comprobación de tareas es pegar una lista de una hoja de cálculo de Excel. Siempre que las columnas que use en la hoja de cálculo se alinee con las columnas que se muestran en la página Tareas , puede simplemente hacer clic en la lista de tareas y pegar los datos de la hoja de cálculo. Los nombres se emparejarán con cuentas, si es posible, en la columna Asignado a .
Mientras trabaja en el proyecto, puede seleccionar la casilla junto a cada nombre de tarea cuando se complete la tarea.
Si cree que necesita más control sobre las tareas de su sencilla lista de comprobación, puede usar los pasos de la siguiente sección para agregar detalles a sus tareas, con el fin de crear una lista programada más sólida.
Agregar una lista programada de tareas
Si el proyecto es algo complejo, puede encontrarse con que una lista programada de tareas le ayuda a realizar un seguimiento del trabajo de una forma más manejable.
Para agregar una lista programada de tareas:
En el Inicio rápido de su sitio, haga clic en Tareas.
En la página Tareas , haga clic en Nueva tarea. O bien, en la pestaña Tareas de la cinta de opciones, haga clic en Nuevo elemento.
Nota
Si inicialmente creó una sencilla lista de comprobación de tareas, pero el proyecto se volvió un poco más complicado, puede agregar fácilmente más detalles a las tareas existentes. Para seleccionar una tarea, haga clic en el espacio a la izquierda de la casilla correspondiente y, a continuación, en la pestaña Tareas de la cinta de opciones, haga clic en Editar elemento. Se abrirá la tarea para que pueda agregar más detalles de programación.
Escriba un nombre para la tarea en el cuadro Nombre de tarea .
Escriba o seleccione una fecha de inicio y finalización para la tarea en los cuadros Fecha de inicio y Fecha de vencimiento . Si no está seguro de ninguna de estas fechas, deje esta información por ahora. Siempre puede volver más tarde y agregar información editando la tarea.
Escriba el nombre o la dirección de correo electrónico de la persona en la que quiere trabajar en la tarea en el cuadro Asignado a .
Recomendación
Un procedimiento recomendado es asignar solo una persona a cada tarea. Si necesita asignar más de una persona, esto puede causar problemas al marcar las tareas como completadas. Si Ann termina su trabajo en la tarea, tiene sentido que la marque como completa en su página Mis tareas. Sin embargo, esto marca la tarea como completada para todos los usuarios asignados, no solo para Ann. Es posible que otra persona de la tarea todavía tenga trabajo por hacer. Si decide que aún necesita asignar más de una persona a una tarea, puede separar los nombres con un punto y coma (;).
Si ya se ha iniciado el trabajo en la tarea, escriba un porcentaje en el cuadro % completado para indicar aproximadamente cuánto trabajo se ha realizado y qué queda por hacer.
Recomendación
Este es un campo excelente para que los miembros del equipo de su proyecto actualicen de forma periódica. Puede ayudarle a comprender cómo avanza el trabajo en el proyecto y si el proyecto va por buen camino para finalizar a tiempo.
Escriba una breve descripción de la tarea en el cuadro Descripción si desea proporcionar más detalles sobre el trabajo relacionado. Esto puede ser útil para los ejecutivos u otras partes interesadas que intentan comprender su proyecto.
Use los cuadros y botones junto a Predecesoras para indicar qué tareas del proyecto deben completarse antes de que se inicie la tarea actual.
Por ejemplo, supongamos que crea una tarea denominada "Publicar comunicado de prensa", que no puede comenzar hasta que se haya completado la tarea "Escribir comunicado de prensa". Selecciona la tarea "Escribir comunicado de prensa" en el cuadro de la izquierda y, a continuación, haz clic en Agregar para moverla al cuadro de la derecha. Esto indica que la tarea "Escribir comunicado de prensa" es una tarea predecesora de la tarea "Publicar comunicado de prensa".Seleccione el nivel de prioridad adecuado en la lista Prioridad .
Seleccione el nivel de estado adecuado de la lista Estado de la tarea .
Recomendación
Este es otro campo útil para que los miembros del equipo del proyecto lo actualicen periódicamente. Puede ayudarle a estar al tanto de bloqueos de trabajo, retrasos en la programación y otros problemas críticos con la programación.
Haga clic en Guardar.
Trabajar con la lista de tareas
A medida que trabaja con la lista de tareas, las que tienen fechas de vencimiento enumeradas en rojo se retrasan. Una vez que marque una tarea retrasada como completada seleccionando la casilla situada junto a la tarea, la fecha de vencimiento ya no aparecerá como texto rojo.
Además, puede cambiar entre diferentes vistas de la lista de tareas haciendo clic en los vínculos de vista situados encima de la lista. Puede elegir entre Todas las tareas, Calendar, Completadas, Diagrama de Gantt, Tareas retrasadas, Mis tareas y Próximas, o puede modificar una vista existente o crear su propia vista de la lista de tareas. Si la vista que desea usar no aparece encima de la lista de tareas, haga clic en Hacer clic para ver opciones adicionales (...) junto a los vínculos de vista y elija la vista que desea usar. Para obtener más información sobre cómo crear su propia vista, vea Crear, cambiar o eliminar una vista de una lista o biblioteca.
Después de agregar tareas detalladas al proyecto, es posible que desee: