Crear una lista externa

Una lista externa es un componente clave de las soluciones de SharePoint basadas en datos externos. Usted puede leer y escribir datos externos del mismo modo que usa una lista de SharePoint. Una lista externa se asemeja mucho en apariencia y comportamiento a una lista nativa, pero hay algunas diferencias de comportamiento. Por ejemplo, puede crear vistas y usar valores calculados con fórmulas, pero no adjuntar archivos o seguir versiones.

Para obtener más información, consulte Buscar contenidos sobre datos externos.

¿Qué desea hacer?

• Antes de comenzar
• Crear una lista externa
• Crear una vista de una lista externa

Antes de comenzar

Para trabajar con datos externos es necesario realizar varias tareas necesarias para habilitar el acceso seguro a los datos. La siguiente información puede ayudarle a planear los pasos siguientes. Además, si experimenta problemas al intentar trabajar con datos externos, esta información puede ayudarle a identificar el problema. Para acceder a datos externos, usted o un administrador deben hacer lo siguiente:

Preparar el origen de datos externo Es posible que un administrador deba crear una cuenta y proporcionar permisos para el origen de datos para asegurarse de que las personas adecuadas tienen acceso a los datos y que los datos no terminan en malas manos. Es posible que en una base de datos externa el administrador también desee crear consultas, vistas, tablas, etc. específicas para limitar los resultados a los niveles necesarios y mejorar el rendimiento.

Configurar cuentas y servicios de SharePoint Un administrador debe activar los Servicios de conectividad a datos empresariales y el Servicio de almacenamiento seguro.

Configurar servicios de almacenamiento seguro Un administrador debe hacer lo siguiente: determinar el mejor modo de acceso para el origen de datos externo, crear una aplicación de destino y establecer las credenciales para la aplicación de destino.

Configurar los servicios de conectividad a datos empresariales Un administrador debe asegurarse de que el usuario que crea el tipo de contenido externo tiene permiso para el almacén de metadatos de conectividad a datos empresariales y que los usuarios adecuados tienen acceso al tipo de contenido externo en el que se basa la lista externa.

Crear un tipo de contenido externo Un usuario debe definir un tipo de contenido externo que contenga información sobre conexiones, acceso, métodos de operación, columnas, filtros y otros metadatos usados para recuperar los datos del origen de datos externo.

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Crear una lista externa

1. En el menú Configuración , haga clic en Ver todo el contenido del sitio y, a continuación, haga clic en Crear.

2. En la categoría Filtrar por , haga clic en Listas, haga clic en Lista externa y, a continuación, haga clic en Crear.

3. Escriba el Nombre de la lista. El nombre es obligatorio.
   El nombre aparece en la parte superior de la lista en la mayoría de las vistas, forma parte de la dirección web de la página de lista y aparece en la navegación del sitio para ayudar a los usuarios a encontrar la lista. Puede cambiar el nombre de una lista, pero la dirección web seguirá siendo la misma.

4. Escriba la Descripción de la lista. La Descripción es opcional.
   La descripción aparece debajo del nombre en la mayoría de las vistas.

5. Para agregar un vínculo al Inicio rápido, compruebe que Sí está seleccionado en la sección Navegación .

6. En la sección Configuración de origen de datos, elija el tipo de contenido externo que desea usar como origen de datos para esta lista externa mediante uno de los procedimientos siguientes:

   • Si escribe el nombre de la lista, haga clic en Comprobar si existe el tipo de contenido externo para asegurarse de que ha escrito el nombre correcto.
   • Si no está seguro del nombre del tipo de contenido externo o si hay muchos tipos de contenido externo entre los que elegir, haga clic en Seleccionar tipo de contenido externo.

7. Haga clic en Crear.

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Crear una vista de una lista externa

1. En Inicio rápido, haga clic en el nombre de la lista externa para la que desea crear una vista.
2. Haga clic enVista Crear lista>.
3. Haga clic en una opción de vista, como Standard Vista o una vista existente en la que desee basar la nueva vista.
4. En el cuadro Nombre de la vista , escriba el nombre de la vista.
5. Si desea que esta sea la vista predeterminada de la lista externa, seleccione Hacer que esta sea la vista predeterminada. Solo una vista pública puede ser la vista predeterminada.
6. En la sección Audiencia , en Ver audiencia, seleccione Crear una vista personal o Crear una vista pública.
   Si Crear una vista pública está deshabilitado, es posible que no tenga los permisos necesarios para crear una vista pública para esta lista externa.
7. En la sección Columnas , seleccione las columnas que desee en la vista y borre las columnas que no desee. Junto a las columnas seleccionadas, en las listas desplegables, seleccione el orden de las columnas en la vista.
8. El autor del tipo de contenido externo puede haber definido uno o varios filtros de origen de datos que filtran los datos en el origen de datos externo para ayudar a mejorar el rendimiento. Si está disponible, escriba los valores en la sección Filtros de origen de datos .
9. Configure otras opciones para la vista, como una operación de filtrado o ordenación local, un grupo por o totales y, a continuación, haga clic en Aceptar.

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