Cuando el contenido de un sitio está organizado lógicamente y es fácil de encontrar, es más fácil de mantener y administrar, y los usuarios del sitio son más productivos. Como administrador de la colección de sitios o propietario de un sitio, es posible que desee planear la estrategia del sitio antes de crear el sitio. En este artículo, exploramos:
- ¿Qué tipo de contenido tendrá en los sitios?
- ¿Cómo encontrarán el contenido los usuarios y cómo obtendrán acceso al mismo?
- ¿Qué necesitan hacer los usuarios con el contenido?
¿Qué tipo de contenido tendrá en los sitios?
Una vez que haya pensado en el número y el tipo de sitios que desea, planee el contenido que se almacenará en estos sitios. El objetivo de esta planificación del contenido es determinar:
- Qué tipos de listas, bibliotecas o páginas desea crear en los sitios para organizar el contenido Las bibliotecas se pueden usar para almacenar documentos y otros archivos, mientras que las listas pueden ser útiles para realizar un seguimiento de tareas o problemas. Las páginas son elementos individuales de un sitio donde puede mostrar contenido, aplicaciones, vínculos y mucho más.
- Qué tipos de aplicaciones quieres incluirAplicaciones integradas de SharePoint, como bibliotecas de documentos y listas, pero también puede crear sus propias aplicaciones o comprar aplicaciones de terceros en la Tienda SharePoint.
- Si desea crear tipos de contenido Los tipos de contenido le ayudan a personalizar la forma en que controla y realiza un seguimiento de determinados tipos de contenido.
Es posible que su organización desee llevar a cabo este tipo de planificación de forma centralizada (especialmente en el caso de los tipos de contenido), pero este es también el tipo de planificación que debe animar a los propietarios de sitios individuales a realizar a medida que personalizan los sitios de los que son responsables.
¿Qué tipos de aplicaciones desea agregar?
Además de pensar acerca de los tipos de contenido, puede pensar en las otras clases de información que se almacenarán en los sitios, o en las clases de tareas que los usuarios de la organización desearían administrar con los sitios. Esto le ayudará a planear las diferentes clases de aplicaciones que puede ser conveniente agregar a los sitios para empezar. Por ejemplo, si sabe que desea disponer de un sitio para almacenar documentos, probablemente desee agregar una biblioteca de documentos. Si sabe que desea realizar un seguimiento de fechas importantes, probablemente necesite un calendario.
No es necesario agregar todas las aplicaciones que podría llegar a necesitar inmediatamente. Los propietarios de los sitios pueden agregar y quitar aplicaciones más adelante, a medida que cambien las necesidades de la empresa. Sin embargo, planear con anterioridad cómo personalizar el contenido de los sitios puede ayudarle a asegurarse de que los sitios sean inmediatamente útiles para los usuarios.
SharePoint incluye aplicaciones integradas que son útiles para una amplia gama de propósitos empresariales, desde la administración y el almacenamiento de documentos hasta la administración y el seguimiento de proyectos, hasta la comunicación. Puede agregar varias instancias de estos tipos de aplicaciones a los sitios. También puede comprar y agregar aplicaciones de terceros desde la Tienda SharePoint a su sitio.
Para obtener más información, vea Agregar una aplicación a un sitio y Comprar una aplicación desde la Tienda SharePoint.
¿Necesita definir tipos de contenido?
Los tipos de contenido permiten a los usuarios del sitio crear rápidamente tipos de contenido especializados mediante el comando Nuevo elemento o Nuevo documento en una lista o una biblioteca. Los tipos de contenido son útiles ya que proporcionan a los propietarios de sitios una forma de garantizar que el contenido sea coherente en todos los sitios. Los tipos de contenido también permiten que una sola lista o biblioteca contenga varios tipos de elementos o tipos de documentos. Los propietarios de sitios pueden configurar previamente detalles específicos sobre el contenido al configurar los tipos de contenido para un sitio, una lista o una biblioteca.
Los propietarios de sitios pueden definir tipos de contenido para elementos de lista, documentos o carpetas.
Puede resultarle útil definir tipos de contenido para algunos de sus contenidos si los contenidos cumplen alguno de los siguientes criterios:
| Si esto es verdadero: | Los tipos de contenido pueden ser útiles de las siguientes maneras: |
|---|---|
| Tiene determinados tipos de documentos con un formato o propósito estándar y desea que sean uniformes en toda la organización. | Configure los tipos de contenido de sitio para estos tipos de documentos en el nivel de sitio de grupo para que estén disponibles para su uso en todos los subsitios del sitio de grupo. De este modo, todos los usuarios de la organización crearán estos documentos de manera coherente. |
| Tiene determinadas plantillas que los usuarios deben usar para determinados tipos de documentos. | Agregue estas plantillas de documento a los tipos de contenido relevantes para que todos los documentos nuevos creados a partir del tipo de contenido usen la plantilla. |
| Existe un conjunto estándar de información de cuyos tipos de documentos o elementos concretos desea realizar el seguimiento. | Agregue columnas al tipo de contenido para realizar un seguimiento de esta información. Si algún dato es particularmente vital, puede designar estas columnas como obligatorias. También puede proporcionar valores predeterminados para columnas específicas cuando configure el tipo de contenido. |
| Hay un proceso de negocio definido para la forma en que se administran o revisan siempre tipos de documentos específicos. | Considere configurar flujos de trabajo para tipos de contenido específicos. Puede usar flujos de trabajo para administrar procesos de negocio, como la revisión o aprobación de documentos. |
Después de identificar el contenido para el que podría querer definir tipos de contenido, debe pensar en dónde desea definir los tipos de contenido. Si define tipos de contenido de sitio en el nivel Sitio de grupo, estarán disponibles para su reutilización en las listas y bibliotecas de todos los subsitios del sitio de grupo. Los propietarios de sitios individuales también pueden definir tipos de contenido de sitio para sus sitios, aunque estos tipos de contenido estarán disponibles para su uso en listas y bibliotecas solo en ese sitio y en los sitios que contenga.
Puede que le resulte útil crear una hoja de cálculo o tabla que capture la información que desea incluir al definir los tipos de contenido. Por ejemplo, puede empezar por crear algo básico como la tabla siguiente y, luego, adaptarlo de forma que incluya toda la información adicional de la que quiera realizar un seguimiento, como los sitios o los equipos que usarán los tipos de contenido:
| Nuevo tipo de contenido | Tipo de contenido primario | Columnas | Plantilla de documento | Flujos de trabajo |
|---|---|---|---|---|
| Especifique el nombre del tipo de contenido que desea crear. | Especifique el tipo de contenido primario a partir del que se creará. | Enumere la columna nueva o existente que desea agregar al tipo de contenido. | Especifique si habrá una plantilla de documento asociada al tipo de contenido. | Especifique si habrá flujos de trabajo asociados al tipo de contenido. |
Para obtener más información acerca de cómo trabajar con tipos de contenido, consulte Creación o personalización de un tipo de contenido.
¿Cómo buscarán el contenido y obtendrán acceso a él los usuarios?
Piense cómo buscarán y usarán los usuarios el contenido de sus sitios de SharePoint. Este tipo de planificación le ayudará a tomar decisiones sobre cómo configurar la navegación y la búsqueda en el Sitio de grupo y sus subsitios.
¿Qué sitios quiere incluir en la navegación global?
Para planear la navegación, puede resultarle útil crear un diagrama de los sitios de la jerarquía de sitios. Si ya creó un diagrama al planificar los sitios, puede empezar por ese diagrama y modificarlo. Incluya todos los subsitios del Sitio de grupo. Es posible que también desee incluir las listas o bibliotecas importantes que existen en el sitio de grupo y sus subsitios. Esto le ayudará a identificar de un vistazo los destinos importantes que los usuarios del sitio podrían querer buscar si empiezan desde la página principal del sitio de grupo.
La navegación superior de un sitio proporciona lo que se conoce como navegación global.
De forma predeterminada, cada sitio utiliza su propia navegación superior, pero puede optar por permitir que los sitios hereden la navegación superior del sitio primario, de modo que la experiencia de navegación de todos los sitios sea coherente. Puede configurar qué sitios aparecerán en la navegación superior. También puede incluir vínculos a todas las demás direcciones URL que desee, si quiere integrar vínculos a recursos externos en la navegación del sitio. Para obtener más información sobre cómo personalizar la navegación superior, consulte Personalización de la navegación del sitio de grupo.
Si tiene muchos subsitios para el sitio de grupo, es posible que no desee exponerlos todos en la barra de vínculos superior, ya que esto podría ser abrumador para los usuarios del sitio. Pero tampoco querrá que el contenido o los sitios más importantes sean imposibles de encontrar. Utilice el diagrama de jerarquía del sitio para identificar los sitios clave que quiere exponer en la navegación global.
¿Cómo navegarán los usuarios dentro de los sitios?
Además de la navegación superior, los sitios también muestran un elemento de navegación en el lado izquierdo de la página denominado Inicio rápido.
En general, el Inicio rápido muestra vínculos específicos del sitio en el que se encuentra el usuario, y también se puede usar para resaltar el contenido más importante. Al crear una lista o una biblioteca, aparece un vínculo automáticamente en Recientes en el Inicio rápido. La sección Recientes muestra únicamente los cinco vínculos más recientes.
Puede personalizar el Inicio rápido para agregar o quitar vínculos a las listas y bibliotecas del sitio. También puede agrupar los vínculos en encabezados personalizados. Si elige que todos los subsitios hereden la navegación global, será importante que los propietarios del sitio personalicen la navegación en el Inicio rápido, ya que será la forma principal en que los usuarios buscarán contenido dentro de un sitio cuando lo visiten. Si decide que los subsitios no hereden la navegación global del sitio de grupo, los usuarios podrán usar tanto la barra de vínculos superior como el Inicio rápido en un subsitio para buscar el contenido que contiene. Para obtener más información sobre cómo editar los vínculos en el Inicio rápido, vea Personalizar la navegación en el sitio de grupo.
¿En qué debe pensar al planificar la búsqueda?
Es más probable que los usuarios quieran usar SharePoint cuando puedan encontrar fácilmente la información que necesitan. Al usar características de contenido como tipos de contenido o agregar columnas de metadatos a listas y bibliotecas, puede ayudar a que el contenido sea más reconocible mediante la búsqueda.
Los administradores de colecciones de sitios y los administradores de sitios pueden realizar una serie de configuraciones para personalizar la experiencia de búsqueda de los usuarios.
| Para ello: | Consulte este tema: |
|---|---|
| Personalice el estilo y la configuración que afectan a los resultados de búsqueda, puede personalizar el Centro de búsqueda y los elementos web que se usan en las páginas del Centro de búsqueda. | Administrar el Centro de búsqueda en SharePoint |
| Cree reglas de consulta para mejorar la forma en que la búsqueda responde a la intención del usuario. | Administrar reglas de consulta |
| Personalice los orígenes de resultados para las búsquedas. | Administrar orígenes de resultados |
| Ver, crear o cambiar propiedades administradas o asignar propiedades rastreadas a las propiedades administradas. | Administrar el esquema de búsqueda en SharePoint |
| Para exportar e importar opciones de configuración de búsqueda personalizadas entre sitios. Las opciones de configuración que exporta e importa incluyen todas las reglas de consulta personalizadas, los orígenes de resultados, los tipos de resultados, los modelos de clasificación y la configuración de búsqueda del sitio. | Exportar e importar valores de configuración de búsquedas personalizadas |
De qué manera el contenido está disponible en la búsqueda
El servicio de búsqueda está programado para rastrear contenido de SharePoint cada cinco minutos. Después de agregar un elemento a un sitio de SharePoint, habrá un período de tiempo antes de que se indexe y devuelva en los resultados de búsqueda. La cantidad de tiempo varía según las actividades del usuario actual. Por ejemplo, las tareas de migración, actualización y mantenimiento de un sitio aumentan la carga en la canalización de indización. Los nuevos elementos de contenido deberían mostrarse normalmente en los resultados de la búsqueda en una hora.
¿Qué necesitan hacer los usuarios con el contenido?
Al formular algunas preguntas básicas sobre qué deben hacer los usuarios del sitio con el contenido, puede determinar cómo es posible que necesite configurar sitios, listas o bibliotecas específicos, así como qué características específicas pueden necesitar los usuarios del sitio para usar.
| Preguntas para tener en cuenta: | Consideraciones para configurar el contenido: |
|---|---|
| ¿Necesita realizar el control de versiones de determinados tipos de documentos o elementos de lista? |
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| ¿Los usuarios de los sitios necesitarán poder trabajar o colaborar simultáneamente en determinados tipos de documentos? |
|
| ¿Es necesario aprobar determinados tipos de contenido antes de que sean accesibles ampliamente? |
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| ¿Determinados tipos de documentos están sujetos a procesos de negocios o flujos de trabajo específicos? |
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| ¿Usará listas para controlar o administrar procesos? |
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| ¿Habrá contenido confidencial en los sitios que deba restringirse al acceso general? |
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| ¿Los usuarios tendrán que recibir actualizaciones acerca de los cambios en el contenido? |
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