Agregar una conexión de datos a una base de datos de Microsoft SQL Server

Puede agregar una conexión de datos secundaria a la plantilla de formulario que consulte una base de datos de Microsoft SQL Server. No puede agregar una conexión de datos secundaria a la plantilla de formulario que envíe datos de formulario a una base de datos. Si desea usar una conexión de datos secundaria para enviar datos de formulario a una base de datos, use una conexión de datos secundaria a un servicio web que funcione con esa base de datos. Encuentre vínculos a más información acerca de cómo agregar una conexión de datos secundaria a un servicio web en la sección Vea también .

Para agregar una conexión de datos secundaria a una base de datos, debe hacer lo siguiente:

Paso 1: Agregar una conexión de datos secundaria a la plantilla de formulario Este paso crea el origen de datos secundario con los campos y grupos apropiados en función de la forma en que los datos se almacenan en la base de datos. También puede configurar la plantilla de formulario para permitir que los formularios usen esta conexión de datos cuando se abra el formulario por primera vez.

Paso 2: Configurar la plantilla de formulario para usar la conexión de datos Si desea que los usuarios usen esta conexión de datos después de que se abra el formulario, puede agregar una regla o un botón a la plantilla de formulario para permitir que los usuarios obtengan datos de esta conexión de datos.

En este artículo...

• Información general
• Antes de comenzar
• Paso 1: Agregar una conexión de datos secundaria
• Paso 2: Configurar la plantilla de formulario para usar la conexión de datos

Información general

Al crear una plantilla de formulario basada en un origen de datos externo, Microsoft Office InfoPath crea una conexión de datos principal a ese origen de datos externo. A continuación, InfoPath crea el origen de datos principal para la plantilla de formulario en función de la forma en que los datos se almacenan en el origen de datos externo. Sin embargo, es posible que el origen de datos externo usado en la conexión de datos principal no tenga los valores que desea colocar en los controles de la plantilla de formulario. Estos valores pueden existir en otro origen de datos externo, como otra base de datos de SQL Server. Para obtener valores de otro origen de datos externo, puede agregar una conexión de datos secundaria a la plantilla de formulario.

Una conexión de datos secundaria es una conexión de datos que se agrega a una plantilla de formulario. Esta conexión de datos puede ser una conexión de datos de consulta o una conexión de datos de envío. Puede agregar una conexión de datos de consulta a la plantilla de formulario solamente como conexión de datos secundarios a una base de datos de SQL Server. Agregue esta conexión de datos solo si necesita datos de un origen de datos externo distinto del de la conexión de datos principal. No se puede agregar una conexión de envío de datos a una base de datos de SQL Server como conexión de datos secundaria.

Cuando agrega una conexión de datos de consulta a una base de datos, InfoPath crea un origen de datos secundario con campos y grupos de datos que corresponde a la manera en que los datos se almacenan en la base de datos. Dado que la estructura de datos en el origen de datos secundario debe coincidir con la forma en que los datos se almacenan en las tablas de base de datos, no puede modificar los campos o grupos en el origen de datos secundario. Puede configurar cada conexión de datos de consulta para guardar los resultados de modo que los usuarios tengan acceso a los datos cuando su formulario no esté conectado a una red. En función de la naturaleza de los datos, es posible que desee mostrar los resultados de la consulta solo cuando los usuarios estén conectados a una red.

Al agregar una conexión de datos de consulta a una plantilla de formulario, de forma predeterminada, los formularios basados en esta plantilla de formulario usan la conexión de datos cuando los abre un usuario. También puede configurar la plantilla de formulario para usar la conexión de datos de consulta de una de las siguientes maneras:

• Agregar una regla Puede configurar una regla para que use la conexión de datos de consulta siempre que se produzca la condición de la regla.
• Agregar un botón Puede agregar un botón a la plantilla de formulario en el que los usuarios puedan hacer clic para obtener datos mediante la conexión de datos de consulta.
• Usar código personalizado Si no puede agregar una regla o un botón, puede usar código personalizado para obtener datos mediante la conexión de datos de consulta. El uso de código personalizado requiere que un desarrollador cree el código personalizado.

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Antes de empezar

Antes de agregar una conexión de datos secundaria a una base de datos de SQL Server a la plantilla de formulario, necesita la siguiente información del administrador de la base de datos:

• El nombre del servidor con la base de datos que usará con esta plantilla de formulario.
• El nombre de la base de datos que usará con esta plantilla de formulario.
• La autenticación requerida por la base de datos. La base de datos puede usar la autenticación de Microsoft autenticación de Windows o SQL Server para determinar cómo pueden los usuarios tener acceso a la base de datos.
• Nombre de la tabla que contiene los datos que desea enviar al formulario. Esta es la tabla principal. Si tiene previsto usar más de una tabla en la base de datos, necesitará los nombres de esas otras tablas secundarias. También necesita los nombres de los campos de las tablas secundarias que tengan relaciones con los campos de la tabla principal.
• Si puede almacenar de forma segura los resultados de la consulta en el formulario para su uso sin conexión.

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Paso 1: Agregar una conexión de datos secundaria

1. En el menú Herramientas , haga clic en Conexiones de datos.

2. En el cuadro de diálogo Conexiones de datos , haga clic en Agregar.

3. En el Asistente para conexión de datos, haga clic en Crear una nueva conexión a, haga clic en Recibir datos y, a continuación, haga clic en Siguiente.

4. En la siguiente página del asistente, haga clic en Base de datos (solo Microsoft SQL Server o Microsoft Office Access) y, a continuación, haga clic en Siguiente.

5. En la siguiente página del asistente, haga clic en Seleccionar base de datos.

6. En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos , haga clic en Nuevo origen.

7. En la lista ¿Qué tipo de origen de datos desea conectarse?, haga clic en Microsoft SQL Server y luego en Siguiente.

8. En el cuadro Nombre del servidor , escriba el nombre del servidor con la base de datos.

9. En Credenciales de inicio de sesión, realice una de las siguientes acciones:

   • Si la base de datos determina quién tiene acceso en función de las credenciales usadas en una red de Microsoft Windows, haga clic en Usar autenticación de Windows.
   • Si la base de datos determina quién tiene acceso en función de un nombre de usuario y contraseña específicos que obtiene del administrador de la base de datos, haga clic en Usar el nombre de usuario y la contraseña siguientes y escriba el nombre de usuario y la contraseña en los cuadros Nombre de usuario y Contraseña .

10. Haga clic en Siguiente.

11. En la página siguiente del asistente, en la lista Seleccione la base de datos que contiene los datos que desea, haga clic en la base de datos que desea usar, active la casilla Conectar a una tabla específica , haga clic en el nombre de la tabla principal y, a continuación, haga clic en Siguiente.

12. En la siguiente página del asistente, en el cuadro Nombre de archivo , escriba un nombre para el archivo que almacena la información de conexión de datos.

13. Para guardar esta configuración, haga clic en Finalizar.

14. Agregue otras tablas que desee usar en la conexión de datos de la consulta.
    ¿Cómo?

    1. Haga clic en Agregar tabla.
    2. En el cuadro de diálogo Agregar tabla o consulta , haga clic en el nombre de la tabla secundaria y, después, en Siguiente. InfoPath intenta establecer las relaciones haciendo coincidir los nombres de campo en ambas tablas. Si no desea usar la relación sugerida, selecciónela y, a continuación, haga clic en Quitar relación. Para agregar una relación, haga clic en Agregar relación. En el cuadro de diálogo Agregar relación , haga clic en el nombre de cada campo relacionado de la columna correspondiente y, después, haga clic en Aceptar.
    3. Haga clic en Finalizar.
    4. Para agregar tablas secundarias adicionales, repita estos pasos.

15. Haga clic en Siguiente.

16. Para que los resultados de la conexión de datos de consulta estén disponibles cuando el formulario no esté conectado a una red, active la casilla Almacenar una copia de los datos en la plantilla de formulario .

    Nota

    Al activar esta casilla, se almacenan los datos en el equipo del usuario cuando el formulario usa esta conexión de datos. Si el formulario obtiene datos confidenciales de esta conexión de datos, es posible que desee deshabilitar esta característica para ayudar a proteger los datos en caso de pérdida o robo del equipo.

17. Haga clic en Siguiente.

18. En la siguiente página del asistente, escriba un nombre descriptivo para esta conexión de datos secundaria. Si desea que el formulario reciba datos automáticamente cuando se abra el formulario, active la casilla Recuperar datos automáticamente cuando se abra el formulario .

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Paso 2: Configurar la plantilla de formulario para usar la conexión de datos

Si desea que los formularios basados en esta plantilla de formulario usen esta conexión de datos después de que el usuario abra el formulario, puede agregar una regla a la plantilla de formulario que use esta conexión de datos bajo una determinada condición, o puede agregar un botón a la plantilla de formulario en el que los usuarios puedan hacer clic para usar esta conexión de datos.

Agregar una regla

Puede agregar una regla a la plantilla de formulario para obtener datos de la conexión de datos de consulta siempre que se cumpla la condición de la regla. En el procedimiento siguiente se supone que ha creado una conexión de datos de consulta para la plantilla de formulario y que ha configurado un control en la plantilla de formulario para mostrar los datos de esa conexión de datos.

1. Si la plantilla de formulario tiene varias vistas, haga clic en Nombre de vista en el menú Vista para ir a la vista con el control en la que desea mostrar los datos del origen de datos secundario.
2. Haga doble clic en el control al que desea agregar una regla.
3. Haga clic en la pestaña Datos.
4. En Validación y reglas, haga clic en Reglas.
5. En el cuadro de diálogo Reglas , haga clic en Agregar.
6. En el cuadro Nombre , escriba un nombre para la regla.
7. Para especificar una condición en la que se debe ejecutar la regla, haga clic en Establecer condición y, a continuación, especifique la condición. La regla se ejecutará cuando se produzca la condición. Si no establece ninguna condición, la regla se ejecutará cada vez que el usuario cambie el valor del control y, a continuación, mueva el cursor fuera de ese control.
8. Haga clic en Agregar acción.
9. En la lista Acción , haga clic en Consulta mediante una conexión de datos.
10. En la lista Conexión de datos , haga clic en la conexión de datos de consulta que desee usar y, después, haga clic en Aceptar para cerrar todos los cuadros de diálogo abiertos.
11. Para probar sus cambios, haga clic en Vista previa en la barra Estándar, o presione CTRL+MAYÚS+B.

Agregar un botón

Puede agregar un control de botón a la plantilla de formulario en el que los usuarios puedan hacer clic para obtener datos de la conexión de datos de consulta.

1. Si la plantilla de formulario tiene varias vistas, haga clic en Nombre de vista en el menú Vista para ir a la vista con el control en la que desea mostrar los datos del origen de datos secundario.
2. Si el panel Controles no es visible, haga clic en Más controles en el menú Insertar, o bien, presione ALT+I, C.
3. Arrastre un control de botón a la plantilla de formulario.
4. Haga doble clic en el control de botón que acaba de agregar a la plantilla de formulario.
5. Haga clic en la pestaña General.
6. En la lista Acción , haga clic en Actualizar.
7. En el cuadro Etiqueta , escriba el nombre que desea que aparezca en el botón de la plantilla de formulario.
8. Haga clic en Configuración.
9. En el cuadro de diálogo Actualizar , haga clic en Un origen de datos secundario.
10. En la lista Elegir el origen de datos secundario , haga clic en el origen de datos secundario asociado a la conexión de datos de consulta.
11. Haga clic en Aceptar para cerrar todos los cuadros de diálogo abiertos.
12. Para probar sus cambios, haga clic en Vista previa en la barra Estándar, o presione CTRL+MAYÚS+B.

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