Solución de problemas de equilibrio de cuentas a pagar con la cuenta apropiada en la Contabilidad General en Microsoft Dynamics SL


Resumen


Este artículo describe cómo conciliar los saldos en el módulo Accounts Payable con la cuenta apropiada en el módulo de Contabilidad General. En primer lugar, debe imprimir el informe Vendor Period Trial Balance o el informe Period Sensitive Aged AP en el módulo Accounts Payable. Debe imprimir el informe saldo de prueba en el módulo Contabilidad y comparar después los dos informes. Si encuentra alguna incoherencia, debe imprimir el informe Detail General Ledger. Si la incoherencia se debe a una transacción realizada mediante otro módulo, debe encontrar el asiento original de la transacción. Si no se encuentra la incoherencia en el período actual, debe analizar los períodos anteriores y los asientos sin contabilizar. Como pasos finales para intentar identificar la causa de la incoherencia, deberá realizar la validación de transacciones o una comprobación de integridad.

INTRODUCCIÓN


En Microsoft Dynamics SL, debe conciliar los saldos en el módulo Accounts Payable con la cuenta apropiada en el módulo de Contabilidad General. Se recomienda conciliar los saldos como parte de cada proceso de cierre de fin de mes. Realización de una conciliación mensual ofrece las siguientes ventajas:
  • La documentación correcta está disponible cuando se programe una auditoría.
  • Incoherencias en la información de los dos módulos pueden ser identificadas y corregidas antes de cerrar el período para el mes.
Este artículo describe cómo conciliar los saldos en el módulo Accounts Payable con la cuenta apropiada en el módulo Contabilidad General sobre una base mensual. Este artículo también describe los informes que puede utilizar durante el proceso.

Más información


Imprimir informes en el módulo cuentas a pagar y en el módulo de Contabilidad General

Toda la información que se introduce en el módulo Accounts Payable actualiza una cuenta de Contabilidad General. La cuenta primaria que debe conciliar en el módulo Accounts Payable es la cuenta de cuentas por pagar. Incluyen otras cuentas que debe conciliar las cuentas de efectivo, las cuentas de compras, la cuenta de prepago y la cuenta de explotación.

Paso 1: Imprimir un informe en el módulo cuentas a pagar

Para comprobar que el importe de cuentas a pagar y los importes de contabilidad son iguales para el período actual o para períodos anteriores, puede utilizar uno de los dos informes siguientes del módulo Accounts Payable:
  • El informe Vendor Period Trial Balance

    Si imprime el informe Vendor Period Trial Balance, utilice el formato período anterior. Si tiene una base de datos multidivisa, utilice el período anterior - MC formato.
  • El informe Period Sensitive Aged AP

    Si imprime el informe Period Sensitive Aged AP, utilice el formato histórico. Si tiene una base de datos multidivisa, utilice el formato Historical MC.
Se recomienda que no utilice el informe Aged AP o el informe Vendor Trial Balance porque los dos incluyen lotes de Accounts Payable publicados para un período futuro.

También es útil comparar el saldo que aparece en el informe Period Sensitive Aged AP en el saldo que aparece en el informe Vendor Period Trial Balance. De este modo, puede descartar las discrepancias entre los dos informes. Si los dos informes no están de acuerdo, es posible limitar el proveedor que está causando los dos informes que no está de acuerdo. Además, si los dos informes muestran dos distintos saldos, comprueba si alguno de los informes se compromete a la GL.

Paso 2: Imprimir un informe en el módulo de Contabilidad General

En el módulo General Ledger debe imprimir el informe Trial Balance para la cuenta cuyo saldo está calculando. Puede utilizar el formato Combined Totals o el formato de los totales de crédito y de débito .

Para especificar la cuenta en el módulo de Contabilidad General que se desea imprimir un informe saldo de prueba, siga estos pasos:
  1. En el cuadro de diálogo Trial Balance (01.610.00) , haga clic en la ficha Seleccionar .
  2. En el campo campo , escriba account.acct.
  3. Seleccione igual en la lista operador y, a continuación, escriba el número de cuenta de la cuenta de cuentas por pagar en el campo valor .

Paso 3: Comparar los informes

El total de cuenta del informe saldo de prueba debe igual al total del informe que imprimió en el módulo Accounts Payable. Si los totales de estos dos informes coinciden, se requiere ninguna acción adicional.

Nota: Si tiene varias cuentas de proveedores, o si tiene varias subcuentas y una cuenta de cuentas por pagar, debe utilizar uno de los procedimientos siguientes para comparar los informes:
  • Imprimir el informe del módulo Accounts Payable utilizando una instrucción select de forma que el informe sólo incluya una de las cuentas de cuentas por pagar y, a continuación, utilice la misma instrucción select en el informe General Ledger Trial Balance. A continuación, compare una por una todas las cuentas de cuentas por pagar.
  • Agregar todas las cuentas de cuentas por pagar en el informe General Ledger Trial Balance y compare ese total con el total en el informe del módulo cuentas a pagar.

Conciliar diferencias entre el informe del módulo cuentas a pagar y el informe General Ledger Trial Balance

Si encuentra alguna incoherencia entre los totales del informe Period Sensitive Aged AP o el informe Vendor Period Trial Balance y el informe General Ledger Trial Balance, siga estos pasos para encontrar el origen de la incoherencia.

Paso 1: Imprimir el informe Detail General Ledger

En primer lugar, imprima el informe Detail General Ledger. El informe Detail General Ledger muestra todos los movimientos que se han contabilizado en las cuentas de cuentas por pagar y en las subcuentas para el período. El campo JrnlType muestra el módulo donde se originó el asiento en. Si el tipo de diario es PA, el asiento se originó en el módulo cuentas a pagar. Si el tipo de diario es GJ, el asiento se originó en el módulo de Contabilidad General. Si el tipo de diario es AR, el asiento se originó en cuentas a cobrar. Si hay un tipo de diario distinto de AP, se realizó una entrada en la cuenta de cuentas por pagar utilizando otro módulo. Entradas que se realizan en la cuenta de cuentas por pagar mediante otros módulos crean una diferencia en los totales de contabilidad módulo y el módulo de cuentas a pagar. Si hay un tipo de diario distinto de AP, debe encontrar el asiento original.

Paso 2: Encontrar el asiento original

Para encontrar el asiento original, siga estos pasos:
  1. Tenga en cuenta el número de lote de la transacción en el campo BatNbr y, a continuación, observe la entrada en el campo JrnlType en el informe Detail General Ledger.
  2. Abra el cuadro de diálogo de Editar informe del módulo que aparece en el campo JrnlType .

    Por ejemplo, si el tipo de diario que aparece en el campo JrnlType es DG, abra el cuadro de diálogo General Ledger Edit (01.810.00) .
  3. En el cuadro de diálogo de Editar informe, haga clic en la ficha Seleccionar .
  4. En el campo campo, escriba batch_batnbr .
  5. Seleccione igual en la lista operador y, a continuación, escriba el número de lote en el campo valor .

  6. Estudie la transacción en cuestión en el informe del lote. Decida los ajustes que se requieren para saldar las cuentas de Contabilidad General y las cuentas de cuentas a pagar.
Si no puede resolver las incoherencias utilizando los informes de período actuales, debe analizar los períodos anteriores y los asientos sin contabilizar.

Paso 3: Analizar los períodos anteriores y los asientos sin contabilizar

Movimientos que se registran en períodos anteriores no se imprimen en el informe Detail General Ledger correspondiente al período actual. Si el total del período actual del módulo cuentas a pagar no está de acuerdo con el total del período actual del módulo General Ledger, examine los períodos anteriores para averiguar cuándo se inició la condición fuera de balance. Imprimir un informe Detail General Ledger para el período anterior y estudie las transacciones contabilizadas en dicho período. Transacciones contabilizadas en un período diferente están marcadas con un asterisco. En la parte inferior de la página se imprimirá el mensaje siguiente:
Indica que el período introducido es distinto del período de contabilización
También puede utilizar el informe General Ledger Transaction para intentar conciliar las incoherencias entre el módulo de Contabilidad General y el módulo de cuentas a pagar. Para imprimir este informe, haga clic en Transacciones de contabilidad , en el menú informes . Utilice el formato sin contabilizar . En este informe se muestran todas las transacciones introducidas mediante módulos subsidiarios como cuentas a pagar o a través del módulo de Contabilidad General. Puede revisar este informe para asegurarse de que no existen transacciones sin contabilizar que afecte a los saldos en el módulo de Contabilidad General.

Si no puede resolver las incoherencias analizando los asientos sin contabilizar y los períodos anteriores, debe realizar los procedimientos de comprobación de datos que se describen en las secciones siguientes.

Paso 4: Realizar la validación de transacciones

Examine el informe distribución de cuenta para comprobar lo siguiente:
  • Asegúrese de que las cuentas de cuentas por pagar se acreditaron correctamente para los asientos y los créditos de ajuste.
  • Asegúrese de que se estableció correctamente el débito para cheques y débitos de ajuste de las cuentas de cuentas por pagar.
El saldo de este informe debe coincidir con el saldo de las cuentas de cuentas a pagar en el informe Detail General Ledger. Puede identificar transacciones si examina el campo de Tipo de transacción . Los siguientes son los tipos de transacción en el módulo Accounts Payable:
  • VO = Voucher
  • CK = comprobación del sistema
  • HC = Manual Check
  • AC = crédito de ajuste
  • AD = débito de ajuste
En este informe también se muestra el número de lote de cada transacción. Si descubre una transacción dudosa, anote el número de lote en el campo lote y, a continuación, examine el lote ejecutando el informe Accounts Payable Edit por número de lote.

El informe de transacciones de cuentas a pagar que puede imprimir desde el cuadro de diálogo Informes de proveedores es muy útil si aparecen transacciones dudosas en uno o varios de estos informes. Este informe muestra todas las transacciones que se especificó para el período actual en el cuadro de diálogo Voucher and Adjustment Entry (03.010.00) , el cuadro de diálogo Entrada de cheques Manual (03.030.00) y el cuadro de diálogo de cheques (03.620.00) . El informe muestra la cuenta de cuentas por pagar y la cuenta de gastos de compensación que se contabilizó cada transacción.

También es útil imprimir el informe de transacciones de contabilidad y compararlo con el informe de transacciones de CP. Cada entrada en el informe de transacciones de CP debe aparecer en el informe de transacciones de contabilidad. Por el contrario, todas las transacciones en el reporte de transacciones de contabilidad que afectan a la cuenta de acumulación de PA deben aparecer en el informe de transacciones de CP. Investigar las discrepancias.

Para imprimir el informe para un tipo de transacción específico, siga estos pasos:
  1. Haga clic en la ficha Seleccionar .
  2. En el campo campo, escriba aptran.trantype .
  3. Seleccione igual en la lista operador y, a continuación, escriba el tipo de transacción en el campo valor .
Si no puede resolver la incoherencia examinando estos informes, debe realizar una comprobación de integridad.

Paso 5: Realizar una comprobación de integridad

La comprobación de integridad comprueba que los datos en el módulo Accounts Payable están completa y exacta. Comprobación de integridad se realiza desde el cuadro de diálogo Comprobar integridad de cuentas a pagar (03.990.00) . Puede abrir este cuadro de diálogo en el cuadro de diálogo de Accounts Payable Screens .

Puede utilizar tres opciones para comprobar los datos en el módulo cuentas a pagar. No puede modificar datos cuando seleccione las siguientes opciones de comprobación:
  • Comprobar Balances de documentos
  • Comprobar lotes de CP contabilizadas y
  • Comprobar Balances de proveedor
Recomendamos que utilice siempre las opciones de comprobación antes de utilizar las otras cuatro opciones que corrigen o reconstruyen los datos.

Se debe tener cuidado cuando utilice las opciones para corregir y para reconstruir en el cuadro de diálogo Comprobar integridad de cuentas a pagar (03.990.00) . Estas opciones cambian los datos de los registros relacionados. No se ejecutan los procesos de reconstrucción sin la aprobación de un supervisor de contabilidad o de su consultor de Microsoft Dynamics SL. Siempre realizar una copia de la base de datos antes de utilizar las siguientes opciones:
  • Corregir Balances de documentos
  • Volver a generar los Balances de proveedor desde los documentos
  • Reconstruir Vendor History from Documents
  • Volver a generar historial 1099
Antes de utilizar la opción Rebuild Vendor Balances de documentos , recomendamos que se asegure de que todos los documentos de la base de datos son completos y correctos. Esta opción calcula el saldo de cada proveedor según los documentos abiertos de cuentas a pagar. La opción Rebuild Vendor History from documentos actualiza los registros históricos del proveedor resumiendo los documentos de cuentas a pagar de cada proveedor por período.

Si encuentra y corrige errores, debe volver a imprimir y examinar el informe General Ledger Trial Balance. Vuelva a imprimir también el informe Vendor Period Trial Balance o el informe Period Sensitive Aged AP en el módulo Accounts Payable. Compruebe que los saldos coinciden.

La opción Rebuild 1099 History no se explica en este documento porque no afecta a la conciliación de cuentas a pagar y el módulo de Contabilidad General.

Después de que termine la conciliación mensual y que compruebe que el módulo cuentas a pagar y Contabilidad cuadran, puede realizar el cierre de fin de mes.

Resumen: Se realizaron las discrepancias entre los saldos de los informes de período de AP y la contabilidad de saldo de la cuenta de PA por lo general es causado por movimientos que afectan el módulo de punto de acceso que nunca se han registrado en las cuentas de contabilidad, o directamente a la cuenta de AP en LM que no se originó a través del módulo de PA. También hemos observado que los prepagos de PA a veces provocar situaciones de fuera de balance. Fíjese en los proveedores afectados por los pagos anteriores para ver si dichas transacciones podrían ser la causa de las situaciones de fuera de balance. No olvide incluir la cuenta de prepago de AP en la conciliación. Servicio de soporte técnico si ninguna de las sugerencias anteriores encontrar la causa del problema puede proporcionar ayuda adicional. Antes de llamar al soporte técnico, usted debe saber de período en el que la situación fuera de balance se produjo primero y haya completado todos los pasos anteriores para intentar ubicar las transacciones del problema.

Para obtener información acerca del soporte técnico de Microsoft Dynamics SL, visite el siguiente sitio Web de Microsoft: