Descripción de la forma en que varias transacciones afectan al monto de "costo de bienes vendidos" (COGS) en Accounting Professional y en Accounting Express

Se aplica a: Microsoft Office Accounting Professional 2007Microsoft Office Accounting Express 2007

INTRODUCCIÓN


En este artículo se describe cómo afectan las distintas transacciones al monto coste de ventas (COGS) en Microsoft Office Accounting Professional y en Microsoft Office Accounting Express.

Más información


Accounting Professional y Accounting Express usan el método de coste "primero en salir" (FIFO). Este método de coste supone que el coste más antiguo de un artículo de inventario se usa en primer lugar cuando se vende el artículo. Para obtener más información sobre el método de coste FIFO, consulte el tema "acerca de la valoración de inventario" en ayuda de Microsoft Office Accounting.

El flujo de transacciones estándar

Imagine la siguiente situación:
  • El 1 de enero de 2006, recibirá 3 unidades del producto A. Cada elemento tiene un costo de $5,00.
  • El 5 de enero de 2006, recibirá 2 unidades más del producto A. Cada elemento tiene un costo de $5,50.
  • El 2 de febrero de 2006, venderá 2 unidades del producto A. Se publica una transacción en la cuenta COGS para $10,00 porque el sistema supone que los artículos que vendió son dos de los artículos que recibió el 1 de enero. Cada uno de estos elementos tiene un costo de $5,00.
  • El 5 de febrero de 2006, venderá 3 unidades del producto A. Se publica una transacción en la cuenta COGS para $16,00 porque el sistema supone que los elementos que vendió incluían uno de los elementos que recibiste el 1 de enero y dos de los artículos que recibiste el 5 de enero. Uno de estos elementos tiene un costo de $5,00, y dos de estos elementos tienen un costo de $5,50 cada uno.

Excepciones al flujo de transacciones estándar

En los siguientes ejemplos se muestran transacciones específicas que pueden afectar a las cantidades de la cuenta COGS. Estos ejemplos muestran excepciones al flujo de transacciones estándar. En cada ejemplo, se describe el proceso de recálculo de la cuenta COGS. Cualquier combinación de estas transacciones puede dar lugar a un cálculo complejo y un gran ajuste para la cuenta COGS. Para ver el efecto en la cuenta COGS en los siguientes ejemplos, consulte el informe "detalles de la transacción por cuenta". Use un conjunto de filtros para mostrar las transacciones anuladas.

Ejemplo 1: vender artículos sin recibir los artículos en el inventario

Si vende artículos sin recibir los artículos en el inventario, el precio de compra del registro del artículo se usa para calcular el monto COGS. El monto COGS de todas las transacciones anteriores se vuelve a calcular si se cumplen las siguientes condiciones:
  • Se cambia el precio de compra.
  • El elemento se vende de nuevo. Sin embargo, no recibes el artículo en existencias.
Imagine la siguiente situación:
  • Creas el artículo A. el artículo A tiene un precio de compra de $10,00. El artículo A tiene una cantidad disponible de 0 y el valor $0,00.
  • El 1 de enero de 2006, venderá 1 unidad del artículo A. Se registra una transacción en la cuenta COGS para $10,00.
  • Abra el elemento A de la lista de elementos. Después, cambia el precio de compra de $10,00 a $20,00.
  • El 5 de enero de 2006, venderá 1 unidad del artículo A. Se registra una transacción en la cuenta COGS para $30,00.
Debido a que el precio de compra en el registro del artículo se ha modificado antes de recibir este artículo en el inventario, el sistema vuelve a calcular todas las transacciones anteriores con el nuevo precio de compra. Por lo tanto, la transacción del 1 de enero de 2006 ahora usa un costo de $20,00 en lugar de un costo de $10,00. Además, la transacción del 5 de enero de 2006 también usa un costo de $20,00. Por lo tanto, el saldo final de la cuenta COGS debe ser ahora $40,00. Debido a que $10,00 ya se ha publicado para la transacción desde el 1 de enero de 2006, se publicará otra transacción de $30,00 el 5 de enero de 2006, de modo que el saldo final de $40,00 se muestre correctamente.

Ejemplo 2: guardar un documento de ventas antes de guardar un documento de compra

Si guarda un documento de ventas antes de guardar un documento de compra, el precio de compra del registro del artículo se usa cuando se guarda el documento de ventas. Por lo tanto, cuando el artículo se compra realmente, se realiza un ajuste en la cuenta COGS si se producen diferencias de costo. Considere el siguiente escenario:
  • Creas el artículo A. el artículo A tiene un precio de compra de $5,00. El artículo A tiene una cantidad disponible de 0 y el valor $0,00.
  • El 1 de enero de 2006, venderá 1 unidad del artículo A. Se registra una transacción en la cuenta COGS para $5,00.
  • El 1 de marzo de 2006, recibe 1 unidad del artículo A que tiene un costo de $4,50. Se registra una transacción en la cuenta COGS por un monto negativo de $. 50 el 1 de enero de 2006. Ahora, la cuenta COGS puede reflejar exactamente un saldo final de $4,50.

Ejemplo 3: anular facturas de una fecha anterior en la que existen documentos que tienen una fecha de transacción posterior a la fecha de la transacción de las facturas anuladas

Al anular una factura, los artículos de esa factura se devuelven al inventario. Los artículos se devuelven al inventario en la fecha que se usa en la factura anulada. Cuando el artículo se devuelve al inventario, se restaura el coste de las mercancías vinculadas a esa venta. Ese coste de mercancía tendrá la fecha más antigua. Ese coste de bienes se usará en primer lugar para cualquier venta posterior. Las entradas de la cuenta COGS para las ventas posteriores del mismo artículo se vuelven a calcular si se cumplen las siguientes condiciones:
  • Has vendido más cantidad del mismo artículo después de crear la factura.
  • Ha vendido más cantidad del mismo artículo antes de anular la factura.
Por lo tanto, los costes de los artículos de la factura anulada se consumen en la siguiente venta registrada. Todas las ventas posteriores a la fecha de la factura anulada tienen nuevos importes en la cuenta COGS. Al anular una factura, el programa crea un conjunto de transacciones para compensar la venta original de modo que se pueda realizar el nuevo cálculo. Estas transacciones incluyen lo siguiente:
  • Una transacción que elimina el costo original de los bienes.
  • Otra transacción que suma el coste de los artículos de la factura anulada al inventario.
Ambas transacciones tienen la misma fecha que la transacción anulada. Por lo tanto, la cuenta COGS y el inventario tienen saldos finales correctos después de la resituación. Sin embargo, existe un gran ajuste único para los recálculos de todas las ventas más recientes. Considere el siguiente escenario:
  • Cree el producto A. Este artículo tiene una cantidad disponible de 0 y el valor $0,00.
  • El 1 de enero de 2006, recibirá 1 unidad del artículo A. Este artículo tiene un costo de $5,00.
  • El 1 de febrero de 2006, recibirá 1 unidad del producto A. Este artículo tiene un costo de $4,50.
  • El 1 de marzo de 2006, vendes 1 unidad del artículo A. Se registra una transacción en la cuenta COGS para $5,00.
  • El 5 de marzo de 2006, vende 1 unidad del artículo A. Se registra una transacción en la cuenta COGS para $4,50.
  • La factura se anula desde el 1 de marzo de 2006.
En este caso, cuando anules la factura del 1 de marzo de 2006, el artículo se devolverá al inventario. Se asigna al artículo el coste original de las mercancías que se usó el 1 de enero de 2006. Esto significa que la factura del 5 de marzo de 2006 realmente tendría un monto COGS de $5,00 en lugar de un monto COGS de $4,50. Se publica un monto negativo de $4,50 en la cuenta COGS el 1 de marzo de 2006. este proceso afectará a todas las facturas guardadas que contengan el artículo A porque se publicará un gran ajuste único. Este ajuste usará la fecha de la factura anulada.

Ejemplo 4: crear una transacción de ajuste de inventario

Al crear una transacción de ajuste de inventario en la ventana ajustar cantidad o en la ventana ajustar cantidad y valor, debe introducir el nuevo valor en lugar del valor del ajuste que desea realizar. La diferencia entre el nuevo valor introducido y el valor de la cuenta COGS en la fecha especificada se usa para determinar el monto del ajuste de inventario. Considere el siguiente escenario:
  • Cree el producto A. el artículo A tiene una cantidad disponible de 10 y un valor de $2.000,00 a partir del 1 de enero de 2006. Esto significa que cada producto cuesta $200,00.
  • El 1 de febrero de 2006, venderá 5 unidades del producto A. Se registra una transacción en la cuenta COGS para $1.000.
  • El 5 de febrero de 2006, venderá 5 unidades del producto A. Se registra una transacción en la cuenta COGS para $1.000.
  • Se da cuenta de que el valor del 1 de enero de 2006 debería haber sido $1.500 en lugar de $2.000. Para crear este ajuste, abra la ventana "ajustar cantidad y valor de inventario". Establezca la fecha en el 1 de enero de 2006. Escribe una nueva cantidad de 10 y escribe un nuevo valor de $1.500.
En este escenario, se registra una transacción en la cuenta COGS por un monto negativo de $500,00 el 1 de enero de 2006. Si genera el informe valoración de inventario para el artículo A, el informe contiene la siguiente información:
  • El 1 de enero de 2006, la transacción original que se muestra es para $2.000.
  • El 1 de enero de 2006 se muestra una transacción para un monto negativo de $500,00. Esta transacción por un monto negativo refleja la diferencia entre el valor original de $2.000 y el nuevo valor de $1.500. Esto cambia el costo individual de los elementos de $200 a $150.
  • El 1 de febrero de 2006 se muestra una transacción para un monto negativo de $750,00. Esta transacción por un monto negativo refleja los 5 artículos que se vendieron y que tuvieron un costo de $150,00 cada uno.
  • El 5 de febrero de 2006, se muestra una transacción para un monto negativo de $750,00. Esta transacción por un monto negativo refleja los 5 artículos que se vendieron y que tuvieron un costo de $150,00 cada uno.

Ejemplo 5: cambiar los elementos de un documento guardado

Al cambiar los elementos de un documento guardado, el efecto de la cantidad VENDIda es similar al ejemplo 3. Al cambiar los elementos de un documento guardado, el costo de los elementos eliminados se restaura con la fecha del documento editado. El monto COGS se vuelve a calcular para los documentos que se crearon después de la fecha del documento editado. Imagine la siguiente situación:
  • El 1 de enero de 2006, compra 1 unidad del artículo A. Este artículo tiene un costo de $5,00.
  • El 5 de enero de 2006, venderá 1 unidad del artículo A. Se registra una transacción en la cuenta COGS para $5,00.
  • El 1 de febrero de 2006, compra 1 unidad del producto A. Este artículo tiene un costo de $6,00.
  • El 5 de febrero de 2006, venderá 1 unidad del producto A. Se registra una transacción en la cuenta COGS para $6,00.
  • Edite la factura a partir del 5 de febrero de 2006. Reemplazas el artículo A con el elemento B.
En este escenario, se publica una transacción en la cuenta COGS para $6,00 el 5 de enero de 2006. Esta fecha es la fecha de la factura editada. Por lo tanto, la factura que se creó el 5 de febrero de 2006 usaba un costo de $5,00 en lugar de $6,00.

Ejemplo 6: la unidad de medida que usó para comprar un artículo difiere de la unidad de medida que usó para vender el artículo.

En ocasiones, al comprar un artículo de un proveedor, se separa el artículo en unidades más pequeñas para vender como elementos individuales. Para que la cantidad de CV sea exacta, le recomendamos que use la misma unidad de medida al comprar los artículos y al venderlos. Considere el siguiente escenario:
  • Cree el producto A. Este artículo tiene un precio de compra de $10,00, una cantidad disponible de 0 y un valor de $0,00.
  • El 1 de enero de 2006, compra 5 unidades del producto A. Este artículo tiene un costo de $10,00 cada uno. Agrega un memorando en la factura que indica que hay 5 bushels. Cada Bushel contiene 20 oídos de maíz.
  • El 5 de enero de 2006, venderá 10 unidades del producto A. Añade una nota en el campo Descripción de la factura que esta venta es de 10 oídos de maíz.
En este escenario, se publica una transacción en la cuenta COGS para $100,00. Esta transacción refleja los 10 elementos que se vendieron y que tuvieron un costo de $10,00 cada uno. Sin embargo, este monto debería ser $5,00. Por lo tanto, el monto de la cuenta COGS es incompleto por $95,00. Además, si genera el informe valoración de inventario, el informe mostrará la cantidad de inventario de-5 y el valor negativo de $50,00 para el artículo A. Sin embargo, quedan 90 oídos de maíz a la venta. Si continúa vendiendo los artículos en incrementos de 10 oídos de maíz, se producirán los siguientes problemas:
  • Después de que se vendan todos los oídos de maíz, el informe valoración de inventario mostrará una cantidad de inventario de-95.
  • El inventario tendrá un valor negativo de $950,00.

Ejemplo 7: cambiar la cuenta COGS asociada a un elemento

Cuando se cambia una cuenta COGS asociada a un artículo, las transacciones anteriores no se verán afectadas. La nueva cuenta COGS se usa para los nuevos documentos que contengan este artículo.

Ejemplo 8: se edita una factura de proveedor cuando ya existe una factura para uno o más artículos incluidos en la factura.

Cuando se modifica la factura de proveedor, se anula y se crea una nueva factura. Una vez guardada la edición, la factura ya no estará asociada a los artículos de la factura. El monto COGS de todas las transacciones anteriores se vuelve a calcular.